Ade elwanda

Komunikasi Bisnis

Pengantar Ilmu Komunikasi

Sebagai makhluk sosial, manusia tidak bisa lepas dari berkomunikasi. Komunikasi adalah hal terbesar yang dilakukan manusia dalam kehidupannya. Baik komunikasi dengan diri sendiri hingga komunikasi melalui media. Terlebih di zaman sekarang, dimana teknologi komunikasi berkembang dengan pesatnya. Komunikasi menjadi tanpa batas, tanpa sekat, dan semua orang bisa terlibat di dalamnya. Hal ini menunjukkan bahwa komunikasi memang sangat penting dalam kehidupan manusia dalam rangka menumbuhkembangkan kepribadian manusia itu sendiri. Lalu, apakah komunikasi itu? Komunikasi merujuk pada terjadinya suatu proses yang dilakukan oleh manusia dalam rangka memberikan respon terhadap perilaku ataupun perlambang yang dilakukan oleh manusia lainnya. Komunikasi yang dilakukan bertujuan agar terjadi pengertian bersama. Hal ini sesuai dengan asal kata komunikasi itu sendiri yaitu “communication” atau “communis” yang berarti sama, yaitu sama dalam hal makna.

Pengertian Komunikasi Menurut Para Ahli

Komunikasi begitu vital dalam kehidupan manusia. Untuk itu, cendekiawan ataupun para ahli dari berbagai latar belakang keilmuan tertarik untuk melakukan penelitan mengenai komunikasi. Sebagian besar para ahli yang meneliti komunikasi merupakan sarjana psikologi, sosiologi serta filsafat. Dari berbagai penelitan yang telah mereka lakukan, lahirlah berbagai macam pengertian komunikasi seperti yang kita kenal sekarang ini.

Berikut adalah beberapa pengertian komunikasi dari para ahli (Rakhmat, 2001 : 3 – 10) :

1.Hovland, Janis dan Kelly (1953): “Communication is the process by which an individual (the communicator) transmit stimuli (usually verbal) to modify the behavior of other individuals (the audience)”. Disini dimaksudkan bahwa komunikasi sejatinya adalah proses seseorang yang bertindak sebagai komunikator mengirimkan stimuli atau respon berupa verbal untuk mempengaruhi kepribadian atay sikap seseorang yang bertindak sebagai komunikan.

2. Dance (1970): Komunikasi adalah usaha menimbulkan respons melalui lambing-lambang verbal.

3. Raymond S. Ross (1974): “Communication is a transactional process involving cognitive sorting, selecting, and sharing of symbol in such a way to help another elicit from his own experiences a meaning or responses similar to that intended by the source”. Raymond beranggapan bahwa komunikasi sebuah proses transaksional yang mencakup kegiatan menyeleksi, memilih, dan membagikan makna. Makna – makna tersebut bisa berasal dari pengalaman sendiri, ataupun beberapa sumber lain.

4. Colin Cherry (1964): Komunikasi adalah usaha untuk membuat satuan sosial dari individu dengan menggunakan bahasa atau tanda. Dan juga memiliki serangkaian peraturan untuk berbagai kegiatan mencapai tujuan.

5. Harnack dan Fest (1964): Komunikasi adalah suatu proses interaksi diantara orang-orang untuk tujuan integrasi intrapersonal dan interpersonal.

6. Edwin Neuman (1948): Komunikasi adalah proses untuk mengubah kelompok manusia menjadi kelompok yang berfungsi.

7. Joseph A. Devito: Komunikasi seperti disadur dalam Efendi (1984:7), adalah sebuah tindakan oleh satu orang atau lebih yang mengirimkan dan menerima pesan dengan situasi tertentu. Lalu menghasilkan dampak dan kesempatan untuk menerima pesan. Tindakan komunikasi mencakup beberapa komponen yaitu, situasi, pengirim, penerima, media, hambatan, penerimaan, pemahaman, respon, dan efek.

Dari berbagai pengertian komunikasi yang dinyatakan oleh para ahli di atas, pengertian dari Joseph A. Devito adalah yang paling lengkap dan luas.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan dari satu pihak (individu atau kelompok) kepada pihak lain (individu atau kelompok), melalui saluran tertentu ataupun tidak sehingga menimbulkan pengertian bersama untuk mencapai tujuan tertentu.

Sejarah Ilmu Komunikasi

Komunikasi sebagai sebuah ilmu telah dikaji jauh sebelumnya dengan nama Publistik atau Jurnalistik. Para ahli komunikasi sepakat bahwa komunikasi digolongkan ke dalam ilmu sosial dan ilmu terapan. Menurut Effendi (1984 : 4), ilmu komunikasi bersifat lintas disiplin ilmu karena memiliki obyek material yang sama dengan ilmu-ilmu lainnya yaitu manusia.

1. Awal Kemunculan

Jurnalisme sendiri sebagai sebuah ilmu telah berkembang di Amerika Serikat pada sekitar abad-15 yang ditandai dengan diterbitkannya sebuah buku “The Social Order” yang ditulis oleh Robert Bierstedt. Bierstedt menyusun berbagai macam ilmu murni yang terkait dengan ilmu terapan. Dalam susunan tersebut, jurnalistik dimasukkan ke dalam ilmu terapan.

2. Kemunculan Sekolah Jurnalistik

Di tahun 1903, Joseph Pulitzer seorang tokoh pers, berharap adanya sekolah jurnalistik yang diperuntukkan bagi para wartawan agar dapat meningkatkan pengetahuan mereka tentang jurnalistik. Ide ini kemudian ditindaklanjuti oleh dua orang rektor dari dua universitas kenamaan di AS yaitu Charles Elliot (Harvard University) dan Nicholas Murray (Columbia University).

Karena, dalam perkembangannya, jurnalistik tidak hanya fokus pada surat kabar semata melainkan radio dan televisi termasuk juga didalamnya. Selain berita, radio dan televisi juga menyiarkan berbagai program siaran lain. Dari sinilah jurnalisme berkembang menjadi komunikasi massa.

Para ahli berpendapat bahwa istilah komunikasi massa dirasa lagi tidak tepat jika dilihat dari dampak yang ditimbulkan. Komunikasi massa bukanlah proses komunikasi yang holistik sehingga tidak dapat menjelaskan proses komunikasi yang begitu kompleks.

Hal ini dibuktikan dengan adanya berbagai penelitian yang telah dilakukan oleh para ahli yang menunjukkan bahwa proses pengambilan keputusan sebagai dampak media massa berlangsung dalam dua tahap bukan satu tahap. Pengambilan keputusan ini sebagian besar dilakukan oleh komunikan melalui komunikasi antar persona dan komunikasi kelompok.

3. Lahirnya Komunikasi

Berdasarkan hasil penelitian itulah, ilmu komunikasi hadir guna mempelajari berbagai macam gejala sosial yang timbul sebagai akibat dari proses komunikasi massa, komunikasi antar personal dan komunikasi kelompok. Ilmu Komunikasi yang di AS disebut dengan Communication Science atau Communicologytelah menjadi perhatian di AS sejak tahun 1940an bertepatan dengan dikemukakannya pengertian ilmu komunikasi oleh Carl I. Hovland.

Carl I. Hovland (1940), mengungkapkan bahwa studi ilmu komunikasi adalah suatu sistem yang mencoba merumuskan komunikasi dalam mode ketat terkait prinsip – prinsip informasi. Tujuan dari sistem tersebut adalah agar supaya informasi dapat ditransmisikan dengan bentuk bentuk yang teratur.

Kemudian, Keith Brooks dalam buku “The Communicative Arts And Science of Speech” (1967) mengatakan bahwa banyak sarjana komunikasi di berbagai disiplin ilmu telah berkontribusi untuk memberikan pemahaman terkait proses dasar komunikasi. Seperti jenis dan bentuk kegiatan komunikasi.

Studi ilmu komunikasi juga berkaitan dengan prinsip – prinsip komunikasi dari para sarjana ini. Dan juga, ini berkaitan erat dengan filosofis realisitis komunikasi. Dimana terdapat program penelitian sistematis yang menguji keabsahan teori, melengkapi kesenjangan pengetahuan, dan menafsirkan, serta menvalidasi temuan dalam disiplin khusus. Ini menyediakan ruang yang luas tetapi tidak membatasi diri pada kepentingan akademik lain. (Efendi, 1984:6)

Baca juga:

• Etika Komunikasi di Internet
• Sistem Komunikasi Indonesia

Hakikat Ilmu Komunikasi

Komunikasi adalah proses penyampaian pesan yang bertujuan untuk membentuk kesamaan makna. Komunikasi dapat tumbuh dan berkembang karena disokong oleh berbagai disiplin ilmu seperti psikologi, sosiologi, politik, ekonomi, mekanika dan lain sebagainya.

Dengan demikian, definisi atau pengertian komunikasi yang dinyatakan oleh para ahli pun sangat beragam karena dilatarbelakangi oleh kelimuan yang dimiliki. Hampir tidak ada definisi atau pengertian komunikasi yang benar-benar pakem atau komprehensif. Keberagaman definisi atau pengertian komunikasi yang dinyatakan oleh para ahli tersebut menunjukkan bahwa komunikasi adalah konsep yang kaya makna.

Adapun makna komunikasi yang tercermin dari definisi atau pengertian komunikasi tersebut dapat dibedakan menjadi 4 bagian, yaitu :

Komunikasi sebagai proses sosial

Komunikasi adalah proses sosial yang fundamental. Oleh sebab itu, ketika kita mempelajari komunikasi sejatinya kita mencoba untuk meneliti lebih dalam mengenai sesuatu yang menjadi pondasi bagi semua hubungan antar manusia serta perubahan sosial (Kincaid dan Scramm dalam Suryana, 2004). Berbagai penelitian telah dilakukan oleh para ahli dengan fokus penelitian pada aktifitas manusia serta hubungan pesan dengan perilaku.

Komunikasi sebagai peristiwa

Ketika manusia berinteraksi dengan manusia lainnya, maka terjadilah suatu peristiwa. Peristiwa tersebut dinamakan peristiwa sosial. Interaksi sosial dapat terjadi hanya jika ada kontak dan komunikasi.  Sebagai suatu fenomena, komunikasi dapat dipahami melalui bentuk komunikasi dan sifat komunikasi. Bentuk komunikasi meliputi komunikasi personal (komunikasi intrapersonal dan komunikasi interpersonal), komunikasi kelompok (komunikasi kelompok kecil dan komunikasi kelompok besar), serta komunikasi massa.

Sedangkan sifat komunikasi meliputi komunikasi tatap muka (face to face), komunikasi bermedia (mediated), verbal (tulisan, lisan, tercetak) dan non verbal (kial, bergambar).

Komunikasi sebagai ilmu

Komunikasi adalah ilmu (science) karena ilmu komunikasi berkembang dengan menggunakan metode ilmiah. Para ilmuwan yang mengembangkan komunikasi sebagai ilmu menggunakan pendekatan ilmiah berdasarkan latar belakang keilmuan yang dimiliki. Dalam bekerjanya, ilmu komunikasi selalui berlandaskan pada fakta, pertimbangan obyektif, asas analitik, sifat kuantitatif, logika deduktif-hipotetik dan logika induktif-generalisasi.

Selain berkembang dengan menggunakan metode ilmiah, komunikasi juga memenuhi persyaratan sebagai suatu ilmu. Adapun syarat-syarat suatu ilmu adalah memiliki obyek formal dan obyek material yaitu memiliki bentuk pernyataan dan memiliki keragaman proposisi.

Sebagai suatu ilmu, komunikasi memiliki beberapa karakteristik, yaitu sistematis, universal, rasionalitas, obyektifitas, verifiabilitas dan communality.

Komunikasi sebagai keterampilan

Komunikasi sebagai suatu proses penyampaian pesan tentunya memiliki tujuan. Tujuan komunikasi pada umumnya adalah untuk mengubah pengetahuan, sikap, opini, keterampikan serta perilaku. Agar terjadi komunkasi yang efektif maka komunikator harus memiliki kemampuan atau keterampilan berkomunikasi yang diperlukan. Tidak hanya bahasa verbal namun bahasa non verbal pun harus dikuasai. Kemampuan berkomunikasi atau communication skill sangat penting dalam rangka berinteraksi dengan orang lain.

Keterampilan berkomunikasi dapat membantu kita untuk meningkatkan kemampuan dalam berpikir kritis, melakukan pemecahan masalah, mengatasi konflik, membangun sebuah tim, literasi media, dan public speaking. Berbagai macam kemampuan atau keterampilan komunikasi inilah yang sangat berguna dalam rangka berinteraksi dengan orang lain maupun dalam dunia kerja.

Dasar Dasar Komunikasi

Pengertian Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis merupakan salah satu hal yang penting dalam menjalankan suatu bisnis atau perusahaan. Komunikasi ini bisa diartikan sebagai suatu komunikasi yang dilakukan secara verbal maupun non verbal. Dimana dalam komunikasi ini berisi pendapat, ide, gagasan, maupun informasi. Komunikasi ini dapat dilakukan secara personal maupun impersonal.

Untuk memahami pengertian komunikasi bisnis lebih jauh, berikut adalah pengertiannya menurut beberapa ahli :

• Komunikasi Bisnis adalah pertukaran informasi, gagasan, pendapat, intruksi yang punya target tertentu yang dihidangkan secara personal maupun impersional melalui lambang atau sinyal. William Albig

• Definisi komunikasi bisnis adalah suatu tindakan pertukaran informasi, ide/ opini, intruksi, dan sebagainya, yang disampaikan secara personal maupun non-personal melalui lambang dan sinyal untuk mencapai target perusahaan. Rosenbalt

• Arti komunikasi bisnis adalah komunikasi yang dipakai di dalam dunia bisnis yang termasuk berbagai macam bentuk komunikasi, baik itu verbal maupun non-verbal untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Djoko Purwanto

Unsur Dalam Berkomunikasi

Komunikasi meliputi 5 unsur, yang dikenal dengan formula 5 W + 1 H, yaitu:

• Komunikator = who [communicator, source, sender]
• Pesan = says what [message]
• Media = in which channel [channel, media]
• Komunikan = to whom [communicant, communicatee, reciever, recipient]
• Efek [effect, impact, influence]

Sedangkan aktivitas komunikasi di dalam kegiatan bisnis harus terdapat unsur-unsur tertentu. Adapun unsur-unsur komunikasi bisnis adalah sebagai berikut:

• Terdapat tujuan, setiap komunikasi tersebut memiliki tujuan yang telah ditentukan dan sejalan dengan tujuan organisasi.
• Ada pertukaran, setiap  komunikasi melibatkan setidaknya dua orang atau lebih (komunikator dan komunikan).
• Berisi informasi, gagasan, opini, instruksi, ini adalah isi dari pesan yang terdapat dalam komunikasi dimana bentuknya bisa beragam tergantung situasi, kondisi, dan tujuannya.
• Memanfaatkan saluran personal atau impersonal, setiap komunikasi dapat dilakukan dengan bertatap muka, memanfaatkan media khusus, atau media massa jika ingin menjangkau banyak orang.
• Memakai simbol atau sinyal, maksudnya adalah metode atau alat yang digunakan untuk berkomunikasi sehingga dapat dimengerti oleh penerima pesan.
• Pencapaian target atau tujuan organisasi, dimana tujuan tersebut telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.

Tujuan Komunikasi Bisnis

Secara umum, ada empat fungsi dari komunikasi di dalam bisnis, yaitu; yaitu memberi informasi (informing), melakukan persuasi (persuading),  melakukan kolaborasi (collaborating), dan melakukan integrasi (intgrative) dengan audiens.

Memberi Informasi (informing)

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.

Sebagai contoh, seorang pimpinan suatu perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan ditempatkan sebagai staf administrasi di kantor-kantor cabang yang ada. Untuk memperoleh pegawai yang diharapkan, ia dapat memasang iklan lowongan kerja melalui media surat kabar, majalah, radio, dan internet.

Masing-masing media informasi tersebut tentu saja mempunyai kelebihan dan kekurangan satu sama lain. Jadi tergantung manajer untuk memilih media mana yang akan dipilih dengan mempertimbangkan kemampuan internal yang dimiliki oleh perusahaan.

Melakukan Persuasi (persuading)

kedua dari sebuah komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami oleh audiens dengan baik dan benar. Hal ini sering dilakukan terutama yang berkaitan dengan negoisasi antara seseorang dengan orang laian dalam bisnis.

Untuk dapat memperoleh hasil yang optimal dalam bernegosiasi, setiap pihak perlu memahami prinsip win-win solution.

Melakukan Kolaborasi (collaborating)

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis, seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis baik antara perusahaan dosmetik maupun dengan perusahaan asing.

Saat ini kerjasama antar perusahaan di berbagai belahan dunia relatif mudah dilakukan seiring dengan semakin pesatnya kemajuan teknologi komunikasi dewasa ini. Seseorang dapat menggunakan beberapa media telekomunikasi yang ada seperti telepon biasa, faksmili, telepon genggam, internet, email dan telekomferensi. Teknologi komunikasi tersebut sangat penting artinya dalam memperat kerjasama dalam dunia bisnis.

Karakteristik Komunikasi

Dari berbagai pengertian komunikasi yang telah disebutkan pada bagian sebelumnya, dapat ditarik benang merah berupa karakteristik yang melekat pada komunikasi itu sendiri. Secara garis besar, komunikasi memiliki tiga karakteristik utama, yaitu :

• Komunikasi adalah manusia itu sendiri

Istilah komunikasi yang digunakan selama ini merujuk pada komunikasi yang dilakukan oleh manusia. Dalam suatu proses komunikasi, yang menjadi komunikator (pengirim pesan) dan komunikan (penerima pesan) adalah manusia.

• Komunikasi adalah sebuah proses

Komunikasi merupakan proses yang berlangsung secara terus menerus dan berkesinambungan. Komunikasi merupakan proses transaksional yang terjadi antara komunikator (pengirim pesan) dan komunikan (penerima pesan). Kualitas proses komunikasi tergantung pada partisipan yang terlibat di dalamnya termasuk saluran yang digunakan. (baca juga: Teori Public Relations)

• Komunikasi bersifat simbolis

Lambang biasa digunakan untuk mempresentasikan sesuatu, berbagai proses, berbagai ide, atau pun berbagai kejadian yang dapat membuat komunikasi menjadi mungkin. Lambang yang diolah menjadi informasi adalah yang dikirimkan dalam suatu proses komunikasi. Berhasil tidaknya informasi yang disampaikan tergantung pada komunikator (pengirim pesan) dan komunikan (penerima pesan).

Fungsi Komunikasi

Komunikasi merupakan proses penyampaian pesan dari komunikator yang  bertujuan untuk mengubah pengetahuan, sikap, opini, keterampilan dan perilaku komunikan. Komunikasi dapat dikatakan berhasil apabila dampak yang terjadi pada komunikan sesuai dengan tujuan komunikasi yang diinginkan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa komunikasi memiliki fungsi-fungsi yang berguna untuk menunjang tujuan komunikasi.

Secara umum, komunikasi memiliki beberapa fungsi, diantaranya adalah :

1. Menyiarkan informasi: Komunikasi berfungsi untuk menyiarkan informasi yang dibutuhkan oleh komunikan dengan harapan komunikan dapat mengambil keputusan yang tepat setelah menerima informasi yang disampaikan.

2. Mendidik: Komunikasi berfungsi mendidik apabila pesan yang diterima oleh komunikan berdampak pada peningkatan pengetahuan komunikan.

3. Menghibur: Komunikasi berfungsi menghibur manakala pesan yang disampaikan kepada komunikan ditujukan untuk rekreasi atau kesenangan bagi komunikan.

4. Mempengaruhi: Komunikasi berfungsi mempengaruhi komunikan manakala pesan yang disampaikan kepada komunikan memberikan efek yang diharapkan.

Proses Komunikasi

Ketika mendefinisikan komunikasi, perlu dipahami bahwa pengertian terminologi komunikasi tidaklah seragam dan berbeda-beda satu dengan yang lainnya. Perbedaan tersebut tergantung pada konteksnya.

Untuk memahami komunikasi sebagai suatu proses, kita harus menyadari bahwa komunikasi terdiri dari berbagai mekanisme ataupun fenomena yang dibentuk dari berbagai elemen yang saling terhubung satu dengan yang lainnya. Dimana kemudian, masing-masing elemen memberikan semacam output. Elemen-elemen inilah yang secara bersama-sama membentuk suatu proses.

Secara sederhana, dalam suatu proses komunikasi terdapat 3 (tiga) elemen yaitu komunikator, pesan, dan komunikan. Namun dalam suatu proses komunikasi yang lebih luas, terdapat 6 (enam) elemen proses komunikasi. Elemen-elemen proses komunikasi tersebut adalah :

1. Sumber (Source)

Adalah dasar yang nantinya dipakai dalam proses penyampaian pesan. Yang dapat dijadikan sumber adalah orang, organisasi, atau bahan literatur dan lain sebagainya. Kredibilitas sumber benar-benar harus diperhatikan agar pesan yang disampaikan nantinya juga memiliki validitas.

2. Komunikator (Communicator)

Adalah individu atau kelompok yang mengirim pesan. Komunikatorlah yang memulai terjadinya proses komunikasi. Kredibilitas komunikator juga perlu diperhatikan. Karena “siapa” lebih penting dari “apa” yang disampaikan. Misalnya, ketika akan berbicara mengenai penyakit mata maka dokter mata adalah pihak yang kredibel untuk menjelaskan mengenai penyakit mata. Intinya, komunikator disesuaikan dengan isi pesan.

3. Pesan (Message)

Pesan adalah elemen terpenting dalam suatu proses komunikasi. Pesan adalah informasi yang akan dikirim oleh komunikator kepada komunikan. Pesan yang disampaikan dapat dilakukan secara langsung (face to face) maupun melalui media atau saluran tertentu. Pesan yang disampaikan secara langsung dapat berupa pesan yang sifatnya informatif, persuasif atau koersif.

Disebut informatif apabila pesan tersebut menyajikan berbagai keterangan  yang didukung dengan fakta dan data yang valid. Pesan yang sifatnya informatif cenderung lebih mudah diterima oleh komunikan yang intelektual. Sedangkan, suatu pesan disebut persusif manakala pesan tersebut berisi ajakan atau bujukan untuk membangkitkan kesadaran komunikan. Terakhir, suatu pesan disebut koersif seandainya pesan tersebut bersifat memaksa yang disertai dengan sanksi. (Baca juga: Komunikasi Bisnis)

4. Saluran (Channel)

Channel atau saluran adalah “jalan” dimana pesan tersebut akan dikirimkan dan biasanya dikenal dengan sebutan media. Dalam komunikasi terdapat dua media komunikasi yang digunakan dalam proses komunikasi yaitu media umum (telepon, radio CB, OHP dan lain-lain) dan media massa (pers, radio, film, televisi)

5. Komunikan (Receiver/Communicant/Communicatee)

Receiver/communicant/communicatee atau komunikan adalah target penyampaian pesan. Terdapat 3 macam komunikan yaitu orang per orang, kelompok, dan massa. Hal-hal yang harus diperhatikan tentang komunikan dalam suatu proses penyampaian pesan adalah keanggotaan kelompok, proses seleksi, dan kecenderungan.

Komunikan terdiri dari orang per orang yang merupakan anggota dari kelompok tertentu yang terikat dengan segala macam pendirian yang dianut. Biasanya jika suatu pesan yang disampaikan berbenturan dengan  pendirian yang dianut, maka akan terjadi penolakan. Orang cenderung untuk memilih sesuatu yang sesuai dengan pendirian yang dimiliki.  Dengan demikian, pesan yang ingin disampaikan kepada komunikan hendaknya disesuaikan dengan situasi serta kondisi komunikan.

Hal lain yang perlu mendapat perhatian adalah kerangka pengetahuan (frame of reference) dan cakupan pengalaman (field of experience) yang dimiliki oleh komunikan. Pesan yang dikemas dan disampaikan kepada komunikan harus disesuaikan dengan kerangka pengetahuan serta cakupan pengalaman yang dimiliki oleh komunikan agar komunikasi yang dilancarkan menemui keberhasilan.

