Dwi lutfiana
Bergabung 30 Maret 2021
Konten dihapus Konten ditambahkan
Tidak ada ringkasan suntingan |
Tidak ada ringkasan suntingan |
||
Baris 1.021:
= BAB III Merencanakan pesan-pesan bisnis =
Dunia Bisnis adalah dunia yang penuh dengan kompetitif. Bagaimana tidak, minat untuk menjalankan bisnis sangat besar bahkan sangat banyak yang menjalankan bisnis dibidang yang sama.
Salah satu hal yang harus diperhatikan pelaku bisnis untuk dapat menciptakan nilai tambah perusahaan adalah pesan bisnis. Pesan bisnis merupakan hal penting bagi suatu pelaku bisnis untuk menyampaikan informasi yang ingin disampaikan pada pelaku bisnis lain dalam upaya penyelenggaraan bisnis dengan tujuan tertentu.
Dalam suatu organisasi, pesan yang disampaikan oleh atasan kepada bawahan terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Akibatnya pesan yang tersampaikan tidak mengenai sasaran atau tidak sesuai dengan harapan.
Hal tersebut juga berlaku dalam dunia bisnis. Pengirim yang berlaku seperti atasan perlu melakuakn persiapan seperti perencanaan pesan bisnis yang ingin disampaikan dengan sebaiknya. Supaya pesan tersampaikan pada pihak lain dan diterima serta dipahami sesuai harapan pengirim.
Penyampaian secara langsung merupakan tipe pesan bisis yang paling sering digunakan pelaku bisnis. Namun pesan bisnis juga bisa disampaikan melalui memo, surat, merevisi draft, mengetik email, dan lain sebagainya.
Dalam pembuatan pesan – pesan bisnis tertulis, anda perlu memperhatikan hal apa saja yang ingin disampaikan kepada pihak lain. Hal tersebut merupakan langkah strategis bagi pencapaian tujuan serta salah satu faktor yang menentukan keberhasilan dalam penyampaian pesan – pesan bisnis.
Baca juga : 5 Contoh Pesan Bisnis dalam Komunikasi Bisnis
Hubungan dalam dunia bisnis pada dasarnya memang untuk memperoleh keuntungan. Namun terkadang pelaku bisnis juga perlu menjalin relasi secara personal dengan rekan bisnisnya tanpa mempertimbangkan benefit dalam hubungan tersebut.
Dalam hal penyusunan pesan bisnis dibutuhkan suatu kreativitas agar menarik perhatian, mudah dibaca dan mudah dipahami. Agar pesan – pesan bisnis dapat menjadi komunikasi yang efektif, maka diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis dalam komunikasi bisnis.
Pada umumnya proses penyusunan pesan bisnis terdiri dari 3 yaitu :
# Perencanaan pesan
# Pengorganisasian pesan
# Revisi pesan
== 1. Perencanaan Pesan ==
Perencanaan merupakan tahap pertama yang perlu diperhatikan dalam penyampaian pesan bisnis. Pada fase perencanaan perlu memperhatikan beberapa hal penting mendasar dari suatu pesan yang ingin dikomunikasikan.
== proses menulis pesan bisnis ==
Baris 1.076 ⟶ 1.098:
masing-masing saluran memliki beberapa jenis media yang dapat dipilih seperti: surat, surat elektronik, telepon, faximile, buletin.
D. Pemilihan Saluran dan Media
Pemilihan saluran dan media sebaiknya disesuaikan dengan sifat pesan, tingkat kerahasiaan, biaya pengiriman, formalitas, dan harapan penerima. Saluran komunikasi terdiri dari komunikasi lisan dan tertulis dan masing – masing memiliki beberapa jenis media.
Baca juga : Jenis komunikasi bisnis secara umum
* Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak digunakan dalam bisnis komunikasi, diantaranya melalui wawancara, telepon, berbicara secara langsung, seminar dll.
Namun tidak semua pesan bisnis dapat disampaikan secara lisan. Pesan yang disampaikan secara lisan adalah pesan yang relatif sederhana, mudah dimengerti dan biasanya diperlukan tanggapan dari pesan tersebut. Namun terdapat kekuragan, yaitu pesan disampaikan secara spontan dan tidak terorganisir terlebih dahulu.
* Saluran komunikasi tertulis
Pesan tertulis dapat berbentuk tulis tagan ataupun dengan bantuan media elektrionik seperti telegram, e-mail, faks, dll. Saluran komunikasi tertulis digunakan jika tidak diperlukan umpan balik secara langsung, pesan terinci dan kompleks, memerluka perencanaan, memerlukan catatan permanen dna penerimaan dalam jumlah banyak.
