Akhyar bisri al mustofa

Dalam keseharian, tentunya kita pernah bertemu dengan keadaan  yang membuat kita harus atau ingin memulai pembicaraan dengan orang lain. Namun ada hal-hal yang harus diperhatikan, yaitu:

*    Pengunaan bahasa yang baik dan intonasi yang sesuai.

*    Mengucapkan permisi ketika lewat di depan orang lain.

*    Mengucapkan tolong ketika minta bantuan.

*    Mengucapkan terima kasih ketika mendapat bantuan.

*    Mengucapkan maaf ketika melakukan  kesalahan.

*    Menghormati orang-orang yang lebih tua.

*    Mengurangi kebiasaan menyela ucapan orang lain.

*    Melancarkan komunikasi dengan orang lain.

*    Memahami apa yang dikomunikasikan orang lain.

*    Diterima dalam sosial masyarakat karena mengikuti etika yang berlaku.

*    Memperkuat hubungan yang terjalin dengan orang lain.

*    Pesan yang disampaikan dapat diterima dengan lebih baik.

*    Dihargai orang lain karena kita menghargai mereka juga.

*    Tidak bertindak sembarangan dan seenaknya dalam berkomunikasi.

* Komunikasi ke atas: berupa penyampaian informasi dari orang dengan posisi  bawahan kepada atasan. Tentu berdasarkan hierarki organisasi perusahaan.

# Memberikan  arahan-arahan untuk tugas-tugas

  A. Penentuan Tujuan

  B. Analisis Audiens

  C. Penentuan Ide Pokok

Penentuan ide pokok memerlukan kreativitas dna pengalaman.  Pendekatan yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok adalah sebagai berikut :

  D. Pemilihan Saluran dan Media

Dalam bisnis, ketepatan informasi harus dipastikan terlkebih dahulu sebelum membuat komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal,jadwal, asumsi, perhitungan  matematika,atau keuangan untuk memastikan keabsahannya.

Di dalam dunia bisnis, komunikasi tertulis ini terbilang sering dilakukan.  Contoh bentuk komunikasi tertulis misalnya ketika melakukan surat -menyurat bisnis. Berikut contohnya :

* a.       Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak pembayarannya.

* b.       Membuat dan mengirim surat aduan (claim) kepada pihak lain.

* c.       Membuat dan mengirim surat penolakan kerja.

* d.       Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain.

* e.       Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada pelanggan.

* f.       Membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) kepada pihak lain.

* g.       Membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain.

* h.       Membuat dan mengirim surat kontak kerja kepada pihak lain.

* i.         Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi produk-produk baru.

1.   Lebih tahan lama. Ketika komunikasi selesai, orang bisa melihat tulisan untuk mengetahui secara tepat pesan komunikasi.

2.   Tidak mudah disalahpahami atau ditafsirkan berbeda.

3.   Dapat disebarkan kepada orang banyak, dengan memperbanyak tulisan yang berisi hal yang dikomunikasikan

4.   Dapat digunakan sebagai bukti hukum bila terjadi perselisihan antara pihak.

1.   Memerlukan waktu lebih lama, karena harus menuliksan terlebih dahulu pesan yang disampaikan. Begitu juga ketika menunggu balasan tertulis dari penerima.

2.   Memerlukan biaya lebih besar untuk alat tulis.

3.   Hanya bisa dilakukan antara dua orang yang bisa baca tulis. Bila orang yang diajak berkomunikasi tidak bisa baca tulis komunikasi tertulis tidak bisa dilakukan.

4.   Tidak dapat menyampaikan emosi sebaik komunikasi lisan

1.   Memerlukan waktu lebih singkat, langsung dilakukan ketika dua orang berhadapan.

2.   Memerlukan biaya lebih sedikit, karena tidak memerlukan alat apapun.

3.   Bisa dilakukan antara siapapun yang mengetahui bahasa yang sama.

4.   Dapat menyampaikan emosi dengan baik karena berhadapan langsung dan melihat ekspresi muka dan intonasi kata.

1.   Tidak tahan lama, begitu komunikasi selesai, pesan apa yang disampaikan bisa dilupakan

2.   Mudah disalahpahami atau ditafsirkan berbeda, bila apa yang disampaikan didengarkan banyak orang.

3.   Tidak disebarkan kepada orang banyak. Sebelum ada media rekaman, hanya orang yang mendengar langsung yang bisa paham apa yang disampaikan.

4.   Tidak digunakan sebagai bukti hukum. Bila ada perselisihan misalnya tentang jual beli, bukti lisan tidak dapat digunakan, atau lebih lemah dari bukti tertulis

Surat pengaduan barang adalah suatu  surat yang dikirimkan terhadap pihak penjual yang berfungsi untuk memberikan info tentang kondisi barang yang dikirim serta juga untuk menuntut hak atas kerugian yang diakibatkan atas kerusakan pengiriman yang muncul pada barang yang sudah dipesan.