6. Efek (Effect)

Efek atau dampak komunikasi adalah dampak yang dihasilkan dari adanya proses komunkasi. Dampak ini bisa berupa terjadinya perubahan pengetahuan, sikap atau perilaku. Bila efek komunikasi sesuai dengan yang diharapkan maka komunikasi dapat dikatakan berhasil. Tetapi apabila tidak, maka komunikasi tersebut mengalami kegagalan.

Pada umumnya, untuk menggambarkan suatu proses komunikasi digunakan sebuah model komunikasi agar mudah dipahami.

Tingkatan Proses Komunikasi

Menurut Dennis McQuail dalam bukunya Teori Komunikasi Massa (1987 : 6-7), tingkatan proses komunikasi merujuk pada tingkatan organisasi sosial dimana komunikasi tersebut terjadi. Setiap tingkatan meliputi berbagai permasalahan, serangkaian kenyataan dan teori masing-masing. Dalam masyarakat, terdapat enam tingkatan proses komunikasi, yaitu :

• Intrapersonal

Komunikasi intrapersonal atau intrapribadi atau self communication adalah proses pengolahan informasi yang meliputi sensasi, persepsi, memori dan berpikir. Dalam proses komunikasi intrapersonal, rangsangan yang berupa informasi diterima, diolah, disimpan, dan dihasilkan kembali. Proses pengolahan informasi ini dapat berdampak pada pengetahuan, pendapat maupun sikap.

• Interpersonal

Pada komunikasi interpersonal, fokus perhatian sebagian besar ditujukan pada bentuk wacana, pola interaksi, wujud afiliasi, pengendalian dan hierarki, penentuan norma-norma, penetapan batas, pengaruh dan difusi. proses informasi dan pada hubungan timbal balik dengan lingkungan.

• Intragroup atau Dalam Kelompok

Yang menjadi fokus perhatian komunikasi intragroup sama dengan komunikasi interpersonal yaitu pada bentuk wacana, pola interaksi, wujud afiliasi, pengendalian dan hierarki, penentuan norma-norma, penetapan batas, pengaruh dan difusi. proses informasi dan pada hubungan timbal balik dengan lingkungan.

• Intergroup atau Antar Kelompok atau Asosiasi

Pada komunikasi intergroup, fokus perhatian dititikberakan pada keterlibatan secara sukarela, interaksi, kerjasama dan pembetukan norma-norma serta standar.

• Organisasi atau Institusi

Pada komunikasi organisasi fokus perhatian dititikberatkan pada usaha mengendalikan dan melakukan efisiensi transmisi. adalah komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi.

• Komunikasi Massa

Komunikasi massa merupakan salah satu proses komunikasi yang lebih luas. Komunikasi massa dapat diidentifikasi melalui karakteristik yang khas dari institusionalnya.

Etimologi Komunikasi

Person, et.al (2000 : 10) dalam buku Human Communication, menyatakan bahwa komunikasi berasal dari kata “communicare” yang memiliki arti “untuk membuat kesamaan” atau “untuk berbagi”. Dapat dikatakan bahwa komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan dengan maksud tercapainya kesamaan makna. Pesan yang disampaikan oleh komunikator dapat berupa bahasa baik bahasa verbal maupun non verbal.

Komunikasi sebagai Ilmu Sosial

Komunikasi sebagai bidang studi ilmu sosial harus memenuhi beberapa kriteria tertentu. Sebagaimana yang dinyatakan oleh Departemen Komunikasi Univeritas Hawaii, kriteria yang dimaksud adalah berlandaskan teori, analisis kuantitatif atau empiris, dan memiliki tradisi yang diakui.

Pemahaman mengenai dasar komunikasi, teori komunikasi, struktur komunikasi serta perkembangan strategi komunikasi untuk tujuan sosial berikutnya sangat diperlukan guna membuktikan bahwa komunikasi adalah sebuah ilmu.

Ilmu komunikasi adalah ilmu sosial yang didalamnya mencakup komunikasi intrapersonal, komunikasi interpersonal, komunikasi kelompok, komunikasi organisasi, komunikasi massa, komunikasi antar budaya, dan lain-lain.

Bentuk bentuk Komunikasi Dalam Organisasi

Secara umum, ada dua fungsi komunikasi dalam organisasi yaitu Sebagai alat bantu yang bisa digunakan untuk mencapai tujuan suatu organisasi dan sebagai suatu alat untuk menyatukan semua anggota menjadi satu kesatuan yang kohesif. Pengelompokkan Komunikasi Organisasi Berdasarkan Formalitasnya Ditinjau dari segi formalitas, komunikasi organisasional dapat dikelompokkan menjadi 2 yaitu komunikasi informal dan formal.

• Komunikasi Informal : merupakan suatu proses komunikasi yang terjadi diantara para anggota organisasi tanpa menggunakan jalur komunikasi formal yang berlaku di organisasi.

• Komunikasi Formal : merupakan suatu arus komunikasi yang terjadi secara formal sesuai dengan struktur organisasi

Setelah mengetahui tujuan dari sebuah komunikasi dalam organisasi, penting juga untuk mengetahui cara dan teknik penerapannya. Karena ketika sebuah perusahaan dapat menerapkan sistem komunikasi yang tepat, maka akan memberikan dampak yang positif pula. Oleh karena itu, pastikan untuk mengetahui tipe teknik yang ada dalam sebuah komunikasi bisnis, seperti:

1. Teknik Verbal

Teknik pertama yang digunakan dalam sebuah komunikasi adalah teknik verbal. Jenis teknik ini menggunakan bahasa verbal untuk menyampaikan sebuah informasi secara langsung kepada orang lain. Meskipun cara penyampaiannya dapat menggunakan beberapa media seperti telepon atau video call, namun teknik ini dirasa sangat efektif.

Namun, salah satu hal yang perlu diperhatikan dalam melaksanakan teknik adalah nada bicara serta cara penyampaiannya. Karena orang lain tidak bisa membaca yang dikatakan, maka pastikan menyampaikan informasi dengan tidak terlalu cepat dan dengan suara yang jelas.

Komunikasi verbal digunakan untuk mendiskusikan ide, mengungkapkan pendapat, menyampaikan perintah dan membujuk pendengar.

Seorang komunikator verbal yang efektif harus jelas menyampikan pesan yang ingin mereka sampaikan dan bersedia mendengarkan argumen yang bertentangan. Komunikasi verbal juga melibatkan persiapan untuk mendukung argumen dengan contoh nyata.

Penting untuk mempertahankan nada suara yang baik saat berkomunikasi secara tatap muka dan melalui telepon.

Berikut adalah beberapa pengaturan bisnis yang memerlukan komunikasi verbal:

• Rapat
• Panggilan konferensi.
• Diskusi proyek.
• Proposal Bisnis.
• Presentasi.

2. Teknik Non-Verbal

Jenis teknik yang paling banyak digunakan dalam kehidupan sehari-hari dalam sebuah bisnis adalah teknik non-verbal. Seringkali orang tidak menyadari bahwa gerakan tubuh dapat menunjukkan sebuah komunikasi yang tidak tersampaikan secara langsung kepada pihak lain.

Jadi, penggunaan bahasa tubuh atau gestur tubuh dalam berkomunikasi juga sangatlah penting untuk diperhatikan, terutama jika berurusan dengan atasan.

Data statistik menunjukkan pentingnya komunikasi non-verbal ketika berinteraksi dengan partner bisnis. Aspek umum dari komunikasi non-verbal adalah bahasa tubuh.

Berkomunikasi menggunakan bahasa tubuh termasuk gerakan, kontak mata dan postur, ketiga hal inimerupakan aspek penting dari komunikasi non-verbal.

Melibatkan kontak mata menunjukkan bahwa Anda tertarik dengan apa yang dikatakan dan mendengarkan dengan penuh perhatian. Namun, keseimbangan harus dicapai sehubungan dengan kontak mata karena terlalu banyak kontak mata dapat dianggap sebagai tanda agresi dan terlalu sedikit kontak mata dapat dianggap sebagai tanda tidak tertarik.

Ada beberapa isyarat non-verbal saat berkomunikasi, termasuk yang berikut:

• Mencondongkan tubuh ke depan, mengabaikan gangguan, dan mengangguk pelan adalah tanda memperhatikan.
• Menyilangkan lengan, menggunakan penghalang fisik dan melihat sekeliling seolah mencari pelarian menunjukkan pendekatan defensif.
• Senyum, pernapasan stabil dan tidak mengernyitkan dahi adalah tanda bahwa orang tersebut rileks.

Baca juga: Pengertian Identitas Produk, Fungsi, dan Cara Membangunnya

3. Komunikasi Tertulis

Komunikasi tertulis adalah salah satu teknik komunikasi yang banyak digunakan di perusahaan untuk menyampaikan sebuah informasi. Jika dulu perusahaan menggunakan surat fisik saja, saat ini surat juga tetap dikirim menggunakan surat elektronik. Hal ini untuk membuktikan bahwa perusahaan telah mengirimkan informasi baik secara elektronik maupun manual. Sama halnya dengan teknik verbal, bahasa yang digunakan dalam menyampaikan informasi harus sesuai dengan penerima. Namun bedanya dalam hal ini, perusahaan tidak menyampaikan yang diinginkan secara langsung melainkan dengan teknik menulis. Oleh karena itu, pastikan menggunakan bahasa yang jelas serta mudah dimengerti oleh orang lain.

Hal-hal berikut harus dipertimbangkan ketika berkomunikasi secara tertulis:

• Audiens – Pikirkan tentang siapa yang akan membaca email Anda sebelum Anda mengirimnya. Mengetahui audiens Anda akan membantu Anda menyesuaikan nada sehingga pesan Anda disampaikan dengan cara yang paling efektif.
• Formalitas – Tingkat formalitas akan diubah sesuai dengan audiens Anda dan jenis komunikasi tertulis. Misalnya, surat bisnis akan ditulis dalam nada yang lebih formal daripada email. Anda dapat menggunakan judul dan pemformatan untuk mengubah formalitas komunikasi tertulis.
• Gaya – Gaya komunikasi tertulis Anda akan tergantung pada metode yang Anda gunakan. Misalnya, email harus sesingkat mungkin.

4. Komunikasi Telekomunikasi (telepon)

Komunikasi telepon adalah bentuk komunikasi elektronik yang telah ada dan digunakan selama lebih dari seabad. Komunikasi telepon merupakan media universal dan sangat berguna dalam komunikasi lisan yang dilakukan dengan seseorang tanpa perlu hadir di tempat yang sama dengan pengirim pesan. Telepon adalah salah satu alat komunikasi yang terus berevolusi hingga kini. Terdapat beberapa jenis komunikasi telepon dalam dunia bisnis, diantaranya adalah intercom, STD (Subscriber Trunk Dialling), dan ISD (International Subscriber Dialling).

Penyampaian Komunikasi Organisasi yang Tepat

Setiap teknik komunikasi dalam organisasi memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Kelebihan dan kekurangan tersebut dapat muncul ketika digunakan dalam kondisi yang semestinya. Pastikan untuk memilih teknik dan metode yang benar ketika ingin melakukan sebuah komunikasi.

Berikut ini adalah beberapa teknik komunikasi yang efektif untuk menyampaikan pesan Anda secara profesional:

One by One atau Secara Individu

Anggota tim individu Anda memiliki kepribadian yang berbeda dan, oleh karena itu, beberapa orang mungkin lebih nyaman mendiskusikan masalah secara pribadi.

Teknik komunikasi ini paling baik ketika mengangkat topik sensitif karena ini akan mencegah rasa malu. Tidak selalu mungkin untuk berbicara dengan anggota tim Anda atas dasar satu-satu karena, karena alasan hukum, beberapa masalah mungkin memerlukan keterlibatan perwakilan SDM.

Presentasi

Komunikasi visual mungkin lebih efektif untuk beberapa karyawan Anda. Presentasi membantu untuk mengkomunikasikan pesan Anda dengan cara visual. Menggunakan presentasi juga memberikan kesempatan untuk membuat pesan Anda sesingkat mungkin untuk mencegah informasi yang berlebihan.

Pelatihan

Pelatihan bisnis dapat disampaikan dalam berbagai format. Pelatihan dapat diberikan secara langsung atau menggunakan metode elektronik. Apa pun itu, pelatihan adalah aspek penting untuk mengomunikasikan gagasan dan harapan perusahaan Anda. Anda harus berusaha membuat pelatihan semenarik mungkin untuk meningkatkan kemungkinan karyawan Anda menyimpan informasi.

Rapat tim

Rapat tim adalah cara yang efektif untuk menyampaikan pesan Anda dan mendengarkan apa yang dikatakan tim Anda. Rapat tim hanya bisa efektif ketika peserta didorong untuk bersikap terbuka dan jujur. Sebagai pemilik dan manajer bisnis, Anda harus memimpin dan menetapkan langkah dalam pertemuan tim Anda untuk mempromosikan budaya keterbukaan.

Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Komunikasi Organisasi

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan komunukasi bisnis di bawah ini akan untuk membantu Anda memimpin dengan otoritas sehingga orang akan mengikuti arahan Anda:

Percaya diri dan serius

Berkomunikasi dengan pasti akan menanamkan kepercayaan pada orang lain. Berbicara di hadapan audiens dengan sikap ragu ragu dapat memberikan kesan negatif dan Sulit bagi orang lain untuk menerima pesan Anda jika komunikasi Anda tidak serius dan tidak pasti.

Hindari pertanyaan dan gunakan pernyataan

Mungkin terlihat lebih diplomatis untuk mengajukan pertanyaan, namun, ada beberapa contoh ketika Anda perlu mengarahkan tim Anda. Menggunakan kata-kata “maukah kamu?” memungkinkan anggota tim Anda mengatakan “tidak” dan kemudian memberikan alasan. Untuk menghindari situasi ini, gunakan arahan, seperti “Aku ingin kamu.”

Bersikap ramah

Meskipun Anda perlu menggambarkan citra profesional yang menegaskan otoritas Anda, Anda masih bisa mempertahankan pendekatan yang ramah saat berkomunikasi. Mengadopsi nada bersahabat dalam komunikasi tertulis dan tatap muka karena bersikap sopan memudahkan Anda mendapatkan yang terbaik dari tim Anda.

Sentuhan-sentuhan sederhana dalam komunikasi tertulis, seperti “Saya harap Anda menikmati akhir pekan Anda” bekerja sangat baik untuk membangun hubungan bisnis yang positif

Gunakan kesederhanaan

Berkomunikasi menggunakan kata-kata yang jelas dan sederhana untuk menghindari kesalahpahaman. Gunakan kata-kata yang dapat dipahami semua orang sehingga tidak ada ruang untuk kebingungan.

Memasukkan kata-kata kompleks ketika berkomunikasi tidak efektif karena Anda mungkin harus menghabiskan waktu untuk menjelaskan apa yang Anda maksudkan. Atau, pendengar mungkin tidak meminta klarifikasi dan pergi dengan perasaan bingung.

Sertakan tenggat waktu

Berkomunikasi tanpa memberikan tenggat waktu yang konkret untuk menyelesaikan tugas akan menyebabkan tim Anda menambahkan permintaan Anda ke bagian bawah daftar tugas yang harus mereka lakukan. Berikan tenggat waktu tim Anda untuk menekankan bahwa permintaan Anda harus dijadikan prioritas.

Tenggat waktu menambah rasa urgensi pada komunikasi Anda, yang berarti Anda dapat meminta pertanggungjawaban tim Anda jika tenggat waktu terlewatkan.

Dengarkan tim Anda

Komunikasi yang efektif meliputi mendengarkan serta berbicara. Meskipun pesan Anda penting, Anda juga harus menunjukkan bahwa Anda menghargai pendapat seluruh tim Anda dengan selalu siap untuk mendengarkan. Berusahalah untuk secara aktif mendengarkan orang lain.

Mendengarkan secara aktif melibatkan memperhatikan dengan seksama apa yang sedang Anda sampaikan dan mengajukan pertanyaan untuk menjelaskan jika perlu.

Tetap berpikiran terbuka

Teknik komunikasi ini sebagai lanjutan dari mendengarkan. Berpikiran terbuka saat berkomunikasi berarti Anda bersedia memahami sudut pandang seseorang, bahkan jika Anda telah membentuk ide-ide yang terbentuk sebelumnya. Untuk percakapan yang lebih produktif, Anda harus mengadopsi pendekatan komunikasi yang fleksibel ketika Anda tidak setuju dengan seseorang.

Ulangi informasi penting

Tim Anda dibanjiri dengan informasi setiap hari. Teknik komunikasi yang efektif adalah mengulangi permintaan Anda. Teknik ini sangat penting ketika ada pushback terhadap apa yang Anda minta.

Misalnya, anggota tim Anda mungkin percaya bahwa permintaan untuk menghasilkan laporan tidak mendesak dan menawarkan alasan untuk keyakinan ini.

Dalam skenario ini, tunjukkan bahwa Anda telah mendengarkan alasan karyawan Anda dan ulangi bahwa laporan masih tetap menjadi prioritas yang mendesak. Pendekatan ini menunjukkan bahwa Anda telah mendengarkan, namun, posisi Anda masih tetap sama.

Variabel Komunikasi Dalam Organisasi

Dalam komunikasi organisasi juga perlu diperhatikan dan dicermati variabel variabel dalam komunikasi organisasi. Berikut ini adalah 10 variabel komunikasi organisasi :

1. Variabel Sumber atau komunikator

Variabel komunikasi bisnis yang pertama adalah variabel komunikator. Sebab komunikator adalah pihak pertama yang mendorong terjadinya komunikasi. Disamping itu, status dan kekuatan yang ada pada komunikator juga berpengaruh pada penerimaan pesan oleh penerima pesan. Oleh karena itu kredibilitas komunikator sangat mempengaruhi reaksi dan respon komunikan. Kredibilitas ini biasanya dinilai melalui keahlian, dapat dipercaya dan dinamisme dan bisa bersifat individual.

2. Variabel pesan atau informasi

Dalam komunikasi tentu ada pesan atau informasi yang ingin disampaikan komunikator kepada yang lainnya baik dari perusahaan kepada konsumen, perusahaan kepada perusahaan lain, orang ke perusahaan dll. Pesan ini bisa disampaikan dengan simbol atau sinyal tertentu dan lebih umumnya menggunakan komunikasi verbal menggunakan kata – kata. Pesan terdiri dari pesan verbal dan pesan komunikasi non verbal. Anda bisa memilihnya atau menggunakan keduanya sesuai dengan kebutuhan agar berjalannya proses komunikasi efektif.

3. Variabel penerima atau komunikan

Faktor komunikan adalah penting karena menentukan bagaimana kita berkomunikasi. Pada kajian komunikasi bahkan ada istilah analisis khalayak dimana dilakukan kajian untuk mengetahui profil khalayak sehingga bisa ditentukan bagaimana cara komunikasi yang paling tepat dengan khalayak tersebut. Pada bidang bisnis, analisis perilaku konsumen misalnya. Ada berbagai teknik yang bisa anda gunakan untuk melakukan analisis.

4. Variabel Konteks

Konteks dalam komunikasi bisa bersifat alamiah ataupun memang sengaja untuk diciptakan. Konteks alamiah terjadi dalam suasana keseharan yang wajar biasa dilakukan. Sedangkan konteks yang sengaja diciptakan telah direncanakan seperti pertemuan untuk business lunch, permainan golf, kopdar, rapat di tempat wisata, dll. Konteks komunikasi adalah variabel penting yang sangat mempengaruhi keberhasilan komunikasi. Pada konteks formal biasanya kegiatan komuniasi bisa saja terkendali waktu dan pembicaraan dalam bentuk formal.

5. Variabel sarana

Pada komunikasi yang terjadi dibutuhkan suatu media saluran atau sarana untuk menghubungkan komunikator dengan massa atau banyak orang. Media tersebut biasa dikenal dengan media massa. Namun selain itu juga bisa menggunakan saluran seperti telepon. Anda bisa memilih saluran yang akan anda gunakan dengan memperhatikan faktor pesan dan juga variabel penerima. Jika target penerima pesan anda dalam jumlah besar dan tidak statis atau tidak berdiam dalam tempat yang sama maka anda bisa gunakan telepon atau surat. Namun sekarang ini, kita sudah sangat dimudahkan dengan jaringan internet yang mengintegrasikan komunikasi pesan secara audio – visudal dan interaktif.

6. Variabel efek

Efek menjadi variabel yang juga penting untuk diperhatikan. Efek ini bisa berupa dari yang tidak tahu menjadi tahu, perubahan sikap atau perilaku, dll. Namun, efek tersebut juga bisa untuk memperkuat citra positif dari organisasi tersebut. Intinya, pada suatu komunikasi yang dijalankan terdapat suatu yang diharapkan oleh pihak komunikan setelah komunikasi dilakukan. Apa yang diharapkan ini biasanya mengacu pada tujuan organisasi.

Jenis-jenis Komunikasi Bisnis

Komunikasi berperan penting dalam berbagai bidang kehidupan salah satunya adalah dalam bisnis. Setiap organisasi bisnis yang efektif memiliki sebuah proses dimana pimpinan dan karyawan dapat berbagi informasi, menciptakan hubungan, membentuk budaya, dan nilai-nilai. Proses ini mengkombinasikan pesan, orang, saluran komunikasi, makna yang beragam, praktek, dan tujuan.

Dalam organisasi bisnis, komunikasi merupakan kegiatan yang penting karena hubungan tumbuh dan berkembang melalui komunikasi. Fungsi-fungsi organisasi bisnis dan keberhasilan organisasi bisnis bertahan didasarkan atas hubungan yang efektif antara individu dan kelompok. Komunikasi dalam organisasi bisnis membantu setiap individu dan kelompok untuk bekerja sama atau berkoordinasi dalam berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi bisnis, pemecahan masalah, membuat keputusan, berbagi pengetahuan, dan mengatur proses perubahan.

Komunikasi yang efektif dalam organisasi bisnis dapat memberikan motivasi, membangun kepercayaan, menciptakan identitas bersama, dan menempatkan setiap individu berada dalam ikatan yang sama. Komunikasi menyuguhkan sebuah cara bagi setiap individu untuk mengekspresikan emosi, harapan dan ambisi bersama, dan merayakan serta mengingat berbagai pencapaian telah yang diraih. Untuk itu, baik pimpinan maupun karyawan hendaknya memahami dengan baik berbagai jenis komunikasi bisnis sertapola komunikasi organisasi agar dapat mengatasi berbagai hambatan komunikasi bisnis maupun hambatan komunikasi organisasi sehingga komunikasi yang efektif dapat tercipta.

Komunikasi internal

Menurut Lawrence D. Brennan, yang dimaksud dengan komunikasi internal adalah pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan atau jawatan yang menyebabkan terwujudnya perusahaan atau jawatan tersebut lengkap dengan strukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan atau jawatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen) (Effendy, 1981 : 155).

Komunikasi internal terjadi di dalam sebuah organisasi dan umumnya dilakukan melalui komunikasi tatap muka, telepon, fax, atau surat. Organisasi bisnis modern umumnya telah menggunakan berbagai peralatan teknologi informasi dan komunikasi untuk berkomunikasi secara internal. Teknologi informasi dan komunikasi digunakan untuk mengirimkan surat elektronik atau menghubungkan sistem komunikasi internal seperti intranet yakni sistem internet yang dirancang khusus bagi mereka yang bekerja dalam sebuah organisasi bisnis.

Komunikasi vertikal

Dalam organisasi bisnis, Komunikasi vertikal merujuk pada pengiriman dan penerimaan pesan antar tingkatan dalam sebuah hierarki seperti komunikasi dari atas ke bawah atau komunikasi dari bawah ke atas. Dalam komunikasi vertikal terjadi komunikasi dua arah dan timbal balik antara pimpinan dan bawahan. Dalam organisasi bisnis, komunikasi vertikal yang bersifat dua arah dan timbal balik sangat penting bagi keberlangsungan hidup sebuah organisasi.

