Ucupcupcup

BAB I Dasar-dasar Komunikasi

Sejarah komunikasi

pada mulanya hanya merupakan upaya atau cara manusia menyampaikan ide, gagasan, kemauan, hasrat dan lain sebagainya, upaya tersebut hanya supaya manusia bisa saling berhubungan. Pada waktu itu, Komunikasi tidak dianggap sebagai sesuatu yang harus diberi perhatian, dikaji atau distrukturkan. Namun, pada abad ke-5 sebelum masehi, di Yunani berkembang suatu ilmu yang mengkaji proses pernyataan antar manusia yang diberi nama retorika yang berarti seni berpidato dan beragumentasi yang bersifat menggugah atau seni yang menggunakan bahasa secara lancar untuk memengaruhi dan mengajak. Retorika mendapat pembahasan khusus bahkan beberapa pemikir itu menempatkan retorika sebagai hal penting dalam masyarakat dan pemerintahan.

Pada perkembangan awal, batasan komunikasi yang dapat kita terapkan adalah percakapan atau penyampaian gagasan antar manusia secara lisan dan bertatap muka baik berupa pidato maupun diskusi, dengan tujuan mendidik, membangkitkan kepercayaan, dan menggerakkan perasaan orang lain.Komunikasi terus berkembang, tidak hanya menyampaikan gagasan melalui lisan.Pada zaman kekaisaran romawi, Julius Caesar membuat papan pengumuman yang dinamakan Acta Diurna. Penyampaian gagasan mengenai apa yang penting bagi masyarakat telah bertambah, dari sekadar lisan menjadi bentuk tulisan. Hal ini terus berkembang setelah ditemukannya kertas, penemuan mesin cetak, dan terbitnya surat kabar pertama . Setelah surat kabar peradaban manusia juga berkembang dan ditemukanlah radio, film, televisi, dan sejumlah media lain.

Definisi Komunikasi Menurut Para Ahli

Definisi komunikasi adalah penjabaran tentang arti istilah komunikasi berdasarkan pencetusnya. Artikel ini berisi daftar definisi komunikasi.

Menurut Onong Uchjana Effendy komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu, mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik secara lisan (langsung) ataupun tidak langsung (melalui media)

Analisis Pengertian Komunikasi Dan 5 (Lima) Unsur Komunikasi Menurut Harold Lasswell Sat, 10/11/2007 - 6:54pm — Rejals Analisis Definisi Komunikasi Menurut Harold Lasswell

Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses yang menjelaskan siapa? mengatakan apa? dengan saluran apa? kepada siapa? dengan akibat atau hasil apa? (who? says what? in which channel? to whom? with what effect?). (Lasswell 1960).

Analisis 5 unsur menurut Lasswell (1960):

1. Who? (siapa/sumber). Sumber/komunikator adalah pelaku utama/pihak yang mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi atau yang memulai suatu komunikasi,bisa seorang individu,kelompok,organisasi,maupun suatu negara sebagai komunikator.

2. Says What? (pesan). Apa yang akan disampaikan/dikomunikasikan kepada penerima(komunikan),dari sumber(komunikator)atau isi informasi.Merupakan seperangkat symbol verbal/non verbal yang mewakili perasaan,nilai,gagasan/maksud sumber tadi. Ada 3 komponen pesan yaitu makna,symbol untuk menyampaikan makna,dan bentuk/organisasi pesan.

3. In Which Channel? (saluran/media). Wahana/alat untuk menyampaikan pesan dari komunikator(sumber) kepada komunikan(penerima) baik secara langsung(tatap muka),maupun tidak langsung(melalui media cetak/elektronik dll).

4. To Whom? (untuk siapa/penerima). Orang/kelompok/organisasi/suatu negara yang menerima pesan dari sumber.Disebut tujuan(destination)/pendengar(listener)/khalayak(audience)/komunikan/penafsir/penyandi balik(decoder).

5. With What Effect? (dampak/efek). Dampak/efek yang terjadi pada komunikan(penerima) setelah menerima pesan dari sumber,seperti perubahan sikap,bertambahnya pengetahuan, dll.

Contoh: Komunikasi antara guru dengan muridnya. Guru sebagai komunikator harus memiliki pesan yang jelas yang akan disampaikan kepada murid atau komunikan.Setelah itu guru juga harus menentukan saluran untuk berkomunikasi baik secara langsung(tatap muka) atau tidak langsung(media).Setelah itu guru harus menyesuaikan topic/diri/tema yang sesuai dengan umur si komunikan,juga harus menentukan tujuan komunikasi/maksud dari pesan agar terjadi dampak/effect pada diri komunikan sesuai dengan yang diinginkan.

Kesimpulan: Komunikasi adalah pesan yang disampaikan kepada komunikan(penerima) dari komunikator(sumber) melalui saluran-saluran tertentu baik secara langsung/tidak langsung dengan maksud memberikan dampak/effect kepada komunikan sesuai dengan yang diingikan komunikator.Yang memenuhi 5 unsur who, says what, in which channel, to whom, with what effect.

Raymond Ross

Komunikasi adalah proses menyortir, memilih, dan pengiriman simbol-simbol sedemikian rupa agar membantu penerima pesan membangkitkan respons/ makna dari pemikiran yang serupa dengan yang dimaksudkan oleh komunikator.

Gerald R. Miller

Komunikasi terjadi saat satu sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan niat sadar untuk mempengaruhi perilaku mereka.

Everett M. Rogers

Komunikasi adalah proses suatu ide dialihkan dari satu sumber kepada satu atau banyak penerima dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka.

Carl I. Hovland

sebuah proses yang mungkin saja dilakukan oleh para pembawa informasi dengan niat atau tujuan bisa memberikan respon kepada orang lain selaku penerima informasi agar dapat mengubah perilaku dan tingkahnya

New Comb

Komunikasi adalah transmisi informasi yang terdiri dari rangsangan diskriminatif dari sumber kepada penerima.

Bernard Barelson & Garry A. Steiner

Komunikasi adalah proses transmisi informasi, gagasan, emosi, keterampilan dan sebagainya dengan menggunakan simbol-simbol, kata-kata, gambar, grafis, angka, dsb.

Colin Cherry

Komunikasi adalah proses dimana pihak-pihak saling menggunakan informasi dengan untuk mencapai tujuan bersama dan komunikasi merupakan kaitan hubungan yang ditimbulkan oleh penerus rangsangan dan pembangkitan balasannya.

Definisi komunikasi: Menurut Forsdale (1981) seorang ahli pendidikan terutama ilmu komunikasi: Dia menerangkan dalam sebuah kalimat bahwa “communication is the process by which a system is established, maintained and altered by means of shared signals that operate according to rules”. Komunikasi adalah suatu proses dimana suatu sistem dibentuk, dipelihara, dan diubah dengan tujuan bahwa sinyal-sinyal yang dikirimkan dan diterima dilakukan sesuai dengan aturan.

