Halaman ini sedang atau telah menjadi subjek penugasan dari sekolah atau kampus.

BAB I Dasar - Dasar Komunikasi

Definisi

Komunikasi adalah "suatu proses ketika seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain". Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak.^{[butuh rujukan]} Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik tubuh atau menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, dan mengangkat bahu.^{[butuh rujukan]} Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal.. Komunikasi menurut para ahli di antaranya seperti yang disebutkan oleh Anwar Arifin. Menurutnya arti komunikasi adalah jenis proses sosial yang erat kaitannya dengan aktivitas manusia serta sarat akan pesan maupun perilaku.

Sejarah

Komunikasi atau communicaton berasal dari bahasa Latin communis yang berarti 'sama'.^[1] Communico, communicatio atau communicare yang berarti membuat sama (make to common).^[1] Secara sederhana komuniikasi dapat terjadi apabila ada kesamaan antara penyampaian pesan dan orang yang menerima pesan.^[2] Oleh sebab itu, komunikasi bergantung pada kemampuan kita untuk dapat memahami satu dengan yang lainnya (communication depends on our ability to understand one another).^[3]

Pada awalnya, komunikasi digunakan untuk mengungkapkan kebutuhan organis.^[4] Sinyal-sinyal kimiawi pada organisme awal digunakan untuk reproduksi.^[4] Seiring dengan evolusi kehidupan, maka sinyal-sinyal kimiawi primitif yang digunakan dalam berkomunikasi juga ikut berevolusi dan membuka peluang terjadinya perilaku yang lebih rumit seperti tarian kawin pada ikan.^[4].

Manusia berkomunikasi untuk membagi pengetahuan dan pengalaman.^[1] Bentuk umum komunikasi manusia termasuk bahasa sinyal, bicara, tulisan, gerakan, dan penyiaran.^{[butuh rujukan]} Komunikasi dapat berupa interaktif, komunikasi transaktif|transaktif, komunikasi bertujuan|bertujuan, atau komunikasi tak bertujuan|tak bertujuan.^{[butuh rujukan]}

Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain.^{[butuh rujukan]} Akan tetapi, komunikasi hanya akan efektif apabila pesan yang disampaikan dapat ditafsirkan sama oleh penerima pesan tersebut.^{[butuh rujukan]}

Walaupun komunikasi sudah dipelajari sejak lama dan termasuk “barang antik”, topik ini menjadi penting khususnya pada abad 20 karena pertumbuhan komunikasi digambarkan sebagai “penemuan yang revolusioner”, hal ini dikarenakan peningkatan teknologi komunikasi yang pesat seperti radio.^{[butuh rujukan]} Televisi, telepon, satelit dan jaringan komuter seiring dengan industrialisasi bidang usaha yang besar dan politik yang mendunia.^{[butuh rujukan]} Komunikasi dalam tingkat akademi mungkin telah memiliki departemen sendiri di mana komunikasi dibagi-bagi menjadi komunikasi masa, komunikasi bagi pembawa acara, humas dan lainnya, namun subyeknya akan tetap begitu. Pekerjaan dalam komunikasi mencerminkan keberagaman komunikasi itu sendiri.^{[butuh rujukan]}

^ ^a ^b ^c Mulyana, Deddy Prof. Imu Komunikasi Suatu Pengantar. PT Remaja Rosdakarya. 2007
^ Rohim,Syaiful.2009. Teori Komunikasi: Perspektif,Ragam, & Aplikasi. Jakarta: Rineka Cipta
^ West, Richard & Lynn H. Turner. 2007. Introducing Communication Theory. Third Edition. Singapore: The McGrow Hill companies.
^ ^a ^b ^c (Indonesia) Larry Gonick, Kartun (non) Komunikasi, guna dan salah guna informasi dalam dunia modern. Kepustakaan Populer Gramedia, Juli 2007. (diterjemahkan dari Guide to (non) Communication HarperClollins Publisher, Inc copyright 1993. ISBN 978-979-9100-75-7

Filsafat

Filsafat komunikasi adalah disiplin ilmu yang menelaah pemahaman secara fundamental, metodologis, sistematis, analitis, kritis, dan holistis mengenai teori dari proses komunikasi yang meliputi berbagai dimensi dan berdasarkan bidang, sifat, tatanan, tujuan, fungsi, teknik, dan metode komunikasi.

Berikut penjabarannya:

Bidang komunikasi: Bidang ini meliputi komunikasi sosial, komunikasi organiasi, komunikasi bisnis, komunikasi politik, komunikasi internasional, komunikasi antarbudaya, komunikasi pembangunan, dan komunikasi tradisional
Sifat komunikasi: Komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal
Tatanan komunikasi: komunikasi intrapribadi, komunikasi antarpribadi, komunikasi kelompok, komunikasi massa, dan komunikasi media
Tujuan komunikasi: mengubah sikap, mengubah opini, mengubah perilaku, mengubah masyarakat, dan lain-lain
Fungsi komunikasi: mendidik, menginformasikan, menghibur, dan memengaruhi
Teknik komunikasi: komunikasi informatif, komunikasi persuasif, komunikasi pervasif, komunikasi koersif, komunikasi instruktif, dan hubungan manusiawi
Metode komunikasi: jurnalistik, hubungan masyarakat, periklanan, propaganda, perang urat saraf, perpustakaan, dan sebagainya

Selain itu, filsafat komunikasi mencoba menelaah secara mendalam pemahaman seseorang atau kelompok dalam berkomunikasi, baik berkaitan denga metodologi, sistematika, analisis, tingkat kekritisannya, dan keuniversalannya.

Komponen

Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa berlangsung dengan baik.^{[butuh rujukan]} Menurut Laswell komponen-komponen komunikasi adalah:^[1]

Pengirim atau komunikator (sender) adalah pihak yang mengirimkan pesan kepada pihak lain.

Pesan (message) adalah isi atau maksud yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain.

Saluran (channel) adalah media di mana pesan disampaikan kepada komunikan. dalam komunikasi antar-pribadi (tatap muka) saluran dapat berupa udara yang mengalirkan getaran nada/suara.

Penerima atau komunikan (receiver) adalah pihak yang menerima pesan dari pihak lain

Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya.

Aturan yang disepakati para pelaku komunikasi tentang bagaimana komunikasi itu akan dijalankan ("Protokol")

Proses

Secara ringkas, proses berlangsungnya komunikasi bisa digambarkan seperti berikut.

Komunikator (sender) yang mempunyai maksud berkomunikasi dengan orang lain mengirimkan suatu pesan kepada orang yang dimaksud. Pesan yang disampaikan itu bisa berupa informasi dalam bentuk bahasa ataupun lewat simbol-simbol yang bisa dimengerti kedua pihak.^{[butuh rujukan]}

Pesan (message) itu disampaikan atau dibawa melalui suatu media atau saluran baik secara langsung maupun tidak langsung. Contohnya berbicara langsung melalui telepon, surat, e-mail, atau media lainnya.^{[butuh rujukan]}

media (channel) alat yang menjadi penyampai pesan dari komunikator ke komunikan.^{[butuh rujukan]}

Komunikan (receiver) menerima pesan yang disampaikan dan menerjemahkan isi pesan yang diterimanya ke dalam bahasa yang dimengerti oleh komunikan itu sendiri.^{[butuh rujukan]}

Komunikan (receiver) memberikan umpan balik (feedback) atau tanggapan atas pesan yang dikirimkan kepadanya, apakah dia mengerti atau memahami pesan yang dimaksud oleh si pengirim.^{[butuh rujukan]}

Komunikasi verbal

Komunikasi verbal adalah komunikasi dengan menggunakan simbol-simbol verbal. Simbol verbal bahasa merupakan pencapaian manusia yang paling impresif. Ada aturan-aturan yang ada untuk setiap bahasa yaitu fonologi, sintaksis, semantik dan pragmatis.

Komunikasi verbal terbagi menjadi dua, komunikasilisa atau oral communication (berbicara dan mendengar, komuikasi tertulis atau written communication (menulis dan membaca).

Faktor - faktor yang mempengaruhi komunikasi verbal:

Nada suara
Menggunakan kata-kata deskriptif
Penekanan pada frasa tertentu
Volume suara

Cara pesan diterima tergantung pada faktor-faktor ini karena mereka memberikan interpretasi yang lebih besar bagi penerima dan seperti apa yang dimaksudkan oleh pesan. Dengan menekankan frasa tertentu dengan nada suara, hal ini menunjukkan bahwa hal tersebut penting dan harus lebih terfokus pada hal itu.

Selain atribut-atribut ini, komunikasi verbal ini juga disertai dengan isyarat non-verbal. Isyarat ini membuat pesan menjadi lebih jelas dan memberikan indikasi kepad pendengar mengenai cara informasi yang harus diterima.

Komunikasi nonverbal

Penggunaan ekspresi wajah merupakan salah satu komunikasi nonverbal.

Komunikasi nonverbal adalah proses komunikasi di mana pesan disampaikan tidak menggunakan kata-kata. Contoh komunikasi nonverbal ialah menggunakan gerak isyarat, bahasa tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata, penggunaan objek seperti pakaian, potongan rambut, dan sebagainya, simbol-simbol, serta cara berbicara seperti intonasi, penekanan, kualitas suara, gaya emosi, dan gaya berbicara.

Para ahli di bidang komunikasi nonverbal biasanya menggunakan definisi "tidak menggunakan kata" dengan ketat, dan tidak menyamakan komunikasi non-verbal dengan komunikasi nonlisan. Contohnya, bahasa isyarat dan tulisan tidak dianggap sebagai komunikasi nonverbal karena menggunakan kata, sedangkan intonasi dan gaya berbicara tergolong sebagai komunikasi nonverbal. Komunikasi nonverbal juga berbeda dengan komunikasi bawah sadar, yang dapat berupa komunikasi verbal ataupun nonverbal.

^ Mulyana, Deddy. 2007. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

Jenis-jenis komunikasi nonverbal

Komunikasi objek

Seorang polisi yang menggunakan seragam merupakan salah satu bentuk komunikasi objek. Komunikasi objek yang paling umum adalah penggunaan pakaian. Orang sering dinilai dari jenis pakaian yang digunakannya, walaupun ini dianggap termasuk salah satu bentuk stereotipe. Misalnya orang sering lebih menyukai orang lain yang cara berpakaiannya menarik. Selain itu, dalam wawancara pekerjaan seseorang yang berpakaian rapi cenderung lebih mudah mendapat pekerjaan daripada yang tidak. Contoh lain dari penggunaan komunikasi objek adalah seragam.

Sentuhan

Haptik adalah bidang yang mempelajari sentuhan sebagai komunikasi nonverbal. Sentuhan dapat termasuk: bersalaman, menggenggam tangan, berciuman, sentuhan di punggung, mengelus-elus, pukulan, dan lain-lain. Masing-masing bentuk komunikasi ini menyampaikan pesan tentang tujuan atau perasaan dari sang penyentuh. Sentuhan juga dapat menyebabkan suatu perasaan pada sang penerima sentuhan, baik positif ataupun negatif..

Kronemik

Kronemik adalah bidang yang mempelajari penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal. Penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal meliputi durasi yang dianggap cocok bagi suatu aktivitas, banyaknya aktivitas yang dianggap patut dilakukan dalam jangka waktu tertentu, serta ketepatan waktu (punctuality).

Gerakan tubuh

Dalam komunikasi nonverbal, kinesik atau gestur adalah gerakan tubuh meliputi kontak mata, ekspresi wajah, isyarat, dan sikap tubuh. Gerakan tubuh biasanya digunakan untuk menggantikan suatu kata atau frasa, misalnya mengangguk untuk mengatakan ya; untuk mengilustrasikan atau menjelaskan sesuatu; menunjukkan perasaan, misalnya memukul meja untuk menunjukkan kemarahan; untuk mengatur atau menngendalikan jalannya percakapan; atau untuk melepaskan ketegangan.

Proksemik

Proxemik atau bahasa ruang, yaitu jarak yang Anda gunakan ketika berkomunikasi dengan orang lain, termasuk juga tempat atau lokasi posisi Anda berada. Pengaturan jarak menentukan seberapa jauh atau seberapa dekat tingkat keakraban Anda dengan orang lain, menunjukkan seberapa besar penghargaan, suka atau tidak suka dan perhatian Anda terhadap orang lain, selain itu juga menunjukkan simbol sosial. Dalam ruang personal, dapat dibedakan menjadi 4 ruang interpersonal:

Jarak intimJarak dari mulai bersentuhan sampai jarak satu setengah kaki. Biasanya jarak ini untuk bercinta, melindungi, dan menyenangkan.
Jarak personalJarak yang menunjukkan perasaan masing - masing pihak yang berkomunikasi dan juga menunjukkan keakraban dalam suatu hubungan, jarak ini berkisar antara satu setengah kaki sampai empat kaki.
Jarak sosialDalam jarak ini pembicara menyadari betul kehadiran orang lain, karena itu dalam jarak ini pembicara berusaha tidak mengganggu dan menekan orang lain, keberadaannya terlihat dari pengaturan jarak antara empat kaki hingga dua belas kaki.
Jarak publikJarak publik yakni berkisar antara dua belas kaki sampai tak terhingga.