Hal ini dikarenakan pimpinan perlu mengetahui segala sesuatu terkait operasional organisasi melalui berbagai laporan yang disampaikan oleh bawahan. Selain itu, pimpinan juga perlu memperoleh masukan atau mendengar keluhan yang disampaikan oleh bawahan agar dapat menghasilkan suatu keputusan atau kebijakan yang sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

Komunikasi dari atas ke bawah

Komunikasi dari atas ke bawah adalah salah satu dimensi dari komunikasi internal yang digunakan secara luas untuk mengkomunikasikan pesan dari pihak yang lebih berkuasa atau pimpinan kepada pihak yang kurang berkuasa atau bawahan. Bentuk komunikasi ini merupakan bentuk komunikasi yang digunakan secara umum dalam sebuah organisasi atau bisnis.

Komunikasi dari bawah ke atas

Komunikasi dari bawah ke atas adalah salah satu dimensi dari komunikasi internal yang digunakan untuk mengkomunikasikan pesan dari pihak yang kurang berkuasa atau bawahan kepada pihak yang lebih berkuasa yaitu pimpinan. Dalam beberapa kasus, komunikasi dari bawah ke atas lebih penting daripada komunikasi dari atas ke bawah. Saluran komunikasi dari bawah ke atas menyampaikan data yang berasal dari konsumen mengenai konsumen, data mengenai produksi barang dan jasa, dan segala sesuatu yang dibutuhkan dalam organisasi bisnis.

Komunikasi horisontal atau komunikasi lateral

Komunikasi horisontal merujuk pada pengiriman dan penerimaan pesan antara setiap individu dalam tingkatan yang sama dan bersifat nonformal, misalnya antar karyawan atau staf. Komunikasi horisontal terjadi tidak di saat mereka bekerja melainkan saat istirahat, pulang kerja atau rekreasi. Terkadang bagi seorang manajer, pesan yang disampaikan melalui komunikasi horisontal lebih efektif dan lebih cepat bila dibandingkan dengan komunikasi vertikal dalam hal ini komunikasi dari atas ke bawah atau komunikasi dari bawah ke atas.

Komunikasi diagonal atau komunikasi silang

Komunikasi diagonal atau komunikasi silang adalah komunikasi yang memotong komunikasi vertikal dan komunikasi horisontal, misalnya anggota staf yunior berkomunikasi dengan pimpinan teknis dalam wilayah yang berbeda untuk memperoleh informasi. Umumnya, staf menggunakan komunikasi diagonal untuk mencari informasi tentang penerapan prosedur pekerjaan yang ada atau untuk mengatasi permasalahan yang ada di tempat kerja.

Komunikasi persona

Komunikasi persona merupakan salah satu cara yang digunakan dalam komunikasi internal. Yang dimaksud dengan komunikasi persona adalah komunikasi yang terjadi antara dua orang yang berlangsung secara tatap muka atau melalui media. Komunikasi persona yang berlangsung secara tatap muka, dialogis, dan terjadi kontak pribadi kita kenal dengan sebutan komunikasi interpersonal atau komunikasi antar pribadi. Menurut para ahli, komunikasi tatap muka sangat efektif dalam mempengaruhi sikap, pendapat, dan perilaku seorang karyawan. Sementara itu, komunikasi persona melalui media adalah komunikasi yang berlangsung dengan menggunakan media atau alat misalnya surat, telepon, dan lain sebagainya. Dalam komunikasi persona yang dilakukan melalui media atau alat tidak terjadi kontak pribadi.

Komunikasi kelompok

Komunikasi kelompok, menurut Onong Uchjana Effendy (1981 : 161), adalah komunikasi yang terjadi antara seseorang dengan sekelompok orang dalam situasi tatap muka. Terdapat dua jenis komunikasi kelompok, yaitu komunikasi kelompok kecil dan komunikasi kelompok besar. Yang dimaksud dengan komunikasi kelompok kecil adalah komunikasi yang terjadi antara seorang pimpinan dengan sekelompok karyawan yang memungkinkan terjadinya peluang bagi salah seorang karyawan untuk memberikan umpan balik secara verbal, misalnya rapat, briefing, dan lain-lain.

Sementara itu, yang dimaksud dengan komunikasi kelompok besar adalah komunikasi antara pimpinan dengan sejumlah besar karyawan. Hal yang dibicarakan hanya hal-hal yang bersifat umum yang biasanya menyangkut kepentingan karyawan. Dalam komunikasi kelompok besar sangat kecil kemungkinan terjadi umpan balik secara langsung. Beberapa contoh komunikasi kelompok besar adalah upacara bendera, konferensi, atau kongres.

Komunikasi eksternal

Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang dilakukan antar organisasi bisnis atau antara pimpinan organisasi bisnis dengan khalayak yang berada di luar organisasi bisnis. Beberapa organisasi bisnis modern kini mulai menggunakan sistem teknologi untuk berkomunikasi dengan konsumen dan menjalankan e-commerce. Mereka juga berkomunikasi dengan organisasi bisnis lain melalui internet sebagai media komunikasi atau sistem yang sama dan menjalankan e-business.

Terdapat dua jenis komunikasi eksternal yaitu komunikasi eksternal resmi dan komunikasi tidak resmi. Yang termasuk dalam komunikasi eksternal resmi diantaranya adalah press release, periklanan, pemasaran, surat, rapat, dan blog. Sementara itu, yang termasuk ke dalam komunikasi eksternal tidak resmi diantaranya adalah external grapevine, perdagangan internal, blog, dan spionase industrial.

Komunikasi formal

Komunikasi formal dimaknai sebagai komunikasi yang terjadi melalui saluran komunikasi organisasi resmi atau komunikasi yang dilakukan oleh karyawan untuk melaksanakan tugas-tugasnya. Misalnya, rapat resmi, surat, atau seorang manajer yang bertanya kepada karyawan terkait tugas tertentu.

Komunikasi informal

Komunikasi informal dimaknai sebagai komunikasi yang terjadi diluar jaringan komunikasi yang ada seperti karyawan yang berbincang-bincang dengan karyawan lainnya saat makan siang. Komunikasi informal dapat berdampak positif maupun negatif. Komunikasi informal sangat baik untuk membangun sebuah tim kerja serta memperbaiki hubungan antar karyawan.

Komunikasi grapevine

Komunikasi grapevine adalah bentuk komunikasi informal dalam bisnis yang berkembang di dalam sebuah organisasi. Organisasi yang berukuran besar, dimana para karyawannya bekerja secara lebih dekat, menciptakan saluran komunikasi informal atau tidak resmi yang keberadaannya dengan atau tanpa pola tertentu. Walaupun komunikasi jenis ini bersifat rahasia dan polanya resmi, mereka tetap dipandang tidak reliabel. Beberapa jenis komunikasi grapevine adalah single strand chain, gossip chain, probability chain,dan cluster chain.

Manfaat Mempelajari Komunikasi Dalam Organisasi

Komunikasi memegang peranan yang sangat vital dalam kehidupan manusia. Karena itu mempelajari teori komunikasi maupun penerapannya sangatlah penting. Komunikasi yang efektif dapat membantu kita untuk mengatasi permasalahan yang kita hadapi dalam kehidupan profesional dan memperbaiki hubungan antar manusia.

Para ahli meyakini bahwa akar dari berbagai permasalahan yang ada dalam kehidupan kita adalah karena buruknya komunikasi. Komunikasi yang efektif adalah solusi untuk mengatasi berbagai permasalahan tersebut dan bahkan dapat mencegah permasalahan yang timbul. Untuk itu, kita sangat perlu mempelajari komunikasi secara komprehensif karena sangat bermanfaat bagi kehidupan kita.

Person, et.al dalam bukunya Human Communication (2000) menyatakan, setidaknya terdapat 7 (tujuh) manfaat yang akan kita peroleh dengan mempelajari komunikasi, yaitu :

1. Memperbaiki cara pandang terhadap diri sendiri

Mempelajari komunikasi membuat kita belajar untuk lebih mengenal diri sendiri. Proses pembelajaran ini dapat kita peroleh melalui komunikasi intrapersonal maupun berinteraksi dengan orang lain. Dengan mengetahui bagaimana komunikasi memberikan efek terhadap persepsi mengenai diri sendiri, dapat menuntun kita untuk lebih bisa menghargai diri sendiri.

Selain itu, mempelajari keterampilan berkomunikasi juga dapat memperbaiki cara pandang kita terhadap diri kita sendiri. Berbagai studi menunjukkan bahwa komunikasi yang secara efektif dilakukan dalam berbagai situasi dapat membantu pembentukan kepercayaan diri.

Dengan kata lain, keberhasilan kita dalam melakukan interaksi dengan oran lain dalam berbagai situasi sosial dan pencapaian kita dalam dunia professional akan dapat menuntun kita pada perasaan yang positif terhadap diri sendiri.

2. Memperbaiki cara pandang orang lain terhadap diri

Pada umumnya, setiap orang lebih menyukai berkomunikasi dengan orang lain yang dapat juga berkomunikasi dengan baik. Apabila kita berkomunikasi dengan orang yang memiliki kompetensi, maka kita juga akan tergerak untuk meningkatkan kompetensi yang dimiliki. Semakin kita dipandang memiliki kompetensi yang mumpuni, maka orang lain pun akan datang untuk berinteraksi dengan kita.

3. Meningkatkan pengetahuan mengenai hubungan antar manusia

Komunikasi tidak hanya mempelajari tentang bagaimana cara berkomunikasi dengan orang lain, tetapi juga tentang bagaimana kita membangun hubungan dengan orang lain dan jenis komunikasi yang sesuai dengan situasi yang ada. Melalui hubungan antar manusia seperti pertemanan, hubungan keluarga, dan hubungan dalam suatu komunitas, kita belajar tentang kepercayaan, kedekatan, dan hubungan timbal-balik.

4. Mengajarkan keterampilan yang penting dalam kehidupan

Mempelajari komunikasi adalah mempelajari berbagai macam keterampilan yang akan digunakan oleh setiap orang dalam satu fase dalam kehidupannya. Keterampilan itu adalah kemampuan dalam berpikir kritis, kemampuan dalam melakukan pemecahan masalah, kemampuan dalam mengatasi konflik, kemampuan dalam membangun sebuah tim, kemampuan dalam literasi media, dan public speaking.

5. Membantu kita untuk melatih kebebasan berpendapat yang dijamin konstitusi

Di beberapa negara demokrasi, tak terkecuali Indonesia, kebebasan memperoleh informasi, kebebasan berpendapat dan kebebasan berbicara di depan umum dijamin dan diatur oleh konstitusi. Dengan derasnya arus informasi yang ada, kita dapat mengetahui berbagai macam isu hangat yang sedang terjadi dan kita dapat membahasnya dengan orang lain. Tidak hanya itu, kita juga dapat mendiskusikannya dalam suatu forum terbuka atau pun melalui media massa. Kita juga dapat mengkritisi berbagai informasi atau pesan yang kia peroleh dari orang lain.

6. Membantu kita meraih kesuksesan secara professional

Sebagai seorang yang berlatar belakang pendidikan komunikasi, kita akan dapat meraih berbagai macam pekerjaan yang diinginkan. Beberapa profesi memerlukan keterampilan berkomunikasi misalnya public relation (oral communication).

7. Membantu kita untuk meningkatkan kemampuan berbahasa

Mempelajari bahasa asing atau bahasa daerah lokal dapat membantu kita berkomunikasi dengan orang lain yang berbeda bahasa dan budaya. Apabila hal ini ditopang dengan pemahaman konsep-konsep komunikasi dasar dan menerapkannya dalam interaksi kita dengan orang lain yang berbeda bahasa dan budaya, maka kemampuan berbahasa kita dengan sendirinya dapat berkembang.

PERENCANAAN PESAN BISNIS

Pesan Bisnis

Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.

Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis. Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis audiens. Caranya aadalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen.

Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cederung tidak mau berubah untuk hal baru.Penentuan ide pokok untuk menemukan cara mencapai tujuan tertentu bisa dilakukan dengan brainstorming.

Brainstorming dilakukan melalui beberapa cara : story teller tour, random list, CFR (Conclusion Finding Recommendation) Worksheet, question and answer chain, dan journalist approach. Dalam seleksi saluran perlu dipertimbangkan beberapa hal yaitu tingkat kepentingan, formalitas, kompleksitas, kerahasian, emosi, biaya, dan harapan audiens. Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah percakapan, wawancara, diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi.

Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah film, video, rekaman, LCD, dan slide. Saluran tulisan memiliki kelebihan yaitu lebih teratur karena komunikator sempat merencanakan dan mengendalikan isi pesan. Bentuknya adalah surat, memo, dan proposal.Setelah Memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik formal maupun informal langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, yang mencakup pesan yang tertulis maupun lisan. Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.

Dunia Bisnis adalah dunia yang penuh dengan kompetitif. Bagaimana tidak, minat untuk menjalankan bisnis sangat besar bahkan sangat banyak yang menjalankan bisnis dibidang yang sama. satu hal yang harus diperhatikan pelaku bisnis untuk dapat menciptakan nilai tambah perusahaan adalah pesan bisnis. Pesan bisnis merupakan hal penting bagi suatu pelaku bisnis untuk menyampaikan informasi yang ingin disampaikan pada pelaku bisnis lain dalam upaya penyelenggaraan bisnis dengan tujuan tertentu.

Dalam suatu organisasi, pesan yang disampaikan oleh atasan kepada bawahan terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Akibatnya pesan yang tersampaikan tidak mengenai sasaran atau tidak sesuai dengan harapan. Hubungan dalam dunia bisnis pada dasarnya memang untuk memperoleh keuntungan. Namun terkadang pelaku bisnis juga perlu menjalin relasi secara personal dengan rekan bisnisnya tanpa mempertimbangkan benefit dalam hubungan tersebut.

Dalam hal penyusunan pesan bisnis dibutuhkan suatu kreativitas agar menarik perhatian, mudah dibaca dan mudah dipahami. Agar pesan – pesan bisnis dapat menjadi komunikasi yang efektif, maka diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis dalam komunikasi bisnis.

Pada umumnya proses penyusunan pesan bisnis terdiri dari 3 yaitu :

1. Perencanaan pesan
2. Pengorganisasian pesan
3. Revisi pesan

Perencanaan Pesan

Perencanaan merupakan tahap pertama yang perlu diperhatikan dalam penyampaian pesan bisnis. Pada fase perencanaan perlu memperhatikan beberapa hal penting mendasar dari suatu pesan yang ingin dikomunikasikan.

Tahap penyusanan bisnis dimulai dengan tahap perencanaan pesan yang meliputi tahap berikut ini:

  A. Penentuan Tujuan

Dalam penyampaian pesan bisnis, setiap individu memiliki tujuan yang berbeda. Pesan bisnis sangat berperan dalam menciptakan citra perusahaan.

Oleh karena itu, tujuan yang disampaikan harus jelas, terukur serta tidak bertentangan dengan tujuan organisasi. Penentuan tujuan dilakukan untuk fokus terhadap isi, menanggapi audiene serta untuk menetapkan saluran dan media. Tujuan umum komunikasi bisnis adalah :

1. Memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain (informing)
2. Memberikan persuasi atau membujuk pihak lain yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam dunia bisnis (persuading)
3. Melakukan kerja sama atau kolaborasi antara seseorang dengan orang lain baik perusahaan domestik maupun perusahaan asing (colaborating)

  B. Analisis Audiens

Setelah maksud dan tujuan disampaikan dengan baik, tahapan selanjutnya adalah melakukan analisis audiens atau pembaca yaitu tentang apa, siapa, kapan, dan bagaimana sebaiknya pesan – pesan bisnis tersebut disampaikan.

Pemahaman yang baik terhadap audiens akan mempermudah dan memperlancar pesan – pesan bisnis karena audiens memiliki pemahaman yang berbeda atas pesan yang mereka terima.

Berikut adalah hal – hal yang perlu anda perhatikan untuk melakukan analisis terhadap audiens:

a. Mengembangkan profil audiens dengan cara :

• Menentukan ukuran dan komposisi audiens

Audiens dalam jumlah besar akan menunjukkan perilaku yang berbeda dengan audiens yang jumlahnya sedikit, diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Untuk audiens yang berjumlah kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana untuk dipresentasikan. Sebaliknya, untuk audiens dalam jumlah yang besar, materi sebaiknya dibuatkan makalah atau laporan dengan gaya atau format penulisan yang formal.

• Menentukan siapa audiensnya

Bila audiens yang dituju lebih dari satu orang, perlu diidentifikasikan yang paling dominan yang paling dominan diantara mereka.

• Mengetahui bagaimana reaksi audiens

Setelah mengetahui audiens selanjutnya perlu diketahui reaksi yang mungkin dimunculkan dari audiens tersebut. Jika audiens yang terlibat merupakan orang yang kurang kritis, maka presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran, perlu dihindari melakukan diskusi karena akan kurang efektif.

• Mengetahui pemahaman audiens

Dalam penyampaian pesan-pesan, perlu diperhatikan hal-hal yang menyangkut diri audiens, seperti latar belakang audiens, pendidikan, usia serta pengalaman. Jika terjadi perbedaan yang terlalu jauh dengan komunikator maka perlu diputuskan seberapa besar audiens tersebut harus dididik.

• Mengetahui bagaimana hubungan antara komunikator dengan audiens

Jika antara komunikator dan audiens belum saling mengenal, maka tugas seorang komunikator menyampaikan sesuatu atau pesan dengan penampilan yang meyakinkan. Hal ini bertujuan agar audiens termotivasi untuk mendengar dan menyimak pembicaraan, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.

b. Memuaskan kebutuhan akan informasi audiens, dengan tahapan

sebagai berikut:

• Menemukan keinginan audiens

Untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi, maka komunikator harus dapat menemukan apa yang ingin diketahui oleh audiens dan segera memberikan informasi yang diminta.

Memberikan informasi secara keseluruhan beserta tambahannya harus dapat diusahakan setiap informasi penting yang diminta oleh audiens tidak terlewatkan. Perlu dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum pesan disampaikan kepada audiens. Hal ini untuk mengantisipasi agar apa yang diminta audiens sesuai dengan yang diberikan oleh komunikator.

• Informasi yang diberikan harus akurat

Informasi yang disampaikan hendaklah informasi yang benar-benar akurat serta dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Jika terjadi kesalahan dalam penyampaian informasi, seorang komunikator perlu menyampaikan permohonan maaf serta serta segera memperbaikinya.

• Memilih ide-ide yang paling menarik bagi audiens

Berusaha untuk menemukan hal-hal penting yang bersifat menarik bagi audiens. Memberikan perhatian khusus pada hal tersebut agar audiens merasa terpuaskan dengan apa yang telah disampaikan.

c. Memuaskan kebutuhan motivasional audiens

Berusaha untuk mengubah pola pikir serta perilaku audiens melalui pendekatan argumentasi yang rasional. Beberapa jenis pesan, harus dirancang agar memiliki tujuan, memotivasi audiens untuk mengubah perilaku mereka.

  C. Penentuan Ide Pokok

Setiap pesan bisnis akan bermuara pada pada satu ide pokok. Ide pokok merupakan sesuatu yang menjadi pokok bahasan utama dalam menyampaikan pesan bisnis.

Penentuan ide pokok memerlukan kreativitas dna pengalaman.  Pendekatan yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok adalah sebagai berikut :

1. Brainstorming : penentuan ide pokok dengan cara membiarkan pikiran mencari berbagai kemungkinan ide pokok secara bebas sehingga ide yang diperoleh akan lebih bervariasi.
2. Petunjuk atasan : penentuan ide pokok dimana pelaksana cenderung meminta petunjuk pada atasan, pelaksanan organisasi menganut sistem senioritas.
3. Kebiasaan : penentuan sebuah ide pokok tertentu berasal dari situasi yang berulang sama dalam setiap kejadian dan berkembang dalam sebuah ide pokok.

  D. Pemilihan Saluran dan Media

Pemilihan saluran dan media sebaiknya disesuaikan dengan sifat pesan, tingkat kerahasiaan, biaya pengiriman, formalitas, dan harapan penerima. Saluran komunikasi terdiri dari komunikasi lisan dan tertulis dan masing – masing memiliki beberapa jenis media.

• Saluran komunikasi lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak digunakan dalam bisnis komunikasi, diantaranya melalui wawancara, telepon, berbicara secara langsung, seminar dll.

Namun tidak semua pesan bisnis dapat disampaikan secara lisan. Pesan yang disampaikan secara lisan adalah pesan yang relatif sederhana, mudah dimengerti dan biasanya diperlukan tanggapan dari pesan tersebut. Namun terdapat kekuragan, yaitu pesan disampaikan secara spontan dan tidak terorganisir terlebih dahulu.

• Saluran komunikasi tertulis

Pesan tertulis dapat berbentuk tulis tagan ataupun dengan bantuan media elektrionik seperti telegram, e-mail, faks, dll. Saluran komunikasi tertulis digunakan jika tidak diperlukan umpan balik secara langsung, pesan terinci dan kompleks, memerluka perencanaan, memerlukan catatan permanen dna penerimaan dalam jumlah banyak.

Pengorganisasian Pesan

Tujuan pesan bisnis adalah pemahaman penerima. Oleh sebab itu, untuk mempercepat dan meningkatkan efisiensi penyusunan pesan perlu mengorganisasikan pesan dengan baik. Mengorganisasikan pesan dengan baik dapat dilakukan melalui langkah berikut :

• Pengelompokan ide dan disajikan secara logis (dibuat outlinenya)
• Subjek dan tujuan jelas
• Mencakup semua informasi yang penting
• Terdapat relevansi antara informasi dengan subjek dan tujuan

Revisi Pesan

Penyusunan pesan bisnis memerlukan proses yang hati – hati dan teliti, sehingga pesan yang telah selesai harus ditelaah ulang dan diperbaiki lagi untuk menjamin bahwa pesan bisnis tersebut tidak terdapat kekurangan, kelebihan atau kesalahan. Revisi pesan dapat dimulai dengan membaca secara cepat pada isi, organisasi dan format penulisannya. Lalu dilanjutkan dengan menulis ulang pesan agar kalimat pesan efektif. Jika dirasa sudah efektif, maka dapat diproduksi dan didesain agar lebih menarik.

PENULISAN DAN PENYELESAIAN PESAN PESAN BISNIS

Penulisan Pesan Bisnis

Pesan bisnis merupakan satu pesan atau surat yang digunakan untuk menyampaikan informasi mengenai penyelenggaraan kegiatan bisnis baik secara tertulis maupun tidak tertulis dari pengirim kepada penerima, bisa perseorangan maupun organisasi.

Didalam komunikasi bisnis sendiri adanya pesan bisnis dianggap penting demi dapat mencapai tujuan bisnis maupun harapan yang ingin dicapai. Tanpa adanya pesan bisnis maka informasi-informasi yang seharusnya disampaikan tidak dapat tersampaikan.

Penulisan Pesan bisnis sendiri dapat melalui 2 macam media komunikasi, yaitu media komunikasi tertulis dan juga media komunikasi lisan. Berikut ini ada beberapa contoh pesan bisnis dalam komunikasi bisnis yang akan dibahas secara lengkap dan jelas.

1. Surat Penawaran Kerja Sama

Contoh pesan bisnis dalam komunikasi bisnis yang pertama adalah melalui surat. Surat yang dimaksud disini adalah surat yang mengandung informasi-informasi yang berkaitan dengan kegiatan bisnis, baik penawaran kerjasama bisnis maupun penawaran produk yang dihasilkan.

Salah satu contoh yang paling mudah adalah adanya surat penawaran kerjasama, dimana satu perusahaan menawarkan kerjasama dalam suatu bidang tertentu kepada perusahan lainnya yang dianggap masih dalam kegiataan bisnis yang sama.