== 2. Pengorganisasian Pesan ==
Tujuan pesan bisnis adalah pemahaman penerima. Oleh sebab itu, untuk mempercepat dan meningkatkan efisiensi penyusunan pesan perlu mengorganisasikan pesan dengan baik. Mengorganisasikan pesan dengan baik dapat dilakukan melalui langkah berikut :
* Pengelompokan ide dan disajikan secara logis (dibuat outlinenya)
* Subjek dan tujuan jelas
* Mencakup semua informasi yang penting
* Terdapat relevansi antara informasi dengan subjek dan tujuan
== 3. Revisi Pesan ==
Penyusunan pesan bisnis memerlukan proses yang hati – hati dan teliti, sehingga pesan yang telah selesai harus ditelaah ulang dan diperbaiki lagi untuk menjamin bahwa pesan bisnis tersebut tidak terdapat kekurangan, kelebihan atau kesalahan. Revisi pesan dapat dimulai dengan membaca secara cepat pada isi, organisasi dan format penulisannya. Lalu dilanjutkan dengan menulis ulang pesan agar kalimat pesan efektif. Jika dirasa sudah efektif, maka dapat diproduksi dan didesain agar lebih menarik.
Demikian proses penyusunan pesan bisnis dalam komuniskasi bisnis. Semoga bermanfaat bagi anda yang sedang berkecimpung dalam dunia bisnis sehingga tujuan anda tersampaikan pada rekan bisnis anda.
Topik dan ide pokok adalah dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut. Ide pokok dapat memotivasi orang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan menggabungkan atau menyelaraskan tujuan pengirim dengan tujuan mereka. Sebelum dapat menentukan ide pokok, hal-hal yang penting harus diidentifikasi terlebih dahulu.
'''a.''' '''Teknik curah pendapat (brainstroming)'''
Untuk dapat mengidentifikasi ide pokok, diperlukan kreativitas dan pengalaman. Pendekatan yang paling baik adalah curah pendapat yang memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada. Beberapa teknik curah pendapat yang dapat di gunakan antara lain.
1. Storyteller’s tour
Hidupkan tape recorder, dan telaahpesan-pesan yang di sampaikan. Dengarkan dengan teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat di temukan dengan mudah.
2. Random list
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran anda di atas kertas kosong. Hubungkan antara ide satu dengan ide yang lain. Bagi kedalam kelompok-kelompok, dan temukan butir yang penting dan tidak penting.
3. CFR (conclusions, findings, recommendations) workssheet
Jika sunjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu lembar kerja (workssheet) yang akan membatu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi (recommendations) yang akan di berikan.
4. Journalistic approach
Pendekatan ini memberikan butir yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa(what) kapan(when), dimana(where) dan bagaimana(how), akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
5. Question and answer chain
Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens. Apa okok audiens, apa yang di ingnkan audiens, periksa jawaban atas pertanyaan tersebut. Apa pertanyaan tambahan yang mungkin muncul. Ikuti arus pertanyaan dan jawab pertanyaan tersebut sehingga ide pokok dapat di temukan.
'''b.''' '''Pembatasan Cakupan'''
Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah anda kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Ini dapat membangkitkan rasa hormat (respect) audiens kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan memakan waktu lebih lama. Yang lebih penting adalah ide-ide pokok yang disampaikan haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.
Me&ang!n Kredii)itas
Kredibilitas anda mempengaruhi respon audiens pada setiap pesan anda, untuk membangun kredibilitas dengan audiens harus mempertimbangkan Sembilan karakteristik berikut ini *
1.Ke*!*!ran
(enunjukkan kejujuran dan integritas akan mendapatkan penghormatan dari audiensanda.
2.O*e#ti+itas
(enunjukkan objektivitas dalam melihat situasi tanpa melibatkan perasaaan,
'.Kesadaran a#an #e!t!"an a!diens
(emba!a audiens untuk tahu bah!a anda memahami apa yang penting bagi mereka
(.Keper,ayaan- I)&! Pengeta"!an- dan Kea")ian.
= BAB IV penulisan dan penyesalan pesan-pesan bisnis =
Baris 1.193 ⟶ 1.294:
# mempertahankan citra baik organisasi
# mengurangi atau menghilangkan kebutuhan korespondensi tentang hal tersebut diwaktu yang akan datang.
== '''Menyelesaikan Pesan Negatif''' ==
Menulis Pesan NegatifGunakan bahasa yang sopan dan kata-kata yg tidak biasGunakan frase positif dalam pesan-pesan negatif.Jelaskan kesalahan penerima dengan kalimat pasif.Menyelesaikan Pesan NegatifRevisi pesan anda untuk memastikan semuanya jelas, lengkap dan ringkasPilihkan desain dan tata letak yg bersih dan profesional.Pastikan pesan negatif disampaikan tepat waktu.
