Akhyar bisri al mustofa

Adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain,

 

Umumnya kabar baik diumumkan melalaui pendekatan langsung, tetapi, tidak menutup kemungkinan jika menggunakan metode tidak langsung terutama jika pesannya disampaikan lisan.

 

Untuk menjaga pelanggannya perusahaan mengembangkan strategi bisnis dengan penetapan harga produk yang kompeteitif, produk yang berkuaitas, promosi yang tepat, dan sluran distribusi yang tepat. Good news produk antara lain:

 

Pesan rutin adalah pesan yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari yang berulang, perlu dilakukan atau dijawab secepatnya, dengan menggunakan pendekatan langsungPesan rutin sangat beragam seperti; surat masuk, surat keluar, memo, yang berisi pesanan barang, keluhan, rekomendasi, permintaan informasi, kredit, penawaran, pengaduan, undangan.Pesan rutin umumnya pendek dan sederhana.Pesan rutin akan efektif apabila menerapkan strategi yang jelas.

 

Nyatakan permintaan /pesan (Pembukaan)Tulis dalam nada yang sopan, tidak menuntut dan personalNyatakan permintaan Anda secara spesifik dan tepat.Jelaskan dan berikan alasan pada permintaan Anda (Isi).Beri alasan bahwa permintaan anda penting.Jelaskan setiap potensi manfaat bila merespon permintaan anda.Perincilah permintaan yg kompleks ke dalam daftar permintaan.Mintalah dilakukan tindakan spesifik (Penutup)Informasikan kontak yanng dapat dihubungi untuk memenuhi permintaan Anda.Ekspresikan rasa terima kasih AndaNyatakan dengan jelas setiap tenggat waktu permintaan Anda. (Bovee & Thill, 2007)

 

KeunggulanKelemahanMeningkatkan pemahaman secara komprehensif ketika pertama kali membaca pesan.Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah dilakukan.Menghemat waktu bagi pembaca karena segera mengetahui maksud pesanOrang cenderung menyampaikan pesan menurut cara berfikirnya.Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”

 

Permintaan untuk pihak internalBiasanya permintaan pihak internal dikomunikasikan secara lisan, namun dapat juga dalam bentuk tertulis.Bentuk permintaan rutin dalam bentuk tertulis yang paling umum dipakai oleh pihak internal adalah memo.Permintaan untuk pihak eksternalPermintaan informasi ke pihak eksternal dapat berupa pesanan, klaim, permohonan kredit dan undangan.Apabila permintaan dilakukan sebagai tanggapan atas suatu iklan, maka perlu dicantumkan informasi mengenai dimana dan kapan iklan dibaca atau dilihat.

 

'''surat''' pengaduan atau '''surat''' komplain merupakan media yang digunakan dalam bisnis untuk menyampaikan '''keluhan''' dan menyelesaikan permasalahan yang terjadi di dalam perdagangan

 

Memo adalah surat dari seorang pejabat ditujukan kepada pejabat lain dalam satu instansi atau bawahannya yang isinya singkat tentang pemberitahuan, saran, permintaan.Memo hanya berlaku untuk komunikasi secara Internal dan biasanya ditulis dengan tangan di lembar kertas dalam bentuk formulir tanpa nomor dan cap instansi.Secara garis besar, bagian-bagian yang terdapat dalam memo adalah:Kepala surat yang bisa memuat nama dan alamat kantor, perkataan “memo”, “kepada”, “dari”, “hal”, “tanggal”Badan surat,yang memuat pesan yang hendak disampaikanKaki surat, yang memuat tanda tangan, nama terang.

 

 

Surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang atau meminta jasa tertentu.Informasi barang/jasa yang akan dipesan dapat diperoleh melalui surat penawaran, iklan, atau melalui petugas pemasaran.Dalam surat pemesanan harus disebutkan dengan jelas, singkat, dan sopan mengenai;Nama, jenis, tipe, dan ciri barang yang dipesanJumlah atau banyaknya pesananCara pembayaranCara pengiriman atau cara penyerahan.Waktu pengiriman yang diinginkan.

