Halaman ini sedang atau telah menjadi subjek penugasan dari sekolah atau kampus.

BAB I Dasar - Dasar Komunikasi

Definisi

Komunikasi adalah "suatu proses ketika seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain". Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak.^{[butuh rujukan]} Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik tubuh atau menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, dan mengangkat bahu.^{[butuh rujukan]} Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal.. Komunikasi menurut para ahli di antaranya seperti yang disebutkan oleh Anwar Arifin. Menurutnya arti komunikasi adalah jenis proses sosial yang erat kaitannya dengan aktivitas manusia serta sarat akan pesan maupun perilaku.

Sejarah

Komunikasi atau communicaton berasal dari bahasa Latin communis yang berarti 'sama'.^[1] Communico, communicatio atau communicare yang berarti membuat sama (make to common).^[1] Secara sederhana komuniikasi dapat terjadi apabila ada kesamaan antara penyampaian pesan dan orang yang menerima pesan.^[2] Oleh sebab itu, komunikasi bergantung pada kemampuan kita untuk dapat memahami satu dengan yang lainnya (communication depends on our ability to understand one another).^[3]

Pada awalnya, komunikasi digunakan untuk mengungkapkan kebutuhan organis.^[4] Sinyal-sinyal kimiawi pada organisme awal digunakan untuk reproduksi.^[4] Seiring dengan evolusi kehidupan, maka sinyal-sinyal kimiawi primitif yang digunakan dalam berkomunikasi juga ikut berevolusi dan membuka peluang terjadinya perilaku yang lebih rumit seperti tarian kawin pada ikan.^[4].

Manusia berkomunikasi untuk membagi pengetahuan dan pengalaman.^[1] Bentuk umum komunikasi manusia termasuk bahasa sinyal, bicara, tulisan, gerakan, dan penyiaran.^{[butuh rujukan]} Komunikasi dapat berupa interaktif, komunikasi transaktif|transaktif, komunikasi bertujuan|bertujuan, atau komunikasi tak bertujuan|tak bertujuan.^{[butuh rujukan]}

Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain.^{[butuh rujukan]} Akan tetapi, komunikasi hanya akan efektif apabila pesan yang disampaikan dapat ditafsirkan sama oleh penerima pesan tersebut.^{[butuh rujukan]}

Walaupun komunikasi sudah dipelajari sejak lama dan termasuk “barang antik”, topik ini menjadi penting khususnya pada abad 20 karena pertumbuhan komunikasi digambarkan sebagai “penemuan yang revolusioner”, hal ini dikarenakan peningkatan teknologi komunikasi yang pesat seperti radio.^{[butuh rujukan]} Televisi, telepon, satelit dan jaringan komuter seiring dengan industrialisasi bidang usaha yang besar dan politik yang mendunia.^{[butuh rujukan]} Komunikasi dalam tingkat akademi mungkin telah memiliki departemen sendiri di mana komunikasi dibagi-bagi menjadi komunikasi masa, komunikasi bagi pembawa acara, humas dan lainnya, namun subyeknya akan tetap begitu. Pekerjaan dalam komunikasi mencerminkan keberagaman komunikasi itu sendiri.^{[butuh rujukan]}

^ ^a ^b ^c Mulyana, Deddy Prof. Imu Komunikasi Suatu Pengantar. PT Remaja Rosdakarya. 2007
^ Rohim,Syaiful.2009. Teori Komunikasi: Perspektif,Ragam, & Aplikasi. Jakarta: Rineka Cipta
^ West, Richard & Lynn H. Turner. 2007. Introducing Communication Theory. Third Edition. Singapore: The McGrow Hill companies.
^ ^a ^b ^c (Indonesia) Larry Gonick, Kartun (non) Komunikasi, guna dan salah guna informasi dalam dunia modern. Kepustakaan Populer Gramedia, Juli 2007. (diterjemahkan dari Guide to (non) Communication HarperClollins Publisher, Inc copyright 1993. ISBN 978-979-9100-75-7

Filsafat

Filsafat komunikasi adalah disiplin ilmu yang menelaah pemahaman secara fundamental, metodologis, sistematis, analitis, kritis, dan holistis mengenai teori dari proses komunikasi yang meliputi berbagai dimensi dan berdasarkan bidang, sifat, tatanan, tujuan, fungsi, teknik, dan metode komunikasi.

Berikut penjabarannya:

Bidang komunikasi: Bidang ini meliputi komunikasi sosial, komunikasi organiasi, komunikasi bisnis, komunikasi politik, komunikasi internasional, komunikasi antarbudaya, komunikasi pembangunan, dan komunikasi tradisional
Sifat komunikasi: Komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal
Tatanan komunikasi: komunikasi intrapribadi, komunikasi antarpribadi, komunikasi kelompok, komunikasi massa, dan komunikasi media
Tujuan komunikasi: mengubah sikap, mengubah opini, mengubah perilaku, mengubah masyarakat, dan lain-lain
Fungsi komunikasi: mendidik, menginformasikan, menghibur, dan memengaruhi
Teknik komunikasi: komunikasi informatif, komunikasi persuasif, komunikasi pervasif, komunikasi koersif, komunikasi instruktif, dan hubungan manusiawi
Metode komunikasi: jurnalistik, hubungan masyarakat, periklanan, propaganda, perang urat saraf, perpustakaan, dan sebagainya

Selain itu, filsafat komunikasi mencoba menelaah secara mendalam pemahaman seseorang atau kelompok dalam berkomunikasi, baik berkaitan denga metodologi, sistematika, analisis, tingkat kekritisannya, dan keuniversalannya.

Komponen

Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa berlangsung dengan baik.^{[butuh rujukan]} Menurut Laswell komponen-komponen komunikasi adalah:^[1]

Pengirim atau komunikator (sender) adalah pihak yang mengirimkan pesan kepada pihak lain.

Pesan (message) adalah isi atau maksud yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain.

Saluran (channel) adalah media di mana pesan disampaikan kepada komunikan. dalam komunikasi antar-pribadi (tatap muka) saluran dapat berupa udara yang mengalirkan getaran nada/suara.

Penerima atau komunikan (receiver) adalah pihak yang menerima pesan dari pihak lain

Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya.

Aturan yang disepakati para pelaku komunikasi tentang bagaimana komunikasi itu akan dijalankan ("Protokol")

Proses

Secara ringkas, proses berlangsungnya komunikasi bisa digambarkan seperti berikut.

Komunikator (sender) yang mempunyai maksud berkomunikasi dengan orang lain mengirimkan suatu pesan kepada orang yang dimaksud. Pesan yang disampaikan itu bisa berupa informasi dalam bentuk bahasa ataupun lewat simbol-simbol yang bisa dimengerti kedua pihak.^{[butuh rujukan]}

Pesan (message) itu disampaikan atau dibawa melalui suatu media atau saluran baik secara langsung maupun tidak langsung. Contohnya berbicara langsung melalui telepon, surat, e-mail, atau media lainnya.^{[butuh rujukan]}

media (channel) alat yang menjadi penyampai pesan dari komunikator ke komunikan.^{[butuh rujukan]}

Komunikan (receiver) menerima pesan yang disampaikan dan menerjemahkan isi pesan yang diterimanya ke dalam bahasa yang dimengerti oleh komunikan itu sendiri.^{[butuh rujukan]}

Komunikan (receiver) memberikan umpan balik (feedback) atau tanggapan atas pesan yang dikirimkan kepadanya, apakah dia mengerti atau memahami pesan yang dimaksud oleh si pengirim.^{[butuh rujukan]}

Komunikasi verbal

Komunikasi verbal adalah komunikasi dengan menggunakan simbol-simbol verbal. Simbol verbal bahasa merupakan pencapaian manusia yang paling impresif. Ada aturan-aturan yang ada untuk setiap bahasa yaitu fonologi, sintaksis, semantik dan pragmatis.

Komunikasi verbal terbagi menjadi dua, komunikasilisa atau oral communication (berbicara dan mendengar, komuikasi tertulis atau written communication (menulis dan membaca).

Faktor - faktor yang mempengaruhi komunikasi verbal:

Nada suara
Menggunakan kata-kata deskriptif
Penekanan pada frasa tertentu
Volume suara

Cara pesan diterima tergantung pada faktor-faktor ini karena mereka memberikan interpretasi yang lebih besar bagi penerima dan seperti apa yang dimaksudkan oleh pesan. Dengan menekankan frasa tertentu dengan nada suara, hal ini menunjukkan bahwa hal tersebut penting dan harus lebih terfokus pada hal itu.

Selain atribut-atribut ini, komunikasi verbal ini juga disertai dengan isyarat non-verbal. Isyarat ini membuat pesan menjadi lebih jelas dan memberikan indikasi kepad pendengar mengenai cara informasi yang harus diterima.

Komunikasi nonverbal

Penggunaan ekspresi wajah merupakan salah satu komunikasi nonverbal.

Komunikasi nonverbal adalah proses komunikasi di mana pesan disampaikan tidak menggunakan kata-kata. Contoh komunikasi nonverbal ialah menggunakan gerak isyarat, bahasa tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata, penggunaan objek seperti pakaian, potongan rambut, dan sebagainya, simbol-simbol, serta cara berbicara seperti intonasi, penekanan, kualitas suara, gaya emosi, dan gaya berbicara.

Para ahli di bidang komunikasi nonverbal biasanya menggunakan definisi "tidak menggunakan kata" dengan ketat, dan tidak menyamakan komunikasi non-verbal dengan komunikasi nonlisan. Contohnya, bahasa isyarat dan tulisan tidak dianggap sebagai komunikasi nonverbal karena menggunakan kata, sedangkan intonasi dan gaya berbicara tergolong sebagai komunikasi nonverbal. Komunikasi nonverbal juga berbeda dengan komunikasi bawah sadar, yang dapat berupa komunikasi verbal ataupun nonverbal.

^ Mulyana, Deddy. 2007. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

Jenis-jenis komunikasi nonverbal

Komunikasi objek

Seorang polisi yang menggunakan seragam merupakan salah satu bentuk komunikasi objek. Komunikasi objek yang paling umum adalah penggunaan pakaian. Orang sering dinilai dari jenis pakaian yang digunakannya, walaupun ini dianggap termasuk salah satu bentuk stereotipe. Misalnya orang sering lebih menyukai orang lain yang cara berpakaiannya menarik. Selain itu, dalam wawancara pekerjaan seseorang yang berpakaian rapi cenderung lebih mudah mendapat pekerjaan daripada yang tidak. Contoh lain dari penggunaan komunikasi objek adalah seragam.

Sentuhan

Haptik adalah bidang yang mempelajari sentuhan sebagai komunikasi nonverbal. Sentuhan dapat termasuk: bersalaman, menggenggam tangan, berciuman, sentuhan di punggung, mengelus-elus, pukulan, dan lain-lain. Masing-masing bentuk komunikasi ini menyampaikan pesan tentang tujuan atau perasaan dari sang penyentuh. Sentuhan juga dapat menyebabkan suatu perasaan pada sang penerima sentuhan, baik positif ataupun negatif..

Kronemik

Kronemik adalah bidang yang mempelajari penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal. Penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal meliputi durasi yang dianggap cocok bagi suatu aktivitas, banyaknya aktivitas yang dianggap patut dilakukan dalam jangka waktu tertentu, serta ketepatan waktu (punctuality).

Gerakan tubuh

Dalam komunikasi nonverbal, kinesik atau gestur adalah gerakan tubuh meliputi kontak mata, ekspresi wajah, isyarat, dan sikap tubuh. Gerakan tubuh biasanya digunakan untuk menggantikan suatu kata atau frasa, misalnya mengangguk untuk mengatakan ya; untuk mengilustrasikan atau menjelaskan sesuatu; menunjukkan perasaan, misalnya memukul meja untuk menunjukkan kemarahan; untuk mengatur atau menngendalikan jalannya percakapan; atau untuk melepaskan ketegangan.

Proksemik

Proxemik atau bahasa ruang, yaitu jarak yang Anda gunakan ketika berkomunikasi dengan orang lain, termasuk juga tempat atau lokasi posisi Anda berada. Pengaturan jarak menentukan seberapa jauh atau seberapa dekat tingkat keakraban Anda dengan orang lain, menunjukkan seberapa besar penghargaan, suka atau tidak suka dan perhatian Anda terhadap orang lain, selain itu juga menunjukkan simbol sosial. Dalam ruang personal, dapat dibedakan menjadi 4 ruang interpersonal:

Jarak intimJarak dari mulai bersentuhan sampai jarak satu setengah kaki. Biasanya jarak ini untuk bercinta, melindungi, dan menyenangkan.
Jarak personalJarak yang menunjukkan perasaan masing - masing pihak yang berkomunikasi dan juga menunjukkan keakraban dalam suatu hubungan, jarak ini berkisar antara satu setengah kaki sampai empat kaki.
Jarak sosialDalam jarak ini pembicara menyadari betul kehadiran orang lain, karena itu dalam jarak ini pembicara berusaha tidak mengganggu dan menekan orang lain, keberadaannya terlihat dari pengaturan jarak antara empat kaki hingga dua belas kaki.
Jarak publikJarak publik yakni berkisar antara dua belas kaki sampai tak terhingga.

Vokalik

Vokalik atau paralanguage adalah unsur nonverbal dalam suatu ucapan, yaitu cara berbicara. Ilmu yang mempelajari hal ini disebut paralinguistik. Contohnya adalah nada bicara, nada suara, keras atau lemahnya suara, kecepatan berbicara, kualitas suara, intonasi, dan lain-lain. Selain itu, penggunaan suara-suara pengisi seperti "mm", "e", "o", "um", saat berbicara juga tergolong unsur vokalik, dan dalam komunikasi yang baik hal-hal seperti ini harus dihindari.

Lingkungan

Lingkungan juga dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan tertentu. Diantaranya adalah penggunaan ruang, jarak, temperatur, penerangan, dan warna.

Fungsi Komunikasi Nonverbal

Fungsi pertama: Repetisi

Perilaku nonverbal dapat mengulangi perilaku verbal. Misalnya, Anda menganggukkan kepala ketika mengatakan "Ya," atau menggelengkan kepala ketika mengatakan "Tidak," atau menunjukkan arah (dengan telunjuk) ke mana seseorang harus pergi untuk menemukan WC.

Fungsi Kedua: Subtitusi

Perilaku nonverbal dapat menggantikan perilaku verbal, jadi tanpa berbicara Anda bisa berinteraksi dengan orang lain. Misalnya, seorang pengamen mendatangi mobil Anda kemudian tanpa mengucapkan sepatah katapun Anda menggoyangkan tangan Anda dengan telapak tangan mengarah ke depan (sebagai kata pengganti "Tidak").

Isyarat nonverbal yang menggantikan kata atau frasa inilah yang disebut emblem.

Fungsi Ketiga: Kontradiksi

Perilaku nonverbal dapat membantah atau bertentangan dengan perilaku verbal dan bisa memberikan makna lain terhadap pesan verbal . Misalnya, Anda memuji prestasi teman sambil mencibirkan bibir.

Fungsi Keempat: Aksentuasi

Memperteguh, menekankan atau melengkapi perilaku verbal. Misalnya, menggunakan gerakan tangan, nada suara yang melambat ketika berpidato. Isyarat nonverball tersebut disebut affect display.

Fungsi Kelima: Komplemen

Perilaku Nonverbal dapat meregulasi perilaku verbal. Misalnya, saat kuliah akan berakhir, Anda melihat jam tangan dua-tiga kali sehingga dosen segera menutup kuliahnya.

Komponen-komponen Komunikasi

Pemberi Pesan

Setiap orang terlibat dalam komunikasi karena memiliki informasi, gagasan, dan perasaan yang mereka bagi kepada orang lain. Komunikasi tidak berjalan satu arah, namun bersifat timbal balik antara pemberi pesan dan penerima pesan. Pemberi pesan dapat menjadi penerima pesan, dan penerima pesan dapat menjadi pemberi pesan. Peran-peran ini dapat terjadi saat komunikasi sedang berlangsung.

Pesan

Pesan merupakan ide-ide dan perasaan yang dibagi antara pengirim dan penerima. Inti dari sebuah peristiwa komunikasi adalah pesan, suatu maksud atau gagasan yang ingin disampaikan. Faktor yang mempengaruhi suatu pesan diterima adalah kejelasan, kesiapan penerima, kompleksitas, panjangnya pesan, dan informasi yang terorganisir. Ide-ide dan perasaan dikomunikasikan jika ide atau gagasan itu dipresentasikan dengan simbol-simbol. Simbol terdiri dari dua, yaitu simbol verbal dan nonverbal. Simbol verbal bersifat terbatas dan kompleks, sedangkan simbol nonverbal dapat berupa ekspresi wajah, gestikulasi, postur tubuh, tekanan suara, penampilan dan lain-lain.

Umpan Balik

Umpan Balik merupakan respon yang diberikan oleh penerima dan pemberi pesan dalam sebuah peristiwa komunikasi. Dengan adanya umpan balik, para partisipan yang terlibat dalam peristiwa komunikasi dapat mengetahui bahwa gagasan atau perasaan mereka diterima sesuai dengan yang diharapkan. Pengirim dan penerima pesan dalam komunikasi tatap muka memiliki kesempatan yang sangat besar untuk memberikan umpan balik secara langsung. Dalam komunikasi tatap muka ini, para partisipan dapat memiliki kesempatan untuk melihat apakah pesan yang disampaikan dipahami dan diikuti atau tidak.

Gangguan

Gangguan adalah segala sesuatu yang mengganggu komunikasi, termasuk sikap dan emosi penerima dan pemberi pesan. Stres, cemas, sikap-sikap negatif dan motivasi rendah merupakan faktor yang mempengaruhi gangguan. Gangguan dapat terjadi dalam tiga bentuk yakni eksternal, internal, dan semantik.

Gangguan Eksternal (External Noise)[

Gangguan eksternal datang dari lingkungan. Lingkungan dapat berupa udara panas maupun dingin, kegaduhan dan suasana yang tidak menyenangkan lainnya. Kondisi-kondisi yang tidak menyenangkan dapat mengganggu penerima dan pemberi pesan dalam memahami pesan yang disampaikan.

Gangguan Internal (Internal Noise)

Gangguan internal terjadi dalam pikiran penerima dan pemberi pesan. Bila pemberi dan penerima pesan tidak fokus pada pesan atau komunikasi yang sedang terjadi, maka pesan tidak dapat dimengerti atau disampaikan sebagaimana mestinya. Misalnya, seorang mahasiswa tidak mendengar dosennya, karena pada saat dosen mengajar, mahasiswa tersebut sedang berpikir tentang makan siang.

Gangguan Semantik (Semantic Noise)

Gangguan semantik disebabkan oleh reaksi emosional para partisipan terhadap kata-kata yang digunakan. Para partisipan biasanya memiliki reaksi negatif terhadap orang-orang yang membuat pernyataan.

Media/Saluran]

Media/saluran adalah perantara yang digunakan untuk menyampaikan suatu pesan. Dalam komunikasi tatap muka, media yang utama adalah suara dan pandangan. Media yang lain berupa radio, televisi, tape, surat kabar, dan majalah.

Setting (Lingkungan)

Setting adalah lingkungan di mana komunikasi terjadi. Setting dapat memiliki pengaruh yang signifikan pada komunikasi. Formal Setting tepat untuk presentasi formal. Misalnya auditirorium yang baik digunakan untuk memberikan pidato, dan presentasi, tetapi tidak baik untuk percakapan yang bersifat personal dan intim.

Openness (Keterbukaan)

Artinya tiap pihak bersedia membuka diri atau membagi informasi tentang dirinya yang biasanya dirahasiakan, dan juga bersedia mendengarkan pesan dari lawan bicara secara terbuka dan merespon dengan jujur.

Empathy (Empati)

Artinya kemampuan individu untuk memahami lawan bicara berdasarkan sudut pandang lawan bicaranya tersebut. Kemampuan ini membantu individu untuk mengerti apa yang dilalui oleh lawan bicaranya secara emosional. Jadi ikut merasakan perasaan orang lain.

Positiveness (Sikap positif)

Mengacu pada kemampuan individu dalam menggunakan pesan yang positif. Memuji hal-hal positif yang dimiliki oleh lawan bicara, mengekspresikan kepuasan dalam berkomunikasi dengannya, tersenyum, menjaga kedekatan posisi tubuh pada saat berbicara, dll.

Supportiveness (Sikap Mendukung)

Terdiri dari dukungan yang terucap maupun yang tidak terucap, seperti senyuman atau anggukan kepala. Memperlihatkan sikap mendukung dengan bersikap: deskriptif bukan evaluatif, spontan bukan strategik, dan provisional bukan sangat yakin

Equality (Kesetaraan)

Komunikasi interpersonal akan lebih efektif bila suasananya setara. Artinya, harus ada pengakuan secara diam-diam bahwa kedua pihak sama-sama bernilai dan berharga, dan bahwa masing-masing pihak mempunyai sesuatu yang penting untuk dibagi.

Dalam suatu hubungan interpersonal yang ditandai oleh kesetaraan, perselisihan dan konflik lebih dillihat sebagai upaya untuk memahami perbedaan yang pasti ada daripada sebagai kesempatan untuk menjatuhkan pihak lain.

Kesetaraan tidak mengharuskan individu untuk menerima dan menyetujui begitu saja semua perilaku verbal dan nonverbal pihak lain. Kesamaan kepribadian bertujuan agar masing-masing pihak yang berkomunikasi merasa dihargai dan dihormati sebagai manusia yang memiliki suatu yang penting untuk dikontribusi kepada orang lain.

Model-model komunikasi

Dari berbagai model komunikasi yang sudah ada, di sini akan dibahas tiga model paling utama, serta akan dibicarakan pendekatan yang mendasarinya dan bagaimana komunikasi dikonseptualisasikan dalam perkembangannya.

Model komunikasi linear

Model komunikasi ini dikemukakan oleh Claude Shannon dan Warren Weaver pada tahun 1949 dalam buku The Mathematical of Communication. Mereka mendeskripsikan komunikasi sebagai proses linear karena tertarik pada teknologi radio dan telepon dan ingin mengembangkan suatu model yang dapat menjelaskan bagaimana informasi melewati berbagai saluran (channel).^{[butuh rujukan]} Hasilnya adalah konseptualisasi dari komunikasi linear (linear communication model). Pendekatan ini terdiri atas beberapa elemen kunci: sumber (source), pesan (message) dan penerima (receiver). Model linear berasumsi bahwa seseorang hanyalah pengirim atau penerima.^{[butuh rujukan]} Tentu saja hal ini merupakan pandangan yang sangat sempit terhadap partisipan-partisipan dalam proses komunikasi. Suatu konsep penting dalam model ini adalah gangguan (noise), yakni setiap rangsangan tambahan dan tidak dikehendaki yang dapat mengganggu kecermatan pesan yang disampaikan. Gangguan ini selalu ada dalam saluran bersama sebuah pesan yang diterima oleh penerima.

Model interaksional

Model interaksional dikembangkan oleh Wilbur Schramm pada tahun 1954 yang menekankan pada proses komunikasi dua arah di antara para komunikator. Dengan kata lain, komunikasi berlangsung dua arah: dari pengirim dan kepada penerima dan dari penerima kepada pengirim. Proses melingkar ini menunjukkan bahwa komunikasi selalu berlangsung. Para peserta komunikasi menurut model interaksional adalah orang-orang yang mengembangkan potensi manusiawinya melalui interaksi sosial, tepatnya melalui pengambilan peran orang lain. Patut dicatat bahwa model ini menempatkan sumber dan penerima mempunyai kedudukan yang sederajat. Satu elemen yang penting bagi model interkasional adalah umpan balik (feedback), atau tanggapan terhadap suatu pesan.

Model transaksional

Model komunikasi transaksional dikembangkan oleh Barnlund pada tahun 1970. Model ini menggarisbawahi pengiriman dan penerimaan pesan yang berlangsung secara terus-menerus dalam sebuah episode komunikasi.^{[butuh rujukan]} Komunikasi bersifat transaksional adalah proses kooperatif: pengirim dan penerima sama-sama bertanggungjawab terhadap dampak dan efektivitas komunikasi yang terjadi. Model transaksional berasumsi bahwa saat kita terus-menerus mengirimkan dan menerima pesan, kita berurusan baik dengan elemen verbal dan nonverbal. Dengan kata lain, peserta komunikasi (komunikator) melalukan proses negosiasi makna.

Faktor yang mempengaruhi

Faktor yang mempengaruhi komunikasi diantaranya:

Latar belakang budaya.

Interpretasi suatu pesan akan terbentuk dari pola pikir seseorang melalui kebiasaannya, sehingga semakin sama latar belakang budaya antara komunikator dengan komunikan maka komunikasi semakin efektif.

Ikatan kelompok atau grup

Nilai-nilai yang dianut oleh suatu kelompok sangat mempengaruhi cara mengamati pesan.

Harapan

Harapan mempengaruhi penerimaan pesan sehingga dapat menerima pesan sesuai dengan yang diharapkan.

Pendidikan

Semakin tinggi pendidikan akan semakin kompleks sudut pandang dalam menyikapi isi pesan yang disampaikan

Jaringan Komunikasi

Selain dimensi komunikasi di atas, hal penting lainnya yang dapat digunakan untuk menganalisis komunikasi sebagai elemen perilaku organisasi adalah jaringan komunikasi dalam organisasi.

Dalam organisasi, terdapat dua macam jaringan komunikasi yaitu jaringan komunikasi kelompok kecil formal dan jaringan komunikasi kelompok informal.

1. Jaringan komunikasi kelompok kecil formal

Jaringan komunikasi kelompok kecil formal adalah jaringan komunikasi yang terdapat dalam kelompok kecil dan bersifat formal. Terdapat tiga macam jaringan komunikasi kelompok kecil formal yaitu rantai, lingkaran, dan roda.

Jaringan komunikasi rantai merupakan jaringan komunikasi yang mengikuti rantai komando secara formal.
Jaringan komunikasi lingkaran merupakan memiliki pemimpin sebagai orang yang mengarahkan seluruh komunikasi dalam kelompok. Contoh jaringan komunikasi lingkaran di antaranya adalah rapat, FGD, atau urun rembuk.
Jaringan komunikasi roda ditandai dengan adanya keterbukaan yang memungkinkan bergabungnya seluruh anggota organisasi dalam komunikasi.

Jaringan komunikasi atau pola komunikasi organisasi hendaknya disesuaikan dengan tujuan yang akan dicapai. Jika suatu organisasi sangat menghargai akurasi informasi maka jaringan komunikasi rantai adalah yang paling tepat.

Sementara itu, jika organisasi menginginkan akurasi, kecepatan, dan tingkat kepentingan maka digunakan jaringan komunikasi lingkaran. Dan terakhir, jaringan komunikasi roda sangat mengedepankan kecepatan dan kepuasan anggota organisasi.