Penawaran kerjasama ini juga biasanya akan bertujuan untuk memajukan kegiatan bisnis perusahaan secara bersama-sama demi laba yang semakin besar. Surat penawaran ini juga merupakan salah satu contoh pesan persuasif dalam komunikasi bisnis.

=======

PT ABADI SELALU

Jl. Pangeran Diponegoro No. 23

JAKARTA SELATAN

Sidoarjo, 1 April 2021

Nomer : 11/12/XII/2021

Hal : Penawaran Barang

Lamp : 1 lembar brosur AP/DG

Kepada

Manager PT Surya Jaya

Jl. Pattimura No. 3

Bandung

Dengan hormat,

Berdasarkan pengamatan kami, perusahaan Saudara sekarang sedang semakin berkembang dan tentunya semakin maju beberapa tahun terakhir ini. Dengan perkembangan tersebut maka harus didukung dengan peralatan kantor yang mencukupi dan sesuai dengan masa kini.

Dalam kesempatan yang baik ini, perusahaan kami bersedia untuk menawarkan beberapa produk alat kantor yang menjadi unggulan di perusahaan kami. Bersamaan ini kami lampirkan 1 lembar brosur sebagai bahan pertimbangan Saudara. Kami meyakini jika Anda memakai produk kantor unggulan yang diproduksi oleh perusahaan kami, maka pegawai Anda dapat bekerja secara efisien dan efektif sehingga akan meningkatkan prospek dari perusahaan.

Kami juga menawarkan promo spesial untuk perusahaan Saudara yaitu berupa pemberian diskon sebesar 10 % jika Saudara membeli produk kami sebelum tanggal 20 April 2021. Garansi dari produk kami adalah 2 tahun dari setiap produknya. Pembayaran bisa dilakukan dengan membayar uang muka sebesar 40 % dari harga total dan cicilannya dapat diangsur sebanyak 3 kali setelah barang sampai di tempat Anda.

Besar harapan kami untuk menerima pesanan dari Saudara. Kami yakin jika Saudara memesan produk kami, akan memberikan keuntungan untuk kedua belah pihak. Atas perhatian dan kerjasama Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Anton Jaya

=======

2. E-mail Penawaran Produk

Semakin adanya kemajuan teknologi juga lebih memudahkan pesan-pesan bisnis untuk tersampaikan, salah satunya melalui e-mail sebagai salah satu contoh media komunikasi modern. Salah satu contohnya adalah e-mail bisnis mengenai penawaran produk.

Suatu perusahan melalui divisi marketingnya akan banyak menawarkan produk-produk yang dihasilkannya melalui e-mail. Sebagai contoh seperti banyak perusahaan-perusahaan e-commerce yang akan mengirimkan notifikasi mengenai produk-produk barunya melalui e-mail pada para pelanggannya.

contoh penulisan email bisnis yang baik.

=========

Subject : Catatan Penting Project ZZZ

Isi Email:

Kepada Saudara Bambang Sejati,

Anggota Terpilih Project ZZZ

Setelah menimbang berbagai hal dan persyaratan yang telah anda serahkan, kami memutuskan untuk menambahkan saudara untuk menjadi bagian dari proyek kami yang akan datang yaitu, Project ZZZ.

Beberapa catatan yang harus anda perhatikan dalam proyek bersama ini adalah:

•   Hanya lakukan komunikasi dengan sesama anggota proyek (daftar anggota proyek telah terlampir)
•   Fokus hanya pada email-email yang kami berikan
•   Baca dan pahami Syarat dan Ketentuan proyek (S&K Terlampir)
•   Jika anda memiliki pertanyaan, silahkan mengirimkan email secara terpisah ke email hrd@zzzcompany.com

Selamat datang di proyek ZZZ, kami tunggu kontribusi anda untuk proyek besar kami. Selamat bekerja.

Best Regard,

Elwanda

HRD ZZZ Company

=========

3. Laporan Perusahaan

Tidak hanya yang berkaitan dengan penawaran kerjasama maupun penawaran produk saja, tetapi laporan-laporan perusahaan, memo perusahaan, dan lain sebagainya yang masih didalam lingkup kegiatan bisnis yang berjalan juga termasuk sebagai pesan bisnis.

Mengapa demikian? Karena didalamnya masih mengandung informasi-informasi mengenai kegiatan bisnis yang berlangsung dalam suatu perusahaan atau organisasi. Oleh sebab itu, laporan perusahaan juga menjadi contoh pesan bisnis yang ada dalam komunikasi bisnis.

4. Pertemuan atau Pidato

Pernahkah anda datang pada grand launching produk komunikasi seperti handphone? Kegiataan ini banyak dilakukan oleh perusahaan apple atau samsung yang ingin melunjurkan produk terbaru mereka. Melalui pertemuan yang dilakukan tersebut, didalamnya juga sebenarnya terdapat pesan bisnis yang disampaikan dimana juga bertujuan untuk mempengaruhi audience untuk membeli produk terbaru mereka.

Pidato yang disampaikan mengenai kualifikasi atau informasi-informasi mengenai produk-produk terbaru mereka yang akan diluncurkan juga merupakan suatu pesan bisnis melalui media komunikasi lisan.

5. Telemarketing

Tidak hanya melalui suatu pertemuan atau pidato saja, media komunikasi lisan juga banyak digunakan untuk penyampaian pesan bisnis seperti melalui telemarketing.

Jadi suatu perusahaan biasanya akan memiliki divisi telemarekting sendiri yang bertujuan untuk menawarkan produk kepada konsumen maupun mengajukan kerjasama dengan perusahaan lain yang dilakukan melalui telfon.

Teknik Brainstorming dalam Komunikasi Pesan Bisnis

Teknik brainstroming dalam komunikasi bisnis merupakan bagian dari perencanaan pesan-pesan bisnis, yaitu didalam penentuan ide pokok. Ide pokok sendiri merupakan suatu pernyataan mengenai suatu topik, dimana didalamnya mengandung isi serta tujuan dari topik itu sendiri.

Didalam komunikasi bisnis, dalam menentukan ide pokok biasanya dapat dilakukan melalui beberapa teknik, salah satunya adalah melalui teknik brainstroming. Apa itu teknik brainstroming dalam komunikasi bisnis, dan apa saja teknik-teknik didalamnya? berikut penjelasannya.

Teknik Brainstorming merupakan suatu cara penentuan ide pokok dalam komunikasi bisnis dimana dilakukan melalui suatu pemikiran. Artinya bahwa melalui brainstorming maka pikiran akan dibiarkan untuk mencari beberapa kemungkinan yang dapat menjadi suatu ide pokok, mempertimbangkan tujuan dan fakta yang ada, hingga mempertimbangkan audience. Beberapa teknik brainstroming dalam komunikasi bisnis diantaranya adalah:

1. Storyteller’s Tour

Storytelller’s tour adalah teknik brainstorming yang biasa dilakukan melalui upaya untuk mendengarkan suatu cerita. Lewat cara mendengarkan tersebut, maka anda dituntut untuk dapat fokus terhadap alasan berkomunikasi, memahami poin-poin utama, memahami nada, rasionalitas, dan juga implikasi yang ada didalamnya. Dengan begitu maka anda dapat terbantu dalam pembuatan ide pokok dalam komunikasi bisnis.

1. Random List

Teknik selanjutnya adalah dengan mencoba menghubungkan ide-ide yang ada di pikiran anda dengan menuliskannya diatas sebuah kertas kosong. Dengan begitu anda dapat membaginya menjadi beberapa kelompok untuk ditarik suatu ide pokok. Teknik ini akan lebih banyak membantu anda dalam menentukan ide pokok secara lebih luas.

1. Worksheet

Jika didalam komunikasi bisnis yang anda jalani berupa suatu pemecahan masalah, maka teknik brainstorming yang dianjurkan adalah dengan menggunakan worksheet.

Mengapa demikian? Karena didalam suatu worksheet  akan menyangkut atau mengandung tiga unsur yang penting pula dalam penentuan ide pokok. Ketiga unsur tersebut adalah conclusions, fingdings, dan recommendations atau yang biasa juga disebut sebagai CPR. Degan bantuan worksheet maka anda akan lebih mudah dalam menjelaskan atau menarik kesimpulan.

1. Journalistic Approach

Teknik selanjutnya dari teknik brainstorming dalam komunikasi bisnis adalah journalistic approach. Teknik ini juga dianggap sebagai salah satu langkah yang baik dalam penentuan ide  pokok, karena didalam journalistic approach biasanya akan terbiasa dengan pertanyaan maupun jawaban dari siapa, apa, kapan, bagaimana, dan juga dimana. Oleh sebab itulah, ide pokok yang terbuat dari teknik ini akan lebih jelas.

1. Queston and Answer Chain

Teknik terakhir dari teknik brainstorming dalam komunikasi bisnis adalah menggunakan teknik question and answer chain. Artinya bahwa dalam penentuan ide pokok didalam komunikasi atau pesan bisnis ini menggunakan bantuan dari perspektif audience. Teknik ini juga termasuk teknik yang efektif didalam suatu komunikasi bisnis.

Itulah 5 teknik brainstorming dalam komunikasi bisnis, dimana sebenarnya masih ada 2 teknik lainnya didalam penentuan suatu ide pokok dalam perencanaan pesan bisnis. Kedua teknik atau cara tersebut adalah dengan bantuan petunjuk atasan dan juga dengan suatu kebiasaan.

Faktor Keberhasilan Dan Kegagalan dalam Pesan Komunikasi Bisnis

Komunikasi yang berhasil menjadi dambaan semua orang, dengan adanya komunikasi yang baik maka Anda bisa mencapai kesepakatan dan hasil yang di inginkan tercapai, khususnya jika ini ada kaitannya dengan bisnis. Maka dari itu, pada kesempatan berikut akan disampaikan ulasan tentang faktor keberhasilan dan kegagalan komunikasi bisnis kepada anda semua. Dengan memahaminya, diharapkan anda bisa menghindari beberapa faktor penyebab kegagalan komunikasi bisnis yang membuat gagalnya mencapai kesepakatan.

Faktor Keberhasilan

Dalam menjalin komunikasi ini ada beberapa faktor keberhasilan komunikasi bisnis yang bisa anda dapatkan. Dengan mengetahui sejumlah faktornya, maka akan menjadikan anda lebih mudah lagi dalam melakukan komunikasi dan bisa mendapatkan deal dalam melakukan bisnis dengan seseorang.

1. Pesan yang Gampang Dipahami

Salah satu faktor yang membuat komunikasi bisnis ini bisa berhasil adalah pesan yang anda sampaikan kepada audiens atau lawan bicara ini mudah dipahami. Dengan begini, maka audiens pun bisa dengan cepat menangkap dan merespon apa yang anda sampaikan.

2. Persepsi Positif

Persepsi positif yang dimiliki oleh anda kepada audiens begitupun sebaliknya juga bisa menjadi komunikasi berjalan lancar. Jika masing-masing memiliki pandangan buruk, maka bisa menjadikan semua pesan yang disampaikan tidak bisa diterima dengan baik, dan tidak bisa mencapai kesepakatan.

3. Percaya Diri

Di dalam komunikasi bisnis, anda dituntut agar bisa mempengaruhi banyak orang, khususnya dalam komunikasi persuasive. Maka dari itu, rasa percaya diri ini sangat dibutuhkan agar nantinya anda bisa meyakinkan para audiens.

Bentuk komunikasi bisnis ini dapat anda terapkan secara matang dari segi pemahaman terhadap materi, sehingga hal tersebut bisa menumbuhkan rasa percaya diri dan bisa lancar dalam menyampaikan persiapan bahan anda kepada para audiens tanpa ragu.

4. Tingkat kedekatan

Ternyata tingkat kedekatan dari anda dengan audiens juga menjadi salah satu faktor terpenting dalam keberhasilan pada komunikasi bisnis. Misalnya sahabat sejak kecil, teman lama, saudara, teman SMP, dan lain sebagainya.

Dengan begini, maka komunikasi anda pun dengan audiens bakal lebih mudah karena memiliki kedekatan yang baik. Dengan begini, anda pun bisa melakukan sejumlah strategi pendekatan komunikasi dengan media atau orang umum untuk menambah tingkat kepercayaan diri anda jika diperlukan nantinya.

5. Tidak Terdapat Gangguan Komunikasi

Gangguan komunikasi yang dimaksud disini adalah gangguan media komunikasi, dan hal ini tidak boleh anda sepelekan karena memiliki dampak yang cukup besar. Pastikan jika komunikasi anda dengan audiens bisa berjalan dengan lancar, agar nantinya komunikasi bisnis yang anda lakukan tidak terganggu dan pesan bisa tersampaikan dengan baik.

Ada beberapa faktor penyebab gangguan komunikasi yang penting untuk anda pahami, sehingga anda pun bisa mengatasi berbagai macam masalah yang terjadi dalam penyampaian materi dengan tenang, dan tetap fokus terhadap materi yang ingin dibahas.

6. Penggunaan Bahasa yang Sama

Penggunaan bahasa yang sama dalam melakukan komunikasi ini juga menjadi keberhasilan. Contohnya hanya mampu berbicara menggunakan bahasa Indonesia, sementara audiens berbicara menggunakan bahasa inggris.

Pastinya akan sulit untuk mencapai kesepakatan dalam komunikasi bisnis karena tidak memahami perkataan masing-masing. Maka dari itu perhatikan bahasa yang anda gunakan, karena ini merupakan kunci penting.

Bukan dari tatap muka saja, melainkan melalui media online juga kebanyakan akan mengandalkan komunikasi dengan bahasa inggris yang digunakan secara global. Dan berikut ini fungsi bahasa dalam komunikasi interpersonal yang dapat anda ketahui juga.

Faktor Kegagalan

Setelah paham dengan faktor keberhasilan, anda jangan melupakan beberapa faktor yang bisa gagalkan komunikasi bisnis. Jangan sampai anda melakukan kesalahan ini, karena nantinya pembicaraan yang anda lakukan dengan audiens tidak akan sepaham hingga akhirnya tidak terjadi kesepakatan.

1. Pesan yang Sulit Dipahami

Dalam memberikan pesan atau penjelasan kepada audiens sebaiknya jangan berbelit-belit tanpa ada gagasan inti yang jelas. Maksud hati ingin ‘memamerkan’ keahlian anda, yang ada malah audiens merasa bingung dan tidak mencapai kesepakatan nantinya. gunakanlah pesan yang efektif dan efisien saat berkomunikasi.

2. Persepsi Negatif

Faktor ini nantinya bisa mempengaruhi penerimaan pesan yang anda sampaikan. Maka dari itu, silahkan anda coba menghilangkan sifat negatif ini, khususnya dengan cara menunjukkan perilaku yang baik.

Dengan begini anda memiliki kesan positif dan audiens pun bisa menerima pesan yang anda sampaikan dengan baik pula. Ada beberapa contoh pesan positif dalam komunikasi bisnis yang penting untuk anda ketahui juga.

3. Kurang Percaya Diri

Kurang percaya diri, grogi, dan lain sebagainya, adalah beberapa kesalahan yang sering dilakukan seseorang saat berbicara dengan audiens, dan biasanya hal ini dilakukan oleh mereka yang baru masuk dalam bidang tersebut.

Jika hal ini terjadi, maka bisa jadi pesan yang anda berikan pun tidak bisa dipahami oleh audiens. Untuk mengatasi hal ini, silahkan anda memiliki rasa percaya diri yang cukup, serta memahami materi yang ingin dijelaskan, lalu sampaikan kepada audiens secara singkat dan bisa dipahami.

4. Gangguan Komunikasi

Gangguan komunikasi seperti cacat fisik, media komunikasi, sumber suara terganggu, dan lain sebagainya bisa menjadi penyebab gagalnya komunikasi bisnis. Maka dari itu, pilihan media, waktu, dan lainnya harus anda pertimbangkan dahulu agar tercapai kesepakatan nantinya.

PENULISAN PESAN POSITIF DAN RUTIN

Pesan Positif dalam Komunikasi Bisnis yang Perlu Diterapkan

Komunikasi bisnis pada umumnya bertujuan untuk menyampaikan pesan. Pesan-pesan bisnis ini hendaknya sesuai dengan jenis-jenis komunikasi bisnis yang dapat memenuhi kebutuhan pengirim pesan, disesuaikan dengan kebutuhan khalayak, dan mencerminkan keakuratan dengan tema yang dibahas. Ketika organisasi atau perusahaan ingin menyampaikan informasi yang memicu reaksi netral khalayak maka pesan bisnis bersifat informatif. Dan, ketika organisasi atau perusahaan ingin menyampaikan informasi yang memicu reaksi positif khalayak, maka pesan yang disampaikan bersifat positif.

Masing-masing jenis pesan yang akan disampaikan oleh perusahaan membutuhkan metode tersendiri dalam perumusannya alias tidak bisa dilakukan dengan sembarangan. Pada umumnya, pesan positif sangat mudah untuk dibuat mengingat khalayak sangat membutuhkan informasi yang dapat diterima secara akal sehat. Secara garis besar, pesan positif umumnya diawali dengan intisari dari informasi yang paling penting atau berita baik; memberikan rincian, latar belakang, dan klarifikasi; menyajikan elemen-elemen negatif sepositif mungkin, menjelaskan berbagai manfaat atau keuntungan yang akan diperoleh; dan diakhiri dengan kalimat penutup yang positif.

Ada beberapa komunikasi bisnis menurut para ahli, diantaranya adalah menurut Thill dan Bovee (2013), pesan positif dalam komunikasi bisnis dapat dikelompokkan ke dalam beberapa jenis, yaitu menjawab permintaan untuk informasi atau tindakan, menjamin klaim dan permintaan untuk penyesuaian, rekomendasi, informasi rutin, pengumuman kabar baik, dan pesan-pesan beritikad baik. Adapun contoh pesan positif dalam berbagai bentuk komunikasi bisnis mengacu pada kategorisasi pesan positif menurut Thill dan Bovee (2013) adalah sebagai berikut:

1. Jawaban Atas Permintaan Informasi dan Tindakan

Setiap saat, para profesional akan dihadapkan pada banyaknya permintaan tentang informasi atau tindakan terkait produk atau layanan tertentu. Untuk itu, para professional bertanggung jawab untuk menjawab permintaan informasi dan tindakan tersebut dengan memberikan informasi secara singkat, padat, jelas, dan sesuai dengan etika komunikasi bisnis.

Contoh:

…

Bersama surat penawaran ini, kami lampirkan juga katalog terbaru berbagai produk ATK yang kami tawarkan. Di dalamnya terdapat rincian dan potongan harga yang kami tawarkan khusus untuk Anda. Anda dapat menghubungi kami di 022-1111111, dan customer service kami siap membantu Anda.….

2. Tanggapan yang Diberikan Ketika Perusahaan Membuat Kesalahan

Jika terjadi kesalahan, maka penulis diharuskan menulis surat dengan tujuan untuk memperbaiki kesalahan yang kerap terjadi dalam dunia bisnis. Jika kesalahan dilakukan oleh perusahaan, maka penulis harus memahami dengan pasti kebijakan perusahaan agar penulis dapat memberikan tanggapan yang sesuai dan komprehensif. Jika situasi yang dihadapi cukup serius, ada baiknya mengacu pada perencanaan manajemen krisis perusahaan.

Contoh:

…..Sehubungan dengan surat Saudara Gogon tertanggal 20 Agustus 2018 dengan Nomor 15/CS/8/2018 mengenai pengaduan kerusakan barang, kami segera melakukan konfirmasi dan pengecekan. Berdasarkan pengecekan yang telah kami lakukan, terdapat kesalahan dalam proses pengepakan  yang dilakukan oleh pegawai kami hingga barang yang dipesan mengalami kerusakan. Atas kejadian ini, kami menyampaikan permohonan maaf yang sebesar-besarnya dan kami akan lebih teliti dan berhati-hati lagi agar kejadian seperti tidak terulang.

Kami akan mengirimkan 2 (dua) unit televisi yang baru sebagai bentuk penggantian barang yang mengalami kerusakan dan faktur asli pesanan atas nama Saudara.…..

3. Tanggapan yang Diberikan Ketika Konsumen Membuat Kesalahan

Jika konsumen yang membuat kesalahan, penulis hendaknya mencoba untuk mencegah terjadinya kesalahan di masa mendatang tanpa menyalahkan konsumen.

Contoh:

…..

Sebagaimana informasi dari Bapak Hendry Limido bahwa pada 15 Januari 2018, Bapak telah menyetor dana sebesar Rp 2 juta ke rekening Bapak di bank partner kami untuk tujuan pembayaran premi. Namun berdasarkan data yang kami terima, sejak tanggal pendebetan premi periode 15 Januari 2018 sampai dengan saat ini, terdapat pemberitahuan gagal debet dari bank partner dikarenakan dana di rekening tabungan Bapak Hendry Limindo tidak mencukupi untuk didebet (insufficient funds).

Perlu kami tekankan untuk hal ini, ketentuan saldo minimum dan atau biaya admin rekening Bapak Hendry Limindo pada bank partner harus terpenuhi agar pendebetan premi dapat berhasil.

Demikian tanggapan ini dibuat. Semoga dapat memberikan kejelasan bagi semua pihak. Atas perhatian dan kerja samanya, kami icapkan terima kasih.

…..

(Dikutip dari pikiran-rakyat.com – 18 Agustus 2018).

4. Tanggapan yang Diberikan Ketika Pihak Ketiga Membuat Kesalahan

Ketika pihak ketiga yang melakukan kesalahan, tanggapan yang diberikan bergantung pada kesepakatan antara perusahaan dan pihak ketiga tersebut.

Contoh:

…..

Perlu kami informasikan bahwa produk yang dibeli oleh konsumen adalah produk yang disediakan oleh seller partner kami. Telah terjadi miskomunikasi antara pihak seller dan armada logistik yang menyebabkan pengiriman produk mengalami keterlambatan. Atas hal ini kami menyampaikan permohonan maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi. Kami tetap bertanggungjawab untuk menghadirkan pengalaman berbelanja online terbaik untuk konsumen dan berkoordinasi langsung dengan pihak seller dan juga logistik untuk memastikan pesanan dapat terkirim sesegera mungkin.

…..

(Dikutip dari mediakonsumen.com – 2 Februari 2018 dengan perubahan seperlunya)

5. Surat Rekomendasi

Surat rekomendasi bertujuan untuk meyakinkan pembaca bahwa orang yang direkomendasikan memiliki karakteristik yang diperlukan untuk pekerjaan tertentu atau hal lainnya. Surat rekomendasi yang efektif terdiri dari nama lengkap kandidat, posisi atau tujuan lain yang ingin dicapai oleh kandidat, sifat hubungan antara penulis dengan kandidat, data dan fakta yang berkaitan dengan kandidat dan peluang yang ada, memberikan perbandingan potensi yang dimiliki kandidat dengan teman kandidat jika ada, dan hasil evaluasi menyeluruh tentang ketepatan kandidat dengan peluang yang ada. Perlu dipahami bahwa belakangan ini surat rekomendasi memiliki permasalahan dalam aspek hukum. Untuk itu, sebelum memberikan surat rekomendasi ada baiknya mengecek ulang apa yang menjadi kebijakan perusahaan dan tidak menimbulkan contoh kesalahpahaman dalam komunikasi bisnis.

Contoh:

…..

Bersama surat ini saya rekomendasikan Gina Damayanti untuk mengisi posisi marketing di Garang dan Rekan. Saudari Gina Damayanti telah bekerja di PT. Lucu sebagai pemasar selama dua tahun dengan latar belakang pendidikan Diploma 3 Pemasaran dan Periklanan. Selama di PT. Lucu, Saudari Gina Damayanti bertanggung jawab dalam korespondensi dengan pelanggan, pemutakhiran isi laman, dan perencanaan kampanye melalui surat.

…..

6. Berbagi Informasi Rutin

Pesan positif dalam komunikasi bisnis umumnya melibatkan pesan informasi rutin. Penulisan pesan informasi rutin diawali dengan pernyataan tujuan dan menyebutkan secara singkat sifat informasi yang disajikan. Selanjutnya, bagian isi pesan memaparkan rincian informasi dan diakhiri dengan sopan. Beberapa perusahaan menggunakan halaman media sosial seperti Facebook, Twitter, atau Instagram untuk berbagi informasi rutin dengan konsumen atau pihak lainnya.