 

TOKO SUMBER REZEKIJl. Mayjen Haryono 163 MalangNomor : 123/TR/2/2013Hal : Kesalahan PengirimanYth. Direktur Pemasaran Malang, 12 Oktober 2013PT Mekar ElektrikJl. Siwalan 56MojokertoDengan ini kami sampaikan bahwa telah menerima kiriman barang dari saudara pada tanggal 11 Oktober 2013,Dari beberapa barang yang kami terima, ada beberapa barang yang tidak sesuai dengan pesanan kami. Barang tersebut adalah TV 21 inchi dengan warna hitam, yang seharusnya warna silver sesuai dengan pesanan kami. Untuk itu kami mengharapkan agar Saudara mengganti barang yang tidak sesuai tersebut dengan biaya pengiriman menjadi tanggungan Saudara.Demikian, dan kami tunggu kabar dari saudara secepatnya.Hormat kamiEdy Marpaung SAB

 

Ketika perusahaan yang salahPerhatikan kebijakan perusahaan dalam kasus yang ada sebelum anda merespon.Bersimpati pada ketidaknyamanan pelangganJelaskan bagaimana anda telah atau akan menangani klaimAmbil langkah-langkah untuk memperbaiki hubunganKetika pelanggan yang salahBandingkan antara biaya memenuhi dan menolak permintaanBila memilih memenuhi permintaan, bukalah surat dg berita baikGunakan bagian isi pesan untuk mengajak pelanggan menghindari hal serupa dimasa yang akan datang.Ketika pihak ketiga yang salah.Evaluasi situasi dan tinjau ulang kebijakan perusahaanHindari menyalahkan pihak lain, fokus pada pencarian solusi.

 

Undangan adalah suatu pesan yang mengharap-kan kehadiran seseorang atau sekelompok orang dalam suatu acara atau kegiatan tertentu, pada waktu dan tempat tertentu pula.Undangan dibedakan menjadi resmi (dinas) dan undangan tidak resmi (pribadi).Undangan resmi menggunakan format surat menyurat / korespondensi resmi.

 

Pesan positip adalah pesan-pesan bisnis yang memberi-kan kesan menyenangkan kepada pihak lain, yang meliputi goodnews dan goodwillPengorganisasian permintaan pesan rutin dan positif menggunakan pendekatan langsung (deduktif)

 

 

Pesan-pesan yang telah disampaikan kemungkinan akan berhasil jika pembaca memperoleh kesan-kesan yang menyenangkan, atau paling tidak mereka dapat menerima pesan-pesan yang disampaikan dengan baik.

 

 

Bagaimana medapatkan pelamar kerja yang cocok dan memilih orang-orang yang tepat untuk pengisian lowongan kerja merupakan pekerjaan yang tidak mudah. Oleh karena itu, suatu organisaisi yang membutuhkan karyawan baru harus betul-betul melakukan proses seleksi dan rekrutmen secara tepat sesuai dengan yang dikehendaki.

 

 

Untuk menjaga para pelanggannya, perusahaan dapat mengembangkan strategi bisnisnya dengan penetapan harga produk yang kompetitif, produk yang berkualitas, pemilihan metode promosi yang tepat, dan pemilihan saluran distribusi yang tepat pula.

 

 

Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesa secara bersahabat yang secara tak langgusng berkaitan dengan tujuan bisnis.

 

 

Selamat bergabung di PT Abadi. Sejumlah kandidat telah diwawancara, tetapi latar belakang pendidikan dan pengalaman membuat anda menjadi yang terbaik untuk mendapatkan posisi sebagai Sales Manager.Sebagaimana telah kita diskusikan, gaji anda sebesar Rp per bulan. Kami ingin anda mulai bekerja pada hari Senin, tanggal 4 Nopember Silahkan datang ke kantor saya pukul pagi. Saya akan memberikan orientasi mendalam tentang PT Abadi dan membicarakan berbagai tunjangan perusahaan yang tersedia bagi anda.Setelah makan siang Natasia akan membawa anda ke bagian pemasaran dan membantu anda mengetahui tugas dan tanggung jawab anda sebagai Sales Manager. Saya menunggu untuk bertemu dengan anda tanggal 4 Nopember 2013Menjelaskan semua detail yang diperlukan

