Irma Ika Wahyuni

BAB I DASAR KOMUNIKASI BISNIS

Definisi Komunikasi

Komunikasi adalah "suatu proses ketika seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain". Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak.^{[butuh rujukan]} Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik tubuh atau menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, dan mengangkat bahu.^{[butuh rujukan]} Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal. Komunikasi menurut para ahli di antaranya seperti yang disebutkan oleh Anwar Arifin. Menurutnya arti komunikasi adalah jenis proses sosial yang erat kaitannya dengan aktivitas manusia serta sarat akan pesan maupun perilaku.

Skinner turut beropini tentang komunikasi sebagai suatu perilaku lisan maupun simbolik dimana pelaku berusaha memperoleh efek yang diinginkan. Forsdale berkomentar bahwa pengertian komunikasi adalah jenis proses pembentukan, pemeliharaan serta pengubahan sesuatu dengan tujuan agar sinyal yang telah dikirimkan berkesesuaian dengan aturan.

Pengertian komunikasi terakhir datang dari Gode yang mengungkapkan bahwa komunikasi merupakan suatu kegiatan untuk membuat sesuatu kemudian ditujukkan kepada orang lain. Agar lebih jelasnya kami akan membahas mengenai apa saja tujuan dan fungsi komunikasi, silahkan simak pembahsannya berikut ini.

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gestur tubuh, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut dengan komunikasi nonverbal.

Sejarah Komunikasi

Sejarah komunikasi pada mulanya hanya merupakan upaya atau cara manusia menyampaikan ide, gagasan, kemauan, hasrat dan lain sebagainya, upaya tersebut hanya supaya manusia bisa saling berhubungan. Pada waktu itu, Komunikasi tidak dianggap sebagai sesuatu yang harus diberi perhatian, dikaji atau distrukturkan. Namun, pada abad ke-5 sebelum masehi, di Yunani berkembang suatu ilmu yang mengkaji proses pernyataan antar manusia yang diberi nama retorika yang berarti seni berpidato dan beragumentasi yang bersifat menggugah atau seni yang menggunakan bahasa secara lancar untuk memengaruhi dan mengajak. Retorika mendapat pembahasan khusus bahkan beberapa pemikir itu menempatkan retorika sebagai hal penting dalam masyarakat dan pemerintahan.

Pada perkembangan awal, batasan komunikasi yang dapat kita terapkan adalah percakapan atau penyampaian gagasan antar manusia secara lisan dan bertatap muka baik berupa pidato maupun diskusi, dengan tujuan mendidik, membangkitkan kepercayaan, dan menggerakkan perasaan orang lain. Komunikasi terus berkembang, tidak hanya menyampaikan gagasan melalui lisan. Pada zaman kekaisaran romawi, Julius Caesar membuat papan pengumuman yang dinamakan Acta Diurna. Penyampaian gagasan mengenai apa yang penting bagi masyarakat telah bertambah, dari sekadar lisan menjadi bentuk tulisan. Hal ini terus berkembang setelah ditemukannya kertas, penemuan mesin cetak, dan terbitnya surat kabar pertama . Setelah surat kabar peradaban manusia juga berkembang dan ditemukanlah radio, film, televisi, dan sejumlah media lain.

Latar Belakang Komunikasi sebagai Ilmu

Asal Usul ilmu komunikasi itu sendiri sebenarnya tampil pada zaman Yunani kuno (SM) yang digagas oleh Aristoteles. Dalam gagasan tersebut ia menyebutkan bahwa di dalam komunikasi itu terdapat komunikator, pesan dan penerima. Kesimpulan dari gagasan itu ialah jika komunikator menentukan gagasn atau pesan, kemudian diarahkan pada khalayak pilihannya, melalui saluran atau media yang dimilikinya atau dikuasainya maka akan keluar hasil yang diinginkan.

Dalam perkembangan selanjutnya, gagasan itu terus dikembangkan kemudian melahirkan dua bentuk komunikasi yang masing-masing berkembang di benua yang berbeda. Pertama ilmu publisistik di Jerman. Kedua ilmu komunikasi massa di Amerika. Perpaduan dari kedua bentuk ini lah yang meneteskan ilmu komunikasi yang kita kenal sekarang ini. Perpaduan ini tidak lepas dari upaya-upaya Stappers melalui karya Gabner. Artinya, itu merupakan titik awal tampaknya ilmu komunikasi.

Munculnya Teknologi Sebagai alat Komunikasi

Sejarah perkembangan teknologi informasi dan komunikasi juga tak lepas dari sejarah peradaban manusia di Bumi ini. Pada zaman dulu penyampaian informasi juga dilakukan mulai dari gambar-gambar yang terletak pada dinding gua, peletakan tonggak sejarah berupa prasasti. Berikut ini adalah sejarah perkembangan TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) mulai dari zaman pra-sejarah sampai ke zaman modern sekarang ini.

1. Masa Prasejarah

Pada zaman ini, teknologi informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh manusia berfungsi sebagai sistem untuk pengenalan bentuk-bentuk yang manusia kenal. Untuk menggambarkan informasi yang diperoleh, mereka menggambarkannya pada dinding-dinding gua tentang berburu dan binatang buruannya. Pada masa ini, manusia mulai mengidentifikasi benda-benda yang ada di sekitar lingkungan tempat tinggal mereka, kemudian melukiskannya pada dinding gua tempat tinggalnya. Awal komunikasi mereka pada zaman ini hanya berkisar pada bentuk suara dengusan dan menggunakan isyarat tangan.

Pada zaman prasejarah mulai diciptakan dan digunakan alat-alat yang menghasilkan bunyi dan isyarat, seperti gendang, terompet yang terbuat dari tanduk binatang, dan isyarat asap sebagai alat pemberi peringatan terhadap bahaya.

• 3000 SM

Untuk yang pertama kali, tulisan digunakan oleh bangsa Sumeria dengan menggunakan simbol-simbol yang dibentuk dari piktografi sebagai huruf. Simbol atau huruf-huruf ini juga mempunyai bentuk bunyi (penyebutan) yang berbeda sehingga mampu menjadi kata, kalimat, dan bahasa.

• 2900 SM

Pada 2900 SM, bangsa Mesir Kuno menggunakan huruf hieroglif. Hieroglif merupakan bahasa simbol, dimana setiap ungkapan diwakili oleh simbol yang berbeda. Jika simbol-simbol tersebut digabungkan menjadi satu rangkaian, maka akan menghasilkan sebuah arti yang berbeda. Bentuk tulisan dan bahasa hieroglif ini lebih maju dibandingkan dengan tulisan bangsa Sumeria.

• 500 SM

Manusia sudah mengenal cara membuat serat dari pohon papyrus yang tumbuh di sekitar sungai Nil. Serat papyrus dapat digunakan sebagai kertas. Kertas yang terbuat dari serat pohon papyrus menjadi media untuk menulis atau media untuk menyampaikan informasi yang lebih kuat dan fleksibel dibandingkan dengan lempengan tanah liat yang sebelumnya juga digunakan sebagai media informasi.

• 105 M

Pada masa ini, bangsa Cina berhasil menemukan kertas. Kertas yang ditemukan oleh bangsa Cina pada masa ini adalah kertas yang kita kenal sekarang. Kertas ini dibuat dari serat bambu yang dihaluskan, disaring, dicuci, kemudian diratakan dan dikeringkan. Penemuan ini juga memungkinkan sistem pencetakan yang dilakukan dengan menggunakan blok kayu yang ditoreh dan dilumuri oleh tinta atau yang kita kenal sekarang dengan sistem cap.

2. Masa Modern (1400 M s.d. Sekarang)

• Tahun 1455

Pada 1455, untuk pertama kalinya Johann Gutenberg mengembangkan mesin cetak dengan menggunakan plat huruf yang terbuat dari besi dan dapat diganti-ganti dalam bingkai yang terbuat dari kayu.

• Tahun 1830

Augusta Lady Byron menulis program komputer yang pertama di dunia. Ia bekerja sama dengan Charles Babbage menggunakan mesin analytical yang didesain sehingga mampu memasukkan data, mengolah data, dan menghasilkan bentuk keluaran dalam sebuah kartu. Mesin ini dikenal sebagai bentuk komputer digital yang pertama, walaupun cara kerjanya lebih bersifat mekanis daripada bersifat digital.

• Tahun 1837

Telegraf dan Penemunya (Samuel Morse) Samuel Morse mengembangkan telegraf dan bahasa kode morse bersama Sir William Cook dan Sir Charles Wheatstone. Morse menggunakan kode-kode sederhana untuk mewakili pesan-pesan yang ingin dikirimkan dengan menggunakan pulsa listrik melalui kabel tunggal. Namun sinyal-sinyal yang dapat dikirim dengan baik hanya berada dalam jarak 32 km. Untuk jarak yang lebih jauh, sinyal-sinyal yang diterima menjadi terlalu lemah untuk direkam. Kemudian, Morse membangun peralatan relai yang ditempatkan di setiap 32 km dari stasiun sinyal. Relai tersebut berfungsi untuk mengulangi sinyal yang diterima dan mengirimnya kembali ke 32 km berikutnya. Relai terdiri dari sakelar yang dioperasikan secara elektromagnetik. Sistem telegraf kemudian segera digunakan untuk bisnis yang membutuhkan pengiriman pesan secara cepat untuk jarak yang jauh, seperti surat kabar dan pesan untuk perjalanan kereta api.

• Tahun 1877

Pada 1877, Alexander Graham Bell menciptakan dan mengembangkan telepon yang dipergunakan pertama kali secara umum. Pada 1879, sistem pemanggilan telepon mulai menggunakan nomor yang menggantikan sistem pemanggilan nama. Hal ini untuk mencegah operator yang tidak mengenal semua pelanggan. Sistem penomoran telepon menggunakan huruf dan angka, dimana nomor telepon menggunakan sistem dua huruf dan lima digit angka.

• Tahun 1889

Pada 1889, Herman Hollerith menerapkan prinsip kartu perforasi untuk melakukan penghitungan. Tugas pertamanya adalah menemukan cara yang lebih cepat untuk melakukan perhitungan bagi Biro Sensus Amerika Serikat. Sensus yang dilakukan pada 1880 membutuhkan waktu tujuh tahun untuk menyelesaikan perhitungan. Dengan berkembangnya populasi, Biro Sensus tersebut memperkirakan bahwa dibutuhkan waktu sepuluh tahun untuk menyelesaikan perhitungan sensus.

Hollerith menggunakan kartu perforasi untuk memasukkan data sensus yang kemudian diolah oleh alat tersebut secara mekanik. Sebuah kartu dapat menyimpan hingga 80 variabel. Dengan menggunakan alat tersebut, hasil sensus dapat diselesaikan dalam waktu enam minggu. Selain memiliki keuntungan dalam bidang kecepatan, kartu tersebut berfungsi sebagai media penyimpan data. Tingkat kesalahan perhitungan juga dapat ditekan secara drastis.

