Akhyar bisri al mustofa
Bergabung 25 Maret 2021
Konten dihapus Konten ditambahkan
k fix |
|||
| (33 revisi perantara oleh 9 pengguna tidak ditampilkan) | |||
Baris 1:
= BAB I DASAR-DASAR KOMUNIKASI =
==
'''Sejarah komunikasi''' pada mulanya hanya merupakan upaya atau cara manusia menyampaikan ide, gagasan, kemauan, hasrat dan lain sebagainya, upaya tersebut hanya supaya manusia bisa saling berhubungan. Pada waktu itu, Komunikasi tidak dianggap sebagai sesuatu yang harus diberi perhatian, dikaji atau distrukturkan. Namun, pada abad ke-5 sebelum masehi, di [[Yunani Kuno|Yunani]] berkembang suatu [[ilmu]] yang mengkaji proses pernyataan antar [[manusia]] yang diberi nama [[retorika]] yang berarti [[seni]] berpidato dan [[Argumentasi|beragumentasi]] yang bersifat menggugah atau seni yang menggunakan bahasa secara lancar untuk memengaruhi dan mengajak. Retorika mendapat pembahasan khusus bahkan beberapa pemikir itu
Baris 8:
Pada perkembangan awal, batasan komunikasi yang dapat kita terapkan adalah percakapan atau penyampaian gagasan antar manusia secara [[Bahasa lisan|lisan]] dan bertatap muka baik berupa [[pidato]] maupun [[diskusi]], dengan tujuan mendidik, membangkitkan kepercayaan, dan menggerakkan perasaan orang lain.Komunikasi terus berkembang, tidak hanya menyampaikan gagasan melalui lisan.Pada zaman kekaisaran romawi, Julius Caesar membuat papan pengumuman yang dinamakan [[Acta Diurna]]. Penyampaian gagasan mengenai apa yang penting bagi masyarakat telah bertambah, dari sekadar lisan menjadi bentuk tulisan. Hal ini terus berkembang setelah [[ditemukannya kertas]], [[penemuan mesin cetak]], dan terbitnya surat kabar pertama . Setelah surat kabar peradaban manusia juga berkembang dan [[Penemu radio|ditemukanlah radio]], [[Penemu Film|film]], [[Penemu Televisi|televisi]], dan sejumlah media lain.
== <big>Sejarah</big> ==
'''Sejarah''' ([[bahasa Yunani]]: '''''ἱστορία''', historia'' (artinya "mengusut, pengetahuan yang diperoleh melalui penelitian"); [[bahasa Arab]]: '''تاريخ''', ''tārīkh''; [[bahasa Jerman]]: '''''geschichte''''') adalah kajian tentang masa lampau, khususnya bagaimana kaitannya dengan manusia. Dalam [[bahasa Indonesia]], '''sejarah''', '''babad''', '''hikayat''', '''riwayat''', '''tarikh''', '''tawarik''', '''tambo''', atau '''histori''' dapat diartikan sebagai kejadian dan peristiwa yang benar-benar terjadi pada masa lampau atau asal usul (keturunan) silsilah, terutama bagi raja-raja yang memerintah. Ini adalah [[istilah umum]] yang berhubungan dengan peristiwa masa lalu serta penemuan, koleksi, organisasi, dan penyajian [[informasi]] mengenai peristiwa ini. Istilah ini mencakup [[Alam semesta#Sejarah%20alam%20semesta|kosmik]], [[Sejarah geologi Bumi|geologi]], dan [[Makhluk hidup#Sejarah%20kehidupan|sejarah makhluk hidup]], tetapi sering kali secara umum diartikan sebagai [[Sejarah dunia|sejarah manusia]]. Para [[sarjana]] yang menulis tentang sejarah disebut [[Sejarawan|ahli sejarah atau sejarawan]]. Peristiwa yang terjadi sebelum catatan tertulis disebut [[Prasejarah]].
Baris 17:
Pengaruh kuno telah membantu penafsiran varian bibit sifat sejarah yang telah berkembang selama berabad-abad dan terus berubah hari ini. Studi modern sejarah mulai meluas, dan termasuk studi tentang daerah tertentu dan studi topikal tertentu atau unsur tematik dalam penyelidikan sejarah. Seringkali sejarah diajarkan sebagai bagian dari pendidikan dasar dan menengah, dan studi akademis sejarah adalah [[Daftar ilmu akademik|ilmu utama]] dalam penelitian di Universitas.
=== <big>Etimologi</big> ===
Lukisan dengan judul ''History'' atau Sejarah oleh [[Frederick Dielman]] (1896)
Baris 34:
''Historian'' dalam pengartian sebuah "Peneliti sejarah" dibuktikan dari tahun 1531. dalam semua [[bahasa Eropa]], "sejarah" masih digunakan untuk pemakaian kata "apa yang terjadi dengan laki-laki", dan "studi ilmiah yang terjadi", arti yang terakhir kadang-kadang dibedakan dengan huruf kapital, "Sejarah", atau kata ''[[historiografi]]''.
=== <big>Pengertian sejarah menurut para ahli</big> ===
; <big>J.V. Bryce</big>
Sejarah adalah catatan dari apa yang telah dipikirkan, dikatakan, dan diperbuat oleh manusia.
; <big>W.H. Walsh</big>
Sejarah itu menitikberatkan pada pencatatan yang berarti dan penting saja bagi manusia. Catatan itu meliputi tindakan-tindakan dan pengalaman-pengalaman manusia pada masa lampau pada hal-hal yang penting sehingga merupakan cerita yang berarti.
; <big>Patrick Gardiner</big>
Sejarah adalah ilmu yang mempelajari apa yang telah diperbuat oleh manusia.
; <big>Roeslan Abdulgani</big>
Ilmu sejarah adalah salah satu cabang ilmu pengetahuan yang meneliti dan menyelidiki secara sistematis keseluruhan perkembangan masyarakat serta kemanusiaan pada masa lampau beserta kejadian-kejadian dengan maksud untuk kemudian menilai secara kritis seluruh hasil penelitiannya tersebut, untuk selanjutnya dijadikan perbendaharaan pedoman bagi penilaian dan penentuan keadaan sekarang serta arah proses masa depan.
; <big>Moh. Yamin</big>
Sejarah adalah suatu ilmu pengetahuan yang disusun atas hasil penyelidikan beberapa peristiwa yang dapat dibuktikan dengan bahan kenyataan.
; <big>Ibnu Khaldun (1332–1406)</big>
Sejarah didefinisikan sebagai catatan tentang masyarakat umum manusia atau peradaban manusia yang terjadi pada watak/sifat masyarakat itu.
; <big>R. Moh. Ali</big>
Moh. Ali dalam bukunya ''Pengantar Ilmu Sejarah Indonesia'', mempertegas pengertian sejarah sebagai berikut:
Baris 68:
# Ilmu yang bertugas menyelidiki perubahan-perubahan, kejadian, dan atau peristiwa dalam kenyataan di sekitar kita
=== <big>Catatan sejarah</big> ===
Sebuah sketsa dari [[Perpustakaan Alexandria]] pada masa lalu
Baris 79:
Wawancara juga dipakai sebagai sumber sejarah. Namun perlu pula sejarawan bertindak kritis baik dalam pemilahan [[narasumber]] sampai dengan translasi ke bentuk digital atau tulisan.
=== <big>Klasifikasi</big> ===
Karena lingkup sejarah sangat besar, perlu klasifikasi yang baik untuk memudahkan penelitian. Bila beberapa penulis seperti [[H.G. Wells]], [[Will Durant]], dan [[Ariel Durant]] menulis sejarah dalam lingkup umum, kebanyakan sejarawan memiliki keahlian dan spesialisasi masing-masing.
Baris 94:
Banyak orang yang mengkritik ilmu sejarah. Para pengkritik tersebut melihat sejarah sebagai sesuatu yang tidak ilmiah karena tidak memenuhi faktor-faktor keilmuan, terutama faktor "dapat dilihat atau dicoba kembali", artinya sejarah hanya dipandang sebagai [[pengetahuan]] belaka, bukan sebagai [[ilmu]]. Sebenarnya, pendapat ini kurang bisa diterima akal sehat karena sejarah mustahil dapat diulang walau bagaimanapun caranya karena sejarah hanya terjadi sekali untuk selama-lamanya. Walau mendapat tantangan sedemikian itu, ilmu sejarah terus berkembang dan menunjukkan keeksisannya dalam tataran ilmu.
=== <big>Sejarah dan
Dulu, penelitian tentang sejarah terbatas pada penelitian atas catatan tertulis atau sejarah yang diceritakan. Akan tetapi, seiring dengan peningkatan jumlah akademik [[profesional]] serta pembentukan cabang ilmu pengetahuan yang baru sekitar abad ke-19 dan 20, terdapat pula informasi sejarah baru. [[Arkeologi]], [[antropologi]], dan cabang-cabang ilmu sosial lainnya terus memberikan informasi yang baru, serta menawarkan teori-teori baru tentang sejarah manusia. Banyak ahli sejarah yang bertanya: apakah cabang-cabang ilmu pengetahuan ini termasuk dalam ilmu sejarah, karena penelitian yang dilakukan tidak semata-mata atas catatan tertulis? Sebuah istilah baru, yaitu [[nirleka]], dikemukakan. Istilah "prasejarah" digunakan untuk mengelompokan cabang ilmu pengetahuan yang meneliti periode sebelum ditemukannya catatan sejarah tertulis.
Baris 103:
Sekarang, tidak ada yang tahu pasti kapan sejarah dimulai. Secara umum sejarah diketahui sebagai ilmu yang mempelajari apa saja yang diketahui tentang masa lalu umat manusia (walau sudah hampir tidak ada pemisahan antara sejarah dan prasejarah, ada bidang ilmu pengetahuan baru yang dikenal dengan [[Sejarah Besar]]). Kini sumber-sumber apa saja yang dapat digunakan untuk mengetahui tentang sesuatu yang terjadi pada masa lampau (misalnya: sejarah penceritaan, [[linguistik]], [[genetika]], dan lain-lain), diterima sebagai sumber yang sah oleh kebanyakan ahli sejarah.
== <big>Komunikasi</big> ==
'''Komunikasi''' adalah "suatu [[proses]] ketika seseorang atau beberapa orang, [[kelompok]], [[organisasi]], dan [[masyarakat]] menciptakan, dan menggunakan [[informasi]] agar terhubung dengan [[lingkungan]] dan orang lain". Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara [[lisan]] atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak.<sup>[</sup>Apabila tidak ada [[bahasa]] [[verbal]] yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik tubuh atau menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, dan mengangkat bahu.<sup>[</sup>Cara seperti ini disebut komunikasi dengan [[Komunikasi nonverbal|bahasa nonverbal]].
== <big>Definisi</big> ==
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian [[informasi]] (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gestur tubuh, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut dengan komunikasi nonverbal.
== <big>Komponen</big> ==
Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa berlangsung dengan baik.<sup>[</sup> Menurut [[Laswell]] komponen-komponen komunikasi adalah:
Baris 119:
* Aturan yang disepakati para pelaku komunikasi tentang bagaimana komunikasi itu akan dijalankan ("Protokol")
== <big>Proses</big> ==
Secara ringkas, proses berlangsungnya komunikasi bisa digambarkan seperti berikut.
Baris 130:
# Komunikan (''receiver'') memberikan umpan balik (''feedback'') atau tanggapan atas pesan yang dikirimkan kepadanya, apakah dia mengerti atau memahami pesan yang dimaksud oleh si pengirim.__PAKSADAFTARISI__
=== <big>Proses definisi</big> ===
=== <big>Umum</big> ===
Proses ini mengatur fase definisi dari siklus hidup proyek atau program. Tujuannya adalah untuk:
Baris 142:
Proses definisi akan merencanakan manajemen dan pengiriman pekerjaan. Ringkasan rencana-rencana kemudian dipresentasikan kepada sponsor untuk mendapatkan persetujuan pada fase pengiriman. Walaupun permintaan resmi untuk persetujuan akan diperlihatkan pada akhir proses, manajer dan sponsor harus tetap berkomunikasi secara reguler.
== <big>Efektifvitas komunikasi</big> ==
diperlukan yaitu dengan mencegah dan menghilangkan adanya hambatan-hambatan yang mungkin menghalangi individu untuk mendapatkan informasi yang berguna
== <big>Tujuan Komunikasi</big> ==
Setelah mengetahui apa itu pengertian komunikasi, berikutnya Anda perlu tahu tujuan komunikasi. Secara singkat tujuan komunikasi adalah untuk menciptakan kesepahaman di antara kedua belah pihak.
Namun, masih ada sejumlah tujuan dari komunikasi yang perlu Anda ketahui.
# Agar hal yang disampaikan bisa dimengerti dengan cukup baik. Dengan adanya definisi komunikasi diatas maka akan menghindarkan diri dari kesalah pahaman.
# Agar mampu memahami maksud perkataan orang lain.
# Agar ide, gagasan maupun pemikiran pribadi dapat diterima orang lain terutama dalam gelaran rapat tertentu.
# Penggerak orang lain untuk mengerjakan sesuatu. Misalnya, kegiatan kerja bakti, sosialisasi dan sebagainya.
== <big>Fungsi komunikasi</big> ==
Selain tujuan, fungsi komunikasi juga dapat memberikan manfaat yang baik bagi Anda. Adapun fungsi komunikasi di antaranya ialah seperti berikut.
# Untuk menyampaikan informasi
# Sebagai penyampai pendapat agar dapat diterima oleh masyarakat luas atau yang berkaitan.
# Sebagai bentuk interaksi dengan orang lain.
# Untuk menambah wawasan dan ilmu pengetahuan akan sesuatu hal. Jadi, melalui komunkasi nantinya akan terjadi transfer ilmu antara pihak satu dengan pihak lainnya.
# Pengisi waktu luang. Misalnya, dengan berbicara via telepon, chatting, sosial media, video call dan sebagainya.
# Sebagai cara untuk membujuk dan mempengaruhi orang lain. Biasanya komunikasi semacam ini banyak mengandung unsur-unsur persuasif.
# Untuk dapat mengenal diri sendiri.
# Guna mengurangi ketegangan atau mencairkan suasana. Misalnya, ketika ada pertikaian atau perselisihan pendapat dalam rapat tertentu.
# Sebagai hiburan. Misalnya, ketika Anda sedang jenuh kemudian menghubungi teman jauh untuk sekadar mengobrol santai.
# Untuk selalu menjalin hubungan yang baik dengan orang lain.
# Sebagai benteng diri agar tidak terisolasi dalam lingkungan masyarakat.
# Untuk mempelajari situasi yang terjadi.
# Mengubah sikap maupun perilaku.
# Mengawasi serta melakukan pengendalian atas suatu kegiatan.
# Sebagai motivasi untuk orang lain.
# Guna mengambil suatu keputusan yang tepat.
# Untuk melakukan kegiatan tertentu.
# Sebagai bentuk ekspresi.
# Menghindari adanya kesalahpahaman.
# Untuk tetap menjaga jalinan hubungan yang baik.
== 1. <big>Komunikasi berdasarkan penyampaian</big> ==
* Lisan
Komunikasi secara lisan dimaknai sebagai jenis komunikasi yang terjadi secara langsung tanpa ada batasan jarak. Misalnya, dalam suatu rapat, wawancara maupun percakapan biasa.
* Tulisan
Komunikasi secara tertulis merupakan jenis media komunikasi yang penyampaiannya dilakukan dalam bentuk tulisan. Misalnya, naskah, spanduk, undangan dan sebagainya.
== <big>2. Komunikasi berdasarkan tujuan</big> ==
Jika ditinjau berdasarkan tujuan, komunikasi dapat dikategorikan menjadi beberapa macam. Misalnya, pemberian saran, pidato, perintah, ceramah maupun wawancara. Konsep komunikasi semacam ini menekankan bahwa komunikator menjadi faktor penting dalam jalinan interaksi tersebut.
== <big>3. Komunikasi berdasarkan ruang lingkup</big> ==
* Internal
Komunikasi internal merupakan jenis komunikasi yang terjadi dalam ruang lingkup organisasi maupun perusahaan. Contohnya, interaksi antar individu yang ada dalam ruang lingkup tersebut. Komunikasi internal bisa berupa komunikasi vertikal, horizontal maupun diagonal.
* Eksternal
Komunikasi eksternal berarti komunikasi yang terjalin antar organisasi maupun masyarakat dalam berbagai macam bentuk. Misalnya, koneferensi pers, pameran, publikasi, siaran televisi maupun bakti sosial.
== <big>4. Komunikasi berdasarkan aliran</big> ==
* Komunikasi satu arah, yakni komunikasi yang berasal dari salah satu pihak saja.
* Komunikasi dua arah, yaitu komunikasi yang mempunyai sifat saling memberikan timbal balik.
* Komunikasi ke bawah, yakni komunikasi dari atasan dengan bawahan.
* Komunikasi ke atas, yaitu komunikasi yabg berasal dari seorang bawahan kepada atasan.
* Komunikasi ke samping, yakni komunikasi yang terjalin di antara beberapa orang pada kedudukan setara.
Dalam berinteraksi dengan orang lain, Anda perlu memahami seperti apa pengertian komunikasi secara umum . Ini penting demi senantiasa menjaga hubungan yang cukup baik. Selain itu, komunikasi penting guna menghindarkan diri dari kesalahpahaman.
== <big>Fungsi komunikasi dalam organisasi</big> ==
Menurut Liliweri (dalam Ruliana, 2014), ada dua fungsi komunikasi organisasi yaitu fungsi umum dan fungsi khusus. Berikut penjelasannya.
=== <big>1) Fungsi umum</big> ===
* Komunikasi organisasi berfungsi untuk menyampaikan atau memberikan informasi kepada individu atau kelompok tentang bagaimana melaksanakan suatu pekerjaan sesuai dengan kompetensinya. Contoh, deskripsi pekerjaan.
* Komunikasi organisasi berfungsi untuk menjual gagasan dan ide, pendapat, dan fakta. Termasuk juga menjual sikap organisasi dan sikap tentang sesuatu yang merupakan subjek layanan. Contoh, pameran, expo, public relations, dan lainnya.
* Komunikasi organisasi berfungsi untuk meningkatkan kemampuan para karyawan, agar mereka dapat belajar dari orang lain (internal), belajar tentang apa yang dipikirkan, dirasakan, dan dikerjakan orang lain tentang apa yang “dijual” atau yang diceritakan orang lain tentang organisasi.
