Simon Tupamahu
Nama : Simon G Tupamahu
Nim : 202030136
Kelas : D
Knowledge Management System
Apa Itu Knowledge Management System?
Pengetahuan baru mengenai sebuah organisasi akan selalu ada dan berkembang. Agar pengetahuan tersebut terpelihara dan memberikan manfaat, maka diperlukan sistem yang bisa mengolahnya. Sistem tersebut dinamakan knowledge management system (KMS).
Sekilas Mengenai Knowledge Management System
Knowledge management system merupakan sistem yang dimiliki organisasi untuk mengidentifikasi, membuat, menjabarkan, dan membagikan pengetahuan untuk dipelajari kembali. Hal ini dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi dengan baik.
Harapannya, semua pihak di dalam organisasi bisa memahami pengetahuan mengenai operasi atau bisnis organisasi dengan baik. Dengan demikian, bisnis akan terus berjalan dan berkesinambungan.
Komponen Knowledge Management System
Terdapat tiga faktor utama dalam knowledge management, yaitu people, process, dan technology.
People
People merupakan orang-orang yang mempunyai pengetahuan, mengelola sistem tersebut, serta berkomitmen pada proses yang melibatkan pengetahuan untuk organisasi. Aktivitas berbagi membuat penyebaran pengetahuan bisa dibangun.
Process
Process memastikan implementasi dari knowledge management berjalan dengan semestinya dengan cara menyelaraskan prinsip, strategi, praktik, dan proses.
Technology
Technology adalah media knowledge management system yang memerlukan orang berkompeten untuk mengurusnya. Dalam proses implementasi diperlukan beragam alat untuk memfasilitasi komunikasi, konten manajemen, serta kolaborasi.
Hal tersebut bertujuan untuk mendukung knowledge capture, dissemination, sharing, dan application. Teknologi berperan sebagai peran pendukung yang mendorong people melakukan tugasnya.
Manfaat Knowledge Management System
Perusahaan perlu mempunyai pengetahuan yang mumpuni agar bisnisnya tetap berkembang dan tidak terlindas zaman. Selain itu, pengetahuan tersebut juga digunakan untuk menghadapi segala tantangan yang mungkin akan dihadapi. Manfaat spesifik dari knowledge management system adalah sebagai berikut.
Menghemat Biaya dan Waktu
Dengan sumber pengetahuan yang ada, perusahaan bisa dengan mudah menggunakannya untuk konteks lain. Dengan begitu, biaya dan waktu tidak akan keluar banyak.
Menambah Aset Pengetahuan
Karyawan bisa memanfaatkan sumber pengetahuan dengan mudah. Dampaknya yaitu pemanfaatan pengetahuan meningkat, kemudian kompetensi akan berkembang.
Perusahaan Lebih Mudah Beradaptasi
Jika lingkungan bisnis mengalami perubahan, maka perusahaan akan lebih siap menghadapinya dengan cara beradaptasi dengan baik. Hal tersebut karena perusahaan sudah memiliki ilmunya.
Meningkatkan Produktivitas
Pengetahuan bisa digunakan ulang dalam membuat produk yang sedang dikembangkan, sehingga akan terjadi peningkatan produktivitas.
Siklus KMS
Terdapat beberapa pendekatan dan versi siklus knowledge management berdasarkan penelitinya. Berikut ini siklus knowledge management dalam penelitian “Bridging Knowledge Management Life Cycle Theory and Practice” oleh Max Evans bersama Natasha Ali.
Identifikasi
Tahap identifikasi mencari aset pengetahuan, bisa dalam bentuk dokumen secara fisik maupun elektronik dalam sebuah organisasi. Untuk menemukan dasar utama pengetahuan, bukti implisit atau eksplisit dicari tahu lewat brainstorming dan analisis bersama.
Analisis dan asesmen aset dilakukan dengan cara yang berkualitas dan relevan berdasarkan aturan yang berlaku.
Pembuatan (Create)
Data serta informasi dalam aset pengetahuan di tahap sebelumnya diolah menjadi pengetahuan baru. Pembaruan pengetahuan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan yang kurang. Ada beberapa cara yang bisa dilakukan perusahaan untuk membuat pengetahuan baru.
Contohnya yaitu analisis alur kerja dan informasi, pemetaan proses, dan pembuatan prototipe. Pembuatan aset pengetahuan ini mengikuti panduan yang sama seperti analisis dan asesmen tahap identifikasi.
Penyimpanan (Store)
Jika sebuah pengetahuan dianggap berharga, maka akan disimpan dalam organisasi sebagai komponen yang aktif. Aset pengetahuan disimpan dengan terstruktur sehingga bisa diambil dan dibagi secara bertanggung jawab oleh pengurus organisasi.
Satu hal yang perlu diingat dalam tahap ini adalah pengetahuan tidak boleh bocor dan diketahui oleh kompetitor.
