Komunikasi bisnis

Pengertian Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal.^{[butuh rujukan]}

Sebuah model komunikasi transaksional.

Komunikasi bisnis harus/ada melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara komunikasi yang lebih efektif – bersama para pekerja dan dengan dunia di luar. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.

Sebuah model komunikasi transaksional.

Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal.

Komunikasi bisnis harus/ada melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara komunikasi yang lebih efektif – bersama para pekerja dan dengan dunia di luar. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.

Dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu:

• Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.
• Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan.
• Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.
• Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.
• Menggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.
• Pencapaian tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.

SEJARAH KOMUNIKASI BISNIS

Komunikasi atau communicaton berasal dari bahasa Latin communis yang berarti 'sama'. Communico, communicatio atau communicare yang berarti membuat sama (make to common). Secara sederhana komuniikasi dapat terjadi apabila ada kesamaan antara penyampaian pesan dan orang yang menerima pesan. Oleh sebab itu, komunikasi bergantung pada kemampuan kita untuk dapat memahami satu dengan yang lainnya (communication depends on our ability to understand one another).

Pada awalnya, komunikasi digunakan untuk mengungkapkan kebutuhan organis. Sinyal-sinyal kimiawi pada organisme awal digunakan untuk reproduksi. Seiring dengan evolusi kehidupan, maka sinyal-sinyal kimiawi primitif yang digunakan dalam berkomunikasi juga ikut berevolusi dan membuka peluang terjadinya perilaku yang lebih rumit seperti tarian kawin pada ikan.

Manusia berkomunikasi untuk membagi pengetahuan dan pengalaman. Bentuk umum komunikasi manusia termasuk bahasa sinyal, bicara, tulisan, gerakan, dan penyiaran.^{[butuh rujukan]} Komunikasi dapat berupa interaktif, komunikasi transaktif|transaktif, komunikasi bertujuan|bertujuan, atau komunikasi tak bertujuan|tak bertujuan.^{[butuh rujukan]}

Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain.^{[butuh rujukan]} Akan tetapi, komunikasi hanya akan efektif apabila pesan yang disampaikan dapat ditafsirkan sama oleh penerima pesan tersebut.^{[butuh rujukan]}

Walaupun komunikasi sudah dipelajari sejak lama dan termasuk “barang antik”, topik ini menjadi penting khususnya pada abad 20 karena pertumbuhan komunikasi digambarkan sebagai “penemuan yang revolusioner”, hal ini dikarenakan peningkatan teknologi komunikasi yang pesat seperti radio.^{[butuh rujukan]} Televisi, telepon, satelit dan jaringan komuter seiring dengan industrialisasi bidang usaha yang besar dan politik yang mendunia.^{[butuh rujukan]} Komunikasi dalam tingkat akademi mungkin telah memiliki departemen sendiri di mana komunikasi dibagi-bagi menjadi komunikasi masa, komunikasi bagi pembawa acara, humas dan lainnya, namun subyeknya akan tetap begitu. Pekerjaan dalam komunikasi mencerminkan keberagaman komunikasi itu sendiri.^{[butuh rujukan]}

KOMPONEN KOMUNIKASI BISNIS

Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa berlangsung dengan baik.^{[butuh rujukan]} Menurut Laswell komponen-komponen komunikasi adalah:

• Pengirim atau komunikator (sender) adalah pihak yang mengirimkan pesan kepada pihak lain.
• Pesan (message) adalah isi atau maksud yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain.
• Saluran (channel) adalah media di mana pesan disampaikan kepada komunikan. dalam komunikasi antar-pribadi (tatap muka) saluran dapat berupa udara yang mengalirkan getaran nada/suara.
• Penerima atau komunikan (receiver) adalah pihak yang menerima pesan dari pihak lain
• Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya.
• Aturan yang disepakati para pelaku komunikasi tentang bagaimana komunikasi itu akan dijalankan ("Protokol")

Bentuk Dasar komunikasi bisnis

1. Komunikasi bisnis internal

Kegiatan bertukar pesan ini dilakukan oleh antar unsur perusahaan, meliputi:

• Komunikasi ke atas: berupa penyampaian informasi dari orang dengan posisi  bawahan kepada atasan. Tentu berdasarkan hierarki organisasi perusahaan.
• Komunikasi ke bawah: berupa penyampaian pesan dari atasan kepada bawahannya dalam struktur perusahaan.
• Komunikasi lateral atau teknis: berupa penyampaian yang dilakukan antar departemen kerja atau teman kerja dalam satu departemen/divisi.

2. Komunikasi bisnis eksternal

Berbeda dengan yang pertama, komunikasi ini kaitannya dengan penyampaian pesan kepada orang-orang di luar lingkaran perusahaan, meliputi:

• Pelanggan
• Vendor
• Kompetitor
• Mitra perusahaan
• dan lainnya yang punya pengaruh bagi kelangsungan bisnis

MODEL MODEL KOMUNIKASI BISNIS

Dari berbagai model komunikasi yang sudah ada, di sini akan dibahas tiga model paling utama, serta akan dibicarakan pendekatan yang mendasarinya dan bagaimana komunikasi dikonseptualisasikan dalam perkembangannya.