Analisis: Komunikasi adalah sebuah cara yang digunakan sehari-hari dalam menyampaikan pesan/rangsangan(stimulus) yang terbentuk melalui sebuah proses yang melibatkan dua orang atau lebih. Dimana satu sama lain memiliki peran dalam membuat pesan, mengubah isi dan makna, merespon pesan/rangsangan tersebut, serta memeliharanya di ruang publik. Dengan tujuan sang "receiver" (komunikan) dapat menerima sinyal-sinyal atau pesan yang dikirimkan oleh "source" (komunikator).

William J. Seller

William J.Seller mengatakan bahwa komunikasi adalah proses dimana simbol verbal dan nonverbal dikirimkan, diterima dan diberi arti.

Etika komunikasi

adalah gagasan moral yang mempengaruhi komunikasi. Secara umum, etika komunikasi berkaitan dengan moral good present dalam segala bentuk komunikasi manusia. Ini termasuk komunikasi antar orang, komunikasi di media massa, dan komunikasi digital. Komunikasi yang etis mencakup kejujuran dalam komunikasi, menjaga kerahasiaan informasi, dan tidak membahas hal yang bersifat pribadi ataupun urusan orang lain di depan umum atau di depan pihak ketiga.

Komunikasi bisnis

adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal.^{[butuh rujukan]}

Sebuah model komunikasi transaksional.

Komunikasi bisnis harus/ada melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara komunikasi yang lebih efektif – bersama para pekerja dan dengan dunia di luar. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan. Sebuah model komunikasi transaksional. Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal.^{[butuh rujukan]}

Komunikasi bisnis harus/ada melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara komunikasi yang lebih efektif – bersama para pekerja dan dengan dunia di luar. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.

Dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu:

• Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.^{[butuh rujukan]}
• Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan.^{[butuh rujukan]}
• Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.^{[butuh rujukan]}
• Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.^{[butuh rujukan]}
• Menggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.^{[butuh rujukan]}
• Pencapaian tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.^{[butuh rujukan]}

Proses komunikasi

Secara ringkas, proses berlangsungnya komunikasi bisa digambarkan seperti berikut.

1. Komunikator (sender) yang mempunyai maksud berkomunikasi dengan orang lain mengirimkan suatu pesan kepada orang yang dimaksud. Pesan yang disampaikan itu bisa berupa informasi dalam bentuk bahasa ataupun lewat simbol-simbol yang bisa dimengerti kedua pihak.^{[butuh rujukan]}
2. Pesan (message) itu disampaikan atau dibawa melalui suatu media atau saluran baik secara langsung maupun tidak langsung. Contohnya berbicara langsung melalui telepon, surat, e-mail, atau media lainnya.^{[butuh rujukan]}

media (channel) alat yang menjadi penyampai pesan dari komunikator ke komunikan.^{[butuh rujukan]}

1. Komunikan (receiver) menerima pesan yang disampaikan dan menerjemahkan isi pesan yang diterimanya ke dalam bahasa yang dimengerti oleh komunikan itu sendiri.^{[butuh rujukan]}
2. Komunikan (receiver) memberikan umpan balik (feedback) atau tanggapan atas pesan yang dikirimkan kepadanya, apakah dia mengerti atau memahami pesan yang dimaksud oleh si pengirim.^{[butuh rujukan]}

KOMPONEN KOMUNIKASI BISNIS

Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa berlangsung dengan baik.^{[butuh rujukan]} Menurut Laswell komponen-komponen komunikasi adalah:

• Pengirim atau komunikator (sender) adalah pihak yang mengirimkan pesan kepada pihak lain.
• Pesan (message) adalah isi atau maksud yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain.
• Saluran (channel) adalah media di mana pesan disampaikan kepada komunikan. dalam komunikasi antar-pribadi (tatap muka) saluran dapat berupa udara yang mengalirkan getaran nada/suara.
• Penerima atau komunikan (receiver) adalah pihak yang menerima pesan dari pihak lain
• Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya.
• Aturan yang disepakati para pelaku komunikasi tentang bagaimana komunikasi itu akan dijalankan ("Protokol")

Bentuk Dasar komunikasi bisnis

Komunikasi bisnis internal[sunting | sunting sumber]

Kegiatan bertukar pesan ini dilakukan oleh antar unsur perusahaan, meliputi:

• Komunikasi ke atas: berupa penyampaian informasi dari orang dengan posisi bawahan kepada atasan. Tentu berdasarkan hierarki organisasi perusahaan.
• Komunikasi ke bawah: berupa penyampaian pesan dari atasan kepada bawahannya dalam struktur perusahaan.
• Komunikasi lateral atau teknis: berupa penyampaian yang dilakukan antar departemen kerja atau teman kerja dalam satu departemen/divisi.

Komunikasi bisnis eksternal[sunting | sunting sumber]

Berbeda dengan yang pertama, komunikasi ini kaitannya dengan penyampaian pesan kepada orang-orang di luar lingkaran perusahaan, meliputi:

• Pelanggan
• Vendor
• Kompetitor
• Mitra perusahaan
• dan lainnya yang punya pengaruh bagi kelangsungan bisnis

MODEL MODEL KOMUNIKASI BISNIS

Dari berbagai model komunikasi yang sudah ada, di sini akan dibahas tiga model paling utama, serta akan dibicarakan pendekatan yang mendasarinya dan bagaimana komunikasi dikonseptualisasikan dalam perkembangannya.

Model komunikasi linear[sunting | sunting sumber]

Model komunikasi ini dikemukakan oleh Claude Shannon dan Warren Weaver pada tahun 1949 dalam buku The Mathematical of Communication. Mereka mendeskripsikan komunikasi sebagai proses linear karena tertarik pada teknologi radio dan telepon dan ingin mengembangkan suatu model yang dapat menjelaskan bagaimana informasi melewati berbagai saluran (channel).^{[butuh rujukan]} Hasilnya adalah konseptualisasi dari komunikasi linear (linear communication model). Pendekatan ini terdiri atas beberapa elemen kunci: sumber (source), pesan (message) dan penerima (receiver). Model linear berasumsi bahwa seseorang hanyalah pengirim atau penerima.^{[butuh rujukan]} Tentu saja hal ini merupakan pandangan yang sangat sempit terhadap partisipan-partisipan dalam proses komunikasi. Suatu konsep penting dalam model ini adalah gangguan (noise), yakni setiap rangsangan tambahan dan tidak dikehendaki yang dapat mengganggu kecermatan pesan yang disampaikan. Gangguan ini selalu ada dalam saluran bersama sebuah pesan yang diterima oleh penerima.

