Akhyar bisri al mustofa

Jelajahi riwayat secara interaktif

← Revisi sebelumnya

Konten dihapus Konten ditambahkan

VisualTeks wiki

Revisi per 2 April 2021 02.22 sunting 116.206.40.107 (bicara) →‎sejarah komunikasi Tag: VisualEditor ← Revisi sebelumnya		Revisi terkini sejak 13 Juni 2023 01.49 sunting balikkan AABot (bicara \| kontrib) Bot, Pengecualian blokir IP 877.866 suntingan k fix Tag: paws [2.2]
(2 revisi perantara oleh 2 pengguna tidak ditampilkan)
Baris 253: === <big>a. Memulai Pembicaraan</big> === Dalam keseharian, tentunya kita pernah bertemu dengan keadaan yang membuat kita harus atau ingin memulai pembicaraan dengan orang lain. Namun ada hal-hal yang harus diperhatikan, yaitu: ''1. Lihat keadaan calon lawan bicara.'' Baris 342: Etiket dikenal juga sebagai tata krama, yang mengatur sikap dan tindakan manusia dalam bergaul dengan manusia lain berdasarkan standar sopan santun dan adab. Etiket sebenarnya secara sadar atau tidak sudah banyak kita pelajari dan pahami sedari kecil. Namun untuk lebih jelasnya lagi, berikut adalah contoh dari etiket komunikasi: * Pengunaan bahasa yang baik dan intonasi yang sesuai. * Mengucapkan permisi ketika lewat di depan orang lain. * Mengucapkan tolong ketika minta bantuan. * Mengucapkan terima kasih ketika mendapat bantuan. * Mengucapkan maaf ketika melakukan kesalahan. * Menghormati orang-orang yang lebih tua. * Mengurangi kebiasaan menyela ucapan orang lain. === <big>Manfaat Mempelajari Etika Komunikasi</big> === Setelah membahas berbagai hal mengenai etika komunikasi, berikut adalah manfaat dari mempelajari etika komunikasi: * Melancarkan komunikasi dengan orang lain. * Memahami apa yang dikomunikasikan orang lain. * Diterima dalam sosial masyarakat karena mengikuti etika yang berlaku. * Memperkuat hubungan yang terjalin dengan orang lain. * Pesan yang disampaikan dapat diterima dengan lebih baik. * Dihargai orang lain karena kita menghargai mereka juga. * Tidak bertindak sembarangan dan seenaknya dalam berkomunikasi. == <big>Jenis-Jenis Hambatan Komunikasi</big> == Baris 573: Kegiatan bertukar pesan ini dilakukan oleh antar unsur perusahaan, meliputi: * Komunikasi ke atas: berupa penyampaian informasi dari orang dengan posisi bawahan kepada atasan. Tentu berdasarkan hierarki organisasi perusahaan. * Komunikasi ke bawah: berupa penyampaian pesan dari atasan kepada bawahannya dalam struktur perusahaan. * Komunikasi lateral atau teknis: berupa penyampaian yang dilakukan antar departemen kerja atau teman kerja dalam satu departemen/divisi. Baris 815: # Melakukan pembagian tugas-tugas pokok menjadi tugas-tugas yang lebih rinci # Mengalokasikan sumber daya yang tersedia # Memberikan arahan-arahan untuk tugas-tugas # Melakukan evaluasi atas hasil-hasil dari strategi pengorganisasian yang telah dilakukan Baris 939: Tahap penyusanan bisnis dimulai dengan tahap perencanaan pesan yang meliputi tahap berikut ini: A. Penentuan Tujuan Dalam penyampaian pesan bisnis, setiap individu memiliki tujuan yang berbeda. Pesan bisnis sangat berperan dalam menciptakan citra perusahaan. Baris 949: # Melakukan kerja sama atau kolaborasi antara seseorang dengan orang lain baik perusahaan domestik maupun perusahaan asing (''colaborating'') B. Analisis Audiens Setelah maksud dan tujuan disampaikan dengan baik, tahapan selanjutnya adalah melakukan analisis audiens atau pembaca yaitu tentang apa, siapa, kapan, dan bagaimana sebaiknya pesan – pesan bisnis tersebut disampaikan. Baris 965: # Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis audiens C. Penentuan Ide Pokok Setiap pesan bisnis akan bermuara pada pada satu ide pokok. Ide pokok merupakan sesuatu yang menjadi pokok bahasan utama dalam menyampaikan pesan bisnis. Penentuan ide pokok memerlukan kreativitas dna pengalaman. Pendekatan yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok adalah sebagai berikut : # ''Brainstorming'' : penentuan ide pokok dengan cara membiarkan pikiran mencari berbagai kemungkinan ide pokok secara