Model komunikasi linear

Model komunikasi ini dikemukakan oleh Claude Shannon dan Warren Weaver pada tahun 1949 dalam buku The Mathematical of Communication. Mereka mendeskripsikan komunikasi sebagai proses linear karena tertarik pada teknologi radio dan telepon dan ingin mengembangkan suatu model yang dapat menjelaskan bagaimana informasi melewati berbagai saluran (channel).^{[butuh rujukan]} Hasilnya adalah konseptualisasi dari komunikasi linear (linear communication model). Pendekatan ini terdiri atas beberapa elemen kunci: sumber (source), pesan (message) dan penerima (receiver). Model linear berasumsi bahwa seseorang hanyalah pengirim atau penerima.^{[butuh rujukan]} Tentu saja hal ini merupakan pandangan yang sangat sempit terhadap partisipan-partisipan dalam proses komunikasi. Suatu konsep penting dalam model ini adalah gangguan (noise), yakni setiap rangsangan tambahan dan tidak dikehendaki yang dapat mengganggu kecermatan pesan yang disampaikan. Gangguan ini selalu ada dalam saluran bersama sebuah pesan yang diterima oleh penerima.

Model interaksional

Model interaksional dikembangkan oleh Wilbur Schramm pada tahun 1954 yang menekankan pada proses komunikasi dua arah di antara para komunikator. Dengan kata lain, komunikasi berlangsung dua arah: dari pengirim dan kepada penerima dan dari penerima kepada pengirim. Proses melingkar ini menunjukkan bahwa komunikasi selalu berlangsung. Para peserta komunikasi menurut model interaksional adalah orang-orang yang mengembangkan potensi manusiawinya melalui interaksi sosial, tepatnya melalui pengambilan peran orang lain. Patut dicatat bahwa model ini menempatkan sumber dan penerima mempunyai kedudukan yang sederajat. Satu elemen yang penting bagi model interkasional adalah umpan balik (feedback), atau tanggapan terhadap suatu pesan.

Model transaksional

Model komunikasi transaksional dikembangkan oleh Barnlund pada tahun 1970. Model ini menggarisbawahi pengiriman dan penerimaan pesan yang berlangsung secara terus-menerus dalam sebuah episode komunikasi.^{[butuh rujukan]} Komunikasi bersifat transaksional adalah proses kooperatif: pengirim dan penerima sama-sama bertanggungjawab terhadap dampak dan efektivitas komunikasi yang terjadi. Model transaksional berasumsi bahwa saat kita terus-menerus mengirimkan dan menerima pesan, kita berurusan baik dengan elemen verbal dan nonverbal. Dengan kata lain, peserta komunikasi (komunikator) melalukan proses negosiasi makna.

Unsur - Unsur Komunikasi Bisnis

Komunikasi pada dasarnya menjelaskan suatu proses tentang siapa?, mengatakan apa?, melalui apa?, kepada siapa?, akibat atau hasilnya apa?, ( who, says what, in which channel, to whom, what effect). (Lasswell 1960).

Maka dari itu analisis 5 unsur komunikasi menurut Lasswell (1960), yakni :

1. Who? (siapa/sumber). Sumber atau komunikator adalah pelaku utama/pihak yang mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi atau yang memulai sesuatu komunikasi, bisa seorang individu, kelompok, organisasi, maupun suatu Negara sebagai komunikator.

2. Says what? (pesan). Apa yang akan disampaikan atau dikomunikasikan kepada penerima (komunikasi), dari sumber (komunikator) atau isi informasi merupakan seperangkat symbol verbal/non verbal yang mewakili.

3. In which channel? ( saluran/media). Wahana atau alat untuk menyampaikan pesan dari komunikator (sumber) kepada komunikan (penerima) baik secara langsung maupun tidak langsung.

4. To whom? (untuk siapa/penerima). Orang/kelompok/organisasi/suatu Negara yang menerima pesan dari sumber. Disebut tujan/pendengar/khalayak/komunikan/penafsir/penyandi balik.

5. With what effect? (dampak/efek). Dampak atau efek yang terjadi pada komunikan (penerima) setelah menerima pesan dari sumber, seperti perubahan sikap, bertambahnya pengetahuan dll.

KOMUNIKASI NON VERBAL

Komunikasi nonverbal adalah proses komunikasi di mana pesan disampaikan tidak menggunakan kata-kata. Contoh komunikasi nonverbal ialah menggunakan gerak isyarat, bahasa tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata, penggunaan objek seperti pakaian, potongan rambut, dan sebagainya, simbol-simbol, serta cara berbicara seperti intonasi, penekanan, kualitas suara, gaya emosi, dan gaya berbicara.

Para ahli di bidang komunikasi nonverbal biasanya menggunakan definisi "tidak menggunakan kata" dengan ketat, dan tidak menyamakan komunikasi non-verbal dengan komunikasi nonlisan. Contohnya, bahasa isyarat dan tulisan tidak dianggap sebagai komunikasi nonverbal karena menggunakan kata, sedangkan intonasi dan gaya berbicara tergolong sebagai komunikasi nonverbal. Komunikasi nonverbal juga berbeda dengan komunikasi bawah sadar, yang dapat berupa komunikasi verbal ataupun nonverbal.