• Tahun 1931

Pada 1931, Vannevar Bush membuat sebuah kalkulator untuk menyelesaikan persamaan differensial. Mesin tersebut dapat menyelesaikan persamaan differensial kompleks yang selama ini dianggap rumit oleh kalangan pelajar dan mahasiswa. Mesin tersebut sangat besar dan berat karena ratusan gerigi dan poros yang dibutuhkan untuk melakukan perhitungan.

• Tahun 1939

Pada 1939, Dr. John V. Atanasoff dan dibantu oleh Clifford Berry berhasil menciptakan komputer elektronik digital pertama. Sejak saat ini, komputer terus mengalami perkembangan sehingga menjadi semakin canggih. Mengenai sejarah perkembangan komputer ini akan dijelaskan pada bagian berikutnya.

• Tahun 1973 – 1990

Pada masa ini, istilah internet diperkenalkan dalam sebuah paper tentang TCP/IP. Secara harfiah, internet (interconnected networking) diartikan sebagai rangkaian komputer yang terhubung di dalam beberapa rangkaian. Rangkaian pusat yang membentuk internet diawali pada 1969 sebagai ARPANET yang dibangun oleh ARPA (United States Department of Defense Advanced Research Projects Agency). Beberapa penyelidikan awal yang disumbang oleh ARPANET di antaranya adalah kaidah rangkaian tanpa pusat (decentralised network), teori queueing, dan kaidah pertukaran paket (packet switching).

Pada 1981, National Science Foundation mengembangkan backbone yang disebut CSNET dengan kapasitas 56 Kbps untuk setiap institusi dalam pemerintahan.

Pada 1 Januari 1983, ARPANET menukar protokol rangkaian pusatnya, dari NCP ke TCP/IP. Ini merupakan awal dari Internet yang kita kenal sekarang. Kemudian pada 1986, IETF mengembangkan sebuah server yang berfungsi sebagai alat koordinasi di antara DARPA, ARPANET, DDN, dan Internet Gateway. Pada 1990-an, internet telah berkembang dan menyambungkan banyak pengguna jaringan-jaringan komputer yang ada.

• Tahun 1991 – Sekarang

Sistem bisnis dalam bidang IT pertama kali terjadi ketika CERN memungut bayaran dari para anggotanya untuk menanggulangi biaya operasionalnya. Pada 1992, mulai terbentuk komunitas internet dan diperkenalkannya istilah World Wide Web (www) oleh CERN. Pada 1993, NSF membentuk InterNIC untuk menyediakan jasa pelayanan internet menyangkut direktori dan penyimpanan data serta database (oleh AT&T), jasa registrasi (oleh Network Solution Inc), dan jasa informasi (oleh General Atomics/CERFnet). Pada 1994, pertumbuhan internet melaju dengan sangat cepat dan mulai merambah ke dalam berbagai segi kehidupan manusia dan menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan dari manusia. Pada 1995, perusahaan umum mulai diperkenankan menjadi provider dengan membeli jaringan di backbone. Langkah ini memulai pengembangan teknologi informasi, khususnya internet dan penelitian-penelitian untuk mengembangkan sistem dan alat yang lebih canggih.

Ideografi

Ideografi (ideogram) adalah simbol grafis yang mewakili ide daripada sekelompok huruf. Para ahli berpendapat bahwa ideografi ini telah dipakai sejak zaman purbakala di dataran eropa dan tetap menjadi bagian dari budaya manusia lebih dari 3000 tahun. Ideogram adalah jenis tulisan/simbol yang dimaknai menurut kenampakan visual yang kemudian diterjemahkan sebagai sebuah ide, atau sebuah kalimat. Gambar 'sebuah mata' misalnya, dengan memfungsikannya sebagai ideogram, maka anda bisa mengartikannya sebagai 'seseorang sedang mengintip'. Lambang tidak sekadar mewakili benda, tetapi dapat pula mewakili gagasan tertentu. Lambang demikian dinamakanideogram. Tulisan hieroglip di Mesir, tulisan bangsa Aztek di Meksiko, dan tulisan paku di Asiriaa-Babilonia, merupakan contoh penggunaan yang berubah menjadi ideogram.

Ideogram adalah suatu versi lanjutan dari pictogram. Ini adalah simbol visual atau grafis yang mewakili ide. Beberapa komunitas di seluruh dunia datang dengan ideogram yang bervariasi untuk mewakili ide-ide sebanyak mungkin, namun, ide-ide seperti ekspresi emosi bersifat universal di alam, sehingga ideogram banyak mengungakp ciri manusia dengan ekspresinya di masa itu. Ideografi adalah sumber awal untuk sebagian besar sistem penulisan logographic seperti naskah di Cina. Karena bahasa dibentuk dari penggambaran ide-ide, tentang bagaimana sifat garis, tentang bagaimana keterwakilan manusia dalam tulisan.

Petrografi

Mikroskop adalah suatu instrumen ilmiah yang terkenal abad ke - 19 dan telah diterapkan secara luas di dalam banyak ilmu pengetahuan. Akan tetapi, seorang geologist sudah dapat melihat material-material yang terdapat dalam tanah yang biasanya tidak bisa dilihat langsung di pegunungan tetapi dengan mikroskop. Pada tahun 1829, Edinburgh New Philosophical Journal dipublikasikan dalam artikel sebanyak dua halaman yang diberi judul "The Nicol Prism" oleh William Nicol (1768-1851) dosen filsafat di Edinburgh. Prisma ini dibuat dari dua bagian, yaitu kalsit dan balsam Kanada, sebagai penghasil cahaya bidang polarisasi. Dua tahun yang lalu Nicol mempublikasikan artikel kedua dengan pokok bahasan tahapan preparasi mineral dan fosil kayu melalui pemeriksaan mikroskop. Dengan dua artikel William Nicol, menghadirkan sebuah alat geologi yang sekarang diterapkan pada Pmikroskop untuk mempelajari batuan. Sorby menulis buku yang dipublikasikan pada tahun 1850 dan 1860, tetapi sedikit diterima di negerinya, namun banyak diminati oleh peneliti di beberapa benua, khususnya: Zirkel, Vogelsang, dan Rosenburgh di Jerman dan Fouque danMichel Levi di Prancis yang telah mengangkat ilmu petrografi pada statusyang dapat diterima oleh para ilmuan dan menjadi cabang ilmu yang mempelajari batuan secara mikroskopis.

Petrografi merupakan cabang ilmu geologi yang mempelajari cara deskripsi batuan berdasarkan tekstur, struktur, dan mineralogi secara mikrokopis.

Petrografi sangat berhubungan dengan disiplin ilmu geologi yang lain. Seperti dengan ilmu Petrolgi. Petrografi dengan Petrologi sangat berhubungan erat dimana petrologi mempelajari batuan, baik proses, asal usul batuan, petrogenesa (mempelajari batuan secaara luas) sedangkan petrografi merupakan cara untuk mempelajari batuan atau cara deskripsi batuan. Petrografi juga sangat berhubungan dengan Kristalografi dan mineralogi ataupun Mineral optik. Dimana dalam mineral optik dipelajari mineral-mineral berdasarkan sifat optiknya. Sedangkan petrografi dalam penamaan batuan harus dikenali mineral apakah yang menyusun batuan tersebut.

Dalam pendiskripsian batuan secara petrografi memiliki beberapa keuntungan dibandingkan secara megaskopis. Keuntungan pengamatan secara petrografi adalah: dalam pengamatan batuan dapat dilihat teksur khusus yang ada pada batuan, sedangkan secara megaskopis sulit untuk melihat tekstur khusus batuan. Secara mikroskopis dapat ditentukan mineral yang menyusun batuan sampai kejenis daripada mineralnya. Misalkan plagioklas, dari kembarannya dapat ditentukan jenis plagioklasnya apakah anaorthit, bitownit, labradorit, andesin atau oligoklas. Pengamatan secara petrografi ini dapat ditentukan variasi daripada batuannya.

Petrografi adalah cabang petrologi yang berfokus pada deskripsi rinci dari batuan. Seseorang yang mempelajari petrografi disebut petrografer. Kandungan mineral dan hubungan tekstur dalam batuan dijelaskan secara rinci. Klasifikasi batuan didasarkan pada informasi yang diperoleh selama analisis petrografi. Deskripsi petrografi dimulai dengan catatan lapangan di singkapan dan mencakup deskripsi makroskopik spesimen tangan. Namun, alat yang paling penting bagi petrografer adalah mikroskop petrografi. Analisis rinci dari mineral dengan mineralogi optik dari sayatan tipis dan mikro-tekstur dan struktur sangat penting untuk memahami asal-usul batuan. Analisis mikroskrop elektron dari butir individu serta analisis kimia batuan keseluruhan oleh resapan atom atau fluoresensi sinar x digunakan di laboratorium petrografi modern. Butiran mineral individu dari sampel batuan juga dapat dianalisis dengan difraksi sinar-X ketika sarana optik tidak mencukupi. Analisis inklusi fluida mikroskopis dalam butiran mineral dengan tahap pemanasan pada mikroskop petrografi memberikan petunjuk mengenai kondisi suhu dan tekanan selama pembentukan mineral.

Pictographs adalah grafik yang menggunakan simbol untuk mewakili set data dan informasi numerik. Banyak orang berpikir bahwa pictographs membuat informasi lebih mudah untuk membaca. Kerugian pictographs adalah bahwa ia hanya dapat berkomunikasi sejumlah kecil informasi spesifik

Pictograph dari tahun 1510 yang menceritakan kisah kedatangan misionaris ke Hispaniola

Piktogram adalah suatu ideogram yang menyampaikan suatu makna melalui penampakan gambar yang menyerupai/meniru keadaan fisik objek yang sebenarnya. Tanda atau gambar yang termasuk piktogram disebut piktograf. Contoh suatu piktograf meliputi gambar-gambar kuno dan lukisan prasejarah yang ditemukan dalam dinding gua. Piktograf juga digunakan dalam menulis dan sistem grafis.

Manusia pertama yang mengenal tulisan tidak menggunakan huruf, kata-kata, dan tanda baca dalam tulisan mereka. Ribuan tahun yang lalu, mereka "menulis" dengan membuat gambar yang saat ini disebut piktograf. Para pakar mengatakan piktograf tersebut digunakan untuk menyampaikan informasi kepada orang lain.

Kata "piktograf" diturunkan dari kata dalam bahasa Inggris "pictograph". Akar kata "pictograph" adalah "pict" dan "graph". "Pict" merupakan kata dalam bahasa Latin untuk picture (gambar). Sementara "graph" merupakan kata dalam bahasa Yunani yang artinya tulisan. Piktograf merupakan simbol. Kadang-kadang piktograf mewakili keseluruhan kata, tetapi kadang-kadang hanya mewakili suku-suku kata, atau bagian-bagian kata. Ribuan tahun lalu, bangsa Sumeria kuno menemukan salah satu bentuk piktograf. Dalam bahasa Sumeria kuno, ti berarti "panah". Ti (atau til) juga berarti "kehidupan". Karena itu, orang Sumeria menggunakan simbol panah untuk kedua kata tersebut.

