Nurrul Muffiddah 241218148

DASAR-DASAR KOMUNIKASI

PENGERTIAN KOMUNIKASI

     Komunikasi adalah "suatu proses ketika seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain". Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik tubuh atau menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, dan mengangkat bahu.Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal.

PENGERTIAN KOMUNIKASI BISNIS MENURUT PARA AHLI

1. Djoko Purwanto

Komunikasi Bisnis yaitu sebuah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik itu verbal maupun non-verbal guna mencapai suatu tujuan tertentu.

2. William C. Himstreet Dan Wyne Murlin Baty

Komunikasi Bisnis yakni salah satu pertukaran informasi antar individu melalui sistem yang lazim baik itu dengan simbol, sinyal atau perilaku dan tindakan.

3. William Albig

Komunikasi Bisnis yakni segala pertukaran informasi, gagasan, pendapat, intruksi yang memilki tujuan tertentu yang disajikan secara personal maupun impersional melalui simbol atau sinyal.

4. Purwanto

Komunikasi Bisnis yaitu salah satu bentuk komunikasi yang digunakan di dalam dunia bisnis termasuk berbagai bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal atau komunikasi non-verbal untuk mencapai tujuan tertentu.

SEJARAH KOMUNIKASI

     Komunikasi atau communicaton berasal dari bahasa Latin communis yang berarti 'sama'. Communico, communicatio atau communicare yang berarti membuat sama (make to common). Secara sederhana komuniikasi dapat terjadi apabila ada kesamaan antara penyampaian pesan dan orang yang menerima pesan. Oleh sebab itu, komunikasi bergantung pada kemampuan kita untuk dapat memahami satu dengan yang lainnya (communication depends on our ability to understand one another).

Pada awalnya, komunikasi digunakan untuk mengungkapkan kebutuhan organis. Sinyal-sinyal kimiawi pada organisme awal digunakan untuk reproduksi. Seiring dengan evolusi kehidupan, maka sinyal-sinyal kimiawi primitif yang digunakan dalam berkomunikasi juga ikut berevolusi dan membuka peluang terjadinya perilaku yang lebih rumit seperti tarian kawin pada ikan.

Manusia berkomunikasi untuk membagi pengetahuan dan pengalaman. Bentuk umum komunikasi manusia termasuk bahasa sinyal, bicara, tulisan, gerakan, dan penyiaran. Komunikasi dapat berupa interaktif, komunikasi transaktif, komunikasi bertujuan, atau komunikasi tak bertujuan.

Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain. Akan tetapi, komunikasi hanya akan efektif apabila pesan yang disampaikan dapat ditafsirkan sama oleh penerima pesan tersebut.

Walaupun komunikasi sudah dipelajari sejak lama dan termasuk “barang antik”, topik ini menjadi penting khususnya pada abad 20 karena pertumbuhan komunikasi digambarkan sebagai “penemuan yang revolusioner”, hal ini dikarenakan peningkatan teknologi komunikasi yang pesat seperti radio. Televisi, telepon, satelit dan jaringan komuter seiring dengan industrialisasi bidang usaha yang besar dan politik yang mendunia.Komunikasi dalam tingkat akademi mungkin telah memiliki departemen sendiri di mana komunikasi dibagi-bagi menjadi komunikasi masa, komunikasi bagi pembawa acara, humas dan lainnya, namun subyeknya akan tetap begitu. Pekerjaan dalam komunikasi mencerminkan keberagaman komunikasi itu sendiri.

UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI

Pengirim (The Sender).

Sebuah proses komunikasi tidak akan pernah bisa dimulai, jika proses komunikasi tersebut tidak memiliki kehadiran sang pengirim atau the sender. Ibaratnya, “tidak akan ada asap, bila tidak ada api”, maka pengirim pesan atau informasi adalah api dalam kiasan ini.

Pengirim atau the sender juga disebut sebagai komunikator atau narasumber. Dalam hal ini, seorang pengirim pasti memiliki beberapa jenis informasi yang ingin disampaikan kepada orang lain. Misalnya, suatu perintah, pertanyaan, ide (gagasan), pendapat, atau pernyataan. Eits, tapi sang pengirim tidak bisa langsung begitu saja dalam menyampaikan informasi. Pengirim informasi harus membentuk atau merangkai pesan yang ingin disampaikan olehnya ke dalam kata-kata yang mudah dipahami orang lain.

Penerima (The Receiver).

Di awal artikel ini kami sudah menyampaikan sedikit bahwa proses komunikasi hanya bisa dilakukan jika ada dua orang atau lebih. jumlah minimal atau dua orang tersebut diisi oleh seorang pengirim dan seorang penerima. Dengan kata lain, jika ada seorang pengirim, maka harus ada seorang penerima.

Dalam hal ini, agar sang penerima dapat memahami informasi dari pengirim, maka sebelumnya penerima harus memastikan bahwa dirinya dapat menerima informasi atau pesan dari sang pengirim. Setelah itu, penerima pesan baru dapat menerjemahkan, menafsirkan, memahami atau menginterpretasi pesan yang dikirim oleh sang pengirim.

Proses komunikasi tidak akan berjalan tanpa unsur komunikasi ini yaitu, pesan atau informasi. Karena ada pesan dan informasi lah yang membuat sang pengirim ingin menyampaikan pesan ini kepada penerima. Lalu, apa sih yang dimaksud dengan pesan? Pesan atau informasi adalah konten yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima. Pesan atau informasi yang disampaikan dapat diiringi dengan bahasa tubuh (body language) dan nada suara yang tepat. Ketika tiga unsur komunikasi tersebut digabungkan, maka akan menjadi: pengirim, penerima, dan pesan (informasi).

Media atau Sarana Komunikasi.

Proses komunikasi bukan hanya memerlukan pengirim, penerima dan pesan saja. Namun, proses komunikasi juga memerlukan unsur komunikasi lainnya yaitu, media atau sarana komunikasi. Fungsi media atau sarana komunikasi adalah sebagai saluran atau sarana yang bisa kita gunakan dalam mengirimkan pesan atau informasi kepada penerima.

Umpan Balik (Feedback).

Proses komunikasi dapat mencapai titik akhirnya ketika pesan telah berhasil dikirim, diterima, dan dipahami oleh sang penerima pesan. Sang penerima pun telah merespon pesan atau informasi tersebut dengan kalimat yang menunjukkan bahwa dirinya memahami pesan atau informasi yang disampaikan. Balasan dari penerima pesan nantinya disebut sebagai umpan balik atau feedback.

PROSES KOMUNIKASI

Secara ringkas, proses berlangsungnya komunikasi bisa digambarkan seperti berikut.

     Komunikator (sender) yang mempunyai maksud berkomunikasi dengan orang lain mengirimkan suatu pesan kepada orang yang dimaksud. Pesan yang disampaikan itu bisa berupa informasi dalam bentuk bahasa ataupun lewat simbol-simbol yang bisa dimengerti kedua pihak.

Pesan (message) itu disampaikan atau dibawa melalui suatu media atau saluran baik secara langsung maupun tidak langsung. Contohnya berbicara langsung melalui telepon, surat, e-mail, atau media lainnya. media (channel) alat yang menjadi penyampai pesan dari komunikator ke komunikan.

Komunikan (receiver) menerima pesan yang disampaikan dan menerjemahkan isi pesan yang diterimanya ke dalam bahasa yang dimengerti oleh komunikan itu sendiri.

Komunikan (receiver) memberikan umpan balik (feedback) atau tanggapan atas pesan yang dikirimkan kepadanya, apakah dia mengerti atau memahami pesan yang dimaksud oleh si pengirim.

PENGERTIAN TUJUAN KOMUNIKASI

     Menurut Riant Nugroho (2004:72) tujuan komunikasi adalah menciptakan pemahaman bersama atau mengubah persepsi, bahkan perilaku. Sedangkan menurut Katz an Robert Kahn yang merupakan hal utama dari komunikasi adalah pertukaran informasi dan penyampaian makna suatu system social atau organisasi. Akan tetapi komunikasi tidak hanya menyampaikan informasi atau pesan saja, tetapi komunikasi dilakukan seorang dengan pihak lainnya dalam upaya membentuk suatu makna serta mengemban harapan-harapannya (Rosadi Ruslan, 2003:83). Dengan demikian komunikasi mempunyai peranan yang sangat penting dalam menentukan betapa efektifnya orang-orang bekerja sama dan mengkoordinasikan usaha-usaha untuk mencapai tujuan.

TUJUAN KOMUNIKASI

Perubahan Sikap

Komunikasi bertujuan untuk mengubah sikap seseorang atau masyarakat. Misalnya kegiatan memberikan informasi mengenai hidup sehat tujuannya adalah supaya masyarakat mengikuti pola hidup sehat dan sikap masyarakat lebih positif terhadap pola hidup yang sehat.

Seorang komunikasi setelah menerima suatu pesan diharapkan dapat mengubah sikapnya menjadi lebih baik atau positif. Demikian pula dalam berbagai kegiatan komunikasi yang sering kita lakukan, disadari atau tidak, kita berusaha mempengaruhi sikap orang lain dan berusaha agar orang lain itu bersikap positif sesuai keinginan kita.

Perubahan Pendapat

Komunikasi bertujuan untuk mengubah pendapat seseorang. Agar tujuan komunikasi ini tercapai maka komunikasi harus berusaha menciptakan pemahaman. Pemahaman adalah kemampuan memahami pesan secara cermat sebagaimana yang dimaksudkan oleh komunikator. Setelah memahami apa yang dimaksud komunikator maka akan tercipta perubahan pendapat di kalangan komunikan.

Contoh: pemberian informasi mengenai suatu kebijakan pemerintah. Biasanya kebijakan pemerintah akan mendapat tantangan dari masyarakat, meski ada juga yang mendukung. Agar kebijakan tersebut dapat diterima, maka penyampaian informasi tentang kebijakan tersebut harus lengkap supaya pendapat masyarakat dapat terbentuk untuk mendukung kebijakan tersebut

Perubahan Perilaku

Selain bertujuan mengubah sikap dan pendapat orang lain, komunikasi juga bertujuan untuk mengubah perilaku maupun tindakan seseorang, yang semula berperilaku negatif berubah menjadi positif. Misalnya, kampanye kesehatan mengenai bahaya merokok yang dapat menyebabkan gangguan kesehatan.

Setelah mengikuti kampanye tersebut seorang perokok berusahan mengurangi/berhenti merokok, dan mengikuti pola hidup sehat. Selain itu, perilaku orang tersebut juga akan lebih positif terhadap pola hidup sehat sehingga secara sukarela mau mengikuti program hidup sehat

Perubahan Sosial

Dalam suau kegiatan komunikasi, pemberian pesan atau informasi kepada masyarakat juga bertujuan agar masyarakat mau mendukung dan ikut serta dalam tujuan yang diinginkan oleh informasi tersebut. Misalnya, pemberian informasi tentang pemilu pada masyarakat tujuan akhir yang diharapkan antara lain agar masyarakat ikut serta dalam memberikan pilihan suara pada pemilu tersebut, dan tidak bersifat golput dalam memilih.

FUNGSI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Fungsi Informatif

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing systems). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu.

Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi kontlik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.

Fungsi Regulatif

Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini. Pertama, atasan atau orangorang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Di samping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberi instruksi atau perintah, sehingga dalarn struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintahperintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun demikian sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:

1. keabsahan pimpinan dalam menyampaikan perintah

2. kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi

3. kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi

4. tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan

Kedua, berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan

Fungsi Persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan wring memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

Fungsi Integratif

Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan balk. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan organisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olah raga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

Fungsi Komunikasi Kebawah

Komunikasi kebawah merupakan sebuah komunikasi yang berjalan dari pimpinan kepada anggota. Komunikasi kebawah memiliki fungsi yang digunakan pimpinan untuk melaksanakan kebijaksanaan atau peraturan, memberikan arahan atau instruksi prosedur kerja, menyampaikan pengarahan atau doktrinasi, evaluasi, teguran, memberikan informasi mengenai tujuan organisasi, kebijaksanaan-kebijaksaan organisasi secara insentif serta memberikan penjelasan.

Fungsi Komunikasi Keatas

Komunikasi keatas merupakan komunikasi yang biasa terjadi ketika anggota organisasi memberikan pendapat, mengajukan permintaan dan lainnya kepada pimpinan dari organisasi yang Ia ikuti. Fungsi komunikasi keatas ini memiliki tujuan antara lain untuk memberikan laporan prestasi kerja, saran, usulan, opini / pendapat, permohonan bantuan, dan keluhan, meminta kepada pimpinan agar anggota memperoleh informasi mengenai hal yang dilakukan pimpinan, penyampaian saran-saran perbaikan serta memberikan masukan yang memiliki tujuan untuk kemajuan dari sebuah organisasi tersebut.

Fungsi Komunikasi Horizontal

Komunikasi horizontal merupakan komunikasi yang terjadi diatara anggota organisasi tersebut yang sering kali berkomunikasi diluar acara organisasi dan biasanya tidak diketahui oleh pimpinan organisasi. Komunikasi horizontal digunakan dengan cara tatap muka, melalui media elektronik seperti telepon, smartphone, komputer, tablet ataupun sarana komunikasi lainnya. Biasanya komunikasi ini terjadi dan dilakukan dengan tujuan dan fungsi untuk memperbaiki koordinasi tugas, upaya pemecahan masalah, saling berbagi informasi, upaya pemecahan konflik serta membina hubungan kekeluargaan antar anggota organisasi agar semakin terjalin dengan baik.

Fungsi Komunikasi Sebagai Pengendali

Fungsi komunikasi ini adalah untuk mengendalikan perilaku anggota organisasi serta menjaga agar anggota organisasi mematuhi aturan dan perintah yang sudah ditetapkan bersama. Komunikasi sebagai pengendali juga akan membuat komunikasi berjalan lancar, tidak saling ejek dan saling hina serta menjaga terciptanya komunikasi yang buruk.

Fungsi Komunikasi Sebagai Motivasi

Komunikasi juga sering sekali digunakan untuk memberikan motivasi kepada anggota organisasi bahkan juga kepada pengurus atau pimpinan organisasi tersebut. Komunikasi yang berfungsi sebagai motivasi ini biasanya dilakukan oleh pimpinan tertinggi dari sebuah organisasi dengan tujuan dan harapan agar anggota organisasi yang Ia pimpin memiliki motivasi yang tidak pernah habis.

Fungsi Komunikasi Sebagai Ungkapan emosi

Pada sebuah organisasi bisa saja terjadi sebuah perdebatan yang menjurus kearah emosi dan perkelahian. Hal ini biasa dan wajar terjadi karena pada dasarnya, sebuah komunikasi yagn tidak berjalan dengan efektif akan mengakibatkan sebuah luapan emosi. Untuk itulah, sebuah komunikasi juga harus berfungsi untuk menjadi sarana mengungkapkan emosi kemarahan, kekecewaan ataupun kegelisahaan.

Fungsi Komunikasi Untuk Menentukan Pilihan

Fungsi komunikasi yang satu ini biasanya akan kita temukan pada sebuah organisasi yang berkecimpung didunia perpolitikan. Komunikasi ini juga sering kita dengan dengan istilah Lobby-melobby, yang bertujuan agar sebuah organisasi politik tersebut dapat menjadi organisasi yang menentukan arah kebijakan, menentukan kepada siapa dukungan diberikan serta menentukan apakah ikut bergabung dengan organisasi lain atau tidak. Biasanya fungsi komunikasi ini lebih banyak ditentukan oleh pemegang jabatan ataupun pimpinan dari organisasi tersebut.

Fungsi Komunikasi Untuk Mencari Dukungan

Sebuah organisasi tentunya membutuhkan dukungan yang besar dari berbagai pihak baik sesama organisasi, pemerintah maupun dukungan masyarakat. Nah, untuk mendapatkan dukungan tersebutlah komunikasi yang baik dibutuhkan agar organisasi, masyarakat maupun pemerintah yang diharapkan akan mendukung program dari sebuah organisasi tersebut dapat terwujud dan terlaksana.