2. Jaringan komunikasi kelompok informal

Komunikasi informal dalam organisasi disebut dengan grapevine. Komunikasi informal merupakan jaringan komunikasi yang kompleks serta didasarkan pada kontak personal dan tidak megikuti alur atau struktur sebagaimana komunikasi formal.

Dalam organisasi, keberadaan komunikasi informal tidak dapat dikesampingkan karena dapat membantu organisasi mencapai tujuannya.

Etika Komunikasi yang Baik – Etiket, Teknik, dan Implementasinya

Sebagai makhluk sosial, kita tentu tahu bahwa etika adalah termasuk hal mendasar dalam kehidupan manusia. Terlebih lagi kita sebagai orang Indonesia yang sedari kecil sudah biasa diajari tentang sopan santun, tata krama, dan adat kebiasaan. Mengenai bagaimana harus bersikap dengan orang lain, dan sebagainya.

Etika sendiri merupakan cabang utama ilmu filsafat yang mempelajari mengenai nilai-nilai mengenai benar, salah, baik, buruk, dan tanggung jawab yang menjadi standar dan penilaian moral dalam masyarakat atau publik. Etika berasal dari bahasa Yunani kuno, yaitu ethikos yang berarti timbul dari kebiasaan. (Baca juga: Pengantar Ilmu Komunikasi)

Etika Menurut Ahli

Meski kita sudah cukup familiar dengan etika, namun sebagai cabang ilmu tentunya etika memiliki pengertian secara ilmiah. Terdapat beberapa pengertian etika menurut para ahli, yaitu:

Prof. DR. Franz Magnis Suseno : “Ilmu yang mencari orientasi atau ilmu yang mmberikan arah dan pijakan dalam tindakan manusia.”
James J. Spillane SJ : “Etika adalah mempertimbangkan dan memperhatikan tingkan laku manusia dalam mengambil suatu keputusan yang berkaitan dengan moral, yang mana lebih mengarah pada penggunaan akal budi manusia untuk menentukan benar atau salah.”
Maryani dan Ludigdo : “Seperangkat norma, aturan, atau pedoman yang mengatur segala perilaku manusia, baik yang harus dilakukan dan yang harus ditinggalkan, yang dianut oleh sekelompok masyarakat.

Jenis-Jenis Etika

Setelah memahami mengenai pengertian etika, selanjutnya kita perlu memahami apa saja jenis-jenis etika. Secara garis besar, etika dibagi ke dalam dua jenis, yaitu:

Etika Umum

Sesuai dengan namanya, etika umum adalah etika yang membahas mengenai kondisi dasar dan umum tindakan manusia secara etis. Standar bertindak secara etis ini yang kemudian dijadikan acuan untuk manusia dalam bertindak dan bertingkah laku. Etika umum telah diterapkan sebagai tolak ukur secara umum dalam menilai baik atau buruk dan benar atau salah suatu hal atau tindakan. Beberapa standar yang termasuk etika umum adalah adat istiadat yang berlaku, norma masyarakat, dan norma agama.

Etika Khusus

Kebalikan dari etika umum yang bersifat general, etika khusus adalah etika yang mencakup prinsip-prinsip pada bidang kehidupan tertentu. Etika khusus ini erat kaitannya dengan peran, profesi atau bagian tertentu dalam masyarakat. Misalnya, etika khusus seorang anak, etika khusus pelajar, etika khusus dokter, etika khusus jurnalis, dan lain sebagainya.

Etika khusus dibagi lagi ke dalam dua kategori, yaitu:

Etika individual, yaitu etika khusus yang mencakup standar dan acuan sikap manusia terhadap dirinya sendiri. Misalnya, seorang manusia harus paham bagaimana menghargai dirinya sendiri dengan tidak melakukan hal-hal yang merugikan diri sendiri seperti memakai narkoba atau bunuh diri.
Etika sosial, yaitu etika khusus yang mencakup standar dan acuan sikap manusia terhadap orang lain, lingkungan, dan publik sebagai anggota dari masyarakat sosial. Misalnya, seorang manusia harus memahami bagaimana bersikap dengan orang lain.

Aliran Etika

Selain terbagi menjadi dua jenis, etika juga terbagi ke dalam empat aliran. Aliran-aliran etika yaitu:

Deontologis, adalah etika yang memandang bahwa nilai dari sebuah tindakan tidak dilihat dari tercapainya tujuan, namun dari niat baik yang mendorong seseorang untuk melakukan tindakan tersebut.
Teologis. Berbeda dengan etika deontologis yang tidak mementingkan tujuan, etika ini intinya adalah tujuan atau akibat dari sesuatu. Jadi etika ini menyatakan bahwa walaupun manusia sudah memilliki niat baik dalam bertindak, tetap saja harus diiringi dengan tujuan akhir yang baik juga.
Egoisme. Dalam egoisme, manusia memiliki kecenderungan untuk mempertahankan diri dengan hal-hal yang menguntungkan bagi dirinya sendiri dan tidak mempedulikan orang lain. Egoisme adalah mementingkan kepentingan dan urusan pribadi diatas kepentingan orang lain, untuk mengejar tujuan pribadi.
Utilitarisme. Diambil dari kata latin utilis yang artinya bermanfaat, utilitarisme adalah tindakan yang dilakukan manusia untuk memberi manfaat kepada orang lain, baik di sekitarnya maupun cakupan masyarakat yang lebih luas lagi.

Etika Dalam Komunikasi

Sebagai makhluk sosial, tentunya komunikasi tidak lepas dari kehidupan sehari-hari kita. Dan seperti yang telah diulas sebelumnya, komunikasi sebagai bagian dari kehidupan juga memiliki etika di dalamnya. Etika komunikasi merupakan salah satu dari etika khusus, karena membahas bagian tertentu dari kehidupan manusia. (Baca juga: Komunikasi Antar Pribadi)

Etika sendiri merupakan nilai dan norma yang berlaku untuk dijadikan pandangan dan standar manusia dalam bertindak dan bertingkah laku. Dalam kaitannya dengan komunikasi, etika komunikasi mencakup segala nilai dan norma yang menjadi standar dan acuan manusia dalam berkomunikasi dengan orang lain. Etika komunikasi menilai mana tindakan komunikasi yang baik dan buruk berdasarkan standar yang berlaku.

Karena komunikasi merupakan salah satu hal yang krusial dalam kehidupan manusia, maka penting bagi kita untuk memahami mengenai etika komunikasi. Tanpa adanya etika komunikasi, dapat terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti kesalahpahaman, pertengkaran, perselisihan, dan lain sebagainya. Selain itu, etika komunikasi yang tidak diketahui dan diterapkan akan menyebabkan hubungan kita dengan orang lain jadi buruk. Tentunya itu akan berakibat tidak baik, karena bagaimanapun juga kita adalah makhluk sosial yang selalu membutuhkan dan dibutuhkan orang lain.

Guna menghindari terjadinya hal-hal seperti itu, kita akan membahas lebih lanjut mengenai etika komunikasi apa saja yang penting dan mendasar dalam kehidupan sehari-hari.

Etika dalam komunikasi ada beragam dan tentunya tidak akan cukup jika dibahas semua disini. Pada tulisan ini, kita akan membahas beberapa etika dalam komunikasi yang sering kita lakukan dan temui sehari-hari.

Memulai Pembicaraan

Dalam keseharian, tentunya kita pernah bertemu dengan keadaan yang membuat kita harus atau ingin memulai pembicaraan dengan orang lain. Namun ada hal-hal yang harus diperhatikan, yaitu:

1. Lihat keadaan calon lawan bicara.

Apakah dia terlihat sedang sibuk atau terburu-buru? Kalau iya, mungkin kita harus mencoba berbicara lain kali. Karena nanti kita justru akan mengganggu orang itu dan membuatnya tidak nyaman.

2. Ramah dan sopan.

Sapa lah lawan bicara anda dengan ramah dan sopan, namun tidak terkesan dibuat-buat. Kita bisa mengajukan pertanyaan basa-basi untuk pembuka seperti apa kabar, mau kemana, dari mana, dan semacamnya.

3. Jangan hanya bicara, dengarkan juga.

Kebanyakan orang mengasumsikan komunikasi selalu berkaitan dengan bicara, padahal tidak hanya itu. Mendengarkan juga salah satu bagian dari komunikasi, dan hal ini sangat penting untuk dilakukan. Ketika kita terlalul sibuk bicara dan tidak memperhatikan apa yang diucapkan lawan bicara, kita seperti tidak menghargainya.

Baca juga: Teori Komunikasi Antar Budaya

Komunikasi Tatap Muka

Komunikasi tatap muka bisa dibilang komunikasi yang hampir setiap hari kita lakukan. Berikut beberapa hal yang harus diperhatikan dalam komunikasi tatap muka atau langsung:

1. Tatap mata lawan bicara.

Hal yang pertama harus dilakukan adalah menatap lawan bicara kita. Jangan sampai kita malah melihat ke arah yang lain dan membuat lawan bicara terganggu atau merasa tidak diperhatikan. Jika kesulitan menatap langsung pada mata lawan bicara, kita bisa melihat ke arah garis tengah antara kedua matanya (yang sejajar dengan hidung).

2. Jaga intonasi dan kecepatan bicara.

Bicaralah dengan suara yang stabil, tidak terlalu pelan atau terlalu tinggi. Keduanya bisa menyebabkan orang salah mengerti dan tidak paham apa yang kita bicarakan. Selain itu, bicaralah dengan kecepatan normal supaya dapat disimak dengan baik.

3. Lontarkan pertanyaan.

Sekali lagi, jangan hanya sibuk bicara dan tidak menyimak apa yang dibicarakan lawan bicara kita. Dengarkanlah baik apa yang dikatakan lawan bicara, dan sahutilah dengan melontarkan pertanyaan atau pernyataan.

Komunikasi Lewat Media

Seiring dengan melesatnya perkembangan teknologi, komunikasi melalui media bisa dibilang sebagai komunikasi yang paling sering kita lakukan. Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan:

1. Perhatikan gaya tulisan dan tanda baca.

Karena komunikasi lewat media kebanyakan mengandalkan tulisan, kita harus lebih berhati-hati dengan gaya bahasa yang kita tulis. Apakah sudah tepat, atau seperti orang marah? Selain itu, penggunaan tanda baca juga sangat penting terutama tanda seru. Sebaiknya kita meminimalisir penggunaan tanda seru atau huruf besar semua, karena cenderung membuat orang berpikir kalau kita marah.

2. Atur intonasi (jika menelpon).

Menelpon memang terdengar suara, namun mimik dan ekspresi wajah tidak dapat terlihat. Karena itu kita perlu mengatur intonasi suara kita ketika sedang menelpon. (Baca juga: Teori Ilmu Komunikasi)

3. Pikirkan apa yang ingin ditulis.

Komunikasi lewat media memungkinkan kita untuk berpikir sedikit lebih lama mengenai apa yang akan kita komunikasikan. Gunakan kesempatan itu untuk mengkomunikasikan hal-hal dengan lebih baik dan menyortir kalimat yang tidak patut. Tidak perlu terburu-buru, orang juga tahu kalau mengetik itu membutuhkan waktu lebih lama daripada bicara langsung. Tapi jangan juga membiarkan pesan orang tidak dibalas lama, karena itu akan membuat orang bertanya-tanya dan salah paham.

Menyambut Tamu

Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyambut tamu:

1. Berpakaian yang rapi dan pantas.

Meskipun berada di rumah sendiri, dalam menyambut tamu kita seharusnya memakai pakaian yang pantas. Tentu tidak akan enak dilihat tamu jika kita hanya berpakaian daster atau baju yang kotor.

2. Menyuguhkan minuman.

Terkadang tamu akan bilang tidak usah jika ditawari minuman, namun meski begitu kita perlu menyediakannya. Bisa jadi si tamu malu atau basa-basi saja. Tidak perlu memaksakan menyuguhkan yang berlebihan, namun setidaknya minuman yang minimal ada.

3. Sampaikan terima kasih.

Tamu bertandang ke rumah kita dengan menempuh perjalanan dan menyisihkan waktunya untuk bertemu kita. Karena itu, sampaikanlah ungkapan penghargaan kita pada tamu karena telah berkunjung.

Teknik Komunikasi yang Baik

Sebagai hal yang selalu dilakukan dalam kehidupan sehari-hari, komunikasi harus dilakukan dengan baik. Berikut adalah beberapa teknik komunikasi yang baik:

Bicara dengan jelas.

Komunikasi intinya adalah menyampaikan pesan kepada lawan bicara, dan tugas kita adalah bagaimana agar pesan tersebut sampai sesuai dengan keinginan kita. Yang paling penting adalah bicara apa yang kita maksudkan dengan jelas, supaya tidak ada kesalahpahaman. (Baca juga: )

Mendengarkan dengan baik.

Seperti yang telah diulas sebelumnya, mendengarkan adalah hal yang sangat penting dalam komunikasi. Tanpa kita berusaha mendengarkan baik, komunikasi yang terjalin tidak akan efektif. Kita tidak memperhatikan apa yang dibicarakan orang lain dan membuat komunikasi jadi terhambat.

Perhatikan lawan bicara.

Kita berkomunikasi dengan lawan bicara, maka kita harus perhatikan lawan bicara kita. Dengan begitu, lawan bicara merasa dihargai dan komunikasi berjalan lebih lancar. Kalau sudah begitu, hubungan yang terjalin dengan lawan bicara pun akan terus terjalin dengan baik.

Konfirmasi jika merasa salah paham.

Dalam berkomunikasi, kita tidak dapat terhindar dari adanya kesalahpahaman. Kesalahpahaman bisa terjadi karena berbagai hal, misalnya gangguan lingkungan atau ketidakfokusan kita dalam menyimak. Karena itu, perlu dikonfirmasikan langsung hal yang disalahpahami guna meluruskan keadaan.

Perhatikan komunikasi non-verbal.

Seperti yang dibahas sebelumnya, komunikasi bukan hanya soal bicara atau verbal. Ada juga aspek-aspek komunikasi non-verbal dan justru peranannya jauh lebih besar dibanding komunikasi verbal. Contoh dari komunikasi non-verbal adalah gestur tubuh, mimik wajah, penampilan, tanda baca, dan lain sebagainya.

Etiket Komunikasi

Etiket dikenal juga sebagai tata krama, yang mengatur sikap dan tindakan manusia dalam bergaul dengan manusia lain berdasarkan standar sopan santun dan adab. Etiket sebenarnya secara sadar atau tidak sudah banyak kita pelajari dan pahami sedari kecil. Namun untuk lebih jelasnya lagi, berikut adalah contoh dari etiket komunikasi:

Pengunaan bahasa yang baik dan intonasi yang sesuai.
Mengucapkan permisi ketika lewat di depan orang lain.
Mengucapkan tolong ketika minta bantuan.
Mengucapkan terima kasih ketika mendapat bantuan.
Mengucapkan maaf ketika melakukan kesalahan.
Menghormati orang-orang yang lebih tua.
Mengurangi kebiasaan menyela ucapan orang lain.

Manfaat Mempelajari Etika Komunikasi

Setelah membahas berbagai hal mengenai etika komunikasi, berikut adalah manfaat dari mempelajari etika komunikasi:

Melancarkan komunikasi dengan orang lain.
Memahami apa yang dikomunikasikan orang lain.
Diterima dalam sosial masyarakat karena mengikuti etika yang berlaku.
Memperkuat hubungan yang terjalin dengan orang lain.
Pesan yang disampaikan dapat diterima dengan lebih baik.
Dihargai orang lain karena kita menghargai mereka juga.
Tidak bertindak sembarangan dan seenaknya dalam berkomunikasi.

https://pakarkomunikasi.com/etika-komunikasi

Jenis-Jenis Hambatan Komunikasi

Hambatan komunikasi adalah segala sesuatu yang menghalangi atau mengganggu tercapainya komunikasi yang efektif. Hambatan komunikasi dapat mempersulit dalam mengirim pesan yang jelas, mempersulit pemahaman terhadap pesan yang dikirimkan, serta mempersulit dalam memberikan umpan balik yang sesuai.

Secara garis besar, terdapat 4 (empat) jenis hambatan komunikasi yaitu hambatan personal, hambatan fisik, hambatan kultural atau budaya, serta hambatan lingkungan

Hambatan personal

Hambatan personal merupakan hambatan yang terjadi pada peserta komunikasi, baik komunikator maupun komunikan/komunikate. Hambatan personal dalam komunikasi meliputi sikap, emosi, stereotyping, prasangka, bias, dan lain-lain.

Hambatan kultural atau budaya

Komunikasi yang kita lakukan dengan orang yang memiliki kebudayaan dan latar belakang yang berbeda mengandung arti bahwa kita harus memahami perbedaan dalam hal nilai-nilai, kepercayaan, dan sikap yang dipegang oleh orang lain.

Hambatan kultural atau budaya mencakup bahasa, kepercayan dan keyakinan. Hambatan bahasa terjadi ketika orang yang berkomunikasi tidak menggunakan bahasa yang sama, atau tidak memiliki tingkat kemampuan berbahasa yang sama.

Hambatan juga dapat terjadi ketika kita menggunakan tingkat berbahasa yang tidak sesuai atau ketika kita menggunakan jargon atau bahasa “slang” atau “prokem” atau “alay” yang tidak dipahami oleh satu atau lebih orang yang diajak berkomunikasi.

Hal lain yang turut memberikan kontribusi terjadinya hambatan bahasa adalah situasi dimana percakapan terjadi dan bidang pengalaman ataupun kerangka referensi yang dimiliki oleh peserta komunikasi mengenai hal yang menjadi topik pembicaraan. (Baca : Komunikasi Antar Budaya)

Hambatan fisik

Beberapa gangguan fisik dapat mempengaruhi efektivitas komunikasi. Hambatan fisik komunikasi mencakup panggilan telepon, jarak antar individu, dan radio. Hambatan fisik ini pada umumnya dapat diatasi.

Hambatan lingkungan

Tidak semua hambatan komunikasi disebabkan oleh manusia sebagai peserta komunikasi. Terdapat beberapa faktor lingkungan yang turut mempengaruhi proses komunikasi yang efektif. Pesan yang disampaikan oleh komunikator dapat mengalami rintangan yang dipicu oleh faktor lingkungan yaitu latar belakang fisik atau situasi dimana komunikasi terjadi. Hambatan lingkungan ini mencakup tingkat aktifitas, tingkat kenyamanan, gangguan, serta waktu.

Cara Mengatasi Hambatan Komunikasi

Berbagai hambatan komunikasi yang dapat menyebabkan ketidakefektifan komunikasi dapat kita atasi dengan memperhatikan beberapa hal berikut ini :

1. Pengirim pesan/komunikator/sender

Komunikasi adalah suatu proses yang berlangsung dua arah dan diawali oleh pengirim pesan. Pengirim pesan hendaknya merumuskan informasi sedemikian rupa agar tujuan komunikasi tercapai. Pengirim pesan harus proaktif dalam membuat penerima/komunikan/komunikator/receiver mengerti dan memahami pesan yang disampaikan. Seringkali, apa yang dikatakan tidak selalu sesuai dengan apa yang didengar. Untuk menghindarinya, hal-hal yang harus dilakukan adalah :

• Menyatakan satu ide atau gagasan dalam satu waktu.

• Menyatakan ide atau gagasan dengan singkat.

• Memberikan penjelasan ketika diperlukan.

• Melakukan pengulangan jika diperlukan.

• Menerima dan memberikan umpan balik.

• Melakukan pilihan kata, nada suara dan bahasa tubuh yang tepat.

• Mengembangkan sikap empati terhadap penerima/komunikan/komunikate/receiver dalam mengatasi hambatan kultural atau budaya dalam komunikasi.

2. Pesan

Pesan merupakan informasi sederhana yang ingin disampaikan oleh pengirim pesan kepada penerima. Pesan dapat berupa pesan verbal maupun pesan non verbal. Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya masalah, pengirim harus :

Menggunakan terminologi yang tepat.
Berbicara dengan jelas.
Waktu pengiriman pesan disesuaikan dengan kesiapan penerima pesan untuk mendengarkan atau menerima pesan.
Menggunakan volume suara yang sesuai.
Pesan yang disampaikan hendaknya bersifat inklusif dan informatif. Inklusif artinya bahwa pesan berisi segala sesuatu yang diperlukan oleh penerima pesan untuk memahami maksud pengirim. Informasi artinya pesan merupakan sesuatu yang ingin diketahui oleh penerima pesan.

3. Penerima/komunikan/komunikate/receiver

Penerima pesan membutuhkan informasi untuk memenuhi kebutuhan mereka. Untuk itu, penerima pesan harus memegang kendali atas seluruh proses komunikasi yang berlangsung. Agar penerima pesan memegang kendali, adalah penting bagi penerima pesan untuk yakin bahwa pengirim pesan memahami apa yang diinginkan oleh penerima pesan dan mengapa mereka menginginkannya.

Aktif mendengarkan adalah suatu proses yang digunakan oleh penerima pesan untuk memfasilitasi komunikasi dan meningkatkan penampilan. Dalam artian, penerima pesan aktif dalam proses komunikasi. Agar penerima pesan dapat mendengarkan dengan aktif, hal-hal yang perlu dilakukan oleh penerima pesan adalah :

Fokus perhatian pada pesan yang disampaikan dengan memberikan momen prioritas. Jika memungkinkan melihat atau melakukan kontak mata kepada pengirim pesan.
Mendengar dan melihat isi pesan tidak langsung atau non verbal sama baiknya ketika mendengarkan kata-kata. Perhatikan petunjuk non verbal yang menyajikan informasi berdasar pada apa yang ingin disampaikan oleh pengirim pesan. Persepsi yang diberikan oleh penerima pesan terhadap pesan dan pengirim pesan dapat berbeda. Pilihan kata, nada suara, posisi tubuh, geture dan gerakan mata merefleksikan perasaan dibalik kata-kata yang diucapkan.
Menjaga pikiran tetap terbuka dan hindari penilaian.
Melakukan verfikasi terhadap apa yang didengar atau disampaikan. Jangan berasumsi bahwa persepsi yang diberikan terhadap pesan merupakan bentuk persetujuan dengan tujuan pengirim pesan. Berikan umpan balik yang tepat kepada pengirim pesan.

4. Umpan Balik Pesan

Penerima yang efektif memverifikasi pemahaman mereka terhadap pesan yang dikirim oleh pengirim pesan. Mereka menyadari kata-kata, nada suara, dan bahasa tubuh ketika mereka memberikan umpan balik. Berbagai bentuk umpan balik yang diberikan dapat berupa pengakuan, pengulangan, dan parafrase.

Kemudian, yang dimaksud dengan pengakuan adalah bahwa penerima pesan telah menerima dan memahami pesan yang disampaikan. Untuk pesan yang bersifat informatif yang rumit, pengakuan saja tidaklah cukup untuk memastikan dan memahami pesan yang disampaikan. Sedangkan, yang dimaksud dengan pengulangan adalah mengulang kembali kata-kata yang disampaikan oleh pengirim pesan.

Terakhir, yang dimaksud dengan parafrase adalah mengulang kata-kata yang disampaikan oleh penerima pesan sendiri kepada pengirim pesan. Parafrase memungkinkan penerima pesan untuk melakukan verifikasi terhadap pemahaman pesan dan menunjukkan kepada pengirim pesan bahwa penerima pesan mendengarkan pesan dengan baik.

https://pakarkomunikasi.com/hambatan-hambatan-komunikasi

Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal.^{[butuh rujukan]}

Komunikasi bisnis harus/ada melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara komunikasi yang lebih efektif – bersama para pekerja dan dengan dunia di luar. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.

Dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu:

Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.^{[butuh rujukan]}
Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan.^{[butuh rujukan]}
Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.^{[butuh rujukan]}
Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.^{[butuh rujukan]}
Menggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.^{[butuh rujukan]}
Pencapaian tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.^{[butuh rujukan]}

Pengertian Komunikasi Bisnis Menurut Para Ahli

Adapun pengertian komunikasi bisnis menurut para ahli di antaranya:

Djoko Purwanto dalam bukunya yang berjudul ‘Komunikasi Bisnis’ (2003) terbitan Erlangga menyebutkan bahwa Komunikasi Bisnis adalah kegiatan yang meliputi pengiriman dan penerimaan pesan-pesan di antara dua orang, kelompok kecil atau dalam satu lingkungan atau lebih dengan tujuan untuk mempengaruhi perilaku di dalam suatu organisasi. (Baca juga: Pola Komunikasi Organisasi)
James Floyd dan kawan-kawannya dalam ‘Komunikasi Bisnis dan Profesionalisme’ (2006)’ mengungkap bahwa Komunikasi Bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis. Di dalamnya mencakup berbagai macam jenis dan bentuk komunikasi untuk mencapai tujuan bisnis.
Katz mengatakan bahwa Komunikasi Bisnis adalah adanya pertukaran pesan, ide, dan konsep. Ketiganya berkaitan dengan pencapaian serangkaian tujuan komersil.

Efektivitas Komunikasi Bisnis

Efektivitas komunikasi bisnis ini dipengaruhi oleh beberapa faktor di antaranya :

1. Persepsi

Dalam hal ini, komunikator harus dapat memprediksi lewat berbagai persepsi terkait apakah pesan yang disampaikan dapat dipahami serta diterima oleh komunikan atau receiver.

2. Keberhasilan teknologi informasi dan komunikasi

Di era teknologi ini, efektivitas komunikasi bisnis juga berpengaruh pada komunikasi dalam teknologi informasi. Hal ini mencakup adanya nilai produk dan jenis besar kecilnya manufaktur yang memiliki perbedaan karakteristik sistem informasi yang dibutuhkan.

Selain itu juga diperlukan jaringan teknologi informasi dan komunikasi yang dapat menyediakan jaringan luas hingga daerah terpencil pun. Dan yang terakhir adalah performa perusahaan yang tinggi juga merupakan faktor yang menentukan dan biaya yang dapat dipertimbangkan agar efisien.

Hal ini dikarenakan internet merupakan suatu media komunikasi yang memiliki peranan penting dalam perkembangan bisnis. Perkembangan bisnis tersebut mencakup nilai produk, aktivitas operasional, dan pelayanan jasa. Beberapa aktivitas yang dapat dilakukan di dalam internet di antara :

Berbagi data internal.
Rekruitmen.
Mencari partner atau pelanggan.
Mencari informasi luar.
Pembelian peralatan.
Promosi produk.
Fasilitas pelanggan.
Media kolaborasi dengan partner.
Publikasi perkembangan perusahaan.

3. Ketepatan

Dalam hal ini dikarenakan komunikan pastinya memiliki kerangka berpikir yang berbeda-beda. Supaya informasi sampai dengan tepat, maka komunikator perlu mengekspresikan atau mengimpplementasikan kerangka berpikir komunikan. (Baca juga: Filsafat Komunikasi)

4. Kredibilitas

Komunikator pun perlu adanya keyakinan bahwa komunikan dapat dipercaya, sehingga dia akan mendapatkan kepercayaan pula dari komunikan.

