Pengertian Komunikasi dan Komunikasi Bisnis
Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku ataupun tindakan. Beberapa definisi komunikasi menurut para ahli adalah sebagai berikut :
1. Murphy; komunikasi adalah seluruh proses yang diperlukan untuk mencapai pikiran-pikiran yang dimaksud oleh orang lain
2. Harwood; komunikasi didefinisikan sebagai proses untuk membangkitkan perhatian orang lain yang bertujuan untuk menjalin kembali ingatan-ingatan
3. Hovland; komunikasi merupakan proses dimana seseorang (komunikator) mengirimkan stimuli (biasanya dengan simbol-simbol verbal ) untuk mengubah perilaku orang lain (komunikan)
Dari definisi para ahli diatas, maka dapat disimpulkan bahwa komunikasi merupakan proses kegiatan pengoperan / penyampaian warta atau berita /informasi yang mengandung arti dari satu pihak (seseorang/tempat) kepada pihak (seseorang/tempat) lain, dalam usaha mendapatkan saling pengertian.
Komunikasi bisnis ialah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik verbal maupun nonverbal untuk mencapai tujuan tertentu.
Unsur-Unsur Komunikasi
Unsur-unsur komunikasi ialah sebagai berikut :
1. Sumber
Sumber atau disebut juga komunikator, merupakan pihak yang memiliki informasi kemudian menyampaikannya kepada penerima (komunikan). Dalam komunikasi antarmanusia, sumber bisa terdiri dari satu orang, tetapi bisa juga dalam bentuk kelompok, misalnya : partai, organisasi, dan lembaga.
2. Proses Encoding
Encoding adalah proses mengubah (konversi) informasi dari suatu sumber (komunikator) menjadi data, yang selanjutnya dikirimkan ke penerima atau pengamat.
3. Pesan
Pesan yang dimaksud dalam proses komunikasi adalah sesuatu yang disampaikan pengirim kepada penerima. Pesan dapat disampaikan dengan cara tatap muka atau melalui media komunikasi. Isinya bisa berupa ilmu pengetahuan, hiburan, informasi, nasihat, atau propaganda.
4. Media
Media yang dimaksud disini ialah alat yang digunakan untuk memindahkan pesan dari sumber kepada penerima.
5. Gangguan
Gangguan atau noise adalah hal yang mendistorsi pesan. Suatu komunikasi dianggap mengalami gangguan apabila terjadi ketidaksesuaian pesan antara yang dikirim dengan yang diterima.
6. Lingkungan
Lingkungan atau situasi adalah faktor-faktor tertentu yang dapat mempengaruhi jalannya komunikasi. Faktor ini dapat digolongkan atas empat macam, yakni lingkungan fisik, lingkungan sosial budaya, lingkungan psikologis, dan dimensi waktu.
7. Proses Decoding
Decoding adalah proses kebalikan dari encoding, yaitu konversi data yang telah dikirimkan oleh sumber menjadi informasi yang dimengerti oleh penerima.
8. Penerima
Penerima adalah pihak yang menjadi sasaran pesan yang dikirim oleh sumber. Penerima bisa terdiri dari satu orang atau lebih, bisa dalam bentuk kelompok, partai atau negara.
9. Pengaruh
Pengaruh atau efek adalah perbedaan antara apa yang dipikirkan, dirasakan dan dilakukan oleh penerima sebelum dan sesudah menerima pesan.
10.Tanggapan Balik
Ada yang berpendapat bahwa umpan balik sebenarnya adalah salah satu bentuk daripada pengaruh yang berasal dari penerima. Akan tetapi sebenarnya umpan balik bisa juga berasal dari unsur lain seperti pesan dan media, meski pesan belum sampai pada penerima.
Bentuk Dasar Komunikasi
Pada dasarnya, komunikasi terdiri atas dua bentuk, yaitu komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.
A. Komunikasi Verbal
Verbal adalah pernyataan lisan antar manusia lewat kata-kata dan simbol umum yang sudah disepakati antar individu, kelompok, bangsa dan Negara. Jadi definisi komunikasi verbal dapat disimpulkan bahwa komunikasi yang menggunakan kata-kata secara lisan dengan secara sadar dilakukan oleh manusia untuk behubungan dengan manusia lain.
Menurut Larry L. Barker, bahasa memiliki tiga fungsi:
1. Penamaan (naming atau labeling)
Penamaan atau penjulukan merujuk pada usaha mengidentifikasi objek, tindakan, atau orang dengan menyebut namanya sehingga dapat dirujuk dalam komunikasi.
2. Interaksi
Fungsi interaksi menekankan berbagi gagasan dan emosi, yang dapat mengundang simpati dan pengertian atau kemarahan dan kebingungan.
3. Transmisi
Informasi yang kita terima setiap hari, sejak bangun tidur sampai tidur kembali, dari orang lain secara langsung maupun tidak langsung (dari media massa), inilah yang kita sebut sebagai fungsi transmisi.
