Spesifikasi pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan atau spesifikasi jabatan (bahasa Inggris: job specification), merupakan pernyataan tertulis tentang syarat-syarat atau kualifikasi pendidikan, tingkat pengalaman, fisik, emosi, keterampilan teknis dan komunikasi yang diperlukan untuk melakukan suatu pekerjaan. Uraian jabatan dan spesifikasi pekerjaan merupakan bagian yang terintegrasi dalam analisis pekerjaan. Keduanya mendefinisikan pekerjaan sepenuhnya dan membimbing pemberi kerja maupun karyawan tentang cara melakukan seluruh proses seleksi karyawan, rekrutmen hingga penempatan karyawan pada posisi jabatan tertentu.

Sumber daya manusia atau yang biasa dirujuk dengan pegawai, merupakan aset utama dalam setiap organisasi/perusahaan, karena pegawai sangat menentukan keberhasilan organisasi dalam mewujudkan tujuannya. Karena itu, perusahaan berupaya untuk memperoleh pegawai dengan kompetensi baik dan sesuai dengan kebutuhan organisasi, agar pelaksanaan tugas dan pekerjaannya dapat dikerjakan secara optimal. Hal ini dapat dicapai dengan mengembangkan kualitas pegawai berdasarkan dengan hasil analisis pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Hal ini pula yang menjadi dasar spesifikasi pekerjaan sangat penting untuk dicantumkan dalam sebuah uraian jabatan dan analisis pekerjaan.

Tujuan spesifikasi pekerjaan

Terdapat beberapa alasan informasi mengenai spesifikasi pekerjaan disertakan pada suatu analisis pekerjaan dan deskripsi pekerjaan. Berikut adalah alasan-alasan tersebut:

• Spesifikasi pekerjaan membantu calon karyawan menganalisis apakah dirinya memenuhi syarat untuk melamar lowongan pekerjaan.
• Membantu Tim Perekrut dalam suatu organisasi untuk memahami tingkat kualifikasi, kualitas, dan karakteristik apa yang harus ada dalam diri seorang calon kayawan.
• Memberikan detail informasi tentang pekerjaan, termasuk: tanggung jawab pekerjaan, keterampilan teknis dan fisik yang diinginkan, kemampuan percakapan, dll.
• Membantu memberikan pilihan calon karyawan yang paling tepat untuk posisi pekerjaan tertentu.
• Membantu Manajemen dalam menentukan pelatihan apa saja yang diperlukan karyawan
• Membantu Manajemen dalam menenukan keputusan mengenai karyawan (Perpanjangan kontrak atau PHK).

Dimensi Spesifikasi Pekerjaan

Terdapat dua dimensi dari spesifikasi pekerjaan di setiap perusahaan atau organisasi. Dua dimensi tersebut adalah pendidikan dan pelatihan, dan kompetensi. Pada masing-masing dimensi, spesifikasi pekerjaan mencantumkan beberapa indikator yang memudahkan perusahaan dan karyawan menilai kesesuaian kemampuan yang dimiliki. Berikut adalah penjelasan dari kedua dimensi tersebut:

Pendidikan dan Pelatihan

1. Kesesuaian tanggung jawab pekerjaan dengan latar belakang pendidikan
2. Kesesuaian tanggung jawab pekerjaan dengan latar belakang pengalaman kerja
3. Efektivitas pelatihan dalam menunjang pekerjaan

Kompetensi

1. Kesesuaian pekerjaan dengan pengetahuan
2. Kesesuaian pekerjaan dengan keahlian
3. Kesesuaian pekerjaan dengan keterampilan
4. Kesesuaian pekerjaan dengan minat
5. Pengetahuan yang dimiliki dapat menunjang pekerjaan secara efektif
6. Keahlian yang dimiliki dapat menunjang pekerjaan secara efektif
7. Keterampilan yang dimiliki dapat menunjang pekerjaan secara efektif
8. Minat yang dimiliki dapat menunjang pekerjaan secara efektif

Manfaat spesifikasi pekerjaan

Upaya mengatasi terjadinya pengalihan tanggung jawab, tumpang tindih dalam melakukan pekerjaan, kurangnya pemahaman para karyawan terhadap tugasnya dengan baik dan timbulnya keengganan bawahan dalam mematuhi perintah atasan, diperlukan adanya penyusunan terhadap uraian pekerjaan (job description) maupun spesifikasi pekerjaan (job specification). Perancangan uraian pekerjaan maupun spesifikasi pekerjaan merupakan sub-proses perencanaan, bagian dasar dan juga menjadi sangat penting pada proses pengembangan sumber daya manusia (SDM). Pengelolaan sumber daya manusia yang baik sangat dibutuhkan dalam peningkatan kualitas sumber daya manusia di perusahaan.