5. Pengendalian

Komunikan pastinya nanti akan memberikan tanggapan berupa feedback. Di sinilah tugas komunikator untuk bisa mengendalikan tanggapan dari komunikan.

6. Kecocokan

Komunikator yang baik selalu menjaga kepercayaan dan hubungan yang baik dengan komunikan. Sehingga terjalinlah persahabatan antara perusahaan dengan komunikan.

Bisnis dalam Pandangan Komunikasi

Jika berbicara mengenai komunikasi bisnis, lantas bagaimana bisnis itu dipandang dalam kajian komunikasi? Bisnis dalam pandangan komunikasi ini terbagi atas beberapa asas komunikator modern.

Asas modern tersebut menekankan kebutuhan dan kesiapan komunikan atau penerima pesan terhadap fungsi pesan dan tujuan dari komunikator atau penyampai pesan. Sehingga, prinsip-prinsip bisnis modern lebih melihat dengan teliti dan seksama dalam perhitungan faktor peluang terhadap produksi.

Ketika permintaan barang lebih besar daripada penawaran, maka produksi barang dan jasa akan diproduksi sebanyak mungkin. Namun, ketika permintaan dengan penawaran sama besarnya, apakah masih ada peluang?

Penciptaan Peluang

Peluang sebenarnya tidak terlalu mempengaruhi terhadap nilai penawaran. Dengan kata lain, produksi dalam jumlah banyak pun otomatis akan menjadi produk jenuh dan sebaliknya. Hal ini karena dalam realita psikologi ternyata kebutuhan dapat diciptakan.

Peluang diciptakan lewat mekanisme komunikasi secara berkesinambungan. Kemudian membentuk nilai-nilai sosial, preferensi, dan fungsi. Pengaturan informasi nantinya yang akan membentuk nilai, citra, dan kebutuhan. Sehingga kegiatan komunikasi kerap kali dilakukan lebih dulu untuk menciptakan peluang. (Baca juga: Komunikasi Visual)

Peluang pun diciptakan dan sangat tergantung dari citra konsumen mengenai produk yang perusahaan miliki. Sehingga, perusahaan harus mampu meyakinkan konsumen bahwa produk tersebut memiliki keunggulan, sehingga terciptalah peluang dalam pasar. Oleh karena itu, perlu adanya strategi komunikasi yang benar dan memadai. Strategi itu di antaranya :

Kegiatan hubungan antara manusia
Kegiatan hubungan dengan masyarakat
Kegiatan iklan/advertising

Manfaat Mempelajari Komunikasi Bisnis

Pada hakikatnya, mempelajari komunikasi bisnis ini adalah jawaban dari tujuan komunikasi bisnis. Dengan mempelajari komunikasi bisnis, maka kita sebagai komunikator akan dapat :

Dapat memberikan informasi yang tepat dan bermanfaat bagi komunikan. Pada intinya, pesan itu berguna dan menguntungkan bagi komunikan.
Dapat memberikan persuasi kepada komunikan. Dengan kata lain, Anda dapat memberikan kalimat-kalimat yang mampu membuat komunikan tersebut mempercayai Anda dan produk Anda.
Dapat menerima feedback yang positif dari komunikan.

Dengan adanya komunikasi bisnis, maka seorang promotor atau public relation pada perusahaan dapat terbantu untuk mencari pelanggan ataupun partner untuk perusahaannya. Sehingga, perlu adanya seorang promotor atau public relation mempelajari komunikasi bisnis dalam mencari tujuan yang baik tentunya.

Jenis-jenis Komunikasi Bisnis.

Sesuai dengan penjelasan Soeganda Priyatna dan Elvinaro Ardianto, Jenis komunikasi bisnis adalah pengelompokan komunikasi bisnis berdasarkan bentuk dan kegunaannya ada empat jenis atau kategori komunikasi bisnis, yakni:

1) Organization Communication

2) Business Corespondence

3) Specific / technical data exchange

4) Promotional Communication

Organization Communication adalah komunikasi yang berkaitan dengan masalah-masalah internal perusahaan ataupun dilancarkan terhadap lembaga atau persona dalam perusahaan.

Termasuk dalam jenis ini adalah:

Dokumen resmi dan artikel, yaitu dokumen resmi perusahaan, anggaran dasar dan anggaran rumah tangga perusahaan, perjanjian-perjanjian, kontrak dan sebagainya.
Bagan organisasi, adalah skema-skema organisasi yang menggambarkan dengan ringkas sesuatu proses ataupun struktur, misalnya struktur organisasi perusahaan.
Memorandum, catatan, instruksi atau permintaan dari seorang kepada orang lainnya dalam satu perusahaan.
Surat keputusan, adalah surat formal perusahaan yang berisikan pertimbangan, pengkajian, perujukan dan decision perusahaan terhadap sesuatu keadaan dalam perusahaan. Surat keputusan berlaku dan mengikat bagi seluruh persona ataupun lembaga yang berada dalam perusahaan.
Surat Intruksi, sama dengan surat perintah, adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau lembaga dalam perusahaan, agar persona atau lembaga dalam perusahaan, agar persona atau lembaga itu melakukan sesuatu atau tidak melakukan Pada surat intruksi juga ada pertimbangan, pengkajian dan perujukan, namun surat intruksi biasanya hanya berlaku untuk satu kali kejadian atau rangkaian kejadian, namun relatif pendek masa berlakunya kalau dibanding dengan surat keputusan.
Surat edaran, biasanya berisikan pemberitahuan tentang sesuatu yang berlaku dalam perusahaan. Boleh dikatakan surat edaran adalah penyebaran informasi yang perlu diketahui oleh semua pekerja dan pejabat yang ada dalam sasaran surat edaran tersebut.
Rapat kerja diskusi dan semacamnya Rapat-rapat kerja diskusi, lokakarya, seminar dan semacamnya dalam lingkup perusahaan adalah merupakan komunikasi bisnis organisasional. Disana dipertukarkan gagasan, informasi, pendapat ataupun sikap para peserta dalam rangka meningkatkan kemampuan perusahaan.

Business Corespondence, adalah segala kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan surat menyurat. Kominukan pada korespondensi bisnis bias public internal misalnya pimpinan cabang-cabang, unit, divisi, stockholder ataupun dewan komisaris.

Bias juga eksternal publik seperti pemerintah, pers, suppliers, consumers, customers, community dan publik luas pada umumnya (stakeholders).

Korespondensi bisnis mempunyai tiga bagian penting, yaitu:

1) Surat keluar

2) Surat masuk

3) File (pengarsipan)

Specific/technical data exchange. Ada lima macam specific/technical data exchange yang biasa digunakan pada komunikasi bisnis: akuntansi, stock/persediaan gudang, proses produksi, financial statement/financial data, grafik, dan statistic.

Promotional Communication. Komunikasi bisnis yang diarahkan kepada peningkatan citra perusahaan dan sales, digolongkan pada komunikasi promosional, yang dapat berbentuk oral/signal dan gestural communication.

Beberapa di bawah ini merupakan komunikasi promosional: public speaking, advertisement, brosur/leafet, offering letter, pameran/promosi, billboard, moving sign, dan megatron.

Media Komunikasi Bisnis

a. Jenis media komunikasi bisnis

Menurut jenisnya, media komunikasi dikelompokkan menjadi :

Media komunikasi audio Adalah media komunikasi yang dapat di dengar dan dipahami dengan pendengaran. Contohnya : radio, telepon, tape recorder, podcast dan lain-lain.
Media komunikasi visual Adalah media komunikasi yang dapat ditangkap melalui penglihatan. Contohnya : surat transparasi, chart, koran.
Media komunikasi audio visual Adalah media komunikasi yang dapat dipahami melalui pendengaran dan penglihatan. Contohnya : televisi, DVD, VCD, Youtube dan lain-lain.

b. Memilih media komunikasi bisnis

Memilih media komunikasi bisnis sangatlah penting. Komunikasi yang efektif dan tidak efektif dapat dibedakan melalui pilihan atas media komunikasi yang dipilih. Pilihan media komunikasi sangat tergantung pada sifat pesan, waktu, formalitas dan harapan. Media yang dimaksud adalah alat atau sarana yang digunakan untuk memindahkan pesan dari pengirim pesan kepada penerima pesan.

Dilihat dari cara melaksanakan komunikasi, dibagi menjadi :

Komunikasi lisan (oral communication)
Komunikasi tertulis (written communication)
Komunikasi visual

Selain itu, di dalam komunikasi bisnis terdapat berbagai macam saluran komunikasi/media komunikasi yang termasuk dalam salah satu topik pembahasan kurikulum Master of Business Administration (MBA) di berbagai universitas. Dalam dunia bisnis, istilah komunikasi itu sendiri mencakup berbagai saluran komunikasi diantaranya, yaitu : internet, print (publications), radio, televisi, media ambient, media outdoor, dan metode dari mulut ke mulut.32

Terkait dengan memilih media komunikasi bisnis maka terdapat hubungan media promosi bisnis/usaha. Sehingga terkait dengan upaya yang dilakukan sebuah perusahaan untuk memperkenalkan produk maupun menarik minat pangsa pasar yang ditujuh. Ada beberapa media promosi bisnis yang sering digunakan oleh perusahaan kecil-besar, antara lain :

1. Media Cetak dan Sosial Media

a) Media Cetak

Media cetak adalah merupakan suatu media yang statis dan mengutamakan pesan-pesan visual, media ini terdiri dari lembaran dengan sejumlah kata, gambar, atau foto, dalam tata warna dan halaman putih. (Rhenald Khazali – 1992)

Fungsi utamanya memberi informasi dan menghibur. Media cetak merupakan suatu dokumen atas segala hal yang ditangkap oleh sang jurnalis dan diubah ke dalam bentuk kata-kata, gambar, foto, dan sebagainya.

Dalam pengertian ini, media cetak yang digunakan sebagai medium periklanan dibatasi pada surat kabar dan majalah. Sehingga kita dapat mengatakan bahwa iklan pada media cetak merupakan suatu bentuk promosi yang diungkapkan melalui gambar, bentuk, warna, dan aksara dan melibatkan teknik proses percetakan secara tenggang dan saling menunjang. Ciri khas karakter media massa cetak adalah melibatkan suatu proses percetakkan di dalam penggandaannya.

Dalam media cetak, kita kenal bermacam-majam jenis media cetak salah satunya yaitu banner. Banner adalah media cetak yang berukuran besar dari ukuran poster dengan kualitas gambar yang lebih tajam.

Media ini mempunyai kekuatan dan kelemahan sebagai media promosi diantaranya:

Kekuatan Banner : daya jangkau dan sasaran pasar cukup besar, biaya produksi murah.
Kelemahan Banner : daya rangsang rendah, informasi yang ditampilkan tebatas, biaya pajak dan perizinan tinggi, Keamanan kurangt terjamin, Jika posisinya tidak strategis, segmentasi yang dituju tidak tercapai.

b) Social Media

Social media adalah untuk interaksi sosial menggunakan teknik mudah diakses dan dapat diperluas.

Social media menggunakan teknologi web untuk berkomunikasi melalui dialog yang interaktif. Andreas Kaplan dan Michael Haenlein (2010) juga mendefinisikan social media sebagai kelompok pada aplikasi di internet yang dibangun dengan menggunakan fondasi dari teknologi web 2.0.

Potensi media sosial dalam waktu dekat adalah sangat luar biasa (Savage, 2010). Menurut Savage volume besar data yang diberikan oleh media sosial akan menyediakan tantangan baru dan kesempatan baru.

Stephen dan Toubia (2010) menemukan bahwa penjual yang paling mendapatkan keuntungan dari jaringan adalah mereka yang mendapatkan aksebilitas dengan menggunakan jaringan. Mengerti cara kerja marketing dari mulut ke mulut dalam komunitas online adalah penting (Kozinets et al, 2010). Kozinets menjelaskan bahwa pemasaran word of mouth yang dipengaruhi oleh konsumen telah mencakup media sosial dan teknik pemasaran viral. Patton (2009) mengatakan media sosial menyediakan peluang luar biasa pada jaringan, berkolaborasi, berbagi best practices, berkomunikasi, dan menghubungkan orang dengan kebutuhan dan keinginan yang sama.

Media sosial juga sangat penting dalam area marketing (Luke, 2009). Luke menemukan 60% perencana (planner) menggunakan media sosial setiap tahun. Luke menunjuk facebook adalah forum sempurna untuk keuangan planner dengan jejaring sosial yang besar.

Komunitas online merupakan bagian integral dari media sosial dimana sangat bermanfaat karena mereka memberikan peluang cross-selling ke group pengguna yang berbeda yang berbagi platform yang sama (Horde, 2010). Platform media sosial dapat memberikan umpan balik segera dan memberikan perusahaan indikasi yang cepat dari apa yang diperlukan untuk memecahkan masalah terkait. Horde mencatat bahwa banyak perusahaan menggunakan website media sosial. Horde menjelaskan bahwa situs jejaring sosial memungkinkan perusahaan untuk melibatkan pelanggan dalam proses inovasi.

Menurut Swedowsky (2009), bisnis tidak dapat mampu mengesampingkan keuntungan dari mereka dari media sosial. Dahulu konsumen hanya mendengar pendapat dari sedikit teman sebelum memutuskan untuk membeli suatu barang. Menggunakan sosial media dapat meningkatkan jumlah dari opini dari ratusan atau ribuan orang. Buchwalter (2009) menegaskan akses online tidak lagi mewah dan itu adalah sebuah kebutuhan. Bisnis juga menyadari bahwa konsumen menggunakan media sosial karena menyenangkan. Mereka dengan mudah berbagi ide, foto, video, likes dan dislike dengan satu sama lain. Bisnis menyadari bahwa pentingnya memiliki peningkatan interaksi dengan konsumen dan pengecer dan penggunaan media sosial memberikan mereka kesempatan untuk lebih efisien memenuhi permintaan pelanggan mereka. Banyak perusahaan sekarang menggunakan media sosial untuk meningkatkan skema pemasaran mereka. Perusahaan lain juga menggunakan media sosial untuk promosi dan survey untuk pencatatan pembelian sebelumnya.

Tujuan media sosial meningkatkan merek dagang dan mengizinkan penggemar mereka berbicara tentang mereka. Bisnis hanya perlu membantu memfasilitasi diskusi. Media sosial juga harus digunakan untuk melacak kehadiran bisnis online untuk memastikan bahwa konsumen tidak merendahkan merek dagang. Ward (2009) menyatakan bahwa tujuan media sosial adalah untuk mempengaruhi lebih lanjut tentang apa yang konsumen pikirkan. Bisnis juga menggunakan media sosial untuk menjual produk dan jasa mereka.

Liana Evans (2009) menyatakan bahwa pada tahun 2010, 60% keuntungan 1000 perusahaan akan terlibat dalam beberapa bentuk iklan media sosial. Evans mengatakan perusahaan seharusnya mengikuti tahapan dibawah ini ketika mengembangkan kampanya pemasaran media yang efektif.

Mengidentifikasi konsumen anda
Tentukan tingkat keberhasilan anda
Perencanaan strategi termasuk semua stakeholder
Menjadi transparan
Menyadari bahwa ini bukan tentang anda

Gibs (2009) mengindikasikan media sosial adalah pintu masuk untuk pencaharian konten. Facebook dan situs blogging akan menjadi penting ketika konsumen mencari informasi produk. Mengetahui target konsumen untuk produk yang akan dipromosikan adalah sangat penting dan akan menjadi langkah pertama dalam merancang kampanye pemasaran yang efektif. Terdapat keuntungan dan kerugian menggunakan media sosial. Keuntungan termasuk kemudahan memperoleh data dari penggunaan media melalui internet atau basis aplikasi komputer tanpa harus secara manual memilah-milah data. Das (2009) memberikan beberapa keuntungan media sosial.

Diantaranya adalah biaya rendah, membangun kredibilitas, dan peningkatan jumlah koneksi. Beberapa keuntungan yang relevan dengan bisnis yang dikutip oleh Mercer (2009) disertakan sehingga lebih mudah untuk membentuk bisnis baru, meningkatkan bisnis yang sudah ada, meningkatkan penjualan barang dagangan, dan menerima rekomendasi kerja.

Kekurangan dari media sosial bagi pemasar mungkin khawatir tentang menghabiskan sejumlah besar modal untuk memberikan jaminan kepada pengguna media untuk menjamin bahwa pengguna dari informasi yang diperoleh dari mereka tidak akan disalahgunakan.

Brauner (2009) memberikan 8 cara sederhana untuk meningkatkan kekusutan media sosial:

Membangun web yang besar
Memanfaatkan berbagai sumber traffic
Mengembangkan relationship
Menawarkan banyak jalan kepada teman untuk subscribe atau follow
Dapat diandalkan dan konsisten
Promosikan lainnya
Fokus
Berkolaborasi

c) Komunikasi dari mulut ke mulut (Word Of Mouth Communications)

Kebanyakan komunikasi antara manusia adalah melalui mulut ke mulut. Setiap orang berbicara dengan yang lainnya, saling tukar pikiran, tukar informasi, saling berkomentar dan proses komunikasi yang lainnya.

Sebenarnya, sebagian besar konsumen mengetahui merek produk barang atau jasa lebih banyak disebabkan adanya komunikasi dari mulut ke mulut.

Hal ini terjadi karena informasi dari teman ke teman akan lebih dapat dipercaya dibandingkan informasi yang diperoleh dari iklan. Informasi langsung akan dapat bernilai dan dapat dipercaya dibandingkan informasi dari brosur. Dalam hal ini pengaruh individu lebih kuat dari pada informasi dari iklan. (Sutisna. SE, ME – 2001)

Selain itu, menurut Eman (2004:9) menyatakan komunikasi dari mulut ke mulut adalah komunikasi interpersonal antara dua bahkan lebih individu seperti anggota kelompok referensi atau konsumen dan tenaga penjual. Semua orang memiliki pengaruh atas pembelian terus menerus melalui suatu komunikasi.

1) Manfaat dari komunikasi dari mulut ke mulut Menurut Philip Kotler yang dialih bahasakan oleh Benyamin Molan (2005:261) sebagai berikut: (Philip Kotler – 2005)

Sumber dari mulut ke mulut meyakinkan: Cerita dari mulut ke mulut adalah satu-satunya metode yang berasal dari konsumen oleh konsumen dan untuk konsumen. Konsumen yang puas tidak hanya ingin membeli kembali, tetapi mereka adalah rekaman yang berjalan.
Sumber dari mulut ke mulut berbiaya rendah: Dengan tetap menjaga hubungan dengan konsumen yang puas dan menjanjikan mereka penyedia akan membebani bisnis tersebut biaya yang paling rendah, bisnis tersebut mungkin membalasnya dengan merujuk pada orang tersebut atau dengan memberikan layanan atau diskon yang lebih tinggi atau dengan menawarkan hadiah yang lebih kecil.

2) Faktor-Faktor yang Memotivasi Terjadinya, Komunikasi dari Mulut ke Mulut Menurut Sutrisna (2001) faktor-faktor yang memotivasi konsumen untuk membicarakan mengenai suatu produk, merek atau jasa dengan/kepada orang lain adalah:

Seseorang mungkin banyak mengetahui tentang produk dan menggunakan percakapan sebagai cara untuk menginformasikan kepada orang lain. Dalam hal ini Komunikasi dari Mulut ke Mulut dapat menjadi alat menanamkan kesan kepada orang lain bahwa kita mempunyai pengetahuan keahlian tertentu.
Seseorang mungkin mengawali suatu diskusi dengan membicarakan sesuatu yang keluar dari topik. Hal ini terjadi karena mungkin saja ada dorongan dan keinginan bahwa orang lain tidak boleh salah dalam memilih barang dan jangan menghabiskan waktu untuk mencari informasi mengenai suatu merek produk.
Komunikasi dari Mulut ke Mulut merupakan satu cara untuk mengurangi ketidakpastian, karena dengan bertanya kepada teman, tetangga atau keluarga, informasinya lebih dapat dipercaya sehingga mengurangi waktu penelusuran dan evaluasi merek.

3) Kerugian dan Keuntungan Komunikasi dari Mulut ke Mulut

a. Kerugian yang diakibatkan oleh Komunikasi dari Mulut ke Mulut (Sutisna: 2001):

Jika Komunikasi dari Mulut ke Mulut yang disebarluaskan adalah negatif maka konsumen cenderung akan mengatakan kepada lebih banyak orang tentang pengalamannya daripada ketika mereka mendapatkan Komunikasi dari Mulut ke Mulut positif.
Dalam proses Komunikasi dari Mulut ke Mulut berita dari fakta mengalami distorsi sehingga dapat berkembang kearah yang salah dan bahkan jauh dari berita aslinya.
Jika konsumen telah menerima Komunikasi dari Mulut ke Mulut yang bersifat negatif maka sangat sulit bagi perusahaan untuk merubah persepsi mereka. hal ini dikarenakan konsumen lebih mempercayai orang-orang terdekatnya daripada informasi dari pihak perusahaan.

b. Keuntungan yang diperoleh melalui Komunikasi dari Mulut ke Mulut:

Komunikasi dari Mulut ke Mulut merupakan bentuk komunikasi yang sangat efisien. Komunikasi dari Mulut ke Mulut dapat berlangsung setiap saat tanpa ada batasnya, sehingga memungkinkan konsumen mengurangi waktu penelusuran dan evaluasi merek.
Komunikasi dari Mulut ke Mulut merupakan sarana promosi yang sangat murah bagi pemasar, hal ini berarti Komunikasi dari Mulutn ke Mulut memungkinkan pemasar untuk tidak mengeluarkan biaya yang besar dalam mempromosikan produknya tetapi dapat memanfaatkan konsumen yang sekarang dimilikinya.

Proses Komunikasi Bisnis

Menurut Boove Thill dalam buku Business Communication Today, 6e, sebagaimana yang dikutip oleh Djoko Purwanto mengenai proses komunikasi, yang mana terdiri atas enam tahap, yaitu:

Tahap Pertama : Pengirim mempunyai suatu ide/gagasan, sebelum proses penyampaian pesan dapat dilakukan, pengirim pesan harus menyiapkan ide atau gagasan apa yang ingin disampaikan kepada pihak lain atau audiens. Ide dapat diperoleh dari berbagai sumber yang terbentang luas di hadapan kita.

Tahap Kedua : Pengirim mengubah ide menjadi pesan, dalam suatu proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima atau dimengerti dengan sempurna. Agar ide dapat diterima dan dimengerti secara sempurna, pengirim pesan harus memperhatikan beberapa hal, yaitu subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud (tujuan), audiens, gaya personal dan latar belakang budaya.

Tahap Ketiga : Pengirim menyampaikan pesan, setelah mengubah ide-ide ke dalam suatu pesan, tahap berikutnya adalah memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada si penerima pesan. Saluran komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan terkadang relatif pendek, tetapi ada juga yang cukup panjang. Panjang pendeknya saluran komunikasi yang digunakan akan berpengaruh terhadap penyampaian pesan.

Tahap Keempat : Penerima menerima pesan, komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim (komunikator) mengirimkan suatu pesan dan penerima (komunikan) menerima pesan tersebut.

Tahap Kelima : Penerima menafsirkan pesan, setelah penerima menerima pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana ia dapat menafsirkan pesan. Suatu pesan yang disampaikan pengirim harus mudah dimengerti dan tersimpan di dalam benak pikiran si penerima pesan. Selanjutnya, suatu pesan baru dapat ditafsirkan secara benar bila penerima pesan telah memahami isi pesan sebagaimana yang dimaksud oleh pengirim pesan.

Tahap Keenam : Penerima memberi tanggapan umpan balik ke pengirim, umpan balik (feedback) adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai komunikasi. Umpan balik tersebut merupakan tanggapan penerima pesan yang memungkinkan pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan. Setelah menerima pesan, komunikasi akan memberi tanggapan dengan cara tertentu dan memberi sinyal terhadap pengirim pesan.

Pola Komunikasi Bisnis

Meskipun semua organisasi atau bisnis harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak dalam mencapai tujuannya, perlu diketahui bahwa pendekatan yang dipakai antara satu organisasi dengan organisasi yang lain dapat bervariasi atau berbeda-beda. Bagai perusahaan berskala kecil yang hanya memiliki beberapa karyawan, penyampaian informasi dapat dilakukan secara langsung kepada karyawannya tersebut. Lain halnya dengan perusahaan besar yang memiliki ratusan karyawan bahkan ribuan karyawan, penyampaian informasi kepada mereka merupakan suatu pekerjaan yang cukup rumit. Secara umum, menurut Djoko Purwanto,40 pola komunikasi dapat dibedakan menjadi saluran komunikasi formal (formal communications channel) dan saluran komunikasi informal (informal communications channel).

1) Saluran Komunikasi Formal

Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan ataupun dari manajer ke karyawan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas ke bawah (top down atau downward communications), komunikasi dari bawah ke atas (bottom-up atau upward communications), komunikasi horizontal (horizontal communications), dan komunikasi diagonal (diagonal communications).

Komunikasi dari atas ke bawah, merupakan komunikasi antara manajer dan bawahannya. Aliran komunikasi dari manajer ke bawahan tersebut, umumnya terkait dengan tanggung jawab dan kewenangannya dalam suatu organisasi atau bisnis. Seorang manajer yang menggunakan jalur komunikasi ke bawah memiliki tujuan untuk menyampaikan informasi, mengarahkan, mengordinasikan, memotivasi, memimpin, dan mengendalikanberbagai kegiatan yang ada di level bawah. Jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah, intruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan sebaik-baiknya.

Komunikasi dari bawah keatas, merupakan komunikasi antara bawaha (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan yang ingin disampaikan mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi, yaitu ke bagian pabrik, ke manajer produksi, dan akhirnya ke manajer umum. Untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi dalam suatu organisasi atau bisnis dan mengambil keputusan secara tepat, sudah sepantasnya bila manajer memperhatikan aspirasi yang berasal dari bawah. Keterlibatan karyawan dalam proses pengambilan kepututsan merupakan salah satu cara yang positif dalam upaya membantu pencapaian tujuan organisasi atau bisnis.

Horizontal Communication, merupakan komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar/sederajat dalam suatu organisasi atau bisnis. Tujuan komunikasi horizontal adalah untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberi informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar. Didalam praktiknya, terdapat kecenderungan bahwa dalam melaksanakan pekerjaannya manajer suka melakukan tukar-menukar informasi dengan rekan kerjanya di departemen atau divisi yang berbeda, terutama apabila muncul masalah-masalah khusus dalam suatu organisasi perusahaan. Komunikasi horizontal bersifat koordinatif diantara mereka yang memiliki posisi sederajat, baik di dalam satu departemen maupun di antara beberapa departemen.

Diagonal Communication, melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manajer pemasaran dengan bagian pabrik, antara manajer produksi dengan bagian promosi, antara manajer produksi dengan bagian akuntansi, dan antara manajer keuangan dengan bagian penelitian. Bentuk komunikasi ini memiliki keuntungan, diantaranya: penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi tradisional. Dan memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi atau bisnis.