Vokalik

Vokalik atau paralanguage adalah unsur nonverbal dalam suatu ucapan, yaitu cara berbicara. Ilmu yang mempelajari hal ini disebut paralinguistik. Contohnya adalah nada bicara, nada suara, keras atau lemahnya suara, kecepatan berbicara, kualitas suara, intonasi, dan lain-lain. Selain itu, penggunaan suara-suara pengisi seperti "mm", "e", "o", "um", saat berbicara juga tergolong unsur vokalik, dan dalam komunikasi yang baik hal-hal seperti ini harus dihindari.

Lingkungan

Lingkungan juga dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan tertentu. Diantaranya adalah penggunaan ruang, jarak, temperatur, penerangan, dan warna.

Fungsi Komunikasi Nonverbal

Fungsi pertama: Repetisi

Perilaku nonverbal dapat mengulangi perilaku verbal. Misalnya, Anda menganggukkan kepala ketika mengatakan "Ya," atau menggelengkan kepala ketika mengatakan "Tidak," atau menunjukkan arah (dengan telunjuk) ke mana seseorang harus pergi untuk menemukan WC.

Fungsi Kedua: Subtitusi

Perilaku nonverbal dapat menggantikan perilaku verbal, jadi tanpa berbicara Anda bisa berinteraksi dengan orang lain. Misalnya, seorang pengamen mendatangi mobil Anda kemudian tanpa mengucapkan sepatah katapun Anda menggoyangkan tangan Anda dengan telapak tangan mengarah ke depan (sebagai kata pengganti "Tidak").

Isyarat nonverbal yang menggantikan kata atau frasa inilah yang disebut emblem.

Fungsi Ketiga: Kontradiksi

Perilaku nonverbal dapat membantah atau bertentangan dengan perilaku verbal dan bisa memberikan makna lain terhadap pesan verbal . Misalnya, Anda memuji prestasi teman sambil mencibirkan bibir.

Fungsi Keempat: Aksentuasi

Memperteguh, menekankan atau melengkapi perilaku verbal. Misalnya, menggunakan gerakan tangan, nada suara yang melambat ketika berpidato. Isyarat nonverball tersebut disebut affect display.

Fungsi Kelima: Komplemen

Perilaku Nonverbal dapat meregulasi perilaku verbal. Misalnya, saat kuliah akan berakhir, Anda melihat jam tangan dua-tiga kali sehingga dosen segera menutup kuliahnya.

Komponen-komponen Komunikasi

Pemberi Pesan

Setiap orang terlibat dalam komunikasi karena memiliki informasi, gagasan, dan perasaan yang mereka bagi kepada orang lain. Komunikasi tidak berjalan satu arah, namun bersifat timbal balik antara pemberi pesan dan penerima pesan. Pemberi pesan dapat menjadi penerima pesan, dan penerima pesan dapat menjadi pemberi pesan. Peran-peran ini dapat terjadi saat komunikasi sedang berlangsung.

Pesan

Pesan merupakan ide-ide dan perasaan yang dibagi antara pengirim dan penerima. Inti dari sebuah peristiwa komunikasi adalah pesan, suatu maksud atau gagasan yang ingin disampaikan. Faktor yang mempengaruhi suatu pesan diterima adalah kejelasan, kesiapan penerima, kompleksitas, panjangnya pesan, dan informasi yang terorganisir. Ide-ide dan perasaan dikomunikasikan jika ide atau gagasan itu dipresentasikan dengan simbol-simbol. Simbol terdiri dari dua, yaitu simbol verbal dan nonverbal. Simbol verbal bersifat terbatas dan kompleks, sedangkan simbol nonverbal dapat berupa ekspresi wajah, gestikulasi, postur tubuh, tekanan suara, penampilan dan lain-lain.

Umpan Balik

Umpan Balik merupakan respon yang diberikan oleh penerima dan pemberi pesan dalam sebuah peristiwa komunikasi. Dengan adanya umpan balik, para partisipan yang terlibat dalam peristiwa komunikasi dapat mengetahui bahwa gagasan atau perasaan mereka diterima sesuai dengan yang diharapkan. Pengirim dan penerima pesan dalam komunikasi tatap muka memiliki kesempatan yang sangat besar untuk memberikan umpan balik secara langsung. Dalam komunikasi tatap muka ini, para partisipan dapat memiliki kesempatan untuk melihat apakah pesan yang disampaikan dipahami dan diikuti atau tidak.

Gangguan

Gangguan adalah segala sesuatu yang mengganggu komunikasi, termasuk sikap dan emosi penerima dan pemberi pesan. Stres, cemas, sikap-sikap negatif dan motivasi rendah merupakan faktor yang mempengaruhi gangguan. Gangguan dapat terjadi dalam tiga bentuk yakni eksternal, internal, dan semantik.

Gangguan Eksternal (External Noise)[

Gangguan eksternal datang dari lingkungan. Lingkungan dapat berupa udara panas maupun dingin, kegaduhan dan suasana yang tidak menyenangkan lainnya. Kondisi-kondisi yang tidak menyenangkan dapat mengganggu penerima dan pemberi pesan dalam memahami pesan yang disampaikan.

Gangguan Internal (Internal Noise)

Gangguan internal terjadi dalam pikiran penerima dan pemberi pesan. Bila pemberi dan penerima pesan tidak fokus pada pesan atau komunikasi yang sedang terjadi, maka pesan tidak dapat dimengerti atau disampaikan sebagaimana mestinya. Misalnya, seorang mahasiswa tidak mendengar dosennya, karena pada saat dosen mengajar, mahasiswa tersebut sedang berpikir tentang makan siang.

Gangguan Semantik (Semantic Noise)

Gangguan semantik disebabkan oleh reaksi emosional para partisipan terhadap kata-kata yang digunakan. Para partisipan biasanya memiliki reaksi negatif terhadap orang-orang yang membuat pernyataan.

Media/Saluran]

Media/saluran adalah perantara yang digunakan untuk menyampaikan suatu pesan. Dalam komunikasi tatap muka, media yang utama adalah suara dan pandangan. Media yang lain berupa radio, televisi, tape, surat kabar, dan majalah.

Setting (Lingkungan)

Setting adalah lingkungan di mana komunikasi terjadi. Setting dapat memiliki pengaruh yang signifikan pada komunikasi. Formal Setting tepat untuk presentasi formal. Misalnya auditirorium yang baik digunakan untuk memberikan pidato, dan presentasi, tetapi tidak baik untuk percakapan yang bersifat personal dan intim.

Openness (Keterbukaan)

Artinya tiap pihak bersedia membuka diri atau membagi informasi tentang dirinya yang biasanya dirahasiakan, dan juga bersedia mendengarkan pesan dari lawan bicara secara terbuka dan merespon dengan jujur.

Empathy (Empati)

Artinya kemampuan individu untuk memahami lawan bicara berdasarkan sudut pandang lawan bicaranya tersebut. Kemampuan ini membantu individu untuk mengerti apa yang dilalui oleh lawan bicaranya secara emosional. Jadi ikut merasakan perasaan orang lain.

Positiveness (Sikap positif)

Mengacu pada kemampuan individu dalam menggunakan pesan yang positif. Memuji hal-hal positif yang dimiliki oleh lawan bicara, mengekspresikan kepuasan dalam berkomunikasi dengannya, tersenyum, menjaga kedekatan posisi tubuh pada saat berbicara, dll.

Supportiveness (Sikap Mendukung)

Terdiri dari dukungan yang terucap maupun yang tidak terucap, seperti senyuman atau anggukan kepala. Memperlihatkan sikap mendukung dengan bersikap: deskriptif bukan evaluatif, spontan bukan strategik, dan provisional bukan sangat yakin

Equality (Kesetaraan)

Komunikasi interpersonal akan lebih efektif bila suasananya setara. Artinya, harus ada pengakuan secara diam-diam bahwa kedua pihak sama-sama bernilai dan berharga, dan bahwa masing-masing pihak mempunyai sesuatu yang penting untuk dibagi.

Dalam suatu hubungan interpersonal yang ditandai oleh kesetaraan, perselisihan dan konflik lebih dillihat sebagai upaya untuk memahami perbedaan yang pasti ada daripada sebagai kesempatan untuk menjatuhkan pihak lain.

Kesetaraan tidak mengharuskan individu untuk menerima dan menyetujui begitu saja semua perilaku verbal dan nonverbal pihak lain. Kesamaan kepribadian bertujuan agar masing-masing pihak yang berkomunikasi merasa dihargai dan dihormati sebagai manusia yang memiliki suatu yang penting untuk dikontribusi kepada orang lain.

Model-model komunikasi

Dari berbagai model komunikasi yang sudah ada, di sini akan dibahas tiga model paling utama, serta akan dibicarakan pendekatan yang mendasarinya dan bagaimana komunikasi dikonseptualisasikan dalam perkembangannya.

Model komunikasi linear

Model komunikasi ini dikemukakan oleh Claude Shannon dan Warren Weaver pada tahun 1949 dalam buku The Mathematical of Communication. Mereka mendeskripsikan komunikasi sebagai proses linear karena tertarik pada teknologi radio dan telepon dan ingin mengembangkan suatu model yang dapat menjelaskan bagaimana informasi melewati berbagai saluran (channel).^{[butuh rujukan]} Hasilnya adalah konseptualisasi dari komunikasi linear (linear communication model). Pendekatan ini terdiri atas beberapa elemen kunci: sumber (source), pesan (message) dan penerima (receiver). Model linear berasumsi bahwa seseorang hanyalah pengirim atau penerima.^{[butuh rujukan]} Tentu saja hal ini merupakan pandangan yang sangat sempit terhadap partisipan-partisipan dalam proses komunikasi. Suatu konsep penting dalam model ini adalah gangguan (noise), yakni setiap rangsangan tambahan dan tidak dikehendaki yang dapat mengganggu kecermatan pesan yang disampaikan. Gangguan ini selalu ada dalam saluran bersama sebuah pesan yang diterima oleh penerima.

Model interaksional

Model interaksional dikembangkan oleh Wilbur Schramm pada tahun 1954 yang menekankan pada proses komunikasi dua arah di antara para komunikator. Dengan kata lain, komunikasi berlangsung dua arah: dari pengirim dan kepada penerima dan dari penerima kepada pengirim. Proses melingkar ini menunjukkan bahwa komunikasi selalu berlangsung. Para peserta komunikasi menurut model interaksional adalah orang-orang yang mengembangkan potensi manusiawinya melalui interaksi sosial, tepatnya melalui pengambilan peran orang lain. Patut dicatat bahwa model ini menempatkan sumber dan penerima mempunyai kedudukan yang sederajat. Satu elemen yang penting bagi model interkasional adalah umpan balik (feedback), atau tanggapan terhadap suatu pesan.

Model transaksional

Model komunikasi transaksional dikembangkan oleh Barnlund pada tahun 1970. Model ini menggarisbawahi pengiriman dan penerimaan pesan yang berlangsung secara terus-menerus dalam sebuah episode komunikasi.^{[butuh rujukan]} Komunikasi bersifat transaksional adalah proses kooperatif: pengirim dan penerima sama-sama bertanggungjawab terhadap dampak dan efektivitas komunikasi yang terjadi. Model transaksional berasumsi bahwa saat kita terus-menerus mengirimkan dan menerima pesan, kita berurusan baik dengan elemen verbal dan nonverbal. Dengan kata lain, peserta komunikasi (komunikator) melalukan proses negosiasi makna.

Faktor yang mempengaruhi

Faktor yang mempengaruhi komunikasi diantaranya:

Latar belakang budaya.

Interpretasi suatu pesan akan terbentuk dari pola pikir seseorang melalui kebiasaannya, sehingga semakin sama latar belakang budaya antara komunikator dengan komunikan maka komunikasi semakin efektif.

Ikatan kelompok atau grup

Nilai-nilai yang dianut oleh suatu kelompok sangat mempengaruhi cara mengamati pesan.

Harapan

Harapan mempengaruhi penerimaan pesan sehingga dapat menerima pesan sesuai dengan yang diharapkan.

Pendidikan

Semakin tinggi pendidikan akan semakin kompleks sudut pandang dalam menyikapi isi pesan yang disampaikan

Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal.^{[butuh rujukan]}

Komunikasi bisnis harus/ada melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara komunikasi yang lebih efektif – bersama para pekerja dan dengan dunia di luar. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.

Dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu:

Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.^{[butuh rujukan]}
Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan.^{[butuh rujukan]}
Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.^{[butuh rujukan]}
Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.^{[butuh rujukan]}
Menggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.^{[butuh rujukan]}
Pencapaian tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.^{[butuh rujukan]}

BAB II BENTUK - BENTUK KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Komunikasi Menurut Ruang Lingkupnya

Komunikasi bisnis internal

Kegiatan bertukar pesan ini dilakukan oleh antar unsur perusahaan, meliputi:

Komunikasi ke atas: berupa penyampaian informasi dari orang dengan posisi bawahan kepada atasan. Tentu berdasarkan hierarki organisasi perusahaan.
Komunikasi ke bawah: berupa penyampaian pesan dari atasan kepada bawahannya dalam struktur perusahaan.
Komunikasi lateral atau teknis: berupa penyampaian yang dilakukan antar departemen kerja atau teman kerja dalam satu departemen/divisi.

Komunikasi bisnis eksternal

Berbeda dengan yang pertama, komunikasi ini kaitannya dengan penyampaian pesan kepada orang-orang di luar lingkaran perusahaan, meliputi:

Pelanggan
Vendor
Kompetitor
Mitra perusahaan
dan lainnya yang punya pengaruh bagi kelangsungan bisnis

Komunikasi Menurut Sifatnya

Menurut sifatnya, ada 2 (dua) macam-macam komunikasi yakni komunikasi formal dan informal.

Komunikasi Formal

Komunikasi formal merupakan bentuk komunikasi yang terjadi antara suatu perusahaan dengan perusahaan yang lain dalam format dan struktur dengan tata cara yang sudah ditentukan.

Komunikasi Informal

Komunikasi informal merupakan bentuk komunikasi yang terjadi antar individu pada sebuah perusahaan atau organisasi yang tidak terikat oleh format dan struktur tertentu.

Komunikasi Menurut Kelangsungannya

Menurut kelangsungannya, ada 2 (dua) macam-macam komunikasi yakni komunikasi langsung dan tidak langsung.

Komunikasi Langsung

Komunikasi langsung merupakan jenis komunikasi yang disampaikan secara langsung, dimana pengirim pesan bertemu dan bertatap muka langsung dengan pihak penerima pesan.

Komunikasi Tidak Langsung

Komunikasi tidak langsung merupakan jenis komunikasi yang disampaikan secara tidak langsung tanpa perlu bertatap muka, bisa disampaikan lewat media atau perantara tertentu seperti telepon, email, sosial media atau lewat pihak ketiga.

Komunikasi Menurut Jalan Informasi

Menurut jalan informasinya, ada 3 (tiga) macam-macam komunikasi yakni komunikasi ke atas, ke bawah, dan ke samping.

Komunikasi ke Atas

Komunikasi ke atas merupakan bentuk komunikasi yang terjadi antara bawahan kepada atasannya di dalam sebuah organisasi atau kelompok tertentu, misalnya saat seorang karyawan memberi laporan keuangan pada manajer divisinya.

Komunikasi ke Bawah

Komunikasi ke bawah merupakan bentuk komunikasi yang terjadi antara atasan kepada bawahannya di dalam sebuah organisasi atau kelompok tertentu, misalnya saat seorang direktur memberi instruksi pada para karyawan perusahaannya.

Komunikasi ke Samping

Komunikasi ke samping merupakan bentuk komunikasi yang terjadi antara dua orang atau lebih yang memiliki kedudukan yang sejajar dalam sebuah organisasi atau kelompok tertentu, misalnya saat 2 orang karyawan saling berdiskusi mengenai pekerjaan mereka.

Komunikasi Lintas Budaya

Komunikasi lintas budaya adalah proses dimana dialihkan ide atau gagasan suatu budaya yang satu kepada budaya yang lainnya dan sebaliknya, dan hal ini bisa antar dua kebudayaan yang terkait ataupun lebih, tujuannya untuk saling memengaruhi satu sama lainnya,baik itu untuk sebuah kebaikan kebudayaan maupun untuk menghancurkan suatu kebudayaan, atau bisa jadi tahap awal dari proses akulturasi (penggabungan dua kebudayaan atau lebih yang menghasilkan kebudayaan baru)".

Berkenaan dengan komunikasi lintas budaya yang tepat, dengan mempelajari situasi di mana orang-orang dari latar belakang budaya yang berbeda saling berinteraksi. Selain bahasa, komunikasi lintas budaya berfokus pada atribut sosial, pola pikir, dan budaya dari kelompok-kelompok yang berbeda dari orang-orang. Hal ini juga melibatkan pemahaman budaya yang berbeda, bahasa, dan adat istiadat orang-orang dari negara-negara lain. Komunikasi lintas budaya berperan dalam ilmu-ilmu sosial seperti antropologi, studi budaya, linguistik, psikologi dan ilmu komunikasi. Komunikasi lintas budaya ini juga disebut sebagai dasar untuk bisnis internasional. Ada beberapa penyedia layanan dari lintas-budaya yang dapat membantu pengembangan keterampilan komunikasi lintas budaya itu sendiri. Penelitian ini merupakan bagian utama dari perkembangan ketrampilan dari komunikasi lintas budaya.

Media komunikasi

Media komunikasi adalah suatu alat atau sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada khalayak. Media dominan dalam berkomunikasi adalah pancaindera manusia seperti telinga dan mata.Media juga merupakan jendela yang memungkinkan kita untuk dapat melihat lingkungan yang lebih jauh, sebagai penafsir yang membantu memahami pengalaman,Sebagai landasan penyampai informasi, Sebagai komunikasi interaktif yang meliputi opini audiens, Sebagai penanda pemberi intruksi atau petunjuk, Sebagai penyaring atau pembagi pengalaman dan fokus terhadap orang lain, cermin yang merefleksikan diri kita dan penghalang yang menutupi kebenaran. Media komunikasi juga dijelaskan sebagai sebuah sarana yang dipergunakan sebagai memproduksi, reproduksi, mengolah dan mendistribusikan untuk menyampaikan sebuah informasi. Media komunikasi sangat berperan penting bagi kehidupan masyarakat. Secara sederhana, sebuah media komunikasi adalah sebuah perantara dalam menyampaikan sebuah informasi dari komunikator kepada komunikan yang bertujuan agar efisien dalam menyebarkan informasi atau pesan. Komunikasi merupakan bentuk percakapan yang berlangsung atas dasar persamaan persepsi. Komunikasi dalam bahasa inggris communicationberasal dari kata latin communicatio dan berasal dari kata communis yang berarti sama.

Bentuk Media Komunikasi

Media Cetak

segala jenis barang/media komunikasi yang dapat dilakukan melalui proses pencetakan dan dapat dipergunakan sebagai sarana penyampaian pesan atau informasi. Contoh: surat kabar, buku, brosur, majalan dan buletin.

Media visual atau media pandang

penerimaan pesan yang tersampaikan melalui panca indera dan dapat dilihat . Contoh: gambar dan Foto.

Media audio[

penerimaan pesan yang tersampaikan dengan melalu indera pendengaran. Contoh: Radio dan Tape recorder.

Media Audio visual aid (AVA)

media komunikasi yang dapat dilihat dan juga dapat didengar, untuk mendapatkan informasi secara bersamaan. Contoh: televisi.

https://www.zonareferensi.com/jenis-jenis-komunikasi/

BAB III PERENCANAAN PESAN BISNIS

PROSES PERENCANAAN PESAN BISNIS

Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu :

Perencanaan Pesan

Dalam tahap ini, ditentukan hal – hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :

Penentuan tujuan

Analisis audiens
Penentuan ide pokok

Pemilihan saluran dan media

Penyusunan Pesan

Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gaasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan, yaitu :

Mengorganisasikan pesan

Memformulasikan pesan

Revisi Pesan

Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :

Menyunting pesan

Menulis ulang

Memproduksi pesan

Mencetak pesan

PENENTUAN TUJUAN PESAN BISNIS

Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.

Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :

Memberi informasi (informing)

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.

Membujuk atau persuasi (persuading)

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

Melakulakan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

ANALISIS PENERIMA PESAN

Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.

Mengembangkan Profil Audiens

Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.

Mengenali penerima primer

Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

Menetapkan jumlah dan komposisi audiens

Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.

Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens

Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki p[emahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.

Memperkirakan reaksi penerima

Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.

Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens

Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :

Temukan apa yang ingin diketahui audiens

Tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya.

Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

Informasi tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi yang tidak disadari oleh audiens.

Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens

Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5 W + 1 H ( Who, What, Why, When, Where, dan How).

Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat

Dalam bisnis, ketepatan informasi harus dipastikan terlkebih dahulu sebelum membuat komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal,jadwal, asumsi, perhitungan matematika,atau keuangan untuk memastikan keabsahannya.

Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.

Diantara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang paling menarik perhatian audiens.

Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens

Pesan yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal pentingb yangb harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.

MEMILIH SALURAN DAN MEDIA YANG TEPAT

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

Saluran komunikasi lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).

Saluran komunikasi tertulis

Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.

http://ekonomikomiko.blogspot.com/2014/05/proses-menulis-perencanaan-pesan-bis

BAB IV PENULISAN DAN PENYELESAIAN PESAN - PESAN BISNIS

PESAN-PESAN BISNIS

Kelanjutan dari proses perencanaan pesan bisnis yaitu menulis pesan dan menyelesaikan pesan. Menulis pesan berkaitan dengan upaya untuk mengorganisir pesan dan memformulasikan pesan. Menyelesaikan pesan meliputi kegiatan menyunting, memproduksi dan mencetak pesan.

Pengorganisasian Pesan

Pengorganisasian pesan erat kaitannya dengan penyusunan kata, kalimat, dan paragraf. Pesan diorganisasikan dengan baik, bila kata, kalimat, dan paragraf yang digunakan adalah sederhana, mudah dimengerti, dan dapat dilaksanakan. Sebaliknya bila pesan tidak diorganisir dengan baik maka pesan tidak dapat mencapai sasaran dan respon audien tidak seperti yang diharapkan.

Pesan-pesan yang Tidak Terorganisi dengan Baik

Menurut Purwanto (2006:81) , Bovee & Thill (2007:144). Dewi (2007:65) ada beberapa hal yang dapat menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik. Bagian awal terlalu panjang (bertele-tele), sehingga akan mempersulit penerima dalam memahami maksud pesan Memasukan informasi yang tidak relevan, sehingga mengkaburkan pesan pokok dan membuang waktu untuk membacanya. Menyajikan ide-ide secara tidak logis, sehingga subtansi pesan sulit dipahami. Informasi penting sering terlupakan, karena perhatian terpusat pada penyadian ide pendukung dan pelengkap.

Cara pengorganisasian pesan

Untuk mencapai pengorganisasian yg baik diperlukan tiga langkah yaitu:

Menetapkan ide/gagasan pokok.

Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan tujuan khusus. Subyek yang luas atau topik dari setiap pesan bisnis dipadatkan menjadi satu ide pokok – yaitu pernyataan spesifik mengenai topik pesan. Menetapkan ide pokok disesuaikan dengan tujuan pesan.

Mengelompokkan ide/gagasan

Mengelompokkan ide Ide pokok umumnya didukung oleh beberapa ide pendukung. Dalam menyiapkan pesan yang panjang dan kompleks maka perlu dibuat outline yang berfungsi: Membayangkan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian lainnya. Menuntun penyampaian ide-ide secara lebih sistematis, efisien dan efektif. Susunan suatu outline digolongkan menjadi: Ide pokok yaitu yang menjadi inti/tema sentral pesan Poin pendukung, sebagai ide pendukung dari ide pokok Ilustrasi yang berupa bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan.

Memutuskan pola/pendekatan urutan gagasan. (Dewi, 2007:66)

Memilih Pendekatan Setelah mendefinisan ide, langkah berikutnya adalah menentukan urutan yang akan digunakan dalam penyajian ide. Terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan yaitu:

Pendekatan langsung atau deduktif

Dimana ide pokok ditempatkan di bagian awal diikuti ide-ide pendukung berupa argumentasi atau bukti-bukti. Pendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan akan bereaksi positip atau menyenangkan saat menerima pesan.

Pendekatan tak langsung atau induktif

Pendekatan tak langsung atau induktif Argumentasiau bukti-bukti pendukung disajikan di awal lalu diikuti ide pokok Pendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan bereaksi negatif atau tidak menyenangkan saat menerima pesan.

Memilih Antara Pendekatan Langsung dan Tidak Langsung.

