Akhyar bisri al mustofa

BAB I DASAR-DASAR KOMUNIKASI

sejarah komunikasi

Sejarah komunikasi pada mulanya hanya merupakan upaya atau cara manusia menyampaikan ide, gagasan, kemauan, hasrat dan lain sebagainya, upaya tersebut hanya supaya manusia bisa saling berhubungan. Pada waktu itu, Komunikasi tidak dianggap sebagai sesuatu yang harus diberi perhatian, dikaji atau distrukturkan. Namun, pada abad ke-5 sebelum masehi, di Yunani berkembang suatu ilmu yang mengkaji proses pernyataan antar manusia yang diberi nama retorika yang berarti seni berpidato dan beragumentasi yang bersifat menggugah atau seni yang menggunakan bahasa secara lancar untuk memengaruhi dan mengajak. Retorika mendapat pembahasan khusus bahkan beberapa pemikir itu

menempatkan retorika sebagai hal penting dalam masyarakat dan pemerintahan.

Pada perkembangan awal, batasan komunikasi yang dapat kita terapkan adalah percakapan atau penyampaian gagasan antar manusia secara lisan dan bertatap muka baik berupa pidato maupun diskusi, dengan tujuan mendidik, membangkitkan kepercayaan, dan menggerakkan perasaan orang lain.Komunikasi terus berkembang, tidak hanya menyampaikan gagasan melalui lisan.Pada zaman kekaisaran romawi, Julius Caesar membuat papan pengumuman yang dinamakan Acta Diurna. Penyampaian gagasan mengenai apa yang penting bagi masyarakat telah bertambah, dari sekadar lisan menjadi bentuk tulisan. Hal ini terus berkembang setelah ditemukannya kertas, penemuan mesin cetak, dan terbitnya surat kabar pertama . Setelah surat kabar peradaban manusia juga berkembang dan ditemukanlah radio, film, televisi, dan sejumlah media lain.

Sejarah

Sejarah (bahasa Yunani: ἱστορία, historia (artinya "mengusut, pengetahuan yang diperoleh melalui penelitian"); bahasa Arab: تاريخ, tārīkh; bahasa Jerman: geschichte) adalah kajian tentang masa lampau, khususnya bagaimana kaitannya dengan manusia. Dalam bahasa Indonesia, sejarah, babad, hikayat, riwayat, tarikh, tawarik, tambo, atau histori dapat diartikan sebagai kejadian dan peristiwa yang benar-benar terjadi pada masa lampau atau asal usul (keturunan) silsilah, terutama bagi raja-raja yang memerintah. Ini adalah istilah umum yang berhubungan dengan peristiwa masa lalu serta penemuan, koleksi, organisasi, dan penyajian informasi mengenai peristiwa ini. Istilah ini mencakup kosmik, geologi, dan sejarah makhluk hidup, tetapi sering kali secara umum diartikan sebagai sejarah manusia. Para sarjana yang menulis tentang sejarah disebut ahli sejarah atau sejarawan. Peristiwa yang terjadi sebelum catatan tertulis disebut Prasejarah.

Sejarah juga dapat mengacu pada bidang akademis yang menggunakan narasi untuk memeriksa dan menganalisis urutan peristiwa masa lalu, dan secara objektif menentukan pola sebab dan akibat yang menentukan mereka. Ahli sejarah terkadang memperdebatkan sifat sejarah dan kegunaannya dengan membahas studi tentang ilmu sejarah sebagai tujuan itu sendiri dan sebagai cara untuk memberikan "pandangan" pada permasalahan masa kini.

Cerita umum untuk suatu budaya tertentu, tetapi tidak didukung oleh pihak luar (seperti cerita seputar Raja Arthur) biasanya diklasifikasikan sebagai warisan budaya atau legenda, karena mereka tidak mendukung "penyelidikan tertarik" yang diperlukan dari disiplin sejarah. Herodotus, abad ke-5 SM ahli sejarah Yunani dalam masyarakat Barat dianggap sebagai "bapak sejarah", dan, bersama dengan kontemporer Thucydides, membantu membentuk dasar bagi studi modern sejarah manusia. Kiprah mereka terus dibaca hari ini dan kesenjangan antara budaya Herodotus dan Thucydides militer yang berfokus tetap menjadi titik pertikaian atau pendekatan dalam penulisan sejarah modern. Dalam tradisi Timur, sebuah riwayat negara Chun Qiu dikenal untuk dikompilasi mulai sejak 722 SM meski teks-teks abad ke-2 SM selamat.

Pengaruh kuno telah membantu penafsiran varian bibit sifat sejarah yang telah berkembang selama berabad-abad dan terus berubah hari ini. Studi modern sejarah mulai meluas, dan termasuk studi tentang daerah tertentu dan studi topikal tertentu atau unsur tematik dalam penyelidikan sejarah. Seringkali sejarah diajarkan sebagai bagian dari pendidikan dasar dan menengah, dan studi akademis sejarah adalah ilmu utama dalam penelitian di Universitas.

Etimologi

Lukisan dengan judul History atau Sejarah oleh Frederick Dielman (1896)

Kata sejarah secara harafiah berasal dari kata Arab (شجرة, šajaratun) yang artinya pohon. Dalam bahasa Arab sendiri, sejarah disebut tarikh (تاريخ). Adapun kata tarikh dalam bahasa Indonesia artinya kurang lebih adalah waktu atau penanggalan. Kata Sejarah lebih dekat pada bahasa Yunani yaitu historia yang berarti ilmu atau orang pandai. Kemudian dalam bahasa Inggris menjadi history, yang berarti masa lalu manusia. Kata lain yang mendekati acuan tersebut adalah Geschichte yang berarti sudah terjadi.

Dalam istilah bahasa-bahasa Eropa, asal-muasal istilah sejarah yang dipakai dalam literatur bahasa Indonesia itu terdapat beberapa variasi, meskipun begitu, banyak yang mengakui bahwa istilah sejarah berasal-muasal,dalam bahasa Yunani historia. Dalam bahasa Inggris dikenal dengan history, bahasa Prancis historie, bahasa Italia storia, bahasa Jerman geschichte, yang berarti yang terjadi, dan bahasa Belanda dikenal gescheiedenis.

Istilah ini masuk dalam bahasa Inggris pada tahun 1390 dengan makna "hubungan kejadian, cerita". Pada Bahasa Inggris Pertengahan, artinya adalah "cerita" secara umum. Pembatasan terhadap arti "catatan peristiwa masa lalu" muncul pada akhir abad ke-15. Saat itu masih dalam arti Yunani yang pada saat itu juga Francis Bacon menggunakan istilah tersebut pada akhir abad ke-16, ketika ia menulis tentang "Sejarah Alam". baginya, historia adalah "pengetahuan tentang objek yang ditentukan oleh ruang dan waktu", sehingga jenis pengetahuan disediakan oleh Ingatan (sementara Ilmu disediakan oleh akal, dan puisi disediakan oleh fantasi).

Menilik pada makna secara kebahasaan dari berbagai bahasa di atas dapat ditegaskan bahwa pengertian sejarah menyangkut dengan waktu dan peristiwa. Oleh karena itu masalah waktu penting dalam memahami satu peristiwa, maka para sejarawan cenderung mengatasi masalah ini dengan membuat periodisasi.

Dalam sebuah ekspresi linguistik sintetik vs. analitik / isolasi dikotomi, (史 vs. 诌) sekarang menunjuk kata yang berbeda untuk sejarah manusia atau bercerita secara umum. Di Jerman, Prancis, dan sebagian bahasa Jermanik dan Romantis, kata yang sama masih digunakan untuk pemakaian kata "sejarah" dan "cerita".

kata sifat historical dibuktikan dari tahun 1661, dan historic dari tahun 1669.

Historian dalam pengartian sebuah "Peneliti sejarah" dibuktikan dari tahun 1531. dalam semua bahasa Eropa, "sejarah" masih digunakan untuk pemakaian kata "apa yang terjadi dengan laki-laki", dan "studi ilmiah yang terjadi", arti yang terakhir kadang-kadang dibedakan dengan huruf kapital, "Sejarah", atau kata historiografi.

Pengertian sejarah menurut para ahli

J.V. Bryce

Sejarah adalah catatan dari apa yang telah dipikirkan, dikatakan, dan diperbuat oleh manusia.

W.H. Walsh

Sejarah itu menitikberatkan pada pencatatan yang berarti dan penting saja bagi manusia. Catatan itu meliputi tindakan-tindakan dan pengalaman-pengalaman manusia pada masa lampau pada hal-hal yang penting sehingga merupakan cerita yang berarti.

Patrick Gardiner

Sejarah adalah ilmu yang mempelajari apa yang telah diperbuat oleh manusia.

Roeslan Abdulgani

Ilmu sejarah adalah salah satu cabang ilmu pengetahuan yang meneliti dan menyelidiki secara sistematis keseluruhan perkembangan masyarakat serta kemanusiaan pada masa lampau beserta kejadian-kejadian dengan maksud untuk kemudian menilai secara kritis seluruh hasil penelitiannya tersebut, untuk selanjutnya dijadikan perbendaharaan pedoman bagi penilaian dan penentuan keadaan sekarang serta arah proses masa depan.

Moh. Yamin

Sejarah adalah suatu ilmu pengetahuan yang disusun atas hasil penyelidikan beberapa peristiwa yang dapat dibuktikan dengan bahan kenyataan.

Ibnu Khaldun (1332–1406)

Sejarah didefinisikan sebagai catatan tentang masyarakat umum manusia atau peradaban manusia yang terjadi pada watak/sifat masyarakat itu.

R. Moh. Ali

Moh. Ali dalam bukunya Pengantar Ilmu Sejarah Indonesia, mempertegas pengertian sejarah sebagai berikut:

1. Jumlah perubahan-perubahan, kejadian atau peristiwa dalam kenyataan di sekitar kita.
2. Cerita tentang perubahan-perubahan, kejadian, atau peristiwa dalam kenyataan di sekitar kita.
3. Ilmu yang bertugas menyelidiki perubahan-perubahan, kejadian, dan atau peristiwa dalam kenyataan di sekitar kita

Catatan sejarah

Sebuah sketsa dari Perpustakaan Alexandria pada masa lalu

Ahli sejarah mendapatkan informasi mengenai masa lampau dari berbagai sumber, seperti catatan yang ditulis atau dicetak, mata uang atau benda bersejarah lainnya, bangunan dan monumen, serta dari wawancara (yang sering disebut sebagai "sejarah penceritaan", atau oral history dalam bahasa Inggris). Untuk sejarah modern, sumber-sumber utama informasi sejarah adalah: foto, gambar bergerak (misalnya: film layar lebar), audio, dan rekaman video. Tidak semua sumber-sumber ini dapat digunakan untuk penelitian sejarah, karena tergantung pada periode yang hendak diteliti atau dipelajari. Penelitian sejarah juga bergantung pada historiografi, atau cara pandang sejarah, yang berbeda satu dengan yang lainnya.

Ada banyak alasan mengapa orang menyimpan dan menjaga catatan sejarah, termasuk: alasan administratif (misalnya: keperluan sensus, catatan pajak, dan catatan perdagangan), alasan politis (guna memberi pujian atau kritik pada pemimpin negara, politikus, atau orang-orang penting), alasan keagamaan, kesenian, pencapaian olahraga (misalnya: rekor Olimpiade), catatan keturunan (genealogi), catatan pribadi (misalnya surat-menyurat), dan hiburan.

Namun dalam penulisan sejarah, sumber-sumber tersebut perlu dipilah-pilah. Metode ini disebut dengan kritik sumber. Kritik sumber dibagi menjadi dua macam, yaitu ekstern dan intern. Kritik ekstern adalah kritik yang pertama kali harus dilakukan oleh sejarawan saat dia menulis karyanya, terutama jika sumber sejarah tersebut berupa benda. Yakni dengan melihat validisasi bentuk fisik karya tersebut, mulai dari bentuk, warna dan apa saja yang dapat dilihat secara fisik. Sedang kritik intern adalah kritik yang dilihat dari isi sumber tersebut, apakah dapat dipertanggungjawabkan atau tidak.

Wawancara juga dipakai sebagai sumber sejarah. Namun perlu pula sejarawan bertindak kritis baik dalam pemilahan narasumber sampai dengan translasi ke bentuk digital atau tulisan.

Klasifikasi

Karena lingkup sejarah sangat besar, perlu klasifikasi yang baik untuk memudahkan penelitian. Bila beberapa penulis seperti H.G. Wells, Will Durant, dan Ariel Durant menulis sejarah dalam lingkup umum, kebanyakan sejarawan memiliki keahlian dan spesialisasi masing-masing.