Piktogram pertama kali digunakan secara resmi pada Olimpiade di Inggris pada tahun 1948, dan mulai rutin digunakan sejak Olimpiade di Jepang pada tahun 1964. Karena Olimpiade dihadiri oleh berbagai peserta dari berbagai suku bangsa dan bahasa, maka penggunaan piktogram dipandang bisa memudahkan komunikasi.

Piktogram lalu digunakan sebagai alat untuk berkomunikasi, menggambarkan cabang-cabang olahraga yang dilombakan. Piktogram ini digunakan pada tiket, sign system, dan lainnya, demikian sehingga peserta dengan mudah dapat mencari tempat kegiatan berlangsung.

Sejarah Piktogram sebenarnya diawali oleh lukisan-lukisan pra sejarah. Kebudayaan Mesir, China, dan Sumeria sudah menggunakannya sejak hampir 5000 tahun silam. Tulisan China yang sampai sekarang bertahan, pada dasarnya juga penerapan piktogram.

Piktogram mudah dipahami, karena bentuknya berupaya menyederhanakan, dan tidak sekadar menyimbolkan. Kalau pada rambu lalu lintas, tanda P berarti parkir, ini bukan bahasa visual karena tidak menggambarkan kegiatan yang ingin disampaikan seperti pada piktogram. Bandingkan dengan gambar rambu orang yang sedang membawa sekop, dan di depannya terdapat siluet kumpulan pasir/tanah. Ini baru piktogram.

Sebagian ahli menyebutkan, tulisan bermula dari piktogram dan ideogram. Piktogram (tulisan-gambar) adalah gambar yang menunjukkan arti khusus secara taat asas. Piktogram juga dapat dikatakan sebagai aksara berupa gambar yang mengungkapkan pesan tertentu.

Salah satu contoh piktogram adalah tulisan hieroglif Mesir. Tulisan hieroglif Mesir didasarkan pada perwujudan gambar. Untuk mengacu ke pria, wanita, matahari, dan sejenisnya, bangsa Mesir hanya membuat gambar objek-objek itu.

Adapun ideogram adalah tanda grafis yang dipakai untuk menggambarkan bagian ujaran. Pada ideogram, gambar atau lambang digunakan untuk merepresentasikan ujaran yang abstrak yang sebenarnya tak dapat digambarkan, misalnya panas, dingin.

Perbedaan piktogram dan ideogram terletak pada hubungan antara lambang dan objek yang diwakili. Piktogram lebih konkret, sedangkan ideogram lebih abstrak.

Ciri utama piktogram dan ideogram adalah keduanya tidak mewakili kata-kata atau bunyi-bunyi dalam bahasa tertentu (tidak universal).

Di antara gambar-gambar pada batu-batu peninggalan terdapat gambar-gambar yang dapat ditafsirkan hanya dengan istilah saja, misalnya gambar seekor anak beruang dapat dikatakan sebagai anak beruang, bayi beruang, atau beruang kecil bila tidak ada gambar lain di sekelilingnya.

Belum dapat dipastikan apakah tanda itu harus ditafsirkan ide demi ide, secara bebas, ataukah menurut kata per kata. Ini karena sebuah lambang dapat mewakili berbagai konsep. Oleh karena itu, tidak ada bukti untuk menyimpulkan apakah yang dimaksudkan oleh pembuat lambang itu sebuah kata ataukah sebuah makna.

Diduga, sejumlah lambang yang kemudian menjadi sistem tulisan berasal dari piktogram atau ideogram. Misalnya, aksara hieroglif Mesir.

Pada dasarnya sistem tulisan berbeda dalam dua hal: sistem tulisan berbeda dalam pilihan lambang-lambangnya. Alfabet bahasa Inggris, Yunani, dan Rusia mempunyai lambang-lambang yang berbeda meskipun ada yang bertindih dalam sistem tulisan yang menyangkut jenis satuan yang dinyatakan lambang-lambang itu.

Alfabet

Alfabet adalah seperangkat kecil simbol, masing-masing secara kasar mewakili atau secara historis mewakili sebuah fonem dalam bahasa. Alfabet yang fonologis sempurna, fonem dan huruf berkoresponsi sempurna dalam dua arah: seorang penulis dapat meramalkan ucapan sebuah kata berdasarkan ejaannya dan seorang pendengar dapat meramalkan ucapan sebuah kata berdasarkan ejaannya.

Bahasa sering berevolusi independen dari sistem menulisnya dan sistem menulis dapat dipinjam untuk bahasa-bahasa yang tidak memilikinya, derajat apakah suatu huruf dari alfabet berkorespondensi dengan fonem sebuah bahasa bervariasi dari satu bahasa ke bahasa lain dan bahkan dalam satu bahasa sekalipun.

Sebagian besar sistem menulis di Timur Tengah biasanya hanya konsonan sebuah kata yang ditulis, walaupun vokal dapat diindikasikan dengan menambahkan berbagai tanda diakritis. Sistem penulisan berdasarkan penandaan fonem konsonan berasal dari hieroglif Mesir kuno. Sistem ini disebut abjad.

Sebagian besar abjad di India dan Asia Tenggara, huruf vokal diindikasikan lewat diakritis atau modifikasi bentuk konsonan. Hal ini disebut abugida. Beberapa abugida seperti Etiopik dan Cree, dipelajari anak sebagai silabari dan sering disebut silabik. Walau begitu berbeda dengan silabari sejati, ini bukanlah glif yang independen untuk setiap silabi.

Kadang kala istilah alfabet dibatasi pada sistem di mana huruf dipisahkan antara konsonan dan vocal. Seperti alfabet Latin, walaupun abjad dan abugida dapat diterima sebagai alfabet juga. Alfabet Yunani dipandang sebagai alfabet pertama di dunia.

huruf-huruf alfabet sekarang, Huruf-huruf alfabet ini berjumlah 26. Terdiri dari vokal dan konsonan. Untuk lebih jelas lagi, simak pembagiannya dalam tabel berikut:

A	B	C	D	E	F	G	H
eI	bi:	si:	di:	i:	ef	ʤi:	eItʃ
I	J	K	L	M	N	O	P
aI	ʤeI	keI	el	em	en	əƱ/oʊ	pi:
Q	R	S	T	U	V	W	X
kju:	a:(r)	es	ti:	ju:	vi:	‘dʌblju:	eks
			Y	Z
			waI	zed/zi:

DAERAH YANG MULA-MULA MENGGUNAKAN SISTEM ALPHABET:

Bangsa Semit sebagai yang pertama menggunakan sistem alphabet atau abjad, agaknya sudah disepakati oleh para sarjana. Namun, daerah mana dari daerah-daerah yang didiami oleh suku bangsa Semit yang lebih dahulu menggunakannya, masih saja terdapat perbedaan-perbedaan pendapat di antara mereka. Perbedaan pendapat ini makin terlihat setelah ditemukan beberapa bukti tertulis di kawasan Sarabit al-Khadim, yaitu suatu daerah yang terletak antara Fustat dan Adhruh, (bahagian timur Qulzum sekarang).

Inskripsi Sarabit al-Khadim ini oleh kalangan ahli, disimpulkan sebagai inskripsi tertua yang menggunakan sistem alphabeth (abjad). Diperkirakan bahwa inskripsi ini telah ditulis sekitar tahun 1850 sM.(Shiddiqi,1983) oleh orang-orang Sinai yang bekerja di tambang-tambang batu permata pyrus.

Penemuan inskripsi ini tentunya adalah acuan akhir yang menolak asumsi yang selama ini telah dikemukakan oleh para ahli bahwa orang-orang Phoenicialah yang pertama kali mentransfer Hierogliph menjadi tulisan alphebetis. Inskripsi Sarabit al-Khadim ternyata lebih tua beberapa abad dibanding dengan inskripsi Ahiram Yubail yang ditemukan oleh Monte di daerah Gebal purba (Byblos) yang merupakan bukti tertulis pemakaian pertama sistem alphabet oleh orang-orang Phoenicia. Dengan penemuan baru ini para ahli akhirnya dapat meyakini dengan tepat "jembatan" yang menghubungkan antara Hierogliph Mesir dengan alphabet Phoenicia. Karena selama ini mereka diragukan oleh perbedaan yang terlalu besar antara bentuk tulisan Mesir itu dengan bentuk tulisan yang digunakan oleh orang-orang Phoenicia, sehingga sangat sulit memastikan bahwa orang-orang Phoenicia yang pertama kali menggubah huruf-huruf Mesir ke dalam sistem alphabet.

Kenyataan bahwa Sinai yang pertama kali menggunakan alphabet dalam sistem penulisan mereka diperkuat pula oleh letak geografis daerah ini, yang ternyata lebih dekat dengan Mesir serta bentuk tulisan yang tidak terlalu menyolok perbedaannya.

WILAYAH PERKEMBANGAN SISTEM ALPHABET

Sistem alphabet Sinai pada waktu kemudian berkembang ke beberapa wilayah, diantaranya ke Phoenicia. Oleh orang-orang Phoenicia, sistem penulisan Sinai ini dikembangkan sedemikian rupa. Beberapa karakter huruf disempurnakan serta disusun atas dasar dasar bunyi yang dilambangkan. Karena itu asumsi bahwa orang-orang Phoenicia yang pertama menggunakan sistem alphabet dianggap beralasan sebelum ditemukannya bukti tertulis di wilayah Sinai (inskripsi Sarabit al-Khadim seperti telah dikemukakan terdahulu. Namun, peranan orang-orang Phoenicia dalam menjembatani pengembangan alphabet ke beberapa kawasan Eropa memang sukar untuk dibantah.

a. Jazirah Arab Utara, Asia Kecil dan Eropa

Dalam perkembangannya ke utara, alphabet Sinai memperoleh kemajuan yang sangat pesat. Alphabet ini akhirnya, selian melahirkan alphabet Phoenicia, juga telah menurunkan tulisan Ibrani dan Aramia. Dari ketiga rumpun tulisan yang biasa disebut dengan Tulisan Semit Utara ini berkembang secara lebih luas lagi dan melahirkan tulisan-tulisan besar yang digunakan hingga saat ini.

Tulisan Phoenicia dibawa ke Yunani oleh Cadmus, dan dari sini berkembang menjadi tulisan Etroska yang merupakan cikal bakal pertumbuhan tulisan Romawi Barat yang dipakai di bahagian terbesar Eropa pada saat itu. Pengembangan lain dari tulisan Yunani telah pula dilakukan oleh salah seorang uskup Konstantinopel, Cyrillius dan Methodus. Tulisan ini mendapatkan perkembangan seiring dengan perkembangan agama Kristen di Slavia, Rusia, Ukeraina, Serbia, dan Bulgaria. Diketahui bahwa tulisan yang berkembang di Slavia ini tidak semata-mata berasal dari Yunani, akan tetapi juga memasukkan unsur-unsur tulisan Ibrani. Hal ini disebabkan oleh adanya bunyi-bunyi Slavia yang tidak terdapat dalam bahasa Yunani (Mario Pei,1971:81).