Fungsi Komunikasi Untuk Promosi

Sebuah organisasi pasti menginginkan kemajuan dan perkembangan kepada organisasi tersebut, karena sebuah organisasi yang besar akan semakin diperhitungkan dan dilihat oleh banyak kalangan. Untuk itu, komunikasi sangat diperlukan untuk merekrut sebanyak-banyaknya anggota agar seluruh wilayah dapat dicakup oleh organisasi tersebut dengan pembuatan kantor wilayah, pimpinan wilayah dan lain sebagainya. Fungsi komunikasi sebagai bagian daripada sarana promosi sebuah organisasi biasanya dilakukan oleh organisasi yang baru tumbuh dan berkembang.

Fungsi Komunikasi Untuk Membela Diri

Organisasi juga tidak luput dari berbagai permasalahan yang akan mencoba menggoyang kemajuan dari sebuah organisasi tersebut. Permasalahan bukan hanya terjadi didalam tubuh organisasi itu sendiri melainkan juga berasal dari luar organisasi, untuk itulah komunikasi yang digunakan dan berfungsi sebagai bagian dari membela diri juga dibutuhkan. Sebagai contoh jika anggota organisasi terjerat kasus korupsi atau tindakan kriminal lain, maka organisasi tempat anggota yang bermasalah tersebut dapat membela diri dengan mengatakan bahwa anggota tersebut sudah diberhentikan, akan diberi bantuan hukum dan lain sebagainya.

Fungsi Komunikasi Sebagai Pemersatu

Komunikasi juga berfungsi sebagai pemersatu antara anggota didalam sebuah organisasi. Tidak mungkin ada organisasi yang dapat bertahan jika tidak adanya komunikasi yang menyatukan setiap anggota agar memiliki visi dan misi yang sama dan memiliki satu tujuan. Sebuah organisasi dituntut agar dapat menyatukan seluruh pikiran dari setiap anggota yang berbeda Suku, Agama dan Ras serta Antar golongan. Oleh sebab itu, komunikasi sangat berperan penting dalam menyatukan seluruh anggota organisasi.

ETIKA BERKOMUNIKASI

    Etika (Yunani Kuno: "ethikos", berarti "timbul dari kebiasaan") adalah sebuah sesuatu di mana dan bagaimana cabang utama filsafat yang mempelajari nilai atau kualitas yang menjadi studi mengenai standar dan penilaian moral. Etika mencakup analisis dan penerapan konsep seperti benar, salah, baik, buruk, dan tanggung jawab.St. John of Damascus (abad ke-7 Masehi) menempatkan etika di dalam kajian filsafat praktis (practical philosophy).

Pentingnya Etika Dalam Berkomunikasi.

Pentingnya etika dapat dilihat jika seseorang berkomunikasi, kita tentu lebih menghargai orang yang berbicara dengan sopan ketimbang orang yang berbicara dengan kasar atau tidak sopan, seorang komunikan akan ragu untuk terbuka dengan orang yang memiliki kredibilitas yang rendah, penyampaian pesan yang tidak valid juga akan menyulitkan seorang komunikan dalam menangkap pesan maka dari itu kita perlu mengetahui etika apasaja yang perlu kita penuhi sebelum berkomunikasi.

Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Berkomunikasi.

    Ada beberapa hal pokok yang mana kita selaku komunikator perlu lakukan dan perlu aplikasikan dalam kehidupan, antara lain :

a. Fokus pada lawan bicara

Fokus dalam berkomunikasi merupakan kunci agar informasi yang disampaikan komunikator kepada kita berjalan lebih efektif, orang yang cinderung tidak memperhatikan lawan bicaranya biasanya kehilangan beberapa potong informasi yang disampaikan dan terjadi kesenjangan antara kedua belah pihak, biasanya pihak yang menyampaikan informasi (komunikator) secara perasaan akan tersinggung dengan kita dan secara otomatis kesalahan fatal informasi (informasi yang salah) yang masuk dapat berdampak langsung dengan pengplikasian kita.

b. Fokus pada masalah

Dalam beberapa kasus komunikasi beberapa individu melupakan pokok permasalah yang ingin dibicarakan hal ini terjadi karena informasi yang seharusnya disampaikan terlalu melenceng dari yang dibicarakan (basa-basi), perlu adanya penyusunan konsep sebelum berbicara dengan orang lain, komunikasi ini biasanya disebut dengan komunikasi yang tidak efisien karena informasi yang dimiliki tidak sesuai dengan apa yang dibicarakan komunikator. Maka dari itu perlu adanya focus masalah, yaitu tidak mencampur adukkan masalah lain yang tidak memilik kaitan dengan informasi tersebut.

c. Jangan menimpali pembicaraan.

Komunikan yang baik adalah komunikan yang mau mendengarkan dengan bijaksana perkataan dari komunikator, menghargai apa yang dikatakannya dan tidak menimpali atau menyela perkataannya sebelum selesai.

d. Saling menghargai

Biasanya dalam proses ini dua individu (komunikan dan komunikator) perlu saling memahami satu sama lain dalam model komunikasi dipaparkan dalam konsep field experience yaitu konsep kesamaan, dimana tingkat efektifitas komunikasi akan terjalin lebih tinggi jika dua individu memiliki kesamaan yang besar, sebagai contoh seorang collecor barang antik tentu akan lebih cenggung berkomunikasi dengan seorang pecinta ayam hias dari pada seorang collector lainnya. Namun meski demikian jika kita dan orang lain tidak memiliki faktpr kesamaan, kita harus tetap menjaga etika dengan menghargai tiap ucapan orang tersebut dengan menyimak dan mendengarkan apa yang dikatakannya, dengan demikian rasa pengahargaan akan timbul pula pada orang yang kita hargai tersebut.

e. Selingi Dengan Humor

Ada kalanya dalam berkomunikasi kita merasa bosan dengan informasi yang disampaikan tentu ini bukan kesalahan pendengar namun dalam proses penyampaian informasi tersebut kurang bumbu yang menarik pendengar, dalam hal ini kita perlu menyelinginya dengan candaan atau gurauan agar para pendengar atau komunikan tidak merasa bosan dengan apa yang kita sampaikan.

Hal-Hal Yang Perlu Dihindari Dalam Berkomunikasi

Dalam berkomunikasi dengan orang lain ada etika tersendiri yang harus kita pegang, kita selaku individu perlu menjaga perasaan lawan bicara kita agar mereka tidak tersinggung ataupun salah paham dengan maksud dan tujuan kita. Adapun point-point berikut ditujukan kepada lawan bicara yang biasanya baru kita temui, baru kita kenal ataupun kurang akrab dengan orang tersebut diantaranya :

a. Penggunaan kalimat informal (tidak baku)

Dalam proses transaksi informasi seorang individu termasuk kepada orang yang tidak dikenal atau belum memiliki kedekatan sama sekali, kita perlu menggunakan kalimat baku atau formal agar orang lain merasa dihargai.

b. Berbicara sambil melakukan hal lain

Etika sopan santun sangat berlaku pada point ini, orang tentu akan merasa tersinggung saat jika kita dengan sibuk makan dan dalam saat bersamaan berbicara dengan lawan bicara kita.

c. Terlalu banyak basa-basi

Dalam beberapa kasus, ada beberapa orang yang cinderung lebih menyukai penyampaian langsung (to the point) sebuah informasi, meski sebagian juga menyukai basa-basi, namun dalam komunikasi formal kita tidak memerlukan basa-basi kita hanya perlu memaparkan garis besarnya.

d. Berbicara dengan nada kasar

Berbicara dengan nada kasar tidak perlu penjelasan lebih lanjut, orang tentu tidak akan suka jika dibentak dan dimaki.

e. Nada memerintah

Dalam hal ini orang cinderung tidak sadar menggunakan kalimat-kalimat memerintah yan seharusnya kita hindari karena bisa menyinggung lawan bicara sebagai contoah “bapak harus lebih kompeten dalam mengajar” kalimat tersebut jelas berisi kalimat perintah.

f. Tidak boleh menghakimi

Dalam komunikasi kita tidak boleh mengajukan kalimat yang menghakimi seprti “bapak pasti korupsi.!” atau “tentu bapak telah melakukan hal yang keji..” dan sebagainya

g. Manage intonasi

Perlu adanya control dengan nada suara kita, tidak boleh terlalu tinggi (akan terkesan membentak) dan tidak boleh terlalu rendah (terkaesan berbisik). Perlu nada yang sesuai dan nyaman didengar.

JENIS-JENIS HAMBATAN KOMUNIKASI

PENGERTIAN

Hambatan komunikasi adalah segala sesuatu yang menghalangi atau mengganggu tercapainya komunikasi yang efektif. Hambatan komunikasi dapat mempersulit dalam mengirim pesan yang jelas, mempersulit pemahaman terhadap pesan yang dikirimkan, serta mempersulit dalam memberikan umpan balik yang sesuai.

JENIS-JENIS HAMBATAN

1. Hambatan personal

Hambatan personal merupakan hambatan yang terjadi pada peserta komunikasi, baik komunikator maupun komunikan/komunikate. Hambatan personal dalam komunikasi meliputi sikap, emosi, stereotyping, prasangka, bias, dan lain-lain.

2. Hambatan kultural atau budaya

Komunikasi yang kita lakukan dengan orang yang memiliki kebudayaan dan latar belakang yang berbeda mengandung arti bahwa kita harus memahami perbedaan dalam hal nilai-nilai, kepercayaan, dan sikap yang dipegang oleh orang lain.

Hambatan kultural atau budaya mencakup bahasa, kepercayan dan keyakinan. Hambatan bahasa terjadi ketika orang yang berkomunikasi tidak menggunakan bahasa yang sama, atau tidak memiliki tingkat kemampuan berbahasa yang sama.

Hambatan juga dapat terjadi ketika kita menggunakan tingkat berbahasa yang tidak sesuai atau ketika kita menggunakan jargon atau bahasa “slang” atau “prokem” atau “alay” yang tidak dipahami oleh satu atau lebih orang yang diajak berkomunikasi.

Hal lain yang turut memberikan kontribusi terjadinya hambatan bahasa adalah situasi dimana percakapan terjadi dan bidang pengalaman ataupun kerangka referensi yang dimiliki oleh peserta komunikasi mengenai hal yang menjadi topik pembicaraan.

3. Hambatan fisik

Beberapa gangguan fisik dapat mempengaruhi efektivitas komunikasi. Hambatan fisik komunikasi mencakup panggilan telepon, jarak antar individu, dan radio. Hambatan fisik ini pada umumnya dapat diatasi.

4. Hambatan lingkungan

Tidak semua hambatan komunikasi disebabkan oleh manusia sebagai peserta komunikasi. Terdapat beberapa faktor lingkungan yang turut mempengaruhi proses komunikasi yang efektif. Pesan yang disampaikan oleh komunikator dapat mengalami rintangan yang dipicu oleh faktor lingkungan yaitu latar belakang fisik atau situasi dimana komunikasi terjadi. Hambatan lingkungan ini mencakup tingkat aktifitas, tingkat kenyamanan, gangguan, serta waktu.

CARA-CARA MENGATASI HAMBATAN KOMUNIKASI

Berbagai hambatan komunikasi yang dapat menyebabkan ketidakefektifan komunikasi dapat kita atasi dengan memperhatikan beberapa hal berikut ini :

Pengirim pesan/komunikator/sender

Komunikasi adalah suatu proses yang berlangsung dua arah dan diawali oleh pengirim pesan. Pengirim pesan hendaknya merumuskan informasi sedemikian rupa agar tujuan komunikasi tercapai. Pengirim pesan harus proaktif dalam membuat penerima/komunikan/komunikator/receiver mengerti dan memahami pesan yang disampaikan. Seringkali, apa yang dikatakan tidak selalu sesuai dengan apa yang didengar. Untuk menghindarinya, hal-hal yang harus dilakukan adalah :

· Menyatakan satu ide atau gagasan dalam satu waktu.

· Menyatakan ide atau gagasan dengan singkat.

· Memberikan penjelasan ketika diperlukan.

· Melakukan pengulangan jika diperlukan.

· Menerima dan memberikan umpan balik.

· Melakukan pilihan kata, nada suara dan bahasa tubuh yang tepat.

Pesan

Pesan merupakan informasi sederhana yang ingin disampaikan oleh pengirim pesan kepada penerima. Pesan dapat berupa pesan verbal maupun pesan non verbal. Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya masalah, pengirim harus :

· Menggunakan terminologi yang tepat.

· Berbicara dengan jelas.

· Waktu pengiriman pesan disesuaikan dengan kesiapan penerima pesan untuk mendengarkan atau menerima pesan.

· Menggunakan volume suara yang sesuai.

· Pesan yang disampaikan hendaknya bersifat inklusif dan informatif. Inklusif artinya bahwa pesan berisi segala sesuatu yang diperlukan oleh penerima pesan untuk memahami maksud pengirim. Informasi artinya pesan merupakan sesuatu yang ingin diketahui oleh penerima pesan.

Penerima/komunikan/komunikate/receiver

Penerima pesan membutuhkan informasi untuk memenuhi kebutuhan mereka. Untuk itu, penerima pesan harus memegang kendali atas seluruh proses komunikasi yang berlangsung. Agar penerima pesan memegang kendali, adalah penting bagi penerima pesan untuk yakin bahwa pengirim pesan memahami apa yang diinginkan oleh penerima pesan dan mengapa mereka menginginkannya.

Aktif mendengarkan adalah suatu proses yang digunakan oleh penerima pesan untuk memfasilitasi komunikasi dan meningkatkan penampilan. Dalam artian, penerima pesan aktif dalam proses komunikasi. Agar penerima pesan dapat mendengarkan dengan aktif, hal-hal yang perlu dilakukan oleh penerima pesan adalah :

· Fokus perhatian pada pesan yang disampaikan dengan memberikan momen prioritas. Jika memungkinkan melihat atau melakukan kontak mata kepada pengirim pesan.

· Mendengar dan melihat isi pesan tidak langsung atau non verbal sama baiknya ketika mendengarkan kata-kata. Perhatikan petunjuk non verbal yang menyajikan informasi berdasar pada apa yang ingin disampaikan oleh pengirim pesan. Persepsi yang diberikan oleh penerima pesan terhadap pesan dan pengirim pesan dapat berbeda. Pilihan kata, nada suara, posisi tubuh, geture dan gerakan mata merefleksikan perasaan dibalik kata-kata yang diucapkan.

· Menjaga pikiran tetap terbuka dan hindari penilaian.

Melakukan verfikasi terhadap apa yang didengar atau disampaikan. Jangan berasumsi bahwa persepsi yang diberikan terhadap pesan merupakan bentuk persetujuan dengan tujuan pengirim pesan. Berikan umpan balik yang tepat kepada pengirim pesan.

Umpan Balik Pesan

Penerima yang efektif memverifikasi pemahaman mereka terhadap pesan yang dikirim oleh pengirim pesan. Mereka menyadari kata-kata, nada suara, dan bahasa tubuh ketika mereka memberikan umpan balik. Berbagai bentuk umpan balik yang diberikan dapat berupa pengakuan, pengulangan, dan parafrase.

Kemudian, yang dimaksud dengan pengakuan adalah bahwa penerima pesan telah menerima dan memahami pesan yang disampaikan. Untuk pesan yang bersifat informatif yang rumit, pengakuan saja tidaklah cukup untuk memastikan dan memahami pesan yang disampaikan. Sedangkan, yang dimaksud dengan pengulangan adalah mengulang kembali kata-kata yang disampaikan oleh pengirim pesan.

Terakhir, yang dimaksud dengan parafrase adalah mengulang kata-kata yang disampaikan oleh penerima pesan sendiri kepada pengirim pesan. Parafrase memungkinkan penerima pesan untuk melakukan verifikasi terhadap pemahaman pesan dan menunjukkan kepada pengirim pesan bahwa penerima pesan mendengarkan pesan dengan baik.