Contoh:

…..

Dirgahayu Republik Indonesia ke-73

Menyambut Hari Kemerdekaan Republik Indonesia, meuli.com kembali memberikan Diskon Kemerdekaan sebesar 50% bagi Anda yang membeli produk elektronik* pada tanggal 17 Agustus 2018 (*Syarat dan Ketentuan Berlaku).

Informasi lebih lanjut tentang program Diskon Kemerdekaan ini dapat dilihat di meuli.com.

…..

7. Rilis Berita

Rilis berita umumnya dikeluarkan oleh perusahaan sebagai cara perusahaan mengkomunikasikan hal-hal positif yang dilakukan oleh perusahaan seperti pembukaan cabang baru, lowongan pekerjaan, mengenalkan produk atau layanan baru, atau menjadi sponsor kegiatan tertentu. Rilis berita biasanya berupa dokumen khusus yang digunakan untuk menyebarkan informasi melalui media berita. Anda juga perlu memahami teknik negosiasi dalam komunikasi bisnis dan teknik lobbying dalam komunikasi bisnis yang baik agar dapat membangun hubungan bisnis yang profesional.

Contoh:

Pada Kamis (7/12), Artotel Yogyakarta yang terletak di Jl. Kaliurang Km 5,6 No.14, Caturtunggal, Sleman, resmi beroperasi. Hotel yang dimiliki oleh Rasanto Group dari Semarang ini hadir sebagai hotel baru dengan gaya arsitektur modern yang dikombinasikan dengan pesona budaya lokal Yogyakarta.

…..

(Dikutip dari Kompas, 13 Desember 2017)

8. Mengirim Ucapan Selamat, Penghargaan, atau Ucapan Belasungkawa

Pesan positif dalam komunikasi bisnis sebagian besar dimaksudkan untuk membangun itikad dan hubungan yang baik. Itikad baik adalah perasaan positif yang mendorong orang untuk memelihara hubungan bisnis. Pesan positif umumnya berbentuk tertulis dan disampaikan kepada konsumen, kolega, pebisnis lainnya. Pesan posisif yang menunjukkan itikad baik misalnya mengirim ucapan selamat, memberikan penghargaan, atau memberikan ucapan belasungkawa.

Contoh :

…..

Kami menyampaikan rasa duka yang mendalam atas terjadinya peristiwa kebakaran yang menimpa pabrik Anda beberapa waktu lalu. Kami berharap, kerugian yang dialami tidak begitu besar dan  pabrik Anda dapat segera beroperasi dan berproduksi dalam waktu dekat.

Terimalah rasa simpati dari kami dan jika Bapak membutuhkan bantuan, kami siap membantu.

…..

Pendekatan dalam Etika Komunikasi Bisnis

Strategi bisnis masing – masing pelaku bisnis sangat menentukan bagaimana respon para calon konsumen kedepannya. Salah satu strategi bisnis yang penting untuk diperhatikan adalah komunikasi bisnis.

Komunikasi bisnis merupakan proses pertukaran gagasan, ide dan informasi yang memiliki maksud dan tujuan tertentu yang dilakukan dalam dunia bisnis. Komunikasi yang digunakan bisa dalam berbagai bentuk tergantung situasi dan kondisi guna mencapai suatu target tujuan disampaikannya suatu pesan. Pengaruh komunikasi bisnis harus diketahui karena berhubungan dengan keberhasilan bisnis. Selain itu, etika dalam komunikasi bisnis juga akan turut menjadi faktor dalam menentukan keberhasilan suatu bisnis yang sedang dijalankan.

Seorang pelaku bisnis yang memiliki keahlian dalam berkomunikasi jelas akan sangat membantu untuk membuat pelanggan terpikat. Bentuk komunikasi bisnis bisa berupa komunikasi verbal yang bisa disampaikan lewat tulisan dan juga lisan serta komunikasi non verbal yang salah satunya bisa berupa ekspresi wajah.Selain itu komunikasi bisnis juga bisa disampaikan secara personal maupun secara impersonal dengan menggunakan sinyal ataupun simbol simbol tertentu.

Etika Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis dilakukan berdasarkan etika tertentu yang disebut sebagai etika komunikasi bisnis. Etika menurut Drs. O.P Simorangkir merupakan pandangan manusia terhadap baik dan buruknya perilaku manusia. Maka dari itu etika komunikasi bisnis merupakan pandangan manusia terhadap baik dan buruknya perilaku manusia saat menjalin komunikasi satu dengan yang lainnya dengan lebih dalam pada lingkup bisnis. Intinya komunikasi bisnis merupakan perilaku baik dan buruk dalam berkomunikasi.

Jika anda merupakan pelaku bisnis seperti pengusaha maka anda sebaiknya memahami serta mempraktekkan etika komunikasi bisnis ini. Karena bisa saja timbul kasus negatif jika anda tidak mengutamakan etika dalam komunikasi bisnis.

Beberapa ranah etika komunikasi bisnis antara lain melalui telepon, email, instant messaging dan bisa juga melalui skype atau video call. Prinsip etika berkomunikasi sendiri adalah kejujuran, integritas, memenuhi janji dan juga loyalitas. Sedangkan etika komunikasi bisnis terhadap pelanggan adalah jujur, integritas, memegang janji, setia, adil, hormat dan perhatian. Sejumlah pendekatan juga dilakukan untuk mengetahui cara pandang terhadap etika komunikasi bisnis dari berbagai sudut.

Salah satunya adalah pendekatan teologis. Pendekatan teologis merupakan pendekatan yang cenderung normatif serta subjektif terhadap agama. Teologis sendiri adalah suatu ilmu yang mempelajari tentang Tuhan. Teologi merupakan suatu usaha dalam pencarian sesuatu yang transedenden. Sedangkan komunikasi seperti yang telah anda ketahui merupakan penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan dan merupakan kebuhan manusia.

Dalam etika komunikasi bisnis, pendekatan teologis sangat diperlukan karena manusia diciptakan oleh Sang Maha Pencipta. Tuhan dan ciptaannya akan terhubung karena Tuhan ingin berkomunikasi. Kehidupan dunia bisnis pasti akan terus terjadi perubahan. Pendekatan teologis dilakuka untuk mengetahui cara pandang yang berhubungan dengan perubahan persepsi tentang hakikat manussia dalam melakukan berbagai hal termasuk etika bisnis bisnis yang berkaitan dengan Sang Pencipta. Etika bisnis memiliki peran dalam pengambilan keputusan dan juga kebijakan bisnis. Tak heran, jika topik pendekatan teologi dalam etika komunikasi bisnis menjadi penting terkait dengan penyelarasan dengan paham keagamaan.

Adapun 5 Pendekatan teologis dalam komunikasi bisnis, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Kejujuran

Kejujuran itu penting dalam etika komunikasi bisnis karena pelanggang tidak ingin berbisnis dengan pembohong yang menipu pelanggannya. Sekali saja ketahuan berbohong maka bisa langsung dapat menyebar dan malah mencoreng nama baik anda.

Jika anda jujur tak jarang pelanggan akan terus menjadi pelanggan anda lagi.

2. Dapat dipercaya

Kepercayaan pelanggan merupakan faktor yang sangat penting. Bagaimana anda dapat memikat pelanggan, jika mereka saja tidak bisa percaya pada anda.

Tanpa kepercayaan baik antara anda dengan pelanggan ataupun calon partner bisnis anda, bisnis tidak akan berjalan sebagaimana mestinya.

Dan perlu diingat bahwa kepercayaan sulit dibandung dan dipertahankan namun mudah sekali dihancurkan.

Semua agama tentu meyakini bahwa jujur dan dapat dipercaya adalah sifat yang harus dimiliki karena berbohong adalah sifat yang tidak disukai oleh Pencipta.

3. Integritas

Selain faktor diatas, integritas sangat menentukan keberhasilan dari suatu bisnis. Integritas sendiri merupakan cara menjunjung tinggi nilai dan etika islam dalam berbisnis. Integritas harus dijunjung tinggi dalam berbisnis.

4. Adil

Seperti sifat sang Pencipta yang Maha adil, maka dalam etika komunikasi bisnis juga harus adil.

Maksudnya adalah bahwa setiap orang dalam dunia bisnis diperlakukan sesuai haknya masing masing dan juga tidak ada pihak yang merasa dirugikan.

Adil tidak sama dengan sama rata. Adil adalah membagi sesuatu sesuai dengan porsinya.

5. Loyalitas

Pendekatan yang lain adalah menjunjung tinggi loyalitas. Loyalitas dalam komunikasi penting karena berkaitan dengan kerja keras dan juga keseriusan dalam menjadi bisnis.

Loyalitas juga berarti tidak mencampurkan urusan pribadi dengan urusan pekerjaan Baca juga Pendekatan Manajemen dalam Komunikasi Bisnis

Pendekatan Tidak Langsung Komunikasi Bisnis

Dalam komunikasi organisasi, komunikasi bisnis atau komunikasi bisnis lintas budaya, surat-surat bisnis berperan sangat penting dalam mendukung tujuan pesan yang disampaikan, meminimalisir terjadinya kesalahpahaman serta permasalahan lainnya yang timbul akibat surat bisnis yang tidak ditulis dengan baik. Adapun contoh kesalahpahaman dalam komunikasi bisnis yang dimaksud adalah kesalahan dalam menafsirkan pesan. Terdapat tiga strategi penulisan surat-surat bisnis yaitu strategi langsung, strategi tidak langsung, dan strategi persuasif. Strategi langsung biasanya direkomendasikan untuk surat-surat berita-netral dan berita-baik. Sementara itu, strategi tidak langsung direkomendasikan untuk surat berita-negatif. Dan strategi persuasif direkomendasikan untuk surat-surat persuasif. Dengan demikian, yang dimaksud dengan pendekatan tidak langsung komunikasi bisnis adalah strategi penulisan surat-surat bisnis dan catatan dalam sebuah organisasi yang digunakan untuk menyampaikan berita negatif.

Gagasan utama pendekatan tidak langsung disajikan setelah memaparkan atau membangun alasan-alasan yang mendukung berita-berita negatif yang disajikan. Adapun contoh surat atau pesan bisnis dalam komunikasi bisnis yang berakar pada pendekatan tidak langsung dalam komunikasi bisnis adalah request refusals, claim refusals, credit refusals, job rejection letter, dan situasi lainnya yang mengandung tanggapan negatif. Bagi beberapa pihak, pendekatan tidak langsung merupakan strategi penulisan surat dan pesan yang sulit untuk dilakukan. Hal ini  dikarenakan orang pada umumnya tidak ingin membaca hal-hal yang sifatnya negatif. Karena itu, berbeda dengan cara membuat pesan persuasif dalam komunikasi bisnis, pendekatan jenis ini membutuhkan perhatian khusus terhadap strategi penulisan dan penjabaran inti permasalahan. Dalam artian, penulis harus memerhatikan dan memahami dengan sungguh-sungguh proses penyusunan pesan dalam komunikasi bisnis terutama yang berkaitan dengan penyampaian berita negatif.

Adapun inti dari pendekatan tidak langsung komunikasi bisnis adalah dikemukakannya terlebih dahulu alasan-alasan yang mendukung berita negatif yang akan disampaikan pada awal surat dan setelah itu, baru menyebut gagasan utamanya. Hal ini dimaksudkan untuk memberikan semacam kerangka pemikiran yang menjadi dasar pengambilan keputusan agar dapat dipahami dengan lebih baik oleh pembaca.

Bisa jadi pembaca tidak merasa senang dengan berita negatif yang disampaikan, namun setidaknya pembaca dapat memahami mengapa keputusan itu harus diambil melalui alur logika yang disajikan.

Komponen Dalam Etika Komunikasi Bisnis

Umumnya, pendekatan tidak langsung komunikasi bisnis terdiri dari beberapa komponen, yaitu :

• Paragraf pembuka

Pada pendekatan tidak langsung, peragraf pembuka menyajikan hal-hal yang sifatnya netral, yang sesuai dengan topik pembicaraan.

Konsep utama pendekatan tidak langsung komunikasi bisnis adalah tidak dinyatakannya berita negatif ataupun berita positif atau negatif yang disembunyikan di paragraf pembuka.

• Tubuh paragraf

Bagian tubuh paragraf berisi berbagai alasan yang mendukung berita negatif yang disampaikan, pernyataan berita negatif, menawarkan berbagai alternatif yang dapat diterapkan, dan memelihara hubungan baik. Tubuh paragraf diawali dengan mengurai berbagai alasan yang mengarah pada pengambilan keputusan berita negatif.

Kemudian, berita negatif dinyatakan dengan jelas dan penuh dengan taktik. Akan lebih baik jika tidak mengakhiri tubuh paragraf dengan pernyataan berita negatif saja melainkan diikuti dengan menawarkan berbagai alternatif.

Hal ini akan membuat pembaca merasa dihargai dan diberikan berbagai pilihan dari situasi yang tidak dapat dikendalikan sendiri oleh diri pembaca.

• Paragraf penutup

Paragraf penutup menyajikan pernyataan menjaga hubungan baik termasuk adanya peluang untuk pembicaraan lanjutan jika memungkinkan.

Pada paragraf penutup, penulis bermaksud mengarahkan pembaca arah ke depan. Dalam artian, penulis tidak meminta maaf dan mengulang kembali berita negatif yang telah disampaikan.

Yang dilakukan penulis adalah menyatakan dan menjelaskan berita negatif secara jelas dan penuh taktik di tubuh paragraf dan mengurangi perasaan kecewa pembaca dengan memberikan beberapa alternatif.

Paragraf penutup sebaiknya ditutup dengan pernyataan tetap menjaga hubungan baik serta kemungkinan adanya pembicaraan lanjutan.

Surat-surat bisnis yang ditujukan untuk menyampaikan berita negatif hendaknya ditulis dengan baik sesuai dengan ketentuan di atas.

Namun adakalanya penulis tidak mengindahkan hal tersebut sehingga surat bisnis yang dibuat pun sangat tidak baik.

Berikut beberapa kesalahan yang umum dilakukan penulis dalam membuat surat-surat bisnis dengan menggunakan pendekatan tidak langsung yaitu :

• Penulis cenderung menggunakan strategi langsung di samping strategi tidak langsung di paragraf pembuka. Dalam artian, berita negatif disampaikan di paragraf pembuka.
• Pada paragraf pembuka dipandang terlalu banyak rincian di dua kalimat pertama sehingga dinilai terlalu bertele-tele.
• Pada tubuh paragraf selalu dibuka dengan berita yang bersifat pesimis.
• Pada tubuh paragraf, penulis tidak menawarkan beberapa alternatif
• Selanjutnya pada paragraf penutup, penulis mengingatkan pembaca mengenai berita negatif dari paragraf pertama.
• Penulis menyampaikan permintaan maaf kepada pembaca.
• Paragraf penutup tidak sepenuhnya ramah bagi pembaca.
• Tidak adanya pembicaraan lebih lanjut yang dinyatakan pada paragraf penutup.

Pendekatan Tidak Langsung Dalam Komunikasi Bisnis

Dalam komunikasi bisnis, terdapat dua pendekatan, yakni pendekatan langsung dan pendekatan tidak langsung. Pada artikel kali ini kita akan membahas mengenai pendekatan tidak langsung. Pendekatan tidak langsung dalam komunikasi bisnis biasanya dilakukan untuk memberikan reaksi yang negatif. Adapun beberapa contoh pendekatan tidak langsung dalam komunikasi bisnis adalah sebagai berikut:

1. Pemecatan

Salah satu isu dalam komunikasi bisnis yang menggunakan pendekatan tidak langsung adalah pemecatan pegawai. Pemecatan pegawai bisa dilakukan dengan menggunakan metode ini untuk mengurangi tekanan diantara pegawai dan perusahaan. Salah satu contoh pemecatan dengan pendekatan tidak langsung adalah dengan mengirimkan surat kepada pegawai yang bersangkutan.

Beritahukan bahwa pegawai tersebut telah bekerja dengan sangat baik. Lalu beritahukan mengenai alasan pemecatan. Gunakan bahasa yang tertata rapi dan halus agar pesan tersampaikan dengan baik.

2. Pengembalian Barang

Dalam bisnis, tidak selamanya berjalan dengan lancar. Beberapa diantaranya justru berakhir tidak sesuai dengan harapan. Salah satunya adalah barang yang akan dikembalikan. Dalam komunikasi bisnis, cara yang paling banyak digunakan untuk melaksanakan pengembalian barang adalah dengan pendekatan tidak langsung. Pendekatan tidak langsung yang digunakan adalah melalui form retur.

3. Menolak Kesepakatan Bisnis

Kesepakatan bisnis sering dilakukan dalam setiap jenis bisnis untuk memperluas jaringan bisnis. Namun adakalanya kesepakatan bisnis tidak sesuai dengan yang diharapkan sehingga terjadi penolakan. Menolak kesepakatan bisnis bisa dibilang gampang-gampang susah karena tentunya perusahaan tetap ingin menjalin kerjasama yang baik untuk ke depannya.

Salah satu cara yang dilakukan untuk menolak kesepakatan bisnis adalah dengan metode pendekatan tidak langsung. Pendekatan tidak langsung dalam menolak kesepakatan bisnis biasanya dilakukan dengan membuat surat secara resmi.Beritahukan di awal surat bahwa perusahaan sangat menginginkan kesepakatan tersebut. Dan pada isi surat, beritahukan alasan penolakan kesepakatan bisnis. Lalu harapkan untuk melakukan kerjasama bisnis di masa mendatang pada akhir surat.

4. Peneguran Pegawai

Pendekatan tidak langsung juga digunakan pada saat menegur pegawai yang melakukan kesalahan. Peneguran pegawai secara tidak langsung biasanya dilakukan dengan mengeluarkan SP atau surat peringatan. Surat peringatan yang dikeluarkan perusahaan biasanya dibuat dengan batasan hingga 2 kali saja. Maka dari itu, gunakan bahasa yang baik dan tepat sasaran agar pegawai yang dimaksud lebih mudah mencerna isi surat.

5. Kritik Produk

Bentuk lain dari pendekatan tidak langsung adalah melakukan kritik terhadap produk. Dalam komunikasi bisnis, kritik merupakan hal yang biasa terjadi. Namun kritikan bisa dilakukan dengan metode pendekatan tidak langsung sepeti melayangkan surat pemberitahuan kepada perusahaan yang bersangkutan mengenai kelemahan dari produk yang dikirimkan.

6. Mutasi Pegawai

Selain pemecatan pegawai, pendekatan tidak langsung juga digunakan dalam memberitakan mengenai mutasi atau pemindahan pegawai. Dalam bisnis, mutasi pegawai bisa terjadi. Namun untuk memberitahukan mengenai pemindahan ini, perusahaan menggunakan pendekatan tidak langsung yang dikeluarkan melalui surat resmi dari perusahaan.

7. Pemberitahuan

Dalam sebuah perusahaan, sering kali terdapat beberapa peraturan yang diumumkan dengan tidak langsung melalui surat atau papan pengumuman. Pendekatan tidak langsung dalam komunikasi bisnis ini digunakan agar pesan yang disampaikan lebih tepat sasaran dan efisien. Pemberitahuan bisa berupa larangan yang harus dipatuhi selama bekerja, misalnya tidak menggunakan ponsel, tidak mengobrol, atau tidak diperbolehkan menggunakan perhiasan.

8. Meminta Perbaikan

Beberapa pekerjaan dalam dunia usaha membutuhkan perbaikan untuk semakin meningkatkan kualitas produk atau jasa yang dihasilkan. Permintaan untuk melakukan perbaikan dalam komunikasi bisnis dapat dilakukan dengan pendekatan tidak langsung. Adapun pendekatan tidak langsung yang digunakan adalah dengan menuliskan surat permohonan perbaikan pekerjaan.

Untuk awal surat dimulai dengan memberitahukan bahwa betapa pentingnya pekerjaan yang dilakukan dan betapa besar peranan pegawai atau perusahaan yang dimaksud dalam bisnis tersebut. Barulah pada pertengahan surat diberitahukan untuk melakukan perbaikan demi mencapai hasil yang lebih baik.

9. Menolak Tuntutan Pegawai

Beberapa pegawai terkadang menuntut hal yang seharusnya memang tidak didapatkan oleh mereka. Bahkan beberapa diantaranya melakukan beberapa aksi protes sebagaimana bentuk tuntutan mereka. Bagi perusahaan, tentu hal seperti harus dihadapi dengan baik agar tidak terjadi hal yang tidak diinginkan. Salah satu solusi yang bisa dilakukan adalah dengan melakukan pendekatan tidak langsung. Pendekatan tidak langsung yang digunakan sebagai respon atau jawaban adalah dengan menggunakan surat pemberitahuan kepada pegawai yang bersangkutan. Awal surat diisi dengan menunjukkan betapa berharganya dan berjasanya pegawai tersebut bagi perusahaan. Perusahaan pun berterima kasih atas segala jasanya. Dan pada pertengahan surat dijelaskan bahwa perusahaan tidak dapat mengabulkan tuntutan yang dimaksud dengan memberikan alasan yang logis dan dapat diterima. Pada akhir surat, beritahukan bahwa perusahaan masih sangat membutuhkan jasa pegawai tersebut dan tunjukkan harapan bahwa ia masih dapat bekerja seperti biasa.

10. Pemutusan Hubungan Bisnis

Terkadang perusahaan melakukan beberapa kesepakatan bisnis baru dimana hubungan bisnis yang lama diputuskan untuk efisiensi bisnis. Namun tidak mudah untuk memutuskan hubungan bisnis yang mungkin telah lama dijalin. Maka dari itu, pendekatan tidak langsung adalah cara terbaik untuk melakukan pemberitahuan pemutusan hubungan bisnis. Dengan menggunakan surat resmi, maka pemberitahuan pemutusan hubungan bisnis lebih mudah dilakukan. Beritahukan bahwa hubungan bisnis berjalan dengan sangat baik selama ini. Lalu tuliskan pula alasan pemutusan bisnis sehingga klien bisnis lebih bisa menerima keputusan tersebut. Jangan lupa pula tuliskan harapan untuk membangun hubungan bisnis pada masa mendatang.

11. Pembatalan kesepakatan bisnis

Selain menolak kesepakatan bisnis, pembatalan dari kesepakatan bisnis yang telah berjalan juga bisa dilakukan melalui pendekatan tidak langsung. Namun tidak mudah untuk melakukannya. Selain beresiko kehilangan klien bisnis, pembatalan kesepakatan juga dapat menimbulkan keresahan dalam hubungan bisnis. Beritahukan bahwa kesepakatan bisnis telah berjalan dengan sangat baik. Tuliskan mengenai alasan pembatalan kesepakatan bisnis yang telah berjalan tersebut. Dan harapkan ada kesepakatan bisnis lainnya di masa mendatang.

12. Penutupan Bisnis

Adakalanya perusahaan mengalami masa dimana perusahaan tidak lagi dapat bertahan. Akibatnya, perusahaan harus merumahkan banyak pegawai. Untuk memberitahukan perkara ini pada pegawai dan klien bisnis, maka pendekatan tidak langsung dapat dilakukan melalui surat. Tuliskan betapa besar dan berharganya hubungan bisnis selama ini. Lalu beritahukan mengapa perusahaan harus gulung tikar. Berikan pula harapan untuk bisa membangun bisnis kembali.

PENULISAN PESAN PESAN NEGATIF

Tak seorang pun ingin menjadi pembawa berita buruk, karena pada umumnya bahwa pembaca tidak mungkin akan sangat mudah menerima itu hanya menambah kesulitan. Namun berkomunikasi Kabar buruknya adalah bagian dari bisnis sehari-hari. Jika tidak maka Anda tidak bisa menolak permintaan dan Anda tidak dapat menerima atau memberitahu klien ketika ada masalah terjadi.