bebas sehingga ide yang diperoleh akan lebih bervariasi. Baris 975: # Kebiasaan : penentuan sebuah ide pokok tertentu berasal dari situasi yang berulang sama dalam setiap kejadian dan berkembang dalam sebuah ide pokok. D. Pemilihan Saluran dan Media Pemilihan saluran dan media sebaiknya disesuaikan dengan sifat pesan, tingkat kerahasiaan, biaya pengiriman, formalitas, dan harapan penerima. Saluran komunikasi terdiri dari komunikasi lisan dan tertulis dan masing – masing memiliki beberapa jenis media. Baris 1.138: * Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat Dalam bisnis, ketepatan informasi harus dipastikan terlkebih dahulu sebelum membuat komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal,jadwal, asumsi, perhitungan matematika,atau keuangan untuk memastikan keabsahannya. * Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens. Baris 1.219: Komunikasi tertulis yakni komunikasi yang dilakukan melalui tulisan seperti yang dilakukan dalam kegiatan surat menyurat melalui pos, telegram, telexaf, fax, e-mail dan sabagainya. Di dalam dunia bisnis, komunikasi tertulis ini terbilang sering dilakukan. Contoh bentuk komunikasi tertulis misalnya ketika melakukan surat -menyurat bisnis. Berikut contohnya : * a. Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak pembayarannya. * b. Membuat dan mengirim surat aduan (claim) kepada pihak lain. * c. Membuat dan mengirim surat penolakan kerja. * d. Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain. * e. Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada pelanggan. * f. Membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) kepada pihak lain. * g. Membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain. * h. Membuat dan mengirim surat kontak kerja kepada pihak lain. * i. Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi produk-produk baru. '''Komunikasi lisan / tulisan sesuai dengan prosedur perusahaan''' Baris 1.252: 1. Lebih tahan lama. Ketika komunikasi selesai, orang bisa melihat tulisan untuk mengetahui secara tepat pesan komunikasi. 2. Tidak mudah disalahpahami atau ditafsirkan berbeda. 3. Dapat disebarkan kepada orang banyak, dengan memperbanyak tulisan yang berisi hal yang dikomunikasikan 4. Dapat digunakan sebagai bukti hukum bila terjadi perselisihan antara pihak. Kekurangan komunikasi tertulis: 1. Memerlukan waktu lebih lama, karena harus menuliksan terlebih dahulu pesan yang disampaikan. Begitu juga ketika menunggu balasan tertulis dari penerima. 2. Memerlukan biaya lebih besar untuk alat tulis. 3. Hanya bisa dilakukan antara dua orang yang bisa baca tulis. Bila orang yang diajak berkomunikasi tidak bisa baca tulis komunikasi tertulis tidak bisa dilakukan. 4. Tidak dapat menyampaikan emosi sebaik komunikasi lisan Baris 1.275: 1. Memerlukan waktu lebih singkat, langsung dilakukan ketika dua orang berhadapan. 2. Memerlukan biaya lebih sedikit, karena tidak memerlukan alat apapun. 3. Bisa dilakukan antara siapapun yang mengetahui bahasa yang sama. 4. Dapat menyampaikan emosi dengan baik karena berhadapan langsung dan melihat ekspresi muka dan intonasi kata. Kekurangan komunikasi tertulis: 1. Tidak tahan lama, begitu komunikasi selesai, pesan apa yang disampaikan bisa dilupakan 2. Mudah disalahpahami atau ditafsirkan berbeda, bila apa yang disampaikan didengarkan banyak orang. 3. Tidak disebarkan kepada orang banyak. Sebelum ada media rekaman, hanya orang yang mendengar langsung yang bisa paham apa yang disampaikan. 