1. KOMUNIKASI VERBAL

PENGERTIAN

     Komunikasi verbal adalah komunikasi yang menggunakan kata-kata, baik itu secara lisan maupun tulisan. Komunikasi verbal paling banyak dipakai dalam hubungan antar manusia, untuk mengungkapkan perasaan, emosi, pemikiran, gagasan, fakta, data, dan informasi serta menjelaskannya, saling bertukar perasaan dan pemikiran, saling berdebat, dan bertengkar.

JENIS-JENIS KOMUNIKASI VERBAL

Jenis komunikasi verbal ada beberapa macam, yaitu:

1. Berbicara dan menulis

Berbicara adalah komunikasi verbal vocal, sedangkan menulis adalah komunikasi verbal non vocal. Presentasi dalam rapat adalah contoh dari komunikasi verbal vocal. Surat menyurat adalah contoh dari komunikasi verbal non vocal.

2. Mendengarkan dan membaca

Mendengar dan mendengarkan adalah dua hal yang berbeda. Mendengar mengandung arti hanya mengambil getaran bunyi, sedangkan mendengarkan adalah mengambil makna dari apa yang didengar. Mendengarkan melibatkan unsur mendengar, memperhatikan, memahami dan mengingat. Membaca adalah satu cara untuk mendapatkan informasi dari sesuatu yang ditulis.

KARAKTERISTIK KOMUNIKASI VERBAL

Komunikasi verbal memiliki karakteristik sebagai berikut:

1. Jelas dan Ringkas

Berlangsung sederhana, pendek dan langsung. Bila kata-kata yang digunakan sedikit, maka terjadinya kerancuan juga masin sedikit. Berbicara secara lambat dan pengucapan yang jelas akan membuat kata tersebut makin mudah dipahami.

2. Perbendaharaan kata

Penggunaan kata-kata yang mudah dimengerti oleh seseorang akan meningkatkan keberhasilan komunikasi. Komunikasi tidak akan berhasil jika pengirim pesan tidak mampu menterjemahkan kata dan uacapan.

3. Arti konotatif dan denotative

Makna konotatif adalah pikiran, perasaan atau ide yang terdapat dalam suatu kata, sedangkan arti denotative adalah memberikan pengertian yang sama terhadap kata yang digunakan.

4. Intonasi

Seorang komunikator mampu mempengaruhi arti pesan melalui nada suara yang dikirimkan. Emosi sangat berperan dalam nada suara ini.

5. Kecepatan berbicara

Keberhasilan komunikasi dipengaruhi juga oleh kecepatan dan tempo bicara yang tepat. Kesan menyembunyikan sesuatu dapat timbul bila dalam pmbicaraan ada pengalihan yang cepat pada pokok pembicaraan.

6. Humor

Humor dapat meningkatkan keberhasilan dalam memberikan dukungan emosi terhadap lawan bicara. Tertawa membantu mengurangi ketegangan pendengar sehingga meningkatkan keberhasilan untuk mendapat dukungan.

KOMUNIKASI NON VERBAL

PENGERTIAN

   Manusia berkomunikasi menggunakan kode verbal dan nonverbal. Kode nonverbal disebut isyarat atau bahasa diam (silent language). Melalui komunikasi nonverbal kita bisa mengetahui suasana emosional seseorang, apakah ia sedang bahagia, marah, bingung, atau sedih. Kesan awal kita mengenal seseorang sering didasarkan pada perilaku nonverbalnya, yang mendorong kita untuk mengenal lebih jauh.

Komunikasi nonverbal adalah semua isyarat yang bukan kata-kata. Pesanpesan nonverbal sangat berpengaruh terhadap komunikasi. Pesan atau simbol-simbol nonverbal sangat sulit untuk ditafsirkan dari pada symbol verbal. Bahasa verbal sealur dengan bahasa nonverbal, contoh ketika kita mengatakan “ya” pasti kepala kita mengangguk. Komunikasi nonverbal lebih jujur mengungkapkan hal yang mau diungkapkan karena spontan. Komunikasi nonverbal jauh lebih banyak dipakai daripada komuniasi verbal. Komunikasi nonverbal bersifat tetap dan selalu ada. Komunikasi nonverbal meliputi semua aspek komunikasi selain kata-kata sendiri seperti bagaimana kita mengucapkan kata-kata (volume), fitur, lingkungan yang mempengaruhi interaksi (suhu, pencahayaan), dan bendabenda yang mempengaruhi citra pribadi dan pola interaksi (pakaian, perhiasan, mebel). Sebuah studi yang dilakukan Albert Mahrabian (1971) yang menyimpulkan bahwa tingkat kepercayaan dari pembicaraan orang hanya 7% berasal dari bahasa verbal, 38% dari vocal suara, dan 55% dari ekspresi muka. Ia juga menambahkan bahwa jika terjadi pertentangan antara apa yang diucapkan seseorang dengan perbuatannya, orang lain cenderung mempercayai hal-hal yang bersifat nonverbal.

JENIS-JENIS KOMUNIKASI NONVERBAL

Komunikasi nonverbal memiliki beberapa jenis yaitu:

1. Sentuhan (haptic)

Sentuhan atau tactile message, merupakan pesan nonverbal nonvisual dan nonvokal. Alat penerima sentuhan adalah kulit, yang mampu menerima dan membedakan berbagai emosi yang disampaikan orang melalui sentuhan. Alma I Smith, seorang peneliti dari Cutaneous Communication Laboratory mengemukakan bahwa berbagai perasaan yang dapat disampaikan melalui sentuhan, salah satunya adalah kasih sayang (mothering) dan sentuhan itu memiliki khasiat kesehatan.[14]

2. Komunikasi Objek

Penggunaan komunikasi objek yang paling sering adalah penggunaan pakaian. Orang sering dinilai dari jenis pakaian yang digunakannya, walaupun ini termasuk bentuk penilaian terhadap seseorang hanya berdasarkan persepsi. Contohnya dapat dilihat pada penggunaan seragam oleh pegawai sebuah perusahaan, yang menyatakan identitas perusahaan tersebut.

3. Kronemik

Chronomics refers to how we perceive and use time to define identities and interactions.(Wood.2007).[13] Kronemik merupakan bagaimana komunikasi nonverbal yang dilakukan ketika menggunakan waktu, yang berkaitan dengan peranan budaya dalam konteks tertentu. Contohnya Mahasiswa menghargai waktu. Ada kalanya kita mampu menilai bagaimana mahasiswi/mahasiswa yang memanfaatkan dan mengaplikasikan waktunya secara tepat dan efektif.

4. Gerakan Tubuh (Kinestetik)

Gerakan tubuh biasanya digunakan untuk menggantikan suatu kata atau frasa. Beberapa bentuk dari kinestetik yaitu:

a) Emblem, yaitu gerakan tubuh yang secara langsung dapat diterjemahkan kedalam pesan verbal tertentu. Biasanya berfungsi untuk menggantikan sesuatu. Misalnya , menggangguk sebagai tanda setuju; telunjuk di depan mulut tanda jangan berisik.

b) Ilustrator, yaitu gerakan tubuh yang menyertai pesan verbal untuk menggambarkan pesan sekaligus melengkapi serta memperkuat pesan. Biasanya dilakukan secara sengaja. Misalnya, memberi tanda dengan tangan ketika mengatakan seseorang gemuk/kurus

c) Affect displays, yaitu gerakan tubuh khususnya wajah yang memperlihatkan perasaan dan emosi. Seperti misalnya sedih dan gembira, lemah dan kuat, semangat dan kelelahan, marah dan takut. Terkadang diungkapkan dengan sadar atau tanpa sadar. Dapat mendukung atau berlawanan dengan pesan verbal.

d) Regulator, yaitu gerakan nonverbal yang digunakan untuk mengatur , memantau, memelihara atau mengendalikan pembicaraan orang lain. Regulator terikat dengan kultur dan tidak bersifat universal. Misalnya, ketika kita mendengar orang berbicara,kita menganggukkan kepala, mengkerutkan bibir, dan fokus mata.

e) Adaptor, yaitu gerakan tubuh yang digunakan untuk memuaskan kebutuhan fisik dan mengendalikan emosi. Dilakukan bila seseorang sedang sendirian dan tanpa disengaja. Misalnya, menggigit bibir, memainkan pensil ditangan, garukgaruk kepala saat sedang cemas dan bingung. Selain gerakan tubuh, ada juga gerakan mata (gaze) dalam komunikasi nonverbal. Gaze adalah penggunaan mata dalam proses komunikasi untuk memberi informasi kepada pihak lain dan menerima informasi pihak lain. Fungsi gaze diantaranya mencari unpan balik antara pembicara dan pendengar, menginformasikan pihak lain untuk berbicara, mengisyarakatkan sifat hubungan (hubungan positif bila pandangan terfokus dan penuh perhatian. Hubungan negatif bila terjadi penghindaran kontak mata), dan berfungsi pengindraan. Misalnya saat bertemu pasangan yang bertengkar, pandangan mata kita alihkan untuk menjaga privasi mereka.

5. Proxemik

Proxemik adalah bahasa ruang, yaitu jarak yang gunakan ketika berkomunikasi dengan orang lain, termasuk juga tempat atau lokasi posisi berada. Pengaturan jarak menentukan seberapa dekat tingkat keakraban seseorang dengan orang lain. jarak mampu mengartikan suatu hubungan. Richard West dan Lynn H. Turner pada Introducing Communication theory (2007) membagi zona proksemik pada berbagai macam pembagian, yaitu :

a. Jarak intim, jaraknya dari 0 – 45 cm.

(Fase dekat 0-15 cm, Fase Jauh 15-45 cm), jarak ini dianggap terlalu dekat sehingga tidak dilakukan di depan umum.

b. Jarak personal, jaraknya 45-120 cm . (Fase dekat 45 -75 cm yang bisa disentuh dengan uluran tangan; Fase jauh 75 - 120 cm yang bisa disentuh dengan dua uluran tangan. Jarak ini menentukan batas kendali fisik atas orang lain, yg bisa dilihat rambut, pakaian, gigi, muka. Bila ruang pribadi ini diganggu, kita sering merasa tidak nyaman.

c. Jarak sosial, jaraknya 120 – 360 cm

d. Jarak publik, lebih dari 360-750 cm

6. Lingkungan

Lingkungan juga dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan tertentu. Diantaranya adalah penggunaan ruang, jarak, temperatur, penerangan, dan warna.

7. Vokalik

Vokalik atau paralanguage adalah unsur nonverbal dalam sebuah ucapan, yaitu cara berbicara. Misalnya adalah nada bicara, nada suara, keras atau lemahnya suara, kecepatan berbicara, kualitas suara, intonasi, dan lain-lain.

KARAKTERISTIK KOMUNIKASI NONVERBAL

Komunikasi nonverbal memiliki karakteristik yang bersifat universal, diantaranya:

1. Komunikatif, yaitu perilaku yang disengaja/tidak disengaja untuk mengkomuniasikan sesuatu sehingga pesan yang ada bisa diterima secara sadar. Contoh mahasiswa memandang keluar jendela saat kuliah yang menunjukkan perasaan bosan.

2. Kesamaan perilaku, yaitu kesamaan perilaku nonverbal antara 1 orang dengan orang lain. Secara umum bisa dilihat pada gerak tangan, cara duduk, berdiri, suara , pola bicara, kekerasan suara, cara diam

3. Artifaktual, yaitu komunikasi nonverbal bisa juga dalam bentuk artefak seperti cara berpakaian, tata rias wajah, alat tulis, mobil, rumah, perabot rumah & cara menatanya, barang yang dipakai seperti jam tangan.

4. Konstektual, yaitu bahasa nonverbal terjadi dalam suatu konteks. membantu tentukan makna dari setiap perilaku non verbal. Misalnya, memukul meja saat pidato akan berbeda makna dengan memukul meja saat dengar berita kematian.

5. Paket, yaitu bahasa nonverbal merupakan sebuah paket dalam satu kesatuan. Paket nonverbal jika semua bagian tubuh bekerjasama untuk komunikasikan makna tertentu. Harus dilihat secara keseluruhan (paket) dari perilaku tersebut Contoh : ada cewek lewat kemudian kedipkan mata. Gabungan paket verbal dan nonverbal, misalnya marah secara verbal disertai tubuh & wajah menegang, dahi berkerut. Hal yang wajar jadi tidak diperhatikan. Dikatakan tidak satu paket bila menyatakan “Saya senang berjumpa dengan anda” (verbal) tapi hindari kontak mata atau melihat/ mencari orang lain (non verbal).

6. Dapat dipercaya, Pada umumnya kita cepat percaya perilaku non verbal. Verbal & non verbal haruslah konsisten. Ketidak konsistenan akan tampak pada bahasa nonverbal yang akan mudah diketahui orang lain. Misalnya seorang pembohong akan banyak melakukan gerakangerakan tidak disadari saat ia berbicara.

7. Dikendalikan oleh aturan, sejak kecil kita belajar kaidah-2 kepatutan melalui pengamatan perilaku orang dewasa. Misalnya: Mempelajari penyampaian simpati (kapan, dimana, alasan) atau menyentuh (kapan, situasi apa yang boleh atau tidak boleh) Dari komunikasi yang kita lakukan, komunikasi verbal hanya memiliki porsi 35% , sisanya 65% adalah komunikasi nonverbal. Bahasa yang umum digunakan dalam komunikasi verbal itu memiliki lebih banyak keterbatasan dibandingkan dengan komunikasi nonverbal. Keterbatasan tersebut dipengaruhi oleh faktor integritas, faktor, budaya, faktor pengetahuan, faktor kepribadian, faktor biologis dan faktor pengalaman. Komunikasi verbal dan nonverbal itu saling melengkapi satu sama lain. Meskipun beda cara maupun bentuk tetap saja tujuan utama dari komunikasi verbal dan nonverbal itu sama yaitu bertujuan untuk menyampaikan pesan untuk mendapatkan respon, timbal balik maupun efek.

KOMUNIKASI DALAM LINGKUNGAN ORGANISASI BISNIS

PENGERTIAN BISNIS

     Bisnis adalah semua aktivitas yang bertujuan mencari laba dan perusahaan yang menghasilkan barang dan jasa yg dibutuhkan oleh sebuah sistem ekonomi.Bisnis adalah semua aktivitas orang perorangan atau perusahaan yang memproduksi dan atau mendistribusikan barang dan atau jasa. Mencoba memenuhi keinginan dan kebutuhan konsumen Mencari keuntungan.

KOMUNIKASI MENURUT RUANG LINGKUP

     Melalui komunikasi bisnis, perusahaan atau organisasi bertukar informasi dengan pihak-pihak internal, maupun eksternal. Komunikasi juga membawa dinamika dalam kegiatan perusahaan atau organisasi, serta membantu untuk mencapai tujuan.

Menurut ruang lingkup terjadinya komunikasi, dibedakan menjadi :

KOMUNIKASI INTERNAL

     Komunikasi internal merupakan komunikasi yang terjadi dalam lingkungan kantor atau organisasi. Komunikasi ini bisa terjadi antara karyawan dengan karyawan, karyawan dengan atasan, dan atasan dengan atasan. Komunikasi ini terjadi karena terdapat sebuah struktur dalam organisasi. Tujuannya untuk meningkatkan kinerja SDM dalam organisasi. Biasanya terjadi proses pertukaran informasi diantara batang-batang struktur organisasi. Kualitas komunikasi ditentukan dari frekuensi dan intensitasnya. Akan selalu ada konflik dan atau hal yang dianggap tidak sesuai dalam sebuah organisasi.