2) Saluran Komunikasi Informal

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa mempedulikan jenjang hierarki, pangkat dan kedudukan/jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun yang diperbincangkan hanyalah bersifat umum. Contohnya: mengobrol tentang humor yang baru didengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, kadang kala mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya.

https://www.hestanto.web.id/komunikasi-bisnis/

Komunikasi persuasif

Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas Loncat ke navigasi Loncat ke pencarian

Komunikasi persuasif adalah komunikasi yang bertujuan untuk mengubah atau memengaruhi kepercayaan, sikap, dan perilaku seseorang sehingga bertindak sesuai dengan apa yang diharapkan oleh komunikator .

Pada umumnya, sikap-sikap individu/ kelompok yang hendak dipengaruhi ini terdiri dari tiga komponen, yaitu:

Kognitif - perilaku di mana individu mencapai tingkat "tahu" pada objek yang diperkenalkan.
Afektif - perilaku di mana individu mempunyai kecenderungan untuk suka atau tidak suka pada objek.
Konatif - perilaku di mana individu melakukan sesuatu tindakan terhadap objek.

Kepercayaan/ pengetahuan seseorang tentang sesuatu dipercaya dapat memengaruhi sikap mereka dan pada akhirnya memengaruhi perilaku dan tindakan mereka terhadap sesuatu. Mengubah pengetahuan seseorang akan sesuatu dipercaya dapat mengubah perilaku mereka. Walaupun ada kaitan antara kognitif, afektif, dan konatif - keterkaitan ini tidak selalu berlaku lurus atau langsung.

Contoh:

"Budi tahu/ percaya (kognitif) bahwa mobil Mercedes-Benz itu mobil yang bagus. Budi juga senang (afektif) melihat bentuk mobil tersebut saat melenggang di jalan. Namun Budi tidak akan membeli mobil Mercedes-Benz (konatif), karena ia tidak punya uang."

Faktor-faktor yang memengaruhi komunikasi persuasif agar berhasil

Banyak faktor yang menentukan keberhasilan/ ketidakberhasilan suatu pesan persuasif. Empat faktor utama adalah

Sumber pesan/ komunikator yang mempunyai kredibilitas yang tinggi; contohnya seseorang yang mempunyai pengetahuan tentang apa yang disampaikannya.
Pesan itu sendiri (apakah masuk akal/ tidak).
Pengaruh lingkungan.
Pengertian dan kesinambungan suatu pesan (apakah pesan tersebut diulang-ulang).

Namun faktor-faktor ini tidak berjalan secara bertahap. Pada banyak kasus, faktor-faktor ini saling tumpang tindih.

Etika komunikasi persuasif

Komunikasi persuasif tidak sama dengan propaganda. Menurut Prof. Richard L. Johannesen, Profesor Komunikasi dari Northen Illinois University, untuk membatasi komunikasi persuasif agar tidak menjadi propaganda diperlukan seperangkat etika yang harus dipatuhi, yaitu:

Memiliki ketertarikan tinggi terhadap suatu isu.
Memiliki pemahaman lebih dari isu tersebut dibandingkan orang lain.
Memiliki pemahaman lebih akan media massa.
Mampu mengadaptasi ide-ide baru.
Memengaruhi orang lain agar dapat melakukan suatu tindakan.

Lihat pula

Propaganda

Referensi

^ (Inggris) Bruce Berger Ph.D. Persuasive Communication Part I. U.S. Pharmacist a Jobson Publication
^ (Inggris) Buku "Ethics in Human Communication"

(Inggris) Bettinghaus, Erwin P. Persuasive Communication (second edition)
(Inggris) Wilcox, Dennis. Public Relations Strategies and Tactics.

BAB II BENTUK - BENTUK KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Komunikasi organisasi

Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas Loncat ke navigasi Loncat ke pencarian

Komunikasi Organisasi merupakan bentuk pertukaran pesan antara unit-unit komunikasi yang berada dalam organisasi tertentu. Organisasi sendiri terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hirarkis antara yang satu dengan yang lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi organisasi melibatkan manusia sebagai subyek yang terlibat dalam proses menerima, menafsirkan, dan bertindak atas informasi.

Menurut Wiryanto, Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

Komunikasi organisasi serupa dengan komunikasi internal. Pengertian dari komunikasi internal adalah pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan dapat berjalan.

Bahasan

Komunikasi organisasi pada umumnya membahas tentang struktur dan fungsi organisasi, hubungan antarmanusia, komunikasi dan proses pengorganisasian serta budaya organisasi. Komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain meliputi arus komunikasi vertikal dan horizontal..

Gaya Komunikasi Organisasi

Enam gaya komunikasi menurut Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss

Gaya Komunikasi Mengendalikan

Gaya komunikasi mengendalikan (dalam bahasa Inggris: The Controlling Style) ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications.

Pihak - pihak yang memakai controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya.

Pesan-pesan yag berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha ‘menjual’ gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada usaha menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The controlling style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demkian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif.

Gaya Komunikasi Dua Arah

Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi The Equalitarian Style dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama. Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way communication).

Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja. The equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindak berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.

Gaya Komunikasi Berstruktur

Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk memengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut.

Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio State University, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama Struktur Inisiasi atau Initiating Structure. Stogdill dan Coons menjelaskan mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.

Gaya Komunikasi Dinamis

Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).

Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah mestimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah yang kritis tersebut.

The Relinguishing Style

Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain.

Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesan atau sender sedang bekerja sama dengan orang-orang yang berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas semua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.

The Withdrawal Style

Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.

Dalam deskripsi yang konkret adalah ketika seseorang mengatakan: “Saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini”. Pernyataan ini bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu, gaya ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi organisasi. Berikut ini adalah tabel mengenai gaya komunikasi.

Jenis Komunikasi Organisasi

Menurut Pace and Fules, terdapat beberapa jenis komunikasi terarah dalam komunikasi organisasi, sebagai berikut.

Komunikasi Atasan ke Bawahan (Downward communication)

Yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:

a)Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)

b)Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job rationale)

c)Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)

d)Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

Ada 4 metode dalam penyampaian informasi kepada para pegawai menurut Level (1972): Metode Penulisan, Metode Lisan, Metode Tulisan diikuti Lisan, dan Metode Lisan diikuti Tulisan.

Komunikasi Bawahan ke Atasan (Upward Communication)

Yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah sebagai penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan, penyampaian informasi mengenai persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan, penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan, penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah. Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit: 1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka 2. Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai 3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai 4. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai

Komunikasi Horisontal (Horizontal Communication)

Yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah untuk memperbaiki koordinasi tugas, upaya pemecahan masalah, saling berbagi informasi, upaya pemecahan konflik, dan upaya membina hubungan melalui kegiatan bersama.

Komunikasi Lintas Saluran (Interline Communication)

Yaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas-saluran.

Ada dua kondisi yang harus dipenuhi dalam menggunakan komunikasi lintas-saluran:

Setiap pegawai yang ingin berkomunikasi melintas saluran harus meminta izin terlebih dahulu dari atasannya langsung
Setiap pegawai yang terlibat dalam komunikasi lintas-saluran harus memberitahukan hasil komunikasinya kepada atasannya.

Referensi

^ ^a ^b p.184
^ (Indonesia)[jihadi.staff.umm.ac.id/files/2010/01/2_komunikasi_organisasi.pdf]
^ ,Teori-teori komunikasi|pusat penerbitan universitas terbuka
^ Sendjaja, S Djuarsa.1994, Teori Komunikasi. Pusat Penerbitan Universitas Terbuka.

Bentuk Komunikasi Organisasi.

Komunikasi organisasi dapat terjadi dalam dua bentuk, yaitu :

Komunikasi Internal.

Komunikasi internal adalah komunikasi yang berlangsung dalam unit-unit, individu-individu anggota di dalam internal suatu organisasi. Komunikasi internal dapat dibedakan menjadi :

Komunikasi personal, yaitu komunikasi yang terjadi di antara individu dengan individu anggota organisasi. Bentuk dari komunikasi personal adalah komunikasi tatap muka dan komunikasi bermedia.
Komunikasi kelompok, yaitu komunikasi antara individu dengan suatu kelompok tertentu, atau antara kelompok secara tatap dalam suatu organisasi.

Kegiatan bertukar pesan ini dilakukan oleh antar unsur perusahaan, meliputi:

Komunikasi ke atas: berupa penyampaian informasi dari orang dengan posisi bawahan kepada atasan. Tentu berdasarkan hierarki organisasi perusahaan.
Komunikasi ke bawah: berupa penyampaian pesan dari atasan kepada bawahannya dalam struktur perusahaan.
Komunikasi lateral atau teknis: berupa penyampaian yang dilakukan antar departemen kerja atau teman kerja dalam satu departemen/divisi.

Komunikasi Eksternal.

Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang terjadi antara organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Komunikasi eksternal dapat dibedakan menjadi :

komunikasi dari organisasi kepada khalayak.
komunikasi dari khalayak kepada organisasi.

Berbeda dengan yang pertama, komunikasi ini kaitannya dengan penyampaian pesan kepada orang-orang di luar lingkaran perusahaan, meliputi:

Pelanggan
Vendor
Kompetitor
Mitra perusahaan
dan lainnya yang punya pengaruh bagi kelangsungan bisnis

Fungsi Komunikasi Organisasi. Menurut Sendjaja,

fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut :

Fungsi Informatif. Organisasi diartikan sebagai suatu sistem pemrosesan informasi, di mana setiap anggota organisasi diharapkan mampu memberi dan menerima informasi dengan baik guna kelancaran dalam menjalankan apa yang menjadi tugasnya.
Fungsi Regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan dan pedoman yang berlaku dalam suatu organisasi.
Fungsi Persuatif. Merupakan cara lain dari perintah, maksudnya adalah banyak dari pemimpin suatu organisasi menggunakan cara-cara persuasif daripada perintah kepada bawahannya.
Fungsi Integratif. Fungsi ini berkaitan dengan penyediaan saluran yang memungkinkan setiap anggota organisasi untuk dapat melaksanakan tugas dan pekerjaannya dengan baik.

Menurut Robbins, fungsi komunikasi organisasi adalah sebagai berikut :

Pengendalian. Fungsi pengendalian dalam komunikasi organisasi bertujuan untuk mengendalikan tingkah laku anggota organisasi melalui berbagai cara. Setiap organisasi mempuyai aturan-aturan sendiri yang wajib ditaati oleh para anggota organisasi.
Motivasi. Fungsi motivasi diperlukan untuk mengarahkan anggota organisasi.
Pengungkapan emosi. Para anggota organisasi dapat mengungkapkan rasa puas atau kecewa terhadap lawan komunikasinya. Hal tersebut dapat dijadikan signal supaya kinerja organisasi dapat lebih ditingkatkan atau dipertahankan. Komunikasi berusaha untuk menjembatani dalam pengugkapan perasaan emosional khususnya dalam interaksi sosial.
Informasi. Komunikasi secara fundamental adalah sebagai proses persebaran informasi. Pada organisasi informasi yang didistribusikan adalah informasi yang dibutuhkan oleh anggota organisasi. Informasi tersebut digunakan untuk pengambilan keputusan dalam bentuk data-data, yang kemudian diolah, dianalisis, dievaluasi sehingga menghasilkan berbagai pilihan alternatif.

Sedangkan menurut Conrad, fungsi komunikasi organisasi adalah sebagai berikut :

Fungsi perintah. Setiap anggota organisasi mempunyai hak dan kewajiban untuk membicarakan, menerima, menafsirkan, dan bertindak atas suatu perintah. Tujuan dari fungsi perintah adalah untuk mengkoordinasikan sejumlah anggota yang bergantung dalam suatu organisasi.
Fungsi relasional. Hubungan dalam pekerjaan akan mempengaruhi kinerja pekerjaan. Hubungan antar personal yang baik dapat meningkatkan kinerja anggota organisasi.
Fungsi manajemen ambigu. Pilihan dalam situasi organisasi sering dibuat dalam keadaan yang ambigu. Misalnya tujuan organisasi yang tidak jelas, konteks yang mengharuskan adanya pilihan tersebut tidak jelas, dan lain-lain.

https://legalstudies71.blogspot.com/2019/07/jenis-dan-bentuk-komunikasi-organisasi.html

Komunikasi Menurut Kelangsungannya

Menurut kelangsungannya, ada 2 (dua) macam-macam komunikasi yakni komunikasi langsung dan tidak langsung.

Komunikasi Langsung

Komunikasi langsung merupakan jenis komunikasi yang disampaikan secara langsung, dimana pengirim pesan bertemu dan bertatap muka langsung dengan pihak penerima pesan.

Komunikasi Tidak Langsung

Komunikasi tidak langsung merupakan jenis komunikasi yang disampaikan secara tidak langsung tanpa perlu bertatap muka, bisa disampaikan lewat media atau perantara tertentu seperti telepon, email, sosial media atau lewat pihak ketiga.

Komunikasi Menurut Cara Penyampaian

Pada dasarnya setiap orang dapat berkomunikasi satu sama lainnya karena manusia selain makhluk individu juga sekaligus makhluk sosial yang memiliki kebutuhan untuk berkomunikasi dengan sesamanya. Namun tidak semua orang dapat secara trampil berkomunikasi, oleh karena itu perlu dikenali berbagai cara penyampaian informasi.

Menurut cara penyapaian informasi dapat dibedakan menjadi :

komunikasi Lisan.

• yang terjadi secara langsung dan tidakdibatasi oleh jarak, dimana ke dua belah pihak dapat bertatap muka.

• yang terjadi secara tidak langsung karena dibatasi oleh jarak.

Komunikasi Tertulis.

• yang dilaksanakan dalam bentuk suratdan dipergunakan untuk menyampaikanyang beritanya singkat. Jelas tetapi dipandang perlu untuk ditulis dengan maksud tertentu.

• naskah, yang biasanya dipergunakan untuk menyampaikan berita yang bersifat komplek.

• blangko-blangko, yang dipergunakan untuk mengirimkan berita dalam suatu daftar.

• gambar dan foto, Karena tidak dapat dilukiskan dengan kata-kata atau kalimat.

• spanduk, yang biasa dipergunakan untuk menyampaikan informasi kepada orang banyak.

Dalam berkomunikasi secara tertulis, sebaiknya dipertimbagkan maksud dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Dan perlu juga resiko dari komunikasi tertulis tersebut aman dan mudah dimengerti dan menimbulkan pengertian yang berbeda dari yang dimaksud.

Komunikasi Menurut Perilaku

Komunikasi merupakan hasil belajar manusia yang terjadi secara otomatis, sehingga dipengaruhi oleh perilaku maupun posisi seseorang. Menurut perilaku, komunikasi dapat dibedakan menjadi :

Komunikasi Formal.

Komunikasi yang terjadi diantara anggota organisasi atau perusahaan yang tata caranya telah diatur dalam sruktur organisasinya.

Komunikasi Informal.

Komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi atau perusahaan yang tidak ditentukan dalam struktur organisasi.

Komunikasi Nonformal.

Komunikasi yang terjadi antara komunikasi yang bersifat formal dan informal, yaitu komunikasi yang bertujuan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi.

Maka telah diketahui bahwa komunikasi formal, informal dan nonformal saling berhubungan, dimana komunikasi nonformal merupakan jembatan antara komunikasi formal dengan komunikasi informal yang dapat memperlancar penyelesaian tugas resmi

Komunikasi Menurut Maksud Komunikasi

Bila diperhatikan dengan seksama, maka dapat diketahui bahwa komunikasi dapat terlaksana bila terdapat inisiatif dari komunikator maka maksud terlaksananya komunikasi lebihbanyak ditentukan oleh komunikator tersebut.

Menurut maksud dilakukan komunikasi dapat dibedakan sebagai berikut :

Berpidato

Memberi ceramah

Memberi prasaran

Wawancara

Memberi perintah atau tugas

Komunikasi Lintas Budaya

Komunikasi lintas budaya adalah proses dimana dialihkan ide atau gagasan suatu budaya yang satu kepada budaya yang lainnya dan sebaliknya, dan hal ini bisa antar dua kebudayaan yang terkait ataupun lebih, tujuannya untuk saling memengaruhi satu sama lainnya,baik itu untuk sebuah kebaikan kebudayaan maupun untuk menghancurkan suatu kebudayaan, atau bisa jadi tahap awal dari proses akulturasi (penggabungan dua kebudayaan atau lebih yang menghasilkan kebudayaan baru)".

Berkenaan dengan komunikasi lintas budaya yang tepat, dengan mempelajari situasi di mana orang-orang dari latar belakang budaya yang berbeda saling berinteraksi. Selain bahasa, komunikasi lintas budaya berfokus pada atribut sosial, pola pikir, dan budaya dari kelompok-kelompok yang berbeda dari orang-orang. Hal ini juga melibatkan pemahaman budaya yang berbeda, bahasa, dan adat istiadat orang-orang dari negara-negara lain. Komunikasi lintas budaya berperan dalam ilmu-ilmu sosial seperti antropologi, studi budaya, linguistik, psikologi dan ilmu komunikasi. Komunikasi lintas budaya ini juga disebut sebagai dasar untuk bisnis internasional. Ada beberapa penyedia layanan dari lintas-budaya yang dapat membantu pengembangan keterampilan komunikasi lintas budaya itu sendiri. Penelitian ini merupakan bagian utama dari perkembangan ketrampilan dari komunikasi lintas budaya.

Masalah

Masalah dalam komunikasi lintas budaya biasanya datang dari masalah didalam transmisi pesan. Dalam komunikasi antara orang-orang dari budaya yang sama, orang yang menerima pesan menafsirkannya berdasarkan pada nilai-nilai, keyakinan, dan harapan untuk perilaku yang mirip dengan orang-orang yang mengirim pesan. Ketika ini terjadi, cara pesan yang ditafsirkan oleh penerima cukup mirip dengan apa yang dimaksudkan oleh sang pembicara. Namun, ketika penerima pesan adalah orang dari budaya yang berbeda, penerima menggunakan informasi dari budaya sang pembicara untuk menafsirkan pesan. Pesan yang ditafsirkan mungkin sangat berbeda dari apa yang pembicara maksudkan.

Atribusi adalah proses di mana orang-orang yang mencari penjelasan tentang perilaku orang lain. Ketika seseorang tidak memahami orang lain, ia biasanya menyalahkan kebingungan tersebut kepada orang lain "kebodohan, kebohongan, atau kegilaan".

Komunikasi yang efektif bergantung pada pengertian informal antara pihak-pihak yang terlibat yang didasarkan pada kepercayaan yang berkembang di antara mereka. Ketika kepercayaan itu ada, implisit pengertian dalam komunikasi dan perbedaan budaya dapat diabaikan, dan masalah-masalah dapat ditangani dengan lebih mudah. Arti dari kepercayaan dan bagaimana hal ini dikembangkan serta dikomunikasikan berbeda-beda di masyarakat. Demikian pula, beberapa budaya memiliki kecenderungan yang lebih dipercaya dibandingkan dengan yang lain.

Komunikasi nonverbal adalah suatu perilaku yang berkomunikasi tanpa kata—kata-meskipun sering kali dapat disertai dengan kata-kata. Variasi kecil dalam bahasa tubuh, ucapan, irama, dan ketepatan waktu sering menyebabkan ketidakpercayaan dan persepsi yang salah dari situasi antara pihak-pihak antar budaya.

Perilaku kinestetik adalah cara komunikasi dengan menggunakan gerakan tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata. Arti dari perilaku tersebut bervariasi di tiap negara.

Occulesics adalah bentuk dari kinesics yang melibatkan kontak mata dan penggunaan mata untuk menyampaikan pesan

Proxemics menyangkut kepada kedekatan serta tempat dari proses komunikasi (misalnya: ruang pribadi atau tata letak kantor ).

Paralanguage mengacu pada bagaimana sesuatu dikatakan bukan isi dari apa yang dikatakan, misalnya kecepatan nada bicara, perubahan suara, suara-suara lain, tawa, menguap, dan keheningan

Objek bahasa atau kebudayaan material mengacu pada cara kita berkomunikasi melalui bahan artefak—misalnya, arsitektur, desain kantor dan perabotan, pakaian, mobil, kosmetik, dan waktu. Pada monochronic budaya, waktu dialami secara linear dan sebagai sesuatu yang harus dihabiskan, disimpan, dibuat, atau disia-siakan. Orang-orang cenderung untuk berkonsentrasi hanya pada satu hal dalam suatu waktu. Pada polychronic budaya, orang-orang mentolerir banyak hal-hal yang terjadi secara bersamaan dan menekankan keterlibatan dengan orang lain. Dalam budaya ini, orang-orang sangat mudah teralihkan, fokus pada beberapa hal sekaligus, dan sering mengubah rencana.

Manajemen

Poin-poin penting untuk dipertimbangkan:

Mengembangkan kepekaan budaya
Mengantisipasi makna yang akan diterima oleh penerima
Kehati-hatian dalam menulis kode
Menggunakan kata-kata, gambar, dan gerak tubuh.
Menghindari slang, idiom, pepatah daerah
Transmisi selektif
Membangun hubungan,saling bertatapan muka jika mungkin
Hati-hati dalam menjabarkan isi kode dari tanggapan pihak lain
Mendapatkan tanggapan dari beberapa pihak
Meningkatkan kemampuan mendengar dan keterampilan dalam observasi
Menindaklanjuti setiap tindakan.

Fasilitasi

Ada hubungan antara kepribadian seseorang dan kemampuan untuk beradaptasi dengan lingkungan di suatu negara tertentu—termasuk kemampuan untuk berkomunikasi dalam lingkungan tersebut.

Dua kunci kepribadian adalah keterbukaan dan ketahanan. Keterbukaan meliputi ciri-ciri seperti toleransi untuk ambiguitas, sikap ekstrovert, dan keterbukaan pikiran. Ketahanan termasuk memiliki kemampuan pengendalian diri yang baik, ketekunan, toleransi untuk ambiguitas, dan akal.

Faktor-faktor tersebut yang dikombinasikan dengan kebudayaan seseorang dan identitas rasial serta tingkat kesiapan terhadap perubahan akan menghasilkan pribadi yang memiliki potensi untuk dapat beradaptasi

Teori-teori

Berikut ini jenis teori dapat dibedakan dalam untaian yang berbeda: fokus pada hasil yang efektif, akomodasi atau adaptasi, identitas negosiasi dan manajemen, jaringan komunikasi, akulturasi dan penyesuaian.

Rekayasa sosial hasil yang efektif

Konvergensi budaya

Dalam sistem sosial yang relatif tertutup, di mana komunikasi antara anggota tidak dibatasi, sistem secara keseluruhan akan cenderung berkumpul dari waktu ke waktu menuju negara yang memiliki keseragaman budaya yang lebih besar. Sistem akan cenderung menyimpang ke arah keragaman ketika komunikasi dibatasi.

Teori akomodasi komunikasi

Teori ini berfokus pada strategi linguistik untuk mengurangi atau menambah jarak komunikatif..

Adaptasi lintas budaya

Teori ini dirancang untuk menjelaskan bagaimana komunikator beradaptasi satu sama lain di "pertemuan terkait tujuan", di mana faktor-faktor budaya perlu dimasukkan. Menurut teori adaptasi lintas budaya, kompetensi komunikatif adalah ukuran dari adaptasi yang disamakan dengan asimilasi. Menurut Gudykunst dan Kim (2003), "proses adaptasi antar budaya melibatkan interaksi terus menerus dari dekulturasi dan akulturasi budaya yang membawa perubahan pada orang asing [imigran] ke arah asimilasi, tingkat tertinggi dari adaptasi secara teoretis dapat dibayangkan" (p. 360). Pendekatan ini pertama kali diteorikan pada puncak kolonialisme di Victorian England oleh Herbert Spencer yang menerapkan gagasan adaptasi yang ia pinjam dari Francis Galton untuk penyesuaian sosial dan efisien hasil kekayaan produksi. Kompetensi komunikatif didefinisikan sebagai pemikiran, perasaan, dan perilaku pragmatis dalam cara-cara yang ditetapkan sesuai dengan budaya mainstream yang dominan. Kompetensi komunikasi merupakan hasil yang berdasarkan ukuran yang dikonseptualisasikan sebagai fungsional/operasional yang sesuai dengan kriteria lingkungan seperti kondisi kerja. Di luar ini, adaptasi berarti "kebutuhan untuk menyesuaikan diri" (p. 373) pada mainstream "realitas objektif" dan "mode pengalaman yang diterima" (Gudykunst dan Kim, 2003, hlm. 378). Teori adaptasi mendukung "dekulturasi" imigran dan migran, "melupakan" diri mereka sendiri, serta mencampurkan nilai-nilai, keyakinan, tujuan, dan perilaku budaya lokal sehingga mereka dapat menjadi "cocok untuk hidup dengan" budaya tersebut (Gudykunst dan Kim, 2003, hlm. 358). Adaptasi dengan demikian didalilkan sebagai proses zero-sum di mana minoritas orang dikonseptualisasikan sebagai sesuatu seperti wadah terbatas sehingga ketika beberapa tujuan baru atau keyakinan ditambahkan atau dipelajari, sesuatu yang lama harus "dihilangkan". Penggerak utama asimilias mengulangi argumen spencer yang menyatakan bahwa demi keberhasilan budaya mainstream ("efektif kemajuan") adaptasi/asimilasi harus berada di arah dominan dari budaya mainstream. Sementara Spencer mendalilkan budaya mainstream yang dominan dari cara berpikir, merasa, dan berperilaku, Gudykunst dan Kim (2003) mendefinisikan kelompok dominan sebagai mayoritas numerik sederhana ("diferensial ukuran populasi" Gudykunst dan Kim, 2003, hlm. 360). Setiap kecenderungan oleh pendatang baru untuk mempertahankan identitas asli mereka (bahasa, agama-agama, etnis asosiasi termasuk perhatian "etnis media", keyakinan, cara berpikir, dan sebagainya) didefinisikan oleh Gudykunst dan Kim (2003) sebagai operasional/fungsional ketidaklayakan (hlm. 376), penyakit mental (hlm. 372-373, 376), dan ketidakmampuan untuk berkomunikasi, disposisi dihubungkan oleh Spencer dan Galton dan kemudian Gudykunst dan Kim (2003), untuk melekat kepada kecenderungan dari kepribadian serta sifat-sifat lain seperti sikap tertutup terhadap ide baru (hlm. 369), emosional yang belum matang (hlm. 381), etnosentris (hlm. 376), dan kurang kompleksitas kognitif (hlm. 382, 383). Kesesuaian dari tekanan telah ditetapkan sejak W. E B. Dubois pada tahun 1902 sebagai simbolik dari kekerasan terutama ketika kaum minoritas tidak sesuai bahkan karena sifat yang melekat seperti cacat, ras, gender, etnis, dan sebagainya. Dipaksakannya kepatuhan / asimilasi berdasarkan kelompok mayoritas merupakan paksaan dari apa yang dtulis Pierre Bourdieu pada tahun 1960-an dan berkaitan dengan isu-isu komunikasi lintas budaya dan konflik yang disebut kekerasan simbolik (dalam bahasa inggris, Bourdieu, P. (1977). Garis besar Teori Praktek. Cambridge dan New York: Cambridge Univ Press). Sebagai Bourdieu (1977) menyatakan, efek dari kekerasan simbolik seperti pemaksaan budaya asli, katalis untuk adaptasi antar budaya yang "positif" menurut Gudykunst dan Kim (2003), hasil minoritas dari kejiwaan orang . Jika kekuatan koersif cukup besar dan efikasi diri serta harga diri kaum imigran minoritas hancur, dapat menyebabkan efek seperti adanya pengakuan hubungan kekuasaan yang terletak di dalam matriks sosial dari bidang tertentu. Misalnya, dalam proses timbal balik penukaran hadiah dalam bahasa Kabyle di masyarakat Aljazair, di mana ada asimetri kekayaan antara dua pihak baik yang diberkahi pemberi "akan dapat memaksakan hubungan hirarki yang ketat dan utang pada penerima."