Ada banyak cara untuk memilah informasi dalam sejarah, antara lain:

• Berdasarkan kurun waktu (kronologis).
• Berdasarkan wilayah (geografis).
• Berdasarkan negara (nasional).
• Berdasarkan kelompok suku bangsa (etnis).
• Berdasarkan topik atau pokok bahasan (topikal).

Dalam pemilahan tersebut, harus diperhatikan bagaimana cara penulisannya seperti melihat batasan-batasan temporal dan spasial tema itu sendiri. Jika hal tersebut tidak dijelaskan, maka sejarawan mungkin akan terjebak ke dalam falsafah ilmu lain, misalnya sosiologi. Inilah sebabnya Immanuel Kant yang disebut-sebut sebagai Bapak Sosiologi mengejek sejarah sebagai "penata batu-bata" dari fakta-fakta sosiologis.

Banyak orang yang mengkritik ilmu sejarah. Para pengkritik tersebut melihat sejarah sebagai sesuatu yang tidak ilmiah karena tidak memenuhi faktor-faktor keilmuan, terutama faktor "dapat dilihat atau dicoba kembali", artinya sejarah hanya dipandang sebagai pengetahuan belaka, bukan sebagai ilmu. Sebenarnya, pendapat ini kurang bisa diterima akal sehat karena sejarah mustahil dapat diulang walau bagaimanapun caranya karena sejarah hanya terjadi sekali untuk selama-lamanya. Walau mendapat tantangan sedemikian itu, ilmu sejarah terus berkembang dan menunjukkan keeksisannya dalam tataran ilmu.

Sejarah dan prasejarah

Dulu, penelitian tentang sejarah terbatas pada penelitian atas catatan tertulis atau sejarah yang diceritakan. Akan tetapi, seiring dengan peningkatan jumlah akademik profesional serta pembentukan cabang ilmu pengetahuan yang baru sekitar abad ke-19 dan 20, terdapat pula informasi sejarah baru. Arkeologi, antropologi, dan cabang-cabang ilmu sosial lainnya terus memberikan informasi yang baru, serta menawarkan teori-teori baru tentang sejarah manusia. Banyak ahli sejarah yang bertanya: apakah cabang-cabang ilmu pengetahuan ini termasuk dalam ilmu sejarah, karena penelitian yang dilakukan tidak semata-mata atas catatan tertulis? Sebuah istilah baru, yaitu nirleka, dikemukakan. Istilah "prasejarah" digunakan untuk mengelompokan cabang ilmu pengetahuan yang meneliti periode sebelum ditemukannya catatan sejarah tertulis.

Pada abad ke-20, pemisahan antara sejarah dan prasejarah mempersulit penelitian. Ahli sejarah waktu itu mencoba meneliti lebih dari sekadar narasi sejarah politik yang biasa mereka gunakan. Mereka mencoba meneliti menggunakan pendekatan baru, seperti pendekatan sejarah ekonomi, sosial, dan budaya. Semuanya membutuhkan bermacam-macam sumber. Di samping itu, ahli prasejarah seperti [Vere Gordon Childe] menggunakan arkeologi untuk menjelaskan banyak kejadian-kejadian penting di tempat-tempat yang biasanya termasuk dalam lingkup sejarah (dan bukan prasejarah murni). Pemisahan seperti ini juga dikritik karena mengesampingkan beberapa peradaban, seperti yang ditemukan di Afrika Sub-Sahara dan di Amerika sebelum kedatangan Columbus.

Akhirnya, secara perlahan-lahan selama beberapa dekade belakangan ini, pemisahan antara sejarah dan prasejarah sebagian besar telah dihilangkan.

Sekarang, tidak ada yang tahu pasti kapan sejarah dimulai. Secara umum sejarah diketahui sebagai ilmu yang mempelajari apa saja yang diketahui tentang masa lalu umat manusia (walau sudah hampir tidak ada pemisahan antara sejarah dan prasejarah, ada bidang ilmu pengetahuan baru yang dikenal dengan Sejarah Besar). Kini sumber-sumber apa saja yang dapat digunakan untuk mengetahui tentang sesuatu yang terjadi pada masa lampau (misalnya: sejarah penceritaan, linguistik, genetika, dan lain-lain), diterima sebagai sumber yang sah oleh kebanyakan ahli sejarah.

Komunikasi

Komunikasi adalah "suatu proses ketika seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain". Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak.^[Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik tubuh atau menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, dan mengangkat bahu.^[Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal.

Definisi

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gestur tubuh, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut dengan komunikasi nonverbal.

Komponen

Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa berlangsung dengan baik.^[ Menurut Laswell komponen-komponen komunikasi adalah:

• Pengirim atau komunikator (sender) adalah pihak yang mengirimkan pesan kepada pihak lain.
• Pesan (message) adalah isi atau maksud yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain.
• Saluran (channel) adalah media di mana pesan disampaikan kepada komunikan. dalam komunikasi antar-pribadi (tatap muka) saluran dapat berupa udara yang mengalirkan getaran nada/suara.
• Penerima atau komunikan (receiver) adalah pihak yang menerima pesan dari pihak lain
• Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya.
• Aturan yang disepakati para pelaku komunikasi tentang bagaimana komunikasi itu akan dijalankan ("Protokol")

Proses

Secara ringkas, proses berlangsungnya komunikasi bisa digambarkan seperti berikut.

1. Komunikator (sender) yang mempunyai maksud berkomunikasi dengan orang lain mengirimkan suatu pesan kepada orang yang dimaksud. Pesan yang disampaikan itu bisa berupa informasi dalam bentuk bahasa ataupun lewat simbol-simbol yang bisa dimengerti kedua pihak.
2. Pesan (message) itu disampaikan atau dibawa melalui suatu media atau saluran baik secara langsung maupun tidak langsung. Contohnya berbicara langsung melalui telepon, surat, e-mail, atau media lainnya.

media (channel) alat yang menjadi penyampai pesan dari komunikator ke komunikan.^[

1. Komunikan (receiver) menerima pesan yang disampaikan dan menerjemahkan isi pesan yang diterimanya ke dalam bahasa yang dimengerti oleh komunikan itu sendiri.
2. Komunikan (receiver) memberikan umpan balik (feedback) atau tanggapan atas pesan yang dikirimkan kepadanya, apakah dia mengerti atau memahami pesan yang dimaksud oleh si pengirim.

Umum

Proses ini mengatur fase definisi dari siklus hidup proyek atau program. Tujuannya adalah untuk:

• mengembangkan gambaran proyek atau program yang lebih rinci;
• menentukan apakah pekerjaan dapat dibenarkan;
• menguraikan kebijakan tata laku yang menguraikan bagaimana pekerjaan akan dikelola;
• mendapatkan persetujuan sponsor untuk fase pengiriman.

Proses definisi akan merencanakan manajemen dan pengiriman pekerjaan. Ringkasan rencana-rencana kemudian dipresentasikan kepada sponsor untuk mendapatkan persetujuan pada fase pengiriman. Walaupun permintaan resmi untuk persetujuan akan diperlihatkan pada akhir proses, manajer dan sponsor harus tetap berkomunikasi secara reguler.

Efektifvitas komunikasi

diperlukan yaitu dengan mencegah dan menghilangkan adanya hambatan-hambatan yang mungkin menghalangi individu untuk mendapatkan informasi yang berguna

Tujuan Komunikasi

Setelah mengetahui apa itu pengertian komunikasi, berikutnya Anda perlu tahu tujuan komunikasi. Secara singkat tujuan komunikasi adalah untuk menciptakan kesepahaman di antara kedua belah pihak.

Namun, masih ada sejumlah tujuan dari komunikasi yang perlu Anda ketahui.

1. Agar hal yang disampaikan bisa dimengerti dengan cukup baik. Dengan adanya definisi komunikasi diatas maka akan menghindarkan diri dari kesalah pahaman.
2. Agar mampu memahami maksud perkataan orang lain.
3. Agar ide, gagasan maupun pemikiran pribadi dapat diterima orang lain terutama dalam gelaran rapat tertentu.
4. Penggerak orang lain untuk mengerjakan sesuatu. Misalnya, kegiatan kerja bakti, sosialisasi dan sebagainya.

fungsi komunikasi

Selain tujuan, fungsi komunikasi juga dapat memberikan manfaat yang baik bagi Anda. Adapun fungsi komunikasi di antaranya ialah seperti berikut.

1. Untuk menyampaikan informasi
2. Sebagai penyampai pendapat agar dapat diterima oleh masyarakat luas atau yang berkaitan.
3. Sebagai bentuk interaksi dengan orang lain.
4. Untuk menambah wawasan dan ilmu pengetahuan akan sesuatu hal. Jadi, melalui komunkasi nantinya akan terjadi transfer ilmu antara pihak satu dengan pihak lainnya.
5. Pengisi waktu luang. Misalnya, dengan berbicara via telepon, chatting, sosial media, video call dan sebagainya.
6. Sebagai cara untuk membujuk dan mempengaruhi orang lain. Biasanya komunikasi semacam ini banyak mengandung unsur-unsur persuasif.
7. Untuk dapat mengenal diri sendiri.
8. Guna mengurangi ketegangan atau mencairkan suasana. Misalnya, ketika ada pertikaian atau perselisihan pendapat dalam rapat tertentu.
9. Sebagai hiburan. Misalnya, ketika Anda sedang jenuh kemudian menghubungi teman jauh untuk sekadar mengobrol santai.
10. Untuk selalu menjalin hubungan yang baik dengan orang lain.
11. Sebagai benteng diri agar tidak terisolasi dalam lingkungan masyarakat.
12. Untuk mempelajari situasi yang terjadi.
13. Mengubah sikap maupun perilaku.
14. Mengawasi serta melakukan pengendalian atas suatu kegiatan.
15. Sebagai motivasi untuk orang lain.
16. Guna mengambil suatu keputusan yang tepat.
17. Untuk melakukan kegiatan tertentu.
18. Sebagai bentuk ekspresi.
19. Menghindari adanya kesalahpahaman.
20. Untuk tetap menjaga jalinan hubungan yang baik.

1. Komunikasi berdasarkan penyampaian

• Lisan

Komunikasi secara lisan dimaknai sebagai jenis komunikasi yang terjadi secara langsung tanpa ada batasan jarak. Misalnya, dalam suatu rapat, wawancara maupun percakapan biasa.

• Tulisan

Komunikasi secara tertulis merupakan jenis media komunikasi yang penyampaiannya dilakukan dalam bentuk tulisan. Misalnya, naskah, spanduk, undangan dan sebagainya.

2. Komunikasi berdasarkan tujuan

Jika ditinjau berdasarkan tujuan, komunikasi dapat dikategorikan menjadi beberapa macam. Misalnya, pemberian saran, pidato, perintah, ceramah maupun wawancara. Konsep komunikasi semacam ini menekankan bahwa komunikator menjadi faktor penting dalam jalinan interaksi tersebut.

3. Komunikasi berdasarkan ruang lingkup

• Internal

Komunikasi internal merupakan jenis komunikasi yang terjadi dalam ruang lingkup organisasi maupun perusahaan. Contohnya, interaksi antar individu yang ada dalam ruang lingkup tersebut. Komunikasi internal bisa berupa komunikasi vertikal, horizontal maupun diagonal.

• Eksternal

Komunikasi eksternal berarti komunikasi yang terjalin antar organisasi maupun masyarakat dalam berbagai macam bentuk. Misalnya, koneferensi pers, pameran, publikasi, siaran televisi maupun bakti sosial.

4. Komunikasi berdasarkan aliran

• Komunikasi satu arah, yakni komunikasi yang berasal dari salah satu pihak saja.
• Komunikasi dua arah, yaitu komunikasi yang mempunyai sifat saling memberikan timbal balik.
• Komunikasi ke bawah, yakni komunikasi dari atasan dengan bawahan.
• Komunikasi ke atas, yaitu komunikasi yabg berasal dari seorang bawahan kepada atasan.
• Komunikasi ke samping, yakni komunikasi yang terjalin di antara beberapa orang pada kedudukan setara.

Dalam berinteraksi dengan orang lain, Anda perlu memahami seperti apa pengertian komunikasi secara umum . Ini penting demi senantiasa menjaga hubungan yang cukup baik. Selain itu, komunikasi penting guna menghindarkan diri dari kesalahpahaman.

Fungsi komunikasi dalam organisasi

Menurut Liliweri (dalam Ruliana, 2014), ada dua fungsi komunikasi organisasi yaitu fungsi umum dan fungsi khusus. Berikut penjelasannya.