JENIS - JENIS KOMUNIKASI NON VERBAL

KOMUNIKASI OBJEK

Seorang polisi yang menggunakan seragam merupakan salah satu bentuk komunikasi objek. Komunikasi objek yang paling umum adalah penggunaan pakaian. Orang sering dinilai dari jenis pakaian yang digunakannya, walaupun ini dianggap termasuk salah satu bentuk stereotipe. Misalnya orang sering lebih menyukai orang lain yang cara berpakaiannya menarik. Selain itu, dalam wawancara pekerjaan seseorang yang berpakaian rapi cenderung lebih mudah mendapat pekerjaan daripada yang tidak. Contoh lain dari penggunaan komunikasi objek adalah seragam.

Sentuhan

Haptik adalah bidang yang mempelajari sentuhan sebagai komunikasi nonverbal. Sentuhan dapat termasuk: bersalaman, menggenggam tangan, berciuman, sentuhan di punggung, mengelus-elus, pukulan, dan lain-lain. Masing-masing bentuk komunikasi ini menyampaikan pesan tentang tujuan atau perasaan dari sang penyentuh. Sentuhan juga dapat menyebabkan suatu perasaan pada sang penerima sentuhan, baik positif ataupun negatif..

Kronemik

Kronemik adalah bidang yang mempelajari penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal. Penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal meliputi durasi yang dianggap cocok bagi suatu aktivitas, banyaknya aktivitas yang dianggap patut dilakukan dalam jangka waktu tertentu, serta ketepatan waktu (punctuality).

Gerakan tubuh

Dalam komunikasi nonverbal, kinesik atau gestur adalah gerakan tubuh meliputi kontak mata, ekspresi wajah, isyarat, dan sikap tubuh. Gerakan tubuh biasanya digunakan untuk menggantikan suatu kata atau frasa, misalnya mengangguk untuk mengatakan ya; untuk mengilustrasikan atau menjelaskan sesuatu; menunjukkan perasaan, misalnya memukul meja untuk menunjukkan kemarahan; untuk mengatur atau menngendalikan jalannya percakapan; atau untuk melepaskan ketegangan.

Proksemik

Proxemik atau bahasa ruang, yaitu jarak yang Anda gunakan ketika berkomunikasi dengan orang lain, termasuk juga tempat atau lokasi posisi Anda berada. Pengaturan jarak menentukan seberapa jauh atau seberapa dekat tingkat keakraban Anda dengan orang lain, menunjukkan seberapa besar penghargaan, suka atau tidak suka dan perhatian Anda terhadap orang lain, selain itu juga menunjukkan simbol sosial. Dalam ruang personal, dapat dibedakan menjadi 4 ruang interpersonal:

• Jarak intimJarak dari mulai bersentuhan sampai jarak satu setengah kaki. Biasanya jarak ini untuk bercinta, melindungi, dan menyenangkan.
• Jarak personalJarak yang menunjukkan perasaan masing - masing pihak yang berkomunikasi dan juga menunjukkan keakraban dalam suatu hubungan, jarak ini berkisar antara satu setengah kaki sampai empat kaki.
• Jarak sosialDalam jarak ini pembicara menyadari betul kehadiran orang lain, karena itu dalam jarak ini pembicara berusaha tidak mengganggu dan menekan orang lain, keberadaannya terlihat dari pengaturan jarak antara empat kaki hingga dua belas kaki.
• Jarak publikJarak publik yakni berkisar antara dua belas kaki sampai tak terhingga.

Vokalik

Vokalik atau paralanguage adalah unsur nonverbal dalam suatu ucapan, yaitu cara berbicara. Ilmu yang mempelajari hal ini disebut paralinguistik. Contohnya adalah nada bicara, nada suara, keras atau lemahnya suara, kecepatan berbicara, kualitas suara, intonasi, dan lain-lain. Selain itu, penggunaan suara-suara pengisi seperti "mm", "e", "o", "um", saat berbicara juga tergolong unsur vokalik, dan dalam komunikasi yang baik hal-hal seperti ini harus dihindari.

Lingkungan

Lingkungan juga dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan tertentu. Diantaranya adalah penggunaan ruang, jarak, temperatur, penerangan, dan warna.

FUNGSI KOMUNIKASI NON VERBAL

Fungsi pertama: Repetisi

Perilaku nonverbal dapat mengulangi perilaku verbal. Misalnya, Anda menganggukkan kepala ketika mengatakan "Ya," atau menggelengkan kepala ketika mengatakan "Tidak," atau menunjukkan arah (dengan telunjuk) ke mana seseorang harus pergi untuk menemukan WC.

Fungsi Kedua: Subtitusi

Perilaku nonverbal dapat menggantikan perilaku verbal, jadi tanpa berbicara Anda bisa berinteraksi dengan orang lain. Misalnya, seorang pengamen mendatangi mobil Anda kemudian tanpa mengucapkan sepatah katapun Anda menggoyangkan tangan Anda dengan telapak tangan mengarah ke depan (sebagai kata pengganti "Tidak").

Isyarat nonverbal yang menggantikan kata atau frasa inilah yang disebut emblem.

Fungsi Ketiga: Kontradiksi

Perilaku nonverbal dapat membantah atau bertentangan dengan perilaku verbal dan bisa memberikan makna lain terhadap pesan verbal . Misalnya, Anda memuji prestasi teman sambil mencibirkan bibir.