Pembagian (Share)
Dari tempat penyimpanan, aset pengetahuan dibagikan dan disosialisasikan. Proses ini harus diperhatikan agar semua karyawan dapat memahami pengetahuan dengan baik. Penting untuk menggunakan media yang tepat untuk menyalurkan pengetahuan.
Perusahaan yang sudah berpengalaman akan memiliki saluran komunikasi yang lebih efisien dan efektif. Hal tersebut dapat mempercepat waktu penyebarluasan pengetahuan. Tahap ini bisa dikatakan sebagai penghubung aliran pengetahuan dari hulu ke hilir.
Penggunaan (Use)
Pengetahuan yang sudah dibagi dapat digunakan untuk membuat keputusan, memecahkan masalah, mengembangkan pemikiran yang inovatif, dan meningkatkan efisiensi pekerjaan di sebuah organisasi. Di tahap ini mungkin diperlukan bantuan ahli agar penerapan ilmu bisa dilakukan dengan efisien.
Pembelajaran (Learn)
Aset pengetahuan juga bisa menjadi dasar membuat pengetahuan baru lainnya untuk menyempurnakan yang sudah ada. Penggunaan pengetahuan dalam rangka pemahaman kontekstual akan dianggap sebagai pengalaman berharga oleh karyawan.
Ada beberapa tindakan dalam tahap ini, yaitu menghubungkan, mengintegrasikan, menggabungkan, serta menginternalisasikan pengetahuan.
Jika sebuah aset pengetahuan bermanfaat, maka akan diteruskan ke tahap selanjutnya, yaitu peningkatan penyempurnaan. Namun, jika manfaat dari aset pengetahuan kurang lengkap, maka siklus diulang dari tahap awal.
Improvisasi (Improve)
Aset pengetahuan kembali disimpan atau bisa juga direferensikan. Hal tersebut dilakukan agar nilainya bermanfaat untuk masa mendatang. Peningkatan ini mencakup pengarsipan untuk tetap digunakan atau transfer untuk digunakan lebih lanjut.
Piramida Kognitif KMS
Piramida kognitif knowledge management system mengilustrasikan bagaimana informasi bisa diolah menjadi sebuah pengetahuan, kemudian dijadikan dasar untuk memutuskan sesuatu.
Data
Data merupakan elemen yang paling dasar karena sama sekali belum diproses. Elemen mentah ini belum bisa digunakan. Contohnya yaitu kata, angka, tabel, kode, dan basis data.
Informasi
Informasi adalah hasil dari data yang diproses, sehingga sudah memiliki makna. Contohnya yaitu ide, gagasan, konsep, dan pertanyaan.
Pengetahuan
Pengetahuan merupakan informasi yang dikumpulkan untuk diorganisir, kemudian dipahami. Contoh pengetahuan yaitu teori, fakta, dan kerangka kerja.
Kebijakan
Kebijakan yaitu penerapan pengetahuan yang digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.
Model KMS
Menurut Hirakata Takeuchi dan Ikujiro Nonaka, dua peneliti berkebangsaan Jepang, pengetahuan memiliki karakter yang dinamis serta bisa berubah bentuk dari explicit menjadi tacit, dan sebaliknya. Mereka membuat model penciptaan pengetahuan yang memudahkan organisasi untuk memprosesnya.
Model knowledge management system atau model dimensi milik mereka dinamakan Model Dimensi Pengetahuan SECI (Socialization, Externalization, Combination, Internalization).
Socialization
Socialization terbentuk akibat kegiatan berbagi pengetahuan yang dilakukan secara langsung. Hal ini menjadi transfer pengetahuan antara individu yang satu dengan yang lain secara tacit (dipahami, tetapi belum disadari).
Externalization
Externalization merupakan perubahan bentuk dari tacit ke explicit. Dengan ini, pengetahuan ini disebarluaskan lewat berbagai media dan saluran, sehingga lebih mudah dipahami oleh orang lain.
Combination
Combination merupakan kegiatan mengumpulkan pengetahuan explicit ke satu media agar lebih sistematis. Hal ini dilakukan melalui penambahan pengetahuan yang baru.
Internalization
Internalization adalah perubahan dari bentuk explicit ke bentuk tacit kembali. Contohnya yaitu proses belajar, lalu membentuk pengetahuan baru di dalam diri seseorang.
Setiap perusahaan memerlukan knowledge management system untuk menerapkan pengetahuan organisasi. Jika tidak menerapkan sistem tersebut, maka pengetahuan baru yang muncul tidak akan memberi perubahan baik bagi perusahaan. Pengelolaan pengetahuan juga dapat didukung dengan bantuan learning management system seperti Codemi Learning untuk mendukung transfer ilmu pengetahuan dengan baik.