4. Tidak digunakan sebagai bukti hukum. Bila ada perselisihan misalnya tentang jual beli, bukti lisan tidak dapat digunakan, atau lebih lemah dari bukti tertulis == Media saluran lisan dan tertulis == Baris 1.493: (Surat Pengaduan Barang yang Baik dan Benar) Surat pengaduan barang adalah suatu surat yang dikirimkan terhadap pihak penjual yang berfungsi untuk memberikan info tentang kondisi barang yang dikirim serta juga untuk menuntut hak atas kerugian yang diakibatkan atas kerusakan pengiriman yang muncul pada barang yang sudah dipesan. Surat klaim ini bakal berisi detail info tentang barang yang sudah dikirim mulai dari nama barang (deskripsi), jumlah , nomor surat (bukti pengiriman), serta keterangan alias kerusakan yang terjadi. Supaya lebih jelas, langsung dipelajari contoh suratnya di bawah ini: Baris 1.509: 25 Maret 2015 Nomor : 35/IM/IV/2015 Baris 1.521: Hal : Pengaduan Kerusakan Barang Lamp : 1 (satu) lembar faktur Baris 1.566: <nowiki>==================================================================</nowiki> Nomor : 123/MM/IV/2015 25 Maret 2015 Baris 1.668: * Kalimat Sederhana: Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung * Kalimat Majemuk: Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan klausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh. * Kalimat Kompleks: Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagian anak kalimat. Baris 1.831: Adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain, === <big>Good news tentang pekerjaan</big> === Umumnya kabar baik diumumkan melalaui pendekatan langsung, tetapi, tidak menutup kemungkinan jika menggunakan metode tidak langsung terutama jika pesannya disampaikan lisan. === <big>Good tentang produk</big> === Untuk menjaga pelanggannya perusahaan mengembangkan strategi bisnis dengan penetapan harga produk yang kompeteitif, produk yang berkuaitas, promosi yang tepat, dan sluran distribusi yang tepat. Good news produk antara lain: === <big>Pengertian Pesan Rutin</big> === Pesan rutin adalah pesan yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari yang berulang, perlu dilakukan atau dijawab secepatnya, dengan menggunakan pendekatan langsungPesan rutin sangat beragam seperti; surat masuk, surat keluar, memo, yang berisi pesanan barang, keluhan, rekomendasi, permintaan informasi, kredit, penawaran, pengaduan, undangan.Pesan rutin umumnya pendek dan sederhana.Pesan rutin akan efektif apabila menerapkan strategi yang jelas. === <big>Strategi Permintaan Rutin</big> === Nyatakan permintaan /pesan (Pembukaan)Tulis dalam nada yang sopan, tidak menuntut dan personalNyatakan permintaan Anda secara spesifik dan tepat.Jelaskan dan berikan alasan pada permintaan Anda (Isi).Beri alasan bahwa permintaan anda penting.Jelaskan setiap potensi manfaat bila merespon permintaan anda.Perincilah permintaan yg kompleks ke dalam daftar permintaan.Mintalah dilakukan tindakan spesifik (Penutup)Informasikan kontak yanng dapat dihubungi untuk memenuhi permintaan Anda.Ekspresikan rasa terima kasih AndaNyatakan dengan jelas setiap tenggat waktu permintaan Anda. (Bovee & Thill, 2007) === <big>Keunggungan dan Kelemahan Pegorganisasian Pesan Rutin dengan Pendekatan Langsung</big> === KeunggulanKelemahanMeningkatkan pemahaman secara komprehensif ketika pertama kali membaca pesan.Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah dilakukan.Menghemat waktu bagi pembaca karena segera mengetahui maksud pesanOrang cenderung menyampaikan pesan menurut cara berfikirnya.Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point” === <big>BENTUK-BENTUK PERMINTAAN RUTIN</big> === Permintaan untuk pihak internalBiasanya permintaan pihak internal dikomunikasikan secara lisan, namun dapat juga dalam bentuk tertulis.Bentuk permintaan rutin dalam bentuk tertulis yang paling umum dipakai oleh pihak internal adalah memo.Permintaan untuk pihak eksternalPermintaan informasi ke pihak eksternal dapat berupa pesanan, klaim, permohonan kredit dan undangan.Apabila permintaan dilakukan sebagai tanggapan atas suatu iklan, maka perlu dicantumkan informasi mengenai dimana dan kapan iklan dibaca atau dilihat. === <big>Surat keluhan</big> === '''surat''' pengaduan atau '''surat''' komplain merupakan media yang digunakan dalam bisnis untuk menyampaikan '''keluhan''' dan menyelesaikan permasalahan yang terjadi di dalam perdagangan Baris 1.855: Memo adalah surat dari seorang pejabat ditujukan kepada pejabat lain dalam satu instansi atau bawahannya yang isinya singkat tentang