Proses kerja teori budaya

Dalam bentuk paling umum, proses kerja teori komunikasi budaya mengacu pada interaksi antara pihak yang kurag terwakili dengan dominan anggota kelompok. Proses kerja teori budaya termasuk didalamnya tetapi tidak membatasi orang-orang dari berbagai warna kulit, wanita, orang-orang cacat, laki-laki gay dan lesbian, dan orang-orang dalam kelas sosial bawah. Proses kerja dari teori budaya, seperti yang dikembangkan oleh Mark P. Orbe, tampak pada cara-cara strategis di mana proses kerja dari teori budaya ada pada saat anggota kelompok berkomunikasi dengan orang lain. Selain itu, kerja dari kerangka budaya memberikan penjelasan untuk bagaimana orang yang berbeda dapat berkomunikasi berdasarkan enam faktor.

Negosiasi Identitas atau manajemen

Teori manajemen identitas
Negosiasi identitas
Teori identitas budaya
Model ayunan ganda

Jaringan komunikasi

Jaringan dan kompetensi komunikasi grup luar
Jaringan intracultural VS jaringan intercultural
Jaringan dan akulturasi

Akulturasi dan penyesuaian

Akulturasi komunikasi

Teori ini mencoba untuk menggambarkan dimana "adaptasi antar budaya sebagai upaya kolaboratif orang asing dan penerimaan lingkungan terlibat dalam upaya bersama."

Kegelisahan / ketidakpastian

Ketika orang asing berkomunikasi dengan orang lokal, mereka mengalami ketidakpastian dan kecemasan. Orang asing perlu untuk mengelola ketidakpastian serta kecemasan mereka dalam rangka untuk dapat secara efektif berkomunikasi dengan orang lokal dan kemudian mencoba untuk mengembangkan prediksi-prediksi akurat dan penjelasan-penjelasan untuk perilaku orang-orang lokal.

Asimilasi, penyimpangan, dan kondisi keterasingan

Asimilasi dan adaptasi adalah hasil yang tidak permanen dari proses adopsi; sebaliknya, mereka adalah hasil sementara dari proses komunikasi antara orang lokal dan imigran. "Keterasingan atau asimilasi dalam kelompok atau individu, adalah hasil dari hubungan antara perilaku menyimpang dan lalai dalam komunikasi."

Komunikasi bisnis antar budaya sangat membantu dalam membangun kecerdasan budaya melalui pembinaan dan pelatihan dalam komunikasi antar budaya, antar-budaya negosiasi, multikultural resolusi konflik, layanan pelanggan, bisnis, dan komunikasi organisasi. Pemahaman antar budaya tidak hanya untuk ekspatriat yang masuk. Pemahaman antar budaya dimulai dengan orang-orang yang bertanggung jawab untuk proyek dan mencapai orang-orang di dalam menyampaikan layanan, atau konten. Kemampuan untuk berkomunikasi, bernegosiasi dan bekerja secara efektif dengan orang-orang dari budaya lain sangat penting untuk bisnis internasional.

Kompetensi lintas budaya

Komunikasi lintas budaya kompeten ketika ia menyelesaikan tujuan dengan cara yang sesuai dengan konteks dan hubungan. Komunikasi lintas budaya menjadi kebutuhan untuk menjembatani dikotomi antara kesesuaian dan efektivitas: yang tepat pada sarana komunikasi lintas budaya dan mengarah ke 15% penurunan miskomunikasi.

Kesesuaian. Menghargai aturan-aturan, norma-norma, dan harapan dari hubungan tidak dilanggar secara signifikan
Efektivitas. Menghargai tujuan atau imbalan (relatif terhadap biaya dan alternatif) yang dicapai.

Teori-teori

Berikut ini jenis teori dapat dibedakan dalam untaian yang berbeda: fokus pada hasil yang efektif, akomodasi atau adaptasi, identitas negosiasi dan manajemen, jaringan komunikasi, akulturasi dan penyesuaian.

Konteks: Sebuah penilaian bahwa seseorang yang kompeten adalah yang dibuat di kedua relasional dan konteks situasional.Ini berarti bahwa kompetensi tidak didefinisikan sebagai sebuah atribut tunggal, artinya seseorang bisa menjadi sangat kuat dalam satu bagian dan cukup baik di tempat lain. Situasional berbicara mengenai kompetensi yang dapat didefinisikan secara berbeda untuk budaya yang berbeda. Misalnya, kontak mata menunjukkan kompetensi dalam budaya barat sedangkan untuk budaya Asia terlalu banyak kontak mata menjadi sesuatu yang kurang sopan
Kesesuaian: berarti bahwa perilaku yang dapat diterima dan sesuai harapan dari setiap budaya tertentu
Efektivitas: perilaku yang menyebabkan hasil yang diinginkan dapat tercapai
Pengetahuan: Ini ada hubungannya dengan luasnya informasi yang anda miliki tentang kebudayaan orang yang sedang berinteraksi dengan anda. Hal ini penting agar anda dapat menafsirkan makna dan memahami budaya mereka secara umum dan pengetahuan budaya tertentu
Motivasi:Ini ada hubungannya dengan asosiasi emosional karena mereka berkomunikasi antar budaya. Perasaan dari reaksi anda terhadap pikiran dan pengalaman berhubungan dengan motivasi. Niat dari pikiran yang memandu pilihan anda, itu adalah tujuan atau rencana yang mengarahkan perilaku anda. Ini dua hal yang berperan dalam motivasi.

Alat-alat dasar untuk perbaikan

Berikut ini adalah cara untuk meningkatkan kompetensi dalam komunikasi:

Tampilan menarik: menunjukkan rasa hormat dan hal positif untuk orang lain
Orientasi pengetahuan: Istilah yang digunakan orang untuk menjelaskan diri mereka sendiri dan persepsi mereka tentang dunia
Empati: Berperilaku dalam cara-cara yang menunjukkan anda memahami dunia sebagaimana yang orang lain lakukan
interaksi manajemen: keterampilan di mana anda mengatur percakapan
Tugas peran perilaku: memulai ide-ide yang mendorong kepada kegiatan pemecahan masalah.
Relasional perilaku peran: harmoni antara interpersonal dan mediasi
Toleransi untuk ambiguitas: kemampuan untuk bereaksi terhadap situasi-situasi baru dengan sedikit ketidaknyamanan
Interaksi postur: Menanggapi orang lain dalam deskriptif, non-menghakimi cara.

Faktor-faktor penting

Kemahiran dalam bahasa budaya lokal: pemahaman tata bahasa dan kosakata
Pemahaman bahasa pragmatik: bagaimana menggunakan strategi kesopanan dalam membuat permintaan dan cara menghindari dalam memberikan terlalu banyak informasi
Menjadi sensitif dan menyadari pola komunikasi non verbal dalam budaya lain
Menyadari gerakan yang dapat menyinggung atau memiliki arti yang berbeda dalam berbagai budaya
Pemahaman budaya kedekatan dalam ruang fisik dan paralinguistik suara untuk menyampaikan makna yang dimaksud.

Ciri-ciri

Fleksibilitas
Toleransi terhadap ketidakpastian yang tinggi
Reflectiveness
Keterbukaan pikiran
Sensitivitas
Kemampuan beradaptasi
Terlibat dalam sistem tingkat berpikir yang berbeda.

Media komunikasi

Media komunikasi adalah suatu alat atau sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada khalayak. Media dominan dalam berkomunikasi adalah pancaindera manusia seperti telinga dan mata.Media juga merupakan jendela yang memungkinkan kita untuk dapat melihat lingkungan yang lebih jauh, sebagai penafsir yang membantu memahami pengalaman,Sebagai landasan penyampai informasi, Sebagai komunikasi interaktif yang meliputi opini audiens, Sebagai penanda pemberi intruksi atau petunjuk, Sebagai penyaring atau pembagi pengalaman dan fokus terhadap orang lain, cermin yang merefleksikan diri kita dan penghalang yang menutupi kebenaran. Media komunikasi juga dijelaskan sebagai sebuah sarana yang dipergunakan sebagai memproduksi, reproduksi, mengolah dan mendistribusikan untuk menyampaikan sebuah informasi. Media komunikasi sangat berperan penting bagi kehidupan masyarakat. Secara sederhana, sebuah media komunikasi adalah sebuah perantara dalam menyampaikan sebuah informasi dari komunikator kepada komunikan yang bertujuan agar efisien dalam menyebarkan informasi atau pesan. Komunikasi merupakan bentuk percakapan yang berlangsung atas dasar persamaan persepsi. Komunikasi dalam bahasa inggris communicationberasal dari kata latin communicatio dan berasal dari kata communis yang berarti sama.

Bentuk Media Komunikasi

Media Cetak

segala jenis barang/media komunikasi yang dapat dilakukan melalui proses pencetakan dan dapat dipergunakan sebagai sarana penyampaian pesan atau informasi. Contoh: surat kabar, buku, brosur, majalan dan buletin.

Media visual atau media pandang

penerimaan pesan yang tersampaikan melalui panca indera dan dapat dilihat . Contoh: gambar dan Foto.

Media audio[

penerimaan pesan yang tersampaikan dengan melalu indera pendengaran. Contoh: Radio dan Tape recorder.

Media Audio visual aid (AVA)

media komunikasi yang dapat dilihat dan juga dapat didengar, untuk mendapatkan informasi secara bersamaan. Contoh: televisi.

https://www.zonareferensi.com/jenis-jenis-komunikasi/

Teori Media

Teori Semiotik pesan

media sangat menarik dari sudut pandang semiotik atas campuran sebuah simbol yang diatur secara spasial dan kronologis untuk menciptakan sebuah pesan, kesan, dan penyampaian sebuah gagasan untuk memunculkan sebuah makna dari khalayak.

Teori Sosiokultural pesan[

media yang disampaikan untuk sosialisasi dan kulturisasi serta penempatan sebuah makna yang bisa memunculkan sebuah argumentasi dari khalayak kepada media agar dapat memberikan sebuah informasi yang berkarakter dan tidak menimbulkan SARA.

Teori Sosiopsikologis

teori yang mengabungkan antara sosial dan psikologis dari audiens yang menikmati sebuah media.Apabila status sosial digabungkan dalam psikologis dari audiens dapat dicontohkan sebagai sebuah konten atai isi acara yang bersifat segmented/ segmentasi acara.

Teori Sibernitika

pengaruh dari opini khalayak dari suatu isi media adalah sebuah fenomena yang sangat menarik atau bisa dikatakan sebagai teori “spiral ketenangan” menunjukan bahwa komunikasi interpersonal dan media berjalan bersama dalam perkembanagn opini masyarakat.

Teori Kritis

implikasi budayalebih luas, dalam beberapa hal teori kritis ini disebutkan bahwa banyak ideologi atau paham dari sebuah pemilik media yang seharusnya dapat dikritisi oleh khalayak agar tidak ada keberpihakan dalam penyampaian suatu informasi.

Metafora Media

Menurut Joshua Meyrowitz media komunikasi memliki tiga metafora yang mewakili sudut pandang media, antara lain:

Media sebagai Vessel

sebuah gagasan bahwa media adalah pembawa pesan yang netral

Media sebagai Bahasa

media memiliki unsur struktural dalam penyampaian informasi dan tata kalimat yang dirancang menjadi satu kesatuan yang disebut dengan bahasa.

Media Sebagai Lingkungan

metafora ini dilandasi dengan gagasan bahwa hidup didalam lingkungan dengan berbagai informasi yang disebarkan dengan beragam kecepatan,ketepatan, dan kemampuan dalam melakukan interaksi.

Fungsi Media Komunikasi, Menurut Marshall Mc Luhan

Efektivitas

media komunikasi akan mempermudah kelancaran dalam penyampaian informasi. banyak

Efisiensi

media komunikasi akan mempercepat penyampaian dalam sebuah informasi.

Konkrit

media komunikasi akan membantu mempercepat isi pesan yang memiliki sifat abstrak.

Motivatif

media komunikasi akan lebih atraktif dan memeberikan sebuah informasi yang dapat dpertanggungjawabkan

Fungsi media Komunikasi, Menurut Burgon Dan Huffner

Efisiensi penyebaran informasi

penghematan dalam segi biaya, tenaga, pemikiran dan waktu.

Memperkuat eksistensi informasi

media komunikasi yang hi-tech dapat membuat informasi ataupun pesan lebih berkesan terhadap komunikan.

Menghibur

media komunikasi dapat menyenangkan dan lebih menarik bagi audiens.

Jenis-Jenis Media Komunikasi,Berdasarkan Fungsi Media

Fungsi produksi

media komunikasi sangat berguna agar menghasilkan sebuah informasi.

Fungsi reproduksi

media komunikasi berguna untuk dapat meproduksi ulang dan mengggandakan sebuah informasi.

Karakteristik Media Komunikasi

Karateristik dalam media Intra Personal

pikiran merupakan umpan balik yang diterima oleh pribadi seseorang dan hanya memutar dalam diri sendiri,arus pesan yang disampaikan adalah persepsi yang memusat, efek yang dihasilkan dalam karakteristik intrapersonal adalah sikap dan prilaku.

Karateristrik Inter Personal

seluruh panca indera digunakan sebagai umpan balik dari sebuah informasi yang disampaikan, melalui kode tertulis, lisan, isyarat serta arus pesan dua arah dan mempunyai efek terhadap sikap yang tinggi dan rendah terhadap kognitif.

Karateristik Media Massa

bersifat melembaga, satu arah, meluas dan serempak serta menggunakan peralatan teknis atau mekanis dan bersifat terbuka.

Karateristik media publik

diterima oleh semua alat indera baik lisan maupun isyarat arus pesan yang disampaikan bisa satu atau dua rah banyak dan terbatas serta memiliki efek tinggi terhadap perilaku, akan tetapi rendah terhadap kognitif.

Jangkauan Penyebaran Media Komunikasi

Media Komunikasi Eksternal

media komunikasi yang dapat dipergunakan untuk dapat menjalin sebuah hubungan dan menyampaikan sebuah informasi dengan pihak luar. Media komunikasi yang sering digunakan adalah:

Media cetak media komunikasi tercetak dan tertulis agar dapat menjangkau publik ekternal, seperti pemilik saham, konsumen, pelanggan dan mitra kerja.
Media elektronik

Radio adalah sebuah alat eletronik yang dihgunakan sebagai media komunikasi dan informasi. Radio dapat memberikan rangsangan terhadap pendengaran. Dengan radio seseorang bisa mendapatkan sebuah informasi dan berbagai peristiwa yang penting dan baru serta acara hiburan yang menyenangkan.pengertian radio menurut ensiklopedi indonesia adalah penyampaian pesan informasi dengan pemanfaatan gelombang elektromagnetik bebas yang memiliki frekuensi kurang dari 300 GHz (panjang gelombang lebih besar dari 1mm). Secara garis besar, radio mempunyai manfaat sebagai perjelas pesan dan informasi, mengatasi sebuah ruang dan waktu, daya indera dan juga tenaga.manfaat radio lainnya adalah menimbulkan gairah untuk belajar, informasi yang langsung didapatkan oleh komunikan menerima pesan atau decode. Dan memberikan rangsangan terhadap pengalaman yang dapat menimbulkan persepsi yang sama.

Televisi adalah sebuah alat penangkap siaran yang menghasilkan gambar atau visualisasi. Kata televisi berasal dari kata tele yang artinya jauh dan vision yang artinya jauh, dan dapat dijelaskan bahwa televisi adalah tampak atau dapat dilihat dari jarak jauh. Sejarah singkat televisi telah mengubah sifat, cara beroperasi dan hubungan antara komunikator dan komunikan. Ruang lingkup dan sifat industri penyiaran televisi di dominasi oleh organisasi dengan produksi,distribusi, dan pengambilan keputusan yang tersentralisasi. Jaringan ini berhubungan dengan para afiliasi dengan tujuan untuk menghantarkan penonton kepada pengiklan. Afiliasi lokal membawa program jaringan untuk dapat mengosongkan waktu sebagai penukar kegiatan untuk suatu program yang disebut kompensasi dan waktu spot lokal dapat denegosiasikan dengan afiliasi dari berbagai stasiun televisi.

Internet adalah jaringan komputer yang terhubung secara internasional dan tersebar di seluruh dunia. Internet adalah media komunikasi yang berbasis dengan teknologi informasi. Keunggulan media komunikasi internet adalah mudah,cepat,murah, dan dapat dijangkau sampai seluruh dunia. Internet adalah jaringan komputer yang terkoneksi secara global dan dapat berkomunikasi secara bebas dan dapat bertukar sebuah informasi. Pada internet semakin berkembang pada saat ini, seperti hal nya e-mail, seseorang bisa melakukan pertukaran informasi secara singkat dan lebih efisien serta mendapatkan respon yang cepat satu dengan lainnya.

Media Komunikasi Internal

Media komunikasi internal adalah sarana penyampaian informasi di antara publik internal yang bersifat non-komersial. Baik penerima ataupun pengirim informasi adalah orang dari publik internal. Media yang digunakan secara internal adalah:

Telephone digunakan sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan pesan secara langsung melalui suara antara komunikan dan komunikator serta hasil yang disampaikan dapat dirasakan secara langsung.

Surat merupakan media komunikasi internal dalam bentuk tertulis yang dilakukan oleh sender untuk memberikan informasi kepada receiver. Akan tetapi, respon yang didapati tidak secara langsung membutuhkan waktu serta biaya.

Papan Pengumuman penyampaian informasi secara internal melalui papan pengumuman hanya untuk memberikan sebuah informasi dari receiver kepada publik internal.

House journal (Majalah Bulanan) sebagai media cetak dan tertulis. Penyampaian informasi tidak dilakukan secara langsung. Akan tetapi, seorang reporter atau pencari berita membutuhkan waktu untuk mencari sebuah informasi yang benar dan akurat,serta dapat dipercaya.

Printed material (Media Komunikasi dan Publikasi berupa Bahan Cetakan)sebagai media komunikasi yang dicetak seperti pamflet dan brosur hanya memberikan informasi kepada publik.

Media pertemuan dan Pembicaraan media pertemuan seperti diskusi ataupun rapat menjadi media komunikasi,penyampaian pesan secara internal agar kalangan tersebut bisa menyamakan dalam satu persepsi.

Elemen Media Komunikasi

Ilmuan media bernama Art Silverblatt mengidentifikasi ada tujuh elemen dasar sebagai media komunikasi baru, antara lain adalah:

Keterampilan berpikir secara kritis untuk dapat mengembangakan penilaian independen terhadap suatu media.berpikir secara kritis adalah sebuah esensi dasar.
Pemahaman terhadap sebuah proses komunikasi massa, sebagai komponen dan mengetahui media dalam beroperasi
Kesadaran akan dampak media terhadap invidu dan masyarakat. Kesadaran agar khalayak tidak terjebak dalam sebuah informasi yang tidak dapat dipertanggunjawabkan sebuah keaslian berita atau informasi.
Strategi untuk menganalisis dan mendiskusikan pesan media. Khalayak dapat meyerap dan juga memilih sebuah media yang memberikan sebuah informasi yang akurat dan tepercaya.
Sebuah kesadaran akan isi dari sebuah media atau teks yang menyediakan sebuah wawasan bagi kehidupan.
Kemampuan untuk dapat menikmati, memahami dan menghargai dari isi media.
Pengembangan keterampilan produksi yang efektif dan bertanggung jawab.

Keterampilan Melek Media Komunikasi

Kemampuan dan kemauan melakukan suatu usaha untuk dapat memahami suatu isi media, memberi perhatian dan menyaring terhadap gangguan.
Pemahaman dan pengharagaan kepada kekuatan pesan media.
Kemampuan untuk dapat membedakan reaksi emosional dan rasional ketika menilai ataupun merespons isi media.
Pengembangan ekspektasi yang lebih tinggi terhadap media.
Pengetahuan terhadap kesepakatan akan suatu genre atau aliran untuk dapat mengenali sebuah aliran dapat digabungkan dengan media lain.
Kemampuan berpikir secara kritis tentang isi media dan tidak terlalu peduli dengan kredibilitas sumber apabila suatu informasi masih bersifat rancu.
Pengetahuan tentang bahasa yang dipakai kalangan berbagai media dan memahami pengaruhnya.

Aplikasi Dan Implikasi

Media sebagai komunikasi pendukung pembentukan khalayak

Teori McLuhan menstimulasi cara pandang baru terhadap gagasan dan bahasan subjek untuk memahami suatu proses komunikasi secara lebih luas dan terarah.Dan variabel dari komunikasi memberikan gambaran dalam pengaruh terhadap media.Pengaruh media terhadap masyarakat dapat dilihat dari beralihnya masyarakat lisan menjadi masyarakat tulisan,dimana masyarakat pada zaman dahulu untuk menyampaikan sebuah informasi mengunakan suara untuk menyapaikan suatu pesan, kemudian pada saat ini apabila ingin menyampaikan sebauh pesan dapat dikirim melalui sebuah SMS.Perubahan masyarakat dari mendengar berita secara lisan dan duduk membaca buku kemudia beralih mejadi masyarakat yang menonton dan memilih sebuah konten tayangan televisi,dan gambaran mulai bergerak dan dilihat oleh khalayak dan dapat disadari atau tidak media sudah sangat mempengaruhi kehidupan khakayak yang menggunakan media tersebut.

Institusi media memiliki peran penting dalam produksi budaya

Faktanya media memang sangat mempengaruhi budaya dan tingkah laku serta pola pikir masyarakat.pengaruh melalui media terhadap saluran interpersonal merupakan bagian integral dari suatu budaya yang berskala dan besar seperti televisi dan media cetak.Banyak para ahli yang menyatakan bahwa individu memiliki kendali besar atas hasil transaksi media dalam kehidupan masyarakat. Produk interaksi yang beragam dari pemenuhan kebutuhan, hasrat dan ketergantungan individu,dan sulit sekali untuk menguranginya.Teori ketergantungan menengahi beberapa masalah antara model penggunaan dan kepuasan dengan model pengaruh yang sangat kuat.Teori tersebut menilai perbedaan invidu dalam penanggapan pengaruh media,menunjukan kerumitan interaksi beragam dalam aspek transaksi media.Peleburan beberapa teori penggunaan dan kepuasan dengan teori ketergantungan memberikan sebuah gabungan yang lengkap.

Audiens atau masyarakat penikmat media ikut serta dalam pesan media

Audiens dianggap populasi yang sangat besar dapat hasil dari suatu transaksi media yang bisa dijadikan dua khalayak sebagai khalayak pasif dan khalayak aktif,keduanya adalah penikmat media.Akan tetapi dapat menjadi dua kategori yang difergen,dimana khalayak pasif akan jauh lebih menerima suatu pesan yang diberikan media tanpa ada penyortiran untuk kelayakan dalam pembentukan karakter atapun dalam kehidupan sehari-hari. Sedangkan masyarakat yang aktif lebih memilih suatu isi pesan yang akan disampaikan media.

^ Ruben Brent D dan Lea P Stewart. (2006). Communication and Human Behavior. United States: Allyn and Bacon
^ ^a ^b ^c ^d ^e ^f Komala, Lukiati. 2009. Ilmu Komunikasi: Perspektif, Proses, dan Konteks. Bandung: Widya Padjadjaran
^ ^a ^b ^c Mulyana, Deddy Prof. Imu Komunikasi Suatu Pengantar. PT Remaja Rosdakarya. 2007
^ ^a ^b ^c ^d ^e Rohim,Syaiful.2009. Teori Komunikasi: Perspektif,Ragam, & Aplikasi. Jakarta: Rineka Cipta
^ ^a ^b West, Richard & Lynn H. Turner. 2007. Introducing Communication Theory. Third Edition. Singapore: The McGrow Hill companies.
^ ^a ^b ^c (Indonesia) Larry Gonick, Kartun (non) Komunikasi, guna dan salah guna informasi dalam dunia modern. Kepustakaan Populer Gramedia, Juli 2007. (diterjemahkan dari Guide to (non) Communication HarperClollins Publisher, Inc copyright 1993. ISBN 978-979-9100-75-7
^ ^a ^b ^c ^d Mulyana, Deddy. 2007. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.
^ Wiryanto,Dr. 2004. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jilid I. Jakarta: PT Gramedia Widiasarana Indonesia.
^ ^a ^b ^c ^d Rochmawati, Lusa. 2009. Faktor yang mempengaruhi komunikasi

https://syanilaarfiah.wordpress.com/2017/06/05/macam-macam-komunikasi-dalam-organisasi

BAB III PERENCANAAN PESAN BISNIS

Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain :

keputusan untuk meneruskan pesan
keputusan untuk menanggapi audiens
keputusan untuk memusatkan isi pesan

Pesan Bisnis

Pesan bisnis merupakan satu pesan atau surat yang digunakan untuk menyampaikan informasi mengenai penyelenggaraan kegiatan bisnis baik secara tertulis maupun tidak tertulis dari pengirim kepada penerima, bisa perseorangan maupun organisasi.

Didalam komunikasi bisnis sendiri adanya pesan bisnis dianggap penting demi dapat mencapai tujuan bisnis maupun harapan yang ingin dicapai. Tanpa adanya pesan bisnis maka informasi-informasi yang seharusnya disampaikan tidak dapat tersampaikan.

Pesan bisnis sendiri dapat melalui dua macam-macam media komunikasi, yaitu media komunikasi tertulis dan juga media komunikasi lisan. Berikut ini ada beberapa contoh pesan bisnis dalam komunikasi bisnis yang akan dibahas secara lengkap dan jelas.

1. Surat Penawaran Kerja Sama

Contoh pesan bisnis dalam komunikasi bisnis yang pertama adalah melalui surat. Surat yang dimaksud disini adalah surat yang mengandung informasi-informasi yang berkaitan dengan kegiatan bisnis, baik penawaran kerjasama bisnis maupun penawaran produk yang dihasilkan.