Model interaksional[sunting | sunting sumber]

Model interaksional dikembangkan oleh Wilbur Schramm pada tahun 1954 yang menekankan pada proses komunikasi dua arah di antara para komunikator. Dengan kata lain, komunikasi berlangsung dua arah: dari pengirim dan kepada penerima dan dari penerima kepada pengirim. Proses melingkar ini menunjukkan bahwa komunikasi selalu berlangsung. Para peserta komunikasi menurut model interaksional adalah orang-orang yang mengembangkan potensi manusiawinya melalui interaksi sosial, tepatnya melalui pengambilan peran orang lain. Patut dicatat bahwa model ini menempatkan sumber dan penerima mempunyai kedudukan yang sederajat. Satu elemen yang penting bagi model interkasional adalah umpan balik (feedback), atau tanggapan terhadap suatu pesan.

Model transaksional[sunting | sunting sumber]

Model komunikasi transaksional dikembangkan oleh Barnlund pada tahun 1970. Model ini menggarisbawahi pengiriman dan penerimaan pesan yang berlangsung secara terus-menerus dalam sebuah episode komunikasi.^{[butuh rujukan]} Komunikasi bersifat transaksional adalah proses kooperatif: pengirim dan penerima sama-sama bertanggungjawab terhadap dampak dan efektivitas komunikasi yang terjadi. Model transaksional berasumsi bahwa saat kita terus-menerus mengirimkan dan menerima pesan, kita berurusan baik dengan elemen verbal dan nonverbal. Dengan kata lain, peserta komunikasi (komunikator) melalukan proses negosiasi makna.

Unsur - Unsur Komunikasi Bisnis

Komunikasi pada dasarnya menjelaskan suatu proses tentang siapa?, mengatakan apa?, melalui apa?, kepada siapa?, akibat atau hasilnya apa?, ( who, says what, in which channel, to whom, what effect). (Lasswell 1960).

Maka dari itu analisis 5 unsur komunikasi menurut Lasswell (1960), yakni :

1. Who? (siapa/sumber). Sumber atau komunikator adalah pelaku utama/pihak yang mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi atau yang memulai sesuatu komunikasi, bisa seorang individu, kelompok, organisasi, maupun suatu Negara sebagai komunikator.

2. Says what? (pesan). Apa yang akan disampaikan atau dikomunikasikan kepada penerima (komunikasi), dari sumber (komunikator) atau isi informasi merupakan seperangkat symbol verbal/non verbal yang mewakili.

3. In which channel? ( saluran/media). Wahana atau alat untuk menyampaikan pesan dari komunikator (sumber) kepada komunikan (penerima) baik secara langsung maupun tidak langsung.

4. To whom? (untuk siapa/penerima). Orang/kelompok/organisasi/suatu Negara yang menerima pesan dari sumber. Disebut tujan/pendengar/khalayak/komunikan/penafsir/penyandi balik.

5. With what effect? (dampak/efek). Dampak atau efek yang terjadi pada komunikan (penerima) setelah menerima pesan dari sumber, seperti perubahan sikap, bertambahnya pengetahuan dll.

Media komunikasi

adalah suatu alat atau sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada khalayak. Media dominan dalam berkomunikasi adalah pancaindera manusia seperti telinga dan mata.Media juga merupakan jendela yang memungkinkan kita untuk dapat melihat lingkungan yang lebih jauh, sebagai penafsir yang membantu memahami pengalaman,Sebagai landasan penyampai informasi, Sebagai komunikasi interaktif yang meliputi opini audiens, Sebagai penanda pemberi intruksi atau petunjuk, Sebagai penyaring atau pembagi pengalaman dan fokus terhadap orang lain, cermin yang merefleksikan diri kita dan penghalang yang menutupi kebenaran. Media komunikasi juga dijelaskan sebagai sebuah sarana yang dipergunakan sebagai memproduksi, reproduksi, mengolah dan mendistribusikan untuk menyampaikan sebuah informasi. Media komunikasi sangat berperan penting bagi kehidupan masyarakat. Secara sederhana, sebuah media komunikasi adalah sebuah perantara dalam menyampaikan sebuah informasi dari komunikator kepada komunikan yang bertujuan agar efisien dalam menyebarkan informasi atau pesan. Komunikasi merupakan bentuk percakapan yang berlangsung atas dasar persamaan persepsi. Komunikasi dalam bahasa inggris communicationberasal dari kata latin communicatio dan berasal dari kata communis yang berarti sama.

Fungsi Media Komunikasi, Menurut Marshall Mc Luhan[sunting | sunting sumber]

Efektivitas

media komunikasi akan mempermudah kelancaran dalam penyampaian informasi. banyak

Efisiensi

media komunikasi akan mempercepat penyampaian dalam sebuah informasi.

Konkrit

media komunikasi akan membantu mempercepat isi pesan yang memiliki sifat abstrak.

Motivatif

media komunikasi akan lebih atraktif dan memeberikan sebuah informasi yang dapat dpertanggungjawabkan

Fungsi media Komunikasi, Menurut Burgon Dan Huffner

Efisiensi penyebaran informasi

penghematan dalam segi biaya, tenaga, pemikiran dan waktu.

Memperkuat eksistensi informasi

media komunikasi yang hi-tech dapat membuat informasi ataupun pesan lebih berkesan terhadap komunikan.

Menghibur

media komunikasi dapat menyenangkan dan lebih menarik bagi audiens.

Kontrol Sosial

media komunikasi sebagai pengawasan dalam sebuah kebijakan sosial

Jenis-Jenis Media Komunikasi,Berdasarkan Fungsi Media

Fungsi produksi

media komunikasi sangat berguna agar menghasilkan sebuah informasi.

Fungsi reproduksi

media komunikasi berguna untuk dapat meproduksi ulang dan mengggandakan sebuah informasi.

Fungsi penyampai informasi

media komunikasi berfungsi untuk dapat mengkomunikasikan dan menyebarluaskan pesan kepada komunikan sebagai sasaran informasi.

Karakteristik Media Komunikasi

Karateristik dalam media Intra Personal

pikiran merupakan umpan balik yang diterima oleh pribadi seseorang dan hanya memutar dalam diri sendiri,arus pesan yang disampaikan adalah persepsi yang memusat, efek yang dihasilkan dalam karakteristik intrapersonal adalah sikap dan prilaku.

Karateristrik Inter Personal

seluruh panca indera digunakan sebagai umpan balik dari sebuah informasi yang disampaikan, melalui kode tertulis, lisan, isyarat serta arus pesan dua arah dan mempunyai efek terhadap sikap yang tinggi dan rendah terhadap kognitif.

Karateristik Media Massa

bersifat melembaga, satu arah, meluas dan serempak serta menggunakan peralatan teknis atau mekanis dan bersifat terbuka.

Karateristik media publik

diterima oleh semua alat indera baik lisan maupun isyarat arus pesan yang disampaikan bisa satu atau dua rah banyak dan terbatas serta memiliki efek tinggi terhadap perilaku, akan tetapi rendah terhadap kognitif.

Bentuk Media Komunikasi

Media Cetak

segala jenis barang/media komunikasi yang dapat dilakukan melalui proses pencetakan dan dapat dipergunakan sebagai sarana penyampaian pesan atau informasi. Contoh: surat kabar, buku, brosur, majalan dan buletin.