Pendekatan tidak langsung Reaksi penerima Ingin sekali/terta-rik/senang/netral Tidak senang Tidak tertarik/ tidak mau Pembukaan pesan Memulai dengan ide pokok, permintaan, atau berita baik Mulai dg pernyataan netral sbg transisi ke alasan untuk berita buruk Mulai dg pernyata-an atau pertanyaan yg dapat menarik perhatian Isi pesan Berikan detail-detail yang perlu Berikan alasan untuk menjelaskan jawaban negatif. Sampaikan berita buruk dan berikan saran positif Bangkitkan minat penerima . Bangun keinginan untuk mengikuti Penutupan pesan Tutup komentar yang menyenangkan Tutup dengan ramah Mintalah utk me-lakukan tindakan

Berdasarkan kemungkinan reaksi audiens, terdapat empat bentuk organisasi pesan

Permintaan Langsung (Direct request)

Yaitu pesan bisnis dalam bentuk surat atau memo yang penyampaian nya langsung pada poin yang dituju. Tipe ini lebih cocok bila audien diperkirakan tertarik (msl penawaran produk baru) dan sebaiknya menggunakan pendekatan langsung.

Pesan rutin, good news atau good will Pesan rutin

adalah pesan yang disampaikan secara rutin Good news atau good will adalah berita baik (msl penurunan harga) yang menimbulkan reaksi menyenangkan dari penerima. Cocok menggunakan pendekatan langsung.

Pesan bad news

Yaitu pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi menimbulkan kekecewaan (msl penolakan lamaran kerja, penolakan kredit). Sebaiknya pakai pendekatan tidak langsung.

Pesan persuasif

Yaitu pesan yang bertujuan membujuk, karena penerima diperkirakan tidak tertarik pada pesan tersebut. Cocok pakai pendekatan tidak langsung.

MEMFORMULASIKAN PESAN

Memformulasikan pesan adalah proses penyusunan naskah bisnis. Dalam penyusunan naskah untuk pertama kali, yang perlu mendapat perhatian adalah menentukan gaya dan nada. Gaya adalah cara menggunakan kata-kata, kalimat dan paragrap untuk mencapai nada atau kesan secara keseluruhan. Gaya dapat diubah-ubah untuk menciptakan nada yang sesuai dengan peristiwa.

Menggunakan Nada Percakapan

Sebagian besar pesan bisnis menggunakan nada percakapan yang hangat tetapi tetap lugas. Hindari penggunaan bahasa yang tidak familier dan muluk-muluk. Hindari menceramahi dan membual Hati-hatilah dengan keakraban Berhati-hatilah dengan humor. (Bovee & Thill 2007:181).

PEMILIHAN KATA YANG TEPAT

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis baik secara lisan maupun tertulis perlu memperhatikan hal-hal yang berikut;

Gunakan kata yang familier/dikenal, dan lazim digunakan dan sesuai dengan pendidikan dan pengalaman audiens
Pilih kata-kata yang singkat dalam menyampaikan pesan bisnis
Hindari kata-kata yang bermakna ganda dan multitafsir. Gunakan kata-kata fungsional dan kata-kata isi dengan benar.

MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF

Kalimat harus disusun secara sadar dan sengaja untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik Terdapat tiga jenis kalimat yaitu;

Kalimat sederhana, yaitu kalimat yang hanya memiliki satu induk kalimat (satu subyek dan satu predikat).
Kalimat majemuk, yaitu berisi dua atau lebih klausa independen, dan dihubungkan kata penghubug spt dan, atau, tetapi
Kalimat kompleks, yaitu berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sbg anak kalimat.

Jika memiliki dua ide yang memiliki tingkat kepentingan sama gunakan kalimat majemuk atau penggabungan kedua kalimat sederhana. Jika salah satu ide memiliki tingkat kepentingan yang lebih rendah, maka gunakan kalimat kompleks.

CARA MENGEMBANGKAN PARAGRAF

Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf yaitu;

Pendekatan induktif, dimulai dengan berbagai alasan baru dibuat kesimpulan
Pendekatan deduktif, dimulai dari kesimpulan baru diikuti alasan-alasannya

Suatu paragraf dapat dikembangkan dengan;

Ilustrasi, yang dapat memperjelas ide pokok

Perbandingan, yang menguraikan persamaan dan perbedaan

Pembahasan sebab akibat, yang memusatkan uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu.

Klasifikasi, yaitu memecah ide umum menjadi beberapa kategori spesifik.

Pembahasan pemecahan masalah.

Dalam setiap paragraf pusatkan pada ide tunggal dan harus tetap dijaga sebagai kesatuan ide yang utuh. Gunakan kata transisi, kata ganti sebagai penghubung antar kalimat.

MEREVISI PESAN BISNIS

Pesan bisnis yang efektif, untuk bisa sampai di tangan penerima pesan dan mendapat respons yang diharapkan membutuhkan beberapa tahapan proses pembuatan, yaitu:

Perencanaan pesan

Pengorganisasian pesan

Revisi pesan Revisi pesan berhubungan dengan:

Keterampilan revisi pesan-pesan bisnis

Membuat kalimat yang efektif

Mengembangkan paragraf

Revisi Pesan Bisnis (Tertulis)

Penyuntingan Pesan (Editing)

Proses penulisan pesan bisnis tertulis diawali dengan penulisan draf, kemudian ditelaah ulang (review) dan diperbaiki lagi baik dari sudut isi, maupun gaya bahasa yang digunakan, organisasi dan formatnya Mengevaluasi isi dan organisasi pesan, diawali dengan membaca secara cepat (skimming) dengan memusatkan perhatian pada isi, organisasi, dan format pesan. Meninjau ulang gaya dan kemudahan pembacaan

Menulis /membaca ulang pesan

Hindari tanpa melakukan penulisan ulang dan mengirim dokumen pada saat terakhir dibutuhkan Ketika menulis ulang perhatian pada setiap kata dan kalimat. Kata/ungkapan yang tidak perlu sebaiknya dihapus

Memproduksi pesan yang menarik dan efektif

Pemakaian desain yang konsisten untuk elemen desain yang muncul berulang spt.; marjin, jenis huruf, keseimbangan ruang antara teks, gambar dsb Sederhana, tidak terlalu banyak elemen desain, atau terlalu banyak sentuhan dekoratif.

Mencetak dan mendistribusikan pesan

Lewat print preview di layar komputer sudah WYSWYG (What You See is What You Get) namun pastikan margin, nomor halaman, gambar, margin sudah benar. Setelah dicetak baru distribusikan.

https://slideplayer.info/slide/2544090/

BAB V PENULISAN PESAN - PESAN POSITIF DAN RUTIN

Pesan Rutin

Pesan rutin adalah pesan yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari yang berulang, perlu dilakukan atau dijawab secepatnya, Pesan rutin sangat beragam dengan menggunakan pendekatan langsung seperti; surat masuk, surat keluar, memo, yang berisipesanan barang, keluhan, rekomendasi, permintaan informasi, kredit, penawaran. Pesan rutin umumnya pendek dan sederhana.

Strategi Permintaan Rutin

Strategi Permintaan Pesan-pesan Rutin Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan awal lebih spesifik, sehingga mudah dipahami oleh pembaca. Selanjutnya, ikuti penjelasan yang rinci tentang bagaimana dan apa permintaan pesan-pesan rutin yang dikehendaki. Selain itu pada bagian pertengahan dari pesan rutin, perlu disampaikan permintaaan yang dapat menarik perhatian pembaca sebelum penjelasan yang lebih rinci disampaikan dalam penulisan pesan rutin. Pendekatan untuk bagian pertengahan dari permintaan rutin adalah denagan pendekatan Tanya jawab (ask quetions approach), seperti meminta informasi tentang spesifikasi produk, harga produk, sistem pengiriman produk, cara pembayaran produk, pemberian garansi, ukuran produk, warna produk dan apa manfaat dan kegunaan produk. Pada bagian akhir, kemukakan pernyataan yang ramah, apresiasi/penghargaan dan tindakan khusus yang kita inginkan. Untuk memudahkan respons pembaca, maka akan lebih kalau dicantumkan informasi yang dapat dihubunhi segera seperti alamat kantor atau nomor.

Bentuk-Bentuk Permintaan Rutin

Permintaan untuk pihak internal.

Biasanya permintaan pihak internal dikomunikasikan secara lisan, namun dapat juga dalam bentuk tertulis. Bentuk permintaan rutin dalam bentuk tertulis yang paling umum dipakai oleh pihak internal adalah memo.

Permintaan untuk pihak eksternal

Permintaan informasi ke pihak eksternal dapat berupa pesanan, klaim, permohonan kredit dan undangan. Apabila permintaan dilakukan sebagai tanggapan atas suatu iklan, maka perlu dicantumkan informasi mengenai dimana dan kapan iklan dibaca atau dilihat.

Memo

Memo atau memorandum adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yang berupa pemberitahuan, permintaan atau hal-hal lain dalam suatu organisasi. Komponen penting dalam sebuah memo mencakup kepada siapa memo tersebut ditujukan, dari siapa, tentang hal apa, tanggal pembuatan atau penulisan memo, penyampaian memo berasal dan pimpinan kepada pimpinan yang lain (sederajat) atau dari pimpinan kepada pegawai dan karyawan. Di dalam praktiknya, relatif jarang penggunaan memo yang berasal dari karyawan kepada pimpinan dalam suatu organisasi bisnis. Memo merupakan bentuk dari naskah dinas intern (catatan tertentu) yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran dan pendapat kedinasan. Sifatnya informal, untuk mengingatkan, mengungkapkan atau menginformasikan sesuatu masalah dalam hubungan yang kurang resmi atau bersifat pribadi. Di beberapa Negara Anglo Sakson dan bekas daerah pengaruhnya digunakan istilah memo (memory atay memorandum), sedangkan di Negara Eropa Daratan atau Negara bekas pengaruhnya digunakan istilah nota (note). Dalam ranah hukum, laporan memorandum sangat pendek (satu hingga tiga halaman). Andaikan laporannya lebih dari satu halaman, maka harus membuat bagian ringkasan sebelum bagian pengenalan supaya pembaca tidak perlu membaca seluruh memorandum untuk memahami pesan yang disampaikan. Tujuan menulis laporan memorandum adalah untuk menyampaikan laporan yang ringkas lagi padat dengan secepat mungkin kepada pihak yang berkepentingan. Penekanan utama adalah pada keputusan. perbincangan, dan kesimpulan dengan maklumat minimum tentang perincian uji kaji, kecuali jika perincian tersebut penting kepada [analisis]]

Pembuat dan penandatangan

Memorandum dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan instansi atau satuan organisasi sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggungjawabnya. Pembuatan dan penandatanganan memorandum menurut Permenpan Nomor 80 tahun 2012 adalah sebagai berikut.

Menteri
Sekretaris Instansi
Dirjen
Deputi
Staf Ahli
Asdep/Kabid/Kasudit
Kasubid/Kasubag/Kasi.

Susunan

Bagian kepala

Kop dinas, berisi nama instansi atau satuan organisasi yang ditulis simetris diletakan di tengah atas atau pada sebelah kiri atas. Kop diketik pada saat mengetik memorandum, kecuali memorandum yang ditandatangani oleh Menteri atau Pejabat Negara. Kop naskah dinas harus menggunakan Lambang Negara.
Kata memorandum harus ditulis di tengah dan menggunakan huruf kapital.
Kata nomor ditulis di bawah kata Memorandum dan ditulis dengan huruf kapital.
Kata Yang terhormat (Yth.) ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan titik sebagai tanda singkatan.
Kata Dari ditulis dengan menggunakan huruf awal kapital.
Kata Hal ditulis dengan menggunakan huruf awal kapital.
Kata Tanngal ditulis dengan menggunakan huruf awal kapital.

Batang tubuh

Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka, bagian isi dan penutup yang ditulis singkat, padat dan jelas.

Kaki

Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan pemberi dan penerima kuasa, nama pejabat yang berwenang, dan tembusan (jika perlu).

Surat Pesanan

Surat pesanan merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan atau instansi tertentu untuk memfasilitasi aktivitas pesan-memesan perusahaan yang sifatnya lebih resmi.

Pembuatan surat ini ditujukan untuk memesan suatu produk atau barang kepada mitra kerja sama perusahaan tersebut. Melalui surat ini, maka barang yang dipesan bisa sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Dalam pembuatan Surat Pesanan Barang, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan sebagai isi surat, yakni sebagai berikut:

Perhatikan jenis barang yang akan dipesan. Jelaskan secara keseluruhan jenis barang sejelas-jelasnya.

Pahami dan tentukan kualitas barang yang akan dipesan agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Cantumkan jumlah barang yang akan dipesan dengan angka yang jelas.

Cantumkan harga barang yang akan dipesan beserta ongkos pengirimannya jika perlu.

Cantumkan cara pengiriman barang, baik secara on the spot (OTS), delivery, atau via jasa ekspedisi/kurir.