== '''Memilih Kata-kata Positif''' ==
Hindari kata negatif gunakan kata positif Saya tidak paham apa maksud andaTolong klarifikasikan permintaan andaKerusakan tsb tidak dapat diper-baiki dalam semingguBarang tsb akan diperbaiki minggu depanKerusakan itu bukan kesalahan sayaBarang dagangan itu rusak dalam perjalananLaporan yang terlampir salahTolong periksa kembali laporan terakhirSayangnya, kami tidak menerima-nyaSurat terebut belum sampaiAkan ada penundaan dalam pesanan andaKami akan mengirimkan pesanan anda secepat mungkinKami menyesalkan kesalahpahaman ini.Saya mencoba semampy saya agar lebih jelas mulai sekarang
== '''Kebiasaan tidak langsung''' ==
Memilih PendekatanPendekatan langsungPendekatan tidak langsungApakah berita buruk tsb akan membuat syok?TidakyaApakah pembaca lebih suka pesan-pesan pendek yg langsung ke pokok masalah?Yatidak tahuSeberapa penting berita ini bagi pembaca tersebut?BiasaLuar biasaApakah perlu mempertahankan hubung-an kerja dengan pembaca pesan?Apakah anda perlu menarik perhatian pembaca?Apakah gaya yang disukai oleh organisasi anda?Kebiasaan langsungKebiasaan ti-dak langsungSeberapa banyak komunikasi lanjutan yang anda inginkan?SedikitBanyak
== 7 Pendekatan langsung ==
Sebuah pesan negatif dengan pendekatan langsung yaitu;Buka dengan pernyataan yang jelas tentang berita burukKami tidak bisa mengabulkan permohonan kredit andaTolong modifikasi pesanan tetap kami untuk cengkeh dari 30 ton per bulan menjadi 25 ton per bulanJelaskan alasan-alasa dan tambahkan informasi.Program kredit kami menyaratkan adanya agunan benda tak bergerak yang tidak dipenuhi dalam aplikasi anda.Nyatakan kualitas produk yang dikurangi tetap memuaskan tetapi tidak lagi dibutuhkan dalam jumlah yang sama.Tutup dengan pernyataan positifSemoga anda berhasil mencari kredit melalui perusahaan perbankan lain.
== '''Pendekatan Tidak Langsung''' ==
Buka dengan sebuah penyangga, yaitu pernyataan netral yg mengesahkan suatu permintaan.Kami memahami tujuan anda untuk memproses pesanan dengan cepat dan efisienBeri alasan-alasan dan informasi tambahanMengarahkan pembaca ke konklusi sebelum anda mengatakannya.Berikan alasan yang cukup detail, tetapi tetap harus ringkasBeri penjelasan sisi negatif bagi pemohon bila permintaan dipenuhi.Beri pernyataan yang jelas tentang berita burukBeritahu keputusan apa yang sudah anda ambil.Tutup dengan catatan positif.Membangun niat baik,Menawarkan saran untuk suatu tindakan
== '''Menolak Permintaan Rutin''' ==
Penolakan pesanan rutin harus berisi alasan yang logis dan diungkapkan dengan bahasa yang halus dan sopan agar hubungan baik tetap terbina.Pendekatan langsung baik digunakan karena pesan rutin membutuhkan respon cepat. Pendekatan tidak langsung baik digunakan bila anda telah memiliki hubungan yang baik dg orang yg mengajukan permintaan.Cara meresponFokus pada permintaan yang paling penting, dan biasakan membuat respon standar yang cepat untuk situasi yang kurang penting.Bila masalah telah ditutup, jangan menyiratkan bahwa masalah tersebut masih terbuka.Tawarkan ide-ide alternatif jika anda mampu.
== '''Menangani Berita Buruk tentang Transaksi-transaksi''' ==
Berita buruk tentang transaksi selalu tidak disambut baik dan biasanya tidak diharapkan.Yang tidak diharapkan pelangganTidak terpenuhinya pesanan baik sebagian atau seluruhnya.Terlambatnya pengiriman barang pesananPendekatan yang digunakan tergantung pada harapan pelangganCara MeresponJelaskan apa yang terjadi, dan mengapa hal itu terjadi.Jelaskan cara anda mengatasi situasi tersebutPerbaiki hubungan bisnis dengan menawarkan jaminan ke depan yang lebih baikTawarkan ekspresi permintaan maaf, bila organisasi anda melakukan kesalahan.
| |||