Salah satu contoh yang paling mudah adalah adanya surat penawaran kerjasama, dimana satu perusahaan menawarkan kerjasama dalam suatu bidang tertentu kepada perusahan lainnya yang dianggap masih dalam kegiataan bisnis yang sama.

Penawaran kerjasama ini juga biasanya akan bertujuan untuk memajukan kegiatan bisnis perusahaan secara bersama-sama demi laba yang semakin besar. Surat penawaran ini juga merupakan salah satu contoh pesan persuasif dalam komunikasi bisnis.

2. E-mail Penawaran Produk

Semakin adanya kemajuan teknologi juga lebih memudahkan pesan-pesan bisnis untuk tersampaikan, salah satunya melalui e-mail sebagai salah satu contoh media komunikasi modern. Salah satu contohnya adalah e-mail bisnis mengenai penawaran produk.

Suatu perusahan melalui divisi marketingnya akan banyak menawarkan produk-produk yang dihasilkannya melalui e-mail. Sebagai contoh seperti banyak perusahaan-perusahaan e-commerce yang akan mengirimkan notifikasi mengenai produk-produk barunya melalui e-mail pada para pelanggannya.

3. Laporan Perusahaan

Tidak hanya yang berkaitan dengan penawaran kerjasama maupun penawaran produk saja, tetapi laporan-laporan perusahaan, memo perusahaan, dan lain sebagainya yang masih didalam lingkup kegiatan bisnis yang berjalan juga termasuk sebagai pesan bisnis.

Mengapa demikian? Karena didalamnya masih mengandung informasi-informasi mengenai kegiatan bisnis yang berlangsung dalam suatu perusahaan atau organisasi. Oleh sebab itu, laporan perusahaan juga menjadi contoh pesan bisnis yang ada dalam komunikasi bisnis.

4. Pertemuan atau Pidato

Pernahkah anda datang pada grand launching produk komunikasi seperti handphone? Kegiataan ini banyak dilakukan oleh perusahaan apple atau samsung yang ingin melunjurkan produk terbaru mereka. Melalui pertemuan yang dilakukan tersebut, didalamnya juga sebenarnya terdapat pesan bisnis yang disampaikan dimana juga bertujuan untuk mempengaruhi audience untuk membeli produk terbaru mereka.

Pidato yang disampaikan mengenai kualifikasi atau informasi-informasi mengenai produk-produk terbaru mereka yang akan diluncurkan juga merupakan suatu pesan bisnis melalui media komunikasi lisan.

5. Telemarketing

Tidak hanya melalui suatu pertemuan atau pidato saja, media komunikasi lisan juga banyak digunakan untuk penyampaian pesan bisnis seperti melalui telemarketing.

Jadi suatu perusahaan biasanya akan memiliki divisi telemarekting sendiri yang bertujuan untuk menawarkan produk kepada konsumen maupun mengajukan kerjasama dengan perusahaan lain yang dilakukan melalui telfon.

PROSES PERENCANAAN PESAN BISNIS

Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu :

Perencanaan Pesan

Dalam tahap ini, ditentukan hal – hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :

Penentuan tujuan

Analisis audiens
Penentuan ide pokok

Pemilihan saluran dan media

Penyusunan Pesan

Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gaasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan, yaitu :

Mengorganisasikan pesan

Memformulasikan pesan

Revisi Pesan

Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :

Menyunting pesan

Menulis ulang

Memproduksi pesan

Mencetak pesan

PENENTUAN TUJUAN PESAN BISNIS

Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.

Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :

Memberi informasi (informing)

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.

Membujuk atau persuasi (persuading)

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

Melakulakan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

ANALISIS PENERIMA PESAN

Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.

Mengembangkan Profil Audiens

Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.

Mengenali penerima primer

Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

Menetapkan jumlah dan komposisi audiens

Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.

Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens

Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki p[emahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.

Memperkirakan reaksi penerima

Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.

Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens

Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :

Temukan apa yang ingin diketahui audiens

Tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya.

Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

Informasi tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi yang tidak disadari oleh audiens.

Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens

Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5 W + 1 H ( Who, What, Why, When, Where, dan How).

Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat

Dalam bisnis, ketepatan informasi harus dipastikan terlkebih dahulu sebelum membuat komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal,jadwal, asumsi, perhitungan matematika,atau keuangan untuk memastikan keabsahannya.

Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.

Diantara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang paling menarik perhatian audiens.

Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens

Pesan yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal pentingb yangb harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.

Pertimbangan Pengiriman Pesan

Sebelum menetapkan maksud untuk mengirimkan pesan, ada faktor yang perlu dipertimbangkan yang meliputi hal-hal berikut :

Tujuan yang realistis. Pada umumnya orang tidak mudah untuk cepat berubah. Oleh karena itu jika seseorang mempunyai tujuan yang mendasar sebaiknya disampaikan secara realistis.
Ketepatan waktu. Waktu yang tepat merupakan faktor penting dalam pengiriman dan penyampaian pesan. Jika seseorang atau organisasi sedang mengalami perubahan, pesan dapat disesuaikan dengan keadaan yang berlangsung sampai dengan segala sesuatu menjadi stabil dan ada perhatian terhadap pesan yang disampaikan.
Ketepatan orang yang mengirimkan pesan. Meskipun semua tugas yang diberikan dapat diselesaikan tanpa bantuan orang lain, pihak atasan mungkin memiliki kesempatan yang lebih baik dalam menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan kepada seseorang.
Tujuan yang selaras dengan tujuan organisasi. Seorang karyawan harus bekerja sesuai dengan tujuan organisasi. Hal ini memiliki tujuanm agar setiap komunikasi yang terjadi didalamnya dapat berjalan dengan baik tanpa ada hambatan yang disebabkan oleh perbedaan persepsi.

PENENTUAN IDE POKOK

Setiap pesan bisnis mempunyai tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. Namun perlu diperhatikan bahwa antara ide pokok dan topik itu merupakan hal yang berbeda. Topik merupakan subyek yang lebih luas. Sedangkan ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut.

Cara yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok :

A. Brainstorming

Brainstorming adalah suatu cara menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok, mempertimbangkan tujuan, audience, dan fakta yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan:

Storyteller’s Tour

Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan – pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas, dan imlikasi bagi penerima. Dengarkan dengan teliti, dan berlatihlah, sehingga ide pokok dari pesan dapat ditemukan dengan mudah.

Random List

Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide – ide tersebut. Bagilah mereka ke dalam kelompok – kelompok, dan temukan poin yang penting dan yang tidak penting.

Conclusions, Findings, Recommendations (CPR) Worksheet

Jika subjek yang dibahas mencakup pemecahan maslah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan diberikan.

Journalistic Approach

Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap siapa, apa, kapan, di mana, dan bagaimana uang biasanya diajukan dalam pendekatan jurnalistik, akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.

Question and Answer Chain

Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audience

B. Petunjuk atasan

Penentuan ide pokok dapat dilakukan dengan meminta petunjuk dari atasan. Ini banyak terjadi pada perusahaan dengan sistem senioritas dan desentralisasi. Namun cara ini dapat menyita waktu manajer hanya untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan.

C. Kebiasaan

Cara yang ketiga dalam menentukan ide pokok adalah berdasar kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi situasi yang sama atau relatif sama, maka akan digunakan suatu ide pokok tertentu. Cara ini mempunyai keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya sama atau relatif sama saja

MEMILIH SALURAN DAN MEDIA YANG TEPAT

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

Saluran komunikasi lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).

Saluran komunikasi tertulis

Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.

http://ekonomikomiko.blogspot.com/2014/05/proses-menulis-perencanaan-pesan-bis

https://munjiyatsyaiful.wordpress.com/2017/11/06/perencanaan-pesan-pesan-bisnis/

https://reviindah.wordpress.com/2015/05/16/perencanaan-pesan-pesan-bisnis/

https://pakarkomunikasi.com/contoh-pesan-bisnis-dalam-komunikasi-bisnis

BAB IV PENULISAN DAN PENYELESAIAN PESAN - PESAN BISNIS

PESAN-PESAN BISNIS

Kelanjutan dari proses perencanaan pesan bisnis yaitu menulis pesan dan menyelesaikan pesan. Menulis pesan berkaitan dengan upaya untuk mengorganisir pesan dan memformulasikan pesan. Menyelesaikan pesan meliputi kegiatan menyunting, memproduksi dan mencetak pesan.

Pengorganisasian Pesan

Pengorganisasian pesan erat kaitannya dengan penyusunan kata, kalimat, dan paragraf. Pesan diorganisasikan dengan baik, bila kata, kalimat, dan paragraf yang digunakan adalah sederhana, mudah dimengerti, dan dapat dilaksanakan. Sebaliknya bila pesan tidak diorganisir dengan baik maka pesan tidak dapat mencapai sasaran dan respon audien tidak seperti yang diharapkan.

Pesan-pesan yang Tidak Terorganisi dengan Baik

Menurut Purwanto (2006:81) , Bovee & Thill (2007:144). Dewi (2007:65) ada beberapa hal yang dapat menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik. Bagian awal terlalu panjang (bertele-tele), sehingga akan mempersulit penerima dalam memahami maksud pesan Memasukan informasi yang tidak relevan, sehingga mengkaburkan pesan pokok dan membuang waktu untuk membacanya. Menyajikan ide-ide secara tidak logis, sehingga subtansi pesan sulit dipahami. Informasi penting sering terlupakan, karena perhatian terpusat pada penyadian ide pendukung dan pelengkap.

HAL-HAL YANG MENYEBABKAN PESAN-PESAN TAK TERORGANISASI DENGAN BAIK

1. Bertele - tele

Dalam sebuah surat, isi dari surat terdapat pada tengah surat itu sendiri. Ketika bagian awal surat terlalu panjang, dan cenderung bertele-tele, maka pembaca akan membutuhkan waktu lebih untuk mencapai isi dari surat tersebut.

2. Memasukkan Bahan - bahan yang Tidak Relevan

Informasi yang tidak relevan, dapat menyebabkan pesan yang akan disampaikan menjadi tidak jelas. Selain itu memasukkan unsur yang tidak relevan dalam informasi juga hanya membuang-buang waktu dan justru dapat membuyarkan inti dari informasi yang disampaikan.

3. Menyajikan Ide - ide Secara Tidak Logis

Adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan informasi dapat menyebabkan terganggunnya komunikasi dengan audiens. Ide-ide yang tidak logis ini dapat memengaruhi komunikasi sehingga menyebabkan ketidaklancaran dalam penyampaian pesan.

4. Informasi Penting Kadang Kala Tidak Tercakup dalam Pembahasan

Adanya pesan-pesan yang tidak relevan, ide yang tidak logis, serta adanya informasi lain dapat membuat informasi penting yang diisyaratkan justru tidak tersampaikan. Hal ini dapat terjadi karena terlalu asik membahas hal-hal diluar pesan yang penting tersebut.

PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian yang baik :

1. Subjek dan tujuan harus jelas.

2. Semua informasi berhubungan dengan subjek dan tujuan.

3. Ide-ide ahrus dikelomppokkan dan disajikan dengan cara logis.

4. Semua informasi penting harus tercakup didalamnya.

Manfaat Pengorganisasian Pesan yang Baik

1. Membantu audiens memahami suatu pesan

Penyampaian yang berfokus pada isi, ide yang logis, serta runtut akan memudahkan audiens dalam memahami isi dari pesan yang disampaikan. Hal ini akan terlihat dari respon yang diberikan dari audiens itu sendiri.

2. Membantu audiens menerima suatu pesan

Setelah audiens memahami pesan yang disampaikan, maka akan mudah bagi audiens untuk dapat menerimanya.

3. Menghemat waktu

Penyemapaian pesan yang terorganisasi dengan baik akan menghema waktu, karena komunikator langsung to the point dalam menyampaikan pesannya, dan audiens dapat dengan mudah memahami dan menerima pesa tersebut.

4. Memermudah pekerjaan komunikator

Adanya pengorganisasian yang baik akan membuat pesan tersampaikan secara cepat dan tepat, hal ini tentunya akan menghemat waktu dari komunikator serta mempercepat selesainya pekerjaan.

PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE

Ada dua proses tahapan yang diperlukan :

1. Mendefinisikan dan Mengelompokan Ide

Dalam menyusun pesan yang panjan dan kompleks, outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini karena outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainya. Outline juga akan menuntun kita agar mengomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan efektif.

Susunan outline secara garis besar digolongkan ke dalam tiga golongan :

a. Mulailah dengan Ide Pokok

b. Nyatakan Poin-poin Pendukung yang Penting

c. Ilustrasi dengan Bukti-bukti

2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Setelah mendefinisikan dan menggolongkanide-ide, kemudian diputuskanlah bagaimana urutanya.

Untuk dapat menentukan urutanya, ada dua pendekatan :

a. Pendekatan Langsung

Pendekatan Langsung (direct approach) sering juga disebut pendekatan deduktif (deductive approach). Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.

b. Pendekatan Tidak Langsung

Pendekatan tidak langsung (indirect approach) sering disebut juga dengan istilah pendakatan induktif (inductive approach), dimana bukti-bukti muncul terlebih dahulu kemudian diikuti dengan ide pokoknya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan. Setelah menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, kita dapat memilih rencana organisasional yang paling cocok sebagai berikut.

Cara pengorganisasian pesan

Untuk mencapai pengorganisasian yg baik diperlukan tiga langkah yaitu:

Menetapkan ide/gagasan pokok.

Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan tujuan khusus. Subyek yang luas atau topik dari setiap pesan bisnis dipadatkan menjadi satu ide pokok – yaitu pernyataan spesifik mengenai topik pesan. Menetapkan ide pokok disesuaikan dengan tujuan pesan.

Mengelompokkan ide/gagasan

Mengelompokkan ide Ide pokok umumnya didukung oleh beberapa ide pendukung. Dalam menyiapkan pesan yang panjang dan kompleks maka perlu dibuat outline yang berfungsi: Membayangkan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian lainnya. Menuntun penyampaian ide-ide secara lebih sistematis, efisien dan efektif. Susunan suatu outline digolongkan menjadi: Ide pokok yaitu yang menjadi inti/tema sentral pesan Poin pendukung, sebagai ide pendukung dari ide pokok Ilustrasi yang berupa bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan.

Memutuskan pola/pendekatan urutan gagasan. (Dewi, 2007:66)

Memilih Pendekatan Setelah mendefinisan ide, langkah berikutnya adalah menentukan urutan yang akan digunakan dalam penyajian ide. Terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan yaitu:

Pendekatan langsung atau deduktif

Dimana ide pokok ditempatkan di bagian awal diikuti ide-ide pendukung berupa argumentasi atau bukti-bukti. Pendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan akan bereaksi positip atau menyenangkan saat menerima pesan.

Pendekatan tak langsung atau induktif

Pendekatan tak langsung atau induktif Argumentasiau bukti-bukti pendukung disajikan di awal lalu diikuti ide pokok Pendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan bereaksi negatif atau tidak menyenangkan saat menerima pesan.

Memilih Antara Pendekatan Langsung dan Tidak Langsung.

Pendekatan tidak langsung Reaksi penerima Ingin sekali/terta-rik/senang/netral Tidak senang Tidak tertarik/ tidak mau Pembukaan pesan Memulai dengan ide pokok, permintaan, atau berita baik Mulai dg pernyataan netral sbg transisi ke alasan untuk berita buruk Mulai dg pernyata-an atau pertanyaan yg dapat menarik perhatian Isi pesan Berikan detail-detail yang perlu Berikan alasan untuk menjelaskan jawaban negatif. Sampaikan berita buruk dan berikan saran positif Bangkitkan minat penerima . Bangun keinginan untuk mengikuti Penutupan pesan Tutup komentar yang menyenangkan Tutup dengan ramah Mintalah utk me-lakukan tindakan

Berdasarkan kemungkinan reaksi audiens, terdapat empat bentuk organisasi pesan

Permintaan Langsung (Direct request)

Yaitu pesan bisnis dalam bentuk surat atau memo yang penyampaian nya langsung pada poin yang dituju. Tipe ini lebih cocok bila audien diperkirakan tertarik (msl penawaran produk baru) dan sebaiknya menggunakan pendekatan langsung.

Pesan rutin, good news atau good will Pesan rutin

adalah pesan yang disampaikan secara rutin Good news atau good will adalah berita baik (msl penurunan harga) yang menimbulkan reaksi menyenangkan dari penerima. Cocok menggunakan pendekatan langsung.

Pesan bad news

Yaitu pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi menimbulkan kekecewaan (msl penolakan lamaran kerja, penolakan kredit). Sebaiknya pakai pendekatan tidak langsung.

Pesan persuasif

Yaitu pesan yang bertujuan membujuk, karena penerima diperkirakan tidak tertarik pada pesan tersebut. Cocok pakai pendekatan tidak langsung.

Memformulasikan Pesan

Memformulasikan pesan adalah proses penyusunan naskah bisnis. Dalam penyusunan naskah untuk pertama kali, yang perlu mendapat perhatian adalah menentukan gaya dan nada. Gaya adalah cara menggunakan kata-kata, kalimat dan paragrap untuk mencapai nada atau kesan secara keseluruhan. Gaya dapat diubah-ubah untuk menciptakan nada yang sesuai dengan peristiwa.

Menggunakan Nada Percakapan

Sebagian besar pesan bisnis menggunakan nada percakapan yang hangat tetapi tetap lugas. Hindari penggunaan bahasa yang tidak familier dan muluk-muluk. Hindari menceramahi dan membual Hati-hatilah dengan keakraban Berhati-hatilah dengan humor. (Bovee & Thill 2007:181).

Pemilihan Kata Yang Tepat

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis baik secara lisan maupun tertulis perlu memperhatikan hal-hal yang berikut;

Gunakan kata yang familier/dikenal, dan lazim digunakan dan sesuai dengan pendidikan dan pengalaman audiens
Pilih kata-kata yang singkat dalam menyampaikan pesan bisnis
Hindari kata-kata yang bermakna ganda dan multitafsir. Gunakan kata-kata fungsional dan kata-kata isi dengan benar.

Membuat Kalimat Yang Efektif

Kalimat harus disusun secara sadar dan sengaja untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik Terdapat tiga jenis kalimat yaitu;

Kalimat sederhana, yaitu kalimat yang hanya memiliki satu induk kalimat (satu subyek dan satu predikat).
Kalimat majemuk, yaitu berisi dua atau lebih klausa independen, dan dihubungkan kata penghubug spt dan, atau, tetapi
Kalimat kompleks, yaitu berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sbg anak kalimat.

Jika memiliki dua ide yang memiliki tingkat kepentingan sama gunakan kalimat majemuk atau penggabungan kedua kalimat sederhana. Jika salah satu ide memiliki tingkat kepentingan yang lebih rendah, maka gunakan kalimat kompleks.

Cara Mengembangkan Paragraf

Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf yaitu;

Pendekatan induktif, dimulai dengan berbagai alasan baru dibuat kesimpulan
Pendekatan deduktif, dimulai dari kesimpulan baru diikuti alasan-alasannya

Suatu paragraf dapat dikembangkan dengan;

Ilustrasi, yang dapat memperjelas ide pokok

Perbandingan, yang menguraikan persamaan dan perbedaan

Pembahasan sebab akibat, yang memusatkan uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu.

Klasifikasi, yaitu memecah ide umum menjadi beberapa kategori spesifik.

Pembahasan pemecahan masalah.

Dalam setiap paragraf pusatkan pada ide tunggal dan harus tetap dijaga sebagai kesatuan ide yang utuh. Gunakan kata transisi, kata ganti sebagai penghubung antar kalimat.

MEREVISI PESAN BISNIS

Pesan bisnis yang efektif, untuk bisa sampai di tangan penerima pesan dan mendapat respons yang diharapkan membutuhkan beberapa tahapan proses pembuatan, yaitu:

Perencanaan pesan

Pengorganisasian pesan

Revisi pesan Revisi pesan berhubungan dengan:

Keterampilan revisi pesan-pesan bisnis

Membuat kalimat yang efektif

Mengembangkan paragraf

Revisi Pesan Bisnis (Tertulis)

Penyuntingan Pesan (Editing)

Proses penulisan pesan bisnis tertulis diawali dengan penulisan draf, kemudian ditelaah ulang (review) dan diperbaiki lagi baik dari sudut isi, maupun gaya bahasa yang digunakan, organisasi dan formatnya Mengevaluasi isi dan organisasi pesan, diawali dengan membaca secara cepat (skimming) dengan memusatkan perhatian pada isi, organisasi, dan format pesan. Meninjau ulang gaya dan kemudahan pembacaan

Menulis /membaca ulang pesan

Hindari tanpa melakukan penulisan ulang dan mengirim dokumen pada saat terakhir dibutuhkan Ketika menulis ulang perhatian pada setiap kata dan kalimat. Kata/ungkapan yang tidak perlu sebaiknya dihapus

Memproduksi pesan yang menarik dan efektif

Pemakaian desain yang konsisten untuk elemen desain yang muncul berulang spt.; marjin, jenis huruf, keseimbangan ruang antara teks, gambar dsb Sederhana, tidak terlalu banyak elemen desain, atau terlalu banyak sentuhan dekoratif.

Mencetak dan mendistribusikan pesan

Lewat print preview di layar komputer sudah WYSWYG (What You See is What You Get) namun pastikan margin, nomor halaman, gambar, margin sudah benar. Setelah dicetak baru distribusikan.

https://slideplayer.info/slide/2544090/

http://eisen-ishuzzark.blogspot.com/2018/09/perencanaan-pesan-pesan-bisnis-dan.html

BAB V PENULISAN PESAN - PESAN POSITIF DAN RUTIN

Pesan Rutin

Pesan rutin adalah pesan yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari yang berulang, perlu dilakukan atau dijawab secepatnya, Pesan rutin sangat beragam dengan menggunakan pendekatan langsung seperti; surat masuk, surat keluar, memo, yang berisipesanan barang, keluhan, rekomendasi, permintaan informasi, kredit, penawaran. Pesan rutin umumnya pendek dan sederhana.

Strategi Permintaan Rutin

Strategi Permintaan Pesan-pesan Rutin Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan awal lebih spesifik, sehingga mudah dipahami oleh pembaca. Selanjutnya, ikuti penjelasan yang rinci tentang bagaimana dan apa permintaan pesan-pesan rutin yang dikehendaki. Selain itu pada bagian pertengahan dari pesan rutin, perlu disampaikan permintaaan yang dapat menarik perhatian pembaca sebelum penjelasan yang lebih rinci disampaikan dalam penulisan pesan rutin. Pendekatan untuk bagian pertengahan dari permintaan rutin adalah denagan pendekatan Tanya jawab (ask quetions approach), seperti meminta informasi tentang spesifikasi produk, harga produk, sistem pengiriman produk, cara pembayaran produk, pemberian garansi, ukuran produk, warna produk dan apa manfaat dan kegunaan produk. Pada bagian akhir, kemukakan pernyataan yang ramah, apresiasi/penghargaan dan tindakan khusus yang kita inginkan. Untuk memudahkan respons pembaca, maka akan lebih kalau dicantumkan informasi yang dapat dihubunhi segera seperti alamat kantor atau nomor.

Bentuk-Bentuk Permintaan Rutin

Permintaan untuk pihak internal.

Biasanya permintaan pihak internal dikomunikasikan secara lisan, namun dapat juga dalam bentuk tertulis. Bentuk permintaan rutin dalam bentuk tertulis yang paling umum dipakai oleh pihak internal adalah memo.

Permintaan untuk pihak eksternal

Permintaan informasi ke pihak eksternal dapat berupa pesanan, klaim, permohonan kredit dan undangan. Apabila permintaan dilakukan sebagai tanggapan atas suatu iklan, maka perlu dicantumkan informasi mengenai dimana dan kapan iklan dibaca atau dilihat.

Memo

Memo atau memorandum adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yang berupa pemberitahuan, permintaan atau hal-hal lain dalam suatu organisasi. Komponen penting dalam sebuah memo mencakup kepada siapa memo tersebut ditujukan, dari siapa, tentang hal apa, tanggal pembuatan atau penulisan memo, penyampaian memo berasal dan pimpinan kepada pimpinan yang lain (sederajat) atau dari pimpinan kepada pegawai dan karyawan. Di dalam praktiknya, relatif jarang penggunaan memo yang berasal dari karyawan kepada pimpinan dalam suatu organisasi bisnis. Memo merupakan bentuk dari naskah dinas intern (catatan tertentu) yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran dan pendapat kedinasan. Sifatnya informal, untuk mengingatkan, mengungkapkan atau menginformasikan sesuatu masalah dalam hubungan yang kurang resmi atau bersifat pribadi. Di beberapa Negara Anglo Sakson dan bekas daerah pengaruhnya digunakan istilah memo (memory atay memorandum), sedangkan di Negara Eropa Daratan atau Negara bekas pengaruhnya digunakan istilah nota (note). Dalam ranah hukum, laporan memorandum sangat pendek (satu hingga tiga halaman). Andaikan laporannya lebih dari satu halaman, maka harus membuat bagian ringkasan sebelum bagian pengenalan supaya pembaca tidak perlu membaca seluruh memorandum untuk memahami pesan yang disampaikan. Tujuan menulis laporan memorandum adalah untuk menyampaikan laporan yang ringkas lagi padat dengan secepat mungkin kepada pihak yang berkepentingan. Penekanan utama adalah pada keputusan. perbincangan, dan kesimpulan dengan maklumat minimum tentang perincian uji kaji, kecuali jika perincian tersebut penting kepada [analisis]]

Pembuat dan penandatangan

Memorandum dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan instansi atau satuan organisasi sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggungjawabnya. Pembuatan dan penandatanganan memorandum menurut Permenpan Nomor 80 tahun 2012 adalah sebagai berikut.

Menteri
Sekretaris Instansi
Dirjen
Deputi
Staf Ahli
Asdep/Kabid/Kasudit
Kasubid/Kasubag/Kasi.

Susunan

Bagian kepala

Kop dinas, berisi nama instansi atau satuan organisasi yang ditulis simetris diletakan di tengah atas atau pada sebelah kiri atas. Kop diketik pada saat mengetik memorandum, kecuali memorandum yang ditandatangani oleh Menteri atau Pejabat Negara. Kop naskah dinas harus menggunakan Lambang Negara.
Kata memorandum harus ditulis di tengah dan menggunakan huruf kapital.
Kata nomor ditulis di bawah kata Memorandum dan ditulis dengan huruf kapital.
Kata Yang terhormat (Yth.) ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan titik sebagai tanda singkatan.
Kata Dari ditulis dengan menggunakan huruf awal kapital.
Kata Hal ditulis dengan menggunakan huruf awal kapital.
Kata Tanngal ditulis dengan menggunakan huruf awal kapital.

Batang tubuh

Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka, bagian isi dan penutup yang ditulis singkat, padat dan jelas.