Nomor :  35/IM/IV/2015

Hal      :  Pengaduan Kerusakan Barang

Lamp   :  1 (satu) lembar faktur

Nomor : 123/MM/IV/2015                                                                              25 Maret 2015

* Kalimat Majemuk: Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan   klausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.

a)       Langkah 1 : Merencanakan Pesan Anda.

b)       Langkah 2 : Menulis Pesan Anda.

c)       Langkah 3 : Melengkapi Pesan Anda.

1.     Sebelum mengorganisasi poin utama sebuah pesan, penting untuk memilih pendekatan langsung atau tidak langsung

2.     Sebelum benar-benar menyusun pesan Anda, bersikaplah sensitif pada variasi antarbudaya atau antarpenerima internal dan eksternal

3.     Untuk memenuhi spirit penerima tetap fokus, pastikan Anda mempertahankan standar etika yang tinggi

<nowiki>*</nowiki>         '''Apakah berita buruk tersebut akan membuat syok?'''

      Pendekatan lagsung adalah baik untuk situasi bisnis yang orang sudah mengetahui kemungkinan menerima berita berita buruk. Namun, jika berita buruk mungkin membuat pembacanya syok, gunakan pendekatan tidak langsung untuk membantu mereka siap menerimanya.

<nowiki>*</nowiki>         '''Apakah pembaca lebih suka pesan-pesan pendek yang langsung ke pokok masalahnya?'''

      Pandai-pandai dalam melihat situasi dan kondisi. Pilihalah pilihan yang terbaik dalam penyampaian pesan

<nowiki>*</nowiki>         '''Seberapa penting berita ini bagi pembaca tersebut?'''

      Untuk scenario minor atau skenario rutin, pendekatan langsung hampir selalu yang terbaik. Namun, bila pembaca mempunyai investasi emosional pada situasi tersebut atau konsekuensi bagi pembaca sangat besar, pendekatan tidak langsung sering kali yang terbaik karena pendekatan ini memberikan Anda kesempatan untuk menyiapkan pembaca itu untuk menerima berita Anda

<nowiki>*</nowiki>         '''Apakah anda perlu mempertahankan hubungan kerja yang dekat dengan pembaca pesan?'''

      Pendekatan tidak langsung mempermudah untuk mengurangi pukulan dari berita buruk dan oleh karena itu menjadi pilihan yang lebih baik bila Anda butuh melestarikan hubungan yang baik

<nowiki>*</nowiki>         '''Apakah anda perlu menarik perhatian pembaca?'''

      Tarik perhatian dari pembaca denagn memberikan pendekatan langsung apabila penerima sering kali mengabaikan. Pesan tidak langsung yang ditulis dengan buruk yang mengaburkan berita buruk mungkin menjadi penyebab utama mengapa orang tersebut mengabaikan Anda

<nowiki>*</nowiki>         '''Apa gaya yang disukai oleh organisasi anda?'''

      Pesan langsung yang kasar dapat menggangu atau membuat marah orang di sebuah perusahaan yang terbiasa pada gaya tidak langsung dan lembut. Sebaliknya, orang yang terbiasa pada pesan-pesan langsung mungkin menjadi tidak sabar dengan, atau bahkan tidak percaya pada, pendekatan tidak langsung

<nowiki>*</nowiki>         '''Seberapa banyak komunikasi lanjut yang Anda inginkan?'''

      Bila Anda ingin engurangi respons dari pembaca Anda, pendekatan langsung memberi sinyal yang lebih efektif bahwa pesan Anda adalah final. Namun, bila Anda menggunakan pendekatan tidak langsung untuk menyatakan daftar alasan-alasan sebelum mengumumkan keputusan, Anda membiarkan pintu tetap terbuka untuk respons lebih lanjut dari pembaca Anda,yang kadanng-kadang merupakan strategi yang terbaik

1.       Memperpendek pesan

2.       Memberikan waktu yang lebih singkat bagi penerima untuk mencapai ide   pokok pesan tersebut

1.     '''Buka dengan sebuah penyangga.''' Langkah pertama dalam menggunakan pendekatan tidak langsung adalah dengan menggunakan sebuah penyangga, yaitu sebuah pernyataan yang netral dan tidak kontroversial yang sangat berhubungan dengan pokok pesan. Sebuah penyangga membangun landasan yang sama dengan pembaca pesan. Penyangga yang baik dapat mengekspresikan penghargaan anda karena menjadi orang yang perhatian, meyakinkan pembaca tentang perhatian anda pada permintaan mereka, atau mengindikasikan pemahaman anda pada kebutuhan pembaca tersebut. Penyangga yang baik juga harus relevan dan tulus.