Media visual atau media pandang

penerimaan pesan yang tersampaikan melalui panca indera dan dapat dilihat . Contoh: gambar dan Foto.

Media audio

penerimaan pesan yang tersampaikan dengan melalu indera pendengaran. Contoh: Radio dan Tape recorder.

Media Audio visual aid

media komunikasi yang dapat dilihat dan juga dapat didengar, untuk mendapatkan informasi secara bersamaan. Contoh: televisi.

Jangkauan Penyebaran Media Komunikasi

Media Komunikasi Eksternal

media komunikasi yang dapat dipergunakan untuk dapat menjalin sebuah hubungan dan menyampaikan sebuah informasi dengan pihak luar. Media komunikasi yang sering digunakan adalah:

1. Media cetak media komunikasi tercetak dan tertulis agar dapat menjangkau publik ekternal, seperti pemilik saham, konsumen, pelanggan dan mitra kerja.
2. Media elektronik

Radio adalah sebuah alat eletronik yang dihgunakan sebagai media komunikasi dan informasi. Radio dapat memberikan rangsangan terhadap pendengaran. Dengan radio seseorang bisa mendapatkan sebuah informasi dan berbagai peristiwa yang penting dan baru serta acara hiburan yang menyenangkan.pengertian radio menurut ensiklopedi indonesia adalah penyampaian pesan informasi dengan pemanfaatan gelombang elektromagnetik bebas yang memiliki frekuensi kurang dari 300 GHz (panjang gelombang lebih besar dari 1mm). Secara garis besar, radio mempunyai manfaat sebagai perjelas pesan dan informasi, mengatasi sebuah ruang dan waktu, daya indera dan juga tenaga.manfaat radio lainnya adalah menimbulkan gairah untuk belajar, informasi yang langsung didapatkan oleh komunikan menerima pesan atau decode. Dan memberikan rangsangan terhadap pengalaman yang dapat menimbulkan persepsi yang sama.

Televisi adalah sebuah alat penangkap siaran yang menghasilkan gambar atau visualisasi. Kata televisi berasal dari kata tele yang artinya jauh dan vision yang artinya jauh, dan dapat dijelaskan bahwa televisi adalah tampak atau dapat dilihat dari jarak jauh. Sejarah singkat televisi telah mengubah sifat, cara beroperasi dan hubungan antara komunikator dan komunikan. Ruang lingkup dan sifat industri penyiaran televisi di dominasi oleh organisasi dengan produksi,distribusi, dan pengambilan keputusan yang tersentralisasi. Jaringan ini berhubungan dengan para afiliasi dengan tujuan untuk menghantarkan penonton kepada pengiklan. Afiliasi lokal membawa program jaringan untuk dapat mengosongkan waktu sebagai penukar kegiatan untuk suatu program yang disebut kompensasi dan waktu spot lokal dapat denegosiasikan dengan afiliasi dari berbagai stasiun televisi.

Internet adalah jaringan komputer yang terhubung secara internasional dan tersebar di seluruh dunia. Internet adalah media komunikasi yang berbasis dengan teknologi informasi. Keunggulan media komunikasi internet adalah mudah,cepat,murah, dan dapat dijangkau sampai seluruh dunia. Internet adalah jaringan komputer yang terkoneksi secara global dan dapat berkomunikasi secara bebas dan dapat bertukar sebuah informasi. Pada internet semakin berkembang pada saat ini, seperti hal nya e-mail, seseorang bisa melakukan pertukaran informasi secara singkat dan lebih efisien serta mendapatkan respon yang cepat satu dengan lainnya.

Media Komunikasi Internal

Media komunikasi internal adalah sarana penyampaian informasi di antara publik internal yang bersifat non-komersial. Baik penerima ataupun pengirim informasi adalah orang dari publik internal. Media yang digunakan secara internal adalah:

Telephone digunakan sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan pesan secara langsung melalui suara antara komunikan dan komunikator serta hasil yang disampaikan dapat dirasakan secara langsung.

Surat merupakan media komunikasi internal dalam bentuk tertulis yang dilakukan oleh sender untuk memberikan informasi kepada receiver. Akan tetapi, respon yang didapati tidak secara langsung membutuhkan waktu serta biaya.

Papan Pengumuman penyampaian informasi secara internal melalui papan pengumuman hanya untuk memberikan sebuah informasi dari receiver kepada publik internal.

House journal (Majalah Bulanan) sebagai media cetak dan tertulis. Penyampaian informasi tidak dilakukan secara langsung. Akan tetapi, seorang reporter atau pencari berita membutuhkan waktu untuk mencari sebuah informasi yang benar dan akurat,serta dapat dipercaya.

Printed material (Media Komunikasi dan Publikasi berupa Bahan Cetakan)sebagai media komunikasi yang dicetak seperti pamflet dan brosur hanya memberikan informasi kepada publik.

Media pertemuan dan Pembicaraan media pertemuan seperti diskusi ataupun rapat menjadi media komunikasi,penyampaian pesan secara internal agar kalangan tersebut bisa menyamakan dalam satu persepsi.

BAB II Bentuk-bentuk Komunikasi Dalam Organisasi

Komunikasi Organisasi

merupakan bentuk pertukaran pesan antara unit-unit komunikasi yang berada dalam organisasi tertentu. Organisasi sendiri terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hirarkis antara yang satu dengan yang lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi organisasi melibatkan manusia sebagai subyek yang terlibat dalam proses menerima, menafsirkan, dan bertindak atas informasi.

Menurut Wiryanto, Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.

Komunikasi organisasi serupa dengan komunikasi internal. Pengertian dari komunikasi internal adalah pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan dapat berjalan.

Jenis-jenis Komunikasi Organisasi

Menurut Pace and Fules, terdapat beberapa jenis komunikasi terarah dalam komunikasi organisasi, sebagai berikut.

Komunikasi Atasan ke Bawahan (Downward communication)

Yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:

a)Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)

b)Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job rationale)

c)Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)

d)Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

Ada 4 metode dalam penyampaian informasi kepada para pegawai menurut Level (1972): Metode Penulisan, Metode Lisan, Metode Tulisan diikuti Lisan, dan Metode Lisan diikuti Tulisan.

Komunikasi Bawahan ke Atasan (Upward Communication)

Yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah sebagai penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan, penyampaian informasi mengenai persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan, penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan, penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah. Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit: 1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka 2. Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai 3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai 4. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai

Komunikasi Horisontal (Horizontal Communication)

Yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah untuk memperbaiki koordinasi tugas, upaya pemecahan masalah, saling berbagi informasi, upaya pemecahan konflik, dan upaya membina hubungan melalui kegiatan bersama.

Komunikasi Lintas Saluran (Interline Communication)

Yaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas-saluran.