Lampirkan syarat penyerahan barang jika perlu.

Secara garis besar, kurang lebih penyusunan suratnya adalah seperti ini:

Langkah pertama adalah mencantumkan pihak yang akan dituju untuk pemesanan barang.

Mencantumkan identitas diri atau perusahaan sebagai calon pemesan barang agar penjual mengetahuinya.

Bagian isi surat, cantumkan detail mengenai barang yang akan dipesan, yakni seperti enam poin isi surat yang telah disebutkan di atas.

Selain itu, jangan lupa untuk tetap menerapkan aspek-aspek teknis, yakni:

Menggunakan kepala surat atau kop surat,
Mencantumkan tanda tangan dan nama terang pengirim, d) menggunakan tata bahasa yang baik dan benar, e) menuliskan pembuka dan penutup surat yang baik dan benar beserta ungkapan terima kasih.

https://kumparan.com/berita-bisnis/mengenal-surat-pesanan-barang-dalam-bisnis-dan-cara-membuatnya-1vM2MHDL9bs/full

Surat pengaduan atau keluhan

Surat pengaduan (complaint) adalah surat tertulis di mana seseorang melaporkan pengalaman atau situasi yang buruk. mengeluh: mengeluh, mengungkapkan ketidakpuasan atau opini negatif. Contoh surat ini seperti keluhan kepada: barang, pengaduan masyarakat, ke polisi, penawaran barang.

Jenis Surat Keluhan

Surat pengaduan memiliki jenis dan alasan yang berbeda dan tergantung pada hal itu, surat pengaduan dapat dikategorikan sesuai.

Bergantung pada tingkat organisasi atau individu, surat ini dapat berupa:

Surat keluhan pribadi

Ketika sebuah surat ditulis pada tingkat pribadi oleh seseorang, itu disebut Surat Keluhan Pribadi. Ini ditulis oleh konsumen untuk mendapatkan pengembalian dana, mengganti produk, dll. Ini juga ditulis untuk keluhan terkait layanan atau masalah apa pun yang memengaruhi individu atau masyarakat pada umumnya.

Surat keluhan profesional

Ketika sebuah surat ditulis atas nama sebuah organisasi, itu disebut Surat Keluhan Profesional. Surat-surat ini mendapat dukungan dari sebuah organisasi dan sebagian besar terkait dengan barang dan layanan profesional maupun pemerintahan.

https://www.pinterpandai.com/surat-pengaduan-komplain-complaint-contoh-indonesia-inggris-english/

Pesan-Pesan Positif

Pesan positif adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan menyenangkan kepada pihak lain, yang meliputi

Goodnews

Pengorganisasian permintaan pesan rutin dan positif menggunakan pendekatan langsung (deduktif ). Pesan kabar baik (good news) adalah surat yang menginformasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan. Contoh good news: Kenaikan gaji, Lamaran pekerjaan dikabulkan, Promosi jabatan, Tunjangan hari raya (THR) news tentang Produk , Pemberian diskon , Layanan purna jual , Garansi, Persetujuan kredit •

Goodwill

Goodwill suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesa secara bersahabat yang secara tak langgusng berkaitan dengan tujuan bisnis.

Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif

Ketika sedang merespons secara positif penyampaian pesan-pesan good news dan goodwill, seseorang dapat menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Hal itu dilakukan karena pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingin disampaikan. komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif Ide-ide pokok yang jelas Penjelasan rinci Penutup surat.

BAB VI PENULISAN PESAN - PESAN NEGATIF

Definisi

Pesan Bisnis Negatif ( Bad News ) Menyampaikan berita buruk merupakan sebuah fakta kehidupan bisnis bagi hamper semua komunikator bisnis. Dalam setiap bisnis, sesuatu kadang-kadang berlangsung salah. Barang tidak dikirimkan, sebuah produk gagal menunjukkan kinerja yang diharapkan, pelayanan buruk, tagihan kacau, atau konsumen salah paham. Karena berita buruk mengecewakan, menggangu dan terkadang membuat penerima marah, pesan ini harus ditulis hati-hati. Perasaan buruk terkait dengan berita yang mengecewakan pada umumnya bisa dikurangi jika pembaca tahu alas an penolakan, berita buruk disampaikan dengan peka.

Aneka Ragam Pesan Negatif

Pesan negative tentang masalah bisnis kenaikan harga, produk cacat, prdouk kadaluarsa
Berita negative tentang pesanan, seperti tidak dapat memenuhi sebagian atau seluruh pesanan
Berita negative tentang orang, seperti menolak lamaran kerja, menolak memberikan rekomendasi
Bad news tentang penolakan, seperti penolakan kerjasama, klaim, undangan, permohonan kredit.
Berita negative lainnya seperti pemutusan hubungan kerja, skorsing.

Tujuan

Sebagai komunikator bisnis yang harus menangani berita buruk, akan banyak mempunyai tujuan dan yang terpenting adalah sebagai berikut :

Penerimaan: pastikan pembaca memahami dan menerima berita buruk

Citra positif: promosikan dan jaga citra baik anda dan organisasi anda

Kejelasan pesan: buat pesan sejelas mungkin sehingga korespondensi tambahan tidak lagi diperlukan

Proteksi : hindari menimbulkan tuntutan atau tanggung jawab hukum terhadap anda atau organisasi anda

Proses

Proses Penyusunan Pesan Bisnis Negatif ( Bad News ) Dan Persuasif

Berkomunikasi dengan pesan negatif merupakan fakta bagi seluruh profesional bisnis, dari penolakan lamaran kerja atau pemberitahuan kepada pelanggan bahwa pengiriman barang terlambat hingga penolakan undangan pidato. Ketika harus menyampaikan berita negatif, maka terdapat lima sasaran:

Menyampaikan berita buruk

Memperoleh penerimaan atas berita buruk tersebut.
Mempertahankan sebanyak mungkin niat baik perusahaan di mata audiens,
Mempertahankan citra baik organisasi, dan
Jika mungkin, mengurangi atau menghilangkan kebutuhan korespondensi tentang hal tersebut di waktu yang akan datang.

Kelima sasaran tersebut merupakan banyak hal yang harus dicapai dalam satu pesan. Akan tetapi, dengan memelajari beberapa teknik sederhana dan mengikuti proses penulisan tiga langkah, dapat menyusun pesan negatif yang dapat mengurangi stres pada semua orang yang terlibat dan meningkatkan efektivitas upaya komunikasi.

Strategi

Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad News

Ketika memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan mengomunikasikan permasalahan tentang pesanan, atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat memperngaruhi citra organisasi bisnis secara negatif, ada tiga yang perlu diperhatikan yaitu:

Penyampaian bad-news

Penerimaan pesan tersebut

Menjaga good will sebaik mungkin dengan audiens.

Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad News

Menciptakan Audience-Centered Tone

Memilih Pendekatan Organisasional

Nada atau intonasi dalam menyampaikan Bad-News mampu memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis yang didukung dengan tiga tujuan secara spesifik :

Membantu audiens mengerti bahwa bad news menggambarkan suatu keputusan yang tegas.
Membantu audiens mengerti bahwa keputusan itu adil.
Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan

Ada dua pendekatan organisasional yang dapat diterapkan dalam menyampaikan Bad News yaitu

Perencanaan Tak Langsung

Perencanaan Tak Langsung Merupakan pendekatan yang familiar atau lazim digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens. Dalam pendekatan organisasional perencanaan tak langsung terdapat 4 bagian penting yaitu :

Pembuka (pernyataan netral).

Alasan ( Penjelasan logis ).

Bad news ( Nyatakan bad news ).

Penutup ( Positif, bersahabat, dan menyenangkan ).

Perencanaan Langsung

Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang di organisir melalui perencanaan langsungakan diawali dengan suatu pernyataan bad news, selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat.

Menciptakan Audience-Centered Tone

Memilih Pendekatan Organisasional

Mengkomunikasikan Informasi Dan Jawaban Negatif Dalam dunia bisnis, seringkali memberikan jawaban langsung sebagai bentuk penolakan, atau ketidaksetujuan terhadap sesuatu, menjadi hambatan dalam berkomunikasi.

Hambatan dalam berkomunikasi.

Bad-News Tentang Produk Ketika anda ingin menyampaikan Bad-News tentang produk, pertanyaannya adalah pendekatan mana yang akan dipilih: Pendekatan langsung atau Pendekatan tak langsung.

Penolakan Kerja Sama Apabila seseorang meminta informasi atau partisipasi dalam suatu kegiatan tertentu, sementara itu anda tidak dapat memenuhi permintaan, anda dapat menggunakan pendekatan langsung atau tidak langsung.

Penolakan Undangan Bila harus mengatakan “Tidak” atas suatu undangan teman bisnis, anda dapat menggunakan pendekatan organisasional, pendekatan langsung dan pendekatan tak langsung.

Penyampaian Bad-News Ke Pelanggan Bad-News tentang Pesanan Tidak Memenuhi Pesanan Mengganti ProdukPenolakan Surat Pengaduan dan Keluhan

Penolakan menulis surat rekomendasi

Penolakan Lamaran Pekerjaan

Surat Penolakan Kredit Bad-News Tentang Orang

Cara Menolak Tawaran Kerja

Tunjukkan Rasa Terima Kasih

Hal pertama yang perlu dilakukan adalah menyampaikan ucapan terima kasih kepada perekrut atas waktu dan kesempatan yang telah diberikan kepada Anda.

Walaupun merekrut memang merupakan tugas mereka, namun mereka telah menggunakan banyak waktunya untuk membaca CV, hasil tes, wawancara dan sebagainya. Mereka juga sudah memberikan Anda penilaian yang baik kepada user.

Katakan beberapa hal seperti:

Terima kasih atas tawaran posisi yang telah diberikan. Saya sangat menghargai waktu Anda untuk memperhitungkan saya dan telah memberikan banyak penjelasan mengenai perusahaan ini.
Terima kasih atas waktu wawancara yang telah diberikan minggu lalu, sangat menyenangkan untuk bertemu tim dan melihat cara kerja perusahaan. Saya belajar banyak mengenai posisi ini dan saya sangat berterima kasih atas tawaran yang diberikan.

Berikan Alasan yang Baik dan Jelas

Jangan pernah menolak tawaran kerja tanpa memberikan alasan yang jelas dengan baik, apalagi jika Anda sudah melewati banyak tahap yang tentu saja memakan banyak waktu perekrut.

Ingat, Anda tidak perlu sampai detail menceritakan tentang tawaran atau perusahaan apa yang Anda terima, keuntungan lain apa yang Anda dapatkan atau hal lain yang berhubungan dengan perusahaan lain.

Pendekatan yang benar adalah dengan memberikan alasan seperti:

Setelah memikirkan beberapa pertimbangan dengan baik, saya memutuskan untuk menerima pekerjaan di tempat lain.
Setelah saya pikirkan secara matang, saya memutuskan bahwa ternyata ini bukan saat yang tepat untuk pindah ke tempat yang baru.
Walaupun tawaran ini adalah kesempatan yang sangat besar untuk saya, namun saya memutuskan untuk mengejar posisi dan peran lainnya yang lebih cocok dengan minat saya di bidang …

Anda bisa menambahkan alasan lain agar lebih masuk akal dan bisa diterima, misalnya saja Anda diterima di perusahaan lain karena rekomendasi teman langsung kepada pemilik atau manajer di perusahaan tersebut.

Terus Berhubungan Baik

Menyampaikan sedikit basa-basi juga perlu dilakukan ketika Anda menolak tawaran kerja. Jika Anda memiliki topik yang bisa menyangkut hubungan Anda dengan perekrut atau perusahaan terkait, maka sampaikanlah.

Misalnya, undangan untuk hadir di event yang akan Anda hadiri (yang berhubungan dengan bidang atau industri tersebut). Atau sampaikan beberapa kata seperti:

Sampai bertemu di acara bulan depan
Sebuah kehormatan untuk bisa mengenal Anda dan semoga kita bisa bertemu lagi di lain kesempatan
Sekali lagi, terima kasih atas waktu Anda, semoga sukses selalu

Mengembangkan Pesan-Pesan Negatif

Menciptakan pesan-pesan yang efektif secara cepat :

1. Sebelum mengorganisasi poin utama sebuah pesan, penting untuk memilih pendekatan langsung atau tidak langsung

2. Sebelum benar-benar menyusun pesan Anda, bersikaplah sensitif pada variasi antarbudaya atau antarpenerima internal dan eksternal

3. Untuk memenuhi spirit penerima tetap fokus, pastikan Anda mempertahankan standar etika yang tinggi

Memilih Pendekatan yang Terbaik

2 pendekatan yang digunakan adalah langsung dan tidak langsung, untuk menyampaikan pesan-pesan negatif. Ketika Anda langsung menyampaikan beberapa berita buruk pada seserorang, Anda menggunakan pendekatan langsung. Ketika Anda mencoba mengurangi dampak berita buruk dengan mempermudah cara mengatakannya melalui percakapan sebelum menyampaikan berita buruk. Anda menggunakan pendekatan tidak langsung. Kemungkinannya adalah Anda elah mengembangkan perasaan secara insting dalam menentukan pendekatan dalam banyak situasi.