* Komunikasi organisasi berfungsi untuk menentukan apa dan bagaimana organisasi membagi pekerjaan atau siapa yang menjadi atasan dan siapa yang menjadi bawahan, dan besaran kekuasaan dan kewenangan, serta menentukan bagaimana menangani sejumlah orang, bagaimana memanfaatkan sumber daya manusia, dan mengalokasikan manusia, mesin, metode, dan teknik dalam organisasi.
=== <big>2) Fungsi khusus</big> ===
* Komunikasi organisasi membuat para karyawan melibatkan diri ke dalam isu-isu organisasi lalu menerjemahkannya ke dalam tindakan tertentu di bawah sebuah komando atau perintah.
* Komunikasi organisasi membuat para karyawan menciptakan dan menangani relasi antar sesama bagi peningkatan produk organisasi.
* Komunikasi organisasi membuat para karyawan memiliki kemampuan untuk menangani dan mengambil keputusan-keputusan dalam suasana yang ambigu dan tidak pasti.
== <big>Komunikasi verbal dan noverbal</big> ==
Komunikasi adalah proses pertukaran suatu informasi antar individu atau kelompok dengan adanya makna atau tujuan yang ingin disampaikan. Pesan atau informasi yang disampaikan dapat berupa komunikasi verbal atau komunikasi non-verbal. Anak komunikasi pasti sudah tidak asing lagi dengan apa itu komunikasi verbal dan non-verbal.
Secara umum, komunikasi verbal adalah komunikasi yang berbentuk lisan ataupun tulisan, contohnya adalah penggunaan kata-kata. Sedangkan komunikasi non-verbal adalah komunikasi yang tidak menggunakan kata-kata, contohnya menggunakan bahasa tubuh seperti mimik wajah dan gerakan tangan, bahkan intonasi suara dan kecepatan berbicara.
Komunikasi verbal berupa kata-kata yang diucapkan langsung (berbicara) bisa dilakukan secara langsung (''face to face'') atau dengan perantara media, contohnya berinteraksi menggunakan sosial media atau telepon genggam. Sedangkan komunikasi verbal yang melalui tulisan bisa dilakukan menggunakan media seperti surat, postcard, ''chating'' di media sosial, dan sebagainya.
Komunikasi non-verbal lebih sering terjadi dalam komunikasi secara langsung atau ''face to face.'' Sebabnya, dalam komunikasi menggunakan media digital, komunikasi non-verbal seringkali tidak mungking dilakukan. Contohnya ketika kita sedang ''chatting,'' tidak mungkin kita bisa melihat ekspresi wajah lawan bicara kita atau mendengar intonasi suaranya. Karena keterbatasan ini pula komunikasi non-verbal sering menimbulkan kesalahpahaman. Contohnya, terkadang ada orang yang menggunakan emoji secara tidak tepat. Misal seseorang salah mengirim emoji marah padahal sebenarnya dia ingin mengirim emoji tersenyum yang terletak di sebelahnya. Hal ini bisa menyebabkan orang yang dikirimi pesan menjadi salah paham dan ikut marah.
Komunikasi verbal dan non-verbal pada hakikatnya saling terkait dan saling melengkapi. Dalam komunikasi langsung, kita terus-menerus mengirimkan pesan pada lawan bicara kita. Komunikasi non-verbal sering terjadi seacar otomatis dan tanpa kita kontrol. Contoh ketika kita marah atau senang, kita cenderung berbicara dengan lebih keras dan cepat. Hal ini terjadi karena kita mengalami perubahan emosi. Komunikasi nonverbal juga melengkapi komunikasi verbal kita. Ketika kita mengatakan satu hal, jika gerak-gerik tubuh kita tidak mendukung, orang tentu tidak akan percaya. Semisal kita berkata sudah mengerjakan PR namun dengan nada ragu-ragu, teman kita pasti tidak akan ada yang percaya.
== <big>Etika berkomunikasi</big> ==
== <big>Etika Dalam Komunikasi</big> ==
Sebagai makhluk sosial, tentunya komunikasi tidak lepas dari kehidupan sehari-hari kita. Dan seperti yang telah diulas sebelumnya, komunikasi sebagai bagian dari kehidupan juga memiliki etika di dalamnya. Etika komunikasi merupakan salah satu dari etika khusus, karena membahas bagian tertentu dari kehidupan manusia.
Etika sendiri merupakan nilai dan norma yang berlaku untuk dijadikan pandangan dan standar manusia dalam bertindak dan bertingkah laku. Dalam kaitannya dengan komunikasi, etika komunikasi mencakup segala nilai dan norma yang menjadi standar dan acuan manusia dalam berkomunikasi dengan orang lain. Etika komunikasi menilai mana tindakan komunikasi yang baik dan buruk berdasarkan standar yang berlaku.
Karena komunikasi merupakan salah satu hal yang krusial dalam kehidupan manusia, maka penting bagi kita untuk memahami mengenai etika komunikasi. Tanpa adanya etika komunikasi, dapat terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti kesalahpahaman, pertengkaran, perselisihan, dan lain sebagainya. Selain itu, etika komunikasi yang tidak diketahui dan diterapkan akan menyebabkan hubungan kita dengan orang lain jadi buruk. Tentunya itu akan berakibat tidak baik, karena bagaimanapun juga kita adalah makhluk sosial yang selalu membutuhkan dan dibutuhkan orang lain.
Guna menghindari terjadinya hal-hal seperti itu, kita akan membahas lebih lanjut mengenai etika komunikasi apa saja yang penting dan mendasar dalam kehidupan sehari-hari.
Etika dalam komunikasi ada beragam dan tentunya tidak akan cukup jika dibahas semua disini. Pada tulisan ini, kita akan membahas beberapa etika dalam komunikasi yang sering kita lakukan dan temui sehari-hari
=== <big>a. Memulai Pembicaraan</big> ===
Dalam keseharian, tentunya kita pernah bertemu dengan keadaan yang membuat kita harus atau ingin memulai pembicaraan dengan orang lain. Namun ada hal-hal yang harus diperhatikan, yaitu:
''1. Lihat keadaan calon lawan bicara.''
Apakah dia terlihat sedang sibuk atau terburu-buru? Kalau iya, mungkin kita harus mencoba berbicara lain kali. Karena nanti kita justru akan mengganggu orang itu dan membuatnya tidak nyaman.
''2. Ramah dan sopan.''
Sapa lah lawan bicara anda dengan ramah dan sopan, namun tidak terkesan dibuat-buat. Kita bisa mengajukan pertanyaan basa-basi untuk pembuka seperti apa kabar, mau kemana, dari mana, dan semacamnya.
''3. Jangan hanya bicara, dengarkan juga.''
Kebanyakan orang mengasumsikan komunikasi selalu berkaitan dengan bicara, padahal tidak hanya itu. Mendengarkan juga salah satu bagian dari komunikasi, dan hal ini sangat penting untuk dilakukan. Ketika kita terlalul sibuk bicara dan tidak memperhatikan apa yang diucapkan lawan bicara, kita seperti tidak menghargainya.
=== <big>b.Komunikasi Tatap Muka</big> ===
Komunikasi tatap muka bisa dibilang komunikasi yang hampir setiap hari kita lakukan. Berikut beberapa hal yang harus diperhatikan dalam komunikasi tatap muka atau langsung:
''1. Tatap mata lawan bicara.''
Hal yang pertama harus dilakukan adalah menatap lawan bicara kita. Jangan sampai kita malah melihat ke arah yang lain dan membuat lawan bicara terganggu atau merasa tidak diperhatikan. Jika kesulitan menatap langsung pada mata lawan bicara, kita bisa melihat ke arah garis tengah antara kedua matanya (yang sejajar dengan hidung).
''2. Jaga intonasi dan kecepatan bicara.''
Bicaralah dengan suara yang stabil, tidak terlalu pelan atau terlalu tinggi. Keduanya bisa menyebabkan orang salah mengerti dan tidak paham apa yang kita bicarakan. Selain itu, bicaralah dengan kecepatan normal supaya dapat disimak dengan baik.
''3. Lontarkan pertanyaan.''
Sekali lagi, jangan hanya sibuk bicara dan tidak menyimak apa yang dibicarakan lawan bicara kita. Dengarkanlah baik apa yang dikatakan lawan bicara, dan sahutilah dengan melontarkan pertanyaan atau pernyataan.
=== <big>c.Komunikasi Lewat Media</big> ===
Seiring dengan melesatnya perkembangan teknologi, komunikasi melalui media bisa dibilang sebagai komunikasi yang paling sering kita lakukan. Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan:
''1. Perhatikan gaya tulisan dan tanda baca.''
Karena komunikasi lewat media kebanyakan mengandalkan tulisan, kita harus lebih berhati-hati dengan gaya bahasa yang kita tulis. Apakah sudah tepat, atau seperti orang marah? Selain itu, penggunaan tanda baca juga sangat penting terutama tanda seru. Sebaiknya kita meminimalisir penggunaan tanda seru atau huruf besar semua, karena cenderung membuat orang berpikir kalau kita marah.
''2. Atur intonasi (jika menelpon).''
Menelpon memang terdengar suara, namun mimik dan ekspresi wajah tidak dapat terlihat. Karena itu kita perlu mengatur intonasi suara kita ketika sedang menelpon. (Baca juga: Teori Ilmu Komunikasi)
''3. Pikirkan apa yang ingin ditulis.''
Komunikasi lewat media memungkinkan kita untuk berpikir sedikit lebih lama mengenai apa yang akan kita komunikasikan. Gunakan kesempatan itu untuk mengkomunikasikan hal-hal dengan lebih baik dan menyortir kalimat yang tidak patut. Tidak perlu terburu-buru, orang juga tahu kalau mengetik itu membutuhkan waktu lebih lama daripada bicara langsung. Tapi jangan juga membiarkan pesan orang tidak dibalas lama, karena itu akan membuat orang bertanya-tanya dan salah paham.
''4.Menyambut Tamu''
Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyambut tamu:
a. Berpakaian yang rapi dan pantas.
Meskipun berada di rumah sendiri, dalam menyambut tamu kita seharusnya memakai pakaian yang pantas. Tentu tidak akan enak dilihat tamu jika kita hanya berpakaian daster atau baju yang kotor.
''b.. Menyuguhkan minuman.''
Terkadang tamu akan bilang tidak usah jika ditawari minuman, namun meski begitu kita perlu menyediakannya. Bisa jadi si tamu malu atau basa-basi saja. Tidak perlu memaksakan menyuguhkan yang berlebihan, namun setidaknya minuman yang minimal ada.
''c. Sampaikan terima kasih.''
Tamu bertandang ke rumah kita dengan menempuh perjalanan dan menyisihkan waktunya untuk bertemu kita. Karena itu, sampaikanlah ungkapan penghargaan kita pada tamu karena telah berkunjung.
'''Teknik Komunikasi yang Baik'''
Sebagai hal yang selalu dilakukan dalam kehidupan sehari-hari, komunikasi harus dilakukan dengan baik. Berikut adalah beberapa teknik komunikasi yang baik:
'''Bicara dengan jelas.'''
Komunikasi intinya adalah menyampaikan pesan kepada lawan bicara, dan tugas kita adalah bagaimana agar pesan tersebut sampai sesuai dengan keinginan kita. Yang paling penting adalah bicara apa yang kita maksudkan dengan jelas, supaya tidak ada kesalahpahaman.
'''Mendengarkan dengan baik.'''
Seperti yang telah diulas sebelumnya, mendengarkan adalah hal yang sangat penting dalam komunikasi. Tanpa kita berusaha mendengarkan baik, komunikasi yang terjalin tidak akan efektif. Kita tidak memperhatikan apa yang dibicarakan orang lain dan membuat komunikasi jadi terhambat.
'''Perhatikan lawan bicara.'''
Kita berkomunikasi dengan lawan bicara, maka kita harus perhatikan lawan bicara kita. Dengan begitu, lawan bicara merasa dihargai dan komunikasi berjalan lebih lancar. Kalau sudah begitu, hubungan yang terjalin dengan lawan bicara pun akan terus terjalin dengan baik.
'''Konfirmasi jika merasa salah paham.'''
Dalam berkomunikasi, kita tidak dapat terhindar dari adanya kesalahpahaman. Kesalahpahaman bisa terjadi karena berbagai hal, misalnya gangguan lingkungan atau ketidakfokusan kita dalam menyimak. Karena itu, perlu dikonfirmasikan langsung hal yang disalahpahami guna meluruskan keadaan.
'''Perhatikan komunikasi non-verbal.'''
Seperti yang dibahas sebelumnya, komunikasi bukan hanya soal bicara atau verbal. Ada juga aspek-aspek komunikasi non-verbal dan justru peranannya jauh lebih besar dibanding komunikasi verbal. Contoh dari komunikasi non-verbal adalah gestur tubuh, mimik wajah, penampilan, tanda baca, dan lain sebagainya.
=== <big>Etiket Komunikasi</big> ===
Etiket dikenal juga sebagai tata krama, yang mengatur sikap dan tindakan manusia dalam bergaul dengan manusia lain berdasarkan standar sopan santun dan adab. Etiket sebenarnya secara sadar atau tidak sudah banyak kita pelajari dan pahami sedari kecil. Namun untuk lebih jelasnya lagi, berikut adalah contoh dari etiket komunikasi:
* Pengunaan bahasa yang baik dan intonasi yang sesuai.
* Mengucapkan permisi ketika lewat di depan orang lain.
* Mengucapkan tolong ketika minta bantuan.
* Mengucapkan terima kasih ketika mendapat bantuan.
* Mengucapkan maaf ketika melakukan kesalahan.
* Menghormati orang-orang yang lebih tua.
* Mengurangi kebiasaan menyela ucapan orang lain.
=== <big>Manfaat Mempelajari Etika Komunikasi</big> ===
Setelah membahas berbagai hal mengenai etika komunikasi, berikut adalah manfaat dari mempelajari etika komunikasi:
* Melancarkan komunikasi dengan orang lain.
* Memahami apa yang dikomunikasikan orang lain.
* Diterima dalam sosial masyarakat karena mengikuti etika yang berlaku.
* Memperkuat hubungan yang terjalin dengan orang lain.
* Pesan yang disampaikan dapat diterima dengan lebih baik.
* Dihargai orang lain karena kita menghargai mereka juga.
* Tidak bertindak sembarangan dan seenaknya dalam berkomunikasi.
== <big>Jenis-Jenis Hambatan Komunikasi</big> ==
Hambatan komunikasi adalah segala sesuatu yang menghalangi atau mengganggu tercapainya komunikasi yang efektif. Hambatan komunikasi dapat mempersulit dalam mengirim pesan yang jelas, mempersulit pemahaman terhadap pesan yang dikirimkan, serta mempersulit dalam memberikan umpan balik yang sesuai.
Secara garis besar, terdapat 4 (empat) jenis hambatan komunikasi yaitu hambatan personal, hambatan fisik, hambatan kultural atau budaya, serta hambatan lingkungan
* Hambatan personal
Hambatan personal merupakan hambatan yang terjadi pada peserta komunikasi, baik komunikator maupun komunikan/komunikate. Hambatan personal dalam komunikasi meliputi sikap, emosi, ''stereotyping'', prasangka, bias, dan lain-lain.
* Hambatan kultural atau budaya
Komunikasi yang kita lakukan dengan orang yang memiliki kebudayaan dan latar belakang yang berbeda mengandung arti bahwa kita harus memahami perbedaan dalam hal nilai-nilai, kepercayaan, dan sikap yang dipegang oleh orang lain.
Hambatan kultural atau budaya mencakup bahasa, kepercayan dan keyakinan. Hambatan bahasa terjadi ketika orang yang berkomunikasi tidak menggunakan bahasa yang sama, atau tidak memiliki tingkat kemampuan berbahasa yang sama.
Hambatan juga dapat terjadi ketika kita menggunakan tingkat berbahasa yang tidak sesuai atau ketika kita menggunakan jargon atau bahasa “slang” atau “prokem” atau “alay” yang tidak dipahami oleh satu atau lebih orang yang diajak berkomunikasi.
Hal lain yang turut memberikan kontribusi terjadinya hambatan bahasa adalah situasi dimana percakapan terjadi dan bidang pengalaman ataupun kerangka referensi yang dimiliki oleh peserta komunikasi mengenai hal yang menjadi topik pembicaraan. (Baca : Komunikasi Antar Budaya)
* Hambatan fisik
Beberapa gangguan fisik dapat mempengaruhi efektivitas komunikasi. Hambatan fisik komunikasi mencakup panggilan telepon, jarak antar individu, dan radio. Hambatan fisik ini pada umumnya dapat diatasi.
* Hambatan lingkungan
Tidak semua hambatan komunikasi disebabkan oleh manusia sebagai peserta komunikasi. Terdapat beberapa faktor lingkungan yang turut mempengaruhi proses komunikasi yang efektif. Pesan yang disampaikan oleh komunikator dapat mengalami rintangan yang dipicu oleh faktor lingkungan yaitu latar belakang fisik atau situasi dimana komunikasi terjadi. Hambatan lingkungan ini mencakup tingkat aktifitas, tingkat kenyamanan, gangguan, serta waktu.
Baca : Komunikasi Persuasif
== <big>Cara Mengatasi Hambatan Komunikasi</big> ==
Berbagai hambatan komunikasi yang dapat menyebabkan ketidakefektifan komunikasi dapat kita atasi dengan memperhatikan beberapa hal berikut ini :
1. Pengirim pesan/komunikator/''sender''
Komunikasi adalah suatu proses yang berlangsung dua arah dan diawali oleh pengirim pesan. Pengirim pesan hendaknya merumuskan informasi sedemikian rupa agar tujuan komunikasi tercapai. Pengirim pesan harus proaktif dalam membuat penerima/komunikan/komunikator/''receiver'' mengerti dan memahami pesan yang disampaikan. Seringkali, apa yang dikatakan tidak selalu sesuai dengan apa yang didengar. Untuk menghindarinya, hal-hal yang harus dilakukan adalah :
• Menyatakan satu ide atau gagasan dalam satu waktu.
• Menyatakan ide atau gagasan dengan singkat.
• Memberikan penjelasan ketika diperlukan.
• Melakukan pengulangan jika diperlukan.
• Menerima dan memberikan umpan balik.
• Melakukan pilihan kata, nada suara dan bahasa tubuh yang tepat.
• Mengembangkan sikap empati terhadap penerima/komunikan/komunikate/''receiver'' dalam mengatasi hambatan kultural atau budaya dalam komunikasi.