1) Fungsi umum

• Komunikasi organisasi berfungsi untuk menyampaikan atau memberikan informasi kepada individu atau kelompok tentang bagaimana melaksanakan suatu pekerjaan sesuai dengan kompetensinya. Contoh, deskripsi pekerjaan.
• Komunikasi organisasi berfungsi untuk menjual gagasan dan ide, pendapat, dan fakta. Termasuk juga menjual sikap organisasi dan sikap tentang sesuatu yang merupakan subjek layanan. Contoh, pameran, expo, public relations, dan lainnya.
• Komunikasi organisasi berfungsi untuk meningkatkan kemampuan para karyawan, agar mereka dapat belajar dari orang lain (internal), belajar tentang apa yang dipikirkan, dirasakan, dan dikerjakan orang lain tentang apa yang “dijual” atau yang diceritakan orang lain tentang organisasi.
• Komunikasi organisasi berfungsi untuk menentukan apa dan bagaimana organisasi membagi pekerjaan atau siapa yang menjadi atasan dan siapa yang menjadi bawahan, dan besaran kekuasaan dan kewenangan, serta menentukan bagaimana menangani sejumlah orang, bagaimana memanfaatkan sumber daya manusia, dan mengalokasikan manusia, mesin, metode, dan teknik dalam organisasi.

2) Fungsi khusus

• Komunikasi organisasi membuat para karyawan melibatkan diri ke dalam isu-isu organisasi lalu menerjemahkannya ke dalam tindakan tertentu di bawah sebuah komando atau perintah.
• Komunikasi organisasi membuat para karyawan menciptakan dan menangani relasi antar sesama bagi peningkatan produk organisasi.
• Komunikasi organisasi membuat para karyawan memiliki kemampuan untuk menangani dan mengambil keputusan-keputusan dalam suasana yang ambigu dan tidak pasti.

Komunikasi verbal dan noverbal

Komunikasi adalah proses pertukaran suatu informasi antar individu atau kelompok dengan adanya makna atau tujuan yang ingin disampaikan. Pesan atau informasi yang disampaikan dapat berupa komunikasi verbal atau komunikasi non-verbal. Anak komunikasi pasti sudah tidak asing lagi dengan apa itu komunikasi verbal dan non-verbal.

Secara umum, komunikasi verbal adalah komunikasi yang berbentuk lisan ataupun tulisan, contohnya adalah penggunaan kata-kata. Sedangkan komunikasi non-verbal adalah komunikasi yang tidak menggunakan kata-kata, contohnya menggunakan bahasa tubuh seperti mimik wajah dan gerakan tangan, bahkan intonasi suara dan kecepatan berbicara.

Komunikasi verbal berupa kata-kata yang diucapkan langsung (berbicara) bisa dilakukan secara langsung (face to face) atau dengan perantara media, contohnya berinteraksi menggunakan sosial media atau telepon genggam. Sedangkan komunikasi verbal yang melalui tulisan bisa dilakukan menggunakan media seperti surat, postcard, chating di media sosial, dan sebagainya.

Komunikasi non-verbal lebih sering terjadi dalam komunikasi secara langsung atau face to face. Sebabnya, dalam komunikasi menggunakan media digital, komunikasi non-verbal seringkali tidak mungking dilakukan. Contohnya ketika kita sedang chatting, tidak mungkin kita bisa melihat ekspresi wajah lawan bicara kita atau mendengar intonasi suaranya. Karena keterbatasan ini pula komunikasi non-verbal sering menimbulkan kesalahpahaman. Contohnya, terkadang ada orang yang menggunakan emoji secara tidak tepat. Misal seseorang salah mengirim emoji marah padahal sebenarnya dia ingin mengirim emoji tersenyum yang terletak di sebelahnya. Hal ini bisa menyebabkan orang yang dikirimi pesan menjadi salah paham dan ikut marah.

Komunikasi verbal dan non-verbal pada hakikatnya saling terkait dan saling melengkapi. Dalam komunikasi langsung, kita terus-menerus mengirimkan pesan pada lawan bicara kita. Komunikasi non-verbal sering terjadi seacar otomatis dan tanpa kita kontrol. Contoh ketika kita marah atau senang, kita cenderung berbicara dengan lebih keras dan cepat. Hal ini terjadi karena kita mengalami perubahan emosi. Komunikasi nonverbal juga melengkapi komunikasi verbal kita. Ketika kita mengatakan satu hal, jika gerak-gerik tubuh kita tidak mendukung, orang tentu tidak akan percaya. Semisal kita berkata sudah mengerjakan PR namun dengan nada ragu-ragu, teman kita pasti tidak akan ada yang percaya.

Etika Dalam Komunikasi

Sebagai makhluk sosial, tentunya komunikasi tidak lepas dari kehidupan sehari-hari kita. Dan seperti yang telah diulas sebelumnya, komunikasi sebagai bagian dari kehidupan juga memiliki etika di dalamnya. Etika komunikasi merupakan salah satu dari etika khusus, karena membahas bagian tertentu dari kehidupan manusia.

Etika sendiri merupakan nilai dan norma yang berlaku untuk dijadikan pandangan dan standar manusia dalam bertindak dan bertingkah laku. Dalam kaitannya dengan komunikasi, etika komunikasi mencakup segala nilai dan norma yang menjadi standar dan acuan manusia dalam berkomunikasi dengan orang lain. Etika komunikasi menilai mana tindakan komunikasi yang baik dan buruk berdasarkan standar yang berlaku.

Karena komunikasi merupakan salah satu hal yang krusial dalam kehidupan manusia, maka penting bagi kita untuk memahami mengenai etika komunikasi. Tanpa adanya etika komunikasi, dapat terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti kesalahpahaman, pertengkaran, perselisihan, dan lain sebagainya. Selain itu, etika komunikasi yang tidak diketahui dan diterapkan akan menyebabkan hubungan kita dengan orang lain jadi buruk. Tentunya itu akan berakibat tidak baik, karena bagaimanapun juga kita adalah makhluk sosial yang selalu membutuhkan dan dibutuhkan orang lain.

Guna menghindari terjadinya hal-hal seperti itu, kita akan membahas lebih lanjut mengenai etika komunikasi apa saja yang penting dan mendasar dalam kehidupan sehari-hari.

Etika dalam komunikasi ada beragam dan tentunya tidak akan cukup jika dibahas semua disini. Pada tulisan ini, kita akan membahas beberapa etika dalam komunikasi yang sering kita lakukan dan temui sehari-hari

a. Memulai Pembicaraan

Dalam keseharian, tentunya kita pernah bertemu dengan keadaan  yang membuat kita harus atau ingin memulai pembicaraan dengan orang lain. Namun ada hal-hal yang harus diperhatikan, yaitu:

1. Lihat keadaan calon lawan bicara.

Apakah dia terlihat sedang sibuk atau terburu-buru? Kalau iya, mungkin kita harus mencoba berbicara lain kali. Karena nanti kita justru akan mengganggu orang itu dan membuatnya tidak nyaman.

2. Ramah dan sopan.

Sapa lah lawan bicara anda dengan ramah dan sopan, namun tidak terkesan dibuat-buat. Kita bisa mengajukan pertanyaan basa-basi untuk pembuka seperti apa kabar, mau kemana, dari mana, dan semacamnya.

3. Jangan hanya bicara, dengarkan juga.

Kebanyakan orang mengasumsikan komunikasi selalu berkaitan dengan bicara, padahal tidak hanya itu. Mendengarkan juga salah satu bagian dari komunikasi, dan hal ini sangat penting untuk dilakukan. Ketika kita terlalul sibuk bicara dan tidak memperhatikan apa yang diucapkan lawan bicara, kita seperti tidak menghargainya.

b.Komunikasi Tatap Muka

Komunikasi tatap muka bisa dibilang komunikasi yang hampir setiap hari kita lakukan. Berikut beberapa hal yang harus diperhatikan dalam komunikasi tatap muka atau langsung:

1. Tatap mata lawan bicara.

Hal yang pertama harus dilakukan adalah menatap lawan bicara kita. Jangan sampai kita malah melihat ke arah yang lain dan membuat lawan bicara terganggu atau merasa tidak diperhatikan. Jika kesulitan menatap langsung pada mata lawan bicara, kita bisa melihat ke arah garis tengah antara kedua matanya (yang sejajar dengan hidung).

2. Jaga intonasi dan kecepatan bicara.

Bicaralah dengan suara yang stabil, tidak terlalu pelan atau terlalu tinggi. Keduanya bisa menyebabkan orang salah mengerti dan tidak paham apa yang kita bicarakan. Selain itu, bicaralah dengan kecepatan normal supaya dapat disimak dengan baik.

3. Lontarkan pertanyaan.

Sekali lagi, jangan hanya sibuk bicara dan tidak menyimak apa yang dibicarakan lawan bicara kita. Dengarkanlah baik apa yang dikatakan lawan bicara, dan sahutilah dengan melontarkan pertanyaan atau pernyataan.

c.Komunikasi Lewat Media

Seiring dengan melesatnya perkembangan teknologi, komunikasi melalui media bisa dibilang sebagai komunikasi yang paling sering kita lakukan. Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan:

1. Perhatikan gaya tulisan dan tanda baca.

Karena komunikasi lewat media kebanyakan mengandalkan tulisan, kita harus lebih berhati-hati dengan gaya bahasa yang kita tulis. Apakah sudah tepat, atau seperti orang marah? Selain itu, penggunaan tanda baca juga sangat penting terutama tanda seru. Sebaiknya kita meminimalisir penggunaan tanda seru atau huruf besar semua, karena cenderung membuat orang berpikir kalau kita marah.

2. Atur intonasi (jika menelpon).

Menelpon memang terdengar suara, namun mimik dan ekspresi wajah tidak dapat terlihat. Karena itu kita perlu mengatur intonasi suara kita ketika sedang menelpon. (Baca juga: Teori Ilmu Komunikasi)

3. Pikirkan apa yang ingin ditulis.

Komunikasi lewat media memungkinkan kita untuk berpikir sedikit lebih lama mengenai apa yang akan kita komunikasikan. Gunakan kesempatan itu untuk mengkomunikasikan hal-hal dengan lebih baik dan menyortir kalimat yang tidak patut. Tidak perlu terburu-buru, orang juga tahu kalau mengetik itu membutuhkan waktu lebih lama daripada bicara langsung. Tapi jangan juga membiarkan pesan orang tidak dibalas lama, karena itu akan membuat orang bertanya-tanya dan salah paham.

4.Menyambut Tamu

Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyambut tamu:

a. Berpakaian yang rapi dan pantas.

Meskipun berada di rumah sendiri, dalam menyambut tamu kita seharusnya memakai pakaian yang pantas. Tentu tidak akan enak dilihat tamu jika kita hanya berpakaian daster atau baju yang kotor.

b.. Menyuguhkan minuman.

Terkadang tamu akan bilang tidak usah jika ditawari minuman, namun meski begitu kita perlu menyediakannya. Bisa jadi si tamu malu atau basa-basi saja. Tidak perlu memaksakan menyuguhkan yang berlebihan, namun setidaknya minuman yang minimal ada.

c. Sampaikan terima kasih.

Tamu bertandang ke rumah kita dengan menempuh perjalanan dan menyisihkan waktunya untuk bertemu kita. Karena itu, sampaikanlah ungkapan penghargaan kita pada tamu karena telah berkunjung.

Teknik Komunikasi yang Baik

Sebagai hal yang selalu dilakukan dalam kehidupan sehari-hari, komunikasi harus dilakukan dengan baik. Berikut adalah beberapa teknik komunikasi yang baik:

Bicara dengan jelas.

Komunikasi intinya adalah menyampaikan pesan kepada lawan bicara, dan tugas kita adalah bagaimana agar pesan tersebut sampai sesuai dengan keinginan kita. Yang paling penting adalah bicara apa yang kita maksudkan dengan jelas, supaya tidak ada kesalahpahaman.

Mendengarkan dengan baik.

Seperti yang telah diulas sebelumnya, mendengarkan adalah hal yang sangat penting dalam komunikasi. Tanpa kita berusaha mendengarkan baik, komunikasi yang terjalin tidak akan efektif. Kita tidak memperhatikan apa yang dibicarakan orang lain dan membuat komunikasi jadi terhambat.

Perhatikan lawan bicara.

Kita berkomunikasi dengan lawan bicara, maka kita harus perhatikan lawan bicara kita. Dengan begitu, lawan bicara merasa dihargai dan komunikasi berjalan lebih lancar. Kalau sudah begitu, hubungan yang terjalin dengan lawan bicara pun akan terus terjalin dengan baik.

Konfirmasi jika merasa salah paham.

