Sistem manajemen sumber daya manusia

Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (SMSDM/HRMS), Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandardisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).

Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basis data yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

Tujuan HRIS Bagi Perusahaan

Penerapan HRIS ini dinilai penting bagi perusahaan, bahkan dapat dikatakan sebagai solusi terbaik bagi perusahaan. Ada banyak manfaat yang diberikan perangkat lunak HRD ini, diantaranya sebagai berikut.

1. Semua data pegawai terpusat, terutama untuk software HRIS berbasis web

Dengan software HRIS berbasis web, seluruh data pegawai dapat terpusat dan diakses secara real-time. Hal ini menghilangkan kebutuhan untuk mengumpulkan data dari berbagai cabang atau lokasi yang tersebar, sehingga mempercepat proses pembuatan laporan konsolidasi. Manajemen dan departemen HR dapat mengakses informasi karyawan secara cepat dan efisien, mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik.

2. Mengurangi human error

Setiap pegawai selalu berusaha keras untuk memberikan pekerjaan yang terbaik. Namun, tentu manusia tidak luput dari kesalahan, meskipun ada juga orang yang bermaksud buruk terhadap perusahan. Salah perhitungan yang tidak disengaja, terutama untuk penggajian dapat memberikan dampak yang buruk. Dengan software HRIS Anda akan terhindar dari kesalahan perhitungan gaji, pajak ataupun risiko kehilangan data karena tidak sengaja ter-delete. Selain kesalahan yang menyebabkan kerugian perusahaan, hubungan antara karyawan juga dapat menjadi buruk. Hal ini dapat menciptakan suasana kerja yang tidak menyenangkan dan mengakibatkan banyak karyawan yang berhenti kerja.

3. Keamanan data yang lebih canggih

Data karyawan merupakan data personal yang bersifat sensitif. Hanya beberapa orang dari perusahaan/organisasi yang dapat mengakses data tersebut. Selain kerugian besar karena kehilangan data, aplikasi hris juga bagus untuk menghindari pencurian data karyawan karena hanya orang-orang tertentu yang diberi akses yang dapat mengakses data tersebut.

4. Mengurangi kerja manual yang menggunakan kertas

Banyak perusahaan masih menggunakan kertas untuk proses pengajuan cuti, ijin, reimbursement obat. Staf departemen HR harus meng-input data satu per satu dari form tersebut. Dapat terjadi staff yang bersangkutan harus lembur karena ada banyak form yang harus di-input ke spreadsheet/excel. Melalui sistem sistem ESS (Employee Self Service), untuk proses tsb. karyawan yang berkepentingan akan meng-input data sendiri di program komputer. Dengan demikian, departemen HR dapat langsung mengakses dan memproses data tsb. Perusahaan dapat menghemat banyak waktu, tenaga, dan biaya kertas.

5. Akses data dari mana saja

Terutama untuk aplikasi hris cloud based, pihak management dapat mengakses data sdm dari rumah atau dari luar kantor, di luar jam kerja, kapan saja. Sebagai pemilik usaha, tentu terkadang Anda perlu mengakses data karyawan dengan cepat.

6. Meningkatkan komunikasi antar karyawan dengan departemen SDM

Departemen HR dapat menyampaikan pengumuman penting seperti hari cuti bersama atau reminder pelaporan pajak karyawan langsung ke akun karyawan. HRIS mengurangi perbedaan data antara karyawan yang bersangkutan. dengan departemen HR. Contoh jumlah sisa cuti atau jumlah lembur. Perbedaan data tersebut dapat menciptakan situasi yang tidak nyaman dan merepotkan antara HR dengan karyawan yang bersangkutan. Kesamaan data ini dapat mengurangi ketegangan tersebut.

Cara Kerja Sistem HRIS

Sistem HRIS (Human Resource Information System) bekerja dengan mengintegrasikan data karyawan dalam satu platform terpusat. Data tersebut mencakup informasi pribadi, kehadiran, penggajian, hingga evaluasi kinerja. Dengan ini, perusahaan dapat mengakses informasi secara real-time tanpa perlu mengumpulkan data dari berbagai cabang, sehingga proses manajemen menjadi lebih efisien.

Proses otomatisasi adalah inti dari cara kerja HRIS. Tugas-tugas administratif seperti pengelolaan gaji, absensi, dan klaim biaya dilakukan secara otomatis, mengurangi risiko kesalahan manusia. Selain itu, sistem ini juga memungkinkan pengelolaan kontrak kerja dan pelaporan secara lebih cepat, mendukung kepatuhan terhadap regulasi dan kebijakan perusahaan.

Dengan efisiensi yang dihasilkan, HRIS membantu perusahaan fokus pada pengembangan sumber daya manusia. Waktu yang sebelumnya dihabiskan untuk tugas manual dapat dialihkan ke strategi pengelolaan talenta dan perencanaan SDM. Sistem ini memastikan data akurat, aksesibilitas tinggi, dan pengambilan keputusan berbasis data yang lebih baik.

Pranala luar

• (Indonesia) Mengenal Sistem HRIS: Fitur, Fungsi dan Cara Kerjanya
• (Indonesia) Sistem Informasi HR by Gamatechno Diarsipkan 2013-07-11 di Wayback Machine.