Baca : Etika Komunikasi
2. Pesan
Pesan merupakan informasi sederhana yang ingin disampaikan oleh pengirim pesan kepada penerima. Pesan dapat berupa pesan verbal maupun pesan non verbal. Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya masalah, pengirim harus :
* Menggunakan terminologi yang tepat.
* Berbicara dengan jelas.
* Waktu pengiriman pesan disesuaikan dengan kesiapan penerima pesan untuk mendengarkan atau menerima pesan.
* Menggunakan volume suara yang sesuai.
* Pesan yang disampaikan hendaknya bersifat inklusif dan informatif. Inklusif artinya bahwa pesan berisi segala sesuatu yang diperlukan oleh penerima pesan untuk memahami maksud pengirim. Informasi artinya pesan merupakan sesuatu yang ingin diketahui oleh penerima pesan.
Baca : Psikologi Komunikasi
3. Penerima/komunikan/komunikate/''receiver''
Penerima pesan membutuhkan informasi untuk memenuhi kebutuhan mereka. Untuk itu, penerima pesan harus memegang kendali atas seluruh proses komunikasi yang berlangsung. Agar penerima pesan memegang kendali, adalah penting bagi penerima pesan untuk yakin bahwa pengirim pesan memahami apa yang diinginkan oleh penerima pesan dan mengapa mereka menginginkannya.
Aktif mendengarkan adalah suatu proses yang digunakan oleh penerima pesan untuk memfasilitasi komunikasi dan meningkatkan penampilan. Dalam artian, penerima pesan aktif dalam proses komunikasi. Agar penerima pesan dapat mendengarkan dengan aktif, hal-hal yang perlu dilakukan oleh penerima pesan adalah :
* Fokus perhatian pada pesan yang disampaikan dengan memberikan momen prioritas. Jika memungkinkan melihat atau melakukan kontak mata kepada pengirim pesan.
* Mendengar dan melihat isi pesan tidak langsung atau non verbal sama baiknya ketika mendengarkan kata-kata. Perhatikan petunjuk non verbal yang menyajikan informasi berdasar pada apa yang ingin disampaikan oleh pengirim pesan. Persepsi yang diberikan oleh penerima pesan terhadap pesan dan pengirim pesan dapat berbeda. Pilihan kata, nada suara, posisi tubuh, geture dan gerakan mata merefleksikan perasaan dibalik kata-kata yang diucapkan.
* Menjaga pikiran tetap terbuka dan hindari penilaian.
* Melakukan verfikasi terhadap apa yang didengar atau disampaikan. Jangan berasumsi bahwa persepsi yang diberikan terhadap pesan merupakan bentuk persetujuan dengan tujuan pengirim pesan. Berikan umpan balik yang tepat kepada pengirim pesan.
Baca : Sosiologi Komunikasi
4. Umpan Balik Pesan
Penerima yang efektif memverifikasi pemahaman mereka terhadap pesan yang dikirim oleh pengirim pesan. Mereka menyadari kata-kata, nada suara, dan bahasa tubuh ketika mereka memberikan umpan balik. Berbagai bentuk umpan balik yang diberikan dapat berupa pengakuan, pengulangan, dan parafrase.
Kemudian, yang dimaksud dengan pengakuan adalah bahwa penerima pesan telah menerima dan memahami pesan yang disampaikan. Untuk pesan yang bersifat informatif yang rumit, pengakuan saja tidaklah cukup untuk memastikan dan memahami pesan yang disampaikan. Sedangkan, yang dimaksud dengan pengulangan adalah mengulang kembali kata-kata yang disampaikan oleh pengirim pesan.
Terakhir, yang dimaksud dengan parafrase adalah mengulang kata-kata yang disampaikan oleh penerima pesan sendiri kepada pengirim pesan. Parafrase memungkinkan penerima pesan untuk melakukan verifikasi terhadap pemahaman pesan dan menunjukkan kepada pengirim pesan bahwa penerima pesan mendengarkan pesan dengan baik.
= <big>BAB II BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI DALAM ORGANISAS</big> =
'''Komunikasi bisnis''' adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal.
Baris 151 ⟶ 455:
'''Komunikasi bisnis''' adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal.
Komunikasi bisnis harus/ada melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara komunikasi yang lebih efektif –
bersama para pekerja dan dengan dunia di luar. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan. Dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu:
Baris 162 ⟶ 468:
* Pencapaian tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.
==
Peranan komunikasi dalam suatu organisasi sangatlah penting, karena akan membantu terjalinnya hubungan yang baik serta koordinasi yang baik antar sesama anggota dalam mencapai tujuan organisasi, selain itu juga komunikasi organisasi akan memberikan dampak pada peningkatkan motivasi kerja dari anggota organisasi tersebut. Penelitian ini dengan rumusan masalah bagaimana peranan komunikasi organisasi dalam meningkatkan motivasi kerja anggota, mendapatkan hasil penelitian antara lain adalah :
(1) Secara umum peranan komunikasi organisasi dalam meningkatkan motivasi kerja anggota pers mahasiswa acta diurna, belum terlalu optimal, hal ini dikarenakan pengurus belum dapat menjalankan pendekatan komunikasi secara organisasional, baik secara vertical maupun horizontal.
(2) Pengurus pers acta diurna, belum terlalu optimal dalam menjalankan tugas dan fungsi organisasi secara professional, hal ini di tunjukkan pada permasalahan belum dapat mengatur manajeman organisasi secara baik.
(3) Dalam upaya meningkatkan motivasi kerja konsep Isi pesan yang disampaikan pengurus kepada anggota, belum terlalu jelas disampaikan khususnya berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab serta job deskripsion masing-masing anggota.
== <big>Komunikasi menurut ruang lingkup</big> ==
dapat dibedakan sebagai berikut : ... '''Komunikasi''' vertikal yang terjadi '''dalam''' bentuk '''komunikasi''' dari atasan kepada bawahan. • '''Komunikasi''' horizontal yang terjadi didalam '''lingkup''' organisasi/kantor diantara orang-orang yang mempunyai kedudukan sejajar.
== <big>Komunikasi formal dan informal</big> ==
=== <big>Komunikasi formal</big> ===
sendiri merupakan suatu komunikasi yang didasarkan pada sistem atau hierarki dari organisasi, dimana biasanya akan menunjukkan posisi seseorang dalam organisasi tersebut.
Sedangkan
=== <big>komunikasi informal</big> ===
merupakan suatu proses komunikasi yang berjalan tanpa memperdulikan sistem atau hierarki suatu organisasi, oleh sebab itu komunikasi informal juga tidak memperdulikan posisi seseorang dalam organisasi.
==== <big>Sifat</big> ====
Perbedaan kedua dapat di lihat dari sifat kedua komunikasi tersebut, dimana hal ini juga masih berkaitan dengan pengertian yang telah disebutkan sebelumnya. Komunikasi formal yang berdasar pada sistem organisasi, menjadikan komunikasi formal menjadi bersifat struktural.
Artinya bahwa pola komunikasi formal dalam organisasi harus berjalan sesuai dengan strukturnya, dan harus dijalankan atau dijaga dengan baik. Seperti orang yang memiliki posisi tinggi didalam organisasi harus di hormati atau diperlakukan secara formal, oleh sebab itu setiap komunikasi yang berlangsung juga harus dengan komunikasi formal.
Hal tersebut berbeda dengan komunikasi informal. Dimana komunikasi informal sendiri tidak memperdulikan sistem atau hierarki dari organisasi, oleh sebab itu komunikasi informal lebih bersifat tidak struktural.
Artinya bahwa komunikasi informal bisa berjalan kapan saja dan bagaimana saja sesuai dengan kondisi yang ada tanpa memperdulikan struktur yang berlaku dalam organisasi, maupun posisi seseorang dalam organisasi tersebut.
==== <big>Situasi</big> ====
Selain dari pengertian dan sifatnya, perbedaan komunikasi formal dan informal dalam organisasi juga dapat dilihat dari situasi dimana komunikasi tersebut berlangsung.
Komunikasi formal sendiri akan banyak dijalankan atau berlangsung dalam situasi formal atau resmi saja, sebagai contoh seperti dalam pertemuan-pertemuan resmi, ''meeting'' perusahaan atau organisasi, dan lain sebagainya. Dimana dalam situasi resmi tersebut komunikasi yang berlangsung harus secara resmi, dan menggunakan bahasa yang baik dan benar.
Sedangkan untuk komunikasi informasi dapat berlangsung dalam situasi yang tidak resmi seperti komunikasi yang berjalan pada kehidupan biasa sehari-hari. Selain itu, bahasa yang digunakan juga tidak perlu formal dan hanya menggunakan bahasa sehari-hari saja.
== <big>Komunikasi langsung</big> ==
merupakan proses '''komunikasi''' yang dilakukan secara '''langsung''' atau tatap muka dan terdapat '''komunikasi'''. Seperti halnya ketika kita berbicara dengan orang lain tanpa adanya perantara atau media '''komunikasi''' sebagai penghantar pesan atau informasi.
== <big>Komunikasi tidak langsung</big> ==
merupakan proses '''komunikasi''' yang dilakukan dengan menggunakan media perantara sebagai media '''komunikasi''' untuk dapat '''berkomunikasi''' dan menyampaikan pesan atau informasi kepada komunikan.
== <big>Komunikasi ke atas</big> ==
adalah jalur '''komunikasi''' yang melaluinya bawahan dapat menyampaikan informasi, kepada seniornya. '''Komunikasi''' ke '''bawah''' adalah rantai komando formal yang dibentuk untuk mengarahkan bawahan dan menyampaikan informasi, yang berkaitan dengan tujuan, kebijakan, dan strategi organisasi.
=== <big>Definisi Komunikasi Ke atas</big> ===
Ketika aliran informasi dalam suatu organisasi, berasal dari tingkat bawah tangga perusahaan ke tingkat atas, dinamakan komunikasi ke atas. Bentuk komunikasi ini, membantu karyawan, untuk mengekspresikan pandangan, ide, atau keluhan mereka dengan manajemen puncak. Hal ini dimungkinkan hanya dalam lingkungan yang demokratis, di mana karyawan memiliki suara dalam manajemen.
Komunikasi ke atas mengalir dari bawahan ke atasan, yang membantu dalam peningkatan penerimaan keputusan manajemen oleh bawahan. Namun, ia menderita dari berbagai keterbatasan seperti rantai komando yang panjang, kurangnya kepercayaan pada atasan, takut kritik, kurangnya berbagi bersama, dll.<center></center>
== <big>Komunikasi ke bawah</big> ==
adalah rantai komando formal yang dibentuk untuk mengarahkan bawahan dan menyampaikan informasi, yang berkaitan dengan tujuan, kebijakan, dan strategi organisasi
=== <big>Definisi Komunikasi Ke Bawah</big> ===
Komunikasi ke bawah dapat didefinisikan sebagai transmisi informasi dan pesan dari eksekutif tingkat atas ke karyawan tingkat rendah. Ini berarti bahwa komunikasi diprakarsai oleh tingkat manajemen tertinggi di tangga perusahaan, untuk menyampaikan pesanan, instruksi, peringatan atau tanggung jawab kepada bawahan yang bekerja di organisasi.
Komunikasi ke bawah sangat membantu bagi para manajer dalam memberi informasi kepada karyawan, visi, misi, sasaran, sasaran, kebijakan, dan prosedur organisasi. Ini dapat mengambil bentuk komunikasi lisan - seperti percakapan tatap muka, rapat, pidato, konferensi, dll. Dan komunikasi tertulis - buku pegangan, pemberitahuan, surat edaran, tampilan berita digital, peringatan, dan sebagainya.
Jenis komunikasi ini menderita berbagai kekurangan seperti penyaringan pesan, kesalahpahaman dan kebingungan, keandalan sumber, distorsi pesan, pesan tidak jelas, kelebihan pesan, dll.
== <big>Perbedaan Kunci Antara Komunikasi Ke Atas dan Ke Bawah</big> ==
Perbedaan antara komunikasi ke atas dan ke bawah dapat ditarik dengan jelas dengan alasan berikut:
* Jenis komunikasi yang diprakarsai oleh karyawan tingkat bawah, untuk menyampaikan pesan atau informasi mereka kepada manajemen tingkat atas dari hierarki organisasi dikenal sebagai komunikasi ke atas. Sebaliknya, ketika transmisi informasi terjadi melalui rantai komando formal organisasi, maka komunikasi itu dikenal sebagai komunikasi ke bawah.
* Sifat komunikasi ke atas adalah partisipatif, yang mengundang bawahan untuk berbagi pandangan dan pendapat mereka dengan manajemen puncak. Di sisi lain, komunikasi ke bawah bersifat otoritatif yang cenderung mengarahkan bawahan mengenai misi dan tujuan perusahaan.
* Komunikasi ke atas digunakan untuk mengajukan keluhan atau banding, memberikan umpan balik, pendapat, dan saran. Tidak seperti, komunikasi ke bawah, yang digunakan untuk memberi perintah, perintah, peringatan, saran, atau menugaskan tanggung jawab.
* Komunikasi ke atas lebih memakan waktu daripada komunikasi ke bawah, karena yang terakhir diberdayakan oleh otoritas dan dibatasi waktu.
* Terjadinya komunikasi ke atas adalah sesekali, sedangkan terjadinya komunikasi ke bawah sering terjadi.
* Bentuk umum komunikasi ke atas adalah laporan, surat langsung, dan proposal. Sebaliknya, bentuk umum komunikasi ke bawah adalah perintah, surat edaran, dan pemberitahuan.
Kedua jenis komunikasi adalah dua aspek dari komunikasi vertikal dan saling melengkapi satu sama lain. Keberhasilan komunikasi ke bawah dapat dipastikan dengan komunikasi ke atas, yaitu mengevaluasi keefektifan kebijakan, rencana, dan strategi yang dijalankan oleh manajemen tingkat atas, melalui respons mereka yang bekerja di tingkat bawah eselon organisasi.
=== <big>Komunikasi horizontal</big> ===
merupakan alur interaksi dan transaksi yang terjadi antar anggota organisasi yang memiliki status atau kedudukan yang sama. Sedangkan
=== <big>Komunikasi vertikal</big> ===
terjadi antara atas ke bawah atau dari bawah ke atas.
== <big>Komunikasi menurut sifat dan jumlah komunika</big> ==
Berdasarkan '''sifat komunikasi''' dan '''jumlah komunikan''', '''komunikasi''' dapat diklasifikasikan menjadi tiga bentuk : a) '''komunikasi''' antar pribadi, b) '''komunikasi''' kelompok dan c) '''komunikasi''' massa. Sehubungan dengan penelitian ini, maka yang dibahas menyangkut '''komunikasi''' antar pribadi.
== <big>Tujuan komunikasi antar pribadi</big> ==
Dari beberapa pendapat di atas, Widjaya menyimpulkan bahwa '''tujuan komunikasi antarpribadi''' mempunyai '''tujuan''' sebagai berikut:
1. Mengenal diri sendiri dan orang lain.
2. Mengetahui dunia luar.
3. Menciptakan dan memelihara hubungan.
4. Mengubah sikap dan perilaku.
== Tujuan Komunikasi Antar Budaya ==
'''Komunikasi''' antarbudaya terjadi bertujuan untuk mengurangi tingkat ketidakpastian. Seperti halnya ketika ada dua individu yang sedang '''berkomunikasi''', namun kedua individu tersebut menggunakan bahasa yang berbeda-beda karena '''kebudayaan''' yang berbeda
== <big>Tujuan Komunikasi Antar Budaya</big> ==
'''Komunikasi''' antarbudaya terjadi bertujuan untuk mengurangi tingkat ketidakpastian. Seperti halnya ketika ada dua individu yang sedang '''berkomunikasi''', namun kedua individu tersebut menggunakan bahasa yang berbeda-beda karena '''kebudayaan''' yang berbeda
== <big>Jenis-jenis komunikasi bisnis</big> ==
=== <big>1. Komunikasi bisnis internal</big> ===
Kegiatan bertukar pesan ini dilakukan oleh antar unsur perusahaan, meliputi:
* Komunikasi ke atas: berupa penyampaian informasi dari orang dengan posisi
* Komunikasi ke bawah: berupa penyampaian pesan dari atasan kepada bawahannya dalam struktur perusahaan.
* Komunikasi lateral atau teknis: berupa penyampaian yang dilakukan antar departemen kerja atau teman kerja dalam satu departemen/divisi.
=== <big>2. Komunikasi bisnis eksternal</big> ===
Berbeda dengan yang pertama, komunikasi ini kaitannya dengan penyampaian pesan kepada orang-orang di luar lingkaran perusahaan, meliputi:
Baris 180 ⟶ 586:
* dan lainnya yang punya pengaruh bagi kelangsungan bisnis
== <big>Model-model komunikasi</big> ==
__PAKSADAFTARISI__
Dari berbagai model komunikasi yang sudah ada, di sini akan dibahas tiga model paling utama, serta akan dibicarakan pendekatan yang mendasarinya dan bagaimana komunikasi dikonseptualisasikan dalam perkembangannya
=== <big>Model komunikasi linear</big> ===
Model komunikasi ini dikemukakan oleh [[Claude Shannon]] dan [[Warren Weaver]] pada tahun 1949 dalam buku ''The Mathematical of Communication''. Mereka mendeskripsikan komunikasi sebagai proses linear karena tertarik pada teknologi radio dan telepon dan ingin mengembangkan suatu model yang dapat menjelaskan bagaimana informasi melewati berbagai saluran (''channel'').<sup>[</sup> Hasilnya adalah konseptualisasi dari komunikasi linear (''linear communication model''). Pendekatan ini terdiri atas beberapa elemen kunci: sumber (''source''), pesan (''message'') dan penerima (''receiver''). Model linear berasumsi bahwa seseorang hanyalah pengirim atau penerima.<sup>[</sup>Tentu saja hal ini merupakan pandangan yang sangat sempit terhadap partisipan-partisipan dalam proses komunikasi. Suatu konsep penting dalam model ini adalah gangguan (''noise''), yakni setiap rangsangan tambahan dan tidak dikehendaki yang dapat mengganggu kecermatan pesan yang disampaikan. Gangguan ini selalu ada dalam saluran bersama sebuah pesan yang diterima oleh penerima.