pemberitahuan, saran, permintaan.Memo hanya berlaku untuk komunikasi secara Internal dan biasanya ditulis dengan tangan di lembar kertas dalam bentuk formulir tanpa nomor dan cap instansi.Secara garis besar, bagian-bagian yang terdapat dalam memo adalah:Kepala surat yang bisa memuat nama dan alamat kantor, perkataan “memo”, “kepada”, “dari”, “hal”, “tanggal”Badan surat,yang memuat pesan yang hendak disampaikanKaki surat, yang memuat tanda tangan, nama terang. === <big>PT PURI KENCANA MEMORANDOM</big> === Jl. Palembang 14 MalangDirekturttSYAWAL SAB Jl. Palembang 14 MalangDirekturttSYAWAL SABDari : DirekturKepada : Manajer PemasaranTanggal : 12 Oktober 2013MEMORANDOMTolong siapkan laporan penjualan 3 bulan terakhir untuk bahan rapat tanggal 30 Oktober 2013 Dari : ~~=== SURAT PESANAN ===~~ DirekturKepada : Manajer PemasaranTanggal : 12 Oktober 2013MEMORANDOMTolong siapkan laporan penjualan 3 bulan terakhir untuk bahan rapat tanggal 30 Oktober 2013 === <big>SURAT PESANAN</big> === Surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang atau meminta jasa tertentu.Informasi barang/jasa yang akan dipesan dapat diperoleh melalui surat penawaran, iklan, atau melalui petugas pemasaran.Dalam surat pemesanan harus disebutkan dengan jelas, singkat, dan sopan mengenai;Nama, jenis, tipe, dan ciri barang yang dipesanJumlah atau banyaknya pesananCara pembayaranCara pengiriman atau cara penyerahan.Waktu pengiriman yang diinginkan. Baris 1.869 ⟶ 1.877: TOKO SUMBER REZEKIJl. Mayjen Haryono 163 MalangNomor : 123/TR/2/2013Hal : Kesalahan PengirimanYth. Direktur Pemasaran Malang, 12 Oktober 2013PT Mekar ElektrikJl. Siwalan 56MojokertoDengan ini kami sampaikan bahwa telah menerima kiriman barang dari saudara pada tanggal 11 Oktober 2013,Dari beberapa barang yang kami terima, ada beberapa barang yang tidak sesuai dengan pesanan kami. Barang tersebut adalah TV 21 inchi dengan warna hitam, yang seharusnya warna silver sesuai dengan pesanan kami. Untuk itu kami mengharapkan agar Saudara mengganti barang yang tidak sesuai tersebut dengan biaya pengiriman menjadi tanggungan Saudara.Demikian, dan kami tunggu kabar dari saudara secepatnya.Hormat kamiEdy Marpaung SAB === <big>Mengabulkan Klaim dan Permintaan untuk Penyesuaian</big> === Ketika perusahaan yang salahPerhatikan kebijakan perusahaan dalam kasus yang ada sebelum anda merespon.Bersimpati pada ketidaknyamanan pelangganJelaskan bagaimana anda telah atau akan menangani klaimAmbil langkah-langkah untuk memperbaiki hubunganKetika pelanggan yang salahBandingkan antara biaya memenuhi dan menolak permintaanBila memilih memenuhi permintaan, bukalah surat dg berita baikGunakan bagian isi pesan untuk mengajak pelanggan menghindari hal serupa dimasa yang akan datang.Ketika pihak ketiga yang salah.Evaluasi situasi dan tinjau ulang kebijakan perusahaanHindari menyalahkan pihak lain, fokus pada pencarian solusi. === <big>UNDANGAN</big> === Undangan adalah suatu pesan yang mengharap-kan kehadiran seseorang atau sekelompok orang dalam suatu acara atau kegiatan tertentu, pada waktu dan tempat tertentu pula.Undangan dibedakan menjadi resmi (dinas) dan undangan tidak resmi (pribadi).Undangan resmi menggunakan format surat menyurat / korespondensi resmi. === <big>PESAN POSITIP</big> === ~~=== DEKAN FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA ===~~ Dalam rangka Dies N atalis Ke -53 FIA UB mendapat kehormatan mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk menghadiri acara FIA Fun Day nanti pada:Hari : SabtuTanggal: 19 Oktober 3013pukul : s/d 15.00tempat : lapangan FIA UBAcara : FIA FUN DAYAtas kehadian Bapak/Ibu /Saudara kami sampaikan ucapkan terima kasih.DekanPerlukan undangan di atas direvisi? ~~=== PESAN POSITIP ===~~ Pesan positip adalah pesan-pesan bisnis yang memberi-kan kesan menyenangkan kepada pihak lain, yang meliputi goodnews dan goodwillPengorganisasian permintaan pesan rutin dan positif menggunakan pendekatan langsung (deduktif) <big>Pesan-pesan ''Good News'' dan ''Goodwill''</big> Pesan-pesan yang telah disampaikan kemungkinan akan berhasil jika pembaca memperoleh kesan-kesan yang menyenangkan, atau paling tidak mereka dapat menerima pesan-pesan yang disampaikan dengan baik. <big>1. Good will tentang pekerjaan</big> Bagaimana medapatkan pelamar kerja yang cocok dan memilih orang-orang yang tepat untuk pengisian lowongan kerja merupakan pekerjaan yang tidak mudah. Oleh karena itu, suatu organisaisi yang membutuhkan karyawan baru harus betul-betul melakukan proses seleksi dan rekrutmen secara tepat sesuai dengan yang dikehendaki. <big>2. Good news tentang produk</big> Untuk menjaga para pelanggannya, perusahaan dapat mengembangkan strategi bisnisnya dengan penetapan harga produk yang kompetitif, produk yang berkualitas, pemilihan metode promosi yang tepat, dan pemilihan saluran distribusi yang tepat pula. <big>3. Pesan-pesan Goodwill</big> Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesa secara bersahabat yang secara tak langgusng berkaitan dengan tujuan bisnis. === <big>Good News Contoh good news tentang Produk</big> === Pesan kabar baik (good news), adalah Pesan kabar baik (good news), adalah surat yang menginforma-sikan kabar baik atau berita yang menyenangkan.Contoh good news tentang pekerjaanKenaikan gaji Lamaran pekerjaan dikabulkanPromosi jabatan Tunjangan hari raya (THR)Contoh good news tentang ProdukPemberian diskonLayanan purna jualGaransiPersetujuan kredit bentuk surat yang menginforma-sikan kabar baik atau berita yang menyenangkan.Contoh good news tentang pekerjaanKenaikan gaji Lamaran pekerjaan dikabulkanPromosi jabatan Tunjangan hari raya (THR)Contoh good news tentang ProdukPemberian diskonLayanan purna jualGaransiPersetujuan kredit ~~=== Menyampaikan pesan positip dengan nada bersahabat dan menyambut ===~~ === <big>Menyampaikan pesan positip dengan nada bersahabat dan menyambut</big> === Selamat bergabung di PT Abadi. Sejumlah kandidat telah diwawancara, tetapi latar belakang pendidikan dan pengalaman membuat anda menjadi yang terbaik untuk mendapatkan posisi sebagai Sales Manager.Sebagaimana telah kita diskusikan, gaji anda sebesar Rp per bulan. Kami ingin anda mulai bekerja pada hari Senin, tanggal 4 Nopember Silahkan datang ke kantor saya pukul pagi. Saya akan memberikan orientasi mendalam tentang PT Abadi dan membicarakan berbagai tunjangan perusahaan yang tersedia bagi anda.Setelah makan siang Natasia akan membawa anda ke bagian pemasaran dan membantu anda mengetahui tugas dan tanggung jawab anda sebagai Sales Manager. Saya menunggu untuk bertemu dengan anda tanggal 4 Nopember 2013Menjelaskan semua detail yang diperlukan === ~~'''~~<big>GoodwillPesan~~'''~~</big> === dengan niat baik (goodwill) lebih menekankan pada upaya menjaga hubungan personal atau kekeluargaan dengan para relasi, dan tidak mempunyai tujuan bisnis langsung.Ucapan selamat (congratulation). Ini biasanya diberikan atas keberhasilan perusahaan atau individu.Penghargaan (message of appreciation). Ini diberikan karena kemampuan perusahaan atau individu mencapai prestasi kerja tertentu.Ucapan dukacita (condolence). Ucapan dukacita ini dapat diberikan secara lisan ataupun tertulis. Ini menunjukkan perhatian dan rasa simpati perusahaan terhadap individu atau organisasi yang mengalami musibah.Ucapan terima kasih. Ini diberikan sebagai ungkapan rasa, karena telah dibantu atau diuntungkan oleh seseorang atau lembaga == <big>Contoh</big> == ==== <big>Jl. Mayjen Haryono 163 Malang</big> ==== PT MITRA PERKASAJl. Mayjen Haryono 163 MalangUCAPAN SELAMATDengan ini pimpinan dan karyawan PT Mitra Perkasa mengucapkan selamat dan sukses atas dibukanya kantor cabangBank MandiriCabang KepanjenDengan dibukanya cabang yang baru tersebut kami mengharapkan hubungan perbankan antara kami dengan bank mandiri bertanbah erat dan lancar.Malang, 10 Oktober 2013Hormat kamiAli Hanan SABDirektur = <big>BAB VI PENULISAN PESAN -PESAN NEGATIF</big> = == <big>PENULISAN PESAN-PESAN NEGATIF</big> == Tidak seorangpun