 

dengan niat baik (goodwill) lebih menekankan pada upaya menjaga hubungan personal atau kekeluargaan dengan para relasi, dan tidak mempunyai tujuan bisnis langsung.Ucapan selamat (congratulation). Ini biasanya diberikan atas keberhasilan perusahaan atau individu.Penghargaan (message of appreciation). Ini diberikan karena kemampuan perusahaan atau individu mencapai prestasi kerja tertentu.Ucapan dukacita (condolence). Ucapan dukacita ini dapat diberikan secara lisan ataupun tertulis. Ini menunjukkan perhatian dan rasa simpati perusahaan terhadap individu atau organisasi yang mengalami musibah.Ucapan terima kasih. Ini diberikan sebagai ungkapan rasa, karena telah dibantu atau diuntungkan oleh seseorang atau lembaga

 

 

PT MITRA PERKASAJl. Mayjen Haryono 163 MalangUCAPAN SELAMATDengan ini pimpinan dan karyawan PT Mitra Perkasa mengucapkan selamat dan sukses atas dibukanya kantor cabangBank MandiriCabang KepanjenDengan dibukanya cabang yang baru tersebut kami mengharapkan hubungan perbankan antara kami dengan bank mandiri bertanbah erat dan lancar.Malang, 10 Oktober 2013Hormat kamiAli Hanan SABDirektur

 

 

Tidak seorangpun yang suka menerimanya dan tak seorangpun yg suka menyampaikan pesan-pesan buruk (bad news)Namun mengirim pesan-pesan negatif /buruk pada orang lain merupakan fakta kehidupan dan tidak bisa dihindari dalam karier seseorang.

 

Pesan negatif/buruk (bad news) adalah pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan bagi audiensPesan negatif lazimnya disusun dengan pendekatan tidak langsung (induktif), tetapi dapat juga dengan pendekatan langsung.Aneka ragam pesan negatifPesan negatif tentang masalah bisnis rutin kenaikan harga, produk cacat, produk kedaluarsa,Berita negatif tentang pesanan, seperti tidak dapat memenuhi sebagian atau seluruh pesananBerita negatif tentang orang, seperi menolak lamaran kerja, menolak memberikan rekomendasi.Bad news tentang penolakan, seperti penolakan; kerjasama, klaim, undangan, permohonan kreditBerita negatif lainnya seperti pemutusan hubungan kerja, skorsing

 

 

== <big>Menyelesaikan Pesan Negatif</big> ==

Berita buruk tentang transaksi selalu tidak disambut baik dan biasanya tidak diharapkan.Yang tidak diharapkan pelangganTidak terpenuhinya pesanan baik sebagian atau seluruhnya.Terlambatnya pengiriman barang pesananPendekatan yang digunakan tergantung pada harapan pelangganCara MeresponJelaskan apa yang terjadi, dan mengapa hal itu terjadi.Jelaskan cara anda mengatasi situasi tersebutPerbaiki hubungan bisnis dengan menawarkan jaminan ke depan yang lebih baikTawarkan ekspresi permintaan maaf, bila organisasi anda melakukan kesalahan.

 

Jl. Siwalan 56MojokertoNomor : 123/TR/2/2013Hal : Penolakan PesananYth. Pimpinant Toko Sumber Rejeki, Oktober 2013Jl. Mayjen Haryono 163 MalangTerima kasih atas surat Saudara No. 62/ME/X/2013, tanggal 8 Oktober tentang pesanan barang.Dengan ini kami beritahukan bahwa sebagian besar barang yang Sudara pesan tidak ada dalam persediaan kami, hal ini disebabkan pada bulan ini banyak pesanan dalam jumlah besar sedangkan persediaan kami tidak mencukupi .Untuk itu dengan berat hati kami belum bisa memenuhi pesanan Saudara tersebut.Mudah-mudahan pesanan berikutnya kami bisa melayani dengan sebaik-baiknya, Terima kasih atas perhatiannya dan berharap Suadara dapat memakluminya..Hormat kamiSisca Yaningwaty SABDirektur Pemasaran

 

Hampir setiap pelanggan yang membuat klaim, terlibat secara emosional, karena itu gunakan pendekatan tidak langsung.Ketika menolah sebuah klaim;Gunakan pendekatan tidak langsung.Tunjukan pemahaman anda tentang keluhanJelaskan alasan anda menolak keluhan, tanpa bersembunyi di balik kebijkan perusahaan.Berikan catatan transaksi yang akurat dan faktualTekankan cara masalah seharusnya ditangani bukan me-mikirkan kesalahan pelanggan.Akhiri penutup yang positif, bersahabat, dan membantu.

 

 

Buka dengan pendekatan langsung