=== <big>Model interaksional</big> ===
Model interaksional dikembangkan oleh Wilbur Schramm pada tahun 1954 yang menekankan pada proses komunikasi dua arah di antara para komunikator. Dengan kata lain, komunikasi berlangsung dua arah: dari pengirim dan kepada penerima dan dari penerima kepada pengirim. Proses melingkar ini menunjukkan bahwa komunikasi selalu berlangsung. Para peserta komunikasi menurut model interaksional adalah orang-orang yang mengembangkan potensi manusiawinya melalui interaksi sosial, tepatnya melalui pengambilan peran orang lain. Patut dicatat bahwa model ini menempatkan sumber dan penerima mempunyai kedudukan yang sederajat. Satu elemen yang penting bagi model interkasional adalah '''umpan balik''' (''feedback''), atau tanggapan terhadap suatu pesan.
=== <big>Model transaksional</big> ===
Model komunikasi transaksional dikembangkan oleh Barnlund pada tahun 1970. Model ini menggarisbawahi pengiriman dan penerimaan pesan yang berlangsung secara terus-menerus dalam sebuah episode komunikasi.<sup>[</sup>Komunikasi bersifat transaksional adalah proses kooperatif: pengirim dan penerima sama-sama bertanggungjawab terhadap dampak dan efektivitas komunikasi yang terjadi. Model transaksional berasumsi bahwa saat kita terus-menerus mengirimkan dan menerima pesan, kita berurusan baik dengan elemen verbal dan nonverbal. Dengan kata lain, peserta komunikasi (komunikator) melalukan proses negosiasi makna.
== <big>Unsur - Unsur Komunikasi Bisnis</big> ==
Komunikasi pada dasarnya menjelaskan suatu proses tentang siapa?, mengatakan apa?, melalui apa?, kepada siapa?, akibat atau hasilnya apa?, ( who, says what, in which channel, to whom, what effect). (Lasswell 1960).
Baris 208 ⟶ 615:
5. With what effect? (dampak/efek). Dampak atau efek yang terjadi pada komunikan (penerima) setelah menerima pesan dari sumber, seperti perubahan sikap, bertambahnya pengetahuan dll.
== <big>komnikasi noverbal</big> ==
'''Komunikasi nonverbal''' adalah proses komunikasi di mana pesan disampaikan tidak menggunakan [[Kata|kata-kata]]. Contoh komunikasi nonverbal ialah menggunakan [[gerak isyarat]], [[bahasa tubuh]], [[ekspresi wajah]] dan [[kontak mata]], penggunaan objek seperti [[pakaian]], potongan rambut, dan sebagainya, [[Simbol|simbol-simbol]], serta cara berbicara seperti [[intonasi]], penekanan, kualitas [[suara]], gaya [[emosi]], dan gaya berbicara.
Para ahli di bidang komunikasi nonverbal biasanya menggunakan definisi "tidak menggunakan kata" dengan ketat, dan tidak menyamakan komunikasi non-verbal dengan komunikasi nonlisan. Contohnya, [[bahasa isyarat]] dan tulisan tidak dianggap sebagai komunikasi nonverbal karena menggunakan kata, sedangkan intonasi dan gaya berbicara tergolong sebagai komunikasi nonverbal. Komunikasi nonverbal juga berbeda dengan [[komunikasi bawah sadar]], yang dapat berupa komunikasi verbal ataupun nonverbal.
== <big>Jenis-jenis komunikasi nonverbal</big> ==
== <big>Komunikasi objek
Seorang polisi yang menggunakan seragam merupakan salah satu bentuk komunikasi objek. Komunikasi objek yang paling umum adalah penggunaan pakaian. Orang sering dinilai dari jenis pakaian yang digunakannya, walaupun ini dianggap termasuk salah satu bentuk [[stereotipe]]. Misalnya orang sering lebih menyukai orang lain yang cara berpakaiannya menarik. Selain itu, dalam wawancara pekerjaan seseorang yang berpakaian rapi cenderung lebih mudah mendapat pekerjaan daripada yang tidak. Contoh lain dari penggunaan komunikasi objek adalah [[seragam]].
=== <big>Sentuhan</big> ===
[[Haptik]] adalah bidang yang mempelajari sentuhan sebagai komunikasi nonverbal. Sentuhan dapat termasuk: bersalaman, menggenggam tangan, berciuman, sentuhan di punggung, mengelus-elus, pukulan, dan lain-lain. Masing-masing bentuk komunikasi ini menyampaikan pesan tentang tujuan atau perasaan dari sang penyentuh. Sentuhan juga dapat menyebabkan suatu perasaan pada sang penerima sentuhan, baik positif ataupun negatif..
=== <big>Kronemik</big> ===
[[Kronemik]] adalah bidang yang mempelajari penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal. Penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal meliputi durasi yang dianggap cocok bagi suatu aktivitas, banyaknya aktivitas yang dianggap patut dilakukan dalam jangka waktu tertentu, serta ketepatan waktu (''punctuality'').
=== <big>Gerakan tubuh</big> ===
Dalam komunikasi nonverbal, [[kinesik]] atau gestur adalah gerakan tubuh meliputi [[kontak mata]], [[ekspresi wajah]], isyarat, dan sikap tubuh. Gerakan tubuh biasanya digunakan untuk menggantikan suatu kata atau frasa, misalnya mengangguk untuk mengatakan ya; untuk mengilustrasikan atau menjelaskan sesuatu; menunjukkan perasaan, misalnya memukul meja untuk menunjukkan kemarahan; untuk mengatur atau menngendalikan jalannya percakapan; atau untuk melepaskan ketegangan.
=== <big>Proksemik</big> ===
[[Proxemik]] atau bahasa ruang, yaitu jarak yang Anda gunakan ketika berkomunikasi dengan orang lain, termasuk juga tempat atau lokasi posisi Anda berada. Pengaturan jarak menentukan seberapa jauh atau seberapa dekat tingkat keakraban Anda dengan orang lain, menunjukkan seberapa besar penghargaan, suka atau tidak suka dan perhatian Anda terhadap orang lain, selain itu juga menunjukkan simbol sosial. Dalam ruang personal, dapat dibedakan menjadi 4 ruang interpersonal:
Baris 235 ⟶ 642:
* [[Jarak publik]]Jarak publik yakni berkisar antara dua belas kaki sampai tak terhingga.
=== <big>Vokalik</big> ===
[[Vokalik]] atau ''paralanguage'' adalah unsur nonverbal dalam suatu ucapan, yaitu cara berbicara. Ilmu yang mempelajari hal ini disebut ''[[paralinguistik]]''. Contohnya adalah nada bicara, nada suara, keras atau lemahnya suara, kecepatan berbicara, kualitas suara, intonasi, dan lain-lain. Selain itu, penggunaan suara-suara pengisi seperti "mm", "e", "o", "um", saat berbicara juga tergolong unsur vokalik, dan dalam komunikasi yang baik hal-hal seperti ini harus dihindari.
=== <big>Lingkungan</big> ===
Lingkungan juga dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan tertentu. Diantaranya adalah penggunaan [[ruang]], [[jarak]], [[temperatur]], [[Cahaya|penerangan]], dan [[warna]].
== <big>Fungsi Komunikasi Nonverbal</big> ==
=== <big>Fungsi pertama: Repetisi</big> ===
Perilaku nonverbal dapat mengulangi perilaku verbal. ''Misalnya'', Anda menganggukkan kepala ketika mengatakan "Ya," atau menggelengkan kepala ketika mengatakan "Tidak," atau menunjukkan arah (dengan telunjuk) ke mana seseorang harus pergi untuk menemukan WC.
=== <big>Fungsi Kedua: Subtitusi</big> ===
Perilaku nonverbal dapat menggantikan perilaku verbal, jadi tanpa berbicara Anda bisa berinteraksi dengan orang lain. ''Misalnya'', seorang pengamen mendatangi mobil Anda kemudian tanpa mengucapkan sepatah katapun Anda menggoyangkan tangan Anda dengan telapak tangan mengarah ke depan (sebagai kata pengganti "Tidak").
Isyarat nonverbal yang menggantikan kata atau frasa inilah yang disebut emblem.
=== <big>Fungsi Ketiga: Kontradiksi</big> ===
Perilaku nonverbal dapat membantah atau bertentangan dengan perilaku verbal dan bisa memberikan makna lain terhadap pesan verbal . ''Misalnya'', Anda memuji prestasi teman sambil mencibirkan bibir.
=== <big>Fungsi Keempat: Aksentuasi</big> ===
Memperteguh, menekankan atau melengkapi perilaku verbal. ''Misalnya'', menggunakan gerakan tangan, nada suara yang melambat ketika berpidato. Isyarat nonverball tersebut disebut affect display.
=== <big>Fungsi Kelima: Komplemen</big> ===
Perilaku Nonverbal dapat meregulasi perilaku verbal. ''Misalnya'', saat kuliah akan berakhir, Anda melihat jam tangan dua-tiga kali sehingga dosen segera menutup kuliahnya.
== <big>Variasi budaya dalam komunikasi nonverbal</big> ==
[[Budaya]] asal seseorang amat menentukan bagaimana orang tersebut berkomunikasi secara nonverbal. Perbedaan ini dapat meliputi perbedaan budaya Barat-Timur, budaya ''[[Budaya konteks tinggi|konteks tinggi]]'' dan ''[[Budaya konteks rendah|konteks rendah]]'', bahasa, dsb. Contohnya, orang dari budaya [[Oriental]] cenderung menghindari kontak mata langsung, sedangkan orang [[Timur Tengah]], [[India]] dan [[Amerika Serikat]] biasanya menganggap kontak mata penting untuk menunjukkan ketepercayaan, dan orang yang menghindari kontak mata dianggap tidak dapat dipercaya.
Baris 271 ⟶ 678:
Berkenaan dengan komunikasi lintas budaya yang tepat, dengan mempelajari situasi di mana orang-orang dari latar belakang budaya yang berbeda saling ''berinteraksi''. Selain bahasa, komunikasi lintas budaya berfokus pada atribut sosial, pola pikir, dan budaya dari kelompok-kelompok yang berbeda dari orang-orang. Hal ini juga melibatkan pemahaman budaya yang berbeda, bahasa, dan adat istiadat orang-orang dari negara-negara lain. Komunikasi lintas budaya berperan dalam ilmu-ilmu sosial seperti antropologi, studi budaya, linguistik, psikologi dan ilmu komunikasi. Komunikasi lintas budaya ini juga disebut sebagai dasar untuk bisnis internasional. Ada beberapa penyedia layanan dari lintas-budaya yang dapat membantu pengembangan keterampilan komunikasi lintas budaya itu sendiri. Penelitian ini merupakan bagian utama dari perkembangan ketrampilan dari komunikasi lintas budaya.
== <big>Komunikasi bisnis antar budaya</big> ==
Komunikasi bisnis antar budaya sangat membantu dalam membangun kecerdasan budaya melalui pembinaan dan pelatihan dalam komunikasi antar budaya, antar-budaya negosiasi, multikultural resolusi konflik, layanan pelanggan, bisnis, dan komunikasi organisasi. Pemahaman antar budaya tidak hanya untuk ekspatriat yang masuk. Pemahaman antar budaya dimulai dengan orang-orang yang bertanggung jawab untuk proyek dan mencapai orang-orang di dalam menyampaikan layanan, atau konten. Kemampuan untuk berkomunikasi, bernegosiasi dan bekerja secara efektif dengan orang-orang dari budaya lain sangat penting untuk bisnis internasional.
== <big>komunikasi dalam lingkungan organisasi bisnis</big> ==
Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
== <big>Tujuan</big> ==
Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalam rangka membentuk saling pengertian (mutual undestanding) . Pendek kata agar terjadi penyetaraan dalam kerangka referensi, maupun dalam pengalaman.
== <big>Fungsi komunikasi dalam organisasi</big> ==
- Proaksi dan regulasi
Baris 297 ⟶ 704:
- Harga diri anggota
== <big>JENIS KOMUNIKASI ORGANISASI</big> ==
=== <big>KOMUNIKASI INTERNAL</big> ===
Adalah komunikasi yang terjadi dalam organisasi itu sendiri. Misalnya, Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen].
Dua dimensi komunikasi internal :
=== <big>KOMUNIKASI VERTIKAL</big> ===
Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication].
Baris 311 ⟶ 718:
” Upward communication ”dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan
=== <big>KOMUNIKASI HORISONTAL</big> ===
komunikasi mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf. Berlangsung tidak formal, lain dengan komunikasi vertikal yang formal. Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja ! employee relation dan sering timbul rumours, grapevine, gossip.
=== <big>KOMUNIKASI DIAGONAL (CROSS COMMUNICATION)</big> ===
Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.
=== <big>'''K'''OMUNIKASI EKSTERNAL</big> ===
Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak audience di luar organisasi.
== <big>BENTUK KOMUNIKASI ORGANISASI</big> ==
Komunikasi sebagai proses memiliki bentuk :
=== <big>1. Bentuk Komunikasi berdasarkan</big> ===
a. Komunikasi langsung
Baris 336 ⟶ 743:
Biasanya menggunakan alat dan mekanisme untuk melipat gandakan jumlah penerima penerima pesan (sasaran) ataupun untuk menghadapi hambatan geografis, waktu misalnya menggunakan radio, buku, dll.
=== <big>2. Bentuk komunikasi berdasarkan besarnya sasaran</big> ===
a. Komunikasi massa, yaitu komunikasi dengan sasarannya kelompok orang dalam jumlah yang besar, umumnya tidak dikenal.
Baris 357 ⟶ 764:
Perawat—– ® ¬ ——Pasien
== <big>Bentuk komunikasi berdasarkan arah pesan</big> ==
=== 1. Komunikasi satu arah ===
Baris 408 ⟶ 815:
# Melakukan pembagian tugas-tugas pokok menjadi tugas-tugas yang lebih rinci
# Mengalokasikan sumber daya yang tersedia
# Memberikan
# Melakukan evaluasi atas hasil-hasil dari strategi pengorganisasian yang telah dilakukan
Baris 526 ⟶ 933:
== Planning ==
Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis audiens. Caranya aadalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cenderung tidak mau berubah untuk hal baru.
== 1. Perencanaan Pesan ==
Perencanaan merupakan tahap pertama yang perlu diperhatikan dalam penyampaian pesan bisnis. Pada fase perencanaan perlu memperhatikan beberapa hal penting mendasar dari suatu pesan yang ingin dikomunikasikan.
Tahap penyusanan bisnis dimulai dengan tahap perencanaan pesan yang meliputi tahap berikut ini:
A. Penentuan Tujuan
Dalam penyampaian pesan bisnis, setiap individu memiliki tujuan yang berbeda. Pesan bisnis sangat berperan dalam menciptakan citra perusahaan.
Oleh karena itu, tujuan yang disampaikan harus jelas, terukur serta tidak bertentangan dengan tujuan organisasi. Penentuan tujuan dilakukan untuk fokus terhadap isi, menanggapi audiene serta untuk menetapkan saluran dan media. Tujuan umum komunikasi bisnis adalah :
# Memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain (''informing'')
# Memberikan persuasi atau membujuk pihak lain yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam dunia bisnis (''persuading'')
# Melakukan kerja sama atau kolaborasi antara seseorang dengan orang lain baik perusahaan domestik maupun perusahaan asing (''colaborating'')
B. Analisis Audiens
Setelah maksud dan tujuan disampaikan dengan baik, tahapan selanjutnya adalah melakukan analisis audiens atau pembaca yaitu tentang apa, siapa, kapan, dan bagaimana sebaiknya pesan – pesan bisnis tersebut disampaikan.
Pemahaman yang baik terhadap audiens akan mempermudah dan memperlancar pesan – pesan bisnis karena audiens memiliki pemahaman yang berbeda atas pesan yang mereka terima.
Berikut adalah hal – hal yang perlu anda perhatikan untuk melakukan analisis terhadap audiens:
# Mengembangkan profil audiens
# Mengenali penerima primer
# Menetapkan jumlah dan kompisis audiens
# Mengukur tingkat pemahaman audiens
# Memperkirakan reaksi penerima
# Memenuhi kebutuhan informasi audiens
# Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis audiens
C. Penentuan Ide Pokok
Setiap pesan bisnis akan bermuara pada pada satu ide pokok. Ide pokok merupakan sesuatu yang menjadi pokok bahasan utama dalam menyampaikan pesan bisnis.
Penentuan ide pokok memerlukan kreativitas dna pengalaman. Pendekatan yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok adalah sebagai berikut :
# ''Brainstorming'' : penentuan ide pokok dengan cara membiarkan pikiran mencari berbagai kemungkinan ide pokok secara bebas sehingga ide yang diperoleh akan lebih bervariasi.
# Petunjuk atasan : penentuan ide pokok dimana pelaksana cenderung meminta petunjuk pada atasan, pelaksanan organisasi menganut sistem senioritas.
# Kebiasaan : penentuan sebuah ide pokok tertentu berasal dari situasi yang berulang sama dalam setiap kejadian dan berkembang dalam sebuah ide pokok.
D. Pemilihan Saluran dan Media
Pemilihan saluran dan media sebaiknya disesuaikan dengan sifat pesan, tingkat kerahasiaan, biaya pengiriman, formalitas, dan harapan penerima. Saluran komunikasi terdiri dari komunikasi lisan dan tertulis dan masing – masing memiliki beberapa jenis media.
Baca juga : Jenis komunikasi bisnis secara umum
* Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak digunakan dalam bisnis komunikasi, diantaranya melalui wawancara, telepon, berbicara secara langsung, seminar dll.
Namun tidak semua pesan bisnis dapat disampaikan secara lisan. Pesan yang disampaikan secara lisan adalah pesan yang relatif sederhana, mudah dimengerti dan biasanya diperlukan tanggapan dari pesan tersebut. Namun terdapat kekuragan, yaitu pesan disampaikan secara spontan dan tidak terorganisir terlebih dahulu.
* Saluran komunikasi tertulis
Pesan tertulis dapat berbentuk tulis tagan ataupun dengan bantuan media elektrionik seperti telegram, e-mail, faks, dll. Saluran komunikasi tertulis digunakan jika tidak diperlukan umpan balik secara langsung, pesan terinci dan kompleks, memerluka perencanaan, memerlukan catatan permanen dna penerimaan dalam jumlah banyak.