Ada dua kondisi yang harus dipenuhi dalam menggunakan komunikasi lintas-saluran:

1. Setiap pegawai yang ingin berkomunikasi melintas saluran harus meminta izin terlebih dahulu dari atasannya langsung
2. Setiap pegawai yang terlibat dalam komunikasi lintas-saluran harus memberitahukan hasil komunikasinya kepada atasannya.

Gaya Komunikasi Organisasi

Enam gaya komunikasi menurut Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss

Gaya Komunikasi Mengendalikan

Gaya komunikasi mengendalikan (dalam bahasa Inggris: The Controlling Style) ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way communications.

Pihak - pihak yang memakai controlling style of communication ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka untuk berharap pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya.

Pesan-pesan yag berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha ‘menjual’ gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada usaha menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The controlling style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik. Namun demkian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif.

Gaya Komunikasi Dua Arah

Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi The Equalitarian Style dapat mengungkapkan gagasan ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan pengertian bersama. Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua arah (two-way communication).

Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta kemampuan membina hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja. The equalitarian style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindak berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.

Gaya Komunikasi Berstruktur

Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk memengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut.

Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio State University, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang mereka beri nama Struktur Inisiasi atau Initiating Structure. Stogdill dan Coons menjelaskan mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien adalah orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.

Gaya Komunikasi Dinamis

Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).

Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah mestimulasi atau merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi masalah yang kritis tersebut.

The Relinguishing Style

Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi perintah dan mengontrol orang lain.

Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesan atau sender sedang bekerja sama dengan orang-orang yang berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas semua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.

The Withdrawal Style

Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.

Dalam deskripsi yang konkret adalah ketika seseorang mengatakan: “Saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini”. Pernyataan ini bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu, gaya ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi organisasi. Berikut ini adalah tabel mengenai gaya komunikasi.

BAB III Perencanaan Pesan Bisnis

Perencanaan

adalah suatu proses. Proses perencanaan merupakan rangkaian urutan rasional di dalam penyusunan rencana. Proses mempunyai sifat-sifat sebagai berikut:

- Dapat disesuaikan dengan tujuan

-Dapat disesuaikan dengan keterbatasan yang ada

-Dapat dikembangkan sesuai dengan teknik dan kebutuhan tertentu

Proses perencanaan pada awalnya merupakan proses yang konvensional, yang disebut juga Classical Planning Process atau Geddesian Planning Process. Proses yang konvensional merupakan proses yang terbuka yang menghasilkan produk yang terbuka ( tanpa feedback ).

Dalam perencanaan, input merupakan data - data atau informasi, output merupakan produk perencanaan atau rencana, sedangkan proses atau analisis merupakan keterkaitan data atau informasi untuk menghasilkan produk rencana.

Perencanaan Pesan

Perencanaan merupakan tahap pertama yang perlu diperhatikan dalam penyampaian pesan bisnis. Pada fase perencanaan perlu memperhatikan beberapa hal penting mendasar dari suatu pesan yang ingin dikomunikasikan.

Tahap penyusanan bisnis dimulai dengan tahap perencanaan pesan yang meliputi tahap berikut ini:

 A. Penentuan Tujuan 

Dalam penyampaian pesan bisnis, setiap individu memiliki tujuan yang berbeda. Pesan bisnis sangat berperan dalam menciptakan citra perusahaan.

Oleh karena itu, tujuan yang disampaikan harus jelas, terukur serta tidak bertentangan dengan tujuan organisasi. Penentuan tujuan dilakukan untuk fokus terhadap isi, menanggapi audiene serta untuk menetapkan saluran dan media. Tujuan umum komunikasi bisnis adalah :

1. Memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain (informing)
2. Memberikan persuasi atau membujuk pihak lain yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam dunia bisnis (persuading)
3. Melakukan kerja sama atau kolaborasi antara seseorang dengan orang lain baik perusahaan domestik maupun perusahaan asing (colaborating)

 B. Analisis Audiens

Setelah maksud dan tujuan disampaikan dengan baik, tahapan selanjutnya adalah melakukan analisis audiens atau pembaca yaitu tentang apa, siapa, kapan, dan bagaimana sebaiknya pesan – pesan bisnis tersebut disampaikan.

Pemahaman yang baik terhadap audiens akan mempermudah dan memperlancar pesan – pesan bisnis karena audiens memiliki pemahaman yang berbeda atas pesan yang mereka terima.

Berikut adalah hal – hal yang perlu anda perhatikan untuk melakukan analisis terhadap audiens:

1. Mengembangkan profil audiens
2. Mengenali penerima primer
3. Menetapkan jumlah dan kompisis audiens
4. Mengukur tingkat pemahaman audiens
5. Memperkirakan reaksi penerima
6. Memenuhi kebutuhan informasi audiens
7. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis audiens

 C. Penentuan Ide Pokok

Setiap pesan bisnis akan bermuara pada pada satu ide pokok. Ide pokok merupakan sesuatu yang menjadi pokok bahasan utama dalam menyampaikan pesan bisnis.

Penentuan ide pokok memerlukan kreativitas dna pengalaman. Pendekatan yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok adalah sebagai berikut :

1. Brainstorming : penentuan ide pokok dengan cara membiarkan pikiran mencari berbagai kemungkinan ide pokok secara bebas sehingga ide yang diperoleh akan lebih bervariasi.
2. Petunjuk atasan : penentuan ide pokok dimana pelaksana cenderung meminta petunjuk pada atasan, pelaksanan organisasi menganut sistem senioritas.
3. Kebiasaan : penentuan sebuah ide pokok tertentu berasal dari situasi yang berulang sama dalam setiap kejadian dan berkembang dalam sebuah ide pokok.

 D. Pemilihan Saluran dan Media

Pemilihan saluran dan media sebaiknya disesuaikan dengan sifat pesan, tingkat kerahasiaan, biaya pengiriman, formalitas, dan harapan penerima. Saluran komunikasi terdiri dari komunikasi lisan dan tertulis dan masing – masing memiliki beberapa jenis media.

Baca juga : Jenis komunikasi bisnis secara umum

• Saluran komunikasi lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak digunakan dalam bisnis komunikasi, diantaranya melalui wawancara, telepon, berbicara secara langsung, seminar dll.

Namun tidak semua pesan bisnis dapat disampaikan secara lisan. Pesan yang disampaikan secara lisan adalah pesan yang relatif sederhana, mudah dimengerti dan biasanya diperlukan tanggapan dari pesan tersebut. Namun terdapat kekuragan, yaitu pesan disampaikan secara spontan dan tidak terorganisir terlebih dahulu.

• Saluran komunikasi tertulis

Pesan tertulis dapat berbentuk tulis tagan ataupun dengan bantuan media elektrionik seperti telegram, e-mail, faks, dll. Saluran komunikasi tertulis digunakan jika tidak diperlukan umpan balik secara langsung, pesan terinci dan kompleks, memerluka perencanaan, memerlukan catatan permanen dna penerimaan dalam jumlah banyak.

