Perencanaan sumber daya perusahaan

Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

Sejarah

ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) yang ber-evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice, dan akuntansi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas, dan sumber daya manusia.

Karakter Sistem

ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

Modul ERP

Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan akuntasi serta Sumber Daya Manusia

Keuntungan penggunaan ERP

Integrasi data keuangan

Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik

Standarisasi Proses Operasi

Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk

Standarisasi Data dan Informasi

Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda

Keuntungan yg bisa diukur

Penurunan inventori
Penurunan tenaga kerja secara total
Peningkatan service level
Peningkatan kontrol keuangan
Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi

Memilih ERP

Latar Belakang

Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk
ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain
Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat
Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrem, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang ada
Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif
Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat dan business process yang ‘parah’

Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah mudah (paling tidak, tidaklah sederhana), dan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang mahal

Suksesor Penerapan

Syarat sukses memilih ERP Pengetahuan dan Pengalaman

Pengetahuan adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar
Pengalaman adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan
Pengalaman tanpa pengetahuan bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup. Kesalahan ini muncul atau terjadi karena ERP adalah sebuah best practice dari standar bisnis. Seharusnya pengetahuan pada fungsi-fungsi yang tersedia dalam aplikasi cukup tinggi sehingga tidak menerapkan (implementation) dengan cara yang keliru. Kesalaahan dalam implementasi akan menjadi masalah serius bagi usaha peningkatan kinerja usaha.

Pemilihan Metodologi

Metodologi yang berkaitan dengn ERP an munculnya permasalahan

Pengetahuan tanpa pengalaman menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasik

Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP
Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple
Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP

(BK. Khaitan, weblink)

Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisis strategi bisnis, analisis sumber daya manusia, analisis infrastruktur dan analisis software

Analisa Strategi Usaha

Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?
Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?
Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?
Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?
Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?
Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?
Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?

Analisa Sumberdaya Manusia

Bagaimana komitment top management terhadap usaha untuk implementasi ERP?
Siapa yang akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?
Bagaimana komitmen dari tim implementasi?
Apa yang diharapkan para calon user terhadap ERP?
Adakah ERP champion yang menghubungkan top management dengan tim?
Adakah konsultan dari luar yang disiapkan untuk membantu proses persiapan?

Analisa Infrastruktur

Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)
Seberapa besar budget untuk infrastruktur?
Apa infrastruktur yang harus disiapkan?

Analisa Perangkat Lunak

Apakah perangkat lunak tersebut cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?
Apakah ada dukungan layanan dari penyedia, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari
Seberapa banyak waktu untuk implementasi yang tersedia
Apakah perangkat lunak memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan

Penerapan ERP

Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:

ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan
ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan
Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya

Gagalnya ERP

Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru

Tanda-tanda kegagalan ERP

Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:

Kurangnya komitmen top management
Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisis strategi bisnis)
Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)
Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan
Kesalahan penghitungan waktu implementasi
Tidak cocoknya software dgn business process
Kurangnya training dan pembelajaran
Cacatnya project design & management
Kurangnya komunikasi
Saran penghematan yang menyesatkan

Software ERP

Beikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source