Kearsipan: Perbedaan antara revisi

'''Kearsipan''' atau ''Records Management'' adalah sistem yang dikembangkan untuk mengatasi permasalahan [[dokumentasi]] informasi. Mengingat banyaknya aktivitas yang menyebabkan banyaknya ledakan informasi dalam bentuk banyaknya [[dokumen]] yang ditemukan dalam tiap organisasi. Sistem kearsipan dikembangkan dengan tujuan untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian kembali informasi yang dianggap penting bagi suatu organisasi. Efektif atau tidaknya suatu sistem kearsipan tergantung pada rancangan sistem itu. Rancangan sistem mengidentifikasi dan menseleksimenyeleksi informasi yang sesuai dengan kebutuhan [[organisasi]], serta menerapkan cara pengaturan dan pencarian kembali.<ref name=":0">{{Cite book|title=Ensiklopedi Ekonomi, Bisnis, dan Manajemen|last=Lumbantoruan|first=Magdalena|last2=Soewartoyo|first2=B.|publisher=PT Cipta Adi Pustaka|year=1992|isbn=-|location=Jakarta|pages=308}}</ref>

Pada dasarnya, [[arsip]] dapat dibedakan kedalamke dalam dua kelompok, yaitu arsip transaksi dan arsip referensi. Arsip transaksi antara lain terdiri dari cek, dokumen pemesanan, dokumen pembelian, bon, dan sebagainya. Pada umumnya arsip transaksi diatur diatur secara sederhana menurut urutan nomor atau tanggal dikeluarkannya. Arsip referensi antara lain terdiri dari dokumen surat menyurat, laporan, notulen rapat, akta - akta perusahaan, dan lain sebagainya. Penyusunan arsip referensi memerlukan sistem penyimpanan dan penelusuran yang lebih rumit.<ref name=":0" />

Sistem penyimpanan dan sistem penelusuran ini biasanya disebut sistem indeks atau sistem klasifikasi. Sistem klasifikasi dibagi menjadi tiga jenis, yaitu Sistemsistem Indeksindeks Kamuskamus ''(Dictionarydictionary Indexindex)'', Sistemsistem Indeksindeks Subjeksubyek (''subject index''), dan Sistemsistem Indeksindeks Koordinasikoordinasi (''coordinate index'').

# Sistem Indeks Kamus ''(Dictionary Index).'' Merupakan sistem pengaturan dokumen berdasarkan urutan alfabet seperti umumya kamus. Sistem ini merupakan sistem yang paling sederhana dibanding sistem indeks yang lain.

# Sistem Indeks SubjekSubyek ''(Subject Index)''. Merupakan suatu sistem pengaturan dokumen berdasarkan subjek atau fungsi. Sistem ini banyak digunakan untuk pengaturan dokumen dan buku di perpustakaan umum di seluruh dunia.

Arsip dalam instansi - instansi pemerintahan diatur menurut Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 tentang Penyusunan Arsip. Sedangkan ketentuan penusunanpenyusunan arsip bagi organisasi swasta diatur oleh masing - masing organisasi dengan memperhatiakn tiga aspek:

# Aspek Hukum. Dokumen - dokumen yang mempunyai kaitan dengan hukum misalnya akta kelahiran, biasanya dokumen seperti ini disimpan dalam [[brankas]], di kantor, atau tempat penyimpanan khusus.

Perkembangan selanjutnya pemerintah meningkatkan pengelolaan kearsipan dengan mengubah Undang-Undang tentang KEarsipanKearsipan yang semula tahun 1971 menjadi [https://peraturan.bpk.go.id/Home/Details/38788/uu-no-43-tahun-2009 Undang-Undang Kearsipan tahun 2009 tentang Kearsipan]