Pengorganisasian Pesan

Tujuan pesan bisnis adalah pemahaman penerima. Oleh sebab itu, untuk mempercepat dan meningkatkan efisiensi penyusunan pesan perlu mengorganisasikan pesan dengan baik. Mengorganisasikan pesan dengan baik dapat dilakukan melalui langkah berikut :

• Pengelompokan ide dan disajikan secara logis (dibuat outlinenya)
• Subjek dan tujuan jelas
• Mencakup semua informasi yang penting
• Terdapat relevansi antara informasi dengan subjek dan tujuan

Revisi Pesan

Penyusunan pesan bisnis memerlukan proses yang hati – hati dan teliti, sehingga pesan yang telah selesai harus ditelaah ulang dan diperbaiki lagi untuk menjamin bahwa pesan bisnis tersebut tidak terdapat kekurangan, kelebihan atau kesalahan. Revisi pesan dapat dimulai dengan membaca secara cepat pada isi, organisasi dan format penulisannya. Lalu dilanjutkan dengan menulis ulang pesan agar kalimat pesan efektif. Jika dirasa sudah efektif, maka dapat diproduksi dan didesain agar lebih menarik.

Demikian proses penyusunan pesan bisnis dalam komuniskasi bisnis. Semoga bermanfaat bagi anda yang sedang berkecimpung dalam dunia bisnis sehingga tujuan anda tersampaikan pada rekan bisnis anda.

Tujuan dan perspektif perencanaan bisnis

Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan banyak tujuan perencanaan. Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.

Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.

Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.

Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.

Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.

Apakah itu perencanaan ?

Kita membuat teori dalam pengertian yang dapat diterapkan pada raktek professional apapun. Karena itu maka pembahasan mengenai teori perencanaan harus mengkaitkannya secara spesifik dengan perencanaan, dan harus mencakup pertanyaan ‘Apakah perencanaan itu?’ sekitar 20 tahun yang lalu, Jhon Dyckman menyebut pembahasan tentang pertanyaan itu sebagai ‘Suatu literature tentang kontroversi’. Baru-baru ini Henry Hightower mengatakan “pertanyaan yang mematikan adalah ‘apakah perencanaan itu’?” jelas tidak banyak perubahan selama ini. Akan tetapi selama beberapa tahun ini telah banyaj usaha yang dilakukan untuk menjawab pertanyaan itu. Berbagai definisi mengenai perencanaan yang telah diusulkan mempunyai ruang lingkup yang luas, tapi tidak memperlihatkan adanya consensus. Namun demikian kiranya ada baiknya untuk meminjam aliran-aliran pemikiran utama yang menjadi asal-usul timbulnya alternative-alternatif definisi perencanaan yang sekarang ada.

Perencanaan dapat diartikan dalam berbagai perspektif, berikut penjelasannya:

Perencanaan Sebagai Suatu Kegiatan Dasar Manusia. Banyak orang yang memandang perencanaan sebagai suatu kegiatan dasar yang terkandung dalam tingkah laku manusia pada semua tingkatan masyarakat. Dalam pandangan ini:

 Tukang kayu membuat suatu rencana di saat ia mengangkat palunya untuk memukul paku. Seirang oengusaha melakukan perencanaan di saat ia mendengarkan laporan cuaca untuk memutuskan akan membawa payung ke kantor atau tidak. Pengemudi kendaraan pool juga melakukan perencanaan dalam menyusun rencana untuk menentukan urutan dalam menyembut penumpang-penumpangnya. Jelas bahwa masih banyak bentuk-bentuk perencanaan yang kompleks dalam rumah-rumah tangga, perusahaan maupun organisasi.

Perencanaan Sebagai Pilihan Rasional. Pendekatan kedua membatasi perencanaan pada hal-hal yang menyangkut upaya pemilihan, dan menekankan kaitan antara perencanaan dan rasionalitas. Konsep rasionalitas ini akan dibahas lebih detail kemudian, tetapi pada kesempatan ini kiranya suatu pilian rasional dapat didefinisikan sebagai suatu pilihan yang mememuhi standard-standard logika tertentu. Dengan demikian maka perencanaan menjadi “suatu proses untuk menentukan tindakan-tindakan di masa depan yang sesuai melalui suatu tahapan pemilihan.”

Tidak banyak perbedaan antara pengertian perencanaan ini dengan proses pengambilan keputusan yang rasional. Perencanaan identic dengan proses tersebut dalam usahanya untuk mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan, melakukannpilihan-pilihan dengan sengaja, pendekatan yang komprehensif, dan berkaitan dengan tindakan, meskipun yang terakhir ini masih tidak jelas dan agak lemah. Orientasi ke masa depan merupakan satu-satunya karakteristik perencanaan yang tidak ada pada proses pengambilan keputusan yang rasional.

Perencanaan Sebagai Pengendali Tindakan Masa Depan. Definisi ini mengandung suatu reaksi yang berlebihan terhadap kesempitan definisi yang terdahulu. Definisi ini mengartikan bahwa tidak ada perencanaan yang prosesnya tidak mencakup pelaksanaan.

Elemen perencanaan bisnis

Perencanaan terdiri dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan).

Sasaran

Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi. Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.

Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil. Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas. Sasaran seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated goals ini bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan. Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.

Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai sasarannya. Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional. Pada pendekatan ini, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals) yang lebih terperinci. Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu segalanya karena mereka telah melihat gambaran besar perusahaan. Kesulitan utama terjadi pada proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan. Seringkali, atasan memberikan sasaran yang cakupannya terlalu luas seperti "tingkatkan kinerja," "naikkan profit," atau "kembangkan perusahaan," sehingga bawahan kesulitan menerjemahkan sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi maksud sasaran itu (lihat gambar).

Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau MBO. Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya tanpa memedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang. Ada juga yang bilang MBO hanyalan sekadar formalitas belaka, pada akhirnya yang menentukan sasaran hanyalah manajemen puncak sendiri.

Rencana

Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya. Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku diseluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.

Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun. Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame.

Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik. Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Misalnya seorang manajer menyuruh karyawannya untuk "meningkatkan profit 15%." Manajer tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15% itu. Rencana seperti ini sangat fleksibel, tetapi tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain menyuruh karyawan untuk "meningkatkan profit 15%," ia juga memberikan perintah mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain.

Terakhir, rencana dibagi berdasarkan frekuensi penggunannya, yaitu single use atau standing. Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali saja. Contohnya adalah "membangun 6 buah pabrik di China atau "mencapai penjualan 1.000.000 unit pada tahun 2006." Sedangkan standing plans adalah rencana yang berjalan selama perusahaan tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain.