Fungsi Keempat: Aksentuasi

Memperteguh, menekankan atau melengkapi perilaku verbal. Misalnya, menggunakan gerakan tangan, nada suara yang melambat ketika berpidato. Isyarat nonverball tersebut disebut affect display.

Fungsi Kelima: Komplemen

Perilaku Nonverbal dapat meregulasi perilaku verbal. Misalnya, saat kuliah akan berakhir, Anda melihat jam tangan dua-tiga kali sehingga dosen segera menutup kuliahnya.

Variasi budaya dalam komunikasi nonverbal

Budaya asal seseorang amat menentukan bagaimana orang tersebut berkomunikasi secara nonverbal. Perbedaan ini dapat meliputi perbedaan budaya Barat-Timur, budaya konteks tinggi dan konteks rendah, bahasa, dsb. Contohnya, orang dari budaya Oriental cenderung menghindari kontak mata langsung, sedangkan orang Timur Tengah, India dan Amerika Serikat biasanya menganggap kontak mata penting untuk menunjukkan ketepercayaan, dan orang yang menghindari kontak mata dianggap tidak dapat dipercaya.

Komunikasi verbal adalah komunikasi dengan menggunakan simbol-simbol verbal. Simbol verbal bahasa merupakan pencapaian manusia yang paling impresif. Ada aturan-aturan yang ada untuk setiap bahasa yaitu fonologi, sintaksis, semantik dan pragmatis.

Komunikasi verbal terbagi menjadi dua, komunikasilisa atau oral communication (berbicara dan mendengar, komuikasi tertulis atau written communication (menulis dan membaca).

Komunikasi lintas budaya adalah proses dimana dialihkan ide atau gagasan suatu budaya yang satu kepada budaya yang lainnya dan sebaliknya, dan hal ini bisa antar dua kebudayaan yang terkait ataupun lebih, tujuannya untuk saling memengaruhi satu sama lainnya,baik itu untuk sebuah kebaikan kebudayaan maupun untuk menghancurkan suatu kebudayaan, atau bisa jadi tahap awal dari proses akulturasi (penggabungan dua kebudayaan atau lebih yang menghasilkan kebudayaan baru)".

Berkenaan dengan komunikasi lintas budaya yang tepat, dengan mempelajari situasi di mana orang-orang dari latar belakang budaya yang berbeda saling berinteraksi. Selain bahasa, komunikasi lintas budaya berfokus pada atribut sosial, pola pikir, dan budaya dari kelompok-kelompok yang berbeda dari orang-orang. Hal ini juga melibatkan pemahaman budaya yang berbeda, bahasa, dan adat istiadat orang-orang dari negara-negara lain. Komunikasi lintas budaya berperan dalam ilmu-ilmu sosial seperti antropologi, studi budaya, linguistik, psikologi dan ilmu komunikasi. Komunikasi lintas budaya ini juga disebut sebagai dasar untuk bisnis internasional. Ada beberapa penyedia layanan dari lintas-budaya yang dapat membantu pengembangan keterampilan komunikasi lintas budaya itu sendiri. Penelitian ini merupakan bagian utama dari perkembangan ketrampilan dari komunikasi lintas budaya.

KOMUNIKASI BISNIS ANTAR BUDAYA

Komunikasi bisnis antar budaya sangat membantu dalam membangun kecerdasan budaya melalui pembinaan dan pelatihan dalam komunikasi antar budaya, antar-budaya negosiasi, multikultural resolusi konflik, layanan pelanggan, bisnis, dan komunikasi organisasi. Pemahaman antar budaya tidak hanya untuk ekspatriat yang masuk. Pemahaman antar budaya dimulai dengan orang-orang yang bertanggung jawab untuk proyek dan mencapai orang-orang di dalam menyampaikan layanan, atau konten. Kemampuan untuk berkomunikasi, bernegosiasi dan bekerja secara efektif dengan orang-orang dari budaya lain sangat penting untuk bisnis internasional.

MASALAH KOMUNIKASI BISNIS ANTAR BUDAYA

Masalah dalam komunikasi lintas budaya biasanya datang dari masalah didalam transmisi pesan. Dalam komunikasi antara orang-orang dari budaya yang sama, orang yang menerima pesan menafsirkannya berdasarkan pada nilai-nilai, keyakinan, dan harapan untuk perilaku yang mirip dengan orang-orang yang mengirim pesan. Ketika ini terjadi, cara pesan yang ditafsirkan oleh penerima cukup mirip dengan apa yang dimaksudkan oleh sang pembicara. Namun, ketika penerima pesan adalah orang dari budaya yang berbeda, penerima menggunakan informasi dari budaya sang pembicara untuk menafsirkan pesan. Pesan yang ditafsirkan mungkin sangat berbeda dari apa yang pembicara maksudkan.

Atribusi adalah proses di mana orang-orang yang mencari penjelasan tentang perilaku orang lain. Ketika seseorang tidak memahami orang lain, ia biasanya menyalahkan kebingungan tersebut kepada orang lain "kebodohan, kebohongan, atau kegilaan".

Komunikasi yang efektif bergantung pada pengertian informal antara pihak-pihak yang terlibat yang didasarkan pada kepercayaan yang berkembang di antara mereka. Ketika kepercayaan itu ada, implisit pengertian dalam komunikasi dan perbedaan budaya dapat diabaikan, dan masalah-masalah dapat ditangani dengan lebih mudah. Arti dari kepercayaan dan bagaimana hal ini dikembangkan serta dikomunikasikan berbeda-beda di masyarakat. Demikian pula, beberapa budaya memiliki kecenderungan yang lebih dipercaya dibandingkan dengan yang lain.

