Akhyar bisri al mustofa

Pesan kabar baik (good news), adalah surat yang menginforma-sikan kabar baik atau berita yang menyenangkan.Contoh good news tentang pekerjaanKenaikan gaji Lamaran pekerjaan dikabulkanPromosi jabatan Tunjangan hari raya (THR)Contoh good news tentang ProdukPemberian diskonLayanan purna jualGaransiPersetujuan kredit

 

Selamat bergabung di PT Abadi. Sejumlah kandidat telah diwawancara, tetapi latar belakang pendidikan dan pengalaman membuat anda menjadi yang terbaik untuk mendapatkan posisi sebagai Sales Manager.Sebagaimana telah kita diskusikan, gaji anda sebesar Rp per bulan. Kami ingin anda mulai bekerja pada hari Senin, tanggal 4 Nopember Silahkan datang ke kantor saya pukul pagi. Saya akan memberikan orientasi mendalam tentang PT Abadi dan membicarakan berbagai tunjangan perusahaan yang tersedia bagi anda.Setelah makan siang Natasia akan membawa anda ke bagian pemasaran dan membantu anda mengetahui tugas dan tanggung jawab anda sebagai Sales Manager. Saya menunggu untuk bertemu dengan anda tanggal 4 Nopember 2013Menjelaskan semua detail yang diperlukan

 

Bovee dan Thill (2007:325) lima tujuan utama dari pesan-pesan negatif adalah untuk:Menyampaikan berita burukMemastikan penerimaan tentang berita buruk tersebutMempertahankan niat baik (goodwill) dengan penerima atau pembaca pesanMempertahankan citra baik organisasiMengurangi atau menghilangkan kebutuhan korespondensi tentang hal tersebut diwaktu yang akan datang.

 

Menulis Pesan NegatifGunakan bahasa yang sopan dan kata-kata yg tidak biasGunakan frase positif dalam pesan-pesan negatif.Jelaskan kesalahan penerima dengan kalimat pasif.Menyelesaikan Pesan NegatifRevisi pesan anda untuk memastikan semuanya jelas, lengkap dan ringkasPilihkan desain dan tata letak yg bersih dan profesional.Pastikan pesan negatif disampaikan tepat waktu.

 

HINDARI NADA NEGATIFGUNAKAN NADA POSITIFSaya tidak paham apa maksud andaTolong klarifikasikan permintaan andaKerusakan tsb tidak dapat diper-baiki dalam semingguBarang tsb akan diperbaiki minggu depanKerusakan itu bukan kesalahan sayaBarang dagangan itu rusak dalam perjalananLaporan yang terlampir salahTolong periksa kembali laporan terakhirSayangnya, kami tidak menerima-nyaSurat terebut belum sampaiAkan ada penundaan dalam pesanan andaKami akan mengirimkan pesanan anda secepat mungkinKami menyesalkan kesalahpahaman ini.Saya mencoba semampy saya agar lebih jelas mulai sekarang

 

Memilih PendekatanPendekatan langsungPendekatan tidak langsungApakah berita buruk tsb akan membuat syok?TidakyaApakah pembaca lebih suka pesan-pesan pendek yg langsung ke pokok masalah?Yatidak tahuSeberapa penting berita ini bagi pembaca tersebut?BiasaLuar biasaApakah perlu mempertahankan hubung-an kerja dengan pembaca pesan?Apakah anda perlu menarik perhatian pembaca?Apakah gaya yang disukai oleh organisasi anda?Kebiasaan langsungKebiasaan ti-dak langsungSeberapa banyak komunikasi lanjutan yang anda inginkan?SedikitBanyak

 

gSebuah pesan negatif dengan pendekatan langsung yaitu;Buka dengan pernyataan yang jelas tentang berita burukKami tidak bisa mengabulkan permohonan kredit andaTolong modifikasi pesanan tetap kami untuk cengkeh dari 30 ton per bulan menjadi 25 ton per bulanJelaskan alasan-alasa dan tambahkan informasi.Program kredit kami menyaratkan adanya agunan benda tak bergerak yang tidak dipenuhi dalam aplikasi anda.Nyatakan kualitas produk yang dikurangi tetap memuaskan tetapi tidak lagi dibutuhkan dalam jumlah yang sama.Tutup dengan pernyataan positifSemoga anda berhasil mencari kredit melalui perusahaan perbankan lain………………………………………………………………………………………………..

 

Buka dengan sebuah penyangga, yaitu pernyataan netral yg mengesahkan suatu permintaan.Kami memahami tujuan anda untuk memproses pesanan dengan cepat dan efisienBeri alasan-alasan dan informasi tambahanMengarahkan pembaca ke konklusi sebelum anda mengatakannya.Berikan alasan yang cukup detail, tetapi tetap harus ringkasBeri penjelasan sisi negatif bagi pemohon bila permintaan dipenuhi.Beri pernyataan yang jelas tentang berita burukBeritahu keputusan apa yang sudah anda ambil.Tutup dengan catatan positif.Membangun niat baik,Menawarkan saran untuk suatu tindakan

 

Penolakan pesanan rutin harus berisi alasan yang logis dan diungkapkan dengan bahasa yang halus dan sopan agar hubungan baik tetap terbina.Pendekatan langsung baik digunakan karena pesan rutin membutuhkan respon cepat. Pendekatan tidak langsung baik digunakan bila anda telah memiliki hubungan yang baik dg orang yg mengajukan permintaan.Cara meresponFokus pada permintaan yang paling penting, dan biasakan membuat respon standar yang cepat untuk situasi yang kurang penting.Bila masalah telah ditutup, jangan menyiratkan bahwa masalah tersebut masih terbuka.Tawarkan ide-ide alternatif jika anda mampu.

 

Berita buruk tentang transaksi selalu tidak disambut baik dan biasanya tidak diharapkan.Yang tidak diharapkan pelangganTidak terpenuhinya pesanan baik sebagian atau seluruhnya.Terlambatnya pengiriman barang pesananPendekatan yang digunakan tergantung pada harapan pelangganCara MeresponJelaskan apa yang terjadi, dan mengapa hal itu terjadi.Jelaskan cara anda mengatasi situasi tersebutPerbaiki hubungan bisnis dengan menawarkan jaminan ke depan yang lebih baikTawarkan ekspresi permintaan maaf, bila organisasi anda melakukan kesalahan.