Book mengemukakan, agar komunikasi kita berhasil, setidaknya bahasa harus memenuhi tiga fungsi :
1. Untuk mengenal dunia di sekitar kita
2. Berhubungan dengan orang lain
3. Menciptakan koherensi dalam kehidupan kita
Ada beberapa hal yang menyebabkan fungsi tersebut tidak berjalan dengan baik yaitu keterbatasan bahasa. Maksudnya adalah adanya perbedaan arti atas penamaan atas hambatan lain saat anda sedang berkomunikasi. Adapun hal-hal tersebut adalah sebagai berikut :
· Keterbatasan kata-kata yang mewakili sebuah objek
· Kata-kata yang bersifat ambigu dan kontekstual
· Kata-kata yang mengandung bias budaya
· Bahasa dapat dipandang sebagai perluasan bahasa.
Ketika berkomunikasi, kita menerjemahkan gagasan dalam bentuk lambang (verbal atau nonverbal).Bahasa ialah alat yang digunakan untuk proses penyandian, namun memiliki keterbatasan. Untuk itu diperlukan kecermatan dalam berbicara, bagaimana mencocokkan kata dengan keadaan sebenarnya, bagaimana menghilangkan kebiasaan berbahasa yang menyebabkan kerancuan dan kesalahpahaman.
B. Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang sering digunakan dalam presentasi, dimana penyampaiannya bukan dengan kata-kata, tetapi melalui gerakan-gerakan anggota tubuh yang sering dikenal dengan istilah bahasa isyarat atau body language. Selain itu, penggunaan bahasa nonverbal dapat melalui kontak mata, penggunaan objek seperti pakaian, potongan rambut, dan penggunaan simbol-simbol.
Pengertian komunikasi nonverbal menurut Larry A. Samovar dan Richard Porter adalah pencakupan semua ransangan dalam suatu setting komunikasi yang dihasilkan suatu individu dan penggunaan lingkungan oleh individu, yang mempunyai nilai potensial bagi pengirim atau penerima, baik disengaja atau tidak.
Jenis dari komunikasi nonverbal secara umum dikenal dan digunakan untuk memperkaya komunikasi verbal, yang terdiri atas :
1. Bahasa isyarat
2. Ekspresi wajah
3. Sandi
4. Simbol
5. Warna
6. Parabahasa
7. Busana
Fungsi-fungsi yang dipakai dalam komunikasi nonverbal adalah :
1. Fungsi Repetisi
Perilaku nonverbal dapat mengulangi perilaku verbal. Misalnya menganggukkan kepala ketika mengatakan “ya”.
2. Fungsi Substitusi
Perilaku nonverbal dapat menggantikan perilaku verbal, jadi kita tidak perlu mengungkapkannya dengan kata-kata. Misalnya menggelengkan kepala ketika diajak ketempat sesuatu, yang berarti gelengan kepala = tidak mau/tidak bisa.
3. Fungsi Regulator
Perilaku nonverbal dapat meregulasi perilaku verbal. Misalnya ketika kuliah sudah mulai berakhir, mahasiswa yang duduk di depan melihat jam tangannya 2 sampai 3 kali agar dosen segera menyadarinya.
4. Fungsi Kontradiksi
Perilaku nonverbal dapat bertentangan atau membantah perilaku verbal. Contohnya Anda memuji prestasi teman, tapi Anda mengatakannya sambil mencibirkan lidah.
Komunikasi memiliki nilai tersendiri sehingga membuat dia begitu penting dalam berkomunikasi. Diantaranya yaitu; komunikasi nonverbal berperan dalam menyampaikan perasaan dan emosi, mampu mendeteksi kejujuran dan kebohongan seseorang, serta sifatnya yang begitu efisien.
Proses Komunikasi
Menurut Thil dan Bovee dalam Business Communications Today, terdapat enam tahap dalam proses komunikasi :
1. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan
2. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan
3. Pengirim menyampaikan pesan
4. Penerima menerima pesan
5. Penerima menaksirkan pesan
6. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim
Memahami Komunikasi Bisnis
Tujuan komunikasi bisnis antar pribadi sesama rekan bisnis ialah:
- Menyampaikan informasi bisnis
- Berbagi pengalaman bisnis
- Menumbuhkan simpati
- Melakukan kerjasama bisnis
- Menceritakan kekecewaan atau kesalahan
- Menumbuhkan motivasi bisnis
Hal yang patut diperhatikan untuk mencapai kesepahaman dalam komunikasi pada organisasi / bisnis :
a. Empat gaya kepemimpinan
- Pengarahan (directing); Karyawan belum memiliki pengalaman yang cukup dalam menyelesaikan pekerjaan
- Pembekalan (coaching); Karyawan telah memiliki pengalaman yang cukup dalam menyelesaikan pekerjaan
- Dukungan (supporting); Karyawan telah mengenal teknik-teknik yang dituntut dan telah mengembangkan hubungan yang baik dengan seorang manajer
- Pendelegasian (delegating); Karyawan telah memahami dengan baik tugas-tugas pekerjaan yang harus diselesaikan, sehingga mereka layak untuk menerima pendelegasian tugas dari manajer
b. Gaya Kepemimpinan Situasional
- Keterampilan Analitis (analitical skills)
- Keterampilan Fleksibillitas (flexibility skills)
- Keterampilan Komunikasi (communications skills)
c. Kepemimpinan Inti (Hellriegel dan Slocum)
- Pemberdayaan (empowerment)
- Intuisi (intuition)
- Pemahaman Diri (self-understanding)
- Visi (vision)
- Kesesuaian Nilai (value congruence)