Dari rumpun Aramia (Aramaic) telah melahirkan tulisan Syryani, Nabthi, Tadmury (Palmyra) dan tulisan Pahlavi yang merupakan tulisan asli bangsa Persia. Di bahagian lain alphabet Sinai telah pula menurunkan tulisan Devanagari kuno di India. Kita telah mengetahui bahwa banyak sekali tulisan yang terdapat di kawasan Asia selatan dan tenggara berasal dari tulisan Devanagari ini, karena tulisan ini berkembang seiring dengan penyebaran agama Budha. Tulisan kuno di India. Kita telah mengetahui bahwa banyak sekali tulisan yang terdapat di kawasan Asia selatan dan tenggara berasal dari tulisan Devanagari ini, karena tulisan ini berkembang seiring dengan penyebaran agama Budha. Tulisan Siryani dan Nabthy dalam perjalanannya ke bahagian selatan jazirah Arab telah bergabung dengan karakter tulisan yang berasal dari jazirah selatan ini, terutama pada masa perluasan kerajaan Anbath ke hampir seluruh jazirah Arab pada abad pertama Masehi. Penggabungan inilah yang pada akhirnya menurunkan tulisan Arab kuno hingga menjadi tulisan Arab seperti yang berkembang saat ini.

b. Jazirah Arab Selatan

Perjalanan alphabet Sinai ke bahagian selatan jazirah Arab telah mengembangkan tulisan yang terdapat di kerajaan-kerajaan Arab Selatan, seperti kerajaan Saba`, Minaiyah dan lain-lain. Hanya saja tidak diperoleh keterangan yang pasti tentang tulisan yang digunakan oleh masyarakat di kerajaan Arab selatan ini pada waktu sebelumnya. Beberapa asumsi mengatakan bahwa tulisan yang digunakan masyarakat Arab pada waktu itu berasal dari tulisan Demotic (tulisan rakyat Mesir kuno). Setelah masuknya alphabet Sinai ke wilayah ini, barulah dikenal satu jenis tulisan yang telah menggunakan sistem alphabet, dan banyak persamaan bentuk dan karakter hurufnya dengan alphabet Sinai, sebagaimana dapat diperhatikan pada tabel terdahulu. Tulisan Arab selatan ini kemudian dikenal dengan Musnad.

Bila diperhatikan lebih jauh bentuk dan karakter lambang huruf Musnad, maka makin kuat dugaan bahwa karakter Sinai lebih banyak mewarnai pembentukan lambang huruf-hurufnya, dibanding dengan tulisan asli masyarakat Arab selatan yang dianggap sudah ada itu. Kenyataan itu agaknya juga memperkuat dugaan bahwa setidaknya Arab selatan mendapat pengaruh dari alphabet Sinai dalam waktu yang bersamaan dengan Phoenicia. Namun sementara ahli telah berkesimpulan lain, yaitu bahwa alphabet Arab selatan merupakan perkembangan dari alphabet Phoenicia yang dibawa ke wilayah ini melalui jalur perdagangan.

Perkembangan tulisan Musnad ke utara pada akhirnya bergabung dengan tulisan-tulisan Semit utara dan melahirkan tulisan Arab kuno (Hyry). Tulisan-tulisan Arab itu, setelah agama Islam lahir, ternyata memperoleh perhatian khusus bagi penganutnya. Karena itu, tulisan ini akhirnya makin berkembang dan meluas dengan pesat bahkan melampaui batas-batas wilayah yang menggunakan bahasa Arab. Bersama Al-Qur`an, tulisan Arab telah meluas ke berbagai bangsa dan bahasa, seperti Fula, Hausa dan Swahili di Afrika, Melayu, Sunda dan Jawa di Indonesia, bangsa Moro di Phillipina, Urdu dan Punjabi di India, Persia di Iran dan pelbagai bahasa Turki di Uni Sovyet (Mario Pei,1971:81).

Dari Uraian di atas dapat disimpulkan bahwa dari akar alphabet Sinai telah melahirkan dua bentuk tulisan besar yang digunakan secara luas hingga saat ini, yaitu tulisan Romawi yang pada akhirnya dikenal dengan tulisan Latin, dan tulisan Arab. Kedua bentuk tulisan ini, kendatipun sama-sama berasal dari rumpun yang sama, yaitu Sinai, tapi dalam perkembangannya terdapat perbedaan-perbedaan yang prinsipil pada karakter huruf dan cara penulisan. Dalam tulisan Romawi, lambang-lambang konsonan dan vokal memperoleh tempat yang sama pada penulisan, sementara pada tulisan Arab seperti juga tulisan Ibrany dan Siryani (Semit utara), lebih menonjolkan huruf (lambang) konsonan saja, sedangkan lambang vokalnya diserahkan sepenuhnya pada pengertian pembaca. Barulah pada perkembangan akhir (setelah Islam), lambang vokal dicantumkan pada penulisan, akan tetapi berupa tanda-tanda khusus yang ditempatkan di atas atau di bawah lambang konsonan. Perbedaan lainnya ialah bahwa tulisan Arab ditulis dari kanan ke kiri, sedangkan tulisan Romawi ditulis sebaliknya.

Definisi Komunikasi Menurut Para Ahli

Definisi komunikasi adalah penjabaran tentang arti istilah komunikasi berdasarkan pencetusnya. Artikel ini berisi daftar definisi komunikasi.

Menurut Onong Uchjana Effendy komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu, mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik secara lisan (langsung) ataupun tidak langsung (melalui media)

Analisis Pengertian Komunikasi Dan 5 (Lima) Unsur Komunikasi Menurut Harold Lasswell Sat, 10/11/2007 - 6:54pm — Rejals Analisis Definisi Komunikasi Menurut Harold Lasswell

Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses yang menjelaskan siapa? mengatakan apa? dengan saluran apa? kepada siapa? dengan akibat atau hasil apa? (who? says what? in which channel? to whom? with what effect?). (Lasswell 1960).

Analisis 5 unsur menurut Lasswell (1960):

1. Who? (siapa/sumber). Sumber/komunikator adalah pelaku utama/pihak yang mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi atau yang memulai suatu komunikasi,bisa seorang individu, kelompok, organisasi, maupun suatu negara sebagai komunikator.

2. Says What? (pesan). Apa yang akan disampaikan/dikomunikasikan kepada penerima(komunikan),dari sumber(komunikator)atau isi informasi. Merupakan seperangkat symbol verbal/non verbal yang mewakili perasaan, nilai, gagasan/ maksud sumber tadi. Ada 3 komponen pesan yaitu makna, symbol untuk menyampaikan makna, dan bentuk/organisasi pesan.

3. In Which Channel? (saluran/media). Wahana/alat untuk menyampaikan pesan dari komunikator(sumber) kepada komunikan(penerima) baik secara langsung(tatap muka),maupun tidak langsung(melalui media cetak/elektronik dll).

4. To Whom? (untuk siapa/penerima). Orang/kelompok/organisasi/suatu negara yang menerima pesan dari sumber. Disebut tujuan (destination)/ pendengar (listener)/ khalayak (audience)/ komunikan/ penafsir/ penyandi balik (decoder).

5. With What Effect? (dampak/ efek). Dampak/ efek yang terjadi pada komunikan (penerima) setelah menerima pesan dari sumber, seperti perubahan sikap, bertambahnya pengetahuan, dll.

Contoh: Komunikasi antara guru dengan muridnya. Guru sebagai komunikator harus memiliki pesan yang jelas yang akan disampaikan kepada murid atau komunikan. Setelah itu guru juga harus menentukan saluran untuk berkomunikasi baik secara langsung (tatap muka) atau tidak langsung (media).Setelah itu guru harus menyesuaikan topic/ diri/ tema yang sesuai dengan umur si komunikan, juga harus menentukan tujuan komunikasi/maksud dari pesan agar terjadi dampak/ effect pada diri komunikan sesuai dengan yang diinginkan.

Kesimpulan: Komunikasi adalah pesan yang disampaikan kepada komunikan (penerima) dari komunikator (sumber) melalui saluran-saluran tertentu baik secara langsung/ tidak langsung dengan maksud memberikan dampak/ effect kepada komunikan sesuai dengan yang diingikan komunikator. Yang memenuhi 5 unsur who, says what, in which channel, to whom, with what effect.

• Raymond Ross

Komunikasi adalah proses menyortir, memilih, dan pengiriman simbol-simbol sedemikian rupa agar membantu penerima pesan membangkitkan respons/ makna dari pemikiran yang serupa dengan yang dimaksudkan oleh komunikator.

• Gerald R. Miller

Komunikasi terjadi saat satu sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan niat sadar untuk mempengaruhi perilaku mereka.

• Everett M. Rogers

Komunikasi adalah proses suatu ide dialihkan dari satu sumber kepada satu atau banyak penerima dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka.

• Carl I. Hovland

sebuah proses yang mungkin saja dilakukan oleh para pembawa informasi dengan niat atau tujuan bisa memberikan respon kepada orang lain selaku penerima informasi agar dapat mengubah perilaku dan tingkahnya.

• New Comb

Komunikasi adalah transmisi informasi yang terdiri dari rangsangan diskriminatif dari sumber kepada penerima.

• Bernard Barelson & Garry A. Steiner

Komunikasi adalah proses transmisi informasi, gagasan, emosi, keterampilan dan sebagainya dengan menggunakan simbol-simbol, kata-kata, gambar, grafis, angka, dsb.

• Colin Cherry

Komunikasi adalah proses dimana pihak-pihak saling menggunakan informasi dengan untuk mencapai tujuan bersama dan komunikasi merupakan kaitan hubungan yang ditimbulkan oleh penerus rangsangan dan pembangkitan balasannya.

Definisi komunikasi: Menurut Forsdale (1981) seorang ahli pendidikan terutama ilmu komunikasi: Dia menerangkan dalam sebuah kalimat bahwa “communication is the process by which a system is established, maintained and altered by means of shared signals that operate according to rules”. Komunikasi adalah suatu proses dimana suatu sistem dibentuk, dipelihara, dan diubah dengan tujuan bahwa sinyal-sinyal yang dikirimkan dan diterima dilakukan sesuai dengan aturan.

Analisis: Komunikasi adalah sebuah cara yang digunakan sehari-hari dalam menyampaikan pesan/ rangsangan (stimulus) yang terbentuk melalui sebuah proses yang melibatkan dua orang atau lebih. Dimana satu sama lain memiliki peran dalam membuat pesan, mengubah isi dan makna, merespon pesan/ rangsangan tersebut, serta memeliharanya di ruang publik. Dengan tujuan sang "receiver" (komunikan) dapat menerima sinyal-sinyal atau pesan yang dikirimkan oleh "source" (komunikator).

