Metode komunikasi organisasi

Metode komunikasi organisasi adalah korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi yang terfokus pada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi yang berfokus pada teknik, media, proses dan faktor-faktor yang menjadi penghambat proses komunikasi organisasi.

Perspektif utama

Menurut Pace & Feules, ada dua perspektif utama yang akan mempengaruhi bagaimana komunikasi organisasi didefinisikan, yaitu:

• Perspektif objektif

Perspektif objektif menekankan definisi komunikasi organisasi sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Fokusnya adalah penanganan pesan, yakni menerima, menafsirkan, dan bertindak berdasarkan informasi dalam suatu peristiwa komunikasi organisasi.

• Perspektif subjektif

Perspektif subjektif mendefinisikan komunikasi organisasi sebagai proses penciptaan makna atas interaksi di antara unit-unit organisasi yang menciptakan, memelihara, dan mengubah organisasi. Fokusnya adalah bagaimana individu anggota organisasi bertransaksi dan kemudian memberi makna terhadap peristiwa komunikasi yang terjadi.

Dengan demikian, definisi komunikasi organisasi dilihat dari perspektif objektif maupun perspektif subjektif adalah sebagai proses penciptaan dan penafsiran informasi di antara unit-unit komunikasi sebagai bagian dari suatu organisasi secara keseluruhan.

Pendekatan komunikasi dalam organisasi

Komunikasi organisasi dilakukan dengan tiga pendekatan, yaitu:

• Pendekatan Makro

Dalam pendekatan makro organisasi dipandang sebagai suatu struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya. Dalam berinteraksi, organisasi melakukan aktivitas tertentu seperti:

a. Memproses informasi dan lingkungan

b. Mengadakan identifikasi

c. Melakukan intergrasi dengan organisasi lain

d. Menentukan tujuan organisasi

• Pendekatan Mikro

Pendekatan ini terutama menfokuskan kepada komunikasi dalam unit dan sub-unit pada suatu organisasi. Komunikasi yang diperlukan pada tingkat ini adalah komunikasi antara anggota kelompok seperti:

a. Komunikasi untuk pemberian orientasi dan latihan

b. Komunikasi untuk melibatkan anggota kelompok dalam tugas kelompok

c. Komunikasi untuk menjaga iklim organisasi

d. Komunikasi dalam mensupervisi dan pengarahan pekerjaan

e. Komunikasi untuk mengetahui rasa kepuasan kerja dalam organisasi

• Pendekatan individual

Berpusat pada tingkahlaku komunikasi individual dalam organisasi. Semua tugas-tugas yang telah diuraikan pada dua pendekatan sebelumnya diselesaikan oleh komunikasi individual. Ada beberapa bentuk komunikasi individual:

a. Berbicara pada kelompok kerja

b. Menghadiri dan berinteraksi dalam rapat-rapat

c. Menulis dan mengonsep surat

d. Berdebat untuk suatu usulan

Peranan dalam jaringan kerja komunikasi

• Anggota klik/group

Individu-individu yang keadaan sekelilingnya memungkinkan kontak antar individu yang satu sama lain saling menyukai dan merasa puas dengan kontak tersebut, bahkan dengan cara tidak langsung.

• Penyendiri

Individu-individu yang hanya melakukan sedikit atau sama sekali tidak mengadakan kontak dengan anggota kelompok yang lain.

• Jembatan

Berlaku sebagai penghubung langsung antara dua kelompok dalam organisasi dan jembatan juga rentan terhadap semua kondisi yang menyebabkan kehilangan, kerusakan dan penyimpangan informasi.

• Penghubung

Orang yang menghubungkan dua klik atau lebih, tetapi bukan anggota salah satu kelompok yang dihubungkan tersebut. Penghubung memegang peranan penting bagi berfungsinya organisasi secara efektif yang dapat melancarkan maupun menghambat aliran informasi.

• Penjaga gawang/Gate keeper

Orang yang secara strategis ditempatkan dalam jaringan agar dapat melakukan pengendalian atas pesan yang disebarkan melalui sistem tersebut.

• Pemimpin pendapat

Orang tanpa jabatan formal dalam semua sistem sosial, yang membimbing pendapat dan mempengaruhi orang-orang dalam keputusan mereka yang sangat dipercaya oleh orang lain untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi.

• Kosmopolit

Menghubungkan anggota organisasi dengan orang-orang dan peristiwa di luar batas-batas struktur organisasi. Anggota organisasi yang banyak bepergian, aktif di asosiasi internasional maupun aktif membaca jurnal terbitan regional, nasional dan internasional.

Aliran komunikasi

• Komunikasi ke bawah

Informasi mengalir dari jabatan yang tinggi ke jabatan yang lebih rendah, yaitu:

• Informasi tentang bagaimana melakukan pekerjaan.
• Informasi tentang dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan.
• Informasi tentang kebijakan dan praktik organisasi.
• Informasi tentang kinerja pegawai.
• Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission).

• Komunikasi ke atas

komunikasi yang mengalir dari tingkat yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi, biasanya berbentuk pertanyaan, feedback, saran / usulan.

Pentingnya komunikasi ke atas, yaitu:

• Memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan.
• Memberitahu penyelia kapan bawahan siap menerima informasi.
• Mendorong keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka.
• Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan.
• Mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahannya memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah.
• Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka

Referensi

• Miftah Thoha, Perilaku Organisasi, 1996.
• Ronald Adler dan George Rodman, Understanding Human Communication, 1997.
• Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi -Bumi Aksara, 2007.
• R. Wayne Pace, Don F. Faules -Rosdakarya, 2001.
• Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss, Human Communication, 1994.
• Onong Effendy, Ilmu Komunikasi: Teori dan Praktik-Rosdakarya, 1994.