Dalam berkomunikasi, kita tidak dapat terhindar dari adanya kesalahpahaman. Kesalahpahaman bisa terjadi karena berbagai hal, misalnya gangguan lingkungan atau ketidakfokusan kita dalam menyimak. Karena itu, perlu dikonfirmasikan langsung hal yang disalahpahami guna meluruskan keadaan.

Perhatikan komunikasi non-verbal.

Seperti yang dibahas sebelumnya, komunikasi bukan hanya soal bicara atau verbal. Ada juga aspek-aspek komunikasi non-verbal dan justru peranannya jauh lebih besar dibanding komunikasi verbal. Contoh dari komunikasi non-verbal adalah gestur tubuh, mimik wajah, penampilan, tanda baca, dan lain sebagainya.

Etiket Komunikasi

Etiket dikenal juga sebagai tata krama, yang mengatur sikap dan tindakan manusia dalam bergaul dengan manusia lain berdasarkan standar sopan santun dan adab. Etiket sebenarnya secara sadar atau tidak sudah banyak kita pelajari dan pahami sedari kecil. Namun untuk lebih jelasnya lagi, berikut adalah contoh dari etiket komunikasi:

•    Pengunaan bahasa yang baik dan intonasi yang sesuai.
•    Mengucapkan permisi ketika lewat di depan orang lain.
•    Mengucapkan tolong ketika minta bantuan.
•    Mengucapkan terima kasih ketika mendapat bantuan.
•    Mengucapkan maaf ketika melakukan  kesalahan.
•    Menghormati orang-orang yang lebih tua.
•    Mengurangi kebiasaan menyela ucapan orang lain.

Manfaat Mempelajari Etika Komunikasi

Setelah membahas berbagai hal mengenai etika komunikasi, berikut adalah manfaat dari mempelajari etika komunikasi:

•    Melancarkan komunikasi dengan orang lain.
•    Memahami apa yang dikomunikasikan orang lain.
•    Diterima dalam sosial masyarakat karena mengikuti etika yang berlaku.
•    Memperkuat hubungan yang terjalin dengan orang lain.
•    Pesan yang disampaikan dapat diterima dengan lebih baik.
•    Dihargai orang lain karena kita menghargai mereka juga.
•    Tidak bertindak sembarangan dan seenaknya dalam berkomunikasi.

BAB II BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI DALAM ORGANISAS

Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal.

Sebuah model komunikasi transaksional.

Komunikasi bisnis harus/ada melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara komunikasi yang lebih efektif – bersama para pekerja dan dengan dunia di luar. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan. Sebuah model komunikasi transaksional. Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal.

Komunikasi bisnis harus/ada melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara komunikasi yang lebih efektif –

bersama para pekerja dan dengan dunia di luar. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.

Dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu:

• Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.
• Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan.
• Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.
• Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.
• Menggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.
• Pencapaian tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.

Jenis-jenis komunikasi bisnis

1. Komunikasi bisnis internal

Kegiatan bertukar pesan ini dilakukan oleh antar unsur perusahaan, meliputi:

• Komunikasi ke atas: berupa penyampaian informasi dari orang dengan posisi  bawahan kepada atasan. Tentu berdasarkan hierarki organisasi perusahaan.
• Komunikasi ke bawah: berupa penyampaian pesan dari atasan kepada bawahannya dalam struktur perusahaan.
• Komunikasi lateral atau teknis: berupa penyampaian yang dilakukan antar departemen kerja atau teman kerja dalam satu departemen/divisi.

2. Komunikasi bisnis eksternal

Berbeda dengan yang pertama, komunikasi ini kaitannya dengan penyampaian pesan kepada orang-orang di luar lingkaran perusahaan, meliputi:

• Pelanggan
• Vendor
• Kompetitor
• Mitra perusahaan
• dan lainnya yang punya pengaruh bagi kelangsungan bisnis

Model-model komunikasi

Dari berbagai model komunikasi yang sudah ada, di sini akan dibahas tiga model paling utama, serta akan dibicarakan pendekatan yang mendasarinya dan bagaimana komunikasi dikonseptualisasikan dalam perkembangannya

Model komunikasi linear

Model komunikasi ini dikemukakan oleh Claude Shannon dan Warren Weaver pada tahun 1949 dalam buku The Mathematical of Communication. Mereka mendeskripsikan komunikasi sebagai proses linear karena tertarik pada teknologi radio dan telepon dan ingin mengembangkan suatu model yang dapat menjelaskan bagaimana informasi melewati berbagai saluran (channel).^[ Hasilnya adalah konseptualisasi dari komunikasi linear (linear communication model). Pendekatan ini terdiri atas beberapa elemen kunci: sumber (source), pesan (message) dan penerima (receiver). Model linear berasumsi bahwa seseorang hanyalah pengirim atau penerima.^[Tentu saja hal ini merupakan pandangan yang sangat sempit terhadap partisipan-partisipan dalam proses komunikasi. Suatu konsep penting dalam model ini adalah gangguan (noise), yakni setiap rangsangan tambahan dan tidak dikehendaki yang dapat mengganggu kecermatan pesan yang disampaikan. Gangguan ini selalu ada dalam saluran bersama sebuah pesan yang diterima oleh penerima.

Model interaksional

Model interaksional dikembangkan oleh Wilbur Schramm pada tahun 1954 yang menekankan pada proses komunikasi dua arah di antara para komunikator. Dengan kata lain, komunikasi berlangsung dua arah: dari pengirim dan kepada penerima dan dari penerima kepada pengirim. Proses melingkar ini menunjukkan bahwa komunikasi selalu berlangsung. Para peserta komunikasi menurut model interaksional adalah orang-orang yang mengembangkan potensi manusiawinya melalui interaksi sosial, tepatnya melalui pengambilan peran orang lain. Patut dicatat bahwa model ini menempatkan sumber dan penerima mempunyai kedudukan yang sederajat. Satu elemen yang penting bagi model interkasional adalah umpan balik (feedback), atau tanggapan terhadap suatu pesan.

Model transaksional

Model komunikasi transaksional dikembangkan oleh Barnlund pada tahun 1970. Model ini menggarisbawahi pengiriman dan penerimaan pesan yang berlangsung secara terus-menerus dalam sebuah episode komunikasi.^[Komunikasi bersifat transaksional adalah proses kooperatif: pengirim dan penerima sama-sama bertanggungjawab terhadap dampak dan efektivitas komunikasi yang terjadi. Model transaksional berasumsi bahwa saat kita terus-menerus mengirimkan dan menerima pesan, kita berurusan baik dengan elemen verbal dan nonverbal. Dengan kata lain, peserta komunikasi (komunikator) melalukan proses negosiasi makna.

Unsur - Unsur Komunikasi Bisnis

Komunikasi pada dasarnya menjelaskan suatu proses tentang siapa?, mengatakan apa?, melalui apa?, kepada siapa?, akibat atau hasilnya apa?, ( who, says what, in which channel, to whom, what effect). (Lasswell 1960).

Maka dari itu analisis 5 unsur komunikasi menurut Lasswell (1960), yakni :

1. Who? (siapa/sumber). Sumber atau komunikator adalah pelaku utama/pihak yang mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi atau yang memulai sesuatu komunikasi, bisa seorang individu, kelompok, organisasi, maupun suatu Negara sebagai komunikator.

2. Says what? (pesan). Apa yang akan disampaikan atau dikomunikasikan kepada penerima (komunikasi), dari sumber (komunikator) atau isi informasi merupakan seperangkat symbol verbal/non verbal yang mewakili.

3. In which channel? ( saluran/media). Wahana atau alat untuk menyampaikan pesan dari komunikator (sumber) kepada komunikan (penerima) baik secara langsung maupun tidak langsung.

4. To whom? (untuk siapa/penerima). Orang/kelompok/organisasi/suatu Negara yang menerima pesan dari sumber. Disebut tujan/pendengar/khalayak/komunikan/penafsir/penyandi balik.

5. With what effect? (dampak/efek). Dampak atau efek yang terjadi pada komunikan (penerima) setelah menerima pesan dari sumber, seperti perubahan sikap, bertambahnya pengetahuan dll.

komnikasi noverbal

Komunikasi nonverbal adalah proses komunikasi di mana pesan disampaikan tidak menggunakan kata-kata. Contoh komunikasi nonverbal ialah menggunakan gerak isyarat, bahasa tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata, penggunaan objek seperti pakaian, potongan rambut, dan sebagainya, simbol-simbol, serta cara berbicara seperti intonasi, penekanan, kualitas suara, gaya emosi, dan gaya berbicara.

Para ahli di bidang komunikasi nonverbal biasanya menggunakan definisi "tidak menggunakan kata" dengan ketat, dan tidak menyamakan komunikasi non-verbal dengan komunikasi nonlisan. Contohnya, bahasa isyarat dan tulisan tidak dianggap sebagai komunikasi nonverbal karena menggunakan kata, sedangkan intonasi dan gaya berbicara tergolong sebagai komunikasi nonverbal. Komunikasi nonverbal juga berbeda dengan komunikasi bawah sadar, yang dapat berupa komunikasi verbal ataupun nonverbal.

Komunikasi objek

Seorang polisi yang menggunakan seragam merupakan salah satu bentuk komunikasi objek. Komunikasi objek yang paling umum adalah penggunaan pakaian. Orang sering dinilai dari jenis pakaian yang digunakannya, walaupun ini dianggap termasuk salah satu bentuk stereotipe. Misalnya orang sering lebih menyukai orang lain yang cara berpakaiannya menarik. Selain itu, dalam wawancara pekerjaan seseorang yang berpakaian rapi cenderung lebih mudah mendapat pekerjaan daripada yang tidak. Contoh lain dari penggunaan komunikasi objek adalah seragam.

Sentuhan

Haptik adalah bidang yang mempelajari sentuhan sebagai komunikasi nonverbal. Sentuhan dapat termasuk: bersalaman, menggenggam tangan, berciuman, sentuhan di punggung, mengelus-elus, pukulan, dan lain-lain. Masing-masing bentuk komunikasi ini menyampaikan pesan tentang tujuan atau perasaan dari sang penyentuh. Sentuhan juga dapat menyebabkan suatu perasaan pada sang penerima sentuhan, baik positif ataupun negatif..

Kronemik

Kronemik adalah bidang yang mempelajari penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal. Penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal meliputi durasi yang dianggap cocok bagi suatu aktivitas, banyaknya aktivitas yang dianggap patut dilakukan dalam jangka waktu tertentu, serta ketepatan waktu (punctuality).

Gerakan tubuh

Dalam komunikasi nonverbal, kinesik atau gestur adalah gerakan tubuh meliputi kontak mata, ekspresi wajah, isyarat, dan sikap tubuh. Gerakan tubuh biasanya digunakan untuk menggantikan suatu kata atau frasa, misalnya mengangguk untuk mengatakan ya; untuk mengilustrasikan atau menjelaskan sesuatu; menunjukkan perasaan, misalnya memukul meja untuk menunjukkan kemarahan; untuk mengatur atau menngendalikan jalannya percakapan; atau untuk melepaskan ketegangan.

Proksemik

Proxemik atau bahasa ruang, yaitu jarak yang Anda gunakan ketika berkomunikasi dengan orang lain, termasuk juga tempat atau lokasi posisi Anda berada. Pengaturan jarak menentukan seberapa jauh atau seberapa dekat tingkat keakraban Anda dengan orang lain, menunjukkan seberapa besar penghargaan, suka atau tidak suka dan perhatian Anda terhadap orang lain, selain itu juga menunjukkan simbol sosial. Dalam ruang personal, dapat dibedakan menjadi 4 ruang interpersonal:

• Jarak intimJarak dari mulai bersentuhan sampai jarak satu setengah kaki. Biasanya jarak ini untuk bercinta, melindungi, dan menyenangkan.
• Jarak personalJarak yang menunjukkan perasaan masing - masing pihak yang berkomunikasi dan juga menunjukkan keakraban dalam suatu hubungan, jarak ini berkisar antara satu setengah kaki sampai empat kaki.
• Jarak sosialDalam jarak ini pembicara menyadari betul kehadiran orang lain, karena itu dalam jarak ini pembicara berusaha tidak mengganggu dan menekan orang lain, keberadaannya terlihat dari pengaturan jarak antara empat kaki hingga dua belas kaki.
• Jarak publikJarak publik yakni berkisar antara dua belas kaki sampai tak terhingga.

Vokalik

Vokalik atau paralanguage adalah unsur nonverbal dalam suatu ucapan, yaitu cara berbicara. Ilmu yang mempelajari hal ini disebut paralinguistik. Contohnya adalah nada bicara, nada suara, keras atau lemahnya suara, kecepatan berbicara, kualitas suara, intonasi, dan lain-lain. Selain itu, penggunaan suara-suara pengisi seperti "mm", "e", "o", "um", saat berbicara juga tergolong unsur vokalik, dan dalam komunikasi yang baik hal-hal seperti ini harus dihindari.