Beberapa pertanyaan yang dapat membantu :

Apakah berita buruk tersebut akan membuat syok?

Pendekatan lagsung adalah baik untuk situasi bisnis yang orang sudah mengetahui kemungkinan menerima berita berita buruk. Namun, jika berita buruk mungkin membuat pembacanya syok, gunakan pendekatan tidak langsung untuk membantu mereka siap menerimanya.

Apakah pembaca lebih suka pesan-pesan pendek yang langsung ke pokok masalahnya?

Pandai-pandai dalam melihat situasi dan kondisi. Pilihalah pilihan yang terbaik dalam penyampaian pesan

Seberapa penting berita ini bagi pembaca tersebut?

Untuk scenario minor atau skenario rutin, pendekatan langsung hampir selalu yang terbaik. Namun, bila pembaca mempunyai investasi emosional pada situasi tersebut atau konsekuensi bagi pembaca sangat besar, pendekatan tidak langsung sering kali yang terbaik karena pendekatan ini memberikan Anda kesempatan untuk menyiapkan pembaca itu untuk menerima berita Anda

Apakah anda perlu mempertahankan hubungan kerja yang dekat dengan pembaca pesan?

Pendekatan tidak langsung mempermudah untuk mengurangi pukulan dari berita buruk dan oleh karena itu menjadi pilihan yang lebih baik bila Anda butuh melestarikan hubungan yang baik

Apakah anda perlu menarik perhatian pembaca?

Tarik perhatian dari pembaca denagn memberikan pendekatan langsung apabila penerima sering kali mengabaikan. Pesan tidak langsung yang ditulis dengan buruk yang mengaburkan berita buruk mungkin menjadi penyebab utama mengapa orang tersebut mengabaikan Anda

Apa gaya yang disukai oleh organisasi anda?

Pesan langsung yang kasar dapat menggangu atau membuat marah orang di sebuah perusahaan yang terbiasa pada gaya tidak langsung dan lembut. Sebaliknya, orang yang terbiasa pada pesan-pesan langsung mungkin menjadi tidak sabar dengan, atau bahkan tidak percaya pada, pendekatan tidak langsung

Seberapa banyak komunikasi lanjut yang Anda inginkan?

Bila Anda ingin mengurangi respons dari pembaca Anda, pendekatan langsung memberi sinyal yang lebih efektif bahwa pesan Anda adalah final. Namun, bila Anda menggunakan pendekatan tidak langsung untuk menyatakan daftar alasan-alasan sebelum mengumumkan keputusan, Anda membiarkan pintu tetap terbuka untuk respons lebih lanjut dari pembaca Anda,yang kadanng-kadang merupakan strategi yang terbaik

Menggunakan Pendekatan Langsung secara Efektif

Menyatakan berita buruk di awal mempunyai dua keuntungan

Memperpendek pesan

Memberikan waktu yang lebih singkat bagi penerima untuk mencapai ide pokok pesan tersebut

Buka dengan penyataan yang jelas tentang berita buruk

Bila berita buruk teresbut sangat mengahncurkan, pertahankan nada yangtenang dan professional yang tetap fokus pada berita yang disampaikan dan bukan pada kegagalan individual. Pastikan penerima pesan memahami berita dengan segera, tanpa membaca alas an mengapa berita itu buruk

Berikan alasan-alasan dan tambahan informasi

Dalam beberapa situasi, penjelasan dalam bentuk pernyataan tentang bagaimana Anda berencana memperbaiki atau merespon berita buruk adalah suatu ide yang baik. Beberapa ahli menyarankan bahwa sebuah perusahaan seharusnya tidak pernah minta maaf, bahkan ketika perusahaan itu tahu telah melakukan kesalahan karena permintaan maaf dapat dianggap sebagai pengakuan salah. Namun, beberapa Negara bagian, termasuk California, Georgia, Massachusetts, dan Texas, baru-baru ini mengeluarkan hukum yang secara spesifik mencegah ekspresi simpati agar tidak digunkan sebagai bukti kewajiban hukum

Tutup dengan catatan positif

Setelah Anda menjelaskan berita negatif, tutup pesan tersebut dengan positif, tetapi tetap jujur dan penuh penghormatan

Menggunakan Pendekatan Tidak Langsung secara Efektif

Pendekatan tidak langsung membantu para pembaca bersiap untuk menerima berita buruk dengan cara menyampaikan terlebih dulu alasan-alasan dari berita buruk tersebut. Namun tujuannya bukan untuk mengaburkan berita buruk, menundanya, atau membatasi tanggung jawab, tujuan utamanya adalah untuk meredam pukulan dan membantu para pembaca menerima situasi yang ada. Ada empat langkah dalam menyampaikan pesan negatif menggunakan pendekatan tidak langsung, yaitu:

Buka dengan sebuah penyangga.

Langkah pertama dalam menggunakan pendekatan tidak langsung adalah dengan menggunakan sebuah penyangga, yaitu sebuah pernyataan yang netral dan tidak kontroversial yang sangat berhubungan dengan pokok pesan. Sebuah penyangga membangun landasan yang sama dengan pembaca pesan. Penyangga yang baik dapat mengekspresikan penghargaan anda karena menjadi orang yang perhatian, meyakinkan pembaca tentang perhatian anda pada permintaan mereka, atau mengindikasikan pemahaman anda pada kebutuhan pembaca tersebut. Penyangga yang baik juga harus relevan dan tulus.

Berikan alasan-alasan dan informasi tambahan.

Sebuah penyangga yang efektif berfungsi sebagai batu pijakan kebagian selanjutnya dari pesan yang ingin anda sampaikan, dimana anda membangun penjelasan dan informasi yang akan mencapai puncaknya dalam berita negatif anda. Sebelum anda benar-benar mengatakan “tidak”, pembaca mengikuti urutan alasan anda dan siap dengan jawaban yang akan diberikan. Dengan memberikan alasan yang efektif, dapat membantu mempertahankan fokus pada isu-isu yang ada di tangan dan meredakan emosi yang secara signifikan selalu mengikuti berita buruk.

Lanjutkan dengan pernyataan yang jelas tentang berita buruk.

Setelah memaparkan alasan-alasan dengan baik dan logis, sekarang secara psikologis pembaca telah siap menerima berita buruk yang ingin disampaikan. Ada tiga teknik untuk menangani berita buruk dengan hati-hati:

Kurangi tekanan pada berita buruk.

Contohnya dengan mensubordinasikan berita buruk dalam sebuah kalimat kompleks:

Departemen kami sedang kekurangan tenaga kerja, jadi saya akan membutuhkan semua staff saya paling tidak untuk dua bulan kedepan.

Gunakan pernyataan pengandaian.

Tujuannya untuk menyiratkan bahwa penerima dapat menerima, atau mungkin suatu hari akan menerima jawaban yang baik agar dapat memotivasi penerima pesan.

Ketika anda sudah memiliki pengalaman lebih banyak mengenai manajerial, silahkan untuk melamar kembali

·Beri tahukan apa yang telah anda kerjakan, bukan apa yang tidak anda kerjakan.

Ketika menyampaikan berita buruk secara tersirat, pastikan kembali bahwa penerima pesan anda memahami seluruh isi pesan, termasuk berita buruk itu sendiri. Menahan informasi negatif atau menekankan pada informasi positif itu sendiri adalah tindakan yang tidak etis dan tidak adil bagi pembaca pesan.

Tutup dengan catatan positif.

Kesimpulan dari pendekatan tidak lagsung adalah peluang anda untuk menekankan rasa hormat bagi penerima pesan, walaupun and baru saja menyampaikan pesan yang tidak menyenangkan. Ekspresikan harapan terbaik tanpa harus berakhir dengan catatan yang keliru. Bila ada sudut positif, dapat anda tambahkan di akhir pesan. Apapun jenis kesimpulan yang anda gunakan, sebaiknya mencakup hal-hal berikut ini:

Jaga agar tetap positif.

Jangan merujuk pada, mengulang, atau meminta maaf karena berita buruk yang anda sampaikan, dan jangan mengekspresikan setiap keraguan bahwa alasan anda akan diterima pembaca. (hindari mengatakan, “Saya pecaya keputusan kami adalah keputusan terbaik yang dapat diberikan saat ini”)

Optimis tentang masa depan.

Jangan mengantisipasi masalah yang akan terjadi ke depan. (hindari mengatakan, “Bila anda mempunyai masalah lebih lanjut, tolong beri tahu kami”)

Jadilah orang yang percaya diri.

Jangan tunjukan keraguan apapun tentang mempertahankan orang untuk tetap menjadi partner anda (hindari mengatakan, ”Kami harap anda akan terus melakukan bisnis dengan kami”)

Bagian penutup dari sebuah pesan adalah hal terakhir yang kemungkinan besar akan diingat oleh penerima, maka cobalah membuat memori yang positif.

Mengeksplorasi Contoh-Contoh Umum Pesan-Pesan Negatif

Mengirimkan Pesan Negatif tentang Masalah Bisnis Rutin

Seiring dengan berkembangnya suatu organisasi atau perusahaan, masalah-masalah bisnis rutin akan semakin sering datang kepada perusahaan Anda. Masalah-masalah tersebut, seperti aplikasi kredit dan permintaan untuk adjustment, tentunya akan lebih sering membutuhkan respon negatif dibanding respon positif.

Menolak permintaan rutin

Permintaan rutin dapat datang dari kelompok-kelompok atau individual di luar maupun di dalam organisasi. Ketika Anda tidak mampu mengabulkan permintaan-permintaan tersebut, tantangan komunikasi Anda yang utama adalah memberikan respon negative yang jelas tanpa menimbulkan perasaan negative, atau merusak reputasi Anda atau perusahaan Anda. Sebab pada kenyataannya, tidak semua permintaan baik dari luar maupun dalam perusahaan, dapat Anda penuhi. Dan jangan sekali-sekali mengatakan “ya” atas sebuah permintaan, padahal dalam diri Anda, Anda tidak yakin, bahkan mengetahui bahwa Anda tidak mampu melakukannya, begitu juga bagi perusahaan Anda terhadap semua pihak di luar maupun di dalam perusahaan. Berikut tahap-tahap yang diperlukan dalam menyampaikan pesan negative:

Pilih Pendekatan Terbaik

Pendekatan langsung: jika penerima memahami tentang kemungkinan adanya berita negative, ketika Anda tahu pembaca pesan adlah orang yang lebih menyukai menerima berita yang buruk terlebih dahulu.

Pendekatan tidak langsung: ketika berita tersebut kemungkinan akan menimbulkan syok bagi penerimanya, dan jika Anda ingin mempertahankan hubungan yang baik dengan penerima.

Untuk Pendekatan Tidak Langsung, Buka Pesan Degan Sebuah Penyangga Positif

Buat landasan yang sama dengan penerima.

Berikan penyampaian hormat kepada penerima pesan.

Jangan meremehkan keprihatinan pembaca pesan.

Jangan menyesatkan pembaca sehingga ia berpikir bahwa berita yang akan datang adalah berita positif.

Berikan Alasan Dan Informasi Tambahan

Alasan ini ditambahkan ke dalam pesan, hanya jika diperlukan.

Hindari penjelasan ketika alasan-alasan tersebut sangat rahasia, sangat rumit, atau tidak relevan dengan pembaca.

Sesuaikan jumlah detail pesan tambahan, agar sesuai dengan situasi dan penerima yang bersangkutan.

Nyatakan Berita Buruk Dengan Jelas

Nyatakan berita buruk tersebut sepositif mungkin, gunakan kata-kata yang bijak, dan hindari penulisan secara bertele-tele.

Cari alternative pemecahan masalah yang dapat Anda berikan, dan jangan menyiratkan vahwa ada bantuan lain yang mungkin tersedia, apdahal sesungguhnya tidak.

Tekankan pada apa yang dapat dan sudah Anda kerjakan, bukan pada apa yang tidak dapat dan tidak mau Anda kerjakan.

Bila respon Anda mungkin berubah di waktu yang akan datang, jelaskan kondisi tersebut kepada pembaca pesan.

Tutup Pesan Dengan Catatan Positif

Ekspresikan harapan terbaik tanpa secara keliru mengubah pesan itu menjadi pesan positif.

Beri dukungan positif terhadap perusahaan penerima pesan di waktu yang akan datang.