Komunikasi nonverbal adalah suatu perilaku yang berkomunikasi tanpa kata—kata-meskipun sering kali dapat disertai dengan kata-kata. Variasi kecil dalam bahasa tubuh, ucapan, irama, dan ketepatan waktu sering menyebabkan ketidakpercayaan dan persepsi yang salah dari situasi antara pihak-pihak antar budaya.

Perilaku kinestetik adalah cara komunikasi dengan menggunakan gerakan tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata. Arti dari perilaku tersebut bervariasi di tiap negara.

Occulesics adalah bentuk dari kinesics yang melibatkan kontak mata dan penggunaan mata untuk menyampaikan pesan

Proxemics menyangkut kepada kedekatan serta tempat dari proses komunikasi (misalnya: ruang pribadi atau tata letak kantor ).

Paralanguage mengacu pada bagaimana sesuatu dikatakan bukan isi dari apa yang dikatakan, misalnya kecepatan nada bicara, perubahan suara, suara-suara lain, tawa, menguap, dan keheningan

Objek bahasa atau kebudayaan material mengacu pada cara kita berkomunikasi melalui bahan artefak—misalnya, arsitektur, desain kantor dan perabotan, pakaian, mobil, kosmetik, dan waktu. Pada monochronic budaya, waktu dialami secara linear dan sebagai sesuatu yang harus dihabiskan, disimpan, dibuat, atau disia-siakan. Orang-orang cenderung untuk berkonsentrasi hanya pada satu hal dalam suatu waktu. Pada polychronic budaya, orang-orang mentolerir banyak hal-hal yang terjadi secara bersamaan dan menekankan keterlibatan dengan orang lain. Dalam budaya ini, orang-orang sangat mudah teralihkan, fokus pada beberapa hal sekaligus, dan sering mengubah rencana.

Tahapan Proses Komunikasi Bisnis

Proses Komunikasi Bisnis adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikandengan komunikatornya. Proses komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi, banyak melalui perkembangan.Proses komunikasi dapat terjadi apabila ada interaksi antarmanusia dan ada penyampaian pesan untuk mewujudkan motif komunikasi. Tahapan proses komunikasi adalah sebagai berikut :

1.      Penginterprestasian

Hal yang diinterpretasikan adalah motif komunikasi, terjadi dalam diri komunikator. Artinya, proses komunikasi tahap pertama bermula sejak motif komunikasi muncul hingga akal budi komunikator berhasil menginterpretasikan apa yang ia pikir dan rasakan ke dalam pesan (masih abstrak). Proses penerjemahan motif komunikasi ke dalam pesan disebut interpreting.

2.      Penyandian

Tahap ini masih ada dalam komunikator dari pesan yang bersifat abstrak berhasil diwujudkan oleh akal budi manusia ke dalam lambang komunikasi. Tahap ini disebut encoding, akal budi manusia berfungsi sebagai encorder, alat penyandi: merubah pesan abstrak menjadi konkret.

3.      Pengiriman

Proses ini terjadi ketika komunikator melakukan tindakan komunikasi, mengirim lambang komunikasi dengan peralatan jasmaniah yang disebut transmitter, alat pengirim pesan.

4.      Perjalanan

Tahapan ini terjadi antara komunikator dan komunikan, sejak pesan dikirim hingga pesan diterima oleh komunikan.

5.      Penerimaan

Tahapan ini ditandai dengan diterimanya lambang komunikasi melalui peralatan jasmaniah komunikan.

6.      Penyandian Balik

Tahap ini terjadi pada diri komunikan sejak lambang komunikasi diterima melalui peralatan yang berfungsi sebagai receiver hingga akal budinya berhasil menguraikannya (decoding).

7.      Penginterpretasian

Tahap ini terjadi pada komunikan, sejak lambang komunikasi berhasil diurai kan dalam bentuk pesan.

Proses komunikasi dapat dilihat dari beberapa perspektif :

1.      Perspektif Psikologis

Perspektif ini merupakan tahapan komunikator pada proses encoding, kemudian hasil encodingditransmisikan kepada komunikan sehingga terjadi komunikasi interpersonal.

2.      Perspektif Mekanis

Perspektif ini merupakan tahapan disaat komunikator mentransfer pesan dengan bahasaverbal/non verbal.

1.      Proses komunikasi

Menurut Courtland L. Bovee dan John V. Thil tahapan-tahapan dalam proses komunikasi dapat dibagi menjadi lima tahap, yaitu:

1.      Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan.

Ide dapat diperoleh dari berbagai sumber yang terbentang luas dihadapan kita. Sebelum melakukan komunikasi syarat utama adalah adanya ide/gagasan. Seorang komunikator yang baik, harus dapat menyaring hal-hal yang tidak penting atau tidak relevan, dan memusatkan perhatian pada hal-hal yang memang penting dan relevan. Proses tersebut dikenal sebagai abstraksi.