Lingkungan

Lingkungan juga dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan tertentu. Diantaranya adalah penggunaan ruang, jarak, temperatur, penerangan, dan warna.

Fungsi Komunikasi Nonverbal

Fungsi pertama: Repetisi

Perilaku nonverbal dapat mengulangi perilaku verbal. Misalnya, Anda menganggukkan kepala ketika mengatakan "Ya," atau menggelengkan kepala ketika mengatakan "Tidak," atau menunjukkan arah (dengan telunjuk) ke mana seseorang harus pergi untuk menemukan WC.

Fungsi Kedua: Subtitusi

Perilaku nonverbal dapat menggantikan perilaku verbal, jadi tanpa berbicara Anda bisa berinteraksi dengan orang lain. Misalnya, seorang pengamen mendatangi mobil Anda kemudian tanpa mengucapkan sepatah katapun Anda menggoyangkan tangan Anda dengan telapak tangan mengarah ke depan (sebagai kata pengganti "Tidak").

Isyarat nonverbal yang menggantikan kata atau frasa inilah yang disebut emblem.

Fungsi Ketiga: Kontradiksi

Perilaku nonverbal dapat membantah atau bertentangan dengan perilaku verbal dan bisa memberikan makna lain terhadap pesan verbal . Misalnya, Anda memuji prestasi teman sambil mencibirkan bibir.

Fungsi Keempat: Aksentuasi

Memperteguh, menekankan atau melengkapi perilaku verbal. Misalnya, menggunakan gerakan tangan, nada suara yang melambat ketika berpidato. Isyarat nonverball tersebut disebut affect display.

Fungsi Kelima: Komplemen

Perilaku Nonverbal dapat meregulasi perilaku verbal. Misalnya, saat kuliah akan berakhir, Anda melihat jam tangan dua-tiga kali sehingga dosen segera menutup kuliahnya.

Variasi budaya dalam komunikasi nonverbal

Budaya asal seseorang amat menentukan bagaimana orang tersebut berkomunikasi secara nonverbal. Perbedaan ini dapat meliputi perbedaan budaya Barat-Timur, budaya konteks tinggi dan konteks rendah, bahasa, dsb. Contohnya, orang dari budaya Oriental cenderung menghindari kontak mata langsung, sedangkan orang Timur Tengah, India dan Amerika Serikat biasanya menganggap kontak mata penting untuk menunjukkan ketepercayaan, dan orang yang menghindari kontak mata dianggap tidak dapat dipercaya.

Komunikasi verbal adalah komunikasi dengan menggunakan simbol-simbol verbal. Simbol verbal bahasa merupakan pencapaian manusia yang paling impresif. Ada aturan-aturan yang ada untuk setiap bahasa yaitu fonologi, sintaksis, semantik dan pragmatis.

Komunikasi verbal terbagi menjadi dua, komunikasilisa atau oral communication (berbicara dan mendengar, komuikasi tertulis atau written communication (menulis dan membaca).

Komunikasi lintas budaya adalah proses dimana dialihkan ide atau gagasan suatu budaya yang satu kepada budaya yang lainnya dan sebaliknya, dan hal ini bisa antar dua kebudayaan yang terkait ataupun lebih, tujuannya untuk saling memengaruhi satu sama lainnya,baik itu untuk sebuah kebaikan kebudayaan maupun untuk menghancurkan suatu kebudayaan, atau bisa jadi tahap awal dari proses akulturasi (penggabungan dua kebudayaan atau lebih yang menghasilkan kebudayaan baru)".

Berkenaan dengan komunikasi lintas budaya yang tepat, dengan mempelajari situasi di mana orang-orang dari latar belakang budaya yang berbeda saling berinteraksi. Selain bahasa, komunikasi lintas budaya berfokus pada atribut sosial, pola pikir, dan budaya dari kelompok-kelompok yang berbeda dari orang-orang. Hal ini juga melibatkan pemahaman budaya yang berbeda, bahasa, dan adat istiadat orang-orang dari negara-negara lain. Komunikasi lintas budaya berperan dalam ilmu-ilmu sosial seperti antropologi, studi budaya, linguistik, psikologi dan ilmu komunikasi. Komunikasi lintas budaya ini juga disebut sebagai dasar untuk bisnis internasional. Ada beberapa penyedia layanan dari lintas-budaya yang dapat membantu pengembangan keterampilan komunikasi lintas budaya itu sendiri. Penelitian ini merupakan bagian utama dari perkembangan ketrampilan dari komunikasi lintas budaya.

Komunikasi bisnis antar budaya

Komunikasi bisnis antar budaya sangat membantu dalam membangun kecerdasan budaya melalui pembinaan dan pelatihan dalam komunikasi antar budaya, antar-budaya negosiasi, multikultural resolusi konflik, layanan pelanggan, bisnis, dan komunikasi organisasi. Pemahaman antar budaya tidak hanya untuk ekspatriat yang masuk. Pemahaman antar budaya dimulai dengan orang-orang yang bertanggung jawab untuk proyek dan mencapai orang-orang di dalam menyampaikan layanan, atau konten. Kemampuan untuk berkomunikasi, bernegosiasi dan bekerja secara efektif dengan orang-orang dari budaya lain sangat penting untuk bisnis internasional.

komunikasi dalam lingkungan organisasi bisnis

Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

Tujuan

Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalam rangka membentuk saling pengertian (mutual undestanding) . Pendek kata agar terjadi penyetaraan dalam kerangka referensi, maupun dalam pengalaman.

Fungsi komunikasi dalam organisasi

- Proaksi dan regulasi

- Menentukan tujuan organisasi

- Menentukan area permasalahan

- Mengevakuasi performa

- Memberikan komando, instruksi, memimpin, dan mempengaruhi inovasi

- Mendapatkan informasi baru

- Cara mengkomunikasikan susuatu yang baru dalam sosialisasi dan perbaikan

- Harga diri anggota

JENIS KOMUNIKASI ORGANISASI

KOMUNIKASI INTERNAL

Adalah komunikasi yang terjadi dalam organisasi itu sendiri. Misalnya, Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen].

Dua dimensi komunikasi internal :

KOMUNIKASI VERTIKAL

Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication].

” Downward Communication “ komunikasi atas ke bawah. Contoh pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern.

” Upward communication ”dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan

KOMUNIKASI HORISONTAL

komunikasi mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf. Berlangsung tidak formal, lain dengan komunikasi vertikal yang formal. Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja ! employee relation dan sering timbul rumours, grapevine, gossip.

KOMUNIKASI DIAGONAL (CROSS COMMUNICATION)

Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.

KOMUNIKASI EKSTERNAL

Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak audience di luar organisasi.

BENTUK KOMUNIKASI ORGANISASI

Komunikasi sebagai proses memiliki bentuk :

1. Bentuk Komunikasi berdasarkan

a. Komunikasi langsung

Komunikasi langsung tanpa mengguanakan alat.

Komunikasi berbentuk kata-kata, gerakan-gerakan yang berarti khusus dan penggunaan isyarat,misalnya kita berbicara langsung kepada seseorang dihadapan kita.

A——–àß———–B

b. Komunikasi tidak langsung

Biasanya menggunakan alat dan mekanisme untuk melipat gandakan jumlah penerima penerima pesan (sasaran) ataupun untuk menghadapi hambatan geografis, waktu misalnya menggunakan radio, buku, dll.

2. Bentuk komunikasi berdasarkan besarnya sasaran

a. Komunikasi massa, yaitu komunikasi dengan sasarannya kelompok orang dalam jumlah yang besar, umumnya tidak dikenal.

Komunikasi masa yang baik harus :

Pesan disusun dengan jelas, tidak rumit dan tidak bertele-tele

Bahasa yang mudah dimengerti/dipahami

Bentuk gambar yang baik

Membentuk kelompok khusus, misalnya kelompok pendengar (radio)

b. Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang sasarannya sekelompok orang yang umumnya dapat dihitung dan dikenal dan merupakan komunikasi langsung dan timbal balik.

Perawat—– ® ¬ ——Pengunjung puskesmas

c. Komunikasi perorangan adalah komunikasi dengan tatap muka dapat juga melalui telepon.

Perawat—– ® ¬ ——Pasien

Bentuk komunikasi berdasarkan arah pesan

1. Komunikasi satu arah

Pesan disampaikan oleh sumber kepada sasaran dan sasaran tidak dapat atau tidak mempunyai kesempatan untuk memberikan umpan balik atau bertanya, misalnya radio.

A ——————® B

b. Komunikasi timbal balik.

Pesan disampaikan kepada sasaran dan sasaran memberikan umpan balik. Biasanya komunikasi kelompok atau perorangan merupakan komunikasi timbal balik

1. Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi

Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide untuk disampaikan kepada seseorang dengan harapan dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan atau diekspresikan oleh pengirim pesan. Pesan dapat verbal atau non verbal dan pesan akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.

Materi pesan dapat berupa :

a. Informasi

b. Ajakan

c. Rencana kerja

d. Pertanyaan dan sebagainya

2. Simbol/ isyarat

Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat dipahami oleh orang lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan, (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah tertentu.

3. Media/penghubung

Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti ; TV, radio surat kabar, papan pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat dipengaruhi oleh isi pesan yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan, situasi dsb.

4. Mengartikan kode/isyarat

Setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka si penerima pesan harus dapat mengartikan simbul/kode dari pesan tersebut, sehingga dapat dimengerti /dipahaminya.

5. Penerima pesan

Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan dari sipengirim meskipun dalam bentuk code/isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang dimaksud oleh pengirim

6. Balikan (feedback)

Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan Hal ini penting bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau tidak Balikan yang diberikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi balikan terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi balikan menggambarkan perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan yang diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi.

7. Gangguan

Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi akan tetapi mempunyai pengaruh dalam proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah hal yang merintangi atau menghambat komunikasi sehingga penerima salah menafsirkan pesan yang diterimanya.

KLASIFIKASI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Tahapan Pengorganisasian

Proses pengorganisasian dalam manajemen dapat dilakukan melalui enam tahapan, yaitu :

1. Menetapkan tujuan pengorganisasian
2. Menetapkan tugas-tugas pokok anggota organisasi
3. Melakukan pembagian tugas-tugas pokok menjadi tugas-tugas yang lebih rinci
4. Mengalokasikan sumber daya yang tersedia
5. Memberikan  arahan-arahan untuk tugas-tugas
6. Melakukan evaluasi atas hasil-hasil dari strategi pengorganisasian yang telah dilakukan

1.Dari segi sifatnya

a. Komunikasi Lisan

Komunikasi jenis ini tergolong kepada komunikasi aktif, dimana komunika dapat memberikan timbal balik secara langsung apabila terjadi ketidakpahaman.

b. Komunukasi Tertulis

Komunikasi secara tertulis memang memberikan suatu dampak dimana komunikan akan merasa kesulitan dalam memahami maksud dan tujan dari informasi itu, namun komunikasi ini mempunyai dampak yang lama. Dan apabila komunikan lupa dengan apa yang telah dipelajarai sebelumnya, maka ia dapat mengulangi membaca informasi tersebut. Komunikasi ini tergolong komunikasi tidak lagsung, artinya apabila komunikan tidak paham terhadap materi tertulis tersebut, maka komunikan tidak dapat memberikan suatu umpan balik secara langsung. namun dengan berkembangnya teknologi saat ini, maka meskipun komunikasi berjalan secara tidak langsung, namun unpan balik dapat diberikan secara cepat baik melalui telepon, e-mail, dll.

c. Komunikasi Verbal

d. Komunikasi Non Verbal

2. . Menurut Keresmiannya

a. Komunikasi Formal

b. Komunikasi Informal

Komunikasi Informal

•Komunikasi Informal yang terjadi karena adanya komunikasi antara sesama karyawan dalam suatu organisasi.

•Komunikasi informal (the grapevine) biasanya disebarluaskan melalui desas-desus atau kabar angin dari mulut ke mulut dari satu orang ke orang yang lainnya dalam suatu organisasi dimana kebenarannya tidak bisa dijamin karena kadang-kadang bertentangan dengan perusahaan.

•Jadi agar komunikasi informal bisa bermanfaat maka seseorang pemimpin harus bisa memakai jalur ini untuk memperlancar berjalannya komunikasi formal perusahaan (komunikasi formal ini jangan sampai mengakibatkan timbulnya desas-desus yang meresahkan karyawan)

1. Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa

a. Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi.

b. Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.

c. Intonasi suara: akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi.

d. Humor: dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989), memberikan catatan bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah merupakan satu-satunya selingan dalam berkomunikasi.

e. Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat dan jelas, langsung pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti.

f. Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan.