BAB IV Penulisan dan Penyelesaian Pesan-pesan Bisnis

Proses Penulisan Pesan-pesan Bisnis

Pemahaman Proses Komposisi

Proses komposisi (composition process) penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap yaitu :

Ø Perencanaan (planning phase)

Ø Pengorganisasian

Ø Revisi

Penentuan Tujuan

Penentuan tujuan merupakan langkah awal perencanaan komposisi. Penentuan tujuan harus jelas Karena:

Ø Keputusan untuk meneruskan jelas

Ø Keputusan untuk menanggapi audiens

Ø Keputusan untuk memusatkan isi pesan

Ø Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan

Tujuan Komunikasi Bisnis

Ø Memberi informasi

Ø Melakukan persuasi

Ø Melakukan kolaborasi

Cara menguji tujuan ada empat cara yaitu:

Ø Apakah tujuan tersebut realistis?

Ø Apakah waktunya tepat?

Ø Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?

Ø Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?

Analisis Audiens

A. Ada beberapa cara untuk mengembangkan profil audiens yaitu :

1. Menentukan ukuran dan komposisi audiens

Misalnya: latar belakang pendidikan, status dan sikap.

2. Siapa audiensnya

3. Rekasi audiens

4. Tingkat pemahaman audiens

5. Hubungan komunikator dengan audiens

B. Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi yaitu:

1. Cari apa yang di inginkan oleh audiens

2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

3. Berikan semua informasi yang diperlukan

4. Pastikan bahwa informasinya akurat

5. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens

Penentuan Ide Pokok

Sebelum menentukan ide pokok, hal-hal yang harus diidentifikasi terlebih dahulu yaitu:

Teknik Curah Pendapat (Brainstorming)

Brainstorming adalah memberika keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternatife dengan mempertimbangkan tujuan, audiens dan fakta yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan antara lain:

- Storyteller tour

- Random list

- CFR Worksheet Journalistic

- Journalistic Approach

- Question and Answer Chain

Seleksi Saluran dan Media

Saluran komunikasi meliputi :

A. Komunikasi Lisan

B. Komunikasi Tertulis

Komunikasi Lisan	Komunikasi Tertulis
Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens	Anda tidak memerlukan umpan balik segara
Pesan anda relatif sederhana dan mudah diterima	Pesan anda sangat rinci, kompleks dan memerlukan perencanaan yang hati-hati
Anda tidak memerlukan catatan permanen	Anda memerlukan catatan permanen
Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah dan ekonomis	Anda ingin audiens yang luas
Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah	Anda ingin meminimalisasi distorsi penyampaian pesan

Media Komunikasi LIsan	Media Komunikasi Tertulis
Percakapan secara langsung,pidato dan pertemuan-pertemuan.	Surat-surat, memo, laoran dan proposal.
Telepon dan surat suara (voice mail)	Email
VoIP (Voice over Internet Protocols)	Surat reguler dan khusus
Audiotape dan Videotape	Facsimile
Telekonferensi dan Konferensi Video

Pengorganisasian Pesan-pesan Bisnis

Hal-hal yang Menyebabkan Pesan-pesan Tidak Terorganisir dengan Baik

Tidak terorganisisnya pesan-pesan dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut :

1. Bertele-tele

2. Memasukan bahan-bahan yang tidak relevan

3. Menyajikan ide-ide secara tidak logis

4. Informasi penting kdang kala tidak tercakup dalam pembahasanan

Pentingnya Pengorganisasian yang Baik

Hal yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian pesan-pesan :

1. Subjek dan tujuan haruslah jelas

2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan

3. Ide-ide harus dikelompokan dan disajikan dengan cara yang logis

4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Manfaat pengorganisasian yang baik yaitu :

1. Membantu audiens memahami suatu pesan

2. Membantu audiens menerima suatu pesan

3. Menghemat waktu

4. Mempermudah pekerjaan komunikator

Pengorganisasian Pesan-pesan Melalui Outline

Pengorganisasian pesan-pesan bisnis melalui outline dapat dilakukan melalui dua tahap yaitu:

1. Mendefinisikan dan mengelompokan ide-ide

Penyusunan outline tahap satu adalah sebagai berikut:

- Mulailah dengan ide pokok

- Nyatakan poin-poin pendukung yang penting

- Ilustrasi dengan bukti-bukti

2. Menetapkan urutan ide melalui perencanaan organisasi

Penyusunan outline tahap dua adalah sebagai berikut:

- Pendekatan langsung

- Pendekatan tidak langsung

Revisi Pesan-pesan Bisnis

Keterampilan Merevisi

Pesan-pesan bisnis tertulis dimulai dari penulisan draf, selanjutnya dilakukan penelaahan lebih lanjut sebagai berikut ini:

Ø Substansi pesan

Ø Mengedit isi, pengorganisasian dan gaya penulisan

Ø Mengedit mekanika/ Teknis penulisan

Ø Mengedit format dan layout

Sedangakn untuk pesan-pesan bisnis lisan yaitu:

Ø Substansi pesan

Ø Pengorganisasian pesan

Ø Gaya Bahasa

Pemilihan Kata yang Tepat

Perlu diperharikan pada saat pemilihan kata yang tepat sebagai berikut :

Ø Pilihlah kata yang sudah familier/dikenal

Ø Pilihlah kata-kata yang singkat

Ø Hindari kata-kata bermakna ganda

C. Membuat Kalimat Yang Efektif

Kalimat efektif (effective sentences) adalah bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik.

Ada tiga jenis kalimat yaitu:

- Kalimat sederhana

- Kalimat majemuk

- Kalimat kompleks

Kalimat-kalimat tersebut dapat dikembangkan menjadi suatu paragraph, berikut adalah cara pengembangan paragraph sebagai berikut:

- Ilustrasi

- Perbandungan (persamaan dan perbedaan)

- Pembahasan sebab-akibat

- Klasifikasi

- Pembahasan pemecahan Masalah

BAB V Penulisan Pesan-pesan Positif dan Rutin

Strategi Penulisan Untuk Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Pesan-pesan Positif

Pemesanan produk baru kepada suatu perusahaan, pengiriman produk kepada pelanggan, pemberitahuan kebijakan insentif bagi semua karyawan, pemberian penghargaan bagi karyawan yang loyal bagi perusahaan, atau pemberian uacapan selamat kepada karyawan/pegawai yang berprestasi baik, merupakan kegiatan-kegiatan rutin dalam dunia bisnis.

Pengorganisasian Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Good News Dalam Dunia Bisnis Pada Dasarnya Memiliki Pola Yang Hampir Sama Dan Menggunakan Pendekatan Langsung atau Deduktif, Sebagaimana Berikut :

Routine messages (pesan-rutin)

Pembuka : pernyataan ide pokok (main).

Pertengahan/isi : penjelasan rinci.

Penutup : mengingatkan kembali ide pokok atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi ke depan.

Good news (berita/kabar baik)

Pembuka : pernyataan good news.

Pertengahan : penjelasan rinci.

Penutup : mengingatkan kembali good news atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi ke depan.

Pendekatan langsung memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan sebagai berikut:

•Keunggulan

1.Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan.

2.Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan.

3.Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu perhatian seksama.

•Kelemahan

1.Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya.

2.Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung «to the point» , hal ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnya.