== 2. Pengorganisasian Pesan ==
Tujuan pesan bisnis adalah pemahaman penerima. Oleh sebab itu, untuk mempercepat dan meningkatkan efisiensi penyusunan pesan perlu mengorganisasikan pesan dengan baik. Mengorganisasikan pesan dengan baik dapat dilakukan melalui langkah berikut :
* Pengelompokan ide dan disajikan secara logis (dibuat outlinenya)
* Subjek dan tujuan jelas
* Mencakup semua informasi yang penting
* Terdapat relevansi antara informasi dengan subjek dan tujuan
== 3. Revisi Pesan ==
Penyusunan pesan bisnis memerlukan proses yang hati – hati dan teliti, sehingga pesan yang telah selesai harus ditelaah ulang dan diperbaiki lagi untuk menjamin bahwa pesan bisnis tersebut tidak terdapat kekurangan, kelebihan atau kesalahan. Revisi pesan dapat dimulai dengan membaca secara cepat pada isi, organisasi dan format penulisannya. Lalu dilanjutkan dengan menulis ulang pesan agar kalimat pesan efektif. Jika dirasa sudah efektif, maka dapat diproduksi dan didesain agar lebih menarik.
== Tujuan Penetapan Sasaran Bisnis ==
1. Memberi arah dan panduan bagi para manajer pelaksana Hal ini untuk meminimalkan kemungkinan terjadinya kesalahan pada unit unit kerja yang ada dalam perusahaan.
2. Alokasi sumber daya Sumber daya yang ada diprioritaskan penggunaannya pada pengadaan sarana dan prasarana yang mendukung tercapainya sasaran perusahaan.
3. Membangun budaya perusahaan Dalam mencapai sasaran bisnis perlu dibangun budaya perusahaan untuk menjadi yang terbaik melalui pemberian penghargaan atas suatu keberhasilan dan tidak menolerir atas suatu kegagalan.
4. Membantu manajer menilai kinerja Kinerja manajerial suatu bagian dinilai dari tercapai tidaknya sasaran yang ingin dicapai. Contohnya, bila sasaran barang yang laku di pasaran sebanyak 1000 unit/tahun dicapai berarti kinerja unit pemasaran sukses, demikian pula sebaliknya.
=== Target Sasaran Bisnis ===
Setiap perusahaan memiliki target sasaran bisnis yang ingin dicapai dalam jangka waktu tertentu, yakni:
'''Sasaran jangka pendek'''
* Ditujukan untuk sasaran dalam waktu dekat, antara 3 bulan hingga 1 tahun. Sasaran ini biasanya diterapkan pada beberapa item sasaran, misalnya rekruitmen tenaga kerja, membangun sistem kerja, pengenalan produk baru atau persentase target penjualan produk yang ingin dicapai.
'''Sasaran jangka menengah'''
* Ditujukan untuk sasaran dalam waktu satu hingga lima tahun mendatang. Sasaran ini biasanya diterapkan pada beberapa bidang sasaran. Contohnya, Manajer produksi menargetkan sasaran produksi untuk diekspor sebesar 1 ton dalam 2 tahun, Manajer pemasaran menargetkan sasaran penjualan sebesar 7 persen dalam 3 tahun, Manajer keuangan menargetkan sasaran pengembalian investasi sebesar 5 persen dalam 4 tahun.
'''Sasaran jangka panjang'''
* Ditujukan untuk sasaran dalam jangka waktu yang lama, umumnya lima tahun mendatang atau lebih. Contohnya, menargetkan penambahan gedung baru pada tahun kesembilan sejak awal berdirinya.
=== Merumuskan Strategi Bisnis ===
Merumuskan strategi bisnis berarti menciptakan program yang luas dari aspek praktis dalam menetapkan sasaran bisnis, menetapkan jadwal dan memilih taktik yang menggambarkan maksud organisasi.
Perumusan strategi dilakukan baik oleh manajemen puncak maupun melibatkan seluruh anggota organisasi. Strategi bisnis berisi garis besar bagaimana bisnis mencapai tujuannya dan bagaimana bisnis merespons tantangan dan kebutuhan baru. Strategi bisnis yang dirumuskan dengan baik penting bagi keberhasilan suatu bisnis. Rumusan strategi bisnis, sebagai berikut:
'''1. Menetapkan Sasaran Strategis'''
Sasaran strategis adalah sasaran jangka panjang yang langsung berasal dari pernyataan misi perusahaan. Pernyataan misi adalah pernyataan cara perusahaan mencapai sasaran dalam lingkungan bisnis itu dijalankan. Contohnya, Dell Computer menetapkan misi menjual personal computer langsung ke konsumen untuk memperoleh laba.
'''2. Menganalisis Organisasi dan Lingkungan'''
Untuk menganalisis Organisasi dan Lingkungan dapat menerapkan metode SWOT (''strengths, weaknesses, opportunities, threats''), yakni metode untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan organisasi serta peluang dan ancaman yang ada.
''Analisis organisasi (faktor internal) dilakukan untuk mengetahui Kekuatan organisasi, seperti sistem organisasi yang sudah bagus, surplus uang tunai, pegawai yang berdedikasi, tenaga ahli terampil, cukup tersedianya bakat manajerial. Kelemahan organisasi, dianalisis mencakup sistem organisasi yang tidak baik, citra yang buruk, kurangnya tenaga ahli, kurangnya bahan baku, jaringan distribusi yang lemah, dan lain-lain.''
''Analisis lingkungan (faktor eksternal) dilakukan melalui pengamatan dan penilaian Lingkungan atas Peluang yang mencakup bidang-bidang yang berpotensi untuk dikembangkan atau dimanfaatkan sesuai potensi yang dimiliki perusahaan serta Ancaman yang mencakup kompetitor baru, produk baru, perubahan teknologi, perubahan selera konsumen, pesaing lama dan pesaing baru yang ada di lingkungan bisnis tersebut.''
'''3. Menyesuaikan Organisasi dan Lingkungan'''
Langkah terakhir dalam perumusan strategi adalah menyesuaikan kekuatan dan kelemahan organisasi dengan peluang dan ancaman yang ada di lingkungan organisasi bisnis berada. Proses penyesuaian merupakan kunci dan perumusan strategi. Proses penyesuaian yang tepat merupakan faktor keberhasilan perencanaan dan pelaksanaan bisnis.
== Perencanaan pesan-pesan bisnis terdiri ==
Baris 560 ⟶ 1.080:
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.
===
Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain :
Baris 567 ⟶ 1.087:
# keputusan untuk memusatkan isi pesan
===
Untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum perlu pengujian dengan empat pertanyaan berikut.
Baris 577 ⟶ 1.097:
== Analisis Audiens ==
Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima. Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi.
=== Memenuhi kebutuhan informasi audiens ===
'''Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens, yaitu:'''
* Temukan/cari apa yang diinginkan oleh '''audiens'''.
* Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan.
* Berikan semua '''informasi''' yang diperlukan.
* Pastikan bahwa informasinya akurat.
* Tekunkan ide-ide yang paling menarik bagi '''audiens'''.
=== Mengembangkan Profil Audiens ===
Baris 609 ⟶ 1.138:
* Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat
Dalam bisnis, ketepatan informasi harus dipastikan terlkebih dahulu sebelum membuat komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal,jadwal, asumsi, perhitungan
* Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.
Baris 615 ⟶ 1.144:
Diantara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang paling menarik perhatian audiens.
Pesan yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal pentingb yangb harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.
Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu Ide Pokok.
Sebelum menentukan ide pokok hal – hal penting yang harus diidentifikasikan terlebih dahulu adalah :
beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain :
* 2). Pembatasan Cakupan
Penyajian informasi rutin terhadap audiens hendaknya menggunakan kata – kata yang singkat. Ide pokok dari pesan – pesan disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin yang penting tidak terabaikan selain itu ide pokok yang disampaikan harus mudayh dimengerti dan diterima oleh audiens.
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertulis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.
Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.
== Analisis Audiens ==
1. Cara Mengembangkan Profil Audiens
* a. Menentukan ukuran dan komposisi audiens
* b. Siapa audiensnya
* c. Reaksi audiens
* d. Tingkat pemahaman audiens
* e. Hubungan komunikator dengan audiens
2. Cara Memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi
* a. Temukan atau cari apa yang diinginkan oleh audiens
* b. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
* c. Berikan semua informasi yang diperlukan
* d. Pastikan bahwa informasinya akurat
* e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens
3. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah perilaku mereka. Akan tetapi, pemberian motivasi ini sering kali mengalami hambatan. Hal ini disebabkan kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang baru. Salah satu cara untuk mengatasinya adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan dengan menggunakan argumentasi ini , merupakan cara yang baik untuk menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi audiens.
== Penentuan Ide Pokok ==
Topik dan ide pokok merupakan 2 hal yang berbeda.Topik adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens. Dalam suatu surat pendek atau memo, ide pokok mungkin jelas. Namun, dalam surat yang kompleks, menentukan ide pokok, hal-hal penting yang harus diperhatikan adalah:
* 1. Teknik curah pendapat, yaitu memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada.
* 2. Pembatasan cakupan, yaitu ide pokok dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan.
== Seleksi Saluran dan Media ==
* 1. Komunikasi lisan 18 Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuan memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini digunakan bila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman. Komunikasi lisa mencakup antara lain percakapan antara 2 orang atau lebih, pembicaraan lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil, seminar, dan presentasi lainnya.
* 2. Komunikasi tertulis Salah satu keebihan komunikasi tertulis adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Pesan tertulis memiliki berbagai macam bentuk, antara lain surat, memo, proposal,
== Komunikasi lisan ==
Pengertian komunikasi lisan yakni bentuk komunikasi dengan mengucapkan kata -kata secara lisan dan langsung kepada lawan bicaranya. Biasanya, komunikasi lisan dapat dilakukan pada kondisi para personal atau individu yang berkomunikasi berhadapan langsung.
Contohnya, saat berkomunikasi dengan tatap muka langsung. Selain itu, komunikasi lisan ini juga dapat dilakukan melaui alat berupa komputer yang dilengkapi dengan fasilitas konferensi jarak jauh (computer teleconference). Dapat juga tatap muka melaui televisi sirkuit tertutup (closed cirkit televisi/CCTV)
'''Komunikasi tertulis'''
Komunikasi tertulis yakni komunikasi yang dilakukan melalui tulisan seperti yang dilakukan dalam kegiatan surat menyurat melalui pos, telegram, telexaf, fax, e-mail dan sabagainya.
Di dalam dunia bisnis, komunikasi tertulis ini terbilang sering dilakukan. Contoh bentuk komunikasi tertulis misalnya ketika melakukan surat -menyurat bisnis. Berikut contohnya :
* a. Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak pembayarannya.
* b. Membuat dan mengirim surat aduan (claim) kepada pihak lain.
* c. Membuat dan mengirim surat penolakan kerja.
* d. Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain.
* e. Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada pelanggan.
* f. Membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) kepada pihak lain.
* g. Membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain.
* h. Membuat dan mengirim surat kontak kerja kepada pihak lain.
* i. Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi produk-produk baru.
'''Komunikasi lisan / tulisan sesuai dengan prosedur perusahaan'''
Dalam hubungan bisnis, komunikasi adalah hal yang amat penting. Seringkali, kita akan butuh untuk mengirimkan pesan -pesan bisnis. Untuk bertukar pesan bisnis ini, banyak orang yang lebih suka untuk berbicara ''(speaking)'' dari pada menulis ''(writting)'' pesannya.
Komunikasi lisan ini lebih disukai karena relatif lebih mudah, praktis (efisien), dan cepat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Karena alasan ini, para pelaku bisnis ini biasanya menyampaikan pesan bisnisnya melalui lisan, terutama ketika membutuhkan hal -hal penting.
Penyampaian pesan -pesan bisnis dengan tulisan memang relatif jarang dilakukan. Meski demikian, komunikasi tertulis ini bukan berarti tidak penting dan telah ditinggalkan. Tidak semua hal atau pesan bisnis dapat disampaikan dengan komunikasi lisan.
Adakalanya, pesan bisnis ini perlu atau harus disampaikan dalam bentuk komunikasi tertulis. Hal ini terutama pada pesan yang sifatnya sangat penting dan kompleks. Pesan seperti ini lebih tepat bila disampaikan dengan menggunakan tulisan.
Bentuk-bentuk komunikasi tertulis yang sering dilakukan dalam dunia bisnis, diantaranya ada surat-surat bisnis, memo, dan laporan.
Selain itu, contoh komunikasi tertulis yang lain juga dapat dilihat dari bentuk komunikasi dari perusahaan kepada customer atau pelangannya yang berupa selebaran.
== Kelebihan dan kekurangan komunikasi tertulis dan komunikasi lisan ==
ada apa ketahanan pesan yang disampaikan, kemungkinan penafsiran, penyebaran, kegunaan sebagai bukti hukum, waktu komunikasi, biaya komunikasi, orang yang bisa diajak komunikasi dan apakah emosi bisa disampaikan dengan baik dalam komunikasi.
Kelebihan komunikasi tertulis:
1. Lebih tahan lama. Ketika komunikasi selesai, orang bisa melihat tulisan untuk mengetahui secara tepat pesan komunikasi.
2. Tidak mudah disalahpahami atau ditafsirkan berbeda.
3. Dapat disebarkan kepada orang banyak, dengan memperbanyak tulisan yang berisi hal yang dikomunikasikan
4. Dapat digunakan sebagai bukti hukum bila terjadi perselisihan antara pihak.
Kekurangan komunikasi tertulis:
1. Memerlukan waktu lebih lama, karena harus menuliksan terlebih dahulu pesan yang disampaikan. Begitu juga ketika menunggu balasan tertulis dari penerima.
2. Memerlukan biaya lebih besar untuk alat tulis.
3. Hanya bisa dilakukan antara dua orang yang bisa baca tulis. Bila orang yang diajak berkomunikasi tidak bisa baca tulis komunikasi tertulis tidak bisa dilakukan.
4. Tidak dapat menyampaikan emosi sebaik komunikasi lisan
Kelebihan komunikasi lisan:
1. Memerlukan waktu lebih singkat, langsung dilakukan ketika dua orang berhadapan.
2. Memerlukan biaya lebih sedikit, karena tidak memerlukan alat apapun.
3. Bisa dilakukan antara siapapun yang mengetahui bahasa yang sama.
4. Dapat menyampaikan emosi dengan baik karena berhadapan langsung dan melihat ekspresi muka dan intonasi kata.
Kekurangan komunikasi tertulis:
1. Tidak tahan lama, begitu komunikasi selesai, pesan apa yang disampaikan bisa dilupakan
2. Mudah disalahpahami atau ditafsirkan berbeda, bila apa yang disampaikan didengarkan banyak orang.
3. Tidak disebarkan kepada orang banyak. Sebelum ada media rekaman, hanya orang yang mendengar langsung yang bisa paham apa yang disampaikan.
4. Tidak digunakan sebagai bukti hukum. Bila ada perselisihan misalnya tentang jual beli, bukti lisan tidak dapat digunakan, atau lebih lemah dari bukti tertulis
== Media saluran lisan dan tertulis ==
saluran. lisan
percakapan tatap muka
telepon
audia
= BAB IV PENULISAN DAN PENYELESAIAN PESAN-PESAN BISNIS =
PESAN-PESAN BISNIS Kelanjutan dari proses perencanaan pesan bisnis yaitu menulis pesan dan menyelesaikan pesan.Menulis pesan berkaitan dengan upaya untuk mengorganisir pesan dan memformulasikan pesan.Menyelesaikan pesan meliputi kegiatan menyunting, memproduksi dan mencetak pesan.
==
Pengorganisasian pesan erat kaitannya dengan penyusunan kata, kalimat, dan paragraf.Pesan diorganisasikan dengan baik, bila kata, kalimat, dan paragraf yang digunakan adalah sederhana, mudah dimengerti, dan dapat dilaksanakan.Sebaliknya bila pesan tidak diorganisir dengan baik maka pesan tidak dapat mencapai sasaran dan respon audien tidak seperti yang diharapkan
==
Menurut Purwanto (2006:81) , Bovee & Thill (2007:144). Dewi (2007:65) ada beberapa hal yang dapat menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik.Bagian awal terlalu panjang (bertele-tele), sehingga akan mempersulit penerima dalam memahami maksud pesanMemasukan informasi yang tidak relevan, sehingga mengkaburkan pesan pokok dan membuang waktu untuk membacanya.Menyajikan ide-ide secara tidak logis, sehingga subtansi pesan sulit dipahami.Informasi penting sering terlupakan, karena perhatian terpusat pada penyadian ide pendukung dan pelengkap
==
Untuk mencapai pengorganisasian yg baik diperlukan tiga langkah yaitu
* :Menetapkan ide/gagasan pokok. * Mengelompokkan ide/ * Memutuskan pola/pendekatan urutan gagasan. == Menetapkan Ide Pokok ==
Baris 665 ⟶ 1.328:
== Memilih Pendekatan ==
Setelah mendefinisan ide, langkah berikutnya adalah menentukan urutan yang akan digunakan dalam penyajian ide.Terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan yaitu:
1. Pendekatan langsung atau deduktifDimana ide pokok ditempatkan di bagian awal diikuti ide-ide pendukung berupa argumentasi atau bukti-bukti.Pendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan akan bereaksi positip atau menyenangkan saat menerima pesan. 2. Pendekatan tak langsung atau induktifArgumentasi atau bukti-bukti pendukung disajikan di awal lalu diikuti ide pokokPendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan bereaksi negatif atau tidak menyenangkan saat menerima pesan == Memilih Antara Pendekatan Langsung dan Tidak Langsung. ==
Baris 673 ⟶ 1.340:
Permintaan Langsung (Direct request)Yaitu pesan bisnis dalam bentuk surat atau memo yang penyampaian nya langsung pada poin yang dituju.Tipe ini lebih cocok bila audien diperkirakan tertarik (msl penawaran produk baru) dan sebaiknya menggunakan pendekatan langsungPesan rutin, good news atau good willPesan rutin adalah pesan yang disampaikan secara rutinGood news atau good will adalah berita baik (msl penurunan harga) yang menimbulkan reaksi menyenangkan dari penerima. Cocok menggunakan pendekatan langsungPesan bad newsYaitu pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi menimbulkan kekecewaan (msl penolakan lamaran kerja, penolakan kredit). Sebaiknya pakai pendekatan tidak langsungPesan persuasifYaitu pesan yang bertujuan membujuk, karena penerima diperkirakan tidak tertarik pada pesan tersebut. Cocok pakai pendekatan tidak langsung
==
Memformulasikan pesan adalah proses penyusunan naskah bisnis.Dalam penyusunan naskah untuk pertama kali, yang perlu mendapat perhatian adalah menentukan gaya dan nada.Gaya adalah cara menggunakan kata-kata, kalimat dan paragrap untuk mencapai nada atau kesan secara keseluruhan.Gaya dapat diubah-ubah untuk menciptakan nada yang sesuai dengan peristiwa.