Pertahankan pandangan positif di waktu yang akan datang.

Menangani Berita Buruk tentang Transaksi-Transaksi

Karena beberapa alasan, bisnis kadang-kadang harus menyampaikan berita buruk yang menyangkut penjualan dan pegiriman produk-produk dan jasa. Berita buruk ini terkadang tidak disambut baik oleh penerimanya, sebab pada hakikatnya, perusahaan tidak pernah mengharapkan adanya kegagalan atau masalah dalam bisnis mereka. Pesan yang akan disampaikan ini mempunyai tiga tujuan:

Memodifikasi harapan pelanggan yang berkaitan dengan transaksi

Menjelaskan cara Anda berencana mengatasi situasi tersebut

Memperbaiki apa pun kerusakan yang mungkin telah terjadi dalam hubungan bisnis

Pesan-pesan negative tentang transaksi terdiri dari dua jenis dasar

Bila Anda belum melakukan hal-hal yang spesifik untuk memenuhi harapan pelanggan, isi pesan lebih sederhana, dengan hanya menginformasikan pelanggan yang bersangkutan, dengan sedikit atau tanpa penekanan permintaan maaf.

Bila Anda telah mengatur harapan pelanggan dan sekarang ternyata anda tidak dapat memenuhinya, isi pesan akan lebih kompleks. Sebab Anda harus mengatur kembali harapan pelanggan dan menjelaskan cara Anda akan memecahkan masalah tersebut. Anda juga perlu memasukkan permintaan maaf ke dalam pesan yang akan Anda sampaikan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

Atur kembali perkiraan pelanggan tentang transaksi tersebut.

Jelaskan apa yang terjadi dan mengapa hal itu bisa terjadi.

Jelaskan cara Anda akan menangani situasi tersebut.

Perbaiki kerusakan apa pun yang telah terjadi pada hubungan bisnis, barangkali dengan menawarkan diskon di masa yang akan datang, memberikan dagangan secara gratis, dll.

Tawarkan ekspresi permintaan maaf yang bersifat bisnis dan professional bila organisasi Anda melakukan kesalahan.

Menolak Klaim dan Permintaan Penyesuaian

Hampir setiap pelanggan yang membuat klaim atau permintaan untuk penyesuaian terlibat secara emosional. Oleh karena itu, metode tidak langsung merupakan pendekatan terbaik untuk melakukan penolakan.

Ketika menolak sebuah klaim ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu:

Tunjukkan pemahaman kita tentang keluhan

Jelaskan penolakan kita

Berikan tindakan alternatif

Dalam menghadapi pelanggan yang meminta klaim atas suatu produk maka kita harus menahan diri untuk tidak mengatakan hal-hal kasar kepada pelanggan tersebut. Apabila kita tidak dapat menahan godaan tersebut maka kita dapat dituntut karena pencemaran nama baik ( defamation). Pencemaran nama baik (defamation) ialah sebuah pernyataan salah yang cenderung merusak cenderung merusak karakter atau reputasi seseorang. Pencemaran nama baik secara tertulis disebut libel. Pencemaran nama baik dengan ucapan disebut slander.Menghindari pencemaran nama baik dapat dilakukan dengan cara tidak menanggapinya secara emosional.

Seseorang yang menuntut pencemaran nama baik harus dapat membuktikan :

Bahwa pernyataan adalah salah

Bahwa bahasa yang digunakan melukai reputasi orang yang bersangkutan, dan

Bahwa pernyataan tersebut telah dipublikasikan

Langkah-langkah untuk menolak klaim atau permintaan untuk penyesuaian ialah:

Merencanakan

Menganalisa situasi. Tujuannya menolak klaim garansi dan menawarkan perbaikan, kemungkinan reaksi para penerima akan kecewa dan terkejut.

Mengumpulkan informasi. Kumpulkan informasi tentang kebijakan dan prosedur pemberian garansi, pelayanan perbaikan, dan informasi penjualan kembali.

Menyeleksi medium yang tepat. Pilih medium yang paling baik untuk menyampaikan pesan anda, untuk pesan-pesan formal, surat cetakan dengan kertas berlogo perusahaan adalah yang terbaik.

Mengatur informasi. Ide pokok anda adalah menolak klaim dan menganjurkan solusi alternatif, pilih pendekatan tidak langsung berdasarkan pada penerima dan situasinya.

Menulis

Beradaptasi dengan penerima anda. Sesuaikan tingkat formalitas berdasarkan pada tingkat kedekatan anda dengan penerima. Pertahankan hubungan positif dengan menggunakan sikap “Anda”, kesopanan,penekanan pada hal-hal positif, dan bahasa yang bebas bias.

Menyusun pesan. Gunakan gaya percakapan tetapi profesional dan jaga agar pesan tetap singkat, jelas, dan sejauh mungkin membantu.

Menyelesaikan

Merevisi Pesan. Evaluasi isi dan tinjau ulang keterbacaan pesan untuk memastikan bahwa informasi negatif tidak akan disalahartikan. Pastikan nada anda tetap positif tanpa terkesan dibuat-buat.

Memproduksi pesan. Tekanan pada tampilan yang bersih dan profesional yang tepat untuk surat di atas kertas berlogo perusahaan.

Mengoreksi pesan. Tinjau ulang untuk mencari kesalahan-kesalahan dalam tata letak, ejaan, dan mekanis.

Mendistribusikan pesan. Kirimkan pesan anda dengan menggunakan medium yang dipilih, pastikan juga bahwa pembaca menerima setiap dokumen pendukung yang diperlukan.

Mengirimkan Berita-Berita Negatif Organisasi

Kadangkala perusahaan harus mengambil keputusan yang tidak populer bagi para pelanggan (seperti kenaikan harga, pembatalan produk, penarikan kembali produk), bagi para karyawan (seperti pemutusan hubungan kerja, pengurangan tunjangan, penutupan pabrik), bagi kelompok-kelompok lain (relokasi ke kelompok baru, mengganti anggota dewan komisaris, membatalkan kontrak dengan pemasok).

Langkah-langkah dalam membuat pengumuman-pengumuman negatif:

Sesuaikan pendekatan anda dengan situasi yang ada

Pertimbangkan kebutuhan unik dari setiap kelompok

Berikan setiap penerima cukup waktu untuk bereaksi sejauh yang dibutuhkan

Rencanakan urutan dari banyak pengumuman

Beri diri anda sendiri cukup waktu untuk merencanakan dan mengelola pada respons

Cari sudut pandang positif tetapi jangan memancarkan optimisme yang keliru

Minimumkan elemen kejutan kapan pun dimungkinkan

Carilah saran dari ahli bila anda tidak yakin

Beradaptasi pada Penerima Anda

Pesan-pesan negatif mengharuskan untuk mempertahankan penerima pesan agar tetap fokus dan menjadi sesensitif mungkin pada kebutuhan penerima. Oleh karena itu, pesan pesan-pesan negatif perlu diadaptasi pada perbedaan budaya atau pada perbedaan antara penerima internal dan penerima eksternal.

Variasi-Variasi Budaya

Harapan untuk menangani berita buruk berbeda-beda dari satu budaya negara ke budaya negara lainnya. Misalnya, surat bisnis Perancis, ketika menyampaikan berita buruk, para penulis Prancis memakai pendekatan langsung. Mereka membuka dengan referensi tentang problem yang ada (korespondensi) dan kemudian menyatakan berita buruk dengan jelas. Meskipun meraka tidak merujuk pada kebutuhan penerima, mereka sering meminta maaf dan mengekspresikan penyesalan untuk problem tersebbut.

Sebaliknya, surat-surat di Jepang, ketika menyampaikan berita buruk, para penulis Jepang membukanya dengan cerita tentang musim, keberhasilan bisnis, atau kesehatan yang baik, lalu diikuti dengan penjelasan dan permintaan maaf kemudian dilanjutkan dengan berita buruk atau penolakan.

Singkatnya, bila berkomunikasi antarbudaya, lebih baik menggunakan nada, pengorganisasian, dan konvensi budaya lain sebagaimana yang diharapkan oleh penerima pesan. Dengan cara itu dapat menghindari pendekatan yang dianggap tidak tepat atau bahkan pendekatan yang menghina yang dapat mengacaukan hubungan bisnis.

Penerima Internal Versus Penerima Eksternal

Penerima pesan di dalam perusahaan sering kali mempunyai harapan pada pesan negatif yang berbeda dari harapan penerima di luar perusahaan sehingga perlu mengadaptasi pesan-pesan negatif menurut penerima yang adalah orang dalam atau orang luar organisasi. Misalnya, sebagai stakeholder internal, karyawan bukan hanya lebih banyak detail, termasuk bagaimana penurunan tersebut mempengaruhi kenaikan gaji, promosi, dan pendanaan proyek, tetapi juga berharap mendapatkan informasi sebelum publik diberi tahu. Mereka ingin tahu bagaimana perubahan akan menollong perusahaan; mereka ingin tahu bagaimana perubahan akan berdampak pada mereka secara personal.

Menyampaikan berita buruk ke posisi yang lebih atas dalam struktur organisasi adalan kewajiban yang sulit tetapi kadang-kadang perlu bagi karyawan. Dalam budaya perusahaan yang tidak mendukung komunikasi terbuka, para karyawan yang takut akan akibat dari berita buruk akan menghindari melaporkan pesan-pesan buruk yang akan membawa pada kegagalan yang lebih banyak lagi karena para pengambil keputusan tidak memperoleh informasi yang jujur, dan objektif yang mereka butuhkan untuk membuat pilihan secara bijak. Sebaliknya, para manajer dalam budaya terbuka berharap para karyawan mereka akan memberi mereka berita buruk kapan pun hal itu terjadi sehingga tindakan perbaikan dapat diambil.

Isi pesan negatif perlu disesuaikan untuk berbagai kelompok penerima eksternal yang berbeda.

Mempertahankan Standar Tinggi Etika dan Etiket

Kesulitan yang dihadapi ketika mengirimkan dan menerima pesan-pesan negatif mengarahkan pada kecenderungan manusiawi untuk menunda, mengurangi, atau mengubah berita buruk, tindakan ini merupakan tindakan yang tidak etis. Ketika perusahaan mempunyai informasi negatif yang mempengaruhi kesejahteraan pihak lain, perusahaan itu mempunyai kewajiban untuk mengkomunikasikan informasi itu secara jelas dan lengkap, walaupun dengan melakukannya akan membahayakan karier atau kondisi keuangan. Semakin lama menunggu untuk menyampaikan berita buruk, semakin sulit membuat penerima bereaksi dan merespon.

Situasi untuk mennyampaikan berita buruk menguji kemampuan pengendalian diri dan etika bisnis. Seorang karyawan yang mengecewakan, seorang pemasok ketika pasokan suku cadang yang keliru merusak reputasi perusahaan, seorang rekan bisnis yang melanggar perjanjian kontrak—situasi-situasi seperti ini akan menggoda untuk merespon dengan melakukan serangan personal. Namun, terlepas ddari apakah pesa-pesan negatif itu menjengkelkan atau bergaransi penuh dan perlu, pesan-pesan negatif dapat mempunyai dampak yang lama pada kedua belah pihak, orang yang menerimanya dan orang yang mengirimnya.

Seorang komunikator mempunyai tanggung jawab untuk meminimumkan dampak negatif dari pesan negatif melalui perencanaan yang hati-hati dan penulisan pesan yang sensitif dan objektif. Sejauh mungkin memfokuskan pada tindakan atau kondisi-kondisi yang mengarah pada berita negatif, bukan pada kekurangan personal atau isu-isu karakter.

Menolak permintaan Surat Rekomendasi

Menolak permintaan langsung untuk sebuah rekomendasi dari seorang pelamar adalah hal lain, tapi penolakan untuk bekerja sama tampaknya seperti sikap meremehkan pada pribadi pelamar dan sebuah ancaman bagi masa depan pelamar. Maka membuat surat yang berisi komentar positif tentang aktivitas terakhir dari pembaca, menyiratkan penolakan, menyarankan sebuah alternatif, dan menggunakan penutup yang sopan adalah jalan diplomasi yang dapat membantu para pembaca menerima penolakan Anda.

Menolak Lamaran Kerja

Surat penolakan tidak perlu panjang. Ingat mengirimkan surat berformat yang ditulis dengan baik dan mengikuti tiga panduan berikut, lebih baik daripada tidak mengirimkan surat sama sekali. Maka, sampaikan berita buruk ke pelamar kerja, dengan panduan berikut ini :

Buka dengan pendekatan langsung. Para pelamar kerja tahu bahwa mereka tidak akan memperoleh banyak posisi yang mereka inginkan, jadi berita negatif bukanlah sesuatu yang mengejutkan.