     Diketahui bahwa komunikasi internal merupakan penyampaian informasi dari seseorang kepada orang lain. Komunikasi akan berhasil dengan baik apabila timbul saling pengertian. Komunikasi yang baik dimaksudkan jalinan pengertian antara pihak yang satu ke pihak yang lain, sehingga apa yang dikomunikasikan dapat dimengerti , dipikirkan dan dilaksanakan. Tanpa adanya komunikasi yang baik pekerjaan akan menjadi simpang siur dan kacau balau sehingga tujuan organisasi kemungkinan besar tidak akan tercapai. Jadi dengan komunikasi maka seseorang akan menerima berita dan informasi sesuai dengan apa yang ada dalam pikiran atau perasaan sehingga orang lain dapat mengerti.

Menurut Effendy (2009:122) “komunikasi internal ditunjang oleh dua komunikasi yaitu komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal”. Untuk lebih jelasnya akan diuraikan sebagai berikut:

a. Komunikasi Vertikal

Komunikasi vertikal yakni komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication), adalah komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik (two-way traffic communication). Dalam komunikasi vertikal, pimpinan memberikan instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi, dan lain-lain kepada bawahannya. Bawahan memberikan laporan-laporan, saran-saran, pengaduan-pengaduan, dan lain-lain kepada pimpinan. Atasan dan bawahan berkomunikasi sesuai dengan keinginan mereka (perilaku komunikasi yang diantisipasi), misalnya menanyakan pertanyaan yang relevan, mendiskusikan maksud sesorang secara terbuka, jujur, merupakan perilaku komunikatif yang diharapkan oleh atasan atau bawahan, dari dirinya sendiri atau dari orang lain. Komunikasi dua arah secara timbal balik tersebut dalam organisasi penting sekali karena jika hanya satu arah saja dari pimpinan kepada bawahan, laporan, tanggapan, atau saran para karyawan sehingga suatu keputusan atau kebijaksanaan dapat diambil dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

b. Komunikasi horizontal atau lateral

Komunikasi horizontal yaitu komunikasi antara sesama seperti dari karyawan kepada karyawan, manajer kepada manajer. Berbeda dengan komunikasi vertikal yang sifatnya lebih formal, komunikasi horizontal seringkali berlangsung tidak formal. Mereka berkomunikasi satu sama lain bukan pada waktu sedang bekerja, melainkan pada saat istirahat, sedang rekreasi, atau pada waktu pulang kerja. Dalam situasi komunikasi seperti ini, desas-desus cepat sekali menyebar dan menjalar, dan yang didesas-desuskan sering kali mengenai hal-hal yang menyangkut pekerjaan atau tindakan pimpinan yang merugikan mereka.

KOMUNIKASI EKSTERNAL

     Komunikasi eksternal atau external communication adalah strategi yang di lakukan perusahaan untuk menjaga hubungan dengan organisasi atau perusahaan lain serta menarik perhatian publik. Tujuan dilakukan strategi ini adalah untuk meraih keuntungan bagi perusahaan, kendati demikian, komunikasi eksternal berbeda dengan strategi pemasaran pada umumnya. Strategi ini lebih berfokus untuk menyampaikan value atau nilai dari suatu prodak kepada orang di luar perusahaan, seperti investor, pemegang saham, klien, dan lain-lain,

Dapat di ambil kesimpulan bahwa komunikasi eksternal atau external communication adalah suatu strategi dari perusahaan untuk membangun citra yang baik.

KOMUNIKASI MENURUT KELANGSUNGANNYA

Menurut kelangsungannya terjadinya komunikasi, dibedakan menjadi

KOMUNIKASI LANGSUNG

A. Pengertian

    Komunikasi langsung merupakan proses komunikasi yang dilakukan secara langsung atau tatap muka. Seperti halnya ketika kita berbicara dengan orang lain tanpa adanya perantara atau media komunikasi sebagai penghantar pesan atau informasi. Itulah yang disebut sebagai komunikasi langsung.

Dengan kata lain, komunikasi langsung ini dilakukan langsung bertatap muka tanpa adanya alat bantuan komunikasi yang fungsinya sebagai media komunikasi.

B. Jenis-Jenis Komunikasi Langsung

Berikut ini adalah jenis dari komunikasi langsung :

· Komunikasi Langsung Persona dengan Persona

Komunikasi langsung persona dengan persona atau biasa disebut sebagai komunikasi langsung antar persona ini dilakukan antar dua orang yang sedang melakukan proses komunikasi. Seperti si A berbicara dengan si B, maka hal itu disebut sebagai komunikasi langsung antar persona.

· Komunikasi Langsung Persona dengan Kelompok

Komunikasi persona dengan kelompok ini merupakan komunikasi langsung yang dilakukan oleh seseorang kepada banyak orang. Hal ini dapat dilihat contohnya seperti seorang guru yang menerangkan pelajaran kepada beberapa siswanya atau seorang ketua yang sedang memimpin rapat.

· Komunikasi Langsung Kelompok dengan Persona

Komunikasi langsung kelompok dengan persona merupakan komunikasi secara langsung yang dilakukan oleh banyak orang kepada satu orang. Hal ini bisa kita lihat contohnya seperti para pengunjuk rasa yang menyampaikan aspirasinya dengan turun ke jalan dan menyampaikan ke satu orang seperti pejabat contohnya. Di mana para pengunjuk rasa sebagai komunikator, dan pejabatnya sebagai komunikannya.

· Komunikasi Langsung Kelompok dengan Kelompok

Komunikasi langsung kelompok dengan kelompok ini biasa disebut sebagai komunikasi langsung antar kelompok yang mana dilakukan oleh beberapa orang yang menyampaikan pesan atau informasi kepada beberapa orang atau kelompok lain. Hal ini bisa kita temukan pada suatu acara atau peristiwa debat. Di mana kelompok A menyampaikan tanggapannya kepada kelompok

KOMUNIKASI TIDAK LANGSUNG

A. PENGERTIAN

    Komunikasi tidak langsung merupakan proses dari suatu komunikasi yang dilakukan secara tidak langsung alias memerlukan bantuan alat komunikasi yang fungsinya sebagai media komunikasi. Komunikasi tidak langsung ini umumnya menggunakan media perantara sebagai penghantar pesan atau informasi agar sampai ke komunikan atau penerima pesan.

Dengan demikian, komunikasi tidak langsung ini tidak berlangsung begitu saja alias dengan tatap muka secara langsung, melainkan perlu adanya alat media komunikasi dalam berkomunikasi. Sehingga, komunikasi tidak langsung ini umumnya digunakan dalam berkomunikasi jarak jauh.

B. Jenis-Jenis Komunikasi Langsung

Berikut ini adalah jenis dari komunikasi langsung :

· Komunikasi Tidak Langsung Personal dengan Personal

Komunikasi tidak langsung persona dengan persona ini biasa disebut juga sebagai komunikasi tidak langsung antar persona, di mana komunikasi ini terjadi karena adanya bantuan dari alat perantara atau media komunikasi seperti telepon atau internet. Kita bisa melihat kehidupan sehari-hari sebagai contohnya yaitu si A yang sedang telepon dengan si B dengan jarak jauh.

· Komunikasi Tidak Langsung Persona dengan Kelompok

Komunikasi tidak langsung persona dengan kelompok ini merupakan komunikasi yang berlangsung dengan bantuan media komunikasi yang contohnya seperti seorang presiden yang disiarkan di televisi secara langsung yang mana pesan atau informasinya ditujukan ke publik atau masyarakat. Hal ini biasanya terjadi bukan dua arah, melainkan satu arah karena tidak mendapatkan tanggapan secara langsung.

· Komunikasi Tidak Langsung Kelompok dengan Persona

Komunikasi tidak langsung kelompok dengan persona merupakan komunikasi yang terjadi dari banyak orang sebagai komunikatornya dan seseorang sebagai komunikannya dan dengan menggunakan media komunikasi. Hal ini dapat kita lihat sebagai contohnya adalah beberapa penyiar yang sedang berkomunikasi dengan pemirsa seperti di televisi maupun di radio.

· Komunikasi Tidak Langsung Kelompok dengan Kelompok

Komunikasi tidak langsung antar kelompok atau kelompok dengan kelompok ini merupakan komunikasi yang berlangsung dengan alat bantuan media komunikasi untuk menyampaikan pesan dan informasinya kepada komunikan. Hal ini dapat kita lihat contohnya seperti kelompok A yang sedang berkomunikasi dengan kelompok B dengan menggunakan bantuan internet atau media sosial.

KOMUNIKASI FORMAL

PENGERTIAN

Komunikasi Formal

Komunikasi formal merupakan suatu komunikasi yang bersifat resmi dan dilakukan di dalam lembaga formal melalui arahan perintah atau sifatnya instruktif , berdasarkan struktur organisasi oleh pelaku yang berkomunikasi sebagai petugas organisasi dengan status masing – masing yang tujuannya menyampaikan pesan yang terkait dengan kepentingan perusahaan. Komunikasi formal ini merupakan komunikasi yang memanfaatkan saluran-saluran formal dalam perusahaan. Pola komunikasi formal dalam perusahaan harus berjalan sesuai dengan strukturnya sehingga harus dijalankan dengan baik dan sesuai.

CIRI-CIRI KOMUNIKASI FORMAL

· Arus komunikasi yang terjadi lebih banyak dilakukan dengan komunikasi ke bawah, yang artinya bawahan atau karyawan lebih banyak melakukan komunikasi dari pada dengan atasan (pimpinan).

· Tujuan komunikasi ini berkaitan dengan kepentingan dinas

· Cara menyampaian pesan lebih banyak tertulis maupun dalam rapat resmi.

KOMUNIKASI NON FORMAL

PENGERTIAN

Komunikasi Non Formal

Komunikasi non formal merupakan komunikasi yang dilakukan secara tidak resmi sehingga dalam penanganannya juga secara tidak resmi dan tidak terikat dengan saluran birokrasi. Komunikasi non formal ini tidak direncanakan atau tidak ditentukan yang bertujuan memelihara hubungan sosial dengan kelompok informal. Penyebaran informasi ini bersifat pribadi sehingga sebaiknya tidak dilakukan apabila informasi yang disampaikan belum jelas dan tidak akurat misalnya seperti isu, gosip, atau rumor. Sehingga carilah informasi yang dapat dipercaya dan selalu gunakan akal sehat untuk bertindak berdasarkan pikiran yang positif. Informasi dalam komunikasi non formal timbul melalui kerumunan dimana individu menerima informasi dan diteruskan kepada individu lainnya sehingga tersebar di berbagai kalangan yang luas.

CIRI-CIRI KOMUNIKASI NON FORMAL

· Kemunculan komunikasi non formal diakibatkan karena komunikasi formal mengalami hambatan

· Komunikasi non formal dapat dipilih apabila suatu penyampaian pesan tidak memungkinkan untuk disampaikan secara formal.

· Komunikasi non formal banyak dilakukan melalui komunikasi lisan

· Penyebaran informasi yang bersifat pribadi mengakibatkan sulit untuk dikendalikan

· Komunikasi non formal terkadang menjadi pilihan untuk menentang kekakuan birokrasi dalam perusahaan.

KOMUNIKASI KE BAWAH

     Komunikasi ke bawah (downward communication) adalah penyampaian informasi dari atasan ke bawahan sesuai dengan struktural di organisasi. Penggunaan komunikasi ini sangat efektif untuk penyampaian instruksi, pengarahan, pengontrolan kepada anak buah. Komunikasi dapat tertulis maupun lisan yang dapat disesuaikan dengan konteks serta kontennya. Komunikasi ke bawah harus Anda perbanyak porsinya terutama pada karyawan Anda yang baru bergabung.

KOMUNIKASI KE ATAS

Komunikasi ke atas (upward communication) adalah penyampaian informasi dari bawahan ke atasan. Biasanya hal ini terjadi saat karyawan kita ingin menyampaian usulan, ide, keluhan, pengaduan, laporan. Apa yang disampaikan oleh anak buah kita ini bisa jadi sebuah informasi yang penting guna pengambilan kita sebagai atasan. Namun kita tetap perlu mencermati dan memvalidasinya kembali, tentunya pencatatan data bisa menjadi bahan pembandingnya. Arah komunikasi demikian harus tetap hidup guna perputaran informasi khususnya bagi Anda para atasan yang tidak terjun langsung ke ranah operasional.

KOMUNIKASI HORIZONTAL

Komunikasi horisontal (horizontal communication) adalah komunikasi yang melibatkan antar individu atau kelompok pada level yang sama. Contoh arah komunikasi ini adalah diskusi antar staff akuntan, diskusi antar manajer, diskusi direktur dengan kolega. Konteks dari komunikasi ini bersifat koordinasi sehingga satu dengan yang lain saling memberikan informasi.

MERENCANAKAN PESAN-PESAN BISNIS

PERENCANAAN PESAN

Dalam tahap ini, ditentukan hal – hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :

1. Penentuan Tujuan

    Tujuan penulisan pesan komunikasi perlu diperhatikan pada saat seseorang merencanakan pesan bisnis. Faktor yang perlu diperhatikan adalah menjaga itikad baik audiens dan menciptakan kesan positif tentang pihak pengirim pesan tanpa mengesampingkan tujuan tertentu yang hendak dicapai.

Tujuan umum seyiap pesan bisnis adalah menyampaikan informasi, menganjurkan, dan menjalin kerjasama dengan audiens. Disamping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain :

· Keputusan untuk meneruskan pesan

· Keputusan untuk menanggapi audiens

· Keputusan untuk memusatkan isi pesan

· Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan

Sedangkan tujuan komunikasi bisnis meliputi :

· Memberi informasi (informing) yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.

· Memberi persuasi (persuading) kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Terutama dilakukan pada saat melakukan negosiasi bisnis.

· Melakukan kolaborasi (collaboring) atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis seseorang dengan mudah dapat melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

2. Analisa Audiens

    Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Menyangkut siapa mereka, bagaimana pemahaman mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin, minat mereka, dan apa yang ingin mereka ketahui. Untuk menjawab semua itu perlu adanya teknik atau metode dalam menganalisis audiens tersebut, hal itu dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai beikut :

Mengembangkan profil audiens dengan cara :

· Menentukan ukuran dan komposisi audiens

Audiens dalam jumlah besar akan menunjukkan perilaku yang berbeda dengan audiens yang jumlahnya sedikit, diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Untuk audiens yang berjumlah kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana untuk dipresentasikan. Sebaliknya, untuk audiens dalam jumlah yang besar, materi sebaiknya dibuatkan makalah atau laporan dengan gaya atau format penulisan yang formal.

· Menentukan siapa audiensnya

Bila audiens yang dituju lebih dari satu orang, perlu diidentifikasikan yang paling dominan yang paling dominan diantara mereka.

· Mengetahui bagaimana reaksi audiens

Setelah mengetahui audiens selanjutnya perlu diketahui reaksi yang mungkin dimunculkan dari audiens tersebut. Jika audiens yang terlibat merupakan orang yang kurang kritis, maka presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran, perlu dihindari melakukan diskusi karena akan kurang efektif.

· Mengetahui pemahaman audiens

Dalam penyampaian pesan-pesan, perlu diperhatikan hal-hal yang menyangkut diri audiens, seperti latar belakang audiens, pendidikan, usia serta pengalaman. Jika terjadi perbedaan yang terlalu jauh dengan komunikator maka perlu diputuskan seberapa besar audiens tersebut harus dididik

· Mengetahui bagaimana hubungan antara komunikator dengan audiens

Jika antara komunikator dan audiens belum saling mengenal, maka tugas seorang komunikator menyampaikan sesuatu atau pesan dengan penampilan yang meyakinkan. Hal ini bertujuan agar audiens termotivasi untuk mendengar dan menyimak pembicaraan, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.

Memuaskan kebutuhan akan informasi audiens, dengan tahapan sebagai berikut:

· Menemukan keinginan audiens

Untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi, maka komunikator harus dapat menemukan apa yang ingin diketahui oleh audiens dan segera memberikan informasi yang diminta.

· Memberikan informasi secara keseluruhan beserta tambahannya

Harus dapat diusahakan setiap informasi penting yang diminta oleh audiens tidak terlewatkan. Perlu dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum pesan disampaikan kepada audiens. Hal ini untuk mengantisipasi agar apa yang diminta audiens sesuai dengan yang diberikan oleh komunikator.