2.      Ide diubah menjadi suatu pesan.

Dalam suatu proses komunikasi tidak semua ide dapat diterima atau dimengerti dengan sempurna. Agar ide dapat diterima dan dimengerti secara sempurna pengirim pesan harus memperhatikan beberapa hal, yaitu: subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud (tujuan), audience, gaya personal, dan latar belakang budaya. Ide yang berbentuk abstrak harus diubah kedalam bentuk pesan.

3.      Pemindahan pesan.

Setelah mengubah ide-ide ke dalam suatu pesan, tahap berikutnya adalah memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada si penerima. Pesan tak mungkin dapat dipahami oleh pihak lain tanpa adanya pemindahan pesan. Panjang-pendeknya saluran komunikasi yang digunakan, akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian pesan.

4.      Penerima menerima pesan.

Komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim mengirimkan suatu pesan dan penerima menerima suatu pesan pesan tersebut. Pesan tak mungkin dapat dipahami oleh pihak lain tanpa adanya pemindahan pesan

5.      Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan-balik kepada pengirim.

Umpan-balik (feed back) adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai komunikasi. Ia merupakan tanggapan penerima pesan yang memungkinkan pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan. Feed back dapat berfungsi sebagai koreksi bagi pengirim.

Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain. Adapun langkah dalam proses komunikasi  sebagai berikut:

a.       Ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan. Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan.

b.      Encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kata, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain.

c.       Penyampaian pesan yang telah disandi (encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, menulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel atau saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan. Saluran untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon. Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis. Sumber berusaha untuk mebebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun hambatan, sehingga pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang dikehendaki.

d.      Perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula memberikan respons terhadap pesan tersebut.

e.       Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan-tindakan tertentu. Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.

2.      Tahapan Komunikasi

Proses komunikasi bisnis melalui tiga tahap yaitu, perencanaan, penyusunan, dan revisi pesan. Adapun uraian sebagai berikut:

a.       Perencanaan, merupakan menentukan apa yang dilakukan di masa mendatang. Merencanakan hal-hal pokok atau mendasar dari pesan yang akan dikomunikasikan. langkah-langkah perencanaan :

1.      Penentuan tujuan, tujuan komunikasi bisnis adalah memberi informasi, persuasi (membujuk) dan tidak melakukan kolaborasi dengan audiens. Tujuan disini menentukan seberapa tingkat partisipasi audiens yang diharapkan dan tingkat pengendalian yang dimiliki dalam memberikan pesan-pesan. Dengan tujuan yang jelas diharapkan komunikasi mampu menerima dan memahami apa yang disampaikan komunikator. Setelah menentukan tujuan tahapan selanjutnya adalah menguji pengiriman dan respon komunikasi.

2.      Analisis audiens, bisa dari pembaca ataupun pendengar presentasi, surat, memo dan laporan, misalnya manajer, atasan, rekan kerja, bawahan dan masyarakat umum. Orang-orang tersebut mempunyai perbedaan dalam pemahaman komunikan. Factor-faktor yang perlu diperhatikan dalam analisis audiens.

o   Menyusun profil audiens

o   Memuaskan kebutuhan informasi audiens

o   Memuaskan kebutuhan emosional audiens

3.       Penentuan ide pokok, merupakan pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut.

4.      Pemilihan saluran media

b.      Penyusunan pesan

Langkah-langkah dalam penyusunan pesan

1.      Mengorganisasikan pesan bisnis, yang baik adalah apabila semua elemen di satukan dalam suatu pola yang (berfikir secara logis). Organisasi pesan yang baik dapat menjamin keberhasilan pesan tersebut. Ada dua tahap dalam mengorganisasi pesan:

o   Mengidentifikasikan dan mengelompokkan ide-ide

o   Mengatur dan menyeleksi ide-ide yang berkaitan secara logis

2. Memformulasikan pesan bisnis, tahapan dalam memformulasikan pesan bisnis ada dua:

o   Konsep awal, biasanya belum sempurna, penuangan ide dalam tulisan kemudian dilanjutkan dengan perbaikan dariide pokok.

o   Gaya dan tekanan, gaya(style) meliputi hubungan yang ingin dinyatakan dalam pesan, penggunaan sikap, menekankan sifat positif dan kredibilitas.

c.       Revisi

Tahapan-tahapan dalam revisi diantaranya;

o   Edit pesan, tahap pertama dalam revisi adalah pengeditan isi dan organisasi pesan.

o   Menulis ulang pesan, ketika melakukan pengeditan pesan bisnis, kadang-kadang komunikator menemukan kata-kata, kalimat, bahkan keseluruhan pesan harus diperbarui. Maka dari itu yang perlu diperhatikan adalah batasan waktu (deat line) dari penyelesaian pesan.

o   Memproduksi pesan, langkah ini membahas tentang bagaimana komunikator benar-benar mendesain pesan yang akan disampaikan kepada audiens, khususnya dalam komunikasi tertulis. Audiens mempunyai keterbatasan dalam memahami pesan yang terlalu panjang atau halaman pesan yang penuh dengan kata-kata.