Baris 679 ⟶ 1.346:
Sebagian besar pesan bisnis menggunakan nada percakapan yang hangat tetapi tetap lugas.Hindari penggunaan bahasa yang tidak familier dan muluk-muluk.Hindari menceramahi dan membualHati-hatilah dengan keakrabanBerhati-hatilah dengan humor. (Bovee & Thill 2007:181).
==
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis baik secara lisan maupun tertulis perlu memperhatikan hal-hal yang berikut;Gunakan kata yang familier/dikenal, dan lazim digunakan dan sesuai dengan pendidikan dan pengalaman audiensPilih kata-kata yang singkat dalam menyampaikan pesan bisnisHindari kata-kata yang bermakna ganda dan multitafsir.Gunakan kata-kata fungsional dan kata-kata isi dengan benar.
Baris 685 ⟶ 1.352:
Menggunakan kata-kata fungsional dan kata-kata isi dengan benar.Kata-kata fungsional mengekspresikan hubungan dan hanya mempunyai satu arti dalam setiap konteks penggunaannya – melputi kata penghubung, kata depan, kata sandang, dan kata ganti.Kata-kata isi, adalah kata-kata yang bersifat multi demensi – meliputi kata benda, kata kerja, kata sifat dan kata keterangan.
==
Kalimat harus disusun secara sadar dan sengaja untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baikTerdapat tiga jenis kalimat yaitu;Kalimat sederhana, yaitu kalimat yang hanya memiliki satu induk kalimat (satu subyek dan satu predikat)Kalimat majemuk, yaitu berisi dua atau lebih klausa independen, dan dihubungkan kata penghubug spt dan, atau, tetapiKalimat kompleks, yaitu berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sbg anak kalimat.Jika memiliki dua ide yang memiliki tingkat kepentingan sama gunakan kalimat majemuk atau penggabungan kedua kalimat sederhana.Jika salah satu ide memiliki tingkat kepentingan yang lebih rendah, maka gunakan kalimat kompleks.
==
Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf yaitu;
* Pendekatan induktif, dimulai dengan berbagai alasan baru dibuat kesimpulan
* Pendekatan deduktif, dimulai dari kesimpulan baru diikuti alasan-alasannya
Suatu paragraf dapat dikembangkan dengan;Ilustrasi, yang dapat memperjelas ide pokokPerbandingan, yang menguraikan persamaan dan perbedaanPembahasan sebab akibat, yang memusatkan uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu.Klasifikasi, yaitu memecah ide umum menjadi beberapa kategori spesifik.Pembahasan pemecahan masalah.Dalam setiap paragraf pusatkan pada ide tunggal dan harus tetap dijaga sebagai kesatuan ide yang utuh. Gunakan kata transisi, kata ganti sebagai penghubung antar kalimat.
== MEREVISI PESAN BISNIS revisi pesan Revisi pesan berhubungan dengan ==
Pesan bisnis yang efektif, untuk bisa sampai di tangan penerima pesan dan mendapat respons yang diharapkan membutuhkan beberapa tahapan proses pembuatan, yaitu:Perencanaan pesan,Pengorganisasian pesan, danrevisi pesanRevisi pesan berhubungan dengan:Keterampilan revisi pesan-pesan bisnisMembuat kalimat yang efektifMengembangkan paragraf
== KETERAMPILAN MEREVISI ==
Revisi merupakan langkah terakhir dalam mengembangkan pesan-pesan bisnis secara efektif. Setiap pesan bisnis perlu di edit baik menyangkut masalah isi dan pengorganisasiannya, gaya penyampaiannya, maupun format penulisannya.
* Pesan-Pesan bisnis mencakup:
# Pesan-Pesan Bisnis Tertulis
Proses penulisan pesan-pesan bisnis dalam bentuk tertulis dimulai dari:
Mengedit isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan.
Untuk membantu memberikan gambaran yang lebih rinci tentang hal-hal apa saja yang perlu di perbaiki atau di sempurnakan, berikut ini terdapat beberapa pertanyaan penting yang perlu di perhatikan, antara lain:
* Apakah anda telah memasukan poin-poin dengan urutan yang logis?
* Apakah terdapat keseimbangan yang baik antara hal-hal yang bersifat umum dengan hal-hal yang khusus?
* Apakah ide yang paling penting telah memperoleh porsi pembahasan yang cukup?
* Apakah anda telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan pemeriksaan ulang (cross check) terhadap fakta-fakta yang ada?
* Apakah anda ingin menambahkan informasi yang baru?
Mengedit Mekanik / Teknis Penulisan
Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian, dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan – pesan bisnis yang mencakup antara lain:
* Susunan kalimat yang di gunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada , sehingga mudah di pahami dengan baik.
* Penggunaan kapitalisasi secara tepat ( perhatikan kata – kata yang harus di tulis dengan huruf kapital).
* Penulisan tanda baca secara benar ( perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma, tanda tanya , dan tanda seru).
* Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat di pahami dengan mudah.
* Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan – pesan bisnis yang telah disampaikan.
Mengedit Format dan Layout
Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalah mengedit format dan layout secara keseluruhan. Disamping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh di abaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, di tata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang di gunakan berkualitas baik, audiens Anda akan senang membacanya.
== Pesan-Pesan Bisnis Lisan ==
Sebagaimana pesan-pesan bisnis yang di sampaikan secara tertulis, pesan-pesan bisnis yang disampaikan dalam bentuk lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan (editing) seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat di pahami audiens dengan baik.
Oleh karena itu, meskipun penyampaian pesan-pesan bisnis yang di lakukan secara lisan, tetap perlu di lakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain:
a. Substansi pesan
Langkah pertama dan utama dalam melakukan pengeditan (editing) pesan – pesan bisnis adalah mengedit substansi pesan yang akan di sampaikan pada audiens.
* Apakah substansi (inti) pesan yang ingin di sampaikan telah tercantum di dalamnya?
* Apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio, audiovisual) juga sudah tercantum di dalamnya?
b. Pengorganisasian Pesan
Pengorganisasian pesan – pesan bisnis yang akan di sampaikan secara lisan mencakup tiga poin penting yaitu;
* Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)
* Penyampaian substansi pesan ( misalnya, pengantar pesan di lanjutkan dengan substansi pesan).
* Penutup ( misalnya: kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).
c. Gaya Bahasa
Pada umumnya, penulisan pesan – pesan bisnis yang akan disampaikan secara lisan cenderung hanya bersifat outline atau garis besarnya saja, sedangkan penyajian secara lebih rinci (lengkap) dapat disampaikan pada saat melakukan presentasi.
Gaya bahasa yang di gunakan dalam penyajian pesan – pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak menonton. Disamping itu, melalui penyajian secara lisan penerimaan pesan akan lebih mudah memahami maksud dan tujuan suatu pesan yang ditunjukkan dengan penyampaian pesan – pesan secara langsung, pesan – pesan non verbal yang di dukung dengan tampilan kata, huruf, gambar, bagan, dan tabel, dalam format animasi yang dinamis.
== PEMILIHAN KATA YANG TEPAT ==
Pemilihan kata adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang di sampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat di mengerti, anda harus dapat memilih kata-kata dengan sebaik-baiknya. Agar maksud komunikasi dapat tercapai, perlu beberapa hal berikut:
# Pilihlah kata yang sudah familier/ dikenal
Dalam menyampaikan sesuatu harus menggunakan bahasa yang mudah, agar mudah di mengerti oleh audiens.
# Pilihlah kata-kata yang singkat
Agar pesan-pesan bisnis lebih efisien, juga mudah dipahami audiens, tetapi harus tetap memperhatikan kaidah yang benar & baik.
# Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Agar tidak terjadi salah tafsir akibat tidak tercapainya tujuan dari pesan-pesan tersebut.
== MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF ==
Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat & baik.
# Secara umum, ada tiga jenis kalimat yaitu:
# Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat.
Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen.
Kalimat Kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.
Cara Mengembangkan Paragraf
Ada 2 pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru di diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf:
# Ilustrasi
# Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)
# Pembahasan Sebab-Akibat
# Klasifikasi
# Pembahasan Pemecahan Masalah
a.Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.
Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)
Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.
Pembahasan Sebab-Akibat
Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
Klasifikasi
Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.
Pembahasan Pemecahan Masalah
Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi
Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.
=== STUDI KASUS ===
Contoh Surat Bisnis
(Surat Pengaduan Barang yang Baik dan Benar)
Surat pengaduan barang adalah suatu surat yang dikirimkan terhadap pihak penjual yang berfungsi untuk memberikan info tentang kondisi barang yang dikirim serta juga untuk menuntut hak atas kerugian yang diakibatkan atas kerusakan pengiriman yang muncul pada barang yang sudah dipesan.
Surat klaim ini bakal berisi detail info tentang barang yang sudah dikirim mulai dari nama barang (deskripsi), jumlah , nomor surat (bukti pengiriman), serta keterangan alias kerusakan yang terjadi. Supaya lebih jelas, langsung dipelajari contoh suratnya di bawah ini:
Contoh Surat Pengaduan Barang 1
TOKO INGIN MAJU
Jln. Ketapang No. 10a
Banda Aceh
<nowiki>==================================================================</nowiki>
25 Maret 2015
Nomor : 35/IM/IV/2015
Kepada
PT Elektronik Maju
Jln. Buntu No. 202
Jakarta
Hal : Pengaduan Kerusakan Barang
Lamp : 1 (satu) lembar faktur
Dengan hormat,
Barang pesanan dari Saudara yang berupa :
# 22 Unit Kulkas
# 20 Unit Mesin Cuci
# 30 Unit TV
# 10 Unit Kipas Angin
# 5 Unit AC
Telah kami terima. Atas pelayanan Saudara, kami sampaikan terima kasih.
Pada waktu barang pesanan dibuka, kami sedikit kecewa karena ternyata terdapat 5 Unit Kaca TV yang pecah sehingga tidak dapat dijual.
Oleh sebab itu dengan sangat menyesal, kami menyatakan bahwa 5 unit TV yang pecah akan kami kembalikan, kami mohon Saudara mengirimkan 5 unit TV yang baru. Bersama ini pula kami lampirkan faktur pembelian barang tersebut untuk lebih mempermudah penyelesaian persoalan tersebut.
Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
TOKO INGIN MAJU
IKHSAN
Pemilik
Contoh Surat Pengaduan Barang 2
MAJU MUNDUR
Jalan Lurus No. 123
Tangerang
<nowiki>==================================================================</nowiki>
Nomor : 123/MM/IV/2015 25 Maret 2015
Kepada
ASRI INDAH
Jalan Kekasih No. 34
Surabaya
== Revisi Pesan Bisnis (Tertulis) ==
Baris 699 ⟶ 1.583:
== Menulis /membaca ulang pesan ==
Hindari tanpa melakukan penulisan ulang dan mengirim dokumen pada saat terakhir dibutuhkanKetika menulis ulang perhatian pada setiap kata dan kalimat.Kata/ungkapan yang tidak perlu sebaiknya dihapus3. Memproduksi pesan yang menarik dan efektifPemakaian desain yang konsisten untuk elemen desain yang muncul berulang spt.; marjin, jenis huruf, keseimbangan ruang antara teks, gambar dsbSederhana, tidak terlalu banyak elemen desain, atau terlalu banyak sentuhan dekoratif.4. Mencetak dan mendistribusikan pesanLewat print preview di layar komputer sudah WYSWYG (What You See is What You Get) namun pastikan margin, nomor halaman, gambar, margin sudah benar.Setelah dicetak baru distribusikan
* Ketrampilan Merevisi
Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda dengan dan tidaklah semudah menulis pesan-pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti penulisan surat kepada orang tua, saudara sekandung, paman, atau kawan akrab. Penulisan surat-surat pribadi dapat ditulis tanpa konsep atau draf dan dapat menggunakan bahasa apa pun termasuk bahasa gado-gado atau campuran sesuai dengan tujuan surat tersebut. Oleh karena itu, menulis pesan-pesan bisnis tidak bisa sekali jadi.
Dalam pembuatan pesan-pesan bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran, tenaga dan waktu yang cukup. Berbahaya bila penyampaian pesan-pesan bisnis cendrung dilakukan secara asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi substansi isi pesan maupun format penulisannya.
Pesan-pesan bisnis diketahui mencakup pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan. Kedua bentuk pesan-pesan tersebut memiliki persamaan dan perbedaan dari sisi format penulisan, gaya penulisan (''writing style''), maupun cara penyampaiannya.
# Pesan-pesan Bisnis Tertulis
Proses penulisan pesan bisnis tertulis dimulai dari penulisan draft, kemudian dilakukan penelaahan lebih lanjut dari sudut substansi suatu pesan maupun pengorganisasian, gaya (style) bahasa yang digunakan, susunan kalimat, mekanik, format dan tata letak (layout) penulisannya.
* Mengedit Isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan
Untuk mengevaluasi efektifitas suatu pesan-pesan bisnis secara menyeluruh dokumen pelu terlebih dahulu dibaca dengan cepat (Skimming). Saat melakukan evaluasi ada beberapa hal yang pelu mendapatkan perhatian antara lain: substansi suatu pesan, pengorganisasian pesan, dan gaya penulisannya.
Pada tahap awal pengeditan, perhatikan secara seksama pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan-pesan tersebut mempunyai pengaruh besar terhadap audiens. Perhatikan pembuka surat atau memo, apakah sudah relevan menarik dan mengundang reaksi pembaca. Pada pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan.
Setelah yakin dengan isi dan pengorganisasian suatu pesan bisnis, perhatikan gaya penulisannya. Apakah pesan-pesan yang dibuat telah mengandung kata atau frase yang mampu menghidupkan suatu pesan sehingga semakin menarik bagi audiens. Kemudian disaat yang sama pastikan bahwa pesan-pesan yang disampaikan sudah jelas, tidak membingungkan, dan mudah dipahami. Di samping itu, agar audiens lebih mudah menangkap pesan-pesan yang dibuat, perlu dibuat judul, sub-sub judul, identansi, huruf tebal, garis bawah, huruf miring, huruf bewarna, tabel, gambar, dan sejenisnya.
* Mengedit Mekanik/Teknis Penulisan
Langkah yang dilakukan berikutnya adalah melakukan pemgeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan-pesan bisnis yang mencakup antara lain:
* Susunan kalimat yang digunakan, sesuai atau tidak dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami.
* Penggunaan kapitalisasi secara tepat.
* Penulisan tanda baca secara benar.
* Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna kalimat teresbut dapat dipahami dengan mudah.
* Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat.
Kesalahan mekanik dalam penulisan pesan-pesan bisnis dapat mengganggu pemahan maksud dan tujuan penulisan pesan-pesan bisnis tersebut, bahkan dapat berdampak pada memudarnya kepercayaan dan citra suatu organisasi. Kesalahan Mekanis secara ekonomis berdampak pada pemborosan waktu, tenaga, dan dana yang diperlukan untuk memperbaikinya.
* Mengedit Format dan Layout
Langkah terakhir dalam mengedit pesan bisnis adalah mengedit format dan layout secara keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja.
# Pesan-pesan Bisnis Lisan
Pesan-pesan bisnis yang disampaikan dalam bentuk lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami dengan baik.
Meskipun pesan-pesan bisnis disampaikan secara lisan, namu diperlukan juga kerangka dasar (outline) tentang substansi pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan. Kegiatan pengeditan pesan-pesan bisnis lisan mencakup antara lain substansi pesan yang disampaikan, pengorganisasiannya, dan gaya bahasa yang digunakan.
* Substansi Pesan
Langkah pertama dan utama dalam melakukan pengeditan (editing) pesan-pesan bisnis adalah mengedit substansi pesan yang akan disampaikan pada audiens.
* Apakah substansi (inti) pesan yang ingin disampaikan telah tercantum didalamnya?
* Apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio, audiovisual) juga sudah tercantum di dalamnya?
* Pengorganisasian Pesan
Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan secara lisan mencakup tiga poin penting, yaitu:
* Pembuka (Misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)
* Penyampaian substansi pesan (misalnya, pengantar pesan dilanjutkan dengan substansi pesan)
* Penutup (misalnya, kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi)
* Gaya Bahasa
Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan-pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak monoton. Di samping itu, melalui penyajian secara lisan penerima pesan akan lebih mudah memahami maksud dan tujuan suatu pesan yang ditunjukkan dengan penyampaian pesan-pesan secara langsung, pesan-pesan nonverbal yang didukung dengan tampilan kata, huruf, gambar, bagan, dan tabel dalam format animasi yang dinamis.
* Pemilihan Katayang Tepat
Pemilihan kata yang tepat adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang disampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat dimengerti, maka harus menggunakan kata-kata dengan baik.
# Pilihlah kata yang sudah familiar/dikenal
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis, gunakanlah kata-kata yang sudah dikenal, umum dan lazim sehingga mudah dipahami oleh audiens. Jangan menggunakan kata-kata atau istilah yang nampaknya mentereng, bombastis, tetapi justru hanya membuat audiens bingung.
# Pilihlah kata-kata yang singkat
Anda perlu juga memilih kata-kata yang singkat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Kata-kata yang singkat, selain efisisen, juga mudah dipahami oleh audiens. Meskipun pemilihan kata yang disingkat diperlukan, harus tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
# Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Kata-kata yang memiliki berbagai pengertian harus dihindari dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan terjadinya penafsiran yang bermacam-macam. Akibat selanjutnya adalah kemungkinan tidak tercapainya maksud penyampaian pesan-pesan bisnis.
* Membuat Kalimat yang Efektif
Penyusunan kata yang efektif mempermudah pembaca mengerti isi pesan. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk menyusun kalimat, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan dan kelogisan.
# Tiga Jenis Kalimat
* Kalimat Sederhana: Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung
* Kalimat Majemuk: Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan klausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
* Kalimat Kompleks: Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagian anak kalimat.
# Cara Mengembangkan Paragraf
Secara umum ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan paragraf yaitu pendekatan induktif dan deduktif. Pendekatan yang akan Anda pilih sangat tergantung pada subjek Anda, maksud audiens dan maksud suatu pesan.
* Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi atau contoh yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum. Pemberian contoh terhadap topik bahasan yang relevan akan memberikan gambar yang lebih jelas dan mudah dipahami oleh audiens.
* Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)
Mengembangkan suatu paragraf dapat dilakukan dengan cara membandingkan persaman atau perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain. Cara pengembangan seperti ini tentunya memerlukan wawasan berpikir yang luas bagi penyampai pesan-pesan bisnis.