Beberapa teknik dapat membantu melunakkan pukulan dari berita buruk:

• Mulailah dengan sesuatu yang positif.

Katakan kabar baik pertama atau memberi penerima pujian sebelum menyampaikan pesan Anda yang sebenarnya.

• Tutup positif.

Setelah memulai positif dan memberikan berita buruk menutup komunikasi dengan nada positif. Ini bantal pesan negatif di antara dua positif efektif mengurangi dampaknya.

• Jadilah empati.

Berempati dengan penerima, memahami posisi mereka dan menyimpannya dalam pikiran ketika Anda sedang menulis. Tidak ada yang dapat Anda lakukan tentang berita buruk tapi Anda dapat menunjukkan simpati untuk meringankan efek negatif.

• Memberikan alasan.

Tidak pernah memberikan pesan buruk tanpa alasan yang menyertainya. Orang ingin tahu mengapa dan dalam kasus ini mereka biasanya layak.

Beberapa Cara Penyampaian Pesan Negatif

• Pilih Pendekatan Terbaik

1. Pendekatan langsung: jika penerima memahami tentang kemungkinan adanya berita negative, ketika Anda tahu pembaca pesan adalah orang yang lebih menyukai menerima berita yang buruk terlebih dahulu.
2. Pendekatan tidak langsung: ketika berita tersebut kemungkinan akan menimbulkan syok bagi penerimanya, dan jika Anda ingin mempertahankan hubungan yang baik dengan penerima.
3. Untuk Pendekatan Tidak Langsung, Buka Pesan Degan Sebuah Penyangga Positif a. Berikan penyampaian hormat kepada penerima pesan. b. Jangan meremehkan keprihatinan pembaca pesan. c. Jangan menyesatkan pembaca sehingga ia berpikir bahwa berita yang akan datang adalah berita positif.
4. Berikan Alasan Dan Informasi Tambahan 1. Alasan ini ditambahkan ke dalam pesan, hanya jika diperlukan. 2. Hindari penjelasan ketika alasan-alasan tersebut sangat rahasia, sangat rumit, atau tidak relevan dengan pembaca. 3. Sesuaikan jumlah detail pesan tambahan, agar sesuai dengan situasi dan penerima yang bersangkutan.
5. Nyatakan Berita Buruk Dengan Jelas 1. Nyatakan berita buruk tersebut sepositif mungkin, gunakan kata-kata yang bijak, dan hindari penulisan secara bertele-tele. 2. Beri alternative pemecahan masalah yang dapat Anda berikan, dan jangan menyiratkan bahwa ada bantuan lain yang mungkin tersedia, padahal sesungguhnya tidak. 3. Tekankan pada apa yang dapat dan sudah Anda kerjakan, bukan pada apa yang tidak dapat dan tidak mau Anda kerjakan. 4. Bila respon Anda mungkin berubah di waktu yang akan datang, jelaskan kondisi tersebut kepada pembaca pesan.
6. Tutup Pesan Dengan Catatan Positif

1. Ekspresikan harapan terbaik tanpa secara keliru mengubah pesan itu menjadi pesan positif.

2. Beri dukungan positif terhadap perusahaan penerima pesan di waktu yang akan datang.

3. Pertahankan pandangan positif di waktu yang akan datang

Permintaan rutin dapat datang dari kelompok-kelompok atau individual di luar maupun di dalam organisasi. Ketika Anda tidak mampu mengabulkan permintaanpermintaan tersebut, tantangan komunikasi Anda yang utama adalah memberikan respon negative yang jelas tanpa menimbulkan perasaan negative, atau merusak reputasi Anda atau perusahaan Anda. Sebab pada kenyataannya, tidak semua permintaan baik dari luar maupun dalam perusahaan, dapat Anda penuhi. Dan jangan sekali-sekali mengatakan “ya” atas sebuah permintaan, padahal dalam diri Anda, Anda tidak yakin, bahkan mengetahui bahwa Anda tidak mampu melakukannya, begitu juga bagi perusahaan Anda terhadap semua pihak di luar maupun di dalam perusahaan.

Berikut tahap-tahap yang diperlukan dalam menyampaikan pesan negatif:

1. Pilih Pendekatan Terbaik.

2. Untuk Pendekatan Tidak Langsung, Buka Pesan Degan Sebuah Penyangga Positif

3. Berikan Alasan Dan Informasi Tambahan

4. Nyatakan Berita Buruk Dengan Jelas

5. Tutup Pesan Dengan Catatan Positif

MENYAMPAIKAN PESAN NEGATIF KEPADA KONSUMEN

Ketika penyampai informasi ingin menyampaikan pesan buruk kepada konsumen, perlu diperhatikan bagaimana menjaga pembaca pesan agar tetap merasa baik dan dapat meneruskan hubungan bisnis di kemudian hari. oleh karena itu, ada tiga hal yang perlu diperhatikan yaitu:

1. Tetap bekerja sebaik mungkin menuju terwujudnya suatu penjualan ulang.

2. Tetap menjaga instruksi atau informasi tambahan sejelas mungkin.

3. Tetap optimis, percaya diri sehingga pembaca anda tidak kehilangan minat.

Memperkuat kepercayaan konsumen dengan memberikan pelayanan dan produk yang baik merupakan salah satu cara efektif untuk menumbuhkan penjualan ulang bagi para konsumen. Jangan sampai konsumen kecewa hanya karena pemilihan pendekatan yang salah.

Hal ini harus betul-betul diwaspadai, terutama para pengambil kebijakan perusahaan.

Berikut adalah cara menyampaikan berita buruk kepada konsumen:

• Terangkan masalah yang dihadapi dengan terperinci.

Terangkan juga apa impak masalah ini kepada pelanggan tersebut. Penerangan ini mestilah diterangkan dengan baik mengikut sudut pandangan pelanggan anda.

• Kenal pasti penyelesaian yang berkesan.

Berikan pelanggan anda beberapa pilihan yang baik supaya pelanggan anda masih mempunyai ruang untuk tidak rugi.

• Kongsi baik dan buruk setiap alternatif yang diberikan.

Beritahu juga risiko yang bakal dihadapi bagi setiap pilihan penyelesaian yang diberikan.

• Bertanggungjawab atas segala kesalahan yang dilakukan.

Tunjukan kepada pelanggan anda bahawa anda sanggup bertanggungjawab dan tidak lari dari masalah. Ini termasuk anda perlu menawarkan pulangan balik Uang atau ganti rugi

MENYAMPAIKAN PESAN NEGATIF DALAM ORGANISASI

Bagaimana Anda berkomunikasi bahwa berita buruk akan memiliki dampak yang signifikan pada organisasi Anda dan reputasinya. Bahkan penanganan satu bagian dari berita buruk efektif mungkin lebih kuat daripada berbagi sepuluh potong berita yang baik. Pesan langsung yang kasar dapat menggangu atau membuat marah orang di sebuah perusahaan yang terbiasa pada gaya tidak langsung dan lembut. Sebaliknya, orang yang terbiasa pada pesan-pesan langsung mungkin menjadi tidak sabar dengan, atau bahkan tidak percaya pada, pendekatan tidak langsung.

1. Pendekatan Secara Tidak Langsung

Dalam metode ini, cara yang digunakan untuk menyampaikan berita buruk dilakukan untuk menghindari kekecewaan orang lain. Cara penyampaian secara tidak langsung

yaitu :

• Pembuka (Buffer)

Pembuka berisi pernyataan netral tetapi bermakna yang tidak menyebutkan berita buruk. Dalam bagian pembuka, beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:

a. Hindari kata tidak, jangan, tolak, dan sebagainya yang menyatakan penolakan secara langsung.

b. Menggunakan frase yang tidak relevan.

c. Permohonan maaf, dan

d. Penulisan Buffer yang terlalu panjang.

• Alasan

Bagian ini berisi latar belakang atau sebab yang mendasari Berita buruk sebelum menyatakan keputusan yang sebenarnya. Alasan ini diperlukan untuk mengarahkan pembaca Berita buruk untuk menerima keputusan secara logis.

• Berita Buruk

Keputusan yang diambil dikemukakan dengan jelas namun dengan bahasa yang halus.

• Penutup

Tahap terakhir adalah penutup yang berisi pernyataan personal, positif, hangat, bersahabat, dan menyenangkan. Selain itu, dapat disertakan alternatif pemecahan masalah yang terjadi pada klien. Secara ringkas, Pendekatan secara tidak langsung banyak digunakan oleh perusahaan untuk menjaga hubungan bisnis yang baik dengan klien dan menciptakan citra baik terhadap publik yang pada akhirnya akan meningkatkan nilai bisnis perusahaan tersebut.

2. Pendekatan Langsung

Banyak surat berita buruk yang paling baik ditulis secara tidak langsung. Walaupun relatif jarang diterapkan, pendekatan langsung memiliki suatu keuntungan yaitu audiens hanya memerlukan waktu yang relatif singkat untuk sampai pada ide pokoknya, yaitu berita burukSuatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisasikan dengan pendekatan langsung akan diawali dengan suatu pernyataan berita buruk, selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat. Dalam Buku Komunikasi Bisnis karangan Djoko Purwanto (2012) Bab 10 mengenai Penulisan Berita buruk dan Pesan Persuasif disampaikan bahwa suatu pendekatan organisasional perencanaan langsung (direct plan) dapat diterapkan jika:

• Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke point yang dituju

• Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan

• Pesan disampaikan secara empati.

Terkait penulisan Berita buruk menggunakan pola langsung, sebagaimana disampaikan Guffey, Rhodes, dan Rogin, dinyatakan bahwa pendekatan langsung dengan berita buruk terdahulu mungkin lebih efektif dalam beberapa situasi seperti berikut

• Ketika penerima mungkin mengabaikan berita buruk

Dengan membludaknya surat saat ini, banyak pembaca menyaring pesan dan hanya melihat pembukaannya. Bila meraka tidak menemukan materi yang penting, kemungkinan pesan tersebut akan dibuang. Kenaikan tarif, perubahan dalam pelayanan, persyaratan kebijakan baru, dan sebagainya yang termasuk ke dalam kategori pesan penting ini mungkin memerlukan keberanian untuk memastikan perhatian.

• Ketika kebijakan organisasi menuntut kelangsungan

Beberapa perusahaan berharap semua pesan dan pengumuman internal, termasuk berita buruk, disampaikan secara terus terang tanpa embel-embel.

• Ketika penerima lebih menyukai kelangsungan

Manajer yang sibuk mungkin memilih kelangsungan. Pesan yang lebih pendek memungkinkan pembaca menangkap informasi dengan segera. Bila pembaca dapat diyakini lebih menyukai fakta disampaikan terus terang, maka dapat digunakan pola langsung.

• Ketika diperlukan ketegasan

Pesan yang harus menunjukan determinasi dan kekuatan sebaiknya tidak menggunakan teknik penundaan. Misalnya surat peringatan terakhir dalam serangkaian surat tagihan jatuh tempo. Surat sebagaimana yang dimaksud tersebut memerlukan sebuah pembukaan langsung.

• Ketika berita buruk tidak merusak

Bila berita buruk tidak signifikan (seperti kenaikan kecil dalam biaya) dan tidak secara pribadi memengaruhi penerima, maka strategi langsung tentu dapat

digunakan. Berikut ini merupakan bagan pendekatan langsung.

MENYAMPAIKAN BERITA BURUK DALAM KEBUDAYAAN LAIN

Dalam hubungannya dengan proses budaya komunikasi yang ditujukan kepada orang atau kelompok lain adalah sebuah pertukaran budaya. Dalam proses tersebut terkandung unsur-unsur kebudayaan, salah satunya adalah bahasa, sedangkan bahasa adalah alat komunikasi. Dengan demikian, komunikasi juga disebut sebagai proses budaya. Koentjaraningrat (dalam Nurudin, 2004) menyatakan kebudayaan adalah keseluruhan gagasan dan karya manusia yang harus dibiasakannya dengan belajar, beserta keseluruhan dari hasil budi dan karyanya. Dari definisi tersebut layak diamati bahwa dalam kebudayaan itu ada; gagasan, budi dan karya manusia; gagasan dan karya manusia itu akan menjadi kebudayaan setelah sebelumnya dibiasakan dengan belajar. Memandang kebudayaan hanya dari segi hasil karyanya adalah tidak tepat. Demikian juga melihat sesuatu hanya dari gagasan manusia juga terlalu sempit. Dengan kata lain, kebudayaan menemukan bentuknya jika dipahami secara keseluruhan. Apakah kebudayaan hanya sekedar konsep? Tidak. Paling tidak kebudayaan mempunyai wujud sebagai berikut :

1. Wujud sebagai suatu kompleks gagasan, konsep dan pikiran manusia

2. wujud sebagai suatu kompleks aktivitas dan

3. wujud sebagai benda.

Melihat wujud kebudayaan tentu secara operasional bisa dilihat dari isi kebudayaan

yang sering disebut sebagai cultural universal meliputi :

1. Peralatan dan perlengkapan hidup manusia (pakaian, perumahan, alat rumah tangga, senjata alat produksi, transpor);

2. Mata pencaharian hidup dan sistem-sistem ekonomi (pertanian, peternakan, sistem produksi, sistem distribusi);

3. Sistem kemasyarakatan (sistem kekerabatan, organisasi politik, sistem hukum dan sistem perkawinan);

4. Bahasa (lisan maupun tertulis);

5. Kesenian (seni rupa, seni suara, seni gerak);

6. Sistem pengetahuan;

7. Religi (sistem kepercayaan).

Komunikasi adalah salah satu wujud kebudayaan. Sebab, komunikasi hanya bisa terwujud setelah sebelumnya ada suatu gagasan yang akan dikeluarkan oleh pikiran individu. Jika komunikasi itu dilakukan dalam suatu komunitas, maka menjadi sebuah kelompok aktivitas (kompleks aktivitas dalam lingkup komunitas tertentu). Dan pada akhirnya, komunikasi yang dilakukan tersebut tak jarang membuahkan suatu bentuk fisik misalnya hasil karya seperti sebuah bangunan. Bukankah bangunan didirikan karena ada konsep, gagasan, kemudian didiskusikan (dengan keluarga, pekerja atau arsitek) dan berdirilah sebuah rumah. Maka komunikasi, nyata menjadi sebuah wujud dari kebudayaan. Dengan kata lain, komunikasi bisa disebut sebagai proses budaya yang ada dalam masyarakat. Ketika memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan, mengkomunikasikan permasalahan tentang pesanan, atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra organisasi bisnis secara negatif, ada tiga hal yang perlu diperhatikan, yaitu :

1. Penyampaian bad-news

2. Penerimaan pesan tersebut

3. Penjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens. Di samping itu, perlu juga dijaga citra organisasi / perusahaan sebaik mungkin.

PENULISAN PESAN PESAN PERSUASIF

Pesan Persuasif Dalam Komunikasi Bisnis

Didalam komunikasi terdapat istilah komunikasi persuasif atau pesan persuasif. Hal ini merupakan suatu komunikasi yang bertujuan untuk mempengaruhi orang lain, baik perseorangan maupun organisasi. Dalam hal kepercayaan, sikap, maupun perilaku mereka agar sesuai dengan apa yang pemberi pesan harapkan. Pesan persuasif sendiri juga efektif digunakan dalam komunikasi bisnis.

Hal ini dikarenakan pesan-pesan persuasif digunakan untuk mengumpulkan suatu dukungan pada kegiatan tertentu, meminta bantuan dana untuk pembiayaan suatu proyek, dan lain sebagainya. Lantas apa saja contoh pesan persuasif dalam komunikasi bisnis yang biasa digunakan. Dalam kesempatan kali ini akan dibahas mengenai contoh pesan persuasif dalam komunikasi bisnis, mari simak ulasan berikut.

1. Pesan Penjualan

Contoh yang pertama adalah adanya pesan penjualan, dimana didalam dunia bisnis memang pastinya tidak asing lagi dengan namanya jual beli produk yang diproduksi. Oleh sebab itu, organisasi atau perusahaan akan membuat suatu pesan penjualan, baik itu berupa iklan banner, iklan dalam majalah, maupun yang lainnya untuk mencari laba sebesar-besarnya.

Dimana bertujuan untuk membujuk atau mempengaruhi pembaca agar membelanjakan uangnya untuk produk yang diproduksi oleh pembuat pesan penjualan tersebut. Dengan demikian komunikasi yang efektif akan berjalan.

2. Pesan Pengumpulan Dana

Contoh yang kedua adalah pesan pengumpulan dana, dimana pesan ini juga tidak jauh berbeda dengan pesan penjualan. Pesan pengumpulan dana sendiri biasanya akan dikirimkan atau dibuat oleh organisasi nirlaba yang bertujuan untuk membujuk para pembaca untuk menyumbangkan baik uang maupun waktu mereka kepada orang lain dan juga pada pembuat pesan.

3. Surat Penawaran

Surat penawaran juga merupakan contoh surat persuasif dalam komunikasi bisnis. Dimana memiliki tujuan yang sama pula yaitu untuk membuat para pembaca melakukan sesuatu terhadap produk yang ditawarkan, sebagai contoh seperti membuat pembaca memesan produk yang ditawarkan maupun langsung membeli produk-produk yang ditawarkan melalui surat penawaran tersebut.

4. Pesan Tagihan

lain pesan penawaran, terdapat pula pesan tagihan sebagai salah satu pesan persuasif didalam komunikasi bisnis. Pesan tagihan ini merupakan suatu pesan peringatan yang dikirim oleh penjual kepada pembelinya yang bertujuan untuk membujuk agar cepat melunasi hutang maupun tagihan. Didalam pesan tagihan biasanya akan ada keterangan mengenai pernyataan jatuh tempo pembayaran, jumlah tagihan yang harus dibayarkan, dan keterangan-keterangan lainnya.

5. Pesan Sponsor

Contoh pesan persuasif dalam komunikasi bisnis terakhir adalah adanya pesan sponsor. Pesan persuasif juga ada yang bertujuan untuk meminta dana maupun waktu orang lain untuk suatu kegiatan tertentu. Oleh sebab itu, pesan sponsor juga termasuk didalamnya.

Pesan sponsor sendiri merupakan suatu pesan dimana perseorangan maupun organisasi mengajukan sponsor atau kerjasama dana dengan organisasi lainnya untuk melakukan suatu kegiatan tertentu, dan biasanya juga harus memberikan keuntungan yang sama bagi kedua belah pihak.

Peranan Positif Pesan Persuasif Komunikasi Bisnis

Persuasi adalah upaya yang dilakukan untuk mengubah atau menguatkan sikap, kepercayaan, atau perilaku seseorang. Sebuah pesan persuasi dibangun berdasarkan teknik-teknik argumentasi agar khalayak yakin dan bersedia melakukan tindakan sesuai dengan harapan pengirim pesan. Proses pembuatan pesan persuasif dalam komunikasi bisnis terjadi melalui beberapa proses yaitu peranan. Melalui komunikasi persuasif, ajakan tertentu bisa lebih dinamis dan tertata. Kita bisa menggunakan teknik komunikasi persuasif ini sebagai bagian dari strategi komunikasi dalam organisasi.

Fungsi Pesan Persuasif dalam Komunikasi Organisasi

Terdapat beberapa contoh fungsi persuasif dalam komunikasi organisasi yang bisa kita perhatikan terutama jika kita ingin mengetahui bagaimana penerapan dari persuasivitas yang baik dalam berkomunikasi. Komunikasi organisasi merupakan komunikasi yang dilakukan dalam rangka mendiskusikan tujuan-tujuan tertentu yang ada di dalam organisasi tersebut. Umumnya, ini akan berhasil bila ada unsur komunikasi persuasif di dalamnya. Sesuai dengan istilahnya, komunikasi persuasif mengandung makna sebagai komunikasi yang mengajak untuk melakukan tujuan yang sama.

Supaya lebih jelas dalam mengetahui fungsi persuasif ini, kita akan memperhatikan beberapa macam contoh yang ada berikut ini. Penerapan dari fungsi persuasif tersebut bisa menambah pemahaman kita mengenai konsep komunikasi persuasif yang ada di dalam konsep dasar komunikasi organisasi:

• Perintah

Fungsi persuasif yang pertama yaitu bisa sebagai perintah dari satu individu kepada individu lainnya. Dalam suatu organisasi, fungsi ini akan sangat berguna terutama ketika komunikasi atasan kepada bawahan terjadi. Strategi yang menggunakan komunikasi persuasif bisa dilakukan untuk membuat suatu perintah menjadi ajakan.

• Instruksi

Pemberian instruksi juga bisa berupa ajakan-ajakan tertentu. Seperti misalnya, ketika dalam organisasi akan melakukan suatu kegiatan tertentu, maka kalimat-kalimat ajakan bisa disisipkan dalam kalimat instruksi yang ada. Cara ini juga akan memperhalus kalimat petunjuk menjadi kalimat yang melibatkan pihak yang diajak komunikasi. Teknik komunikasi persuasif yang tepat bisa memberikan instruksi yang lebih mudah untuk dipahami.

• Sosialisasi Kebijakan

Di dalam organisasi, kegiatan sosialisasi tentang kebijakan baru yang akan diterapkan juga akan menjadi bagian dari fungsi persuasif. Sebuah ajakan untuk menerima kebijakan baru tidak bisa dipaksakan begitu saja. Oleh karenanya dengan menggunakan komunikasi persuasif ini bisa menjadi lebih mudah.

• Himbauan

Sama halnya seperti sosialisasi, himbauan-himbauan tertentu untuk melaksanakan perintah atau aturan tertentu juga bisa dilaksanakan dengan menggunakan bentuk komunikasi persuasif dalam suatu organisasi. Ini merupakan contoh yang bisa kita temukan pada saat adanya rapat untuk mengevaluasi kinerja dan lain sebagainya.

• Promosi Kesehatan

Promosi kesehatan biasa dilakukan oleh para tenaga kesehatan dalam suatu lingkup organisasi. Pendekatannya juga menggunakan fungsi persuasif, dimana tidak ada unsur pemaksaan di dalamnya. Jenis kegiatan ini merupakan kegiatan yang menerapkan komunikasi persuasif.

• Pendidikan Kesehatan

Perbedaan mendasar antara promosi kesehatan dengan pendidikan kesehatan adalah tentang tujuan dari adanya pelaksanaan kegiatan tersebut. Bila promosi kesehatan lebih mengarah pada upaya pencegahan terjadinya sakit, pendidikan kesehatan bisa melingkup hingga pada tingkat pengelolaan saat sakit. Komunikasi persuasif juga digunakan uuk menumbuhkan kesadaran di dalam organisasi.

• Simulasi

Simulasi merupakan contoh fungsi persuasif dalam komunikasi organisasi yang bisa kita temukan terutama pada saat akan melakukan pelatihan-pelatihan tertentu. Pelatihan yang menggunakan peragaan akan menggunakan simulasi. Di dalamnya bisa berisi ajakan-ajakan tertentu yang juga diterapkan dalam simulasi tersebut.

• Dakwah

Dalam suatu organisasi tertentu, fungsi persuasif juga bisa ditunjukkan melalui dakwah. Organisasi-organisasi keagamaan umumnya dapat menggunakan jenis komunikasi persuasif dengan nilai-nilai dakwah di dalamnya. Bahkan, komunikasi dakwah menjadi sebuah cabang ilmu komunikasi tersendiri.

rencanaan pesan persuasif, penyusunan pesan persuasif, dan melengkapi pesan persuasif.

KORESPONDESI BISNIS; SURAT, EMAIL DAN MEMO

Faktor Dalam Memilih Media Pesan Komunikasi Bisnis

Dalam menjalin komunikasi, setidaknya kita memerlukan alat atau media sebagai sarana penyampai komunikasi, apalagi jika komunikasi dilakukan secara tidak langsung. Terdapat berbagai jenis media komunikasi modern yang bisa digunakan dalam menyampaikan komunikasi.

Meskipun banyak macam-macam media komunikasi yang saat ini beredar dan bisa didapatkan dengan mudah, namun Anda tetap harus mempertimbangkan banyak faktor dalam memilih media komunikasi yang tepat sebelum menggunakannya.