Kesalahfahaman Dalam Komunikasi

Dalam berkomunikasi sering terjadi kesalahpahaman seperti ketika melakukan suatu pidato ada kecenderungan beberapa pesan tidak dimengerti oleh  si penerima pesan dengan baik. Hal ini disebabkan oleh faktor penghambat komunikasi antara pengirim pesan dan penerima pesan. Faktor-faktor yang menjadi suatu hambatan tersebut dapat dikelompokkan dalam 4 masalah utama, masalah-masalah tersbut yaitu masalah dalam pengembangan pesan, penyampaian pesan, penerimaan pesan, dan penafsiran pesan.

a.       Masalah dalam pengembangan pesan

Dalam pengembangan suatu pesan sumber masalah yang sering terjadi yaitu ketika menyusun sebuah pesan.  Masalah dalam mengembangkan sebuah pesan dapat mencangkup antara lain munculnya keraguan tentang pesan, kurang terbiasa dengan keadaan yang ada atau masih asing oleh penerima pesannya (audience), adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.

Beberapa orang masih sering kurang percaya diri, grogi, dan  adanya perasaan ragu antara iya atau tidak, benar atau salah, disampaikan atau ditahan, dan sejenisnya dalam mengambil keputusan. Apabila ini terjadi, ada kecenderungan seseorang akan mengalami kesulitan dalam mengembangkan pesan lebih lanjut. Jika seseorang gagal dalam mengembangkan pesan, proses komunikasi akan dimulai dengan sesuatu yang salah, yang akhirnya akan membawa kegagalan yang akan berkelanjutan terus menerus.

b.      Masalah dalam  menyampaikan pesan

Komunikasi juga dapat terganggu kerena munculnya masalah penyampaian pesan dari pengirim ke penerima. Masalah yang paling jelas disini yaitu faktor fisik. Misalnya, ketika menyampaikan suatu pesan salah satu sound sistem mati atau terdapat suara gemerisik atau suara bising dari sound sistem  sehingga kualitas suara sound sistem kurang baik, lampu tiba-tiba padam , salinan surat tidak terbaca dan lain-lain. Meskipun terlihat sepele, gangguan-gangguan tersebut dapat menghalangi atau mengganggu suatu pesan. Jika sedang menyampaikan presentasi makalah atau kertas kerja, sebaiknya mencari dan memilih media yang memungkinkan audience dapat melihat dan mendengar dengan jelas apa yang disampaikan. Jangan sampai ada diantara para audience yang merasa terhalang oleh sesuatu seperti tiang suatu bangunan. Disamping itu gunakan soundsistem yang cukup baik kualitasnya. Jangan sampai terjadi pada saat diskusi sedang menghangat, tiba-tiba perangkat tata suaranya mengalami gangguan teknis atau lebih parah lagi sampai mati tidak ada suaranya.

Masalah lain yang muncul dalam penyampaian suatu pesan adalah bila dua buah pesan yang disampaikan mempunyai arti yang sangat berlawanan atau bermakna ganda. Bila dua buah pesan disampaikan sekaligus, akan muncul gangguan dalam arus komunikasi. Masalah serupa juga akan muncul bila suatu pesan disampaikan melalui saluran penghubung yang cukup panjang. Orang terakhir yang menerima pesan kemungkinan hanya dapat menangkap sebagian kecil saja dari orang pertama atau bahkan pesan yang disampiakan bisa jadi bertentangan dengan pesan aslinya.

c.       Masalah dalam menerima suatu pesan

Ketika menerima suatu pesan, masih terdapat permasalahan-permasalah atau gangguan-gangguan dalam menerima suatu pesan. Masalah atau gangguan yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan antara pengelihatan dengan  suara, kursi yang tidak nyaman sehingga mengganggu konsentrasi penerima pesan. Sebagai contoh seorang siswa sedang membaca buku di ruang kelas, tiba-tiba ada beberapa siswa lain lewat didepan dengan suara gaduh dan berisik.

Contoh lain ketika anda sebagai mengikuti upacara bendera setiap hari senin, waktu pembacaan pidato oleh Pembina upacara tiba-tiba hujan turun dengan derasnya sehingga para peserta upacara lari berhamburan mencari tempat teduh. Kejadian tersebut tentunya akan menjadikan  seorang penerima pesan sulit untuk berkonsentrasi untuk menerima pesat tersebut.

Dalam beberapa kasus tersebut, gangguan atau masalah penerima pesan dapat muncul berkaitan dengan kesehatan si penerima pesan. Misalnya pendengar yang kurang baik, pengelihatan yang mulai kabur, atau bahkan sakit kepala. Meskipun tidak menghambat jalur komunikasi secara keseluruhan, tetapi hal-hal tersebut dapat mengurangi kesempurnaan penerimaan pesan. Dari beberapa gangguan tersebut yang paling umum terjadi adalah kurangnya konsentrasi selama melakukan komunikasi seperti ketika berkomunikasi, pikiran melayang atau memikirkan hal-hal lain diluar yang dibicarakan.

d.      Masalah dalam menafsirkan pesan

Meskipun suatu pesan sering terjadi gangguan selama proses penyampaian pesan, masalah terbesar terletak pada proses terakhir dalam penyampaian  pesan yaitu ketika seseorang sedangmenafsirkan suatu pesan yang disampaikan oleh pemberi pesan. Gangguan- gangguan yang terjadi dalam hal menafsirkan pesan yaitu seperti perbedaan latar belakang, arti kata – kata yang bemakna banyak, dan pernayataan emosional dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pemberi pesan dengan penerimaan pesan.