* Pembahasan Sebab-Akibat
Ketika mengembangkan suatu paragraf, Anda harus memfokuskan perhatian pada sebab-akibat suatu masalah.
* Klasifikasi
Pengembangan paragraf dengan cara pengelompokan ide-ide umum kedalam ide-ide khusus (klasifikasi) akan mempermudah pemahaman bagi pengirim pesan maupun penerima pesan.
* Pembahasan Pemecahan Masalah
Maksud dari pembahasan pemecahan masalah adalah menyajikan masalah kemudian menjelaskan cara pemecahan masalah tersebut. Cara ini mampu memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi.
* Menulis Ulang Pesan
Ernest Hemingway pernah menyatakan bahwa “tidak ada yang disebut menulis yang ada hanya menulis ulang” Pada kenyataannya, pelaku bisnis banyak melakukan kesalahan berikut:
# Hanya memindahkan kata-kata dan tidak benar-beanr memperbaikinya
# Tidak melakukan penulisan ulang karena dianggap membuang waktu
# Mengirim dokumen pada saat-saat terakhir dibutuhkan.
Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen yang ditulis ulang umumnya lebih ringkas, mantap dan kuat. Namun perhatian dan waktu yang digunakan untuk melakukan perbaikan kata dan kalimat hendaknya disesuaikan dengan batasan waktu (dead line).
Ketika menulis ulang, perhatian ditunjukkan pada setiap kata yang memberikan kontribusi pada kalimat yang efektif dan pengembangan kalimat agar menjadi paragraph yang bertaliansecara logis. Banyak dokumen bisnis membengkak karena menggunakan kata-kata dan ungkapan yang tidak perlu. Bagian-bagian yang mengganggu sebaiknya dihilangkan atau dihapus, tentunya setelah terlebih dahulu menyimpan arsip versi sebelumnya. Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih ringkas, mantap dan kuat.
* Memproduksi Pesan
Setelah puas memproduksi pesan, organisasi, gaya, kemudahan dibaca, pilihan kata, pengembangan paragraf dan menulis ulang pesan, proses pembuatan pesan belum selesai. Draft ditulis ulang dengan baik atau diketik secara manual atau elektronis. Pada masa sekarang ini, sebagian besar dokukmen bisnis dipsroduksi menggunakan computer. Berbagai aplikasi bisa dipergunakanuntuk membuat desain agar pesan lebih menarik. Misalnya Ms. Word, desktop publishing, photoshop, dan lain-lain.
Desain pesan yang efektif akan member pedoman kepada pembaca dalam menyimak seluruh isi dokumen. Desain yang menarik belum tentu efektif. Oleh karena itu, desain yang menarik dan efektif menjadi sasaran penting dalam memproduksi pesan.
Agar desain pesan bisnis efektif, perlu diperhatikan hal-hal berikut:
* Konsistensi Pemakaian desain yang konsisten dalam seluruh isi dokumen untuk elemen desain yang muncul berulang-ulang. Misalnya, penggunaan margin, jenis huruf, besar huruf, spasi dan garis.
* Seimbang Supaya desain terlihat menyenangkan,perlu dijaga keseimbangan ruang antara teks, gambar dan ruang kosong.
* Terkendali Desain diusahakan sederhana. Terlalu banyak elemen desain atau terlalu banyak sentuhan dekoratif akan menyebabkan dokumen terlihat kacau.
* Rincian Desain yang baik akan memberi kemudahan bagi pembaca untuk mencari rincian pesan. Rincian pesan ingin ditampilkan akan mempengaruhi desan.
* Mencetak Pesan
Setelah menyusun pesan dari awal sampai akhir, langkah terakhir adalah mencetak pesan. Tekhnologi layar computer saat ini memang sudah WYSWYG (What you see is what you get). Namun, mencetak dokumen diatas kertas perlu dilakukan untuk memastikan marjin, penampilan, kebenaran nomor halaman, judul, gambar, dan rincian lainnya.
Mencetak dokumen yang belum final (Proof sheet) dengan printer dapat dilakukan menggunakan pilihan print quality yagn lebih rendah (economode) untuk menghemat toner atau tinta. Membaca cetakan percobaan (proof reading) dilakukan untuk memeriksa kebenaran seluruh isi pesan, organisasi, penulisan, format, dan desain. Setelah puas, pesan dicetak kembali dengan pilihan best quality dan selanjutnya didistribusikan kepada penerima.
= BAB V PENULISAN PESAN-PESAN POSITIF =
== PENULISAN PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN POSITIF ==
== Pengertian Pesan Rutin ==
Pesan rutin atau routine messages adalah pesan yang disampaikan kepada pihak internal dan eksternal organisasi dalam proses pelaksanaan kegiatan pencapaian tujuan perusahaan.
== Permintaan Pesan-Pesan Rutin dan Positif ==
Langkah 1 : Perencanaan pesan rutin
Langkah 2 : Menulis isi pesan yang rinci
Langkah 3 : Melengkapi pesan rutin
== Strategi Permintaan Rutin ==
1. Nyatakan permintaan Anda di awal sekali.
2. Jelaskan dan berikan alasan pada pesan Anda.
3. Perhatikan 3 elemen penting pada penutup pesan.
* permintaan spesifik
* informasi tentang bagaimana Anda dapat dihubungi
* ekspresikan niat baik Anda
== Jenis-Jenis Permintaan Rutin ==
1. Permintaan informasi dan tindakan.
* Permintaan kepada internal perusahaan
* Permintaan kepada eksternal perusahaan
2. Membuat klaim dan penyesuaian permintaan
3. Permintaan rekomendasi dan referensi
== Jenis Balasan Pesan Rutin dan Positif ==
5. Menyediakan rekomendasi dan referensi
* nama lengkap kandidat
* tugas atau keuntungan yang dibawa
* sifat hubungan Anda dengan kandidat
* apakah Anda menjawab surat atau berinisiatif
* fakta relevan untuk posisi tau manfaat yang akan didapat
6. Mengirimkan pesan tentang niat baik
* ucapan selamat (congratulation)
* pesan penghargaan (apreciation)
* belasungkawa (condolences)
== Kesimpulan ==
Langkah-langkah menulis pesan rutin sangat diperlukan, karena jika kita tidak mengetahui strategi tersebut pesan yang kita tulis menjadi bad news atau pesan yang buruk. Jika hal itu terjadi dapat memberikan dampak negatif serta beberapa kerugian dan masalah bagi perusahaan atau organisasi yang bersangkutan.
== Jenis Balasan Pesan Rutin dan Positif ==
1. Mengirim pesan informatif.
2. Memenuhi permintaan untuk informasi dan tindakan.
3. Memenuhi permintaan klaim dan penyesuaian.
* Perusahaan yang salah
* Konsumen yang salah
* Pihak ketiga yang salah
4. Pemberitahuan kabar baik
* tentang pekerjaan
* tentang produk dan operasi
== Pesan Positif ==
1. Mulailah dengan ide pokok.
2. Memberikan rincian dan penjelasan yang diperlukan.
3. Tutuplah dengan penutupan yang sopan.
== Keunggulan: ==
Baris 731 ⟶ 1.831:
Adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain,
=== <big>Good news tentang pekerjaan</big> ===
Umumnya kabar baik diumumkan melalaui pendekatan langsung, tetapi, tidak menutup kemungkinan jika menggunakan metode tidak langsung terutama jika pesannya disampaikan lisan.
=== <big>Good tentang produk</big> ===
Untuk menjaga pelanggannya perusahaan mengembangkan strategi bisnis dengan penetapan harga produk yang kompeteitif, produk yang berkuaitas, promosi yang tepat, dan sluran distribusi yang tepat. Good news produk antara lain:
=== <big>Pengertian Pesan Rutin</big> ===
Pesan rutin adalah pesan yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari yang berulang, perlu dilakukan atau dijawab secepatnya, dengan menggunakan pendekatan langsungPesan rutin sangat beragam seperti; surat masuk, surat keluar, memo, yang berisi pesanan barang, keluhan, rekomendasi, permintaan informasi, kredit, penawaran, pengaduan, undangan.Pesan rutin umumnya pendek dan sederhana.Pesan rutin akan efektif apabila menerapkan strategi yang jelas.
=== <big>Strategi Permintaan Rutin</big> ===
Nyatakan permintaan /pesan (Pembukaan)Tulis dalam nada yang sopan, tidak menuntut dan personalNyatakan permintaan Anda secara spesifik dan tepat.Jelaskan dan berikan alasan pada permintaan Anda (Isi).Beri alasan bahwa permintaan anda penting.Jelaskan setiap potensi manfaat bila merespon permintaan anda.Perincilah permintaan yg kompleks ke dalam daftar permintaan.Mintalah dilakukan tindakan spesifik (Penutup)Informasikan kontak yanng dapat dihubungi untuk memenuhi permintaan Anda.Ekspresikan rasa terima kasih AndaNyatakan dengan jelas setiap tenggat waktu permintaan Anda. (Bovee & Thill, 2007)
=== <big>Keunggungan dan Kelemahan Pegorganisasian Pesan Rutin dengan Pendekatan Langsung</big> ===
KeunggulanKelemahanMeningkatkan pemahaman secara komprehensif ketika pertama kali membaca pesan.Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah dilakukan.Menghemat waktu bagi pembaca karena segera mengetahui maksud pesanOrang cenderung menyampaikan pesan menurut cara berfikirnya.Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”
=== <big>BENTUK-BENTUK PERMINTAAN RUTIN</big> ===
Permintaan untuk pihak internalBiasanya permintaan pihak internal dikomunikasikan secara lisan, namun dapat juga dalam bentuk tertulis.Bentuk permintaan rutin dalam bentuk tertulis yang paling umum dipakai oleh pihak internal adalah memo.Permintaan untuk pihak eksternalPermintaan informasi ke pihak eksternal dapat berupa pesanan, klaim, permohonan kredit dan undangan.Apabila permintaan dilakukan sebagai tanggapan atas suatu iklan, maka perlu dicantumkan informasi mengenai dimana dan kapan iklan dibaca atau dilihat.
=== <big>Surat keluhan</big> ===
'''surat''' pengaduan atau '''surat''' komplain merupakan media yang digunakan dalam bisnis untuk menyampaikan '''keluhan''' dan menyelesaikan permasalahan yang terjadi di dalam perdagangan
=== MEMO ===
Memo adalah surat dari seorang pejabat ditujukan kepada pejabat lain dalam satu instansi atau bawahannya yang isinya singkat tentang pemberitahuan, saran, permintaan.Memo hanya berlaku untuk komunikasi secara Internal dan biasanya ditulis dengan tangan di lembar kertas dalam bentuk formulir tanpa nomor dan cap instansi.Secara garis besar, bagian-bagian yang terdapat dalam memo adalah:Kepala surat yang bisa memuat nama dan alamat kantor, perkataan “memo”, “kepada”, “dari”, “hal”, “tanggal”Badan surat,yang memuat pesan yang hendak disampaikanKaki surat, yang memuat tanda tangan, nama terang.
===
Jl. Palembang 14 MalangDirekturttSYAWAL SAB
Dari :
DirekturKepada :
Manajer PemasaranTanggal :
12 Oktober 2013MEMORANDOMTolong siapkan laporan penjualan 3 bulan terakhir untuk bahan rapat tanggal 30 Oktober 2013
=== <big>SURAT PESANAN</big> ===
Surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang atau meminta jasa tertentu.Informasi barang/jasa yang akan dipesan dapat diperoleh melalui surat penawaran, iklan, atau melalui petugas pemasaran.Dalam surat pemesanan harus disebutkan dengan jelas, singkat, dan sopan mengenai;Nama, jenis, tipe, dan ciri barang yang dipesanJumlah atau banyaknya pesananCara pembayaranCara pengiriman atau cara penyerahan.Waktu pengiriman yang diinginkan.
===
TOKO SUMBER REZEKIJl. Mayjen Haryono 163 MalangNomor : 123/TR/2/2013Hal : PesananYth. Direktur Pemasaran Malang, 12 Oktober 2013PT Mekar ElektrikJl. Siwalan 56MojokertoSehubungan dengan surat penawaran Saudara nomor 25/PB/X/2013 tanggal 10 Oktober 2013, kami bermaksud memesan beberapa barang elektronik sebagai berikut;1. Mesin cuci 7 kg unit warna putih2. Televisi 21 inchi unit warna silver3. Pompa air Sanyo unitSedangkan cara pembayaran, cara pengiriman, potongan harga serta garansi sesuai dengan penawaran Saudara. Kami berharap agar pesanan tersebut dapat kami terima paling lambat tanggal 27 Oktober 2013Demikian, dan kami tunggu kabar dari saudara secepatnya.Hormat kamiEdy Marpaung SAB
10 Surat KeluhanSurat keluhan (klaim) adalah surat pernyataan ketidakpuasan yang dikrimkan pembeli kepada penjual barang atau penyedia jasa atas barang atau layanannya.Ketidkpuasan dapat berkaitan dengan;Pengembalian barang dan permintaan uang kembaliPengggantian produk rusakPerbaikan dalam masa garansiPembatalan pesanan, dll.Dalam surat pengaduanJelaskan problem yang ada dan berikan alasan detailnya.Berikan informasi atau bukti yang mendukungHindari nada marah atau emosionalMintalah tindakan penyesuaian (penyelesaian klaim) yang diinginkan.
===
TOKO SUMBER REZEKIJl. Mayjen Haryono 163 MalangNomor : 123/TR/2/2013Hal : Kesalahan PengirimanYth. Direktur Pemasaran Malang, 12 Oktober 2013PT Mekar ElektrikJl. Siwalan 56MojokertoDengan ini kami sampaikan bahwa telah menerima kiriman barang dari saudara pada tanggal 11 Oktober 2013,Dari beberapa barang yang kami terima, ada beberapa barang yang tidak sesuai dengan pesanan kami. Barang tersebut adalah TV 21 inchi dengan warna hitam, yang seharusnya warna silver sesuai dengan pesanan kami. Untuk itu kami mengharapkan agar Saudara mengganti barang yang tidak sesuai tersebut dengan biaya pengiriman menjadi tanggungan Saudara.Demikian, dan kami tunggu kabar dari saudara secepatnya.Hormat kamiEdy Marpaung SAB
===
Ketika perusahaan yang salahPerhatikan kebijakan perusahaan dalam kasus yang ada sebelum anda merespon.Bersimpati pada ketidaknyamanan pelangganJelaskan bagaimana anda telah atau akan menangani klaimAmbil langkah-langkah untuk memperbaiki hubunganKetika pelanggan yang salahBandingkan antara biaya memenuhi dan menolak permintaanBila memilih memenuhi permintaan, bukalah surat dg berita baikGunakan bagian isi pesan untuk mengajak pelanggan menghindari hal serupa dimasa yang akan datang.Ketika pihak ketiga yang salah.Evaluasi situasi dan tinjau ulang kebijakan perusahaanHindari menyalahkan pihak lain, fokus pada pencarian solusi.
=== <big>UNDANGAN</big> ===
Undangan adalah suatu pesan yang mengharap-kan kehadiran seseorang atau sekelompok orang dalam suatu acara atau kegiatan tertentu, pada waktu dan tempat tertentu pula.Undangan dibedakan menjadi resmi (dinas) dan undangan tidak resmi (pribadi).Undangan resmi menggunakan format surat menyurat / korespondensi resmi.
=== <big>PESAN POSITIP</big> ===
Pesan positip adalah pesan-pesan bisnis yang memberi-kan kesan menyenangkan kepada pihak lain, yang meliputi goodnews dan goodwillPengorganisasian permintaan pesan rutin dan positif menggunakan pendekatan langsung (deduktif)
Pesan-pesan yang telah disampaikan kemungkinan akan berhasil jika pembaca memperoleh kesan-kesan yang menyenangkan, atau paling tidak mereka dapat menerima pesan-pesan yang disampaikan dengan baik.
<big>1. Good will tentang pekerjaan</big>
Bagaimana medapatkan pelamar kerja yang cocok dan memilih orang-orang yang tepat untuk pengisian lowongan kerja merupakan pekerjaan yang tidak mudah. Oleh karena itu, suatu organisaisi yang membutuhkan karyawan baru harus betul-betul melakukan proses seleksi dan rekrutmen secara tepat sesuai dengan yang dikehendaki.
<big>2. Good news tentang produk</big>
Untuk menjaga para pelanggannya, perusahaan dapat mengembangkan strategi bisnisnya dengan penetapan harga produk yang kompetitif, produk yang berkualitas, pemilihan metode promosi yang tepat, dan pemilihan saluran distribusi yang tepat pula.
<big>3. Pesan-pesan Goodwill</big>
Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesa secara bersahabat yang secara tak langgusng berkaitan dengan tujuan bisnis.
=== <big>Good News Contoh good news tentang Produk</big> ===
Pesan kabar baik (good news), adalah
bentuk surat yang menginforma-sikan kabar baik atau berita yang menyenangkan.Contoh good news tentang pekerjaanKenaikan gaji Lamaran pekerjaan dikabulkanPromosi jabatan Tunjangan hari raya (THR)Contoh good news tentang ProdukPemberian diskonLayanan purna jualGaransiPersetujuan kredit
=== <big>Menyampaikan pesan positip dengan nada bersahabat dan menyambut</big> ===
Selamat bergabung di PT Abadi. Sejumlah kandidat telah diwawancara, tetapi latar belakang pendidikan dan pengalaman membuat anda menjadi yang terbaik untuk mendapatkan posisi sebagai Sales Manager.Sebagaimana telah kita diskusikan, gaji anda sebesar Rp per bulan. Kami ingin anda mulai bekerja pada hari Senin, tanggal 4 Nopember Silahkan datang ke kantor saya pukul pagi. Saya akan memberikan orientasi mendalam tentang PT Abadi dan membicarakan berbagai tunjangan perusahaan yang tersedia bagi anda.Setelah makan siang Natasia akan membawa anda ke bagian pemasaran dan membantu anda mengetahui tugas dan tanggung jawab anda sebagai Sales Manager. Saya menunggu untuk bertemu dengan anda tanggal 4 Nopember 2013Menjelaskan semua detail yang diperlukan
=== <big>GoodwillPesan</big> ===
dengan niat baik (goodwill) lebih menekankan pada upaya menjaga hubungan personal atau kekeluargaan dengan para relasi, dan tidak mempunyai tujuan bisnis langsung.Ucapan selamat (congratulation). Ini biasanya diberikan atas keberhasilan perusahaan atau individu.Penghargaan (message of appreciation). Ini diberikan karena kemampuan perusahaan atau individu mencapai prestasi kerja tertentu.Ucapan dukacita (condolence). Ucapan dukacita ini dapat diberikan secara lisan ataupun tertulis. Ini menunjukkan perhatian dan rasa simpati perusahaan terhadap individu atau organisasi yang mengalami musibah.Ucapan terima kasih. Ini diberikan sebagai ungkapan rasa, karena telah dibantu atau diuntungkan oleh seseorang atau lembaga
== <big>Contoh</big> ==
====
PT MITRA PERKASAJl. Mayjen Haryono 163 MalangUCAPAN SELAMATDengan ini pimpinan dan karyawan PT Mitra Perkasa mengucapkan selamat dan sukses atas dibukanya kantor cabangBank MandiriCabang KepanjenDengan dibukanya cabang yang baru tersebut kami mengharapkan hubungan perbankan antara kami dengan bank mandiri bertanbah erat dan lancar.Malang, 10 Oktober 2013Hormat kamiAli Hanan SABDirektur
= <big>BAB VI PENULISAN PESAN -PESAN NEGATIF</big> =
== <big>PENULISAN PESAN-PESAN NEGATIF</big> ==
Tidak seorangpun yang suka menerimanya dan tak seorangpun yg suka menyampaikan pesan-pesan buruk (bad news)Namun mengirim pesan-pesan negatif /buruk pada orang lain merupakan fakta kehidupan dan tidak bisa dihindari dalam karier seseorang.