· Informasi yang diberikan harus akurat

Informasi yang disampaikan hendaklah informasi yang benar-benar akurat serta dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Jika terjadi kesalahan dalam penyampaian informasi, seorang komunikator perlu menyampaikan permohonan maaf serta serta segera memperbaikinya.

· Memilih ide-ide yang paling menarik bagi audiens

Berusaha untuk menemukan hal-hal penting yang bersifat menarik bagi audiens. Memberikan perhatian khusus pada hal tersebut agar audiens merasa terpuaskan dengan apa yang telah disampaikan. Memuaskan kebutuhan motivasional audiens

Berusaha untuk mengubah pola pikir serta perilaku audiens melalui pendekatan argumentasi yang rasional. Beberapa jenis pesan, harus dirancang agar memiliki tujuan, memotivasi audiens untuk mengubah perilaku mereka.

Penentuan Ide Pokok

· Metode identifikasi terhadap ide pokok :

Teknik Brainstorming dengan cara mencurahkan pendapat yang memberikan keleluasaan pikiran, untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternative dengan mempertimbangkan tujuan, audiens dan fakta yang ada. Teknik brainstorming yang sering digunakan antara lain storyteller’s tour, random list, conclusions finding recommendation (CFR) worksheet, journalistic approach, dan question and answer chain.

Pembatasan Cakupan

Secara umum, penyampaian informasi rutin kepada audiens yang telah dikenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Apabila kita menyampaikannya secara panjang lebar justru akan memakan waktu lebih lama, terutama jika audiens adalah orang yang tidak kita kenal. Ide pokok dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan dengan waktu yang tersedia, sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan, dan ide-ide pokok yang disampaikan mudah dimengerti dan diterima oleh audiens

3. Pemilihan Saluran dan Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu komunikasi lisan (oral) dan komunikasi tertulis (written). Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

· Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan (oral communication) adalah kemampuannya dalam memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini digunakan bila pesan yang disampaikan adalah sederhana, tidak diperlukan catatan yang permanen. Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan, antara dua orang atau lebih, pembicaraan melalui telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok, seminar, workshop, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya. Agar komunikasi lisan dapat berjalan dengan baik dan menarik, perlu adanya sarana pembantu yang dapat mendukungnya. Sarana pembantu tersebut biasanya berbentuk audio visual seperti film, video clip, LCD Projector, dan tampilan slide show.

· Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai bentuk seperti surat, memo, proposal, dan laporan. Salah satu kebaikan komunikasi ini adalah penulis memiliki kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Format tulisan diperlukan jika informasi yang disampaikan bersifat kompleks, dibutuhkan catatan permanen untuk referensi di masa yang akan datang. Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaan, emosional, dan biaya pengiriman serta harapan audiens.

MENGANALISA AUDIENS

Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.

A. Mengembangkan Profil Audiens

Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.

B. Mengenali penerima primer

Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

C. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens

Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.

D. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens

Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.

E. Memperkirakan reaki penerima

Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.

F. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens

Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :

1. Temukan apa yang ingin diketahui audiens

2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

3. Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens

4. Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat

5. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.

G. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens

Pesan yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.

MENENTUKAN IDE POKOK

          Setiap pesan bisnis mempunyai tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. Namun perlu diperhatikan bahwa antara ide pokok dan topik itu merupakan hal yang berbeda. Topik merupakan subyek yang lebih luas. Sedangkan ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut.

Cara yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok :

A. Brainstorming

Brainstorming adalah suatu cara menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok, mempertimbangkan tujuan, audience, dan fakta yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan:

1. Storyteller’s Tour

Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan – pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas, dan imlikasi bagi penerima. Dengarkan dengan teliti, dan berlatihlah, sehingga ide pokok dari pesan dapat ditemukan dengan mudah.

2. Random List

Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide – ide tersebut. Bagilah mereka ke dalam kelompok – kelompok, dan temukan poin yang penting dan yang tidak penting.

3. Conclusions, Findings, Recommendations (CPR) Worksheet

Jika subjek yang dibahas mencakup pemecahan maslah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan diberikan.

4. Journalistic Approach

Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap siapa, apa, kapan, di mana, dan bagaimana uang biasanya diajukan dalam pendekatan jurnalistik, akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.

5. Question and Answer Chain

Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audience

B. Petunjuk atasan

Penentuan ide pokok dapat dilakukan dengan meminta petunjuk dari atasan. Ini banyak terjadi pada perusahaan dengan sistem senioritas dan desentralisasi. Namun cara ini dapat menyita waktu manajer hanya untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan.

C. Kebiasaan

Cara yang ketiga dalam menentukan ide pokok adalah berdasar kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi situasi yang sama atau relatif sama, maka akan digunakan suatu ide pokok tertentu. Cara ini mempunyai keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya sama atau relatif sama saja.

SELEKSI SALURAN DAN MEDIA

          Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

· Saluran komunikasi lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).

· Saluran komunikasi tertulis

Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.

Komunikasi Lisan :

1. Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens..

2. Pesan anda relative sederhana dan mudah di mengerti .

3. Anda tidak memerlukan catatan permanan

4. Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis.

5. Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.

Komunikasi Tertulis :

1. Anda tidak memerlukan umpan balik segera.

2. Pesan anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati.

3. Anda memerlukan catatan permanen.

4. Anda ingin mencapai audiens yang luas.

5. Anda ingin mengurangi distorsi penyampaian pesan.

Media pada saluran lisan :

1. Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)

2. Telepon, voice mail

3. Radio, televisi, Computer

4. Pita audio dan video

5. Teleconference

6. Video conference

Media pada saluran tertulis :

1. Surat, memo, laporan, proposal

2. Elektronik mail / email

3. Telepon (sms)

4. Computer

5. Faks

6. Telegram

7. Pos biasa dan khusus

PENULISAN DAN PENYELESAIAN PESAN-PESAN BISNIS

ARTI PENTING PENGORGANISASIAN PESAN

      Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apayang dikehendaki.     

      Dengan  mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator. Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai berikut :

1. Subjek dan tujuan harus jelas.

2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.

3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.

4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama dalam hal-hal berikut ini :

1. Memahami pesan yang disampaikan

Dengan mengemukakan hal-hal penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan berurutan, dan memasukan semua informasi yang relevan dalam pesan, maka audiens akan lebih mudah dalam memahami maksud dan isi pesan.

2. Membantu audiens menerima pesan

Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiend dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut.

3. Menghemat waktu audiens

Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.

4. Mempermudah pekerjaan komunikator.

Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan menghemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang penting dalam dunia bisnis, dimana penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien.Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan menetahuo cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien dalam menyelesaikan pekerjaan.

HAL YANG MENYEBABKAN PESAN TIDAK TERORGANISIR

Berikut macam-macam hal yang menyebabkan pesan tidak terorganisir

1. Bertele-tele

Seringkali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan. Dengan kata lain, pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan

2. Memasukkan Bahan-bahan yang Tidak Relevan

Faktor berikutnya adalah adanya informasi yang tidak relevan, dan tidak penting, dalam pesan yang disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan, di samping membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas dan sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya informasi yang relevan dan penting saja yang disampaikan kepada audiens.

3. Menyajikan Ide-ide Secara Tidak Logis

Penyebab selanjutnya adalah adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik bahasan yang disampaikan pada audiens. Hal ini menyebabkan ketidak lancaran komunikasi, karena audiens akan sulit memahami poin-poin penting yang disampaikan.

4. Informasi Penting Kadangkala Tidak Tercakup Dalam Pembahasan

Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topik pembahasan. Karena asyik membahas hal-hal yang hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja, poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan yang lebih besar menjadi terabaikan.

Keempat masalah tersebut sering terjadi dalam komunikasi bisnis. Oleh karena itu, hal-hal tersebut perlu memperoleh perhatian yang seksama bagi para komunikator.

PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK

     Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi maupun praktis bagi para audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu tantangan bagi komunikator. Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada 4 hal yang perlu diperhatikan, yaitu:

1. Subjek dan tujuan haruslah jelas.

2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.

3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.

4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator.

a. Membantu Audiens Memahami Suatu Pesan

Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens dengan mudah akan memahami maksud/ tujuan pesan.

b. Membantu Audiens Menerima Suatu Pesan

Pengorganisasian pesan-pesan yang baik di samping membantu audiens dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut. Misalnya, seorang konsumen yang mengadukan masalah pembelian suatu produk kepada manajer toko, namun memperoleh jawaban yang tidak menyenangkan atau mengecewakannya. Mungkin saja surat jawaban yang diberikan telah disusun logis sehingga dapat dipahami maksudnya, namun tidak dapat diterima oleh konsumen karena gaya bahasa yang digunakan terlalu menusuk pada sasaran (to thepoint).

c. Menghemat waktu

Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Mengapa demikian? Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang di sampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.

d. Mempermudah Pekerjaan Komunikator

Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang sangat penting dalam dunia bisnis, di mana penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien. Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan mengetahui cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien ia menyelesaikan pekerjaan.

PENGORGANISASIAN PESAN MELALUI OUTLINE

      Untuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara agar pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara :

1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah, tidak memiliki suatu muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada.

Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini karena dengan adanya outline akan sangat membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator.

Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, antara lain :

a. Memulai dengan Ide Pokok, akan sangat membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke dalam dua hal yaitu : keinginan terhadap audiens untuk melakukan dan memikirkannya, sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus melakukan dan memikirkannya.

b. Menyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna dalam mendukung ide-ide pokok.

c. Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang dibuat akan semakin baik.

2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Setelah mengelompokkan ide-ide, langlah selanjutnya adalah menentukan urutan-urutan terhadap ide-ide tersebut aga selaras dengan rencana organisasional, melalui dua pendekatan yaitu :

a. Pendekatan Langsung (direct approach), sering disebut juga dengan pendekatan deduktif , dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Biasanya reaksi dari audiens akan positif dan menyenangkan jika menggunakan pendekatan ini.

b. Pendekatan Tidak Langsung (indirect approach), atau sering disebut dengan pendekatan induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling awal, kemudian baru diikuti dengan ide pokok. Biasanya audiens akan merespon negatif dan tidak menyenangkan.

      Setelah menganalisa berbagai kemungkinan respon yang ada dari dalam diri audiens serta telah menemukan suatu pendekatan yang terbaik, maka tahap selanjutnya adalah menentukan jenih pesan yang akan dibuat atau disampaikan. Secara garis besar jenis pesan yang dapat di sampaikan meliputi permintaan langsung (direct request), pesan-pesan rutin, good news atau goodwill, pesan-pesan bad news dan pesan-pesan persuasif.

RENCANA-RENCANA ORGANISASIONAL

1. PERMINTAAN LANGSUNG (DIRECT REQUEST)

Jenis / tipe pesan yang paling umum digunakan adalah penyampaian langsung pada poin yang dituju.

Jenis atau tipe pesan bisnis yang paling sering digunakan adalah penyampaian yang langsung paha hal yang dituju. Pesan ini dapat berbebtuk surat dan memo. Contoh dari pesan permintaan langsung ini dat terlihat pada pembuatan surat pesanan, permintaan rutin, aduan atau klaim, permintaan kredit rutin

Isi dari sebuah surat Direct Request harus terdiri dari 3 bagian antara lain:

1. Bagian Awal

Bagian ini merupakan bagian pendahuluan atau pembukaan, yang berisi tentang alasan kita dalam mengajukan atau meminta sesuatu. Kalimat yang digunakan hendaknya haruslah jelas, singkat dan tidak bertele-tele, tujuannya adalah agar pihak atau orang yang membaca pemintaan kita menjadi lebih paham akan maksud yang tergan dung dalam surat permintaan tersebut.

2. Bagian Pertengahan

Bagian ini merupakan penjelasan rinci dari apa yang kita tulikan pada bagian pendahuluan, berisi hal-hal yang bersifat rincian dari maksud permintaan. Teknis penyusunan kalimat dan kata-kata dapat menggunakan serangkaian pertanyaan terutama jika permintaan menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks. Dapat berisi tentang pertanyaan mengenai teknis, dimensi serta kegunaan sesuatu yang kita minta. Jika permintaan lebih dari satu jenis, sebaiknya kita membuat daftar dan memberi nomor secara berurutan.

3. Bagian akhir

Bagian ini merupakan bagian penutup yang sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktu, dan ekspresi terhadap apresiasi maupun pemberian goodwill. Untuk mempermudah pembaca, sebaiknya perlu mencantumkan beberapa informasi penting seperi nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat dihubungi.

2. PERMINTAAN INFORMASI RUTIN

Pesan-pesan badnews: berisi berita buruk (badnews seperti penolakan suatu lamaran, penolakan kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat , audience pada umumnya akan kecewa. Pesan-pesan persuasi : untuk melakukan tindakan tertentu seperti penagihan pinjaman , penjualan produk, pendekatan yang digunakan adaah persuasi

Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam kebanyakan organisasi, memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke ratusan bahkan ribuan karyawan, konsumen, klien dan para pemegang saham.

Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan.

Oleh karena itu, ketika menulis suatu surat permintaan rutin, anda harus menjaga maksud/ tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan anda. Anda harus bertanya pada diri sendiri apa yang anda inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang anda sampaikan.Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam setiap organisasi, memo dan surat-surat dikirim ke ratusan bahkan ke ribuan karyawan , konsumen, klien dan sebagainya. Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi organisasi yang bersangkutan. Pedoman dalam menulis surat ini bahwa harus dijaga maksud dan tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan kita. Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan, yaitu : apa yang diketahui, mengapa hal tersebut perlu diketahui, mengapa hal ini dapat membantu.

Dalam kaitannya dengan direct request, maka permintaan rutin dapat berasal dari dalam maupun luar organisasi bisnis.

1. .Permintaan dari dalam organisasi

Meskipun suatu permintaan dapat saja dilakukan secara lisan, namun beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti memo. Memo dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan membantu audiens mengetahui secara tepat apa yang diinginkan.

Pengiriman memo dapat dilakukan antara karyawan dengan karyawan, pimpinan dengan karyawan, pimpinan dengan supervisor dan sebagainya..

2. Permintaan dari luar organisasi

Sebagai seorang pelaku bisni prifesional perlu adanya komunikasi dengan para pelanggan, pemasok, dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis. Selain itu, banyak surat-surat yang harus dikirim ke luar organisasi untuk memperoleh informasi penting, seperti informasi produk baru, katalog buku terbaru, keinginan untuk menjalin kerjasama bisnis, keinginan untuk berlangganan. Disamping itu , dapat juga memberikan respon terhadap ilkan yang dipasang di suatu surat kabar. Dalam hal ini perlu diperhatikan tiga hal, yaitu : dimana kita membaca iklan tersebut, jelaskan apa yang kita maksud, cantumkan alamat yang jelas dan lengkap untuk balasan surat.

3. PENULISAN PERMINTAAN RUTIN DAN PESAN POSITIF

    Menulis pesan-pesan baik yang berupa surat-surat untuk kalangan intern maupun ekstern perusahaan dan memo merupakan hal yang rutin. Penyampaian pesan-pesan rutin, good news dan good will dapat dilakukan dengan pendekatan langsung (direct approach).

Pendekatan langsung (direct approach) memiliki beberapa keunggulan yaitu:

1. Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali

2. membaca suatu pesan

3. Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan

4. Menghemat waktu bagi audiens karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu memperoleh perhatian secara seksama.

Sedangkan kelemahannya adalah faktor kebiasaan dimana orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya dan kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung langsung ke pokok bahasan, hal ini terkait dengan pola pendidikan yang telah diajarkan sebelumnya.

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis (komunikasi) yang positif, bak melalui lisan atau tulisan, maka bentuk-bentuk pesan yang disampaikan akan mengikuti suatu formula yang sederhana, yaitu mulai dengan ide-ide pokok yang jelas. Diusahakan dalam bagian awal, penulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas.