Kaki

Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan pemberi dan penerima kuasa, nama pejabat yang berwenang, dan tembusan (jika perlu).

Surat Pesanan

Surat pesanan merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan atau instansi tertentu untuk memfasilitasi aktivitas pesan-memesan perusahaan yang sifatnya lebih resmi.

Pembuatan surat ini ditujukan untuk memesan suatu produk atau barang kepada mitra kerja sama perusahaan tersebut. Melalui surat ini, maka barang yang dipesan bisa sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Dalam pembuatan Surat Pesanan Barang, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan sebagai isi surat, yakni sebagai berikut:

Perhatikan jenis barang yang akan dipesan. Jelaskan secara keseluruhan jenis barang sejelas-jelasnya.

Pahami dan tentukan kualitas barang yang akan dipesan agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Cantumkan jumlah barang yang akan dipesan dengan angka yang jelas.

Cantumkan harga barang yang akan dipesan beserta ongkos pengirimannya jika perlu.

Cantumkan cara pengiriman barang, baik secara on the spot (OTS), delivery, atau via jasa ekspedisi/kurir.

Lampirkan syarat penyerahan barang jika perlu.

Secara garis besar, kurang lebih penyusunan suratnya adalah seperti ini:

Langkah pertama adalah mencantumkan pihak yang akan dituju untuk pemesanan barang.

Mencantumkan identitas diri atau perusahaan sebagai calon pemesan barang agar penjual mengetahuinya.

Bagian isi surat, cantumkan detail mengenai barang yang akan dipesan, yakni seperti enam poin isi surat yang telah disebutkan di atas.

Selain itu, jangan lupa untuk tetap menerapkan aspek-aspek teknis, yakni:

Menggunakan kepala surat atau kop surat,
Mencantumkan tanda tangan dan nama terang pengirim, d) menggunakan tata bahasa yang baik dan benar, e) menuliskan pembuka dan penutup surat yang baik dan benar beserta ungkapan terima kasih.

https://kumparan.com/berita-bisnis/mengenal-surat-pesanan-barang-dalam-bisnis-dan-cara-membuatnya-1vM2MHDL9bs/full

Surat pengaduan atau keluhan

Surat pengaduan (complaint) adalah surat tertulis di mana seseorang melaporkan pengalaman atau situasi yang buruk. mengeluh: mengeluh, mengungkapkan ketidakpuasan atau opini negatif. Contoh surat ini seperti keluhan kepada: barang, pengaduan masyarakat, ke polisi, penawaran barang.

Jenis Surat Keluhan

Surat pengaduan memiliki jenis dan alasan yang berbeda dan tergantung pada hal itu, surat pengaduan dapat dikategorikan sesuai.

Bergantung pada tingkat organisasi atau individu, surat ini dapat berupa:

Surat keluhan pribadi

Ketika sebuah surat ditulis pada tingkat pribadi oleh seseorang, itu disebut Surat Keluhan Pribadi. Ini ditulis oleh konsumen untuk mendapatkan pengembalian dana, mengganti produk, dll. Ini juga ditulis untuk keluhan terkait layanan atau masalah apa pun yang memengaruhi individu atau masyarakat pada umumnya.

Surat keluhan profesional

Ketika sebuah surat ditulis atas nama sebuah organisasi, itu disebut Surat Keluhan Profesional. Surat-surat ini mendapat dukungan dari sebuah organisasi dan sebagian besar terkait dengan barang dan layanan profesional maupun pemerintahan.

https://www.pinterpandai.com/surat-pengaduan-komplain-complaint-contoh-indonesia-inggris-english/

Pesan-Pesan Positif

Pesan positif adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan menyenangkan kepada pihak lain, yang meliputi

Goodnews

Pengorganisasian permintaan pesan rutin dan positif menggunakan pendekatan langsung (deduktif ). Pesan kabar baik (good news) adalah surat yang menginformasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan. Contoh good news: Kenaikan gaji, Lamaran pekerjaan dikabulkan, Promosi jabatan, Tunjangan hari raya (THR) news tentang Produk , Pemberian diskon , Layanan purna jual , Garansi, Persetujuan kredit •

Goodwill

Goodwill suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesa secara bersahabat yang secara tak langgusng berkaitan dengan tujuan bisnis.

Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif

Ketika sedang merespons secara positif penyampaian pesan-pesan good news dan goodwill, seseorang dapat menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Hal itu dilakukan karena pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingin disampaikan. komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif Ide-ide pokok yang jelas Penjelasan rinci Penutup surat.

Strategi Penulisan Untuk Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Pesan-pesan Positif

Pemesanan produk baru kepada suatu perusahaan, pengiriman produk kepada pelanggan, pemberitahuan kebijakan insentif bagi semua karyawan, pemberian penghargaan bagi karyawan yang loyal bagi perusahaan, atau pemberian ucapan selamat kepada karyawan/pegawai yang berprestasi baik, merupakan kegiatan-kegiatan rutin dalam dunia bisnis.

Pengorganisasian Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Good News Dalam Dunia Bisnis Pada Dasarnya Memiliki Pola Yang Hampir Sama Dan Menggunakan Pendekatan Langsung atau Deduktif, Sebagaimana Nampak Dalam Table Berikut :

Routine messages (pesan-rutin)

Pembuka : pernyataan ide pokok (main).

Pertengahan/isi : penjelasan rinci.

Penutup : mengingatkan kembali ide pokok atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi ke depan.

Good news (berita/kabar baik)

Pembuka : pernyataan good news.

Pertengahan : penjelasan rinci.

Penutup : mengingatkan kembali good news atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi ke depan.

Pendekatan langsung memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan sebagai berikut:

Keunggulan

Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan.

Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan.

Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu perhatian seksama.

Kelemahan

Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya.

Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung «to the point» , hal ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnya.

Strategi Permintaan Pesan-pesan Rutin

Pendekatan lain untuk bagian pertengahan dari permintaan rutin adalah dengan pendekatan tanya-jawab “ask-questions approach”, seperti meminta informasi tentang spesifikasi produk, harga produk, sistem pengiriman produk, cara pembayaran produk, pemberian garansi, ukuran produk, warna produk, dan apa manfaat dan kegunaan produk.

Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif

Penyampaian pesan-pesan positif baik rutin, good news, dan goodwill dapat dilakukan dengan pendekatan langsung. Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan tambahan yang berkaitan dengan komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif.

1.Ide-ide pokok yang jelas

2.Penjelasan rinci

3.Penutup surat

Pesan-pesan Good News dan Goodwill

Pesan-pesan Good News dan Goodwill adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain. Melalui pesan-pesan Good News dan Goodwill, para pelaku bisnis dapat melakukan berbagai upaya untuk mengembangkan dan menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien, karyawan/pegawai, dan masyarakat public pada umumnya.

1. Good News tentang pekerjaan dalam dunia bisnis.

terdapat beberapa contoh good news yang berkaitan dengan masalah pekerjaan, baik yang berbentuk financial maupun nonfinansial.

2. Good News tentang produk.

Good News yang berkaitan dengan produk dapat dilakukan dengan pemberian diskon harga, pemberian kupon diskon, dan pemberian produk suplemen.

3. Pesan-pesan Goodwill.

Goodwill adalah perasaan positif yang mendorong orang untuk tetap menjaga hubungan bisnis lebih baik.

Menulis Jawaban Positif

Banyak memo dan surat-surat bisnis ditulis untuk memberikan tanggapan atas suatu pesan maupun adanya permintaan tertentu. Untuk memberikan jawaban atas berbagai permintaan informasi yg positif tersebut dapat digunakan pendekatan langsung yg dimulai dgn penyataan yg positif dan menyenangkan, dan diakhiri dgn pernyataan hormat/penghargaan pada org lain.

1. Surat konfirmasi pesanan

Salah satu surat bisnis yg paling sederhana adalah membuat surat konfirmasi (confirmation letter), yg menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya telah diterima.

2. Menjawab permintaan pesanan

Bagaimana anda menjawab permintaan informasi yg baik berisi penjualan potensial maupun yg tidak ?

Menjawab permintaan dengan penjualan potensial

Menjawab permintaan tanpa penjualan

Menangani Permintaan Kredit Rutin

Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yg diberikan oleh suatu lembaga keuangan bank maupun nonbank kepada nasabah untuk berbagai kepentingan. Oleh karena kredit merupakan sesuatu hal yg sudah biasa dalam suatu masyarakat, kebanyakan permintaan kredit bersifat rutin, seperti surat persetujuan kredit (credit approval letter) dan referensi kredit (credit reference)

Persetujuan kredit

Memberikan referensi kredit

Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan

Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa karakteristik, antara lain :

Nama lengkap pemohon (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja )

Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon

Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatifnya sendiri

Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon

Fakta-fakta yang revelan dengan posisi atau kedudukan yang dicari

Contoh Pesan Positif dalam Komunikasi Bisnis yang Perlu Diterapkan

BAB VI PENULISAN PESAN - PESAN NEGATIF

Definisi

Pesan Bisnis Negatif ( Bad News ) Menyampaikan berita buruk merupakan sebuah fakta kehidupan bisnis bagi hamper semua komunikator bisnis. Dalam setiap bisnis, sesuatu kadang-kadang berlangsung salah. Barang tidak dikirimkan, sebuah produk gagal menunjukkan kinerja yang diharapkan, pelayanan buruk, tagihan kacau, atau konsumen salah paham. Karena berita buruk mengecewakan, menggangu dan terkadang membuat penerima marah, pesan ini harus ditulis hati-hati. Perasaan buruk terkait dengan berita yang mengecewakan pada umumnya bisa dikurangi jika pembaca tahu alas an penolakan, berita buruk disampaikan dengan peka.

Aneka Ragam Pesan Negatif

Pesan negative tentang masalah bisnis kenaikan harga, produk cacat, prdouk kadaluarsa
Berita negative tentang pesanan, seperti tidak dapat memenuhi sebagian atau seluruh pesanan
Berita negative tentang orang, seperti menolak lamaran kerja, menolak memberikan rekomendasi
Bad news tentang penolakan, seperti penolakan kerjasama, klaim, undangan, permohonan kredit.
Berita negative lainnya seperti pemutusan hubungan kerja, skorsing.

Tujuan

Sebagai komunikator bisnis yang harus menangani berita buruk, akan banyak mempunyai tujuan dan yang terpenting adalah sebagai berikut :

Penerimaan: pastikan pembaca memahami dan menerima berita buruk

Citra positif: promosikan dan jaga citra baik anda dan organisasi anda

Kejelasan pesan: buat pesan sejelas mungkin sehingga korespondensi tambahan tidak lagi diperlukan

Proteksi : hindari menimbulkan tuntutan atau tanggung jawab hukum terhadap anda atau organisasi anda

Proses

Proses Penyusunan Pesan Bisnis Negatif ( Bad News ) Dan Persuasif

Berkomunikasi dengan pesan negatif merupakan fakta bagi seluruh profesional bisnis, dari penolakan lamaran kerja atau pemberitahuan kepada pelanggan bahwa pengiriman barang terlambat hingga penolakan undangan pidato. Ketika harus menyampaikan berita negatif, maka terdapat lima sasaran:

Menyampaikan berita buruk

Memperoleh penerimaan atas berita buruk tersebut.
Mempertahankan sebanyak mungkin niat baik perusahaan di mata audiens,
Mempertahankan citra baik organisasi, dan
Jika mungkin, mengurangi atau menghilangkan kebutuhan korespondensi tentang hal tersebut di waktu yang akan datang.

Kelima sasaran tersebut merupakan banyak hal yang harus dicapai dalam satu pesan. Akan tetapi, dengan memelajari beberapa teknik sederhana dan mengikuti proses penulisan tiga langkah, dapat menyusun pesan negatif yang dapat mengurangi stres pada semua orang yang terlibat dan meningkatkan efektivitas upaya komunikasi.

Strategi

Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad News

Ketika memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan mengomunikasikan permasalahan tentang pesanan, atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat memperngaruhi citra organisasi bisnis secara negatif, ada tiga yang perlu diperhatikan yaitu:

Penyampaian bad-news

Penerimaan pesan tersebut

Menjaga good will sebaik mungkin dengan audiens.

Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad News

Menciptakan Audience-Centered Tone

Memilih Pendekatan Organisasional

Nada atau intonasi dalam menyampaikan Bad-News mampu memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis yang didukung dengan tiga tujuan secara spesifik :

Membantu audiens mengerti bahwa bad news menggambarkan suatu keputusan yang tegas.
Membantu audiens mengerti bahwa keputusan itu adil.
Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan

Ada dua pendekatan organisasional yang dapat diterapkan dalam menyampaikan Bad News yaitu

Perencanaan Tak Langsung

Perencanaan Tak Langsung Merupakan pendekatan yang familiar atau lazim digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens. Dalam pendekatan organisasional perencanaan tak langsung terdapat 4 bagian penting yaitu :

Pembuka (pernyataan netral).

Alasan ( Penjelasan logis ).

Bad news ( Nyatakan bad news ).

Penutup ( Positif, bersahabat, dan menyenangkan ).

Perencanaan Langsung

Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang di organisir melalui perencanaan langsungakan diawali dengan suatu pernyataan bad news, selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat.

Menciptakan Audience-Centered Tone

Memilih Pendekatan Organisasional

Mengkomunikasikan Informasi Dan Jawaban Negatif Dalam dunia bisnis, seringkali memberikan jawaban langsung sebagai bentuk penolakan, atau ketidaksetujuan terhadap sesuatu, menjadi hambatan dalam berkomunikasi.

Hambatan dalam berkomunikasi.

Bad-News Tentang Produk Ketika anda ingin menyampaikan Bad-News tentang produk, pertanyaannya adalah pendekatan mana yang akan dipilih: Pendekatan langsung atau Pendekatan tak langsung.

Penolakan Kerja Sama Apabila seseorang meminta informasi atau partisipasi dalam suatu kegiatan tertentu, sementara itu anda tidak dapat memenuhi permintaan, anda dapat menggunakan pendekatan langsung atau tidak langsung.

Penolakan Undangan Bila harus mengatakan “Tidak” atas suatu undangan teman bisnis, anda dapat menggunakan pendekatan organisasional, pendekatan langsung dan pendekatan tak langsung.

Penyampaian Bad-News Ke Pelanggan Bad-News tentang Pesanan Tidak Memenuhi Pesanan Mengganti ProdukPenolakan Surat Pengaduan dan Keluhan

Penolakan menulis surat rekomendasi

Penolakan Lamaran Pekerjaan

Surat Penolakan Kredit Bad-News Tentang Orang

Mengembangkan Pesan-Pesan Negatif

Menciptakan pesan-pesan yang efektif secara cepat :

1. Sebelum mengorganisasi poin utama sebuah pesan, penting untuk memilih pendekatan langsung atau tidak langsung

2. Sebelum benar-benar menyusun pesan Anda, bersikaplah sensitif pada variasi antarbudaya atau antarpenerima internal dan eksternal

3. Untuk memenuhi spirit penerima tetap fokus, pastikan Anda mempertahankan standar etika yang tinggi

Memilih Pendekatan yang Terbaik

2 pendekatan yang digunakan adalah langsung dan tidak langsung, untuk menyampaikan pesan-pesan negatif. Ketika Anda langsung menyampaikan beberapa berita buruk pada seserorang, Anda menggunakan pendekatan langsung. Ketika Anda mencoba mengurangi dampak berita buruk dengan mempermudah cara mengatakannya melalui percakapan sebelum menyampaikan berita buruk. Anda menggunakan pendekatan tidak langsung. Kemungkinannya adalah Anda telah mengembangkan perasaan secara insting dalam menentukan pendekatan dalam banyak situasi.

Beberapa pertanyaan yang dapat membantu :

Apakah berita buruk tersebut akan membuat syok?

    Pendekatan lagsung adalah baik untuk situasi bisnis yang orang sudah mengetahui kemungkinan menerima berita berita buruk. Namun, jika berita buruk mungkin membuat pembacanya syok, gunakan pendekatan tidak langsung untuk membantu mereka siap menerimanya.

Apakah pembaca lebih suka pesan-pesan pendek yang langsung ke pokok masalahnya?

    Pandai-pandai dalam melihat situasi dan kondisi. Pilihalah pilihan yang terbaik dalam penyampaian pesan

Seberapa penting berita ini bagi pembaca tersebut?

    Untuk scenario minor atau skenario rutin, pendekatan langsung hampir selalu yang terbaik. Namun, bila pembaca mempunyai investasi emosional pada situasi tersebut atau konsekuensi bagi pembaca sangat besar, pendekatan tidak langsung sering kali yang terbaik karena pendekatan ini memberikan Anda kesempatan untuk menyiapkan pembaca itu untuk menerima berita Anda

Apakah anda perlu mempertahankan hubungan kerja yang dekat dengan pembaca pesan?

    Pendekatan tidak langsung mempermudah untuk mengurangi pukulan dari berita buruk dan oleh karena itu menjadi pilihan yang lebih baik bila Anda butuh melestarikan hubungan yang baik

Apakah anda perlu menarik perhatian pembaca?

    Tarik perhatian dari pembaca denagn memberikan pendekatan langsung apabila penerima sering kali mengabaikan. Pesan tidak langsung yang ditulis dengan buruk yang mengaburkan berita buruk mungkin menjadi penyebab utama mengapa orang tersebut mengabaikan Anda

Apa gaya yang disukai oleh organisasi anda?

    Pesan langsung yang kasar dapat menggangu atau membuat marah orang di sebuah perusahaan yang terbiasa pada gaya tidak langsung dan lembut. Sebaliknya, orang yang terbiasa pada pesan-pesan langsung mungkin menjadi tidak sabar dengan, atau bahkan tidak percaya pada, pendekatan tidak langsung

Seberapa banyak komunikasi lanjut yang Anda inginkan?

    Bila Anda ingin mengurangi respons dari pembaca Anda, pendekatan langsung memberi sinyal yang lebih efektif bahwa pesan Anda adalah final. Namun, bila Anda menggunakan pendekatan tidak langsung untuk menyatakan daftar alasan-alasan sebelum mengumumkan keputusan, Anda membiarkan pintu tetap terbuka untuk respons lebih lanjut dari pembaca Anda,yang kadanng-kadang merupakan strategi yang terbaik

Menggunakan Pendekatan Langsung secara Efektif

Menyatakan berita buruk di awal mempunyai dua keuntungan

Memperpendek pesan

Memberikan waktu yang lebih singkat bagi penerima untuk mencapai ide pokok pesan tersebut

Buka dengan penyataan yang jelas tentang berita buruk

Bila berita buruk teresbut sangat mengahncurkan, pertahankan nada yangtenang dan professional yang tetap fokus pada berita yang disampaikan dan bukan pada kegagalan individual. Pastikan penerima pesan memahami berita dengan segera, tanpa membaca alas an mengapa berita itu buruk

Berikan alasan-alasan dan tambahan informasi

Dalam beberapa situasi, penjelasan dalam bentuk pernyataan tentang bagaimana Anda berencana memperbaiki atau merespon berita buruk adalah suatu ide yang baik. Beberapa ahli menyarankan bahwa sebuah perusahaan seharusnya tidak pernah minta maaf, bahkan ketika perusahaan itu tahu telah melakukan kesalahan karena permintaan maaf dapat dianggap sebagai pengakuan salah. Namun, beberapa Negara bagian, termasuk California, Georgia, Massachusetts, dan Texas, baru-baru ini mengeluarkan hukum yang secara spesifik mencegah ekspresi simpati agar tidak digunkan sebagai bukti kewajiban hukum

Tutup dengan catatan positif

Setelah Anda menjelaskan berita negatif, tutup pesan tersebut dengan positif, tetapi tetap jujur dan penuh penghormatan

Menggunakan Pendekatan Tidak Langsung secara Efektif

Pendekatan tidak langsung membantu para pembaca bersiap untuk menerima berita buruk dengan cara menyampaikan terlebih dulu alasan-alasan dari berita buruk tersebut. Namun tujuannya bukan untuk mengaburkan berita buruk, menundanya, atau membatasi tanggung jawab, tujuan utamanya adalah untuk meredam pukulan dan membantu para pembaca menerima situasi yang ada. Ada empat langkah dalam menyampaikan pesan negatif menggunakan pendekatan tidak langsung, yaitu:

Buka dengan sebuah penyangga.

Langkah pertama dalam menggunakan pendekatan tidak langsung adalah dengan menggunakan sebuah penyangga, yaitu sebuah pernyataan yang netral dan tidak kontroversial yang sangat berhubungan dengan pokok pesan. Sebuah penyangga membangun landasan yang sama dengan pembaca pesan. Penyangga yang baik dapat mengekspresikan penghargaan anda karena menjadi orang yang perhatian, meyakinkan pembaca tentang perhatian anda pada permintaan mereka, atau mengindikasikan pemahaman anda pada kebutuhan pembaca tersebut. Penyangga yang baik juga harus relevan dan tulus.

Berikan alasan-alasan dan informasi tambahan.

Sebuah penyangga yang efektif berfungsi sebagai batu pijakan kebagian selanjutnya dari pesan yang ingin anda sampaikan, dimana anda membangun penjelasan dan informasi yang akan mencapai puncaknya dalam berita negatif anda. Sebelum anda benar-benar mengatakan “tidak”, pembaca mengikuti urutan alasan anda dan siap dengan jawaban yang akan diberikan. Dengan memberikan alasan yang efektif, dapat membantu mempertahankan fokus pada isu-isu yang ada di tangan dan meredakan emosi yang secara signifikan selalu mengikuti berita buruk.

Lanjutkan dengan pernyataan yang jelas tentang berita buruk.

Setelah memaparkan alasan-alasan dengan baik dan logis, sekarang secara psikologis pembaca telah siap menerima berita buruk yang ingin disampaikan. Ada tiga teknik untuk menangani berita buruk dengan hati-hati:

Kurangi tekanan pada berita buruk.

Contohnya dengan mensubordinasikan berita buruk dalam sebuah kalimat kompleks:

Departemen kami sedang kekurangan tenaga kerja, jadi saya akan membutuhkan semua staff saya paling tidak untuk dua bulan kedepan.

Gunakan pernyataan pengandaian.

Tujuannya untuk menyiratkan bahwa penerima dapat menerima, atau mungkin suatu hari akan menerima jawaban yang baik agar dapat memotivasi penerima pesan.

Ketika anda sudah memiliki pengalaman lebih banyak mengenai manajerial, silahkan untuk melamar kembali

·Beri tahukan apa yang telah anda kerjakan, bukan apa yang tidak anda kerjakan.

Ketika menyampaikan berita buruk secara tersirat, pastikan kembali bahwa penerima pesan anda memahami seluruh isi pesan, termasuk berita buruk itu sendiri. Menahan informasi negatif atau menekankan pada informasi positif itu sendiri adalah tindakan yang tidak etis dan tidak adil bagi pembaca pesan.

Tutup dengan catatan positif.

Kesimpulan dari pendekatan tidak lagsung adalah peluang anda untuk menekankan rasa hormat bagi penerima pesan, walaupun and baru saja menyampaikan pesan yang tidak menyenangkan. Ekspresikan harapan terbaik tanpa harus berakhir dengan catatan yang keliru. Bila ada sudut positif, dapat anda tambahkan di akhir pesan. Apapun jenis kesimpulan yang anda gunakan, sebaiknya mencakup hal-hal berikut ini:

Jaga agar tetap positif.

Jangan merujuk pada, mengulang, atau meminta maaf karena berita buruk yang anda sampaikan, dan jangan mengekspresikan setiap keraguan bahwa alasan anda akan diterima pembaca. (hindari mengatakan, “Saya pecaya keputusan kami adalah keputusan terbaik yang dapat diberikan saat ini”)

Optimis tentang masa depan.

Jangan mengantisipasi masalah yang akan terjadi ke depan. (hindari mengatakan, “Bila anda mempunyai masalah lebih lanjut, tolong beri tahu kami”)

Jadilah orang yang percaya diri.

Jangan tunjukan keraguan apapun tentang mempertahankan orang untuk tetap menjadi partner anda (hindari mengatakan, ”Kami harap anda akan terus melakukan bisnis dengan kami”)

Bagian penutup dari sebuah pesan adalah hal terakhir yang kemungkinan besar akan diingat oleh penerima, maka cobalah membuat memori yang positif.

Mengeksplorasi Contoh-Contoh Umum Pesan-Pesan Negatif

Mengirimkan Pesan Negatif tentang Masalah Bisnis Rutin

Seiring dengan berkembangnya suatu organisasi atau perusahaan, masalah-masalah bisnis rutin akan semakin sering datang kepada perusahaan Anda. Masalah-masalah tersebut, seperti aplikasi kredit dan permintaan untuk adjustment, tentunya akan lebih sering membutuhkan respon negatif dibanding respon positif.

Menolak permintaan rutin

Permintaan rutin dapat datang dari kelompok-kelompok atau individual di luar maupun di dalam organisasi. Ketika Anda tidak mampu mengabulkan permintaan-permintaan tersebut, tantangan komunikasi Anda yang utama adalah memberikan respon negative yang jelas tanpa menimbulkan perasaan negative, atau merusak reputasi Anda atau perusahaan Anda. Sebab pada kenyataannya, tidak semua permintaan baik dari luar maupun dalam perusahaan, dapat Anda penuhi. Dan jangan sekali-sekali mengatakan “ya” atas sebuah permintaan, padahal dalam diri Anda, Anda tidak yakin, bahkan mengetahui bahwa Anda tidak mampu melakukannya, begitu juga bagi perusahaan Anda terhadap semua pihak di luar maupun di dalam perusahaan. Berikut tahap-tahap yang diperlukan dalam menyampaikan pesan negative:

Pilih Pendekatan Terbaik

Pendekatan langsung: jika penerima memahami tentang kemungkinan adanya berita negative, ketika Anda tahu pembaca pesan adlah orang yang lebih menyukai menerima berita yang buruk terlebih dahulu.

Pendekatan tidak langsung: ketika berita tersebut kemungkinan akan menimbulkan syok bagi penerimanya, dan jika Anda ingin mempertahankan hubungan yang baik dengan penerima.

Untuk Pendekatan Tidak Langsung, Buka Pesan Degan Sebuah Penyangga Positif

Buat landasan yang sama dengan penerima.

Berikan penyampaian hormat kepada penerima pesan.

Jangan meremehkan keprihatinan pembaca pesan.

Jangan menyesatkan pembaca sehingga ia berpikir bahwa berita yang akan datang adalah berita positif.

Berikan Alasan Dan Informasi Tambahan

Alasan ini ditambahkan ke dalam pesan, hanya jika diperlukan.

Hindari penjelasan ketika alasan-alasan tersebut sangat rahasia, sangat rumit, atau tidak relevan dengan pembaca.

Sesuaikan jumlah detail pesan tambahan, agar sesuai dengan situasi dan penerima yang bersangkutan.

Nyatakan Berita Buruk Dengan Jelas

Nyatakan berita buruk tersebut sepositif mungkin, gunakan kata-kata yang bijak, dan hindari penulisan secara bertele-tele.