== <big>PENGERTIAN DAN RAGAM PESAN NEGATIF</big> ==
Pesan negatif/buruk (bad news) adalah pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan bagi audiensPesan negatif lazimnya disusun dengan pendekatan tidak langsung (induktif), tetapi dapat juga dengan pendekatan langsung.Aneka ragam pesan negatifPesan negatif tentang masalah bisnis rutin kenaikan harga, produk cacat, produk kedaluarsa,Berita negatif tentang pesanan, seperti tidak dapat memenuhi sebagian atau seluruh pesananBerita negatif tentang orang, seperi menolak lamaran kerja, menolak memberikan rekomendasi.Bad news tentang penolakan, seperti penolakan; kerjasama, klaim, undangan, permohonan kreditBerita negatif lainnya seperti pemutusan hubungan kerja, skorsing
== <big>TUJUAN DARI PESAN NEGATIF</big> ==
Bovee dan Thill (2007:325) lima tujuan utama dari pesan-pesan negatif adalah
untuk:Menyampaikan berita burukMemastikan penerimaan tentang berita buruk tersebutMempertahankan niat baik (goodwill) dengan penerima atau pembaca pesanMempertahankan citra baik organisasiMengurangi atau menghilangkan kebutuhan korespondensi tentang hal tersebut diwaktu yang akan datang.
== <big>Menyelesaikan Pesan Negatif</big> ==
Menulis Pesan NegatifGunakan bahasa yang sopan dan kata-kata yg tidak biasGunakan frase positif dalam pesan-pesan negatif.Jelaskan kesalahan penerima dengan kalimat pasif.Menyelesaikan Pesan NegatifRevisi pesan anda untuk memastikan semuanya jelas, lengkap dan ringkasPilihkan desain dan tata letak yg bersih dan profesional.Pastikan pesan negatif disampaikan tepat waktu.
== <big>Memilih Kata-kata Positif</big> ==
HINDARI NADA NEGATIFGUNAKAN NADA POSITIFSaya tidak paham apa maksud andaTolong klarifikasikan permintaan andaKerusakan tsb tidak dapat diper-baiki dalam semingguBarang tsb akan diperbaiki minggu depanKerusakan itu bukan kesalahan sayaBarang dagangan itu rusak dalam perjalananLaporan yang terlampir salahTolong periksa kembali laporan terakhirSayangnya, kami tidak menerima-nyaSurat terebut belum sampaiAkan ada penundaan dalam pesanan andaKami akan mengirimkan pesanan anda secepat mungkinKami menyesalkan kesalahpahaman ini.Saya mencoba semampy saya agar lebih jelas mulai sekarang
== <big>Kebiasaan ti-dak langsung</big> ==
Memilih PendekatanPendekatan langsungPendekatan tidak langsungApakah berita buruk tsb akan membuat syok?TidakyaApakah pembaca lebih suka pesan-pesan pendek yg langsung ke pokok masalah?Yatidak tahuSeberapa penting berita ini bagi pembaca tersebut?BiasaLuar biasaApakah perlu mempertahankan hubung-an kerja dengan pembaca pesan?Apakah anda perlu menarik perhatian pembaca?Apakah gaya yang disukai oleh organisasi anda?Kebiasaan langsungKebiasaan ti-dak langsungSeberapa banyak komunikasi lanjutan yang anda inginkan?SedikitBanyak
== <big>Pendekatan langsung</big> ==
gSebuah pesan negatif dengan pendekatan langsung yaitu;Buka dengan pernyataan yang jelas tentang berita burukKami tidak bisa mengabulkan permohonan kredit andaTolong modifikasi pesanan tetap kami untuk cengkeh dari 30 ton per bulan menjadi 25 ton per bulanJelaskan alasan-alasa dan tambahkan informasi.Program kredit kami menyaratkan adanya agunan benda tak bergerak yang tidak dipenuhi dalam aplikasi anda.Nyatakan kualitas produk yang dikurangi tetap memuaskan tetapi tidak lagi dibutuhkan dalam jumlah yang sama.Tutup dengan pernyataan positifSemoga anda berhasil mencari kredit melalui perusahaan perbankan lain………………………………………………………………………………………………..
== <big>Pendekatan Tidak Langsung</big> ==
Buka dengan sebuah penyangga, yaitu pernyataan netral yg mengesahkan suatu permintaan.Kami memahami tujuan anda untuk memproses pesanan dengan cepat dan efisienBeri alasan-alasan dan informasi tambahanMengarahkan pembaca ke konklusi sebelum anda mengatakannya.Berikan alasan yang cukup detail, tetapi tetap harus ringkasBeri penjelasan sisi negatif bagi pemohon bila permintaan dipenuhi.Beri pernyataan yang jelas tentang berita burukBeritahu keputusan apa yang sudah anda ambil.Tutup dengan catatan positif.Membangun niat baik,Menawarkan saran untuk suatu tindakan
== <big>Menolak Permintaan Rutin</big> ==
Penolakan pesanan rutin harus berisi alasan yang logis dan diungkapkan dengan bahasa yang halus dan sopan agar hubungan baik tetap terbina.Pendekatan langsung baik digunakan karena pesan rutin membutuhkan respon cepat. Pendekatan tidak langsung baik digunakan bila anda telah memiliki hubungan yang baik dg orang yg mengajukan permintaan.Cara meresponFokus pada permintaan yang paling penting, dan biasakan membuat respon standar yang cepat untuk situasi yang kurang penting.Bila masalah telah ditutup, jangan menyiratkan bahwa masalah tersebut masih terbuka.Tawarkan ide-ide alternatif jika anda mampu.
== <big>Menangani Berita Buruk tentang Transaksi-transaksi</big> ==
Berita buruk tentang transaksi selalu tidak disambut baik dan biasanya tidak diharapkan.Yang tidak diharapkan pelangganTidak terpenuhinya pesanan baik sebagian atau seluruhnya.Terlambatnya pengiriman barang pesananPendekatan yang digunakan tergantung pada harapan pelangganCara MeresponJelaskan apa yang terjadi, dan mengapa hal itu terjadi.Jelaskan cara anda mengatasi situasi tersebutPerbaiki hubungan bisnis dengan menawarkan jaminan ke depan yang lebih baikTawarkan ekspresi permintaan maaf, bila organisasi anda melakukan kesalahan.
=== <big>PT MEKAR ELEKTRIK</big> ===
Jl. Siwalan 56MojokertoNomor : 123/TR/2/2013Hal : Penolakan PesananYth. Pimpinant Toko Sumber Rejeki, Oktober 2013Jl. Mayjen Haryono 163 MalangTerima kasih atas surat Saudara No. 62/ME/X/2013, tanggal 8 Oktober tentang pesanan barang.Dengan ini kami beritahukan bahwa sebagian besar barang yang Sudara pesan tidak ada dalam persediaan kami, hal ini disebabkan pada bulan ini banyak pesanan dalam jumlah besar sedangkan persediaan kami tidak mencukupi .Untuk itu dengan berat hati kami belum bisa memenuhi pesanan Saudara tersebut.Mudah-mudahan pesanan berikutnya kami bisa melayani dengan sebaik-baiknya, Terima kasih atas perhatiannya dan berharap Suadara dapat memakluminya..Hormat kamiSisca Yaningwaty SABDirektur Pemasaran
=== <big>Menolak Klaim (Surat Keluhan)</big> ===
Hampir setiap pelanggan yang membuat klaim, terlibat secara emosional, karena itu gunakan pendekatan tidak langsung.Ketika menolah sebuah klaim;Gunakan pendekatan tidak langsung.Tunjukan pemahaman anda tentang keluhanJelaskan alasan anda menolak keluhan, tanpa bersembunyi di balik kebijkan perusahaan.Berikan catatan transaksi yang akurat dan faktualTekankan cara masalah seharusnya ditangani bukan me-mikirkan kesalahan pelanggan.Akhiri penutup yang positif, bersahabat, dan membantu.
=== <big>PENCEMARAN NAMA BAIK</big> ===
Pencemaran nama baik adalah
sebuah pernyataan yang dapat merusak karakter atau reputasi seseorang.Pernyataan salah, tidak dapat dibuktikanBahasa ya ng digunakan melukai perasaanPernyataan telah dipublikasikanUntuk menghindari dituduh melakukan pencemaran nama baik harus bisa membuktikan;Jangan pernah menggunakan bahasa yang kasar.Tetap mengacu pada faktaJangan menulis dalam keadaan marahMinta saran dari sisi hukum tentang pesan yg dipertanyakanBerkomunikasi secara jujur.
=== <big>MENOLAK LAMARAN KERJA</big> ===
Buka dengan pendekatan langsung
Nyatakan dengan jelas alasan pelamar tersebut tidak terpilihTutup dengan menyarankan alternatif-alternatif.Pembukaan lowongan lain di perusahaan andaMenyebutkan resume pelamar akan dipertimbangkan untuk lowongan yang akan datang
== <big>Tiga langkah proses menulis untuk hal pesan yang negatif maupun positif</big> ==
a) Langkah 1 : Merencanakan Pesan Anda.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum perencanaan dapat dilakukan menganalisa situasi, mendapatkan apa yang para audiens inginkan, memilih media yang tepat untuk pesan dan para audiens, mengorganisasi informasi secara efektif.
b) Langkah 2 : Menulis Pesan Anda.
Menulis pesan dimulai dengan mengadaptasi pendekatan anda bagi audiens anda. Lebih sensinstiv pada audiens anda dengan cara mempertahankan suatu sikap anda, bersikap sopan, menekankan yang positif, dan menggunakan bahasa yang bebas bias.
Biasakan mengadopsi untuk melakukan pendekatan langsung pada pesan negativ dan positive. Terbuka dengan pernyataan yang jelas tentang gagasan utama, mencakup semua rincian yang diperlukan dalam tubuh, dan kemudian tutup dengan ramah..
c) Langkah 3 : Melengkapi Pesan Anda.
Tidak peduli seberapa singkat atau langsung pesan yang disampaikan, dampaknya maksimal dengan memberikan diri anda banyak waktu untuk : Merevisi pesan, menghasilkan pesan, mengoreksi pesan, mendistribusikan pesan
'''Mengembangkan Pesan-Pesan Negatif'''
Menciptakan pesan-pesan yang efektif secara cepat :
1. Sebelum mengorganisasi poin utama sebuah pesan, penting untuk memilih pendekatan langsung atau tidak langsung
2. Sebelum benar-benar menyusun pesan Anda, bersikaplah sensitif pada variasi antarbudaya atau antarpenerima internal dan eksternal
3. Untuk memenuhi spirit penerima tetap fokus, pastikan Anda mempertahankan standar etika yang tinggi
'''Memilih Pendekatan yang Terbaik'''
pendekatan yang digunakan adalah langsung dan tidak langsung, untuk menyampaikan pesan-pesan negatif. Ketika Anda langsung menyampaikan beberapa berita buruk pada seserorang, Anda menggunakan pendekatan langsung. Ketika Anda mencoba mengurangi dampak berita buruk dengan mempermudah cara mengatakannya melalui percakapan sebelum menyampaikan berita buruk. Anda menggunakan pendekatan tidak langsung. Kemungkinannya adalah Anda elah mengembangkan perasaan secara insting dalam menentukan pendekatan dalam banyak situasi.
Beberapa pertanyaan yang dapat membantu :
<nowiki>*</nowiki> '''Apakah berita buruk tersebut akan membuat syok?'''
Pendekatan lagsung adalah baik untuk situasi bisnis yang orang sudah mengetahui kemungkinan menerima berita berita buruk. Namun, jika berita buruk mungkin membuat pembacanya syok, gunakan pendekatan tidak langsung untuk membantu mereka siap menerimanya.
<nowiki>*</nowiki> '''Apakah pembaca lebih suka pesan-pesan pendek yang langsung ke pokok masalahnya?'''
Pandai-pandai dalam melihat situasi dan kondisi. Pilihalah pilihan yang terbaik dalam penyampaian pesan
<nowiki>*</nowiki> '''Seberapa penting berita ini bagi pembaca tersebut?'''
Untuk scenario minor atau skenario rutin, pendekatan langsung hampir selalu yang terbaik. Namun, bila pembaca mempunyai investasi emosional pada situasi tersebut atau konsekuensi bagi pembaca sangat besar, pendekatan tidak langsung sering kali yang terbaik karena pendekatan ini memberikan Anda kesempatan untuk menyiapkan pembaca itu untuk menerima berita Anda
<nowiki>*</nowiki> '''Apakah anda perlu mempertahankan hubungan kerja yang dekat dengan pembaca pesan?'''
Pendekatan tidak langsung mempermudah untuk mengurangi pukulan dari berita buruk dan oleh karena itu menjadi pilihan yang lebih baik bila Anda butuh melestarikan hubungan yang baik
<nowiki>*</nowiki> '''Apakah anda perlu menarik perhatian pembaca?'''
Tarik perhatian dari pembaca denagn memberikan pendekatan langsung apabila penerima sering kali mengabaikan. Pesan tidak langsung yang ditulis dengan buruk yang mengaburkan berita buruk mungkin menjadi penyebab utama mengapa orang tersebut mengabaikan Anda
<nowiki>*</nowiki> '''Apa gaya yang disukai oleh organisasi anda?'''
Pesan langsung yang kasar dapat menggangu atau membuat marah orang di sebuah perusahaan yang terbiasa pada gaya tidak langsung dan lembut. Sebaliknya, orang yang terbiasa pada pesan-pesan langsung mungkin menjadi tidak sabar dengan, atau bahkan tidak percaya pada, pendekatan tidak langsung
<nowiki>*</nowiki> '''Seberapa banyak komunikasi lanjut yang Anda inginkan?'''
Bila Anda ingin engurangi respons dari pembaca Anda, pendekatan langsung memberi sinyal yang lebih efektif bahwa pesan Anda adalah final. Namun, bila Anda menggunakan pendekatan tidak langsung untuk menyatakan daftar alasan-alasan sebelum mengumumkan keputusan, Anda membiarkan pintu tetap terbuka untuk respons lebih lanjut dari pembaca Anda,yang kadanng-kadang merupakan strategi yang terbaik
'''Menggunakan Pendekatan Langsung secara Efektif'''
Menyatakan berita buruk di awal mempunyai dua keuntungan
1. Memperpendek pesan
2. Memberikan waktu yang lebih singkat bagi penerima untuk mencapai ide pokok pesan tersebut
'''Buka dengan penyataan yang jelas tentang berita buruk'''
Bila berita buruk teresbut sangat mengahncurkan, pertahankan nada yangtenang dan professional yang tetap fokus pada berita yang disampaikan dan bukan pada kegagalan individual. Pastikan penerima pesan memahami berita dengan segera, tanpa membaca alas an mengapa berita itu buruk
'''Berikan alasan-alasan dan tambahan informasi'''
Dalam beberapa situasi, penjelasan dalam bentuk pernyataan tentang bagaimana Anda berencana memperbaiki atau merespon berita buruk adalah suatu ide yang baik. Beberapa ahli menyarankan bahwa sebuah perusahaan seharusnya tidak pernah minta maaf, bahkan ketika perusahaan itu tahu telah melakukan kesalahan karena permintaan maaf dapat dianggap sebagai pengakuan salah. Namun, beberapa Negara bagian, termasuk California, Georgia, Massachusetts, dan Texas, baru-baru ini mengeluarkan hukum yang secara spesifik mencegah ekspresi simpati agar tidak digunkan sebagai bukti kewajiban hukum
'''Tutup dengan catatan positif'''
Setelah Anda menjelaskan berita negatif, tutup pesan tersebut dengan positif, tetapi tetap jujur dan penuh penghormatan
'''Menggunakan Pendekatan Tidak Langsung secara Efektif'''
Pendekatan tidak langsung membantu para pembaca bersiap untuk menerima berita buruk dengan cara menyampaikan terlebih dulu alasan-alasan dari berita buruk tersebut. Namun tujuannya bukan untuk mengaburkan berita buruk, menundanya, atau membatasi tanggung jawab, tujuan utamanya adalah untuk meredam pukulan dan membantu para pembaca menerima situasi yang ada. Ada empat langkah dalam menyampaikan pesan negatif menggunakan pendekatan tidak langsung, yaitu:
1. '''Buka dengan sebuah penyangga.''' Langkah pertama dalam menggunakan pendekatan tidak langsung adalah dengan menggunakan sebuah penyangga, yaitu sebuah pernyataan yang netral dan tidak kontroversial yang sangat berhubungan dengan pokok pesan. Sebuah penyangga membangun landasan yang sama dengan pembaca pesan. Penyangga yang baik dapat mengekspresikan penghargaan anda karena menjadi orang yang perhatian, meyakinkan pembaca tentang perhatian anda pada permintaan mereka, atau mengindikasikan pemahaman anda pada kebutuhan pembaca tersebut. Penyangga yang baik juga harus relevan dan tulus.
Contoh:
Berikut adalah beberapa macam respon yang dapat diberikan kepada seorang manajer departemen permintaan yang meminta staff pembantu sementara dari departemen anda (permintaan yang tidak mungkin dipenuhi karena baru saja terjadi perampingan tenaga kerja di setiap departemen)
| |||