Pada bagian pertengahan, sampaikan penjelasan secara rinci. Bagian ini adalah bagian penjelasan rinci dan porsi terbanyak dibanding dengan bagian awal dan akhir.

Pada bagian akhir pesan-pesan positif, umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang baik atau pernyataan yang ramah dan harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh audiens.

4. PERMINTAAN TIDAK LANGSUNG DAN PERSUASIF

MENULISKAN PESAN GOODWILL DAN GOOD NEWS

    Meskipun hubungan dalam bisnis sebagian besar diwarnai dengan pertimbangan manfaat dan biaya, namun ada saatnya perusahaan menjalin hubungan personal dengan relasi bisnisnya.

Perusahaan dapat meningkatkan hubungannya dengan konsumen dan relasi bisnis lain dengan mengirimkan pesan yang bersifat kekeluargaan.

Pesan-pesan yang bersifat kekeluargaan tsb mempunyai pengaruh positif thd bisnis.

Beberapa bentuk goodwill yang sering dibuat oleh perusahaan adalah ucapan selamat (congratulations), messages of appreciation, condolences dan greetings.

Ucapan selamat (congratulations)

Bagaimana menyusunnya : pertama-tama ide pokok diletakkan pada bagian awal pesan. Setelah itu diikuti dengan rincian atau informasi tambahan yang mendukung ucapan selamat. Selanjutnya diakhiri dengan penutup. Usahakan meyakinkan dan menggambarkan penerima memang layak mendapatkan itu

Penghargaan (Messages of Appreciation)

Dapat diberikan pada individu yang tepat yang memang seharusnya medapat penghargaan. Atau pada relasi bisnis, karena jasanya terhadap perusahaan

· UCAPAN (Condolences)

Ucapan duka cita menunjukkan perhatian terhadap perusahaan atau individu. Bencana atau musibah dapat berupa perush yang mengalami bencana spt kebakaran, kemalingan, kerugian lain. Penyusunan ucapan duka cita dimulai dengan pernyataan atau kalimat yang menunjukkan rasa simpati.

· Ucapan salam (greetings)

· Ucapan salam biasanya diberikan kepada orang-orang yang ada dalam perusahaan ataupun pada relasi spt pemasok, konsumen. Tujuan ucapan salam adalah menunjukkan hubungan yang ramah atau hangat diantara mereka

KUALIFIKASI BENTUK GOODNEWS DALAM KOMUNIKASI BISNIS

1. Good News tentang pekerjaan

Umumnya surat yang menginformasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan (good news) menggunakan pendekatan langsung. Contoh good news berkaitan dengan masalah pekerjaan, antara lain penerimaan kerja, kenaikan pangkat/ jabatan/ posisi, memperoleh bonus kerja, tunjangan hari raya, kenaikan gaji dan pengakuan/ penghargaan prestasi kerja.

2. Good News Tentang Produk

Good News yang berkaitan dengan produk antara lain, pembicaraan diskon harga produk, sistem beli 3 produk dapat tambahan 1 produk gratis (buy 3 get 1 free), pemberian kupon diskon harga produk, membeli produk dalam jumlah tertentu akan memperoleh hadiah tertentu (seperti kalender tahun baru, produk aksesoris atau produk pelengkap).

3. Pesan-Pesan Goodwill

Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Sebagai pelaku bisnis, seseorang dapat juga mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesan secara bersahabat atau catatan-catatan singkat yang tak diharapkan, yang secara tidak langsung berkaitan dengan tujuan bisnis tertentu.

 .

PENULISAN PESAN PERSUASIF

      Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaiakan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju.

Meskipun kebanyakan pesan-pesan bisnis adalah rutin, namun dalam beberapa situasi tertentu diperlukan pesan yang didesain untuk memotivasi atau memberi persuasi kepada orang lain. Penyampaian pesan ini tidak hanya digunakan untuk kepentingan internal organisasi namun dapat pula digunakan untuk kepentingan eksternal organisasi seperti permintaan atau informasi yang bersifat menyenangkan, atau kegiatan untuk mendapatkan dana dan kerjasama.

      Pesan-pesan persuasif bertujuan untuk mempengaruhi audiens yang cenderung mempertahankan ide atau gagasannya. Pesan-pesan persuasif umumnya lebih lama, lebih rinci, dan tergantung pada perencanaan strategis yang cukup ketat.

Adapun langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menuliskan pesan-pesan persuasif antara lain :

1. Analisis Audiens

Penyampaian pesan-pesan persuasif yang terbaik adalah dengan cara menhubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens. Untuk mengakomodasi perbedaan individual, maka perlu menganalisis audiens dan kemudian menyusun suatu pesan yang dapat menjadi daya tarik bagi kebutuhan mereka. Cara yang paling mudah dalam menilai kebutuhan audiens adalah dengan berpedoman pada teori kebutuhan dari Maslow yang menyatakan bahwasanya manusia memiliki lima kebutuhan yang sifatnya berjenjang..

2. Mempertimbangkan Perbedaan Budaya

3. Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan membantu dalam memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu bagaimana mereka akan memberikan penghormatan. Memberikan persuasi untuk budaya yang berbeda akan berbeda cara memberikan persuasinya.

4. Memilih Pendekatan Organisasional

Agar penyampaian pesan persuasif dapat tempat sasaran dan sesuai dengan apa yang dikehendaki maka perlu diperhatikan cara penyampaiannya kepada audiens, apakah menggunakan pendekatan langsung atau tidak langsung.

Persuasi yang efektif mencakup empat komponen penting, yaitu :

1. Menetapkan kredibilitas

Bagi seorang komunikator tingkat kredibilitas ditentukan oleh sejaumana tingkat kepercayaan dan reabilitas dirinya. Kredibilitas adalah kapabilitas untuk dapat dipercaya oleh orang lain. Cara yang digunakan untuk menumbuhkan kredibilitas seseorang adalah dengan fakta, berupa dokumen, statistik, jaminan, dan hasil riset yang menjadi bukti objektif yang mendukung kredibilitas seseorang.

Cara lain yang dapat dilakukan guna menambah kredibilitas seseorang adalah menjadi seorang pakar atau ahli dalam bidang tertentu, antusias terhadap materi yang disampaikan, objektif dalam penilaian sesuatu, sikap hormat dapat membantu memfokuskan kebutuhan audiens, kejujuran dapat menumbuhkan penghargaan audiens, intensitas yang baik akan membantu minat audiens, dan pengalaman latar belakang baik sikap, kepercayaan sebelumnya dapat membantu mengidentifikasi audiens.

2. Membuat kerangka argumentasi audiens

Kerangka argumentasi dapat dibuat berdasarkan rencana organisasional AIDA (Attention, Interest, Desire dan Action).

a. Attention (Perhatian), meyakinkan audiens dibagian permulaan bahwa ada sesuatu yang akan disampaikan. Memperkenalkan suatu masalah atau ide yang membuat audiens mau mendengar pesan-pesan yang akan disampaikan.

b. Interest (Minat), menjelaskan relavansi pesan-pesan yang disampaikan dengan audiens. Mengembangkan pernyataan yang telah disampaikan pada fase pertama secara rinci. Menghubungkan pesan-pesan yang akan disampaikan dengan manfaat secara spesifik yang dapat dinikmati oleh audiens.

c. Desire (Hasrat), mengubah keinginan audiens dengan menjelaskan bagaimana perubahan yang dilakukan dapat memberikan manfaat yang lebih baik bagi audiens, dan berusaha untuk mengimplementasikan ide atau gagasan.

d. Action (Tindakan), menyarankan tindakan spesifik yang diinginkan terhadap audiens. Perlu juga dipikirkan bagaimana audiens akan memperoleh manfaat dari tindakan yang dilakukan, serta menemukan cara agar tindakan tersebut mudah untuk dilakukan.

3. Memilih Daya Pemikat

Umumnya pesanpesan persuasif menggunakan daya pemikat dengan logika (logical appeals) dan daya pemikat emosional (emotional appeals) untuk melakukan persuasi audiens.

Kedua pendekatan ini akan memiliki keseimbangan apabila tergantung pada tindkan yang diharapkan, harapan para audiens, tingkat resistensi yang diatasi, kemampuan menjual ide atau gagasan tersebut.

a) Pemikat Emosional

Dalam melakukan persuasi audiens, dapat memanfaatan emosi yang dilandasi dengan suatu argumentasi atau dalam bentuk simpati kepada audiens sepanjang pemikat emosional bersifat kuat. Dapat menggunakan kata-kata yang sangat berpengaruh pada emosi seseorang seperti kebebasan, keberhasilan, nilai, penghargaan, kenyamanan, dan keamanan.

b) Pemikat Logika

Dalam berbagai hal, penggunaan pendekatan ini dapat dilakukan seperti membuat aduan (claim) dan memberikan dukungan atas aduan tersebut dengan memberikan alasan dan bukti-bukti yang ada. Adapun penggunaan pendekatan ini didasari atas berbagai alasan diantaranya

· Analogi, adalah menggunakan suatu alasan dari bukti-bukti spesifik menuju bukti-bukti fisik pula.

· Induksi, adlah memberikan berbagai alasan dari bukti-bukti spesifik menuju kesimpulan umum.

· Deduksi, Pemberian alasan dari yang bersifat umum untuk kesimpulan yang khusus.

c) Pertimbangan Etika

Persuasif dapat digunakan untuk mempengaruhi audiens dengan memberikan informasi dan menambah pemahaman mereka dalam berbagai hal. Hal yang paling penting dalam pendekatan ini adalah menunjukkan perhatian yang jujur kepada audiens dengan memenuhi kebutuhan mereka.

PENULISAN BAD NEWS

          Apabila perusahaan ingin memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan, mengkomunikasikan permasalahan tentang pesanan atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra perusahaan secara negatif, maka perlu memperhatikan tiga hal, yaitu penyampaian bad news, penerimaan pesan tersebut dan menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens.

      Ada dua hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan, berkaitan dengan pesan yang tak menyenangkan ini :

1. Menciptakan Audience – Centerred Tone

Menyangkut nada atau intinasi dalam penyampaian bad news mampu memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis yang didukung dengan tiga tujuan yang khusus, yaitu :

2. Membantu audiens mengerti akan bad news yang merupakan suatu keputusan yang tegas

3. Membantu audiens mengerti keputusan yang diambil adalah adil.

4. Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan.

5. Memilih Pendekatan Organisasional

Dalam menyampaikan suatu pesan yang sifatnya bad news, dapat dilakukan dengan dua pendekatan, yaitu perencanaan tak langsung (indirect plan) dan perencanaan langsung (direct plan).

a. Pendekatan tidak langsung (indirect plan), merupakan pendekatan yang digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens. Dalam pendekatan ini terdapat empat bagian penting yaitu

· Pembuka, yang menempatkan audiens pada situasi yang netral serta penyataan yang tanpa beban bagi audiens.

· Alasan, dengan mengemukakan alasan mengapa suatu keputusan harus diambil, sebelum menyampaikan yang sebenarnya, penyampaian alasan yang efektif akan sangat membantu audiens menyadari bahwa keputusan yang diambil adalah fair atau logis.

· Bad news, merupakan hal yang mungkin “menyakitkan” bagi audiens yang endengarnya, namun demikian bagian ini merupakan bagian utama yang merupakan keputusan yang diambil dari suatu kondisi.

· Penutup, setelah pesan yang kurang menyenangkan disampaikan, maka tahap selanjutnya adalah memberikan kata-kata penutup yang bersifat positif, hangat, bersahabat, dan lebih menyenangkan. Dapat juga diusulkan suatu cara pemecahan dari masalah yang dihadapi oleh audiens.

b. Perencanaan Langsung

Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisir melalui perencanaan langsung akan diawali dengan suatu pernyataan bad news, selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat. Pendekatan ini memiliki kelebihan bahwa audiens hanya memerlukan waktu yang relatif singkat untuk sampai pada ide pokok yaitu bad news.Pendekatan ini dapat diterapakan apabila :

· Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke inti yang dituju.

· Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan

· Pesan disampaikan secara empati.

          Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu Anda mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide; kemudian Anda menetapkan urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati.

1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dipecahkan. Jika materinya memang lemah, tidak memiliki suatu gaya yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada. Cepat atau lambat, audiens akan menyimpulkan bahwa Anda benar-benar tidak mempunyai sesuatu yang bernilai sedikit pun. Apakah Anda menelepon, membuat 3 paragraf surat, atau menulis laporan 200 halaman, Anda akan mulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks, maka semakin penting tahap pertarna ini.

Apabila Anda menyusun pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian? Hal ini karena dengan adanya outline akan membantu Anda memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Di samping itu, outline juga akan menuntun Anda untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan efektif Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu Anda mengekspresikan transisi antara ide-ide, sehingga audiens akan mengerti dan memahami pola pernikiran Anda.

Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan:

a. Mulailah dengan Ide Pokok

Ide pokok akan membantu Anda dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal, yaitu: (1) apa yang Anda inginkan terhadap audiens untuk melakukannya atau memikirkannya; (2) alasan yang mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.

b. Nyatakan Poin-poin pendukungyang Penting

Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, maka tahap kedua adalah menyusun poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut.

c. Ilustrasi dengan Bukti-bukti

Tahap ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan illustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang Anda buat akan menjadi semakin baik.

2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Setelah Anda mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide Anda, Anda siap untuk memutuskan bagaimana urut-urutannya. Untuk dapat menentukan urutannya, ada dua pendekatan penting, yaitu:

a) Pendekatan Langsung

Pendekatan langsung (direct approach) sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif (deductive approach), di mana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.

b) Pendekatan Tak Langsung

Pendekatan tak langsung (indirect approach) sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif (inductive approach), di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya. Gunakan pendekatan ini, bila reaksi audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan.

Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan-pesan singkat (memo dan surat) maupun pesan-pesan formal atau panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk memilih di antara kedua alternatif tersebut, Anda harus menganalisis bagaimana reaksi audiens terhadap maksud/tujuan dan pesan-pesan yang Anda sampaikan.

          Setelah Anda menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, maka Anda dapat memilih rencana organisasional yang paling cocok sebagai berikut :

a. Direct Request

    Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada poin yang dituju. Direct request (permintaan langsung) dapat berbentuk surat maupun memo. Misalnya, Anda tertarik terhadap suatu produk baru dan Anda ingin sekali mengetahui berbagai hal tentang produk tersebut seperd karakteristik, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka Anda dapat membuat surat permintaan langsung. Permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang dituju.

Organisasi Direct Request mencakup :

1. Pembukaan

Aturan umum untuk bagian pertama dari suatu direct request adalah menulis yang tidak hanya sekadar dipahami, tetapi juga untuk menghindari kesalahpahaman. Oleh sebab itu, pada kalimat permulaan Kita harus menyatakan permintaan secara lebih khusus yang memungkinkan pembaca dengan mudah memahami maksud isi surat tersebut.

2. Penjelasan Rinci

Untuk menjadikan penjelasan terhadap hasil perkembangan kata-kata pembuka lebih lancar, kita perlu membuat kalimat pertama untuk bagian pertengahan surat yang kita buat dengan berorientasi pada pemberian manfaat bagi pembaca. Pendekatan lain yang mungkin dapat diterapkan untuk bagian pertengahan adalah membuat serangkaian pertanyaan terutama jika permintaan kita menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks.

3. Penutup

Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya, dan ekspresi terhadap apresiasi ataupun pemberian goodwill. Dan untuk mempermudah pembaca, cantumkan beberapa informasi penting seperti nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat dihubungi.

b. Pesan-Pesan Rutin, Good News, atau Goodwill

    Jika Anda memberikan informasi rutin sebagai bagian dari bisnis tetap Anda, para audiens kemungkinan akan menjadi netral. Jika Anda mengumumkan penurunan harga, menerima suatu undangan, atau ucapan selamat dari teman sejawat, para audiens akan senang mendengarnya. Jadi, pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.