Pemilihan media komunikasi perlu memperhatikan beberapa faktor penting agar komunikasi yang terjalin dapat berjalan efektif. Berikut adalah 12 faktor dalam memilih media komunikasi yang tepat:

1. Kemampuan si penerima pesan

Dalam berkomunikasi tentunya kita mempunyai lawan komunikasi agar komunikasi yang kita sampaikan diterima. Jika orang yang kita ingin ajak berkomunikasi adalah orang yang tergolong tidak mengerti teknologi, maka gunakan media komunikasi yang lebih dimengerti. Akan jauh lebih baik dan efektif jika menggunakan media komunikasi yang sering digunakan oleh sasaran.

Misalnya saja ingin menyampaikan pesan pada pelajar, maka media komunikasi yang tepat bisa berupa majalah dinding. Jika ingin menyasar pada lawan komunikasi yang lebih luas, maka gunakan sarana yang umum seperti televisi.

2. Usia penerima pesan

Begitu pula jika ingin menyampaikan pesan pada orang tua, remaja, maupun anak-anak, tentu media komunikasi yang digunakan juga berbeda-beda. Bagi orang tua atau remaja, mereka bisa mengerti pesan yang disampaikan lewat media surat, tapi bagi anak-anak, mereka belum tentu mampu menerima isi pesan dalam bentuk surat.

Maka dari itu, pemahaman akan siapa penerima pesan menjadi faktor nomor satu dalam pemilihan media komunikasi. Hal ini termasuk ke dalam psikologi komunikasi dimana diperlukan analisis terhadap si penerima pesan terlebih dahulu sebelum menyampaikan pesan.

3. Isi pesan

Faktor penentu selanjutnya adalah isi pesan. Jika isi pesan yang akan disampaikan cukup penting, maka gunakan media komunikasi modern paling cepat, misalnya saja dengan telepon atau video call. Jika isi pesan bersifat resmi, maka sebaiknya gunakan surat resmi sebagai media komunikasi.

Namun banyak orang yang justru menganggap sepele mengenai penyampaian pesan formal dan informal sehingga media komunikasi yang dipilih kurang tepat dan komunikasi efektif tidak tercapai. Bahkan sering pula justru menimbulkan kesalahpahaman pada si penerima pesan.

4. Anggaran yang tersedia

Dalam memilih media komunikasi yang digunakan diperlukan pula anggaran yang tepat. Tentukan media komunikasi yang akan digunakan sesuai dengan anggaran yang ada.

Jangan sampai Anda menghabiskan biaya lebih hanya untuk melakukan komunikasi yang sebenarnya bisa dibayar dengan biaya lebih rendah. Misalnya saja dalam pemilihan ponsel, jika hanya untuk menelepon, maka tidak perlu memilih ponsel dengan harga mahal yang penuh fitur canggih lainnya.

5. Opsi media komunikasi tanpa biaya

Jika Anda tidak memiliki begitu banyak anggaran, maka kini juga telah hadir banyak sekali media komunikasi yang memberikan tawaran uji coba gratis atau bahkan gratis sepenuhnya. Misalnya saja internet sebagai media komunikasi berupa video call yang saat ini telah tersedia banyak di beberapa media sosial. Ponsel yang murah meriah dengan berbagai fitur juga telah banyak beredar di pasaran sehingga menunjang aktivitas Anda.

6. Tempat penyampaian komunikasi

Memilih media komunikasi juga harus sesuai dengan lokasi penyampaian komunikasi. Lokasi penyampaian haruslah bersifat kondusif agar penyampaian pesan dapat terlaksana dengan baik. Tempat yang nyaman dan terang juga menjadi faktor penting dalam pemilihan media komunikasi.

Ketika berada di ruangan yang kecil, mungkin Anda hanya memerlukan udara sebagai media komunikasi langsung karena suara Anda akan terdengar. Namun jika Anda berada di ruangan yang cukup besar atau terbuka, maka sebaiknya gunakan media komunikasi yang lebih menunjang seperti mikrophone agar pesan dapat disampaikan dengan baik. Apalagi jika penerima pesan bukan hanya satu orang melainkan ratusan orang, maka pengeras suara akan sangat dibutuhkan.

7. Latar belakang penerima pesan

Jangan lupa untuk melihat latar belakang si penerima pesan. Jangan sampai pesan yang Anda sampaikan justru tidak dimengerti oleh si penerima pesan.

Gunakan bahasa dan istilah yang sesuai dengan latar belakang si penerima pesan agar isi pesan dapat dimengerti. Jika Anda berkomunikasi dengan orang Indonesia, maka gunakan bahasa Indonesia, sedangkan jika berkomunikasi dengan orang asing, maka gunakan setidaknya bahasa internasional, yakni bahasa Inggris.

Begitu pula jika berbicara dengan seorang yang bekerja di bidang kimia, tentunya tidak akan mengerti tentang istilah dalam bidang biologi. Memahami latar belakang si penerima pesan agar pesan tersampaikan dengan baik merupakan faktor yang penting karena jika salah, maka bisa saja seseorang justru menjadi tersinggung atau salah paham.

8. Tujuan penyampaian pesan

Untuk mendapatkan feedback yang baik dan tepat dari penerima pesan, maka jagan lupa untuk menyesuaikan media komunikasi dengan tujuan penyampaian pesan. Jika pesan yang disampaikan bertujuan untuk menginformasikan yang penting atau hanya berupa komunikasi informal, gunakan media komunikasi yang cepat, seperti telepon atau video call. Jika tujuan penyampaian pesan berupa penjelasan, maka gunakan media komunikasi berupa peraga seperti boneka anatomi dalam pelajaran Biologi.

9. Kemampuan diri sendiri

Bukan hanya mempertimbangkan faktor yang berasal dari si penerima pesan, tapi juga perhatikan seberapa baik kemampuan Anda dalam menggunakan media komunikasi.

Jika Anda tidak mampu menggunakan komunikasi dengan alat bantu, seperti tablet atau komputer, maka sebaiknya jangan paksakan diri untuk menggunakannya. Gunakanlah media komunikasi yang memang Anda mengerti dan pahami agar pesan tersampaikan dengan baik dan tepat sasaran.

Banyak orang yang justru ikut-ikutan menggunakan suatu media komunikasi agar terlihat bagus, padahal sebenarnya ia tidak mengerti cara penggunaannya.

Misalnya saja membeli gadget baru untuk bergaya, namun akhirnya sia-sia karena tidak mengerti cara penggunaannya. Hal ini tentunya akan menimbulkan pemborosan.

10. Ketahanan media komunikasi

Untuk memilih media komunikasi, perlu juga dilihat seberapa awet media komunikasi tersebut digunakan. Hal ini bertujuan untuk mengefisiensikan biaya yang ada sehingga komunikasi juga bisa berjalan dengan baik.

Begitu pula jika berada di daerah yang sulit untuk berkomunikasi dengan telepon, maka bisa menggunakan walkie talkie sebagai media komunikasi yang tepat. Biasanya alat komunikasi ini menjadi saluran komunikasi dalam organisasi yang digunakan ketika sedang melakukan penjagaan militer atau dalam area peperangan.

11. Daya sebar media komunikasi

Jika Anda bertujuan untuk menyampaikan pesan ke seluruh dunia, maka gunakanlah media komunikasi yang menggunakan internet sehingga cakupannya lebih luas. Pengaruh media sosial dan efek media sosial dapat mencakup seluruh dunia.

Namun jika hanya ingin menyampaikan pesan dalam cakupan yang lebih kecil, misalnya dalam lingkungan keluarga atau komunikasi interpersonal atau komunikasi antar pribadi, media komunikasi yang digunakan bisa berupa telepon saja.

12. Rekam jejak komunikasi

Gunakan media komunikasi yang menyimpan riwayat atau rekam jejak dari komunikasi yang terjadi ketikamelakukan komunikasi yang formal atau sangat penting. Misalnya saja dengan menggunakan surat atau mencetak ulang email sebagai pertinggal.

Menentukan penggunaan Saluran dan Media komunikasi

1.    Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikannya adalah kemampuannya memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini digunakan apabila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman. Kelebihan lain adalah sifatnya yang ekonomis. Bermanfaat apabila yang disajikan informasi kontroversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka.

Komunikasi lisan antara lain seperti pembicaraan lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil, seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya. Semakin sedikit jumlah audiens, semakin baik interaksi diantara mereka. Presentasi formal seringkali diadakan di auditorium. Kemajuan teknologi sering digunakan untuk memberi daya tarik bagi suatu presentasi.

2.    Komunikasi Tertulis

Terdapat berbagai macam bentuk seperti surat, memo, proposal, dan laporan. Salah satu kelebihannya adalah penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.

Komunikasi Lisan		Komunikasi Tertulis
Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens		Anda tidak memerlukan umpan balik segera
Pesan anda relatif sederhana dan mudah dipahami		Pesan anda sangat rinci, kompleks, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati
Anda tidak memerlukan catatan permanen		Anda memerlukan catatan permanen
Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis		Anda ingin mencapai audiens yang luas
Contoh-contoh media komunikas
Media Komunikasi Lisan		Media Komunikasi Tertulis
percakapan secara langsung, pidato, pertemuan-pertemuan		surat-surat, memo, laporan, proposal
		E-mail
telepon dan surat suara		surat reguler dan khusus
VOIP (voice over internet protocols)		Faksimile
audiotape dan videotape
telekonference dan konferensi video

Menganalisis Tujuan dan Audiens

Ketika kita mulai mengembangkan keterampilan menulis bisnis, kita harus memperhatikan proses dalam pembuatan pesan bisnis. Dengan pengalaman, kita akan menjadi seperti penulis yang baik dan presenter yang mengubah, kompres, dan mengatur ulang langkah-langkah yang diperlukan. Kita akan belajar untuk menganalisis tujuan penulisan, mengantisipasi bagaimana penonton akan bereaksi, dan menyesuaikan pesan kita untuk penonton.

Mengidentifikasi Tujuan

Ketika memulai menyusun pesan, kita terlebih dahulu menanyakan dua pertanyaan penting pada diri kita sendiri: (a) Mengapa saya mengirim pesan ini?, dan (b) Apa yang saya harap untuk dapat tercapai dari pesan ini? Tanggapan kita akan menentukan bagaimana kita mengatur dan menyajikan informasi.

Pesan yang dikirim mempunyai tujuan primer dan sekunder. Bagi seorang mahasiswa misalnya, dalam membuat tugas kuliah tujuan primernya yaitu untuk memenuhi tugas, tujuan sekundernya mungkin untuk membuat dirinya terlihat baik dan mendapatkan nilai yang bagus. Tujuan primer untuk mengirim pesan bisnis yaitu untuk menginformasikan dan mengajak. Tujuan sekundernya yaitu untuk mempromosikan keunggulan; anda dan organisasi anda supaya terlihat bagus di depan audiens.

Memilih Jalur Pesan Bisnis yang Terbaik

Setelah mengidentifikasi tujuan dari pengiriman pesan, anda harus memilih media komunikasi yang paling baik. Sebagian informasi lebih efektif dan efisien jika disampaikan secara langsung. Pesan yang lainnya ada yang lebih baik disampaikan dengan tulisan, dan sebagian lainnya lebih baik jika disampaikan dengan menggunakan media elektronik. Sebelum mengadakan pertemuan, mengirim pesan melalui e-mail atau menulis sebuah laporan harus memperhatikan beberapa faktor berikut:

1.     Pentingnya pesan tersebut

2.     Jumlah dan kecepatan umpan balik dan interaktivitas yang dibutuhkan

3.     Kebutuhan dari catatan permanen

4.     Biaya saluran

5.     Tingkat formalitas yang diinginkan

6.     Kerahasiaan dan sensitivitas pesan

Sebuah teori yang menarik, yang disebut kekayaan media, menjelaskan sejauh mana suatu channel atau media recreates atau mewakili semua informasi yang tersedia dalam pesan asli. Sebuah media yang lebih kaya, seperti tatap muka percakapan, lebih interaktif dan umpan balik. Sebuah media lebih ramping, seperti laporan atau proposal menyajikan pesan satu dimensi datar.

Banyak faktor membantu Anda memutuskan mana dari saluran yang ditunjukkan pada Gambar 2.2 yang paling tepat untuk menyampaikan pesan tempat kerja

Saluran	Baik Digunakan
Blog	Ketika seseorang perlu untuk menyajikan informasi digital dengan mudah sehingga tersedia untuk orang lain .
E-mail	Bila kita membutuhkan umpan balik , tetapi tidak segera. Kurangnya keamanan membuatnya bermasalah untuk pribadi, emosional, atau pesan privat.
Percakapan tatap muka	Bila kita memerlukan media interaktif yang kaya. Berguna untuk persuasif, berita buruk, dan pesan pribadi .
Pertemuan kelompok	Ketika keputusan dan konsensus kelompok penting. Efisien untuk hanya mendistribusikan informasi .
Fax	Ketika pesan kita harus menyeberangi zona waktu atau batas-batas internasional, ketika catatan tertulis adalah signifikan, atau bila kecepatan itu penting.
Instant Message	Ketika kita sedang online dan membutuhkan respon cepat. Berguna untuk belajar apakah seseorang tersedia untuk percakapan telepon.
Surat	Ketika catatan tertulis atau formalitas diperlukan, terutama dengan pelanggan, pemerintah, pemasok, atau orang lain di luar organisasi .
Memo	Bila kita ingin catatan tertulis dengan jelas menjelaskan kebijakan, mendiskusikan prosedur, atau mengumpulkan informasi dalam sebuah organisasi .
Panggilan Telepon	Bila kita perlu untuk menyampaikan atau mengumpulkan informasi dengan cepat, ketika isyarat nonverbal tidak penting, dan ketika kita tidak bisa bertemu langsung.
Laporan atau usulan	Ketika kita memberikan data yang cukup besar baik internal maupun eksternal .
Pesan suara	Bila Anda ingin meninggalkan informasi penting atau rutin yang penerima dapat menanggapi ketika tidak sibuk.
Video atau teleconference	Ketika konsensus kelompok dan interaksi yang penting tetapi anggota secara geografis tersebar.
Wiki	Ketika informasi digital harus dibuat tersedia untuk orang lain. Berguna untuk kolaborasi karena peserta dapat dengan mudah menambah, menghapus, dan mengedit konten.

Beralih ke Saluran Pesan Bisnis Cepat

Teknologi dan persaingan terus mempercepat laju bisnis saat ini. Akibatnya, komunikator yang beralih ke cara yang lebih cepat bertukar informasi. Dalam bisnis masa lalu, pesan dalam organisasi disampaikan sebagian besar melalui memo. Tanggapan biasanya akan membutuhkan waktu beberapa hari. Namun, itu terlalu lambat untuk komunikator saat ini. Mereka ingin jawaban dan tindakan secara cepat. Ponsel, instant messaging, fax, Situs web, dan khususnya e-mail dapat memberikan informasi yang lebih cepat dari saluran tradisional bisa komunikasi. Dalam banyak organisasi, memo masih ditulis, terutama untuk pesan yang memerlukan persuasi, permanen, atau formalitas. Memo juga dipersiapkan sebagai lampiran e -mail pesan-pesan. Jelas, saluran pilihan bagi komunikator perusahaan hari ini adalah e -mail. Sangat mudah, cepat, dan murah. Dengan demikian, sedikit memo yang ditulis. Sedikit surat kepada pelanggan juga yang ditulis. Itu karena banyak fungsi layanan pelanggan kini dapat dilayani melalui situs web atau melalui e-mail. Apakah pilihan channel anda adalah e-mail, memo, atau laporan, anda akan menjadi penulis yang lebih efektif jika anda menghabiskan waktu yang cukup pada tahap prapenulisan.

Analisis Audiens

a. Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikirim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.

b. Mengenali penerima primer. Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

.c. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens. Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.

d. Mengukur tingkat pemahaman audiens. Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama dengan pengirim, maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatu pesan.

e. Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.

f. Memenuhi kebutuhan informasi audiens. Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima. Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu:

1. Temukan apa yang ingin diketahui audiens. Tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya.
2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan. Informasi tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi yang tidak disadari oleh audiens.
3. Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens. Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5 W + 1 H (Who, What, Why, When, Where, dan How).
4. Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat. Dalam bisnis, ketepatan informasi harus dipastikan terlebih dahulu sebelum membuat komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal, jadwal, asumsi, perhitungan matematika, atau keuangan untuk memastikan keabsahannya.
5. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens. Diantara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang paling menarik perhatian audiens.

g. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens. Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.

Adaptasi dengan Tugas & Audience

Setelah menganalisis tujuan, anda harus menyampaikan tujuan anda untuk audiens. Adaptasi adalah proses membuat pesan yang mudah dipahami oleh audiens. Salah satu aspek penting dalam adaptasi yaitu nada. Pesan disampaikan secara garis besar berdasarkan kata-kata, nada mempengaruhi bagaimana penerima memahami pesan yang disampaikan.

Komunikator yang terampil membuat nada positif dalam pesan. Aspek penting dalam adaptasi kepada audiens yaitu melihat dari manfaat yang diperoleh audiens, sikap, suara percakapan dan menggunakan ekspresi yang positif. Teknik tambahan menggunakan bahasa sederhana yang mudah dimengerti.

1.   Manfaat yang diperoleh Audiens

Berfokus pada penonton terdengar seperti ide yang modern. Tetapi, salah satu negarawan Amerika dan penulis mengakui prinsip dasar penulisan ini lebih dari 200 tahun yang lalu. Dalam menggambarkan menulis efektif, Ben Franklin mengamati, "untuk menjadi baik, seharusnya memiliki kecenderungan untuk menguntungkan pembaca." Kata-kata bijak ini telah menjadi pedoman dasar bagi komunikator bisnis saat ini. Memperluas pada nasihat Franklin, seorang konsultan komunikasi kontemporer memberikan nasihat yang solid ini kepada klien bisnisnya: "Selalu menekankan manfaat untuk para penonton, dari apapun yang anda coba untuk mendapatkan mereka untuk melakukan sesuatu hal. Jika anda dapat menunjukkan kepada mereka bagaimana cara anda membantu mereka memenuhi tujuan mereka, anda berarti dapat menyampaikan pesan tersebut dengan sempurna.

Beradaptasi pesan yang anda sampaikan dengan kebutuhan penerima berarti menempatkan diri pada posisi orang itu. Ini disebut empati. Empati mencoba untuk memberikan sesuatu ke penerima, memecahkan masalah penerima, menghemat uang penerima, atau hanya memahami perasaan dan posisi orang tersebut. Pesan berikut ini lebih menarik yang mana bagi penonton?

Contoh Fokus pada Pembicara

·          Departemen sumberdaya manusia mensyaratkan bahwa kuesioner tertutup segera selesai sehingga kita dapat mengalokasikan dana sumber daya pelatihan untuk karyawan.

·          Garansi kami menjadi efektif hanya ketika kita menerima pendaftaran seorang pemilik.

·          Kami bangga untuk mengumumkan antivirus baru perangkat lunak kami yang kami piker adalah yang terbaik di pasar!

         Contoh Fokus pada Audiens

·         Dengan mengisi kuesioner tertutup, anda bisa menjadi salah satu karyawan pertama yang mendaftar untuk mendapat dana sumberdaya pelatihan kami.

·         Garansi mulai bekerja untuk anda, setelah anda kembali mendaftarkan kepemilkan.

·         Sekarang anda dapat yakin bahwa semua komputer akan terlindungi dari virus dengan menggunakan antivirus kami.

2.   Pandangan Audiens

Jadi, kita fokus pada pandangan audiens bukan dari pandangan diri sendiri.

Contoh :

Pandangan Diri Sendiri

·       Saya telah memberikan izin kepada anda untuk menghadiri seminar komunikasi

Pandangan Audiens

·       Anda dapat menghadiri seminar untuk meningkatkan keterampilan komunikasi.

3.   Percakapan tetapi Profesional

Kebanyakan pesan instan, pesan e-mail, surat-surat bisnis, memo, dan laporan menggantikan percakapan. Terkadang mereka ceroboh dan menggunakan percakapan yang tidak profesional. Seharusnya meskipun menggukanan e-mail tetap menggunakan kalimat yang profesional.

Contoh:

·       Percakapan tidak Profesional

Hei bos, Firewall sekarang terinstal! btw, periksa dengan saya sebelum mengumumkannya.

·       Percakapan Profesional

Mr.Smith, software firewall baru kami sekarang terinstal. Silakan periksa dengan saya sebelum mengumumkannya.

4.   Bahasa/Kalimat yang Positif

Menggunakan kalimat yang positif pada saat berbicara.

Contoh:

Negatif

Anda gagal untuk memasukkan nomor kartu kredit anda, sehingga kami tidak dapat mengirimkan pesanan anda.

Positif

Kami berharap dapat menyelesaikan pesanan anda segera setelah kami menerima nomor kartu kredit anda.

Komunikasi Efektif Di Media Sosial

Sosial media menjadi sebuah lahan promosi yang cukup menguntungkan dan bisa dengan mudah untuk digunakan oleh semua orang, maka tidak heran jika sosial media ini banyak yang menggunakannya. Namun dalam menggunakan media sosial secara bijak ada beberapa rules yang harus anda ikuti agar nantinya bisa sukses melakukan pemasaran.

Berikut ini sedikit ulasan tentang tips komunikasi efektif di media sosial yang bisa anda coba terapkan dalam kehidupan sehari-hari nantinya. Dengan memahami konsep komunikas yang baik di sosial media, maka harapan untuk mendapat closing pun juga semakin mudah dicapai nantinya.

1. Giving

Tips yang efektif dalam komunikasi media sosial pertama adalah memakai prinsip ‘Giving’. Dalam berkomunikasi atau berinteraksi dengan follower/friends di sosial media, anda haruslah memberi, memberi, dan memberi.

Maksudnya disini adalah, berilah mereka ini berbagai konten yang bermanfaat seperti konten informasi, inspirasi, maupun tips yang tentu ada kaitanta dengan brand atau kepribadian bisnis anda. Semakin banyak anda memberikan hal seperti ini, maka yakinlah para followers/friends anda bakal memberikan kembali loyalitas maupun kepercayaan kepada merek yang anda miliki.

2. Conversation

Komunikasi yang anda lakukan kepada mereka ini haruslah dua arah, jadi setiap masukan, komentar, maupun curahan hati dari para followers/friends anda ini haruslah mendapatkan respon secara interakif nantinya. Maka dari itu terkadang beberapa pemilik usaha sangat tidak setuju dengan yang namanya social media automation.

Hal ini dikarenakan brand/mereka sudah deprogram sebelumnya untuk selalu berbicara kepada para followers/friends tanpa peduli dengan apa yang mereka katakan. Maka dari itu yang harus anda  lakukan dan dikembangkan saat ini adalah melakukan melakukan komunikasi interaktif di sosial media, bukan komunikasi robot.

Dalam menerapkan hal berikut, maka anda juga penting dalam memahami beragam gaya bahasa dalam komunikasi agar dapat melakukan penyesuaian terhadap lawan bicara yang tengah dihadapi. Dengan demikian, percakapan yang terjalin bisa santai dan saling dinikmati oleh satu sama lain.\

3. Listening

Fungsi yang tidak kalah penting dalam berkomunikasi selain berbicara (conversation) ialah mendengarkan (listening). Tidak hanya dalam kehidupan sehari-hari, tapi di dunia sosial media pun anda juga diharuskan untuk melakukan conversation dan listening secara proporsional.

Dengan anda sering melihat postingan dari para followers / friends, maka secara tidak langsung anda menunjukkan rasa kepedulian kepada mereka. Jelas tidak bisa dipungkiri jika sikap peduli kepada para warga sosial media ini menjadi modal yang sangat luar biasa untuk menjalin sebuah relationship antara brand atau pemilik usaha dengan konsumen.