Strategi Permintaan Pesan-pesan Rutin

Pendekatan lain untuk bagian pertengahan dari permintaan rutin adalah dengan pendekatan tanya-jawab “ask-questions approach”, seperti meminta informasi tentang spesifikasi produk, harga produk, sistem pengiriman produk, cara pembayaran produk, pemberian garansi, ukuran produk, warna produk, dan apa manfaat dan kegunaan produk.

Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif

Penyampaian pesan-pesan positif baik rutin, good news, dan goodwill dapat dilakukan dengan pendekatan langsung. Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan tambahan yang berkaitan dengan komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif.

1.Ide-ide pokok yang jelas

2.Penjelasan rinci

3.Penutup surat

Pesan pesan Good News Dan Goodwill

Pesan-pesan Good News dan Goodwill adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain. Melalui pesan-pesan Good News dan Goodwill, para pelaku bisnis dapat melakukan berbagai upaya untuk mengembangkan dan menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien, karyawan/pegawai, dan masyarakat public pada umumnya.

Good News tentang pekerjaan dalam dunia bisnis.

terdapat beberapa contoh good news yang berkaitan dengan masalah pekerjaan, baik yang berbentuk financial maupun nonfinansial.

Good News tentang produk.

Good News yang berkaitan dengan produk dapat dilakukan dengan pemberian diskon harga, pemberian kupon diskon, dan pemberian produk suplemen.

Pesan-pesan Goodwill.

Goodwill adalah perasaan positif yang mendorong orang untuk tetap menjaga hubungan bisnis lebih baik.

Menulis Jawaban Positif

Banyak memo dan surat-surat bisnis ditulis untuk memberikan tanggapan atas suatu pesan maupun adanya permintaan tertentu. Untuk memberikan jawaban atas berbagai permintaan informasi yg positif tersebut dapat digunakan pendekatan langsung yg dimulai dgn penyataan yg positif dan menyenangkan, dan diakhiri dgn pernyataan hormat/penghargaan pada org lain.

Surat konfirmasi pesanan

Salah satu surat bisnis yg paling sederhana adalah membuat surat konfirmasi (confirmation letter), yg menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya telah diterima.

Menjawab permintaan pesanan

Bagaimana anda menjawab permintaan informasi yg baik berisi penjualan potensial maupun yg tidak ?

-Menjawab permintaan dengan penjualan potensial

-Menjawab permintaan tanpa penjualan

Menangani Permintaan Kredit Rutin

Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yg diberikan oleh suatu lembaga keuangan bank maupun nonbank kepada nasabah untuk berbagai kepentingan. Oleh karena kredit merupakan sesuatu hal yg sudah biasa dalam suatu masyarakat, kebanyakan permintaan kredit bersifat rutin, seperti surat persetujuan kredit (credit approval letter) dan referensi kredit (credit reference)

-Persetujuan kredit

-Memberikan referensi kredit

Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan

Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa karakteristik, antara lain :

-Nama lengkap pemohon (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja )

-Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon

-Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatifnya sendiri

-Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon

-Fakta-fakta yang revelan dengan posisi atau kedudukan yang dicari

BAB VI Penulisan Pesan-pesan Negatif

Pengertian dan Ragam Pesan Negatif

Pesan negatif/buruk (bad news) adalah pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan bagi audiens

Pesan negatif lazimnya disusun dengan pendekatan tidak langsung (induktif), tetapi dapat juga dengan pendekatan langsung.

Aneka ragam pesan negatif

1.Pesan negatif tentang masalah bisnis rutin kenaikan harga, produk cacat, produk kedaluarsa,

2.Berita negatif tentang pesanan, seperti tidak dapat memenuhi sebagian atau seluruh pesanan

3.Berita negatif tentang orang, seperi menolak lamaran kerja, menolak memberikan rekomendasi.

4.Bad news tentang penolakan, seperti penolakan; kerjasama, klaim, undangan, permohonan kredit

5. Berita negatif lainnya seperti pemutusan hubungan kerja, skorsing

Tujuan dari Pesan Negatif

Bovee dan Thill (2007:325) lima tujuan utama dari pesan-pesan negatif adalah untuk:

—Menyampaikan berita buruk

— Memastikan penerimaan tentang berita buruk tersebut

—Mempertahankan niat baik (goodwill) dengan penerima atau pembaca pesan

—Mempertahankan citra baik organisasi

—Mengurangi atau menghilangkan kebutuhan korespondensi tentang hal tersebut diwaktu yang akan datang.

Menolak Permintaan Rutin

—Penolakan pesanan rutin harus berisi alasan yang logis dan diungkapkan dengan bahasa yang halus dan sopan agar hubungan baik tetap terbina.

—Pendekatan langsung baik digunakan karena pesan rutin membutuhkan respon cepat. Pendekatan tidak langsung baik digunakan bila anda telah memiliki hubungan yang baik dg orang yg mengajukan permintaan.

Cara merespon

—Fokus pada permintaan yang paling penting, dan biasakan membuat respon standar yang cepat untuk situasi yang kurang penting.

—Bila masalah telah ditutup, jangan menyiratkan bahwa masalah tersebut masih terbuka.

—Tawarkan ide-ide alternatif jika anda mampu.

Menangani Berita Buruk tentang Transaksi-transaksi

—Berita buruk tentang transaksi selalu tidak disambut baik dan biasanya tidak diharapkan.

—Yang tidak diharapkan pelanggan

—Tidak terpenuhinya pesanan baik sebagian atau seluruhnya.

—Terlambatnya pengiriman barang pesanan

—Pendekatan yang digunakan tergantung pada harapan pelanggan

Cara Merespon

—Jelaskan apa yang terjadi, dan mengapa hal itu terjadi.

—Jelaskan cara anda mengatasi situasi tersebut

—Perbaiki hubungan bisnis dengan menawarkan jaminan ke depan yang lebih baik

—Tawarkan ekspresi permintaan maaf, bila organisasi anda melakukan kesalahan.

Menolak Klaim (Surat Keluhan)

-Hampir setiap pelanggan yang membuat klaim, terlibat secara emosional, karena itu gunakan pendekatan tidak langsung.

Ketika menolak sebuah klaim;

-Gunakan pendekatan tidak langsung.

-Tunjukan pemahaman anda tentang keluhan

-Jelaskan alasan anda menolak keluhan, tanpa bersembunyi di balik kebijkan perusahaan.

-Berikan catatan transaksi yang akurat dan faktual

-Tekankan cara masalah seharusnya ditangani bukan me-mikirkan kesalahan pelanggan.

-Akhiri penutup yang positif, bersahabat, dan membantu.

Menolak Lamaran Kerja

-Buka dengan pendekatan langsung

-Nyatakan dengan jelas alasan pelamar tersebut tidak terpilih

-Tutup dengan menyarankan alternatif-alternatif.

-Pembukaan lowongan lain di perusahaan anda

-Menyebutkan resume pelamar akan dipertimbangkan untuk lowongan yang akan datang