2. Komunikasi Non Verbal

Komunikasi non verbal adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata dan komunikasi non verbal memberikan arti pada komunikasi verbal.

Yang termasuk komunikasi non verbal :

a. Ekspresi wajah

Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi wajah cerminan suasana emosi seseorang.

b. Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak mata selama berinterakasi atau tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya

c. Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan lebih bersifat spontan dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.

d. Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri dan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya.

e. Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah satu ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan komunikasi. Bila dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai desis atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas.

f. Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan . Menggunakan isyarat sebagai bagian total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan selama berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan stress.

HAMBATAN KOMUNIKASI

1. Hambatan dari Proses Komunikasi

• · Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.

· Hambatan dalam penyandian/simbol

Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.

• · Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.

• · Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima

• · Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.

• · Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.

2. Hambatan Fisik

Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan (cacat tubuh misalnya orang yang tuna wicara), gangguan alat komunikasi dan sebagainya.

3. Hambatan Semantik.

Faktor pemahaman bahasa dan penggunaan istilah tertentu. Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima pesan. Misalnya : adanya perbedaan bahasa ( bahasa daerah, nasional, maupun internasional), adanya istilah – istilah yang hanya berlaku pada bidang-bidang tertentu saja, misalnya bidang bisnis, industri, kedokteran, dll.

4. Hambatan Psikologis

Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan, sehingga menimbulkan emosi diatas pemikiran-pemikiran dari sipengirim maupun si penerima pesan yang hendak disampaikan.

5. Hambatan Manusiawi

Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi,

kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat

pancaindera seseorang, dll.

CARA MENGATASI HAMBATAN KOMUNIKASI

1. Gunakan umpan-balik

Beri kesempatan pada orang orang lain untuk menyampaikan ide atau gagasannya, sehingga tercipta dua iklim komunikasi dua arah.

2. Kenali si penerima berita

- bagaimana latar belakang pendidikannya,

- bagaimana pengetahuan tentang subyek pembicaraan,

- sejauh mana minat dan perasaanya

3. Rencanakan secara teliti, pertimbangkan baik-baik

apa, mengapa, siapa, bagaimana, kapan

BAB III Perencanaan pesan bisnis

Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran; pengorganisasian ide; membuat draf, merangkai kata / kalimat / paragraph; dan merevisi.

Tujuan

Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.

Planning

Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis audiens. Caranya aadalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cenderung tidak mau berubah untuk hal baru.

Perencanaan pesan-pesan bisnis terdiri

Pemahaman Proses Komposisi

Penyusunan proses komposisi seperti halnya proses menciptakan lagu; merencanakan lagu, membuat aransemen dan menentukan musisinya hinnga melakukan revisi-revisi hingga lagu enak didengar. Begitu juga proses penyusunan pesan-pesan bisnis; perencanaan, pengorganisasian, dan revisi. Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu :

1). Perencanaan Pesan

Dalam tahap ini, ditentukan hal – hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :

• Penentuan tujuan
• Analisis audiens
• Penentuan ide pokok
• Pemilihan saluran dan media

2). Penyusunan Pesan

Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gaasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan, yaitu :

Mengorganisasikan pesan

Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan kata kalimat, dan paragraf perlu diperhatikan penggunaan kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dimengerti, dan dilaksanakan.

Penentuan Tujuan Pesan Bisnis

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama anda harus menentukan tujuan yang jelas sesuai tujuan organisasi. Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesan yang disampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga dan meningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat diukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.

Berikut ini tujuan-tujuan komunikasi bisnis, yaitu

Memberi informasi (informing)

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.

Membujuk atau persuasi (persuading)

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

Melakulakan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

Tujuan harus jelas

Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain :

1. keputusan untuk meneruskan pesan
2. keputusan untuk menanggapi audiens
3. keputusan untuk memusatkan isi pesan

Cara menguji tujuan

Untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum perlu pengujian dengan empat pertanyaan berikut.

1. apakah tujuan tersebut realistik
2. apakah waktunya tepat
3. apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat
4. apakah tujuannya selaras dengan tujuan orgsnisasi perusahaan

Analisis Audiens

Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima. Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi.

Mengembangkan Profil Audiens

Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.

Mengenali penerima primer

Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

Menetapkan jumlah dan komposisi audiens

Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.

Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens

Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki p[emahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.Memperkirakan reaki penerima

Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.

Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens

Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :

• Temukan apa yang ingin diketahui audiens

Tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya.

• Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

Informasi tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi yang tidak disadari oleh audiens.

• Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens

Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5 W + 1 H (Who, What, Why, When, Where, dan How).

• Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat

Dalam bisnis, ketepatan informasi harus dipastikan terlkebih dahulu sebelum membuat komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal,jadwal, asumsi, perhitungan  matematika,atau keuangan untuk memastikan keabsahannya.

• Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.

Diantara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang paling menarik perhatian audiens.

1. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens

Pesan yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal pentingb yangb harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.

1. Penentuan Ide Pokok

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu Ide Pokok.

Sebelum menentukan ide pokok hal – hal penting yang harus diidentifikasikan terlebih dahulu adalah :

1). Teknik Curah Pendapat

beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain :

1. storyteller’s tour
2. random list
3. cfr (conclusions findings recomendation) worksheet
4. journalist approach
5. quetion and answer approach

2). Pembatasan Cakupan

Penyajian informasi rutin terhadap audiens hendaknya menggunakan kata – kata yang singkat. Ide pokok dari pesan – pesan disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin yang penting tidak terabaikan selain itu ide pokok yang disampaikan harus mudayh dimengerti dan diterima oleh audiens.

Seleksi Saluran dan Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertulis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

Saluran komunikasi lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).

Saluran komunikasi tertulis

Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.

BAB IV PENULISAN DAN PENYELESAIAN PESAN-PESAN BISNIS

PESAN-PESAN BISNIS Kelanjutan dari proses perencanaan pesan bisnis yaitu menulis pesan dan menyelesaikan pesan.Menulis pesan berkaitan dengan upaya untuk mengorganisir pesan dan memformulasikan pesan.Menyelesaikan pesan meliputi kegiatan menyunting, memproduksi dan mencetak pesan.

Pengorganisasian Pesan

Pengorganisasian pesan erat kaitannya dengan penyusunan kata, kalimat, dan paragraf.Pesan diorganisasikan dengan baik, bila kata, kalimat, dan paragraf yang digunakan adalah sederhana, mudah dimengerti, dan dapat dilaksanakan.Sebaliknya bila pesan tidak diorganisir dengan baik maka pesan tidak dapat mencapai sasaran dan respon audien tidak seperti yang diharapkan

Pesan-pesan yang Tidak Terorganisi dengan Baik

Menurut Purwanto (2006:81) , Bovee & Thill (2007:144). Dewi (2007:65) ada beberapa hal yang dapat menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik.Bagian awal terlalu panjang (bertele-tele), sehingga akan mempersulit penerima dalam memahami maksud pesanMemasukan informasi yang tidak relevan, sehingga mengkaburkan pesan pokok dan membuang waktu untuk membacanya.Menyajikan ide-ide secara tidak logis, sehingga subtansi pesan sulit dipahami.Informasi penting sering terlupakan, karena perhatian terpusat pada penyadian ide pendukung dan pelengkap

Cara pengorganisasian pesan

Untuk mencapai pengorganisasian yg baik diperlukan tiga langkah yaitu:Menetapkan ide/gagasan pokok.Mengelompokkan ide/gagasanMemutuskan pola/pendekatan urutan gagasan. (Dewi, 2007:66)

Menetapkan Ide Pokok

Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan tujuan khusus.Subyek yang luas atau topik dari setiap pesan bisnis dipadatkan menjadi satu ide pokok – yaitu pernyataan spesifik mengenai topik pesan.Menetapkan ide pokok disesuaikan dengan tujuan pesan,

Mengelompokkan ide

Ide pokok umumnya didukung oleh beberapa ide pendukung.Dalam menyiapkan pesan yang panjang dan kompleks maka perlu dibuat outline yang berfungsi:Membayangkan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian lainnya.Menuntun penyampaian ide-ide secara lebih sistematis, efisien dan efektif.Susunan suatu outline digolongkan menjadi:Ide pokok yaitu yang menjadi inti/tema sentral pesanPoin pendukung, sebagai ide pendukung dari ide pokokIlustrasi yang berupa bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan

Memilih Pendekatan

Setelah mendefinisan ide, langkah berikutnya adalah menentukan urutan yang akan digunakan dalam penyajian ide.Terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan yaitu:1. Pendekatan langsung atau deduktifDimana ide pokok ditempatkan di bagian awal diikuti ide-ide pendukung berupa argumentasi atau bukti-bukti.Pendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan akan bereaksi positip atau menyenangkan saat menerima pesan.2. Pendekatan tak langsung atau induktifArgumentasi atau bukti-bukti pendukung disajikan di awal lalu diikuti ide pokokPendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan bereaksi negatif atau tidak menyenangkan saat menerima pesan

Memilih Antara Pendekatan Langsung dan Tidak Langsung.

Pendekatan tidak langsungReaksi penerimaIngin sekali/terta-rik/senang/netralTidak senangTidak tertarik/ tidak mauPembukaan pesanMemulai dengan ide pokok, permintaan, atau berita baikMulai dg pernyataan netral sbg transisi ke alasan untuk berita burukMulai dg pernyata-an atau pertanyaan yg dapat menarik perhatianIsi pesanBerikan detail-detail yang perluBerikan alasan untuk menjelaskan jawaban negatif. Sampaikan berita buruk dan berikan saran positifBangkitkan minat penerima . Bangun keinginan untuk mengikutiPenutupan pesanTutup komentar yang menyenangkanTutup dengan ramahMintalah utk me-lakukan tindakan

Berdasarkan kemungkinan reaksi audiens, terdapat empat bentuk organisasi pesan

Permintaan Langsung (Direct request)Yaitu pesan bisnis dalam bentuk surat atau memo yang penyampaian nya langsung pada poin yang dituju.Tipe ini lebih cocok bila audien diperkirakan tertarik (msl penawaran produk baru) dan sebaiknya menggunakan pendekatan langsungPesan rutin, good news atau good willPesan rutin adalah pesan yang disampaikan secara rutinGood news atau good will adalah berita baik (msl penurunan harga) yang menimbulkan reaksi menyenangkan dari penerima. Cocok menggunakan pendekatan langsungPesan bad newsYaitu pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi menimbulkan kekecewaan (msl penolakan lamaran kerja, penolakan kredit). Sebaiknya pakai pendekatan tidak langsungPesan persuasifYaitu pesan yang bertujuan membujuk, karena penerima diperkirakan tidak tertarik pada pesan tersebut. Cocok pakai pendekatan tidak langsung

MEMFORMULASIKAN PESAN

Memformulasikan pesan adalah proses penyusunan naskah bisnis.Dalam penyusunan naskah untuk pertama kali, yang perlu mendapat perhatian adalah menentukan gaya dan nada.Gaya adalah cara menggunakan kata-kata, kalimat dan paragrap untuk mencapai nada atau kesan secara keseluruhan.Gaya dapat diubah-ubah untuk menciptakan nada yang sesuai dengan peristiwa.

Menggunakan Nada Percakapan

Sebagian besar pesan bisnis menggunakan nada percakapan yang hangat tetapi tetap lugas.Hindari penggunaan bahasa yang tidak familier dan muluk-muluk.Hindari menceramahi dan membualHati-hatilah dengan keakrabanBerhati-hatilah dengan humor. (Bovee & Thill 2007:181).

PEMILIHAN KATA YANG TEPAT

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis baik secara lisan maupun tertulis perlu memperhatikan hal-hal yang berikut;Gunakan kata yang familier/dikenal, dan lazim digunakan dan sesuai dengan pendidikan dan pengalaman audiensPilih kata-kata yang singkat dalam menyampaikan pesan bisnisHindari kata-kata yang bermakna ganda dan multitafsir.Gunakan kata-kata fungsional dan kata-kata isi dengan benar.

Kata Fungsional dan Kata Isi

Menggunakan kata-kata fungsional dan kata-kata isi dengan benar.Kata-kata fungsional mengekspresikan hubungan dan hanya mempunyai satu arti dalam setiap konteks penggunaannya – melputi kata penghubung, kata depan, kata sandang, dan kata ganti.Kata-kata isi, adalah kata-kata yang bersifat multi demensi – meliputi kata benda, kata kerja, kata sifat dan kata keterangan.

MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF

Kalimat harus disusun secara sadar dan sengaja untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baikTerdapat tiga jenis kalimat yaitu;Kalimat sederhana, yaitu kalimat yang hanya memiliki satu induk kalimat (satu subyek dan satu predikat)Kalimat majemuk, yaitu berisi dua atau lebih klausa independen, dan dihubungkan kata penghubug spt dan, atau, tetapiKalimat kompleks, yaitu berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sbg anak kalimat.Jika memiliki dua ide yang memiliki tingkat kepentingan sama gunakan kalimat majemuk atau penggabungan kedua kalimat sederhana.Jika salah satu ide memiliki tingkat kepentingan yang lebih rendah, maka gunakan kalimat kompleks.

CARA MENGEMBANGKAN PARAGRAF

Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf yaitu;Pendekatan induktif, dimulai dengan berbagai alasan baru dibuat kesimpulanPendekatan deduktif, dimulai dari kesimpulan baru diikuti alasan-alasannyaSuatu paragraf dapat dikembangkan dengan;Ilustrasi, yang dapat memperjelas ide pokokPerbandingan, yang menguraikan persamaan dan perbedaanPembahasan sebab akibat, yang memusatkan uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu.Klasifikasi, yaitu memecah ide umum menjadi beberapa kategori spesifik.Pembahasan pemecahan masalah.Dalam setiap paragraf pusatkan pada ide tunggal dan harus tetap dijaga sebagai kesatuan ide yang utuh. Gunakan kata transisi, kata ganti sebagai penghubung antar kalimat.

MEREVISI PESAN BISNIS revisi pesan Revisi pesan berhubungan dengan

Pesan bisnis yang efektif, untuk bisa sampai di tangan penerima pesan dan mendapat respons yang diharapkan membutuhkan beberapa tahapan proses pembuatan, yaitu:Perencanaan pesan,Pengorganisasian pesan, danrevisi pesanRevisi pesan berhubungan dengan:Keterampilan revisi pesan-pesan bisnisMembuat kalimat yang efektifMengembangkan paragraf

Revisi Pesan Bisnis (Tertulis)

1. Penyuntingan Pesan (Editing)Proses penulisan pesan bisnis tertulis diawali dengan penulisan draf, kemudian ditelaah ulang (review) dan diperbaiki lagi baik dari sudut isi, maupun gaya bahasa yang digunakan, organisasi dan formatnyaMengevaluasi isi dan organisasi pesan, diawali dengan membaca secara cepat (skimming) dengan memusatkan perhatian pada isi, organisasi, dan format pesan.Meninjau ulang gaya dan kemudahan pembacaan

Menulis /membaca ulang pesan

Hindari tanpa melakukan penulisan ulang dan mengirim dokumen pada saat terakhir dibutuhkanKetika menulis ulang perhatian pada setiap kata dan kalimat.Kata/ungkapan yang tidak perlu sebaiknya dihapus3. Memproduksi pesan yang menarik dan efektifPemakaian desain yang konsisten untuk elemen desain yang muncul berulang spt.; marjin, jenis huruf, keseimbangan ruang antara teks, gambar dsbSederhana, tidak terlalu banyak elemen desain, atau terlalu banyak sentuhan dekoratif.4. Mencetak dan mendistribusikan pesanLewat print preview di layar komputer sudah WYSWYG (What You See is What You Get) namun pastikan margin, nomor halaman, gambar, margin sudah benar.Setelah dicetak baru distribusikan

BAB V PENULISAN PESAN-PESAN POSITIF

Keunggulan:

• Meningkatkan pemahaman secara komprehensif ketika pertama kali membaca suatu pesan
• Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah dilakukan.
• Menghemat waktu bagi pembaca

Kekurangan:

• Orang cenderung menyampaikan pesan sesuai cara berpikirnya
• Kesulitan mengubah pola pikir to the point

Cara permintaan pesan pesan rutin

Menulis pesan rutin dimulai dengan ide pokok secara tegas, selanjutnya ikuti penjelasan yang lebih rinci tentang apa dan bagaimana permintaan pesan rutin dikehendaki., bagian tengah diberi pernyataan yang menarik perhatian. Bagian akhirnya beri pernnyataan keramahan, apresiasi dan tindakan khusus yang diinginkan.

Cara penulisan pesan-pesan positif

Bagian pertama ditulis ide pokok dengan pernyataan yang jelas agar menarik perhatian. Bagian tengahnya sampaikan secara rinci supporting idea. Dan bagian akhirnya berikan kesan yang baik.

a. Ide pokok yang jelas

Penulissan pesan positif menggunakan metode pendekatan langsung dengan diawali ide pokok/

b. Penjelasan rinci

Bagia pertengahannya memiliki bahasan yang banyak dan cukup rinci, sehingga prlu dijelaskan poin poin secara lengkapa agar pembaca tidak bingung.

c. Penutup surat

Akhiri bagian penutup surat dengan keramahan dan kesopanan.

Pesan –pesan good news dan good will

Adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain,

Good news tentang pekerjaan

Umumnya kabar baik diumumkan melalaui pendekatan langsung, tetapi, tidak menutup kemungkinan jika menggunakan metode tidak langsung terutama jika pesannya disampaikan lisan.

Good tentang produk

Untuk menjaga pelanggannya perusahaan mengembangkan strategi bisnis dengan penetapan harga produk yang kompeteitif, produk yang berkuaitas, promosi yang tepat, dan sluran distribusi yang tepat. Good news produk antara lain:

Pengertian Pesan Rutin

Pesan rutin adalah pesan yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari yang berulang, perlu dilakukan atau dijawab secepatnya, dengan menggunakan pendekatan langsungPesan rutin sangat beragam seperti; surat masuk, surat keluar, memo, yang berisi pesanan barang, keluhan, rekomendasi, permintaan informasi, kredit, penawaran, pengaduan, undangan.Pesan rutin umumnya pendek dan sederhana.Pesan rutin akan efektif apabila menerapkan strategi yang jelas.

Strategi Permintaan Rutin

Nyatakan permintaan /pesan (Pembukaan)Tulis dalam nada yang sopan, tidak menuntut dan personalNyatakan permintaan Anda secara spesifik dan tepat.Jelaskan dan berikan alasan pada permintaan Anda (Isi).Beri alasan bahwa permintaan anda penting.Jelaskan setiap potensi manfaat bila merespon permintaan anda.Perincilah permintaan yg kompleks ke dalam daftar permintaan.Mintalah dilakukan tindakan spesifik (Penutup)Informasikan kontak yanng dapat dihubungi untuk memenuhi permintaan Anda.Ekspresikan rasa terima kasih AndaNyatakan dengan jelas setiap tenggat waktu permintaan Anda. (Bovee & Thill, 2007)

Keunggungan dan Kelemahan Pegorganisasian Pesan Rutin dengan Pendekatan Langsung

KeunggulanKelemahanMeningkatkan pemahaman secara komprehensif ketika pertama kali membaca pesan.Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah dilakukan.Menghemat waktu bagi pembaca karena segera mengetahui maksud pesanOrang cenderung menyampaikan pesan menurut cara berfikirnya.Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”

BENTUK-BENTUK PERMINTAAN RUTIN

Permintaan untuk pihak internalBiasanya permintaan pihak internal dikomunikasikan secara lisan, namun dapat juga dalam bentuk tertulis.Bentuk permintaan rutin dalam bentuk tertulis yang paling umum dipakai oleh pihak internal adalah memo.Permintaan untuk pihak eksternalPermintaan informasi ke pihak eksternal dapat berupa pesanan, klaim, permohonan kredit dan undangan.Apabila permintaan dilakukan sebagai tanggapan atas suatu iklan, maka perlu dicantumkan informasi mengenai dimana dan kapan iklan dibaca atau dilihat.

MEMO

Memo adalah surat dari seorang pejabat ditujukan kepada pejabat lain dalam satu instansi atau bawahannya yang isinya singkat tentang pemberitahuan, saran, permintaan.Memo hanya berlaku untuk komunikasi secara Internal dan biasanya ditulis dengan tangan di lembar kertas dalam bentuk formulir tanpa nomor dan cap instansi.Secara garis besar, bagian-bagian yang terdapat dalam memo adalah:Kepala surat yang bisa memuat nama dan alamat kantor, perkataan “memo”, “kepada”, “dari”, “hal”, “tanggal”Badan surat,yang memuat pesan yang hendak disampaikanKaki surat, yang memuat tanda tangan, nama terang.

PT PURI KENCANA MEMORANDOM

Jl. Palembang 14 MalangDirekturttSYAWAL SABDari : DirekturKepada : Manajer PemasaranTanggal : 12 Oktober 2013MEMORANDOMTolong siapkan laporan penjualan 3 bulan terakhir untuk bahan rapat tanggal 30 Oktober 2013

SURAT PESANAN

Surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang atau meminta jasa tertentu.Informasi barang/jasa yang akan dipesan dapat diperoleh melalui surat penawaran, iklan, atau melalui petugas pemasaran.Dalam surat pemesanan harus disebutkan dengan jelas, singkat, dan sopan mengenai;Nama, jenis, tipe, dan ciri barang yang dipesanJumlah atau banyaknya pesananCara pembayaranCara pengiriman atau cara penyerahan.Waktu pengiriman yang diinginkan.

Jl. Mayjen Haryono 163 Malang

TOKO SUMBER REZEKIJl. Mayjen Haryono 163 MalangNomor : 123/TR/2/2013Hal : PesananYth. Direktur Pemasaran Malang, 12 Oktober 2013PT Mekar ElektrikJl. Siwalan 56MojokertoSehubungan dengan surat penawaran Saudara nomor 25/PB/X/2013 tanggal 10 Oktober 2013, kami bermaksud memesan beberapa barang elektronik sebagai berikut;1. Mesin cuci 7 kg unit warna putih2. Televisi 21 inchi unit warna silver3. Pompa air Sanyo unitSedangkan cara pembayaran, cara pengiriman, potongan harga serta garansi sesuai dengan penawaran Saudara. Kami berharap agar pesanan tersebut dapat kami terima paling lambat tanggal 27 Oktober 2013Demikian, dan kami tunggu kabar dari saudara secepatnya.Hormat kamiEdy Marpaung SAB

10 Surat KeluhanSurat keluhan (klaim) adalah surat pernyataan ketidakpuasan yang dikrimkan pembeli kepada penjual barang atau penyedia jasa atas barang atau layanannya.Ketidkpuasan dapat berkaitan dengan;Pengembalian barang dan permintaan uang kembaliPengggantian produk rusakPerbaikan dalam masa garansiPembatalan pesanan, dll.Dalam surat pengaduanJelaskan problem yang ada dan berikan alasan detailnya.Berikan informasi atau bukti yang mendukungHindari nada marah atau emosionalMintalah tindakan penyesuaian (penyelesaian klaim) yang diinginkan.

Jl. Mayjen Haryono 163 Malang

TOKO SUMBER REZEKIJl. Mayjen Haryono 163 MalangNomor : 123/TR/2/2013Hal : Kesalahan PengirimanYth. Direktur Pemasaran Malang, 12 Oktober 2013PT Mekar ElektrikJl. Siwalan 56MojokertoDengan ini kami sampaikan bahwa telah menerima kiriman barang dari saudara pada tanggal 11 Oktober 2013,Dari beberapa barang yang kami terima, ada beberapa barang yang tidak sesuai dengan pesanan kami. Barang tersebut adalah TV 21 inchi dengan warna hitam, yang seharusnya warna silver sesuai dengan pesanan kami. Untuk itu kami mengharapkan agar Saudara mengganti barang yang tidak sesuai tersebut dengan biaya pengiriman menjadi tanggungan Saudara.Demikian, dan kami tunggu kabar dari saudara secepatnya.Hormat kamiEdy Marpaung SAB

Mengabulkan Klaim dan Permintaan untuk Penyesuaian

Ketika perusahaan yang salahPerhatikan kebijakan perusahaan dalam kasus yang ada sebelum anda merespon.Bersimpati pada ketidaknyamanan pelangganJelaskan bagaimana anda telah atau akan menangani klaimAmbil langkah-langkah untuk memperbaiki hubunganKetika pelanggan yang salahBandingkan antara biaya memenuhi dan menolak permintaanBila memilih memenuhi permintaan, bukalah surat dg berita baikGunakan bagian isi pesan untuk mengajak pelanggan menghindari hal serupa dimasa yang akan datang.Ketika pihak ketiga yang salah.Evaluasi situasi dan tinjau ulang kebijakan perusahaanHindari menyalahkan pihak lain, fokus pada pencarian solusi.