Selain itu, anda juga tidak kalah pentingnya dalam memperhatikan proses mendengar dalam komunikasi interpersonal agar memahami apa yang telah disampaikan oleh lawan bicara. Sehingga anda dapat memberikan respon yang sesuai.

4. Passing

Tips selanjutnya yang bisa anda lakukan adalah Passing. Passing disini maksudnya adalah, anda diharuskan untuk mengerti gaya obrolan dari masing-masing media, karena kita tahu beberapa situs menerapkan gaya bicara yang berbeda-beda untuk membuat para warganya bisa lebih akrab satu sama lain.

Misalnya seperti obrolan yang ada di dalam situs Kaskus, pastinya gaya obrolannya bakalan berbeda dengan yang ada di FB ataupun Twitter. Maka dari itu, agar suksesnya obrolan anda nanti dengan calon konsumen atau orang lain, maka harus paham bagaimana gaya bahasa mereka walaupun hanya sekedar untuk menyapanya saja.

5. Antusiasme

Mungkin ini kesalahan dari banyak para pelaku usaha, dimana terkadang saat mereka sedang mengobrol itu tidak benar-benar ingin berinteraksi dengan mereka, jangan bilang mau ngobrol namun pada akhirnya jualan.  Tidak ada salahnya memang untuk menyelipkan jualan, asalkan jangan terlalu kentara apalagi memaksa.

Jika anda ingin berjualan di media lain, maka haruslah siap untuk menerima ktirik dan saran dari orang lain. Kritik di sosial media seperti ini adalah hal biasa, setiap kali ada suara sumbang anda haruslah bisa bersabar dan menjelaskan dengan baik agar nantinya permasalahan menjadi clear.

Antusiasme ini sendiri juga termasuk ke dalam salah satu jenis teknik komunikasi efektif dan efisien, sehingga setiap anda menerapkannya dengan baik, maka tidak menutup kemungkinan lawan bicara anda akan mengerti terkait segala maksud anda.

6. Ciptakan Hubungan Emosional

Seperti diketahui, jika dalam melakukan promosi bisnis di sosial media hanya mempertemukan penjual dan pembeli dalam wadah online, akan tetapi dalam proses promosi tersebut haruslah berjalan dengan sangat ramah layaknya mereka para pelaku usaha offline.

Ramah yang dimaksud adalah para pelaku usaha harus mampu menciptakan hubungan emosional antara dirinya dengan pelanggan yang mengunjungi akun media sosial mereka. Nantinya akan ada efek afektif dalam komunikasi massa.

Salah satu cara yang bisa anda lakukan adalah terus menjalin komunikasi dengan mereka, baik melalui postingan yang menarik maupun komentar dan message. Dengan melakukan hal ini, maka lambat laun bakal bisa menumbuhkan rasa akrab antara penjual dan pembeli, meskipun proses yang dilakukan ini dalam tahap online.

7. Tumbuhkan Kepercayaan

Tidak ada lagi yang di ragukan oleh para konsumen dalam sebuah bisnis online jika barang yang anda tawarkan ini terjamin keasliannya. Meskipun hanya melalui media sosial, namun jika anda bisa menjamin keaslian dari produk, maka anda pun secara tidak langsung membangun sebuah kepercayaan mereka, meskipun mereka adalah pelanggan baru.

Dari segi interaksi melalui media sosial, maka anda juga harus membuatnya seasli mungkin, jangan kaku, dan jangan biarkan para pelanggan ini seolah sedang berbicara dengan robot. Tidak ada salahnya jika anda sedikit mengajak bercanda dengan konsumen agar obrolan jadi ‘renyah’ dan harapan closing bisa segera terwujud.

8. Jangan Ragu Meminta Dukungan

Sebagai mahkluk sosial, pastinya anda memiliki banyak sekali teman yang juga bermain sosial media bukan? Nah jika anda memiliki sebuah usaha yang baru saja grand opening, maka tidak ada salahnya untuk meminta dukungan kepada teman-teman anda yang kebetulan juga bermain sosial media tersebut.

Bentuk dukungan ini juga sangat mudah, yakni bisa berupa pemberlian ‘like’ pada postingan anda atau sekedar membagikan postingan promosi anda melalui akun mereka. Dengan bentuk dukungan yang sederhana ini setidaknya cukup membantu mengenalkan jenis usaha yang anda miliki.

Oleh karena itu penting sekali untuk memiliki banyak sekali teman karena anda tidak akan tahu suatu saat membutuhkan bantuan mereka. Terkait itu, kenali juga fungsi parpol sebagai sarana komunikasi politik yang masih terus diterapkan.

PENULISAN RESUME DAN LAMARAN KERJA

Sebelum melamar pekerjaan tentunya Anda harus melengkapi setiap persyaratan yang diajukan oleh perusahaan tersebut. Beberapa persyaratan tersebut adalah menyertakan resume atau yang biasa disebut dengan surat lamaran kerja. Pembuatan resume ini sangatlah penting karena dari resume itu perusahaan akan menilai apakah Anda layak diterima atau tidak. banyak orang yang sedang melamar pekerjaan tetapi mereka kebanyakan tidak tahu cara membuat resume dengan benar. Akhirnya banyak orang yang ditolak karena tidak bisa membuat resume atau resume nya tidak diterima dengan baik oleh perusahaan. Sangat disayangkan apabila ada seseorang yang sangat mumpuni dalam suatu bidang dan akhirnya tidak diterima disuatu perusahaan karena gagal membuat resume.

Harapan seseorang pada saat melamar pekerjaan adalah segera diterima untuk bekerja, maka dari itu haruslah memenuhi salah satu persyaratan yaitu membuat resume. Ada beberapa tips ataupun langkah membuat resume yang benar. Hal ini perlu dilakukan agar Anda yang ingin melamar pekerjaan tidak mengalami kegagalan.

Apa yang Dimaksud Dengan Resume

Dalam Bahasa Indonesia resume sering disebut dengan surat lamaran pekerjaan yang merupakan surat yang dibuat untuk keperluan permohonan bergabung atau bekerja di sebuah perusahaan dengan posisi atau jabatan sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh perusahan penyedia lowongan kerja. Resume yang baik adalah resume yang memenuhi standar atau persyaratan yang diajukan oleh perusahaan.

Sedangkan pihak yang biasa mengecek resume dan menerima orang yang melamar kerja disebut dengan HRD (Human Research Development). Pihak HRD juga akan melakukan seleksi pendaftaran dan resume juga interview nantinya. Maka dari itu sebelum membuat dan mengirim berkas surat lamaran Anda ada beberapa hal yang harus diperhatikan agar lamaran anda diterima dengan baik oleh HRD maupun Bagian Kepegawaian lainnya.

Agar hasil resume yang Anda buat memenuhi kriteria perusahaan maka sebaiknya hal yang pertama dilakukan adalah analisis diri (Self Analysis) ini dilakukan karena seseorang belum tentu mengenal dengan baik kemampuan, kekurangan, atau kelebihan dirinya sendiri. Untuk itu perlu ditelaah secara mendalam apa yang sekiranya adalah minat dan bakat Anda, dan bagaimana kemampuan atau skill Anda dalam hal tersebut.

Tips kedua adalah analisis karir (Career Analysis). Setelah Anda mengetahui secara jelas dan pasti tentang potensi dan skill diri yang Anda miliki, Anda perlu melakukan analisis yang berkaitan dengan karir Anda di masa yang akan datang. Jangan sampai salah dalam menentukan karir karena akan berakibat sangat fatal untuk kedepannya apabila tidak segera diatasi.

Terakhir yang perlu Anda lakukan adalah Analisis pekerjaan (Job Analysis) juga diperlukan dalam penulisan resume yang baik. Anda harus memiliki wawasan atau gambaran mengenai pekerjaan-pekerjaan di berbagai bidang karena setiap jenis pekerjaan memiliki aktivitas dan lingkungan yang berbeda. Ambilah pekerjaan yang cocok untuk menunjang karir Anda kedepannya.

Syarat Membuat Resume yang Baik dan Benar

Membuat sebuah resune yang baik dapat memberikan peluang kesuksesan dalam melamar pekerjaan, resume yang baik adalah yang memenuhi standar perusahaan atau paling tidak disesuaikan dengan contoh resume pada umumnya. Syarat umum resume yang baik sebenarnya sama dengan penulisan surat permohonan seperti biasanya. Berikut beberapa syarat membuat resume :

• Kerapian (neatness)

Resume sebaiknya dibuat atau dicetak diatas kertas bersih dan berkualitas baik, tidak ada coretan, dan bentuk huruf yang dipilih juga baik dan mudah dibaca. Tatanan paragraf harus disusun secara rapi agar mudah untuk dibaca. Kerapian ini adalah kunci utama dalam pembuatan surat apapun.

• Kesederhanaan (Simplicity)

Bahasa yang digunakan dalam resume sebaiknya adalah bahasa yang sederhana, jelas dan ringkas. Format resume juga harus dibuat agar enak dibaca. Resume tidak memerlukan desain yang terlalu banyak cukup dengan hiasan agar lebih menarik untuk dipandang.

• Keakuratan (Accuracy)

Dalam resume, informasi yang disajikan harus akurat dan dapat dibuktikan kebenarannya. Jika informasi yang disajikan dalam resume tidak akurat akibatnya akan sangat fatal karena HRD akan benar-benar mengecek keakuratan tersebut. Pengecekan bisa saja dengan menanyakan langsung kepada Anda apabila gagal dalam menjawab serta memberikan bukti Anda terancam tidak dapat diterima di perusahaan tersebut.

• Kejujuran (Honesty)

Informasi yang disajikan dalam resume adalah fakta yang tidak mengada-ada. Misalnya, kejujuran dalam mencantumkan umur, status perkawinan dan latar belakang pendidikan. Setiap pekerjaan yang dilakukan haruslah mengutamakan sikap jujur.

Format Penulisan Resume Lamaran Pekerjaan

Pada umumnya format penulisan resume ini sama tidak ada perbedaan yang signifikan. Format ini haruslah ditulis secara urut dan benar. Jika terbalik ataupun ada salah satu bagian yang tidak tercantum ini akan mengurangi kesempatan Anda untuk diterima kerja. Dibawah ini beberapa format penulisan resume.

• Tanggal dan Tempat Penulisan
• Nama Perusahan dan Alamat Lengkap Perusahaan
• Salam Pembuka / Salam Hormat
• Tulis Kata Pengantar yang Baik
• Lengkapi Biodata Diri
• Cantumkan Pengalaman Kerja atau Keahlian yang anda miliki
• Penutup dan salam

Beberapa contoh ini akan memberikan Anda gambaran bagaimana penulisan surat lamaran kerja atau resume yang benar. Sesuaikan sendiri dengan data-data pribadi Anda. Inilah contoh dari penulisan resume yang baik dan benar.

Jakarta, 01 Januari 2021

Kepada Yth.

HRD PT. Sejahterah Selalu

di Tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama                                    : Selalu Sukses

Tempat & tanggal Lahir     : Malang, 5 Juni 1996

Alamat                                  : Jalan jeruk, RT 01 RW 03 Sidoarjo

No. HP                                  : 081 234 567 8

Dengan ini mengajukan surat lamaran pekerjaan kepada Bapak / Ibu Pimpinan untuk diterima menjadi karyawan di perusahaan yang Bapak / Ibu Pimpin. Sebagai bahan pertimbangan bersama ini saya lampirkan :

• Fotocopy Ijazah Terakhir
• Fotocopy SKCK
• Fotocopy KTP
• Pas Foto 4×6

Demikian untuk menjadikan periksa adanya, besar harapan saya untuk dapat diterima di Perusahaan ini. Atas perhatian dan terkabulnya permohonan ini saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Sukses Selalu

Contoh Penulisan Surat Lamaran Pekerjaan Lainnya :

Malang, 02 April 2021

Hal : Lamaran Pekerjaan

Lampiran : 8 Lembar

Kepada

Yth. Bapak/Ibu HRD

PT. SELALU JAYA GROUP

Jl. Mangga Besar, Jaya Estate, Sawojajar

Malang 66754 – Indonesia

Dengan Hormat,

Berdasakan informasi yang saya baca dari situs loker pada tanggal 01 April 2021. Melalui email ini saya bermaksud mengajukan lamaran untuk bekerja di PT. SELALU JAYA GROUP sebagai Content Creator.

Berikut ini data singkat diri saya :

Nama  : Adi Jaya Abadi

Tempat & Tgl.Lahir : Karang Rejo, 20 Januari 1996

Pendidikan akhir  : Diploma III – Teknik Telekomunikasi

Politeknik Negeri Medan, Lulus dengan I.P.K 3.50

Alamat  : Jl. Pendawa Dusun Cikal Bakal Desa Karang Rejo Kec. Stabat

HP  : 085210596447

Email  : rizki123@gmail.com

Saya memiliki kondisi kesehatan yang baik, berpenampilan menarik, mampu membangun komunikasi dengan baik dan mampu bekerja secara personal maupun tim. Saya mampu berbahasa inggris dengan baik secara lisan maupun tulisan. Dengan pengalaman kerja di dunia teknologi selama 2 tahun saya mampu bekerja menggunakan aplikasi komputer seperti Program SAP, Microsoft Visio, Microsoft Access, Microsoft Excel, Photoshop. Saya juga Memahami beberapa bidang IT seperti HTML, Blogger, WordPress dengan Hosting, Memiliki Pengalaman di Bidang SEO ( Search Engine Optimization ) & SEM ( Search Engine Marketing ), Internet Marketing dan dapat mengetik dengan cepat.

Sebagai bahan pertimbangan, berikut ini saya lampirkan :

• Pas Photo Berwarna
• Photo Full Body.
• Daftar Riwayat Hidup ( CV / Resume ).
• Fotocopy KTP.
• Fotocopy Ijazah.
• Fotocopy Transkrip Nilai.
• Fotocopy Sertifikat Pendukung
• Fotocopy Sertifikat TOEFL

Demikian surat permohonan pekerjaan ini saya buat dengan sebenar-benarnya. Saya sangat berharap Bapak/Ibu bersedia untuk memberikan kesempatan tes dan wawancara kepada saya, sehingga saya dapat menjelaskan secara lebih rinci tentang potensi yang saya miliki. Atas perhatian Ibu saya ucapkan terimakasih.

Hormat Saya,

Adi Jaya Abadi, A.Md

Diatas adalah contoh beberapa surat lamaran pekerjaan, Buatlah surat lamaran kerja yang baik dan benar sesuai dengan ketentuan. Hal yang perlu kamu ingat adalah, surat lamaran yang menarik selain sesuai ketentuan, akan menjadi pilihan yang banyak dipilih atau difavoritkan. Surat lamaran yang menarik akan memberi peluang lebih besar untuk mendapat perhatian bagi para pimpinan perusahaan pencari kerja atau minimal pegawai yang ditugaskan perusahaan untuk mencari pegawai baru seperti Manajer dan HRD. Jika dapat menunjukkan kemampuan dan bakat Anda secara langsung dihadapan HRD maka kesempatan Anda diterima sangat besar. Jangan lupa untuk menjaga sikap tetaplah menjadi diri sendiri.

Format Penulisan Resume Buku

Resume                                                                      

Identitas Buku

Judul                   : Komunikasi Bisnis Edisi Empat

Pengarang          : Drs. Djoko Purwanto MBA

Editor                 : Adi Maulana

Hak Terbit          : Penerbit Erlangga

Tahun Terbit       : 2010

Dicetak oleh       : PT. Gelora Aksara Pratama

Di rangkum oleh : Mita Aryanti

NPM                  : C1011572RT4003

BAGIAN PERTAMA

Dasar-Dasar Komunikasi Bisnis

BAB Pertama

Memahami Komunikasi Bisnis

Dalam dunia bisnis yang berskala kecil, menengah maupun besar, orang-orang yang berkecimpung di dalamnya (para pelaku bisnis) tidak dapat terlepas dari kegiatan komunikasi. Oleh Karena itu, bagi mereka komunikasi merupakan factor yang sangat penting demi pencapaian tujuan suatu organisasi. Mereka dapat menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, baik yang konvensional maupun yang elektronik sebagai sarana penyampaian pesan-pesan bisnis.

A.     Pengertian Komunikasi Bisnis

Komunikasi antarpribadi merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih denga  menggunakan Bahasa yang mudah dipahami kedua belah pihak dan cenderung lebih fleksibel (luwes) dan informal.

Komunikasi lintas budaya merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antar dua orang atau lebih yang masing-masing memiliki budaya yang berbeda Karena perbedaan geografis tempat tinggal.

B.     Bentuk Dasar Komunikasi

Pada dasarnya ada 2 bentuk dasar komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis yaitu komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal seperti dijelaskan dibawah ini:

• Komunikasi Verbal

Merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain baik secara tertulis maupun lisan.

Contoh: Membuat dan mengirim surat pengantar ke suatu perusahaan

• Komunikasi Nonverbal

Merupakan bentuk komunikasi yang dengan menggunakan gerakan gerakan tubuh (body language) sebagai alat komunikasi,

Contoh : Mengerutkan dahi untuk menunjukan sedang berpikir keras, menggelengkan kepala untuk menunjukan tanda tidak setuju.

Komunikasi nonverbal sangat penting terutama dalam kaitannya dengan penyampaian perasaan dan emosi seseorang.

Tujuan komunikasi nonverbal menurut Thil dan Bovee dalam Excellence in Business Communications yaitu:

1. Memberikan informasi
2. Mengatur alur suatu percakapan
3. Mengekspresikan emosi
4. Memberi sifat melengkapi, menentang atau mengembangakn pesan-pesan verbal
5. Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain
6. Mempermudah tugas-tugas khusus
7. Proses Komunikasi

Menurut Bovee dan Thill dalam buku Business Communication Today yaitu:

1. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan
2. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan
3. Pengirim menyampaikan pesan
4. Penerima menerima pesan
5. Penerima menafsirkan pesan
6. Penerima memberi tanggapan dan mengirjm umpan balik kepada pengirim.

D.    Munculnya Kesalahpahaman Komunikasi

Dalam sebuah pidato ada kecenderungan beberapa pesan tidak dapat dimengerti oleh penerima pesan dengan baik, adapun factor penghambatnya antara lain:

1. Masalah dalam mengembangkan pesan Antara lain munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, masih asing dengan audiens, pertentangan ekspresi, kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.
2. Masalah dalam menyampaikan pesan Masalah dalam menyampaikan pesan yang paling jelas terkait dengan sarana fisik untuk komunikasi.
3. Masalah dalam menerima pesan
4. Masalah dalam menafsirkan pesan Antara lain yaitu perbedaan latar belakang, perbedaan penafsiran, perbedaan reaksi emosional.

E.     Bagaimana Memperbaiki Komunikasi

Dalam melakukan komunikasi terkadang komunikasi tersebut tidak efektif, tidak mencapai sasaran dengan baik. Ada beberapa hal yang diperlukan yaitu:

1. Persepsi : Seorang komunikator yang cerdas harus dapat memprediksikan apakah pesan-pesan yang disampaikannya dapat diterima oleh komunikan sesuai dengan sudut pandang komunikan
2. Ketepatan : Secara umum audiens mempunyai suatu kerangka berpikir yang jelas, perlu adanya ekspresi agar komunikasi yang dilakukan tepat sasaran
3. Kredibiltas : Komunikator perlu memiliki suatu keyakinan dan optimism yang tinggi bahwa audiensnya adalah orang-orang yang dapat dipercaya.
4. Pengendalian : Dalam komunikasi, audiens akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi mereka dapat membuat komunikator tertawa, menangis, bertindak, mengubah pikiran, atau lemah lembut.
5. Keharmonisan : omunikator yang baik tentu akan selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang baik dengan audiens sehingga komunikasi dapat berjalan lancer dan mencapai tujuan.

F.     Daftar Istilah Penting

Abstraction                                                      Feedback                                

Body Language                                                Interpersonal Communication

Business Communications                                Miscommunication

Communications Process                                  Nonverval Communications

Content                                                            Relationship

Cross-Cultural Communications                        Verbal Communications

BAGIAN KEDUA

Proses Penulisan Pesan-Pesan Bisnis

Bab 5 Perencanaan Pesan-pesan Bisnis

Bab 6 Pengorganisasian Pesan-pesan Bisnis

Bab 7 Revisi Pesan-pesan Bisnis

BAGIAN KETIGA

Komunikasi Melalui Surat

Bab 8 Penulisan Direct Request

Bab 9 Penulisan Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Positif

Bab 10 Penulisan Bad News

Bab 11 Penulisan Pesan-pesan Persuasif

Bab 12 Dasar-dasar Korespondensi Bisnis

BAGIAN KEEMPAT

Komunikasi Tentang Pekerjaan

Bab 13 Penulisan Surat Lamaran Kerja

Bab 14 Penulisan Resume

Bab 15 Wawancara Kerja

Bab 16 Presentasi Bisnis

Bab 17 Negosiasi

BAGIAN KELIMA

Komunikasi Melalui Laporan

Bab 18 Penulisan Laporan Bisnis

Bab 19 Penulisan Laporan Singkat

Bab 20 Penulisan Laporan Formal

BAGIAN KEENAM

Komunikasi Melalui Tekologi Informasi

Bab 21 Komputer Personal dan Komunikasi Bisnis

Bab 22 Teknologi CD-ROM dan DVD-ROM dalam Komunikasi Bisnis

Bab 23 Dasar-dasar Internet

Format Penulisan Resume Film

LASKAR PELANGI

tanggal liris             :   25 september 2008

sutradara                  :   Riri Riza

lagu unggulan          :   Laskar Pelangi

cerita oleh                :   Andrea Hirata

skenario                   :    Riri Riza, Mira Lesmana, Salman Aristo, Jujur Pranato

Film dari novel laskar pelangi ini menceritakan kisah 10 anak yang tinggal di desa gantung, belitung timur. Mereka bersekolah di SD muhammadiyah yang hampir roboh bangunannya. Sekolah itu hampir ditutup oleh pihak daerah setempat karena murid yang bersekolah di sana kurang dari 10 orang sebagai persyaratan minimum. Ceritanya dimulai dari perjuangan sekolah ini untuk tetap berdiri ayng saat itu baru ada 9 anak yang akan bersekolah yaitu ikal, lintang, mahar, A kiong, syahdan, sahara, kucai, trapani dan borek. Ketika harapan kian menipis untuk sekolah itu tetap berdiri, seorang anak bernama harun datang bersama ibunya, Harun memiliki keterbelakangan mental. Yang pada akhirnya sekolah ini tidak jadi ditutup karena masuk persyaratan dan anak bernama harunlah yang menjadi pahlawan kala itu.

Awal mula mereka bersekolah, mereka saling memperkenalkan diri masing-masing dengan guru mereka, ibu muslimah. Dari sinilah kisah kepolosan anak-anak desa bermulai dengan segala kesederhanannya. Ada anak yang istimewa bernama lintang, ia murid yang jenius yang bersusah payah untuk pergi kekolah setiap hari dengan mengayuh sepeda sejauh 40 km, ada juga murid yang jago dalam atraksi seninya yang bernama Mahar, dan bermacam-macam keunikan kepribadian lainnya dari masing-masing murid. Kisah dalam di film ini begitu sederhana dan dekat dengan kehidupan kita sehari-hari. Cerita yang luar biasa!

Kisah ini harus akhiri sampai ketika karena perpisahan dengan lintang yang harus memutuskan berhenti sekolah. Lintang membuktikan kepada teman-temannya bukan fasilitas yang membuat kita pintar, melainkan semangat dan kerja keras yang membuat kita untuk terus berkeinginan mencapai semua cita-cita. Beberapa tahun kemudian ketika mereka sudah beranjak dewasa, mereka banyak belajar dari SD muhammadiyah kala itu, dengan teman-teman yang luar biasa, kenangan yang tidak bisa dilupakan, ibu muslimah, guru-guru di sana, dan semua kenangan indah lainnya. mereka belajar tentang persahabatan, kejujuran, ketulusan, dan sebuah mimpi yang mereka harap di kala kecil dulu bisa dicapai.