• William J. Seller

William J.Seller mengatakan bahwa komunikasi adalah proses dimana simbol verbal dan nonverbal dikirimkan, diterima dan diberi arti.

Filsafat Komunikasi

Filsafat komunikasi adalah disiplin ilmu yang menelaah pemahaman secara fundamental, metodologis, sistematis, analitis, kritis, dan holistis mengenai teori dari proses komunikasi yang meliputi berbagai dimensi dan berdasarkan bidang, sifat, tatanan, tujuan, fungsi, teknik, dan metode komunikasi.

Berikut penjabarannya:

1. Bidang komunikasi: Bidang ini meliputi komunikasi sosial, komunikasi organiasi, komunikasi bisnis, komunikasi politik, komunikasi internasional, komunikasi antarbudaya, komunikasi pembangunan, dan komunikasi tradisional.

2. Sifat komunikasi: Komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.

3. Tatanan komunikasi: komunikasi intrapribadi, komunikasi antarpribadi, komunikasi kelompok, komunikasi massa, dan komunikasi media.

4. Tujuan komunikasi: mengubah sikap, mengubah opini, mengubah perilaku, mengubah masyarakat, dan lain-lain.

5. Fungsi komunikasi: mendidik, menginformasikan, menghibur, dan memengaruhi.

6. Teknik komunikasi: komunikasi informatif, komunikasi persuasif, komunikasi pervasif, komunikasi koersif, komunikasi instruktif, dan hubungan manusiawi.

7. Metode komunikasi: jurnalistik, hubungan masyarakat, periklanan, propaganda, perang urat saraf, perpustakaan, dan sebagainya Selain itu, filsafat komunikasi mencoba menelaah secara mendalam pemahaman seseorang atau kelompok dalam berkomunikasi, baik berkaitan denga metodologi, sistematika, analisis, tingkat kekritisannya, dan keuniversalannya.

Komponen

Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa berlangsung dengan baik.^{[butuh rujukan]} Menurut Laswell komponen-komponen komunikasi adalah:

• Pengirim atau komunikator (sender) adalah pihak yang mengirimkan pesan kepada pihak lain.

• Pesan (message) adalah isi atau maksud yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain.

• Saluran (channel) adalah media di mana pesan disampaikan kepada komunikan. Dalam komunikasi antar-pribadi (tatap muka) saluran dapat berupa udara yang mengalirkan getaran nada/suara.

• Penerima atau komunikan (receiver) adalah pihak yang menerima pesan dari pihak lain.

• Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya.

• Aturan yang disepakati para pelaku komunikasi tentang bagaimana komunikasi itu akan dijalankan ("Protokol").

Proses Komunikasi

Secara ringkas, proses berlangsungnya komunikasi bisa digambarkan seperti berikut.

• Komunikator (sender) yang mempunyai maksud berkomunikasi dengan orang lain mengirimkan suatu pesan kepada orang yang dimaksud. Pesan yang disampaikan itu bisa berupa informasi dalam bentuk bahasa ataupun lewat simbol-simbol yang bisa dimengerti kedua pihak.^{[butuh rujukan]}

• Pesan (message) itu disampaikan atau dibawa melalui suatu media atau saluran baik secara langsung maupun tidak langsung. Contohnya berbicara langsung melalui telepon, surat, e-mail, atau media lainnya.^{[butuh rujukan]}

• Media (channel) alat yang menjadi penyampai pesan dari komunikator ke komunikan.^{[butuh rujukan]}

• Komunikan (receiver) menerima pesan yang disampaikan dan menerjemahkan isi pesan yang diterimanya ke dalam bahasa yang dimengerti oleh komunikan itu sendiri.^{[butuh rujukan]}

• Komunikan (receiver) memberikan umpan balik (feedback) atau tanggapan atas pesan yang dikirimkan kepadanya, apakah dia mengerti atau memahami pesan yang dimaksud oleh si pengirim.^{[butuh rujukan]}

Model-Model komunikasi

Dari berbagai model komunikasi yang sudah ada, di sini akan dibahas tiga model paling utama, serta akan dibicarakan pendekatan yang mendasarinya dan bagaimana komunikasi dikonseptualisasikan dalam perkembangannya.

• Model komunikasi linear

Model komunikasi ini dikemukakan oleh Claude Shannon dan Warren Weaver pada tahun 1949 dalam buku The Mathematical of Communication. Mereka mendeskripsikan komunikasi sebagai proses linear karena tertarik pada teknologi radio dan telepon dan ingin mengembangkan suatu model yang dapat menjelaskan bagaimana informasi melewati berbagai saluran (channel).^{[butuh rujukan]} Hasilnya adalah konseptualisasi dari komunikasi linear (linear communication model). Pendekatan ini terdiri atas beberapa elemen kunci: sumber (source), pesan (message) dan penerima (receiver). Model linear berasumsi bahwa seseorang hanyalah pengirim atau penerima.^{[butuh rujukan]} Tentu saja hal ini merupakan pandangan yang sangat sempit terhadap partisipan-partisipan dalam proses komunikasi. Suatu konsep penting dalam model ini adalah gangguan (noise), yakni setiap rangsangan tambahan dan tidak dikehendaki yang dapat mengganggu kecermatan pesan yang disampaikan. Gangguan ini selalu ada dalam saluran bersama sebuah pesan yang diterima oleh penerima.

• Model interaksional

Model interaksional dikembangkan oleh Wilbur Schramm pada tahun 1954 yang menekankan pada proses komunikasi dua arah di antara para komunikator. Dengan kata lain, komunikasi berlangsung dua arah: dari pengirim dan kepada penerima dan dari penerima kepada pengirim. Proses melingkar ini menunjukkan bahwa komunikasi selalu berlangsung. Para peserta komunikasi menurut model interaksional adalah orang-orang yang mengembangkan potensi manusiawinya melalui interaksi sosial, tepatnya melalui pengambilan peran orang lain. Patut dicatat bahwa model ini menempatkan sumber dan penerima mempunyai kedudukan yang sederajat. Satu elemen yang penting bagi model interkasional adalah umpan balik (feedback), atau tanggapan terhadap suatu pesan.

• Model transaksional

Model komunikasi transaksional dikembangkan oleh Barnlund pada tahun 1970. Model ini menggarisbawahi pengiriman dan penerimaan pesan yang berlangsung secara terus-menerus dalam sebuah episode komunikasi.^{[butuh rujukan]} Komunikasi bersifat transaksional adalah proses kooperatif: pengirim dan penerima sama-sama bertanggungjawab terhadap dampak dan efektivitas komunikasi yang terjadi. Model transaksional berasumsi bahwa saat kita terus-menerus mengirimkan dan menerima pesan, kita berurusan baik dengan elemen verbal dan nonverbal. Dengan kata lain, peserta komunikasi (komunikator) melalukan proses negosiasi makna.

Faktor yang mempengaruhi

Faktor yang mempengaruhi komunikasi diantaranya:

• Latar belakang budaya

Interpretasi suatu pesan akan terbentuk dari pola pikir seseorang melalui kebiasaannya, sehingga semakin sama latar belakang budaya antara komunikator dengan komunikan maka komunikasi semakin efektif.

• Ikatan kelompok atau grup

Nilai-nilai yang dianut oleh suatu kelompok sangat mempengaruhi cara mengamati pesan.

• Harapan

Harapan mempengaruhi penerimaan pesan sehingga dapat menerima pesan sesuai dengan yang diharapkan.

• Pendidikan

Semakin tinggi pendidikan akan semakin kompleks sudut pandang dalam menyikapi isi pesan yang disampaikan.

Tantangan Komunikasi

Tantangan terhadap komunikasi dapat berasal dari budaya, latar belakang sosial, ataupun bias-bias lainnya seperti bias jenis kelamin, ras, etnis, dan sebagainya. Tantangan komunikasi juga bisa disebabkan oleh lingkungan yang terlalu gaduh yang membuat pesan tidak dapat disampaikan dengan maksimal. Selain itu tantangan komunikasi juga bisa berasal dari persepsi partisipan yang berbeda. Tantangan lain yang perlu diperhatikan oleh para partisipan yang akan terlibat dalam suatu peristiwa komunikasi adalah infomasi yang overload, tantangan kepercayaan dan kredibilitas, waktu yang kurang tepat, penyaringan informasi.

Kehadiran teknologi dalam berkomunikasi telah memberikan perubahan bagi siapapun yang menggunakan teknologi untuk saling berinteraksi, mereka dapat terhubung dalam waktu bersamaan tanpa mengkhawatirkan batas geografis dan keterlibatan fisik, bahkan teknologi telah mewakili kehadiran dalam berkomunikasi. Adanya perubahan tentang komunikasi pada era media konvensional.

Di era konvensional komunikasi interpersonal, komunikasi kelompok, komunikasi dalam organisasi berlangsung secara tatap muka dan secara langsung, dimana komunikasi dilakukan dengan berhadapan fisik, pada waktu dan tempat yang telah ditentukan sehingga hal tersebut memerlukan banyak waktu dan biaya, sebagai contoh perlunya biaya transportasi untuk menuju tempat pertemuan dan juga komunikasi tidak dapat dilakukan dimana saja sehingga hal tersebut dapat mempengaruhi perkembangan organisasi dalam mencapai tujuan.

Ada dua tantangan saat ini yang dihadapi para pemimpin menggunakan media sosial dan mengembangkan keterampilan untuk berkomunikasi dalam krisis.

• Kepemimpinan melalui Media Sosial

Semua orang tahu tentang media sosial, terutama Facebook dan Twitter yang telah mengubah cara orang menjalani kehidupan sosial mereka. Media sosial mengacu pada berbagai aplikasi berbasis Internet, termasuk jejaring sosial, wiki, blog, dan sebagainya, yang memungkinkan pembuatan dan pembagian konten yang dibuat pengguna. Orang menuntut hubungan pribadi yang lebih dekat dengan para pemimpin dan komunikasi yang lebih terbuka dan jujur. Media sosial secara langsung mendukung kecenderungan keterbukaan, transparansi dan memberi para pemimpin cara baru untuk menghubungkan dan membangun hubungan dengan karyawan di seluruh organisasi maupun seluruh dunia. Ketika orang merasa bahwa mereka termasuk dalam komunitas dengan orang lain, nilai keterikatan mereka terhadap organisasi meningkat. Pemimpin harus menyadari bahwa di dunia sekarang ini, terutama bagi para pegawainya bahwa "komunitas" sering dibangun melalui media sosial. Salah satu contoh kemajuan teknologi komunikasi menyebabkan manusia dapat berkomunikasi dengan masyarakat luas seolah tak dibatasi oleh batasan apapun.