Nyatakan dengan jelas alasan pelamar tersebut tidak terpilih. Buat penolakan tersebut kurang bersifat pribadi dengan menyatakan bahwa Anda mempekerjakan seseorang yang mempunyai lebih banyak pengalaman atau kualifikasinya sesuai dengan persyaratan untuk posisi kerja.

Tutup dengan menyarankan alternatif-alternatif. Bila Anda percata bahwa pelamar tersebut adalah orang yang berkualitas, sebutkan pembukaan lowongan lain di perusahaan Anda atau Anda dapat menyarankan organisasi profesional yang dapat membantu pelamar menemukan pekerjaan.

Memberikan Penilaian Kinerja Negatif

Penilaian kinerja mempunyai karakteristik sebagai berikut, Nada penilaian adalah objektif dan tidak bias, bahasa yang digunakan tidak menghakimi, dan fokus penilaian adalah pemecahan problem. Maka, bila Anda harus memberikan penilaian kinerja negative adalah : menghadapi problem yang ada dengan segera, merencanakan pesan Anda, menyampaikan pesan tersebut secara pribadi, fokus pada problem tersebut, meminta karyawan tersebut memberikan komitmennya.

Memberikan Penilaian Kinerja Negatif

Penilaian kinerja adalah suatu evaluasi oleh manajer untuk seorang karyawan dan mungkin bersifat formal atau informal. Dibutuhkan beberapa kemampuan komunikasi lain seperti rentang luas dalam hal keahlian dan strategi sebagaimana dibutuhkan untuk menilai kinerja. Tujuan utama dari penilaian ini adalah memperbaiki kinerja karyawan dengan:

Menekankan dan menjelaskan syarat pekerjaan

Memberikan umpan balik pada karyawan tentang usaha mereka dalam memenuhi syarat tersebut

Memberikan panduan usaha yang kontinu dengan mengembangkan sebuah rencana tindakan, yang termasuk di dalamnya balas jasa dan peluang-peluang

Selain memperbaiki kinerja karyawan, penilaian kinerja membantu perusahaan mengatur standar organisasi dan mengkomunikasikan nilai-nilai organisasi.

Penilaian kinerja yang positif ataupun yang negative mempunyai beberapa karakteristik yang sama: Nada penilaian adalah objektif dan tidak bias, bahasa yang digunakan tidak menghakimi, dan focus penilaian adalah pemecahan problem. Selain itu, untuk meningkatkan objektivitas, makin banyak organisasi member umpan balik pada para karyawannya dari berbagai macam sumber.

Sulit mengkritik para karyawan secara tatap muka, dan sama dengan sulitnya memasukkan kritik dalam evaluasi kinerja secara tertulis. Namun, bila Anda memecat seorang karyawan karena tidak kompeten dan evaluasi kinerja karyawan tersebut positif semua, karyawan tersebut dapat menuntut perusahaan Anda, menghalangi Anda dalam mencari alasan untuk memberhentikan karyawan tersebut. Juga, perusahaan Anda dapat dituntut karena kelalaian bila kecelakaan disebabkan oleh seorang karyawan yang menerima sebuah evaluasi negative tetapi tidak menerima tindakan untuk perbaikannya (seperti pelatihan). Pastikan evaluasi kinerja yang anda buat seimbang dan jujur.

Panduan dalam memberikan penilaian kinerja negative:

Hadapi problem yang ada dengan segera. Menghindar dari problem penilaian hanya akan membuat hal tersebut makin buruk. Lebih-lebih lagi, bila Anda tidak memdokumentasikan problem-problem tersebut ketika terjadi, Anda akan kesulitan untuk memberhentikan karyawan tersebut di kemudian hari, bila situasi itu tiba.

·Rencanakan pesan Anda. Buat keprihatinan Anda jelas dan masukkan contoh-contoh tindakan spesifik karyawan yang bersangkutan. Pikirkanlah apakah ada kemungkinan penilaian Anda bias, dan minta masukkan dari pihak-pihak lain. Kumpulkan dan verifikasikan semua fakta yang relevan (baik kekuatan atau kelemahan).

Sampaikan pesan tersebut secara pribadi. Pastikan untuk menyampaikan problem kinerja secara pribadi, baik pesan disampaikan dalam bentuk tertulis atau secara tatap muka langsung. Jangan mengirimkan penilaian kinerja melalui e-mail atau faksmile. Bila anda melakukan penilaian kinerja seorang karyawan secara langsung dengan bertatap muka, lakukan penilaian tersebut dalam rapat yang diatur khusus dengan cepat untuk tujuan tersebut, dan pertimbangkan melakukan pertemuan tersebut di ruang rapat, ruang kerja karyawan bersangkutan, dan area lain yang netral.

Focus pada problem tersebut. Diskusikan problem yang disebabkan oleh perilaku karyawan (tanpa menyerang karyawan yang bersangkutan). Bandingkan kinerja karyawan tersebut dengan apa yang diharapkan dari dirinya, dengan tujuan perusahaan, atau dengan persyaratan kerja yang dibutuhkan (bukan dibandingkan dengan para karyawan lainnya). Identifikasikan konsekuensi dari kinerja buruk yang terus-menerus, dan tunjukkan bahwa Anda mempunyai komitmen untuk membantu memecahkan problem tersebut.

Minta karyawan tersebut memberikan komitmennya. Bantu karyawan memahami bahwa merencanakan dan membuat perbaikan merupakan tanggung jawab karyawan. Namun, selesaikan keputusan bersama-sama sehingga anda dapat memastikan setiap tindakan yang harus di ambil adalah tindakan yang mampu dicapai. Atur skedul untuk perbaikan kinerja karyawan dan menindaklanjuti dengan evaluasi dari perbaikan itu.

Bahkan walaupun kinerja karyawan Anda mengecewakan, tetap lebih baik bagi Anda untuk menyebutkan lebih dulu beberapa poin yang baik dari karyawan itu dalam penilaian kinerja Anda. Kemudian dengan jelas dan bijak, nyatakan bagaimana karyawan itu dapat lebih baik lagi dalam memenuhi tanggung jawab kerjanya. Bila penilaian kinerja ingin efektif, pastikan untuk menyarankan beberapa cara agar karyawan itu dapat memperbaiki dirinya.

Mengakhiri Hubungan Kerja

Ketika menulis surat pemutusan hubungan kerja, Anda mempunyai tiga tujuan:

Memberikan alasan yang mendasari tindakan yang sulit ini

Hindari pernyataan yang mungkin mengekspos perusahaan dan berakhir dengan tuntutan hukum yang keliru

Jaga agar hubungan antara karyawan yang diberhentikan dengan perusahaan sejauh mungkin tetap baik.

Untuk alasan hukum dan pribadi, ungkapkan justifikasi spesifik mengapa meminta karyawan yang bersangkutan berhenti. Bila karyawan tersebut bekerja dibawah kontrak, pengacara perusahaan Anda dapat menyarankan pada Anda apakah kinerja karyawan tersebut dapat dijadikan landasan legal untuk pemberhentian karyawan tersebut.

Pastiakan semua alasan Anda adalah alasan yang akurat dan dapat diversifikasi. Pastikan karyawan tersebut berhenti dengan perasaan positif sejauh situasi memungkinkan.

Pesan negatif terdiri dari :

Surat penolakan

Pengumuman atas perubahan sistem atau kebijakan yang tidak menguntungkan sang pembaca

Pernyataan atas ketidakdisiplinan, kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan seseorang

pernyataan untuk menarik kembali suatu produk.

Alasan seseorang ataupun organisasi dalam membuat pesan negatif dengan baik adalah :

Untuk memberitahu pembaca tentang suatu hal yang buruk atau tidak menguntungkan

Membuat pembaca mengerti dan menerima suatu berita yang bersifat negatif

Untuk mempertahankan imej baik seseorang atau organisasi setelah menyampaikan suatu pesan yang bersifat negatif

Untuk menjaga atau meningkatkan image baik sang penulis pesan

Untuk menjaga atau meningkatkan image baik perusahaan

Untuk mengurangi atau menghilangkan terjadinya pembahasan kembali atas masalah yang disampaikan saat ini dikemudian hari.

Menulis pesan negatif dengan baik dan benar :

Jangan menulis judul atau maksud (subject line) menggunakan kalimat yang bersifat negative karena akan mengakibatkan sang pembaca malas untuk membaca pesan tersebut.

Bila memberikan pesan negatif kepada atasan, subject line yang digunakan adalah kalimat berfokus pada penyelesaian masalah yang terjadi saat itu isi pesan sebaiknya diuraikan dari masalah yang terjadi à detail masalah tersebut à alternatif penyelesaian masalah tersebut à permintaan kepada atasan untuk memberikan solusi ataupun tindakan terhadap masalah tersebut

Pesan negatif yang ditujukan kepada konsumen atau pihak luar perusahaan sebaiknya mampu memberikan atau setidaknya mempertahankan imej baik perusahaan pesan diurutkan dari alasan terjadinya hal negatif à hal negatif yang terjadi à berikan jalan keluar atau janji bila memungkinkan à mengakhiri pesan dengan goodwill

ttps://www.slideshare.net/ziasafira1/penulisan-permintaan-pesan-pesan-rutin-dan-positif-serta-penulisan-bad-news

https://www.coursehero.com/file/45897976/SAP-6docx/

http://tugaskuliahanakmenej.blogspot.com/2012/12/chapter-9-menulis-pesan-negatif.html

[ilmu2-1] Mulyana, Deddy Prof. Imu Komunikasi Suatu Pengantar. PT Remaja Rosdakarya. 2007

[Teori_Komunikasi2-2] Rohim,Syaiful.2009. Teori Komunikasi: Perspektif,Ragam, & Aplikasi. Jakarta: Rineka Cipta

[Introducing_Communication_Theory2-3] West, Richard & Lynn H. Turner. 2007. Introducing Communication Theory. Third Edition. Singapore: The McGrow Hill companies.

[gonick2-4] (Indonesia) Larry Gonick, Kartun (non) Komunikasi, guna dan salah guna informasi dalam dunia modern. Kepustakaan Populer Gramedia, Juli 2007. (diterjemahkan dari Guide to (non) Communication HarperClollins Publisher, Inc copyright 1993. ISBN 978-979-9100-75-7

[Ilmu_Komunikasi_Suatu_Pengantar-5] Mulyana, Deddy. 2007. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

[1]

[2]

[3]

[4]

[1]

Fitriyaningsihagoes

BAB I Dasar - Dasar Komunikasi

Definisi

Sejarah

Filsafat

Komponen

Proses

Komunikasi verbal

Faktor - faktor yang mempengaruhi komunikasi verbal:

Komunikasi nonverbal

Jenis-jenis komunikasi nonverbal

Komunikasi objek

Sentuhan

Kronemik

Gerakan tubuh

Proksemik

Vokalik

Lingkungan

Fungsi Komunikasi Nonverbal

Fungsi pertama: Repetisi

Fungsi Kedua: Subtitusi

Fungsi Ketiga: Kontradiksi

Fungsi Keempat: Aksentuasi

Fungsi Kelima: Komplemen

Komponen-komponen Komunikasi

Pemberi Pesan

Pesan

Umpan Balik

Gangguan

Gangguan Eksternal (External Noise)[

Gangguan Internal (Internal Noise)

Gangguan Semantik (Semantic Noise)

Media/Saluran]

Setting (Lingkungan)

Openness (Keterbukaan)

Empathy (Empati)

Positiveness (Sikap positif)

Supportiveness (Sikap Mendukung)

Equality (Kesetaraan)

Model-model komunikasi

Model komunikasi linear

Model interaksional

Model transaksional

Faktor yang mempengaruhi

Latar belakang budaya.

Ikatan kelompok atau grup

Harapan

Pendidikan

Komunikasi Bisnis

BAB II BENTUK - BENTUK KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Komunikasi Menurut Ruang Lingkupnya

Komunikasi bisnis internal

Komunikasi bisnis eksternal

Komunikasi Menurut Sifatnya

Komunikasi Formal

Komunikasi Informal

Komunikasi Menurut Kelangsungannya

Komunikasi Langsung

Komunikasi Tidak Langsung

Komunikasi Menurut Jalan Informasi

Komunikasi ke Atas

Komunikasi ke Bawah

Komunikasi ke Samping

Komunikasi Lintas Budaya

Media komunikasi

Bentuk Media Komunikasi

Media Cetak

Media visual atau media pandang

Media audio[

Media Audio visual aid (AVA)

BAB III PERENCANAAN PESAN BISNIS

PROSES PERENCANAAN PESAN BISNIS

Perencanaan Pesan

Penyusunan Pesan

Revisi Pesan

PENENTUAN TUJUAN PESAN BISNIS

Memberi informasi (informing)

Membujuk atau persuasi (persuading)

Melakulakan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)

ANALISIS PENERIMA PESAN