yang suka menerimanya dan tak seorangpun yg suka menyampaikan pesan-pesan buruk (bad news)Namun mengirim pesan-pesan negatif /buruk pada orang lain merupakan fakta kehidupan dan tidak bisa dihindari dalam karier seseorang. == <big>PENGERTIAN DAN RAGAM PESAN NEGATIF</big> == Pesan negatif/buruk (bad news) adalah pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan bagi audiensPesan negatif lazimnya disusun dengan pendekatan tidak langsung (induktif), tetapi dapat juga dengan pendekatan langsung.Aneka ragam pesan negatifPesan negatif tentang masalah bisnis rutin kenaikan harga, produk cacat, produk kedaluarsa,Berita negatif tentang pesanan, seperti tidak dapat memenuhi sebagian atau seluruh pesananBerita negatif tentang orang, seperi menolak lamaran kerja, menolak memberikan rekomendasi.Bad news tentang penolakan, seperti penolakan; kerjasama, klaim, undangan, permohonan kreditBerita negatif lainnya seperti pemutusan hubungan kerja, skorsing == <big>TUJUAN DARI PESAN NEGATIF</big> == Bovee dan Thill (2007:325) lima tujuan utama dari pesan-pesan negatif adalah untuk:Menyampaikan berita burukMemastikan penerimaan tentang berita buruk tersebutMempertahankan niat baik (goodwill) dengan penerima atau pembaca pesanMempertahankan citra baik organisasiMengurangi atau menghilangkan kebutuhan korespondensi tentang hal tersebut diwaktu yang akan datang. == <big>Menyelesaikan Pesan Negatif</big> == Baris 1.943 ⟶ 1.952: Berita buruk tentang transaksi selalu tidak disambut baik dan biasanya tidak diharapkan.Yang tidak diharapkan pelangganTidak terpenuhinya pesanan baik sebagian atau seluruhnya.Terlambatnya pengiriman barang pesananPendekatan yang digunakan tergantung pada harapan pelangganCara MeresponJelaskan apa yang terjadi, dan mengapa hal itu terjadi.Jelaskan cara anda mengatasi situasi tersebutPerbaiki hubungan bisnis dengan menawarkan jaminan ke depan yang lebih baikTawarkan ekspresi permintaan maaf, bila organisasi anda melakukan kesalahan. === <big>PT MEKAR ELEKTRIK</big> === Jl. Siwalan 56MojokertoNomor : 123/TR/2/2013Hal : Penolakan PesananYth. Pimpinant Toko Sumber Rejeki, Oktober 2013Jl. Mayjen Haryono 163 MalangTerima kasih atas surat Saudara No. 62/ME/X/2013, tanggal 8 Oktober tentang pesanan barang.Dengan ini kami beritahukan bahwa sebagian besar barang yang Sudara pesan tidak ada dalam persediaan kami, hal ini disebabkan pada bulan ini banyak pesanan dalam jumlah besar sedangkan persediaan kami tidak mencukupi .Untuk itu dengan berat hati kami belum bisa memenuhi pesanan Saudara tersebut.Mudah-mudahan pesanan berikutnya kami bisa melayani dengan sebaik-baiknya, Terima kasih atas perhatiannya dan berharap Suadara dapat memakluminya..Hormat kamiSisca Yaningwaty SABDirektur Pemasaran === <big>Menolak Klaim (Surat Keluhan)</big> === Hampir setiap pelanggan yang membuat klaim, terlibat secara emosional, karena itu gunakan pendekatan tidak langsung.Ketika menolah sebuah klaim;Gunakan pendekatan tidak langsung.Tunjukan pemahaman anda tentang keluhanJelaskan alasan anda menolak keluhan, tanpa bersembunyi di balik kebijkan perusahaan.Berikan catatan transaksi yang akurat dan faktualTekankan cara masalah seharusnya ditangani bukan me-mikirkan kesalahan pelanggan.Akhiri penutup yang positif, bersahabat, dan membantu. === <big>PENCEMARAN NAMA BAIK</big> === Pencemaran nama baik adalah Pencemaran nama baik adalah sebuah pernyataan yang dapat merusak karakter atau reputasi seseorang.Pernyataan salah, tidak dapat dibuktikanBahasa ya ng digunakan melukai perasaanPernyataan telah dipublikasikanUntuk menghindari dituduh melakukan pencemaran nama baik harus bisa membuktikan;Jangan pernah menggunakan bahasa yang kasar.Tetap mengacu pada faktaJangan menulis dalam keadaan marahMinta saran dari sisi hukum tentang pesan yg dipertanyakanBerkomunikasi secara jujur. sebuah pernyataan yang dapat merusak karakter atau reputasi seseorang.Pernyataan salah, tidak dapat dibuktikanBahasa ya ng digunakan melukai perasaanPernyataan