• Menjadi Krisis-Siap

Komunikasi adalah bagian penting dari pekerjaan seorang pemimpin, namun tidak lama lagi, hal itu lebih penting daripada pada saat terjadi perubahan, ketidakpastian, atau krisis yang cepat. Semua orang mendengar tentang krisis besar yang mempengaruhi organisasi. Agar siap untuk berkomunikasi dalam krisis, para pemimpin dapat mengembangkan keterampilan:

a. Diperlukan Patokan

Dikatakan bahwa seorang pemimpin belajar menjadi pemimpin. Artinya, seseorang harus diberi waktu agar ia bisa menjadi pemimpin. Sebelumnya, sebuah divisi harus memiliki rencana untuk menemukan prospek yang terbaik. Pemilihan acak jarang memberi hasil yang terbaik karena jika seseorang memang tidak berpotensi, tentu akan sia-sia. Prospek itu harus menunjukkan perilaku positif terhadap organisasi dan memberikan bukti yang kuat bahwa ia akan mampu untuk belajar hal baru yang memerlukan keterampilan yang lebih. Pengenalan kemampuan kepemimpinan itu penting.

Hal lain yang harus dilihat adalah karakter. Etika yang diperlihatkan seseorang adalah ukuran yang baik untuk menilai karakter seseorang. Karakter meliputi kemampuan untuk membuat keputusan yang tepat, untuk mengetahui apakah sebuah tindakan itu benar secara moral atau tidak.

Kepribadian juga penting. Seseorang yang dicari untuk memimpin harus sanggup untuk bergaul dengan orang lain dan bersedia bekerja sama.

b. Diperlukan Ujian

Pada awalnya, orang yang berpotensi harus disaring melalui tes intelektual dan psikologi. Mengabaikan pengetahuan itu adalah kebodohan karena pengetahuan tidak hanya mengungkapkan faktor personal, namun juga sikap. Lebih daripada keterampilan, sikap sering kali akan menentukan sebuah efektivitas. Sikap adalah sesuatu yang tidak dapat diajarkan, dan banyak orang tidak sadar bahwa masalah dalam hubungan mereka dengan organisasi adalah karena faktor sikap. Beberapa tes psikologi juga mengungkapkan kelemahan dan minat. Hal itu membantu seseorang dan pelatih untuk mengetahui dengan tepat bidang apa yang seharusnya menjadi fokus.

Ada asumsi kuat bahwa orang yang intelektualnya rendah biasanya tidak akan sanggup memimpin. Itu bukan berarti bahwa ia tidak sanggup. Ia mungkin saja memiliki keunggulan dalam hal lain yang dapat dimanfaatkan oleh organisasi. Kadang orang seperti itu tekun dan memiliki temperamen yang stabil; hal itu merupakan sebuah aset bagi organisasi.

c. Membantu agar Pelatihan Efektif

Banyak situasi yang dapat dijadikan alat untuk memberi seseorang pengalaman dalam memimpin; saat kepala departemen sedang cuti misalnya, seorang asisten harus melakukan tanggung jawabnya sementara. Peningkatan kepemimpinan mungkin terencana atau terjadi karena rutinitas, seperti asisten yang naik posisi karena atasannya pensiun. Jika orang itu disukai, kesempatannya besar untuk bisa sukses. Namun, metode rutinitas seperti itu tidak menjamin sebuah kepemimpinan yang baik sebab posisi itu didapat lebih banyak karena kesempatan. Dengan perencanaan dan evaluasi yang terstruktur, prospek adanya kepemimpinan yang kuat akan lebih bagus.

d. Percobaan

Kerja magang adalah metode yang dapat meningkatkan jiwa kepemimpinan dengan mudah. Metode ini memerlukan pengetahuan akan sejarah dan misi organisasi. Setelah itu, ada percobaan selama beberapa waktu. Jika ia menjalaninya dengan baik, ia akan naik tingkat saat ada peluang.

Prosedurnya memerlukan pengawasan yang saksama dan kontak berkelanjutan dengan orang yang bersangkutan. Tead mengemukakan kesulitan-kesulitan yang mungkin dihadapi.

Harus ada pemilihan pekerja magang dengan saksama; harus ada peluang yang benar-benar peluang, tidak terlalu lama ditunda untuk memberi seseorang tanggung jawab; kandidat pekerja magang harus diusahakan untuk tidak sombong; tidak boleh ada usaha yang dibuat-buat untuk menahannya di organisasi jika ia telah pantas untuk mendapat kesempatan; harus ada usaha agar seluruh organisasi tidak merasa bahwa kandidat pekerja magang itu adalah seorang yang spesial di manajemen daripada para pemimpin potensial lain yang berusaha sendiri untuk sukses.

e. Mengukur Perkembangan

Perkembangan itu penting dan perkembangan itu harus diukur. Jika pemimpin potensial tidak belajar menggunakan materi yang diajarkan pada mereka dengan efektif, program pelatihan harus direvisi. Beberapa kriteria dapat mengukur faktor ini, meski memang tidak mudah. Ordway Tead memberikan lima saran yang mungkin cocok dengan beberapa jenis situasi kepemimpinan.

1. Jumlah pekerjaan yang diselesaikan divisi yang dipimpinnya. Mungkin bisa diukur melalui jumlah atau pengorbanan yang diperlukan seseorang setiap jamnya untuk melakukan suatu pekerjaan.

2. Kualitas pekerjaan yang dikerjakan oleh suatu divisi. Kadang, hal ini bisa dilakukan dengan inspeksi, analisa sikap klien (rekan kerja), pelanggan, atau masyarakat.

3. Kestabilan keanggotaan dalam divisi. Jika sering ada orang yang masuk dalam divisi, kemudian langsung keluar, itu adalah pertanda buruk. Daftar keluar-masuk staf digunakan di banyak organisasi untuk mengetahui hal seperti itu. Dan jumlah staf dalam divisi dalam beberapa tahun yang ditentukan bisa menunjukkan stabil tidaknya divisi itu.

4. Jumlah keluhan atau kekecewaan yang dialamatkan pada penanggung jawab divisi itu.

5. Pendapat staf divisi mengenai hubungan mereka dengan pemimpin.

Pengertian Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal.^{[butuh rujukan]}

• Sebuah model komunikasi transaksional.

Komunikasi bisnis harus/ada melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara komunikasi yang lebih efektif – bersama para pekerja dan dengan dunia di luar. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.

• Sebuah model komunikasi transaksional.

Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal.^{[butuh rujukan]}

Komunikasi bisnis harus/ada melibatkan pertukaran informasi yang terus-menerus. Lebih banyak bisnis diperluas, lebih besar tekanannya pada bisnis tersebut untuk menemukan cara komunikasi yang lebih efektif – bersama para pekerja dan dengan dunia di luar. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.

Dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu:

• Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.^{[butuh rujukan]}
• Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan.^{[butuh rujukan]}
• Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.^{[butuh rujukan]}
• Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.^{[butuh rujukan]}
• Menggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.^{[butuh rujukan]}
• Pencapaian tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.^{[butuh rujukan]}

Bentuk Dasar komunikasi bisnis

1. Komunikasi bisnis internal

Kegiatan bertukar pesan ini dilakukan oleh antar unsur perusahaan, meliputi:

• Komunikasi ke atas: berupa penyampaian informasi dari orang dengan posisi bawahan kepada atasan. Tentu berdasarkan hierarki organisasi perusahaan.
• Komunikasi ke bawah: berupa penyampaian pesan dari atasan kepada bawahannya dalam struktur perusahaan.
• Komunikasi lateral atau teknis: berupa penyampaian yang dilakukan antar departemen kerja atau teman kerja dalam satu departemen/ divisi.

2. Komunikasi bisnis eksternal

Berbeda dengan yang pertama, komunikasi ini kaitannya dengan penyampaian pesan kepada orang-orang di luar lingkaran perusahaan, meliputi:

• Pelanggan
• Vendor
• Kompetitor
• Mitra perusahaan
• dan lainnya yang punya pengaruh bagi kelangsungan bisnis

Unsur - Unsur Komunikasi Bisnis

Komunikasi pada dasarnya menjelaskan suatu proses tentang siapa?, mengatakan apa?, melalui apa?, kepada siapa?, akibat atau hasilnya apa?, ( who, says what, in which channel, to whom, what effect). (Lasswell 1960).

Maka dari itu analisis 5 unsur komunikasi menurut Lasswell (1960), yakni :

1. Who? (siapa/sumber). Sumber atau komunikator adalah pelaku utama/pihak yang mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi atau yang memulai sesuatu komunikasi, bisa seorang individu, kelompok, organisasi, maupun suatu Negara sebagai komunikator.

2. Says what? (pesan). Apa yang akan disampaikan atau dikomunikasikan kepada penerima (komunikasi), dari sumber (komunikator) atau isi informasi merupakan seperangkat symbol verbal/non verbal yang mewakili.

3. In which channel? ( saluran/media). Wahana atau alat untuk menyampaikan pesan dari komunikator (sumber) kepada komunikan (penerima) baik secara langsung maupun tidak langsung.

4. To whom? (untuk siapa/penerima). Orang/kelompok/organisasi/suatu Negara yang menerima pesan dari sumber. Disebut tujan/pendengar/khalayak/komunikan/penafsir/penyandi balik.

5. With what effect? (dampak/efek). Dampak atau efek yang terjadi pada komunikan (penerima) setelah menerima pesan dari sumber, seperti perubahan sikap, bertambahnya pengetahuan dll.

Unsur Pokok Komunikasi Bisnis

Dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu:

• Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.
• Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan.
• Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.
• Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.
• Menggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.
• Pencapaian tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.

Model Komunikasi Berlo

Pada awal abad 20, komunikasi dipandang sebagai proses yang bersifat mekanis dimana informasi atau pesan berjalan lurus melalui saluran komunikasi. Model mekanis komunikasi disebut juga dengan model komunikasi linear karena proses komunikasi dipandang sebagai sebuah garis lurus. Salah satu model komunikasi linear yang sangat berpengaruh adalah model komunikasi matematika Shannon dan Weaver yang dikembangkan untuk membantu insinyur telefon merancang cara yang efisien untuk mengirimkan sinyal-sinyal elektrik dari satu tempat ke tempat lain. Model komunikasi matematika Shannon dan Weaver tidak dimaksudkan untuk menggambarkan komunikasi tatap muka antar manusia melainkan meletakkan dasar-dasar bagi model-model komunikasi antar manusia lainnya.

Beberapa model komunikasi yang telah kita kenal dikelompokkan ke dalam model komunikasi linear, diantaranya adalah model komunikasi Aristoteles, model komunikasi Lasswell, model komunikasi Shannon dan Weaver, dan model komunikasi Berlo. Dalam model komunikasi linear, pengirim pesan melakukan encode terhadap ide atau gagasan dan perasaan ke dalam bentuk pesan dan kemudian mengirimkannya kepada penerima pesan yang melakukan decode terhadap pesan yang diterima.