Surat permintaan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam organisasi, memo, dan surat surat seperti itu dikirim ke ratusan bahkan ribuan karyawan, konsumen, klien, dan para pemegang saham. Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan.

Dalam kaitannya dengan direct request, maka permintaan dapat berasal dari dalam maupun dari luar organisasi bisnis.

1. Permintaan di Dalam Organisasi

Meskipun suatu permintaan dapat saja dilakukan secara lisan, namun beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti memo.

2. Permintaan ke Luar Organisasi

Sebagai seorang pelaku bisnis tentunya perlu berkomunikasi dengan para pelanggan, pemasok, dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis. Selain itu, banyak surat-surat yang harus dikirim ke luar organisasi (perusahaan) untuk memperoleh berbagai informasi penting, seperti informasi produk baru, katalog, tabloid atau majalah dan lain lain.

c. Pesan-pesan Bad News

Jika Anda mengumumkan penolakan suatu. lamaran, menolak kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat, maka audiens Anda umumnya akan kecewa atau tidak senang mendengarnya. Oleh karena itu, pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung. Jika Anda mempunyai berita yang kurang menyenangkan (bad news) cobalah untuk menempatkannya pada bagian. pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.

Ada tiga hal yang perlu mendapat perhatian dalam penyampaian bad news kepada pelanggan atau calon pelanggan.

a) Tetap bekerja sebaik mungkin menuju kepada terwujudnya suatu penjualan ulang (resale)

b) Tetap menjaga instruksi atau informasi tambahan sejelas mungkin

c) Tetap optimis, percaya diri

Memperkuat kepercayaan pelanggan dengan memberikan pelayanan dan produk yang baik merupakan salah satu cara yang efektif untuk menumbuhkan penjualan ulang bagi para pelanggan.

1. Bad news tentang Pesanan

Paling tidak ada dua jenis bad news yang bisa disampaikan kepada pelanggan kita, yaitu :

a. Kita hanya dapat memenuhi sebagian produk yang dipesan atau

b. Kita sama sekali tidak dapat memenuhi semua produk pesanan tersebu.

2. Penolakan Surat Aduan dan Keluhan

Secara umum, untuk menjawab penolakan surat aduan, kita dapat menggunakan pendekatan organisasional perencanaan tak langsung, di mana kita menyatakan penolakan tersebut pada bagian pertengahan surat.

d. Pesan-pesan Bad News

Bila audiens benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang Anda sampaikan, maka pesan-pesan persuasif (persuasive messages) dapat digunakan dan pendekatannya adalah dengan cara tak langsung. Untuk melakukan penagihan pinjaman dan penjualan produk, pendekatan yang digunakan adalah persuasi. Anda perlu membuka pikiran audiens Anda dengan melakukan persuasi, sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.

Kebanyakan pesan-pesan singkat dapat menggunakan salah satu dari keempat dasar rencana organisasional. Tetapi, untuk pesan-pesan yang lebih panjang, seperti pembuatan laporan dan presentasi, perlu pola yang lebih kompleks untuk menangani semakin banyaknya informasi. Pola-pola tersebut dapat dibedakan ke dalam dua kategori, yaitu informasional dan analitikal.

PENULISAN PERMINTAAN RUTIN DAN PESAN-PESAN POSITIF

A. STRATEGI PENULISAN PERMINTAAN RUTIN DAN PESAN-PESAN POSITIF

    Kebanyakan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill diminati oleh pembaca karena pesan tersebut berisi informasi yang diperlakukan untuk melakukan kegiatan bisnis setiap hari.

Strategi penulisan untuk penulisan rutin dan pesan positif adalah dengan pendekatan langsung. Pendekatan langsung memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan sebagai berikut.

Keunggulan :

a) Meningkatkan pemahaman secara komprehensif ketika pertama kali membaca suatu pesan.

b) Menekankan pada hasil suatu analisi yang telah kita lakukan

c) Menghemat waktu bagi audiens karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut.

Kelemahan :

a. Faktor kebiasaan di mana orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya.

b. Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung langsung ke pokok bahasan, hal ini terkait dengan pola pendidikan yang telah di ajarkan.

1. Strategi Permintaan Rutin

          Suatu permintaan adalah rutin, jika ia merupakan bagian hal yang normal atau biasa dalam kegiatan bisnis. Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok, yaitu kemukakan secara tegas apa yang kita inginkan. Selanjutnya ikuti penjelasan rinci tentang apa permintaan kita. Pada bagian akhir suatu permintaan rutin, kemukakan pernyataan yang ramah, apresiasi/penghargaan dan tindakan khusus yang kita inginkan.

2. Strategi Penulisan Pesan – pesan Positif

          Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis yang positif, baik melalui lisan atau tulisan, maka bentuk pesan yang disampaikan akan mengikuti suatu formula yang sederhana, yaitu mulai dengan ide-ide pokok yang jelas. Selanjutnya, pada bagian pertengahan, sampaikan secara rinci. Pada bagian akhir pesan positif, umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang baik atau pernyataan yang ramah dan pernyataan harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh audiens kita.

B. PESAN-PESAN GOOD NEWS DAN GOODWILL

Para pelaku bisnis telah banyak melakukan upaya-upaya untuk mengembangkan dan menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan, klien, karyawan/pegawai, dan masyarakat pada umumnya.

1. Good News tentang pekerjaan

Mendapatkan pelamar kerja yang cocok dan memilih orang-orang yang tepat untuk pengisian lowongan kerja merupakan tugas cukup berat. Umumnya surat yang menginformasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan menggunakan pendekatan langsung.

2. Good News tentang produk

Untuk menjaga para pelanggannya, perusahaan dapat mengembangkan strategi bisnisnya dengan penetapan harga produk yang kompetetif, menghasilkan produk yang berkualitas, pemilihan metode promosi yang tepat dan pemilihan saluran distribusi yang tepat.

Good news yang berkaitan dengan produk antara lain : pemberian diskon harga produk, sistem beli dll.

3. Pesan-pesan Goodwill

Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Kita sebagai pelaku bisnis dapat juga mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok, dll dengan penyampaian pesan-pesan secara bersahabat atau catatan catatan singkat yang tak diharapkan, yang secara tidak langsung berkaitan dengan tujuan bisnis tertentu.

Pesan-pesan bisnis dapat disampaikan melalui pemberian ucapan selamat kepada orang lain, seperti kenaikan pangkat. Penyampaian ucapan selamat oleh pimpinan perusahaan kepada para pelanggan maupun pemasok merupakan hal yang baik untuk menjaga hubungan baik di antara mereka.

C. MENULIS JAWABAN POSITIF

Banyak memo dan surat-surat bisnis ditulis dalam hubungannya dengan memberikan tanggapan atas suatu pesan maupun adanya suatu permintaan.

1. Surat Konfirmasi Pesanan

Satu dari beberapa surat yang paling sederhana adalah surat konfirmasi yang biasa digunakan untuk menyatakan bahwa pesanan telah diterima. Dan surat konfirmasi pesanan tidak diperlukan, jika suatu produk sedang dikirimkan, jumlah pesanan relatif kecil, atau pelayanan akan diberikan dengan segera.

2. Menjawab Permintaan Informasi

Setiap permintaan adalah penting baik di dalam maupun di luar organisasi. Informasi mungkin tidak dapat diperoleh dengan segera dan keputusan untuk mengambil beberapa tindakan harus dilakukan oleh tingkatan yang lebih tinggi.

a. Menjawab Permintaan dengan Penjualan Potensial

Ketika menjawab permintaan yang mencakup penjualan potensial, kita mempunyai tiga tujuan utama, yaita (1) memberi tanggapan terhadap semua permintaan atau menjawab semua pertanyaan. (2) Mendorong penjualan yang akan datang, dan (3) berikan kesan yang baik terhadap pembaca.

b. Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan

Dalam menjawab permintaan tersebut kita mempunyai dua tujuan, yaitu: (1) Menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap, dan (2) berikan kesan yang menyenangkan terhadap perusahaan kita atau hubungan kerja.

D. SURAT REKOMENDASI DAN PEMBERITAHUAN

Bagi dunia bisnis, pemberian surat rekomendasi dilakukan oleh mereka yang memiliki posisi penting dalam perusahaan. Dalam surat rekomendasi umumnya menjelaskan berbagai hal yang berkaitan dengan masalah kemampuan, kedisiplinan, kemandirian, dan sikap positif lainnya yang dapat dipakai sebagai dukungan untuk melanjutkan kariernya.

Surat rekomendasi memiliki beberapa karakteristik, antara lain :

1. Nama lengkap pemohon (keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja)

2. Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon

3. Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatifnya sendiri.

4. Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon

5. Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari.

PENULISAN BAD NEWS

A. STRATEGI PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BAD NEWS

Jika ingin memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan, mengkomunikasikan masalah tentang pesanan atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra perusahaan secara negatif, maka perlu memperhatikan tiga hal, yaitu : penyampaian bad news, penerimaan pesan tersebut, dan menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens.

1. Menciptakan Auidience-Centered Tone

Bagaimana nada atau intonasi kita dalam menyampaikan bad news mampu memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis yang didukung dengan tiga tujuan secara spesifik :

a. Membantu audiens kita mengerti bahwa bad news menggambarkan suatu keputusan yang tegas.

b. Membantu audiens kita mengerti bahwa keputusan kita adalah adil.

c. Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan.

Menekankan apa tujuan audiens, cari dan temukan apa yang terbaik bagi audiens dan gunakan pernyataan yang positif daripada yang negatif.

2. Memilih Pendekatan Organisasional

Ada dua pendekatan organisasional yang dapat diterapkan dalam kaitannya dengan pesan yang kurang menyenangkan audiens kita, yaitu perencanaan tak langsung ( dalam pendekatan organisasional ini terdapat 4 bagian penting, yaitu: pembuka, alasan pendukung untuk keputusan-keputusan negatif, pernyataan bad news dan penutup positip, bersahabat) dan perencanaan langsung ( perencanaan ini dapat diterapkan jika : penerimaan pesan lebih menyukai pesan langsung ke poin yang dituju, pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan, dan pesan disampaikan secara empati.

B. KOMUNIKASIKAN INFORMASI DAN JAWABAN NEGATIF

1. Bad news tentang Produk

Bad news yang berkaitan dengan produk antara lain kenaikan harga produk, penarikan kembali produk, kadaluwarsa produk, cacat atau rusak.

Pada penyampaian bad news tentang produk bagi para pelanggan misalnya kenaikan harga produk, atau penarikan produk, lebih baik pendekatan yang digunakan adalah perencanaan tak langsung diawali dengan pernyataan yang bersifat netral dan didukung dengan alasan logis.

2. Penolakan Kerja Sama

Apabila seseorang meminta informasi atau partisipasi dalam suatu kegiatan tertentu, sementara itu kita tidak dapat memenuhi permintaannya, maka kita dapat menggunakan pendekatan perencanaan langsung atau tidak langsung.

Dalam dunia bisnis, menjalin kerjasama dengan pelaku bisnis lain merupakan hal yang seharusnya dilakukan untuk lebih memperkuat jaringan pemasaran suatu perusahaan. Namun, dalam praktiknya bisa saja terjadi suatu penolakan kerja sama bilamana bentuk kerja samanya merugikan pihak lain.

3. Penolakan Undangan

Bila kita harus mengatakan “tidak” atas suatu undangan teman bisnis, maka kita dapat menggunakan pendekatan organisasional perencanaan langsung dan perencanaan tak langsung. Pengguna kedua pendekatan organisasional tersebut sangat tergantung pada seberapa dekat hubungan kita dengan pihak lain.

CARA PENGORGANISASIAN PESAN

Pada umumnya proses penyusunan pesan bisnis terdiri dari 3 yaitu :

1. Perencanaan Pesan

Perencanaan merupakan tahap pertama yang perlu diperhatikan dalam penyampaian pesan bisnis. Pada fase perencanaan perlu memperhatikan beberapa hal penting mendasar dari suatu pesan yang ingin dikomunikasikan.

Tahap penyusanan bisnis dimulai dengan tahap perencanaan pesan yang meliputi tahap berikut ini:

A. Penentuan Tujuan

Dalam penyampaian pesan bisnis, setiap individu memiliki tujuan yang berbeda. Pesan bisnis sangat berperan dalam menciptakan citra perusahaan.

Oleh karena itu, tujuan yang disampaikan harus jelas, terukur serta tidak bertentangan dengan tujuan organisasi. Penentuan tujuan dilakukan untuk fokus terhadap isi, menanggapi audiene serta untuk menetapkan saluran dan media. Tujuan umum komunikasi bisnis adalah :

1. Memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain (informing)

2. Memberikan persuasi atau membujuk pihak lain yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam dunia bisnis (persuading)

3. Melakukan kerja sama atau kolaborasi antara seseorang dengan orang lain baik perusahaan domestik maupun perusahaan asing (colaborating)

B. Analisis Audiens

Setelah maksud dan tujuan disampaikan dengan baik, tahapan selanjutnya adalah melakukan analisis audiens atau pembaca yaitu tentang apa, siapa, kapan, dan bagaimana sebaiknya pesan – pesan bisnis tersebut disampaikan.

Pemahaman yang baik terhadap audiens akan mempermudah dan memperlancar pesan – pesan bisnis karena audiens memiliki pemahaman yang berbeda atas pesan yang mereka terima.

Berikut adalah hal – hal yang perlu anda perhatikan untuk melakukan analisis terhadap audiens:

1. Mengembangkan profil audiens

2.. Mengenali penerima primer

3.Menetapkan jumlah dan kompisis audiens

4.Mengukur tingkat pemahaman audiens

5.Memperkirakan reaksi penerima

6.Memenuhi kebutuhan informasi audiens

7.Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis audiens

C. Penentuan Ide Pokok

Setiap pesan bisnis akan bermuara pada pada satu ide pokok. Ide pokok merupakan sesuatu yang menjadi pokok bahasan utama dalam menyampaikan pesan bisnis.

Penentuan ide pokok memerlukan kreativitas dna pengalaman. Pendekatan yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok adalah sebagai berikut :

1.Brainstorming : penentuan ide pokok dengan cara membiarkan pikiran mencari berbagai kemungkinan ide pokok secara bebas sehingga ide yang diperoleh akan lebih bervariasi.

2.Petunjuk atasan : penentuan ide pokok dimana pelaksana cenderung meminta petunjuk pada atasan, pelaksanan organisasi menganut sistem senioritas.

3.Kebiasaan : penentuan sebuah ide pokok tertentu berasal dari situasi yang berulang sama dalam setiap kejadian dan berkembang dalam sebuah ide pokok.

D. Pemilihan Saluran dan Media

Pemilihan saluran dan media sebaiknya disesuaikan dengan sifat pesan, tingkat kerahasiaan, biaya pengiriman, formalitas, dan harapan penerima. Saluran komunikasi terdiri dari komunikasi lisan dan tertulis dan masing – masing memiliki beberapa jenis media.

• Saluran komunikasi lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak digunakan dalam bisnis komunikasi, diantaranya melalui wawancara, telepon, berbicara secara langsung, seminar dll.

Namun tidak semua pesan bisnis dapat disampaikan secara lisan. Pesan yang disampaikan secara lisan adalah pesan yang relatif sederhana, mudah dimengerti dan biasanya diperlukan tanggapan dari pesan tersebut. Namun terdapat kekuragan, yaitu pesan disampaikan secara spontan dan tidak terorganisir terlebih dahulu.

• Saluran komunikasi tertulis

Pesan tertulis dapat berbentuk tulis tagan ataupun dengan bantuan media elektrionik seperti telegram, e-mail, faks, dll. Saluran komunikasi tertulis digunakan jika tidak diperlukan umpan balik secara langsung, pesan terinci dan kompleks, memerluka perencanaan, memerlukan catatan permanen dna penerimaan dalam jumlah banyak.

