Kearsipan: Perbedaan antara revisi

'''Kearsipan''' atau ''Records Management'kepertinggalan''' ({{lang-en|Records Management}}) adalah sistem yang dikembangkan untuk mengatasi permasalahan [[dokumentasi]] informasi. Mengingat banyaknya aktivitas yang menyebabkan banyaknya ledakan informasi dalam bentuk banyaknya [[dokumen]] yang ditemukan dalam tiap organisasi. Sistem Kearsipankearsipan dikembangkan dengan tujuan untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian kembali informasi yang dianggap penting bagi suatu organisasi. Efektif atau tidaknya suatu sistem kearsipan tergantung pada rancangan sistem itu. Rancangan sistem mengidentifikasi dan menseleksimenyeleksi informasi yang sesuai dengan kebutuhan [[organisasi]], serta menerapkan cara pengaturan dan pencarian kembali.<ref name=":0">{{Cite book|title=Ensiklopedi Ekonomi, Bisnis, dan Manajemen|last=Lumbantoruan|first=Magdalena|last2=Soewartoyo|first2=B.|publisher=PT Cipta Adi Pustaka|year=1992|isbn=-|location=Jakarta|pages=308}}</ref>

Pada dasarnya, Arsip[[arsip]] dapat dibedakan kedalamke dalam dua kelompok, yaitu arsip transaksi dan arsip referensi. Arsip Transaksitransaksi antara lain terdiri dari cek, dokumen pemesanan, dokumen pembelian, bon, dan sebagainya. Pada umumnya arsip transaksi diatur diatur secara sederhana menurut urutan nomor atau tanggal dikeluarkannya. Arsip Referensireferensi antara lain terdiri dari dokumen surat menyurat, laporan, notulen rapat, akte akta- akteakta perusahaan, dan lain sebagainya. Penyusunan arsip referensi memerlukan sistem penyimpanan dan penelusuran yang lebih rumit. <ref name=":0" />

Sistem penyimpanan dan sistem penelusuran ini biasanya disebut Sistemsistem Indeksindeks atau Sistemsistem Klasifikasiklasifikasi. Sistem Klasifikasiklasifikasi dibagi menjadi tiga jenis, yaitu Sistemsistem Indeksindeks Kamuskamus ''(Dictionarydictionary Indexindex)'', Sistemsistem Indeksindeks Subjeksubyek (''subject index''), dan Sistemsistem Indeksindeks Koordinasi.koordinasi (''coordinate index'').

# Sistem Indeks Kamus ''(Dictionary Index).'' Merupakan sistem pengaturan dokumen berdasarkan urutan alfabet seperti umumya kamus. Sistem ini merupakan sistem yang paling sederhana dibanding sistem indeks yang lain.

# Sistem Indeks SubjekSubyek ''(Subject Index)''. Merupakan suatu sistem pengaturan dokumen berdasarkan subjek atau fungsi. Sistem ini banyak digunakan untuk pengaturan dokumen dan buku di perpustakaan umum di seluruh dunia.

# Sistem Indeks Koordinasi ''(Coordinate Index)''. merupakan gabungan dari kedua sistem sebelumnya. Dengan sistem ini, sebuah dokumen dapat ditelusuri melalui berbagai aspek yang dikandung. Sistem ini merupakan sistem yang paling canggih dan ideal untuk koleksi dokumen yang sering diperlukan dan dalam jumlah yang besar. Sistem ini memungkinkan untuk pencarian kembali dokumen dengan cepat dan tepat. Namun, sistem ini memerlukan banyak biaya, mengingat banyaknya waktu dan tingkat keahlian yang dibutuhkan dalam proses mengindeks.<ref name=":0" />

Arsip dalam instansi - instansi pemerintahan diatur menurut Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 tentang Penyusunan Arsip. Sedangkan ketentuan penusunanpenyusunan arsip bagi organiosasiorganisasi swasta diatur oleh masing - masing organisasi dengan memperhatiaknmemperhatikan tiga aspek :

# Aspek Hukum. Dokumen - dokumen yang mempunyai kaitan dengan hukum misalnya akteakta kelahiran, biasanya dokumen seperti ini disimpan dalam [[brankas]], di kantor, atau tempat penyimpanan khusus.

# Aspek Peraturan Perusahaan. Dokumen seperti kuitansi, laporan keuangan perusahaaan, disimpan untuk jangka waktu yang ditentukan pimpinan perusahaan sesuai dengan kepentingannya.

# Aspek Administratif. Dokumen seperti surat lamaran, surat penawaran, disimpan selama masih memiliki nilai administratif. <ref name=":0" />