Dalam menggambarkan proses komunikasi ke dalam sebuah model, para peneliti komunikasi manusia menggunakan pendekatan yang berpusat pada pesan. Sebagian besar bentuk dasar dari model komunikasi linear seringkali disebut juga dengan model komunikasi sebagai tindakan yang menggambarkan pengirim pesan atau sumber atau pembicara mengirimkan pesan melalui beberapa saluran komunikasi kepada penerima pesan yang bergerak dari kiri ke kanan sebagai garis lurus.

Konsep Dasar

Pada tahun 1960, seorang peneliti komunikasi yang bernama David Kenneth Berlo mengenalkan sebuah istilah SMCR untuk menggambarkan salah satu jenis model komunikasi linear yang terdiri dari berbagai komponen yang meliputi sumber atau pengirim pesan (source/sender), pesan (message), saluran (channel), dan penerima pesan (receiver).

Kemudian, Source/sender adalah awal dari terjadinya komunikasi yang memiliki beberapa komponen atau elemen yaitu sikap, keterampilan, pengetahuan, sistem sosial, dan budaya. Message atau pesan merupakan sebuah produk fisik dari pengirim pesan yang berupa isi pesan. Sedangkan, channel atau saluran komunikasi merujuk pada bagaimana informasi dikirimkan kepada penerima pesan agar dapat dievaluasi. Sementara itu, receiver atau penerima pesan merujuk pada individu yang menjadi sasaran pesan dan bertanggung jawab dalam menerima informasi dan menciptakan respon atau tanggapan.

Model ini dikembangkan Berlo untuk menggambarkan hubungan antara pengirim pesan dan penerima pesan. Hambatan-hambatan komunikasi mungkin saja terjadi dan karenanya berdampak pada respon atau tanggapan yang diberikan oleh penerima pesan. Namun hal ini tidak digambarkan dalam model komunikasi Berlo. Model komunikasi Berlo berasal dari ilmu-ilmu perilaku dan teori Aristoteles. Berlo mengikuti dan mengembangkan model komunikasinya berdasarkan model komunikasi Shannon dan Weaver yang dicetuskan pada tahun 1949. Dalam model komunikasi Shannon dan Weaver, komunikasi dibagi ke dalam 5 (lima) komponen atau elemen yaitu source, message, transmitter, signal, receiver, dan destination. Untuk itu, kemudian Berlo menambahkan komponen lainnya yaitu programming atau instructing dan interpretasi dari pengirim pesan dan penerima pesan.

Model komunikasi Berlo merupakan model yang menggambarkan proses komunikasi. Melalui model komunikasinya, Berlo menggambarkan faktor-faktor yang mempengaruhi setiap elemen yang dimiliki individu dalam proses komunikasi guna membuat komunikasi menjadi lebih efisien. Model komunikasi SMCR Berlo juga menekankan pada proses encoding dan decoding yang terjadi sebelum sumber atau source/sender mengirim pesan dan sebelum penerima pesan atau receiver menerima pesan.

Elemen-elemen dalam Model Komunikasi Berlo

Model komunikasi SMCR Berlo memiliki 4 (empat) komponen atau elemen utama yang menyokong terjadinya proses komunikasi. Keempat elemen utama tersebut adalah sender/source atau pengirim pesan, message atau pesan, channel atau saluran komunikasi, dan receiver atau penerima pesan. Masing-masing elemen model komunikasi Berlo dipengaruhi oleh beberapa faktor.

Berikut adalah uraian singkat tentang berbagai elemen yang terdapat model komunikasi Berlo beserta faktor-faktor yang mempengaruhinya.

1. S untuk Sender/Source atau Sumber atau Pengirim Pesan

Sender/source atau pengirim pesan adalah sumber berasalnya pesan. Terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi elemen sender/source atau sumber yaitu keterampilan komunikasi, sikap, pengetahuan, sistem sosial, dan budaya.

• Keterampilan komunikasi (communication skills)

merupakan kemampuan individu untuk berkomunikasi seperti kemampuan untuk membaca, menulis, berbicara, mendengarkan, dan lain sebagainya. Keterampilan komunikasi yang dimiliki oleh sender/source atau sumber merupakan faktor yang mempengaruhi proses komunikasi. Jika sender/source atau sumber memiliki keterampilan komunikasi yang baik, maka pesan akan dapat dikomunikasikan dengan lebih baik. Sebaliknya, jika sender/source atau sumber tidak memiliki keterampilan komunikasi yang baik, maka pesan tidak dapat dikomunikasikan dengan baik. Komunikasi yang efektif pun tidak akan terjadi.

• Sikap (attitudes)

merupakan sikap yang diberikan oleh sender/source atau sumber kepada diri sendiri, khalayak, dan lingkungan dapat memberikan perubahan makna dan efek pesan.

• Pengetahuan (knowledge)

merupakan pengetahuan yang dimiliki oleh sender/source atau sumber tentang subyek pesan yang membuat pesan dikomunikasikan memiliki efek yang lebih terhadap khalayak. Dengan memiliki pengetahuan yang baik tentang subyek akan membuat pesan dapat dikirimkan secara lebih efektif oleh komunikator. Perlu dipahami bahwa pengetahuan disini menyangkut pengetahuan tentang subyek bukan pengetahuan secara umum.

• Sistem sosial (social systems)

meliputi beberapa aspek sistem sosial seperti nilai-nilai, kepercayaan, budaya, agama, dan pemahaman umum terkait masyarakat. Aspek-aspek ini mempengaruhi cara sender/source atau sumber dalam mengkomunikasikan pesan.

• Budaya (culture)

merupakan bagian dari masyarakat yang juga berada dalam sistem sosial. Budaya merupakan salah satu dari faktor-faktor yang mempengaruhi komunikasi. Sebagaimana telah kita pelajari dalam Komunikasi Antar Budaya atau Komunikasi Lintas Budaya bahwa latar belakang budaya yang dimiliki oleh individu dapat mempengaruhi dalam pembentukan serta penerimaan pesan. Dengan kata lain, perbedaan budaya mempengaruhi dalam penerimaan pesan. Untuk itu kita sebagai sender/source atau sumber harus memiliki pengetahuan yang baik tentang khalayak yang menjadi sasaran komunikasi.

2. M untuk Message atau Pesan

Yang dimaksud dengan elemen message atau pesan dalam model komunikasi Berlo adalah substansi yang dikirimkan oleh sender/source atau sumber kepada penerima pesan. Pesan yang dikirimkan oleh sender/source atau sumber dapat berbentuk suara, teks, video, ataupun media lainnya. Dalam elemen pesan, terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi pesan, yaitu isi (content), elemen pesan (elements), perlakuan (treatment), struktur (structure), dan kode (code).

• Isi (content) merujuk pada materi dalam pesan yang dipilih oleh sender/source atau sumber untuk mengekspresikan tujuannya. Isi atau content memiliki elemen dan struktur.
• Elemen (elements) menyangkut beberapa hal nonverbal seperti bahasa, gestur, bahasa tubuh dan lain sebagainya. Dalam pesan selalu terdapat beberapa elemen yang melengkapi isi pesan atau content.
• Perlakuan (treatment) merujuk pengemasan pesan yang mencakup bagaimana pesan dikirimkan kepada penerima pesan serta memberikan efek terhadap umpan balik yang diberikan oleh receiver atau penerima pesan. Perlu diingat pula bahwa perlakuan yang berlebihan terhadap pesan justru akan menghambat jalannya komunikasi.
• Struktur (structure) merujuk pada struktur pesan yang berdampak pada keefektifan sebuah pesan. Pesan bisa jadi sama namun struktur pesan yang tidak baik akan membuat pesan tidak dapat diterima dengan baik oleh receiver atau penerima pesan.
• Kode (code) merujuk pada kode pesan dalam artian bagaimana bentuk pesan yang dikirimkan misalnya bahasa sebagai alat komunikasi, bahasa tubuh, gestur, musik, dan budaya. Melalui kode-kode, kita memberikan atau menerima pesan. Pesan akan sangat jelas apabila kode-kode pesan sangat baik. Sebaliknya, kode pesan yang tidak baik dapat menimbulkan misinterpretasi.

3. C untuk Channel atau Saluran Komunikasi

Dalam melakukan komunikasi, sender/source atau sumber harus memilih sebuah saluran komunikasi untuk membawa atau mengirimkan pesan yang dimiliki. Misalnya dalam konteks komunikasi massa, digunakan media massa sebagai channel atau saluran komunikasi untuk menyampaikan pesan. Sementara itu, dalam bidang komunikasi lainnya seperti misalnya komunikasi pemasaran atau komunikasi bisinis atau komunikasi organisasi seringkali digunakan saluran komunikasi dalam organisasi lainnya seperti komunikasi online yang menggunakan media komunikasi modern seperti internet sebagai media komunikasi untuk menyampaikan pesan.

Namun, dalam komunikasi secara umum, panca indera manusia merupakan channel atau saluran komunikasi yang berdampak pada keefektifan channel atau saluran komunikasi. Kelima indera yang kita miliki adalah :

• Hearing – mendengarkan, yaitu menggunakan telinga untuk menerima pesan
• Seeing – melihat, yaitu saluran komunikasi visual misalnya televisi yang dapat kita lihat dan pesan yang disampaikan dapat kita terima
• Touching – menyentuh, yaitu sensasi sentuhan dapat digunakan sebagai sebuah saluran komunikasi misalnya ketika akan membeli gorengan kita akan menyentuh gorengan tersebut apakah masih hangat atau tidak
• Smelling – mencium dapat menjadi saluran untuk berkomunikasi. Misalnya ketika kita mencium bau bawang goreng maka kita menjadi paham bahwa ada yang memasak makanan
• Tasting – merasa, indera pengecap yakni lidah juga dapat kita gunakan sebagai saluran komunikasi misalnya ketika kita mencicipi makanan maka komunikasi pun dapat terjadi

Komunikasi tidak hanya terjadi dengan menggunakan satu indera saja namun kombinasi dari kelima indera yang kita miliki.

4. R untuk Receiver atau Penerima Pesan

Receiver atau penerima pesan merujuk pada individu yang menerima pesan yang dikirimkan oleh pengirim pesan. Sebagaimana sender/source atau sumber atau pengirim pesan, maka receiver atau penerima pesan juga memiliki berbagai elemen yang dipengaruhi oleh beberapa faktor. Elemen-elemen tersebut adalah keterampilan komunikasi, sikap, pengetahuan, sistem sosial, dan budaya.