UNDANGAN

Undangan adalah suatu pesan yang mengharap-kan kehadiran seseorang atau sekelompok orang dalam suatu acara atau kegiatan tertentu, pada waktu dan tempat tertentu pula.Undangan dibedakan menjadi resmi (dinas) dan undangan tidak resmi (pribadi).Undangan resmi menggunakan format surat menyurat / korespondensi resmi.

DEKAN FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Dalam rangka Dies N atalis Ke -53 FIA UB mendapat kehormatan mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk menghadiri acara FIA Fun Day nanti pada:Hari : SabtuTanggal: 19 Oktober 3013pukul : s/d 15.00tempat : lapangan FIA UBAcara : FIA FUN DAYAtas kehadian Bapak/Ibu /Saudara kami sampaikan ucapkan terima kasih.DekanPerlukan undangan di atas direvisi?

PESAN POSITIP

Pesan positip adalah pesan-pesan bisnis yang memberi-kan kesan menyenangkan kepada pihak lain, yang meliputi goodnews dan goodwillPengorganisasian permintaan pesan rutin dan positif menggunakan pendekatan langsung (deduktif)

Good News Contoh good news tentang Produk

Pesan kabar baik (good news), adalah surat yang menginforma-sikan kabar baik atau berita yang menyenangkan.Contoh good news tentang pekerjaanKenaikan gaji Lamaran pekerjaan dikabulkanPromosi jabatan Tunjangan hari raya (THR)Contoh good news tentang ProdukPemberian diskonLayanan purna jualGaransiPersetujuan kredit

Menyampaikan pesan positip dengan nada bersahabat dan menyambut

Selamat bergabung di PT Abadi. Sejumlah kandidat telah diwawancara, tetapi latar belakang pendidikan dan pengalaman membuat anda menjadi yang terbaik untuk mendapatkan posisi sebagai Sales Manager.Sebagaimana telah kita diskusikan, gaji anda sebesar Rp per bulan. Kami ingin anda mulai bekerja pada hari Senin, tanggal 4 Nopember Silahkan datang ke kantor saya pukul pagi. Saya akan memberikan orientasi mendalam tentang PT Abadi dan membicarakan berbagai tunjangan perusahaan yang tersedia bagi anda.Setelah makan siang Natasia akan membawa anda ke bagian pemasaran dan membantu anda mengetahui tugas dan tanggung jawab anda sebagai Sales Manager. Saya menunggu untuk bertemu dengan anda tanggal 4 Nopember 2013Menjelaskan semua detail yang diperlukan

GoodwillPesan

dengan niat baik (goodwill) lebih menekankan pada upaya menjaga hubungan personal atau kekeluargaan dengan para relasi, dan tidak mempunyai tujuan bisnis langsung.Ucapan selamat (congratulation). Ini biasanya diberikan atas keberhasilan perusahaan atau individu.Penghargaan (message of appreciation). Ini diberikan karena kemampuan perusahaan atau individu mencapai prestasi kerja tertentu.Ucapan dukacita (condolence). Ucapan dukacita ini dapat diberikan secara lisan ataupun tertulis. Ini menunjukkan perhatian dan rasa simpati perusahaan terhadap individu atau organisasi yang mengalami musibah.Ucapan terima kasih. Ini diberikan sebagai ungkapan rasa, karena telah dibantu atau diuntungkan oleh seseorang atau lembaga

Contoh

Jl. Mayjen Haryono 163 Malang

PT MITRA PERKASAJl. Mayjen Haryono 163 MalangUCAPAN SELAMATDengan ini pimpinan dan karyawan PT Mitra Perkasa mengucapkan selamat dan sukses atas dibukanya kantor cabangBank MandiriCabang KepanjenDengan dibukanya cabang yang baru tersebut kami mengharapkan hubungan perbankan antara kami dengan bank mandiri bertanbah erat dan lancar.Malang, 10 Oktober 2013Hormat kamiAli Hanan SABDirektur

BAB VIP PENULISAN PESAN -PESAN NEGATIF

PENULISAN PESAN-PESAN NEGATIF

Tidak seorangpun yang suka menerimanya dan tak seorangpun yg suka menyampaikan pesan-pesan buruk (bad news)Namun mengirim pesan-pesan negatif /buruk pada orang lain merupakan fakta kehidupan dan tidak bisa dihindari dalam karier seseorang.

PENGERTIAN DAN RAGAM PESAN NEGATIF

Pesan negatif/buruk (bad news) adalah pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan bagi audiensPesan negatif lazimnya disusun dengan pendekatan tidak langsung (induktif), tetapi dapat juga dengan pendekatan langsung.Aneka ragam pesan negatifPesan negatif tentang masalah bisnis rutin kenaikan harga, produk cacat, produk kedaluarsa,Berita negatif tentang pesanan, seperti tidak dapat memenuhi sebagian atau seluruh pesananBerita negatif tentang orang, seperi menolak lamaran kerja, menolak memberikan rekomendasi.Bad news tentang penolakan, seperti penolakan; kerjasama, klaim, undangan, permohonan kreditBerita negatif lainnya seperti pemutusan hubungan kerja, skorsing

TUJUAN DARI PESAN NEGATIF

Bovee dan Thill (2007:325) lima tujuan utama dari pesan-pesan negatif adalah untuk:Menyampaikan berita burukMemastikan penerimaan tentang berita buruk tersebutMempertahankan niat baik (goodwill) dengan penerima atau pembaca pesanMempertahankan citra baik organisasiMengurangi atau menghilangkan kebutuhan korespondensi tentang hal tersebut diwaktu yang akan datang.

Menyelesaikan Pesan Negatif

Menulis Pesan NegatifGunakan bahasa yang sopan dan kata-kata yg tidak biasGunakan frase positif dalam pesan-pesan negatif.Jelaskan kesalahan penerima dengan kalimat pasif.Menyelesaikan Pesan NegatifRevisi pesan anda untuk memastikan semuanya jelas, lengkap dan ringkasPilihkan desain dan tata letak yg bersih dan profesional.Pastikan pesan negatif disampaikan tepat waktu.

Memilih Kata-kata Positif

HINDARI NADA NEGATIFGUNAKAN NADA POSITIFSaya tidak paham apa maksud andaTolong klarifikasikan permintaan andaKerusakan tsb tidak dapat diper-baiki dalam semingguBarang tsb akan diperbaiki minggu depanKerusakan itu bukan kesalahan sayaBarang dagangan itu rusak dalam perjalananLaporan yang terlampir salahTolong periksa kembali laporan terakhirSayangnya, kami tidak menerima-nyaSurat terebut belum sampaiAkan ada penundaan dalam pesanan andaKami akan mengirimkan pesanan anda secepat mungkinKami menyesalkan kesalahpahaman ini.Saya mencoba semampy saya agar lebih jelas mulai sekarang

Kebiasaan ti-dak langsung

Memilih PendekatanPendekatan langsungPendekatan tidak langsungApakah berita buruk tsb akan membuat syok?TidakyaApakah pembaca lebih suka pesan-pesan pendek yg langsung ke pokok masalah?Yatidak tahuSeberapa penting berita ini bagi pembaca tersebut?BiasaLuar biasaApakah perlu mempertahankan hubung-an kerja dengan pembaca pesan?Apakah anda perlu menarik perhatian pembaca?Apakah gaya yang disukai oleh organisasi anda?Kebiasaan langsungKebiasaan ti-dak langsungSeberapa banyak komunikasi lanjutan yang anda inginkan?SedikitBanyak

Pendekatan langsung

gSebuah pesan negatif dengan pendekatan langsung yaitu;Buka dengan pernyataan yang jelas tentang berita burukKami tidak bisa mengabulkan permohonan kredit andaTolong modifikasi pesanan tetap kami untuk cengkeh dari 30 ton per bulan menjadi 25 ton per bulanJelaskan alasan-alasa dan tambahkan informasi.Program kredit kami menyaratkan adanya agunan benda tak bergerak yang tidak dipenuhi dalam aplikasi anda.Nyatakan kualitas produk yang dikurangi tetap memuaskan tetapi tidak lagi dibutuhkan dalam jumlah yang sama.Tutup dengan pernyataan positifSemoga anda berhasil mencari kredit melalui perusahaan perbankan lain………………………………………………………………………………………………..

Pendekatan Tidak Langsung

Buka dengan sebuah penyangga, yaitu pernyataan netral yg mengesahkan suatu permintaan.Kami memahami tujuan anda untuk memproses pesanan dengan cepat dan efisienBeri alasan-alasan dan informasi tambahanMengarahkan pembaca ke konklusi sebelum anda mengatakannya.Berikan alasan yang cukup detail, tetapi tetap harus ringkasBeri penjelasan sisi negatif bagi pemohon bila permintaan dipenuhi.Beri pernyataan yang jelas tentang berita burukBeritahu keputusan apa yang sudah anda ambil.Tutup dengan catatan positif.Membangun niat baik,Menawarkan saran untuk suatu tindakan

Menolak Permintaan Rutin

Penolakan pesanan rutin harus berisi alasan yang logis dan diungkapkan dengan bahasa yang halus dan sopan agar hubungan baik tetap terbina.Pendekatan langsung baik digunakan karena pesan rutin membutuhkan respon cepat. Pendekatan tidak langsung baik digunakan bila anda telah memiliki hubungan yang baik dg orang yg mengajukan permintaan.Cara meresponFokus pada permintaan yang paling penting, dan biasakan membuat respon standar yang cepat untuk situasi yang kurang penting.Bila masalah telah ditutup, jangan menyiratkan bahwa masalah tersebut masih terbuka.Tawarkan ide-ide alternatif jika anda mampu.

Menangani Berita Buruk tentang Transaksi-transaksi

Berita buruk tentang transaksi selalu tidak disambut baik dan biasanya tidak diharapkan.Yang tidak diharapkan pelangganTidak terpenuhinya pesanan baik sebagian atau seluruhnya.Terlambatnya pengiriman barang pesananPendekatan yang digunakan tergantung pada harapan pelangganCara MeresponJelaskan apa yang terjadi, dan mengapa hal itu terjadi.Jelaskan cara anda mengatasi situasi tersebutPerbaiki hubungan bisnis dengan menawarkan jaminan ke depan yang lebih baikTawarkan ekspresi permintaan maaf, bila organisasi anda melakukan kesalahan.

PT MEKAR ELEKTRIK

Jl. Siwalan 56MojokertoNomor : 123/TR/2/2013Hal : Penolakan PesananYth. Pimpinant Toko Sumber Rejeki, Oktober 2013Jl. Mayjen Haryono 163 MalangTerima kasih atas surat Saudara No. 62/ME/X/2013, tanggal 8 Oktober tentang pesanan barang.Dengan ini kami beritahukan bahwa sebagian besar barang yang Sudara pesan tidak ada dalam persediaan kami, hal ini disebabkan pada bulan ini banyak pesanan dalam jumlah besar sedangkan persediaan kami tidak mencukupi .Untuk itu dengan berat hati kami belum bisa memenuhi pesanan Saudara tersebut.Mudah-mudahan pesanan berikutnya kami bisa melayani dengan sebaik-baiknya, Terima kasih atas perhatiannya dan berharap Suadara dapat memakluminya..Hormat kamiSisca Yaningwaty SABDirektur Pemasaran

Menolak Klaim (Surat Keluhan)

Hampir setiap pelanggan yang membuat klaim, terlibat secara emosional, karena itu gunakan pendekatan tidak langsung.Ketika menolah sebuah klaim;Gunakan pendekatan tidak langsung.Tunjukan pemahaman anda tentang keluhanJelaskan alasan anda menolak keluhan, tanpa bersembunyi di balik kebijkan perusahaan.Berikan catatan transaksi yang akurat dan faktualTekankan cara masalah seharusnya ditangani bukan me-mikirkan kesalahan pelanggan.Akhiri penutup yang positif, bersahabat, dan membantu.

PENCEMARAN NAMA BAIK

Pencemaran nama baik adalah sebuah pernyataan yang dapat merusak karakter atau reputasi seseorang.Pernyataan salah, tidak dapat dibuktikanBahasa ya ng digunakan melukai perasaanPernyataan telah dipublikasikanUntuk menghindari dituduh melakukan pencemaran nama baik harus bisa membuktikan;Jangan pernah menggunakan bahasa yang kasar.Tetap mengacu pada faktaJangan menulis dalam keadaan marahMinta saran dari sisi hukum tentang pesan yg dipertanyakanBerkomunikasi secara jujur.

MENOLAK LAMARAN KERJA

Buka dengan pendekatan langsung

Nyatakan dengan jelas alasan pelamar tersebut tidak terpilihTutup dengan menyarankan alternatif-alternatif.Pembukaan lowongan lain di perusahaan andaMenyebutkan resume pelamar akan dipertimbangkan untuk lowongan yang akan datang