2. Pengorganisasian Pesan

Tujuan pesan bisnis adalah pemahaman penerima. Oleh sebab itu, untuk mempercepat dan meningkatkan efisiensi penyusunan pesan perlu mengorganisasikan pesan dengan baik. Mengorganisasikan pesan dengan baik dapat dilakukan melalui langkah berikut :

• Pengelompokan ide dan disajikan secara logis (dibuat outlinenya)

• Subjek dan tujuan jelas

• Mencakup semua informasi yang penting

• Terdapat relevansi antara informasi dengan subjek dan tujuan

3. Revisi Pesan

Penyusunan pesan bisnis memerlukan proses yang hati – hati dan teliti, sehingga pesan yang telah selesai harus ditelaah ulang dan diperbaiki lagi untuk menjamin bahwa pesan bisnis tersebut tidak terdapat kekurangan, kelebihan atau kesalahan. Revisi pesan dapat dimulai dengan membaca secara cepat pada isi, organisasi dan format penulisannya. Lalu dilanjutkan dengan menulis ulang pesan agar kalimat pesan efektif. Jika dirasa sudah efektif, maka dapat diproduksi dan didesain agar lebih menarik.

Demikian proses penyusunan pesan bisnis dalam komuniskasi bisnis. Semoga bermanfaat bagi anda yang sedang berkecimpung dalam dunia bisnis sehingga tujuan anda tersampaikan pada rekan bisnis anda.

• REVISI PESAN-PESAN BISNIS

Revisi merupakan langkah terakhir dalam mengembangkan pesan-pesan bisnis secara efektif. Setiap pesan bisnis perlu di edit baik menyangkut masalah isi dan pengorganisasiannya, gaya penyampaiannya, maupun format penulisannya.

Pesan-Pesan bisnis mencakup:

1. Pesan-Pesan Bisnis Tertulis

Proses penulisan pesan-pesan bisnis dalam bentuk tertulis dimulai dari:

Mengedit isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan.

Untuk membantu memberikan gambaran yang lebih rinci tentang hal-hal apa saja yang perlu di perbaiki atau di sempurnakan, berikut ini terdapat beberapa pertanyaan penting yang perlu di perhatikan, antara lain:

· Apakah anda telah memasukan poin-poin dengan urutan yang logis?

· Apakah terdapat keseimbangan yang baik antara hal-hal yang bersifat umum dengan hal-hal yang khusus?

· Apakah ide yang paling penting telah memperoleh porsi pembahasan yang cukup?

· Apakah anda telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan pemeriksaan ulang (cross check) terhadap fakta-fakta yang ada?

· Apakah anda ingin menambahkan informasi yang baru?

Mengedit Mekanik / Teknis Penulisan

Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian, dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan – pesan bisnis yang mencakup antara lain:

· Susunan kalimat yang di gunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada , sehingga mudah di pahami dengan baik.

· Penggunaan kapitalisasi secara tepat ( perhatikan kata – kata yang harus di tulis dengan huruf kapital).

· Penulisan tanda baca secara benar ( perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma, tanda tanya , dan tanda seru).

· Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat di pahami dengan mudah.

· Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan – pesan bisnis yang telah disampaikan.

Mengedit Format dan Layout

Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalah mengedit format dan layout secara keseluruhan. Disamping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh di abaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, di tata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang di gunakan berkualitas baik, audiens Anda akan senang membacanya.

2. Pesan-Pesan Bisnis Lisan

Sebagaimana pesan-pesan bisnis yang di sampaikan secara tertulis, pesan-pesan bisnis yang disampaikan dalam bentuk lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan (editing) seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat di pahami audiens dengan baik.

Oleh karena itu, meskipun penyampaian pesan-pesan bisnis yang di lakukan secara lisan, tetap perlu di lakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain:

a. Substansi pesan

Langkah pertama dan utama dalam melakukan pengeditan (editing) pesan – pesan bisnis adalah mengedit substansi pesan yang akan di sampaikan pada audiens.

· Apakah substansi (inti) pesan yang ingin di sampaikan telah tercantum di dalamnya?

· Apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio, audiovisual) juga sudah tercantum di dalamnya?

b. Pengorganisasian Pesan

Pengorganisasian pesan – pesan bisnis yang akan di sampaikan secara lisan mencakup tiga poin penting yaitu;

· Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)

· Penyampaian substansi pesan ( misalnya, pengantar pesan di lanjutkan dengan substansi pesan).

· Penutup ( misalnya: kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).

c. Gaya Bahasa

Pada umumnya, penulisan pesan – pesan bisnis yang akan disampaikan secara lisan cenderung hanya bersifat outline atau garis besarnya saja, sedangkan penyajian secara lebih rinci (lengkap) dapat disampaikan pada saat melakukan presentasi.

Gaya bahasa yang di gunakan dalam penyajian pesan – pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak menonton. Disamping itu, melalui penyajian secara lisan penerimaan pesan akan lebih mudah memahami maksud dan tujuan suatu pesan yang ditunjukkan dengan penyampaian pesan – pesan secara langsung, pesan – pesan non verbal yang di dukung dengan tampilan kata, huruf, gambar, bagan, dan tabel, dalam format animasi yang dinamis.

Pemilihan Kata yang Tepat

Pemilihan kata adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang di sampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat di mengerti, anda harus dapat memilih kata-kata dengan sebaik-baiknya. Agar maksud komunikasi dapat tercapai, perlu beberapa hal berikut:

1. Pilihlah kata yang sudah familier/ dikenal

Dalam menyampaikan sesuatu harus menggunakan bahasa yang mudah, agar mudah di mengerti oleh audiens.

2. Pilihlah kata-kata yang singkat

Agar pesan-pesan bisnis lebih efisien, juga mudah dipahami audiens, tetapi harus tetap memperhatikan kaidah yang benar & baik.

3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Agar tidak terjadi salah tafsir akibat tidak tercapainya tujuan dari pesan-pesan tersebut.

Membuat Kalimat yang Efektif

Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat & baik.

1. Secara umum, ada tiga jenis kalimat yaitu:

2. Kalimat Sederhana

Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat.

Kalimat Majemuk

Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen.

Kalimat Kompleks

Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.

Cara Mengembangkan Paragraf

Ada 2 pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru di diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf:

a.Ilustrasi

Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.

Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)

Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.

Pembahasan Sebab-Akibat

Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.

Klasifikasi

Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.

Pembahasan Pemecahan Masalah

Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi

Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.

PENULISAN PESAN-PESAN RUTIN DAN POSITIF

PENGERTIAN PESAN RUTIN

          Pengertian Pesan Rutin Pesan rutin adalah pesan yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari yang berulang, perlu dilakukan atau dijawab secepatnya,  Pesan rutin sangat beragam dengan menggunakan pendekatan langsung  seperti; surat masuk, surat keluar, memo, yang berisi pesanan barang, keluhan, rekomendasi, permintaan informasi, kredit, penawaran. Pesan rutin umumnya pendek dan sederhana. Pesan rutin akan efektif apabila menerapkan strategi yang jelas. Seperti:

A. (Pembuka)

1. Nyatakan permintaan Anda secara sopan, tidak menuntut dan personal spesifik dan tepat.

2. Jelaskan dan berikan alasan pada permintaan Anda

B. (Isi).

1. Beri alasan bahwa permintaan anda penting.

2. Jelaskan setiap potensi manfaat bila merespon permintaan anda.

3. Perincilah permintaan yg kompleks ke dalam daftar permintaan. 4.Mintalah dilakukan tindakan spesifik

C. (Penutup)

1. Informasikan kontak yanng dapat dihubungi untuk memenuhi permintaan Anda.

2. Ekspresikan rasa terima kasih Anda

3. Nyatakan dengan jelas setiap tenggat waktu permintaan Anda. (Bovee & Thill, 2007)

KEUNGGULAN DAN KEKURANGAN PESAN RUTIN

Keunggulan:

• Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan.
• Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan.
• Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu pehatian seksama.

Kelemahan:

• Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya
• Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”, hal ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnaya.

BENTUK-BENTUK PESAN RUTIN

· Permintaan untuk pihak internal. Biasanya permintaan pihak internal dikomunikasikan secara lisan, namun dapat juga dalam bentuk tertulis. Bentuk permintaan rutin dalam bentuk tertulis yang paling umum dipakai oleh pihak internal adalah memo.

· Permintaan untuk pihak eksternal –Permintaan informasi ke pihak eksternal dapat berupa pesanan, klaim, permohonan kredit dan undangan. Apabila permintaan dilakukan sebagai tanggapan atas suatu iklan, maka perlu dicantumkan informasi mengenai dimana dan kapan iklan dibaca atau dilihat.

PENGERTIAN PESAN POSITIF

     Pesan positif adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan menyenangkan kepada pihak lain, yang meliputi goodnews dan goodwill Pengorganisasian permintaan pesan rutin dan positif menggunakan pendekatan langsung (deduktif ).

· Pesan kabar baik (good news), adalah surat yang Contoh : menginformasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan. good news tentang pekerjaan, Kenaikan gaji, Lamaran pekerjaan Contoh good dikabulkan, Promosi jabatan, Tunjangan hari raya (THR) news tentang Produk , Pemberian diskon , Layanan purna jual , Garansi ,Persetujuan kredit

· Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesa secara bersahabat yang secara tak langgusng berkaitan dengan tujuan bisnis.

KEUNGGULAN DAN KEKURANGAN PESAN POSITIF

Keunggulan:

§ Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan.

§ Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan.

§ Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu pehatian seksama.

Kelemahan:

§ Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya

§ Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”, hal ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnaya.

STRATEGI PENULISAN PESAN RUTIN DAN PESAN POSITIF

Strategi Penulisan Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Pesan-pesan Positif

Pemesanan produk baru kepada suatu perusahaan, pengiriman produk kepada pelanggan, pemberitahuan kebijakan bagi semua karyawan, pemberian penghargaan bagi karyawan yang loyal bagi perusahaan, atau pemberian ucapan selamat kepada karyawan/pegawai yang berprestasi baik, merupakan kegiatan-kegiatan rutin dalam dunia bisnis.

Kebanyakan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill diminati oleh pembaca karena pesan-pesan tersebut berisi informasi yang diperlukan untuk melakukan kegiatan bisnis setiap hari. Jika pesan-pesan itu tidak memerlukan suatu hal yang khusus, ditunjukan kepada audiens dengan perbedaan budaya minimal, atau audiens yang cenderung tertarik pada apa yang ingin disampaikan atau bersikap netral, gunakan pendekatan langsung (direct aaproach) atau deduktif (deductive approach) untuk mengorganisasi pesan-pesan bisnis.

1. Srategi Permintaan Pesan-Pesan rutin

Pada umumnya, permintaan pesan-pesan rutin merupakan hal yang normal atau lazim dalam kegiatan bisnis. Dengan menggunakan pendekatan langsung untuk permintaan pesan-pesan rutin, apa yang diminta pada bagian awal/permulaan dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis merupakan suatu hal yang perlu mendapat perhatian.

2. Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif

Ketika sedang merespons secara positif penyampaian pesan-pesan good news dan goodwill, seseorang dapat menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Hal itu dilakukan karena pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingin disampaikan.

a. Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan tambahan yang berkaitan dengan komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif:

b. Ide-ide pokok yang jelas

c. Penjelasan rinci

d. Penutup surat

PESAN-PESAN GOOD NEWS DAN GOODWILL

Pesan-pesan yang telah disampaikan kemungkinan akan berhasil jika pembaca memperoleh kesan-kesan yang menyenangkan, atau paling tidak mereka dapat menerima pesan-pesan yang disampaikan dengan baik.

1. Good will tentang pekerjaan

Bagaimana medapatkan pelamar kerja yang cocok dan memilih orang-orang yang tepat untuk pengisian lowongan kerja merupakan pekerjaan yang tidak mudah. Oleh karena itu, suatu organisaisi yang membutuhkan karyawan baru harus betul-betul melakukan proses seleksi dan rekrutmen secara tepat sesuai dengan yang dikehendaki.

2. Good news tentang produk

Untuk menjaga para pelanggannya, perusahaan dapat mengembangkan strategi bisnisnya dengan penetapan harga produk yang kompetitif, produk yang berkualitas, pemilihan metode promosi yang tepat, dan pemilihan saluran distribusi yang tepat pula.

3. Pesan-pesan Goodwill

Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesa secara bersahabat yang secara tak langgusng berkaitan dengan tujuan bisnis.

Menulis Jawaban Positif

Banyak memo dan surat-surat bisnis ditulis untuk memberikan tanggapan atas suatu pesan maupun adanya permintaan tertentu. Untuk memberikan jawaban atas berbagai permintaan informasi yang positif tersebut, dapat digunakan pendekatan langsung yang dimulai dengan pernyataan yang positif dan menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan hormat atau penghargaan pada orang lain.

1. Surat konfirmasi pesan

Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah membuat surat konfirmasi (confirmation letter), yang menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya telah diterima.

2. Menjawab permintaan informasi

Setiap permintaan itu penting, baik dari dalam maupun luar organisasi. Pendapat orang lain terhadap suatu organisasi bisnis, produk, maupun departemen, akan dipengaruhi oleh bagaimana kesigapan anda dalam menangani permintaan tersebut. Akan tetapi, memenuhi setiap permintaan pelanggan bukanlah pekerjaan yang mudah.

Menangani Permintaan Kredit Rutin

Suatu negara yang sedang berkembang seperti negara kita tidak dapat dilepaskan dari dana pinjaman alias kredit dari berbagai lembaga donor internasional, seperti IMF, World Bank, ADB, mapun Islamic Development Bank untuk melakukan pembangunan di berbagai bidang. Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yang diberikan oleh suatu lembaga keuangan bank maupun nonbank kepada nasabah untuk berbagai kepentingan.

1. Persetujuan Kredit

Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan good news kepada pihak lain. Pembuka surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang berkaitan dengan persetujuan pemberian kredit kepada nasabah tersebut.

2. Memberikan Referensi Kredit

Di negara-negara maju seperti Amerika Serikat, sebagian besar permohonan kredit diperiksa secara elektronik atau umumnya menggunakan program komputer secara online. Terminal komputer dihubungkan secara langsung ke beberapa kantor cabang yang mereka miliki.

Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan

Surat rekomendasi (reconedaion letters) bagi kalangan tertentu bukanlah hal yang baru, apalagi dalam dunia bisnis. Bagi dunia bisnis, pemberian surat rekomendasi dilakukan oleh mereka yang memiliki posisi penting suatu perusahaan.

Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa karakteristik, antara lain:

1.Nama lengkap (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja)

2.Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon

3.Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatif sendiri

4.Hakikat hubungan anatara penulis dan pemohon

5. Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari.

PENULISAN PESAN-PESAN NEGATIF

A. PENGERTIAN

Pengertian Pesan Negatif dan Pesan Persuasi Pesan negatif/buruk (bad news) adalah pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan bagi audiens. Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan.

B. TUJUAN DARI PESAN NEGATIF

Bovee dan Thill (2007:325) lima tujuan utama dari pesan-pesan negatif adalah untuk:

1. Menyampaikan berita buruk

2. Memastikan penerimaan tentang berita buruk tersebut

3. Mempertahankan niat baik (goodwill) dengan penerima atau pembaca pesan

4. Mempertahankan citra baik organisasi

5. Mengurangi atau menghilangkan kebutuhan korespondensi tentang hal tersebut diwaktu yang akan datang.

C. MENYELESAIKAN PESAN NEGATIF

1. Menulis Pesan Negatif

2. Gunakan bahasa yang sopan dan kata-kata yg tidak bias

3. Gunakan frase positif dalam pesan-pesan negatif.

4. Jelaskan kesalahan penerima dengan kalimat pasif.

5. Menyelesaikan Pesan Negatif

6. Revisi pesan anda untuk memastikan semuanya jelas, lengkap dan ringkas

7. Pilihkan desain dan tata letak yg bersih dan profesional.

8. Pastikan pesan negatif disampaikan tepat waktu.