Contoh sederhana saja ketika dua orang berasal dari daerah dengan latar belakang budaya yang berbeda dan dialek/ logat yang berbeda. Orang pertama memiliki sifat bicara lembut atau halus, sedangkan yang lain memliki sifat berbicara yang cenderung meninggi atau meledak-ledak. Kalau masing-masing tidak mampu memahami latar belakang budaya pihak lain dengan baik, akan terjadi banyak kesalahpahaman antara mereka dalam berkomunikasi atau menyampaikan pesan yang diakibatkan oleh kesalahan menafsirkan pesan.

Faktor lain dari kesalahfahaman Komunikasi :·    

a. Perbedaan latar belakang

Bila pengalaman hidup penerima secara mendasar berbeda dengan pengirim pesan, komunikasi menjadi semakin sulit. Perbedaan usia, pendidikan, jenis kelamin, status sosial, kondisi ekonomi, latar belakang budaya, temperamen, kesehatan, dan sebagaianya dapat mempersulit dan mengganggu proses komunikasi.

Secara umum, kemampuan untuk menyerap informasi bergantung pada pengalaman masa lalu dan biasanya berlangsung lama. Oleh sebab itu, bila belajar sesuatu yang baru, seorang cenderung untuk mencoba mencocokannya dengan pola yang telah ada. Jika informasi baru tidak cicik, terdapat kecenderungan untuk mengubah dan bukannya menata kembali pola yang ada.

Oleh sebab itu, bila seorang berkomunikasi dengan orang lain yang memiliki pengalaman dan harapan yang serupa, apa yang ia katakana secara otomatis cocok dengan kerangka berpikir orang lain tersebut.  Bila menghadapi orang-orang yang memiliki latar belakang yang berbeda, apa yang ia katakan mungkin akan ditafsirkan dari sudut pandang yang berbeda.

b. Perbedaan penafsiran kata-kata.

Masalah dalam memahami pesan sebenarnya terletak pada bahasa yang menggunakan kata-kata sebagai symbol untuk menggambarkan suatu kenyataan. Karena latar belakang yang berbeda, baik asal-usul daerah, budaya, pendidikan, usia, maupun yang lain. Dalam hal tersebut akan mempunyai pengertian atau pemahaman yang berbeda pula terhadap kata yang sama.

Sebagai contohnya, “apa itu Roti”. Namum dipikiran akan terlintas beraneka ragaman atau beraneka macam jenis roti, apakah itu roti bolu, roti coklat, roti kering dan sebagainya. Kemungkinan penerima pesan yang lain juga akan memmahami pengertian roti dari sisi yang laun, apakah dari rasanya, apakah roti manis, roti asin dan sebagainya.

·        

c. Perbedaan reaksi emosional.

Suatu hal yang cukup menarik bahwa seseorang mungkin bereaksi secara berbeda terhadap kata yang sama pada keadaan yang berbeda. Suatu pesan yang  jelas dan dapat diterima disuatu kondisi akan dapat membingukan dalam situasi yang berbeda. Hal ini bergantung pada hubungan emosional antara penerima dan pengirim pesan.

Setiap pesan paling tidak mencakup dua hal : (1) dalam artian “isi” (content) yang berkaitan dengan subjek suatu  pesan; dan (2) dalam artian “hubungan” (relationship), yang memberikan sifat interaksi antara pengirim pesan dan penerima suatu pesan. Komunikasi dapat terganggu bila penerima bereaksi secara negative dalam artian “isi” maupun “hubungan”.

FAKTOR YANG MEMPENGARUHI

Faktor yang mempengaruhi komunikasi diantaranya:

Latar belakang budaya

Interpretasi suatu pesan akan terbentuk dari pola pikir seseorang melalui kebiasaannya, sehingga semakin sama latar belakang budaya antara komunikator dengan komunikan maka komunikasi semakin efektif.

Ikatan kelompok atau grup

Nilai-nilai yang dianut oleh suatu kelompok sangat mempengaruhi cara mengamati pesan.

Harapan

Harapan mempengaruhi penerimaan pesan sehingga dapat menerima pesan sesuai dengan yang diharapkan.

Pendidikan

Semakin tinggi pendidikan akan semakin kompleks sudut pandang dalam menyikapi isi pesan yang disampaikan.

Situasi

Perilaku manusia dipengaruhi oleh lingkungan/situasi.

Referensi

Farhan (21 Januari 2021). "Komunikasi Bisnis: Pengertian, Manfaat, Jenis & Tujuan". Tugaskaryawan.com. Diakses tanggal 27 Januari 2021.

https://jumir21.wordpress.com/2015/03/16/pengertian-unsur-unsur-dan-bentuk-dasar-dari-komunikasi-softskill/

https://bengmoelyono.blogspot.com/2017/05/makalah-proses-komunikasi-bisnis.html#:~:text=3.1%20Kesimpulan-,Proses%20Komunikasi%20Bisnis%20adalah%20tahapan%20yang%20berkesinambungan%20dalam%20pertukaran%20gagasan,simbol%20%2D%20simbol%20atau%20sinyal%20bisnis.

https://marioandi.blogspot.com/2018/02/kesalahpahaman-dalam-berkomunikasi.html#:~:text=Dalam%20berkomunikasi%20sering%20terjadi%20kesalahpahaman,pengirim%20pesan%20dan%20penerima%20pesan.