telah dipublikasikanUntuk menghindari dituduh melakukan pencemaran nama baik harus bisa membuktikan;Jangan pernah menggunakan bahasa yang kasar.Tetap mengacu pada faktaJangan menulis dalam keadaan marahMinta saran dari sisi hukum tentang pesan yg dipertanyakanBerkomunikasi secara jujur. ~~=== MENOLAK LAMARAN KERJA ===~~ === <big>MENOLAK LAMARAN KERJA</big> === Buka dengan pendekatan langsung Nyatakan dengan jelas alasan pelamar tersebut tidak terpilihTutup dengan menyarankan alternatif-alternatif.Pembukaan lowongan lain di perusahaan andaMenyebutkan resume pelamar akan dipertimbangkan untuk lowongan yang akan datang == <big>Tiga langkah proses menulis untuk hal pesan yang negatif maupun positif</big> == a) Langkah 1 : Merencanakan Pesan Anda. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum perencanaan dapat dilakukan menganalisa situasi, mendapatkan apa yang para audiens inginkan, memilih media yang tepat untuk pesan dan para audiens, mengorganisasi informasi secara efektif. b) Langkah 2 : Menulis Pesan Anda. Menulis pesan dimulai dengan mengadaptasi pendekatan anda bagi audiens anda. Lebih sensinstiv pada audiens anda dengan cara mempertahankan suatu sikap anda, bersikap sopan, menekankan yang positif, dan menggunakan bahasa yang bebas bias. Biasakan mengadopsi untuk melakukan pendekatan langsung pada pesan negativ dan positive. Terbuka dengan pernyataan yang jelas tentang gagasan utama, mencakup semua rincian yang diperlukan dalam tubuh, dan kemudian tutup dengan ramah.. c) Langkah 3 : Melengkapi Pesan Anda. Tidak peduli seberapa singkat atau langsung pesan yang disampaikan, dampaknya maksimal dengan memberikan diri anda banyak waktu untuk : Merevisi pesan, menghasilkan pesan, mengoreksi pesan, mendistribusikan pesan '''Mengembangkan Pesan-Pesan Negatif''' Menciptakan pesan-pesan yang efektif secara cepat : 1. Sebelum mengorganisasi poin utama sebuah pesan, penting untuk memilih pendekatan langsung atau tidak langsung 2. Sebelum benar-benar menyusun pesan Anda, bersikaplah sensitif pada variasi antarbudaya atau antarpenerima internal dan eksternal 3. Untuk memenuhi spirit penerima tetap fokus, pastikan Anda mempertahankan standar etika yang tinggi '''Memilih Pendekatan yang Terbaik''' pendekatan yang digunakan adalah langsung dan tidak langsung, untuk menyampaikan pesan-pesan negatif. Ketika Anda langsung menyampaikan beberapa berita buruk pada seserorang, Anda menggunakan pendekatan langsung. Ketika Anda mencoba mengurangi dampak berita buruk dengan mempermudah cara mengatakannya melalui percakapan sebelum menyampaikan berita buruk. Anda menggunakan pendekatan tidak langsung. Kemungkinannya adalah Anda elah mengembangkan perasaan secara insting dalam menentukan pendekatan dalam banyak situasi. Beberapa pertanyaan yang dapat membantu : <nowiki></nowiki> '''Apakah berita buruk tersebut akan membuat syok?''' Pendekatan lagsung adalah baik untuk situasi bisnis yang orang sudah mengetahui kemungkinan menerima berita berita buruk. Namun, jika berita buruk mungkin membuat pembacanya syok, gunakan pendekatan tidak langsung untuk membantu mereka siap menerimanya. <nowiki></nowiki> '''Apakah pembaca lebih suka pesan-pesan pendek yang langsung ke pokok masalahnya?''' Pandai-pandai dalam melihat situasi dan kondisi. Pilihalah pilihan yang terbaik dalam penyampaian pesan <nowiki></nowiki> '''Seberapa penting berita ini bagi pembaca tersebut?''' Untuk scenario minor atau skenario rutin, pendekatan langsung hampir selalu yang terbaik. Namun, bila pembaca mempunyai investasi emosional pada situasi tersebut atau konsekuensi bagi pembaca sangat besar, pendekatan tidak langsung sering kali yang terbaik karena pendekatan ini memberikan Anda kesempatan untuk menyiapkan pembaca itu untuk menerima berita Anda <nowiki></nowiki> '''Apakah anda perlu mempertahankan hubungan kerja yang dekat dengan pembaca pesan?''' Pendekatan tidak langsung mempermudah untuk mengurangi pukulan dari berita buruk dan oleh karena itu menjadi