Cari alternative pemecahan masalah yang dapat Anda berikan, dan jangan menyiratkan vahwa ada bantuan lain yang mungkin tersedia, apdahal sesungguhnya tidak.

Tekankan pada apa yang dapat dan sudah Anda kerjakan, bukan pada apa yang tidak dapat dan tidak mau Anda kerjakan.

Bila respon Anda mungkin berubah di waktu yang akan datang, jelaskan kondisi tersebut kepada pembaca pesan.

Tutup Pesan Dengan Catatan Positif

Ekspresikan harapan terbaik tanpa secara keliru mengubah pesan itu menjadi pesan positif.

Beri dukungan positif terhadap perusahaan penerima pesan di waktu yang akan datang.

Pertahankan pandangan positif di waktu yang akan datang.

Menangani Berita Buruk tentang Transaksi-Transaksi

Karena beberapa alasan, bisnis kadang-kadang harus menyampaikan berita buruk yang menyangkut penjualan dan pegiriman produk-produk dan jasa. Berita buruk ini terkadang tidak disambut baik oleh penerimanya, sebab pada hakikatnya, perusahaan tidak pernah mengharapkan adanya kegagalan atau masalah dalam bisnis mereka. Pesan yang akan disampaikan ini mempunyai tiga tujuan:

Memodifikasi harapan pelanggan yang berkaitan dengan transaksi

Menjelaskan cara Anda berencana mengatasi situasi tersebut

Memperbaiki apa pun kerusakan yang mungkin telah terjadi dalam hubungan bisnis

Pesan-pesan negative tentang transaksi terdiri dari dua jenis dasar

Bila Anda belum melakukan hal-hal yang spesifik untuk memenuhi harapan pelanggan, isi pesan lebih sederhana, dengan hanya menginformasikan pelanggan yang bersangkutan, dengan sedikit atau tanpa penekanan permintaan maaf.

Bila Anda telah mengatur harapan pelanggan dan sekarang ternyata anda tidak dapat memenuhinya, isi pesan akan lebih kompleks. Sebab Anda harus mengatur kembali harapan pelanggan dan menjelaskan cara Anda akan memecahkan masalah tersebut. Anda juga perlu memasukkan permintaan maaf ke dalam pesan yang akan Anda sampaikan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

Atur kembali perkiraan pelanggan tentang transaksi tersebut.

Jelaskan apa yang terjadi dan mengapa hal itu bisa terjadi.

Jelaskan cara Anda akan menangani situasi tersebut.

Perbaiki kerusakan apa pun yang telah terjadi pada hubungan bisnis, barangkali dengan menawarkan diskon di masa yang akan datang, memberikan dagangan secara gratis, dll.

Tawarkan ekspresi permintaan maaf yang bersifat bisnis dan professional bila organisasi Anda melakukan kesalahan.

Menolak Klaim dan Permintaan Penyesuaian

Hampir setiap pelanggan yang membuat klaim atau permintaan untuk penyesuaian terlibat secara emosional. Oleh karena itu, metode tidak langsung merupakan pendekatan terbaik untuk melakukan penolakan.

Ketika menolak sebuah klaim ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu:

Tunjukkan pemahaman kita tentang keluhan

Jelaskan penolakan kita

Berikan tindakan alternatif

Dalam menghadapi pelanggan yang meminta klaim atas suatu produk maka kita harus menahan diri untuk tidak mengatakan hal-hal kasar kepada pelanggan tersebut. Apabila kita tidak dapat menahan godaan tersebut maka kita dapat dituntut karena pencemaran nama baik ( defamation). Pencemaran nama baik (defamation) ialah sebuah pernyataan salah yang cenderung merusak cenderung merusak karakter atau reputasi seseorang. Pencemaran nama baik secara tertulis disebut libel. Pencemaran nama baik dengan ucapan disebut slander.Menghindari pencemaran nama baik dapat dilakukan dengan cara tidak menanggapinya secara emosional.

Seseorang yang menuntut pencemaran nama baik harus dapat membuktikan :

Bahwa pernyataan adalah salah

Bahwa bahasa yang digunakan melukai reputasi orang yang bersangkutan, dan

Bahwa pernyataan tersebut telah dipublikasikan

Langkah-langkah untuk menolak klaim atau permintaan untuk penyesuaian ialah:

Merencanakan

Menganalisa situasi. Tujuannya menolak klaim garansi dan menawarkan perbaikan, kemungkinan reaksi para penerima akan kecewa dan terkejut.

Mengumpulkan informasi. Kumpulkan informasi tentang kebijakan dan prosedur pemberian garansi, pelayanan perbaikan, dan informasi penjualan kembali.

Menyeleksi medium yang tepat. Pilih medium yang paling baik untuk menyampaikan pesan anda, untuk pesan-pesan formal, surat cetakan dengan kertas berlogo perusahaan adalah yang terbaik.

Mengatur informasi. Ide pokok anda adalah menolak klaim dan menganjurkan solusi alternatif, pilih pendekatan tidak langsung berdasarkan pada penerima dan situasinya.

Menulis

Beradaptasi dengan penerima anda. Sesuaikan tingkat formalitas berdasarkan pada tingkat kedekatan anda dengan penerima. Pertahankan hubungan positif dengan menggunakan sikap “Anda”, kesopanan,penekanan pada hal-hal positif, dan bahasa yang bebas bias.

Menyusun pesan. Gunakan gaya percakapan tetapi profesional dan jaga agar pesan tetap singkat, jelas, dan sejauh mungkin membantu.

Menyelesaikan

Merevisi Pesan. Evaluasi isi dan tinjau ulang keterbacaan pesan untuk memastikan bahwa informasi negatif tidak akan disalahartikan. Pastikan nada anda tetap positif tanpa terkesan dibuat-buat.

Memproduksi pesan. Tekanan pada tampilan yang bersih dan profesional yang tepat untuk surat di atas kertas berlogo perusahaan.

Mengoreksi pesan. Tinjau ulang untuk mencari kesalahan-kesalahan dalam tata letak, ejaan, dan mekanis.

Mendistribusikan pesan. Kirimkan pesan anda dengan menggunakan medium yang dipilih, pastikan juga bahwa pembaca menerima setiap dokumen pendukung yang diperlukan.

Mengirimkan Berita-Berita Negatif Organisasi

Kadangkala perusahaan harus mengambil keputusan yang tidak populer bagi para pelanggan (seperti kenaikan harga, pembatalan produk, penarikan kembali produk), bagi para karyawan (seperti pemutusan hubungan kerja, pengurangan tunjangan, penutupan pabrik), bagi kelompok-kelompok lain (relokasi ke kelompok baru, mengganti anggota dewan komisaris, membatalkan kontrak dengan pemasok).

Langkah-langkah dalam membuat pengumuman-pengumuman negatif:

Sesuaikan pendekatan anda dengan situasi yang ada

Pertimbangkan kebutuhan unik dari setiap kelompok

Berikan setiap penerima cukup waktu untuk bereaksi sejauh yang dibutuhkan

Rencanakan urutan dari banyak pengumuman

Beri diri anda sendiri cukup waktu untuk merencanakan dan mengelola pada respons

Cari sudut pandang positif tetapi jangan memancarkan optimisme yang keliru

Minimumkan elemen kejutan kapan pun dimungkinkan

Carilah saran dari ahli bila anda tidak yakin

Beradaptasi pada Penerima Anda

Pesan-pesan negatif mengharuskan untuk mempertahankan penerima pesan agar tetap fokus dan menjadi sesensitif mungkin pada kebutuhan penerima. Oleh karena itu, pesan pesan-pesan negatif perlu diadaptasi pada perbedaan budaya atau pada perbedaan antara penerima internal dan penerima eksternal.

Variasi-Variasi Budaya

Harapan untuk menangani berita buruk berbeda-beda dari satu budaya negara ke budaya negara lainnya. Misalnya, surat bisnis Perancis, ketika menyampaikan berita buruk, para penulis Prancis memakai pendekatan langsung. Mereka membuka dengan referensi tentang problem yang ada (korespondensi) dan kemudian menyatakan berita buruk dengan jelas. Meskipun meraka tidak merujuk pada kebutuhan penerima, mereka sering meminta maaf dan mengekspresikan penyesalan untuk problem tersebbut.

Sebaliknya, surat-surat di Jepang, ketika menyampaikan berita buruk, para penulis Jepang membukanya dengan cerita tentang musim, keberhasilan bisnis, atau kesehatan yang baik, lalu diikuti dengan penjelasan dan permintaan maaf kemudian dilanjutkan dengan berita buruk atau penolakan.

Singkatnya, bila berkomunikasi antarbudaya, lebih baik menggunakan nada, pengorganisasian, dan konvensi budaya lain sebagaimana yang diharapkan oleh penerima pesan. Dengan cara itu dapat menghindari pendekatan yang dianggap tidak tepat atau bahkan pendekatan yang menghina yang dapat mengacaukan hubungan bisnis.

Penerima Internal Versus Penerima Eksternal

Penerima pesan di dalam perusahaan sering kali mempunyai harapan pada pesan negatif yang berbeda dari harapan penerima di luar perusahaan sehingga perlu mengadaptasi pesan-pesan negatif menurut penerima yang adalah orang dalam atau orang luar organisasi. Misalnya, sebagai stakeholder internal, karyawan bukan hanya lebih banyak detail, termasuk bagaimana penurunan tersebut mempengaruhi kenaikan gaji, promosi, dan pendanaan proyek, tetapi juga berharap mendapatkan informasi sebelum publik diberi tahu. Mereka ingin tahu bagaimana perubahan akan menollong perusahaan; mereka ingin tahu bagaimana perubahan akan berdampak pada mereka secara personal.

Menyampaikan berita buruk ke posisi yang lebih atas dalam struktur organisasi adalan kewajiban yang sulit tetapi kadang-kadang perlu bagi karyawan. Dalam budaya perusahaan yang tidak mendukung komunikasi terbuka, para karyawan yang takut akan akibat dari berita buruk akan menghindari melaporkan pesan-pesan buruk yang akan membawa pada kegagalan yang lebih banyak lagi karena para pengambil keputusan tidak memperoleh informasi yang jujur, dan objektif yang mereka butuhkan untuk membuat pilihan secara bijak. Sebaliknya, para manajer dalam budaya terbuka berharap para karyawan mereka akan memberi mereka berita buruk kapan pun hal itu terjadi sehingga tindakan perbaikan dapat diambil.

Isi pesan negatif perlu disesuaikan untuk berbagai kelompok penerima eksternal yang berbeda.

Mempertahankan Standar Tinggi Etika dan Etiket

Kesulitan yang dihadapi ketika mengirimkan dan menerima pesan-pesan negatif mengarahkan pada kecenderungan manusiawi untuk menunda, mengurangi, atau mengubah berita buruk, tindakan ini merupakan tindakan yang tidak etis. Ketika perusahaan mempunyai informasi negatif yang mempengaruhi kesejahteraan pihak lain, perusahaan itu mempunyai kewajiban untuk mengkomunikasikan informasi itu secara jelas dan lengkap, walaupun dengan melakukannya akan membahayakan karier atau kondisi keuangan. Semakin lama menunggu untuk menyampaikan berita buruk, semakin sulit membuat penerima bereaksi dan merespon.

Situasi untuk mennyampaikan berita buruk menguji kemampuan pengendalian diri dan etika bisnis. Seorang karyawan yang mengecewakan, seorang pemasok ketika pasokan suku cadang yang keliru merusak reputasi perusahaan, seorang rekan bisnis yang melanggar perjanjian kontrak—situasi-situasi seperti ini akan menggoda untuk merespon dengan melakukan serangan personal. Namun, terlepas ddari apakah pesa-pesan negatif itu menjengkelkan atau bergaransi penuh dan perlu, pesan-pesan negatif dapat mempunyai dampak yang lama pada kedua belah pihak, orang yang menerimanya dan orang yang mengirimnya.

Seorang komunikator mempunyai tanggung jawab untuk meminimumkan dampak negatif dari pesan negatif melalui perencanaan yang hati-hati dan penulisan pesan yang sensitif dan objektif. Sejauh mungkin memfokuskan pada tindakan atau kondisi-kondisi yang mengarah pada berita negatif, bukan pada kekurangan personal atau isu-isu karakter.

Menolak permintaan Surat Rekomendasi

Menolak permintaan langsung untuk sebuah rekomendasi dari seorang pelamar adalah hal lain, tapi penolakan untuk bekerja sama tampaknya seperti sikap meremehkan pada pribadi pelamar dan sebuah ancaman bagi masa depan pelamar. Maka membuat surat yang berisi komentar positif tentang aktivitas terakhir dari pembaca, menyiratkan penolakan, menyarankan sebuah alternatif, dan menggunakan penutup yang sopan adalah jalan diplomasi yang dapat membantu para pembaca menerima penolakan Anda.

Menolak Lamaran Kerja

Surat penolakan tidak perlu panjang. Ingat mengirimkan surat berformat yang ditulis dengan baik dan mengikuti tiga panduan berikut, lebih baik daripada tidak mengirimkan surat sama sekali. Maka, sampaikan berita buruk ke pelamar kerja, dengan panduan berikut ini :

Buka dengan pendekatan langsung. Para pelamar kerja tahu bahwa mereka tidak akan memperoleh banyak posisi yang mereka inginkan, jadi berita negatif bukanlah sesuatu yang mengejutkan.

Nyatakan dengan jelas alasan pelamar tersebut tidak terpilih. Buat penolakan tersebut kurang bersifat pribadi dengan menyatakan bahwa Anda mempekerjakan seseorang yang mempunyai lebih banyak pengalaman atau kualifikasinya sesuai dengan persyaratan untuk posisi kerja.

Tutup dengan menyarankan alternatif-alternatif. Bila Anda percata bahwa pelamar tersebut adalah orang yang berkualitas, sebutkan pembukaan lowongan lain di perusahaan Anda atau Anda dapat menyarankan organisasi profesional yang dapat membantu pelamar menemukan pekerjaan.

Pencemaran Nama Baik

Pencemaran nama baik adalah sebuah pernyataan yang dapat merusak karakter atau reputasi seseorang (BoveedanThill2012:370).Pernyataan salah, tidak dapat dibuktikan. Bahasa yang digunakan melukai perasaan. Pernyataan telah dipublikasikan. Untuk menghindari dituduh melakukan pecemaran nama baik harus bisa membuktikan (BoveedanThill2012:370)

Hindari penggunaan bahasa / kata yang kasar.
Tetap mengacu pada fakta.

Jangan menulis dalam keadaan marah.

Minta saran dari sisi hukum tentang pesan yang dipertanyakan
Berkomunikasi secara jujur

Memberikan Penilaian Kinerja Negatif

Penilaian kinerja mempunyai karakteristik sebagai berikut, Nada penilaian adalah objektif dan tidak bias, bahasa yang digunakan tidak menghakimi, dan fokus penilaian adalah pemecahan problem. Maka, bila Anda harus memberikan penilaian kinerja negative adalah : menghadapi problem yang ada dengan segera, merencanakan pesan Anda, menyampaikan pesan tersebut secara pribadi, fokus pada problem tersebut, meminta karyawan tersebut memberikan komitmennya.

Memberikan Penilaian Kinerja Negatif

Penilaian kinerja adalah suatu evaluasi oleh manajer untuk seorang karyawan dan mungkin bersifat formal atau informal. Dibutuhkan beberapa kemampuan komunikasi lain seperti rentang luas dalam hal keahlian dan strategi sebagaimana dibutuhkan untuk menilai kinerja. Tujuan utama dari penilaian ini adalah memperbaiki kinerja karyawan dengan:

Menekankan dan menjelaskan syarat pekerjaan

Memberikan umpan balik pada karyawan tentang usaha mereka dalam memenuhi syarat tersebut

Memberikan panduan usaha yang kontinu dengan mengembangkan sebuah rencana tindakan, yang termasuk di dalamnya balas jasa dan peluang-peluang

Selain memperbaiki kinerja karyawan, penilaian kinerja membantu perusahaan mengatur standar organisasi dan mengkomunikasikan nilai-nilai organisasi.

    Penilaian kinerja yang positif ataupun yang negative mempunyai beberapa karakteristik yang sama: Nada penilaian adalah objektif dan tidak bias, bahasa yang digunakan tidak menghakimi, dan focus penilaian adalah pemecahan problem. Selain itu, untuk meningkatkan objektivitas, makin banyak organisasi member umpan balik pada para karyawannya dari berbagai macam sumber.

    Sulit mengkritik para karyawan secara tatap muka, dan sama dengan sulitnya memasukkan kritik dalam evaluasi kinerja secara tertulis. Namun, bila Anda memecat seorang karyawan karena tidak kompeten dan evaluasi kinerja karyawan tersebut positif semua, karyawan tersebut dapat menuntut perusahaan Anda, menghalangi Anda dalam mencari alasan untuk memberhentikan karyawan tersebut. Juga, perusahaan Anda dapat dituntut karena kelalaian bila kecelakaan disebabkan oleh seorang karyawan yang menerima sebuah evaluasi negative tetapi tidak menerima tindakan untuk perbaikannya (seperti pelatihan). Pastikan evaluasi kinerja yang anda buat seimbang dan jujur.

Panduan dalam memberikan penilaian kinerja negative:

Hadapi problem yang ada dengan segera. Menghindar dari problem penilaian hanya akan membuat hal tersebut makin buruk. Lebih-lebih lagi, bila Anda tidak memdokumentasikan problem-problem tersebut ketika terjadi, Anda akan kesulitan untuk memberhentikan karyawan tersebut di kemudian hari, bila situasi itu tiba.

·Rencanakan pesan Anda. Buat keprihatinan Anda jelas dan masukkan contoh-contoh tindakan spesifik karyawan yang bersangkutan. Pikirkanlah apakah ada kemungkinan penilaian Anda bias, dan minta masukkan dari pihak-pihak lain. Kumpulkan dan verifikasikan semua fakta yang relevan (baik kekuatan atau kelemahan).

Sampaikan pesan tersebut secara pribadi. Pastikan untuk menyampaikan problem kinerja secara pribadi, baik pesan disampaikan dalam bentuk tertulis atau secara tatap muka langsung. Jangan mengirimkan penilaian kinerja melalui e-mail atau faksmile. Bila anda melakukan penilaian kinerja seorang karyawan secara langsung dengan bertatap muka, lakukan penilaian tersebut dalam rapat yang diatur khusus dengan cepat untuk tujuan tersebut, dan pertimbangkan melakukan pertemuan tersebut di ruang rapat, ruang kerja karyawan bersangkutan, dan area lain yang netral.

Focus pada problem tersebut. Diskusikan problem yang disebabkan oleh perilaku karyawan (tanpa menyerang karyawan yang bersangkutan). Bandingkan kinerja karyawan tersebut dengan apa yang diharapkan dari dirinya, dengan tujuan perusahaan, atau dengan persyaratan kerja yang dibutuhkan (bukan dibandingkan dengan para karyawan lainnya). Identifikasikan konsekuensi dari kinerja buruk yang terus-menerus, dan tunjukkan bahwa Anda mempunyai komitmen untuk membantu memecahkan problem tersebut.

Minta karyawan tersebut memberikan komitmennya. Bantu karyawan memahami bahwa merencanakan dan membuat perbaikan merupakan tanggung jawab karyawan. Namun, selesaikan keputusan bersama-sama sehingga anda dapat memastikan setiap tindakan yang harus di ambil adalah tindakan yang mampu dicapai. Atur skedul untuk perbaikan kinerja karyawan dan menindaklanjuti dengan evaluasi dari perbaikan itu.

Bahkan walaupun kinerja karyawan Anda mengecewakan, tetap lebih baik bagi Anda untuk menyebutkan lebih dulu beberapa poin yang baik dari karyawan itu dalam penilaian kinerja Anda. Kemudian dengan jelas dan bijak, nyatakan bagaimana karyawan itu dapat lebih baik lagi dalam memenuhi tanggung jawab kerjanya. Bila penilaian kinerja ingin efektif, pastikan untuk menyarankan beberapa cara agar karyawan itu dapat memperbaiki dirinya.

Mengakhiri Hubungan Kerja

Ketika menulis surat pemutusan hubungan kerja, Anda mempunyai tiga tujuan:

Memberikan alasan yang mendasari tindakan yang sulit ini

Hindari pernyataan yang mungkin mengekspos perusahaan dan berakhir dengan tuntutan hukum yang keliru

Jaga agar hubungan antara karyawan yang diberhentikan dengan perusahaan sejauh mungkin tetap baik.

Untuk alasan hukum dan pribadi, ungkapkan justifikasi spesifik mengapa meminta karyawan yang bersangkutan berhenti. Bila karyawan tersebut bekerja dibawah kontrak, pengacara perusahaan Anda dapat menyarankan pada Anda apakah kinerja karyawan tersebut dapat dijadikan landasan legal untuk pemberhentian karyawan tersebut.

Pastiakan semua alasan Anda adalah alasan yang akurat dan dapat diversifikasi. Pastikan karyawan tersebut berhenti dengan perasaan positif sejauh situasi memungkinkan.

Pesan negatif terdiri dari :

Surat penolakan

Pengumuman atas perubahan sistem atau kebijakan yang tidak menguntungkan sang pembaca

Pernyataan atas ketidakdisiplinan, kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan seseorang

pernyataan untuk menarik kembali suatu produk.

Alasan seseorang ataupun organisasi dalam membuat pesan negatif dengan baik adalah :

Untuk memberitahu pembaca tentang suatu hal yang buruk atau tidak menguntungkan

Membuat pembaca mengerti dan menerima suatu berita yang bersifat negatif

Untuk mempertahankan imej baik seseorang atau organisasi setelah menyampaikan suatu pesan yang bersifat negatif

Untuk menjaga atau meningkatkan image baik sang penulis pesan

Untuk menjaga atau meningkatkan image baik perusahaan

Untuk mengurangi atau menghilangkan terjadinya pembahasan kembali atas masalah yang disampaikan saat ini dikemudian hari.

Menulis pesan negatif dengan baik dan benar :

Jangan menulis judul atau maksud (subject line) menggunakan kalimat yang bersifat negative karena akan mengakibatkan sang pembaca malas untuk membaca pesan tersebut.

Bila memberikan pesan negatif kepada atasan, subject line yang digunakan adalah kalimat berfokus pada penyelesaian masalah yang terjadi saat itu isi pesan sebaiknya diuraikan dari masalah yang terjadi à detail masalah tersebut alternatif penyelesaian masalah tersebut à permintaan kepada atasan untuk memberikan solusi ataupun tindakan terhadap masalah tersebut

Pesan negatif yang ditujukan kepada konsumen atau pihak luar perusahaan sebaiknya mampu memberikan atau setidaknya mempertahankan imej baik perusahaan pesan diurutkan dari alasan terjadinya hal negatif hal negatif yang terjadi à berikan jalan keluar atau janji bila memungkinkan à mengakhiri pesan dengan goodwill

ttps://www.slideshare.net/ziasafira1/penulisan-permintaan-pesan-pesan-rutin-dan-positif-serta-penulisan-bad-news

https://www.coursehero.com/file/45897976/SAP-6docx/

http://tugaskuliahanakmenej.blogspot.com/2012/12/chapter-9-menulis-pesan-negatif.html

https://blogkukuliahku.files.wordpress.com/2017/09/bab-06-penulisan-pesan-negatif.pdf

[ilmu2-1] Mulyana, Deddy Prof. Imu Komunikasi Suatu Pengantar. PT Remaja Rosdakarya. 2007

[Teori_Komunikasi2-2] Rohim,Syaiful.2009. Teori Komunikasi: Perspektif,Ragam, & Aplikasi. Jakarta: Rineka Cipta

[Introducing_Communication_Theory2-3] West, Richard & Lynn H. Turner. 2007. Introducing Communication Theory. Third Edition. Singapore: The McGrow Hill companies.

[gonick2-4] (Indonesia) Larry Gonick, Kartun (non) Komunikasi, guna dan salah guna informasi dalam dunia modern. Kepustakaan Populer Gramedia, Juli 2007. (diterjemahkan dari Guide to (non) Communication HarperClollins Publisher, Inc copyright 1993. ISBN 978-979-9100-75-7

[Ilmu_Komunikasi_Suatu_Pengantar-5] Mulyana, Deddy. 2007. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

[1]

[2]

[3]

[4]

[1]

Fitriyaningsihagoes

BAB I Dasar - Dasar Komunikasi

Definisi

Sejarah

Filsafat

Komponen

Proses

Komunikasi verbal

Faktor - faktor yang mempengaruhi komunikasi verbal:

Komunikasi nonverbal

Jenis-jenis komunikasi nonverbal

Komunikasi objek

Sentuhan

Kronemik

Gerakan tubuh

Proksemik

Vokalik

Lingkungan

Fungsi Komunikasi Nonverbal

Fungsi pertama: Repetisi

Fungsi Kedua: Subtitusi

Fungsi Ketiga: Kontradiksi

Fungsi Keempat: Aksentuasi

Fungsi Kelima: Komplemen

Komponen-komponen Komunikasi

Pemberi Pesan

Pesan

Umpan Balik

Gangguan

Gangguan Eksternal (External Noise)[

Gangguan Internal (Internal Noise)

Gangguan Semantik (Semantic Noise)

Media/Saluran]

Setting (Lingkungan)

Openness (Keterbukaan)

Empathy (Empati)

Positiveness (Sikap positif)

Supportiveness (Sikap Mendukung)

Equality (Kesetaraan)

Model-model komunikasi

Model komunikasi linear

Model interaksional

Model transaksional

Faktor yang mempengaruhi

Latar belakang budaya.

Ikatan kelompok atau grup

Harapan

Pendidikan

Jaringan Komunikasi

Etika Komunikasi yang Baik – Etiket, Teknik, dan Implementasinya

Jenis-Jenis Etika

Etika Umum

Etika Khusus

Etika Dalam Komunikasi

Teknik Komunikasi yang Baik

Etiket Komunikasi

Manfaat Mempelajari Etika Komunikasi

Jenis-Jenis Hambatan Komunikasi

Cara Mengatasi Hambatan Komunikasi

Komunikasi Bisnis

Efektivitas Komunikasi Bisnis

Bisnis dalam Pandangan Komunikasi

Manfaat Mempelajari Komunikasi Bisnis

Jenis-jenis Komunikasi Bisnis.

Media Komunikasi Bisnis

Proses Komunikasi Bisnis

Pola Komunikasi Bisnis

Komunikasi persuasif

Faktor-faktor yang memengaruhi komunikasi persuasif agar berhasil

Etika komunikasi persuasif

Referensi

BAB II BENTUK - BENTUK KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Komunikasi organisasi

Bahasan

Gaya Komunikasi Organisasi

Gaya Komunikasi Mengendalikan

Gaya Komunikasi Dua Arah

Gaya Komunikasi Berstruktur

Gaya Komunikasi Dinamis

The Relinguishing Style