pilihan yang lebih baik bila Anda butuh melestarikan hubungan yang baik <nowiki></nowiki> '''Apakah anda perlu menarik perhatian pembaca?''' Tarik perhatian dari pembaca denagn memberikan pendekatan langsung apabila penerima sering kali mengabaikan. Pesan tidak langsung yang ditulis dengan buruk yang mengaburkan berita buruk mungkin menjadi penyebab utama mengapa orang tersebut mengabaikan Anda <nowiki></nowiki> '''Apa gaya yang disukai oleh organisasi anda?''' Pesan langsung yang kasar dapat menggangu atau membuat marah orang di sebuah perusahaan yang terbiasa pada gaya tidak langsung dan lembut. Sebaliknya, orang yang terbiasa pada pesan-pesan langsung mungkin menjadi tidak sabar dengan, atau bahkan tidak percaya pada, pendekatan tidak langsung <nowiki>*</nowiki> '''Seberapa banyak komunikasi lanjut yang Anda inginkan?''' Bila Anda ingin engurangi respons dari pembaca Anda, pendekatan langsung memberi sinyal yang lebih efektif bahwa pesan Anda adalah final. Namun, bila Anda menggunakan pendekatan tidak langsung untuk menyatakan daftar alasan-alasan sebelum mengumumkan keputusan, Anda membiarkan pintu tetap terbuka untuk respons lebih lanjut dari pembaca Anda,yang kadanng-kadang merupakan strategi yang terbaik '''Menggunakan Pendekatan Langsung secara Efektif''' Menyatakan berita buruk di awal mempunyai dua keuntungan 1. Memperpendek pesan 2. Memberikan waktu yang lebih singkat bagi penerima untuk mencapai ide pokok pesan tersebut '''Buka dengan penyataan yang jelas tentang berita buruk''' Bila berita buruk teresbut sangat mengahncurkan, pertahankan nada yangtenang dan professional yang tetap fokus pada berita yang disampaikan dan bukan pada kegagalan individual. Pastikan penerima pesan memahami berita dengan segera, tanpa membaca alas an mengapa berita itu buruk '''Berikan alasan-alasan dan tambahan informasi''' Dalam beberapa situasi, penjelasan dalam bentuk pernyataan tentang bagaimana Anda berencana memperbaiki atau merespon berita buruk adalah suatu ide yang baik. Beberapa ahli menyarankan bahwa sebuah perusahaan seharusnya tidak pernah minta maaf, bahkan ketika perusahaan itu tahu telah melakukan kesalahan karena permintaan maaf dapat dianggap sebagai pengakuan salah. Namun, beberapa Negara bagian, termasuk California, Georgia, Massachusetts, dan Texas, baru-baru ini mengeluarkan hukum yang secara spesifik mencegah ekspresi simpati agar tidak digunkan sebagai bukti kewajiban hukum '''Tutup dengan catatan positif''' Setelah Anda menjelaskan berita negatif, tutup pesan tersebut dengan positif, tetapi tetap jujur dan penuh penghormatan '''Menggunakan Pendekatan Tidak Langsung secara Efektif''' Pendekatan tidak langsung membantu para pembaca bersiap untuk menerima berita buruk dengan cara menyampaikan terlebih dulu alasan-alasan dari berita buruk tersebut. Namun tujuannya bukan untuk mengaburkan berita buruk, menundanya, atau membatasi tanggung jawab, tujuan utamanya adalah untuk meredam pukulan dan membantu para pembaca menerima situasi yang ada. Ada empat langkah dalam menyampaikan pesan negatif menggunakan pendekatan tidak langsung, yaitu: 1. '''Buka dengan sebuah penyangga.''' Langkah pertama dalam menggunakan pendekatan tidak langsung adalah dengan menggunakan sebuah penyangga, yaitu sebuah pernyataan yang netral dan tidak kontroversial yang sangat berhubungan dengan pokok pesan. Sebuah penyangga membangun landasan yang sama dengan pembaca pesan. Penyangga yang baik dapat mengekspresikan penghargaan anda karena menjadi orang yang perhatian, meyakinkan pembaca tentang perhatian anda pada permintaan mereka, atau mengindikasikan pemahaman anda pada kebutuhan pembaca tersebut. Penyangga yang baik juga harus relevan dan tulus. Contoh: Berikut adalah beberapa macam respon yang dapat diberikan kepada seorang manajer departemen permintaan yang meminta staff pembantu sementara dari departemen anda (permintaan yang tidak mungkin dipenuhi karena baru saja terjadi perampingan tenaga kerja di setiap departemen)