• Keterampilan komunikasi (communication skills) merupakan kemampuan individu dalam hal ini penerima pesan atau receiver dalam menerima pesan. Keterampilan komunikasi yang dimaksud meliputi kemampuan mendengarkan, menulis, berbicara, membaca, dan lain-lain.
• Sikap (attitudes) merupakan sikap yang diberikan oleh penerima pesan sebelum dan setelah menerima pesan.
• Pengetahuan (knowlwdge) merupakan pengetahuan yang dimiliki oleh receiver atau penerima pesan agar pesan dapat diterima dengan baik.
• Sistem sosial (social systems) yang meliputi nilai-nilai, kepercayaan, agama, dan lain-lain mempengaruhi receiver atau penerima pesan dalam menerima pesan yang dikirimkan oleh pengirim pesan.
• Budaya (culture) sebagai salah satu bagian dari sistem sosial mempengaruhi cara receiver atau penerima pesan dalam menerima pesan.

Model komunikasi Berlo meyakini bahwa agar terjalin komunikasi yang efektif maka baik source/sender atau sumber maupun receiver atau penerima pesan hendaknya berada dalam tingkatan yang sama.

Kritik terhadap Model Komunikasi Berlo

Model komunikasi yang dicetuskan oleh Berlo tidak lepas dari berbagai kritik. Adapun kritik terhadap model komunikasi Berlo adalah sebagai berikut :

• Tidak adanya umpan balik sehingga sumber tidak mengetahui efek yang terjadi pada penerima pesan
• Tidak menyebutkan adanya hambatan-hambatan komunikasi
• Tidak adanya ruang untuk gangguan komunikasi
• Model komunikasi Berlo dipandang sebagai model komunikasi yang kompleks
• Model komunikasi Berlo merupakan model komunikasi linear
• Model komunikasi Berlo bukanlah model komunikasi dua arah
• Dalam kehidupan nyata, kebutuhan individu untuk berada pada level yang sama bagi terjadinya komunikasi terkadang tidak benar

Efektivitas Komunikasi

Efektivitas komunikasi ditentukan oleh beberapa hal:

1. Persepsi. Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan yang disampaikan dapat diterima komunikan.
2. Ketepatan. Komunikan atau audience memiliki kerangka pikir. Agar komunikasi yang dilakukan tepat sasaran, komunikator perlu mengekspresikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan kerangka pikir komunikan.
3. Kredibilitas. Dalam berkomunikasi, komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa komunikan dapat dipercaya. Sebaliknya dia juga harus bisa mendapatkan kepercayaan dari komunikan.
4. Pengendalian. Komunikan memberikan reaksi/umpan balik/feedback terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi ini harus bisa diantisipasi sekaligus dikendalikan komunikator sehingga tidak melenceng dari target komunikasi yang diharapkan.
5. Kecocokan. Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan dengan komunikan.

Sementara keterampilan meningkatkan efektivitas komunikasi bisa dilakukan dengan berbagai cara menyangkut komunikasi verbal non verbal, lisan maupun tulisan.

Manfaat Komunikasi yang Efektif

• Menyelesaikan masalah lebih cepat

Ketika didapati sebuah masalah maka biasanya selalu ada diskusi untuk menyelesaikan masalah tersebut. Apabila orang-orang yang terlibat tidak dapat saling berkomunikasi secara efektif, maka akan lebih susah untuk mengerti maksud dari pembicaraan. Dampaknya adalah lebih sulit untuk mencari akar permasalahan yang akhirnya membutuhkan waktu lebih lama untuk menemukan solusinya.

• Meningkatkan produktivitas

Semakin besar perusahaan maka semakin kompleks pula struktur organisasinya dan cara komunikasi antar karyawan. Contoh dalam perusahaan teknologi apabila komunikasi antara project manager dengan anggota tim teknis yang lain tidak efektif, bayangkan saja berapa lama waktu tidak produktif yang harus dihabiskan hanya untuk membuat para teknisi mengerti apa yang dimaksud oleh project manager. Jadi semakin efektif komunikasinya maka semakin cepat orang lain mengerti apa yang dibicarakan sehingga eksekusi pun lebih cepat.

• Hubungan kerjasama yang lebih baik

Suatu bisnis akan berkembang lebih cepat apabila terjalin kerjasama dengan pihak lain. Contoh katakanlah ada usaha toko roti yang ingin meningkatkan jumlah produksi per harinya. Pastinya untuk memenuhi kebutuhan bahan baku roti tersebut apabila hanya membeli eceran seperti biasa pasti biaya yang dikeluarkan akan semakin mahal. Berbeda halnya apabila melakukan kerjasama dengan pemasok yang akhirnya mendapatkan harga spesial yang pastinya akan lebih menghemat pengeluaran.

• Promosi lebih mudah

Bisnis yang berskala besar pasti memiliki bagian pemasaran khusus yang dapat bekerja penuh untuk memasarkan produk tersebut. Namun bukan berarti ketika kita ingin mendirikan startup sudah harus menyiapkan divisi pemasaran khusus apalagi jika modal dan sumber daya manusia yang kita miliki terbatas. Dengan memiliki kemampuan komunikasi yang efektif, kita dapat mengenalkan produk ke masyarakat lebih mudah karena mereka dapat langsung mengerti produk baru yang kita luncurkan.

• Meningkatkan kesan profesional

Ketika kita berkomunikasi dengan orang lain secara efektif, maka orang tersebut akan nyaman selama berbicara dengan kita. Hal ini juga akan menimbulkan kesan bahwa kita orang yang profesional karena orang yang diajak bicara dapat mengerti maksud pembicaraan dengan mudah.

Karakteristik Komunikasi yang Efektif

Kita semua bisa berkomunikasi dengan orang lain lewat berbagai cara, seperti bertatap muka langsung atau menggunakan media lain seperti alat komunikasi atau surat elektronik. Meski demikian, apakah kita bisa berkomunikasi efektif dengan orang lain? Jawabannya belum tentu. Agar bisa berkomunikasi dengan efektif, maka harus diketahui dulu karakteristik dari komunikasi efektif itu sendiri, yang bisa dilihat berikut ini.

1. Semua informasi bisa didapat

Komunikasi efektif bisa terjadi jika suatu informasi dari seseorang bisa didapat atau diterima seluruhnya oleh lawan bicara. Agar lawan bicara mendapatkan seluruh informasi yang diharapkan oleh sang pembicara, maka sang pembicara harus memaparkan semua dengan jelas dan tepat. Penyampaian pesan yang lengkap bisa meminimalisir salah paham dan mengurangi pertanyaan dari lawan bicara, sehingga komunikasi bisa lancar tanpa hambatan.

2. Tidak bertele-tele

Selain penyampaian pesan harus lengkap, agar komunikasi efektif bisa terjadi, maka penyampaian pesan itu haruslah tepat sasaran, atau dengan kata lain singkat dan jelas, tanpa bertele-tele. Penyampaian yang singkat dan jelas bisa membuat lawan bicara lebih fokus pada apa yang penting. Sebaliknya, penyampaian pesan yang terlalu bertele-tele akan membuat lawan bicara tak bisa fokus pada apa yang penting dan yang kurang penting.

3. Tidak ambigu

Ambigu sendiri bisa diartikan sebagai bermakna ganda. Penyampaian yang bermakna ganda bisa membuat lawan bicara salah paham, dan itu bisa menghambat komunikasi terjalin dengan baik. Komunikasi efektif bisa terjadi jika ambiguitas bisa minimalisir, sehingga lawan bicara tidak bingung tentang apa yang ingin disampaikan oleh sang pembicara.

4. Penggunaan kata yang tepat

Gunakan kata yang tepat dan dimengerti oleh semua orang, jangan menggunakan kata yang hanya dimengerti oleh orang tertentu saja. Dengan menggunakan kata yang jelas dan dimengerti semua orang, salah paham bisa diminimalisir. Sebagai contoh, ketika berbicara dengan orang awam, jangan menggunakan kata-kata ilmiah atau bahkan menggunakan istilah hukum, yang belum tentu dimengerti oleh lawan bicara. Selain itu, gunakan pula kata-kata yang sopan dan tidak menyinggung perasaan lawan bicara.

5. Peduli dan menghargai orang lain

Komunikasi efektif adalah komunikasi yang bisa terjalin di antara dua belah pihak, bukan sepihak saja. Karena itulah, dalam berkomunikasi, sebaiknya seseorang mempedulikan tentang latar belakang lawan bicaranya, seperti suku, atau agamanya. Jangan sampai lawan bicara merasa tersinggung dengan apa yang dibicarakan, karena hal itu hanya membuat komunikasi jadi sulit terjadi.

Setelah semua karakteristik di atas terpenuhi, maka komunikasi bisa lancar dan terjalin efektif.

Tujuan Komunikasi

Setelah mengetahui apa itu pengertian komunikasi, berikutnya Anda perlu tahu tujuan komunikasi. Secara singkat tujuan komunikasi adalah untuk menciptakan kesepahaman di antara kedua belah pihak.

Namun, masih ada sejumlah tujuan dari komunikasi yang perlu Anda ketahui.

1. Agar hal yang disampaikan bisa dimengerti dengan cukup baik. Dengan adanya definisi komunikasi diatas maka akan menghindarkan diri dari kesalah pahaman.
2. Agar mampu memahami maksud perkataan orang lain.
3. Agar ide, gagasan maupun pemikiran pribadi dapat diterima orang lain terutama dalam gelaran rapat tertentu.
4. Penggerak orang lain untuk mengerjakan sesuatu. Misalnya, kegiatan kerja bakti, sosialisasi dan sebagainya.

Fungsi Komunikasi dalam Organisasi

Tindak komunikasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu : fungsi informatif, fungsi regulatif, fungsi persuasif dan integratif. Dan berikut ini pembahasan tentang fungsi komunikasi.

1. Fungsi Informatif

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing systems). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu.

Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi kontlik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.

2. Fungsi Regulatif

Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini. Pertama, atasan atau orangorang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Di samping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberi instruksi atau perintah, sehingga dalarn struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintahperintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun demikian sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:

1. Keabsahan pimpinan dalam menyampaikan perintah,

2. Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi,

3. Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi,

4. Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.

Kedua, berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

3. Fungsi Persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan wring memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

4. Fungsi Integratif

Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan balk. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan organisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olah raga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

Bentuk Dasar dari Komunikasi

Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang umum digunakan dalam dunia bisnis, yaitu, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.

1. Komunikasi verbal

Komunikasi verbal adalah komunikasi dengan menggunakan simbol-simbol verbal. Simbol verbal bahasa merupakan pencapaian manusia yang paling impresif. Ada aturan-aturan yang ada untuk setiap bahasa yaitu fonologi, sintaksis, semantik dan pragmatis.

Komunikasi verbal terbagi menjadi dua, komunikasilisa atau oral communication (berbicara dan mendengar, komuikasi tertulis atau written communication (menulis dan membaca). Contohnya adalah membaca majalah, mambaca surat kabar, mempresentasikan makalah dalam suatu acara seminar dan lain-lain.

Sedangkan komunikasi verbal memilki tipe yang dibedakan menjadi dua yaitu, berdasarkan aktif atau pasifnya peserta komunikasi dalam proses komunikasi. Dimana komunikasi verbal dapat bertindak sebagai komunikator atau pengirim pesan dan dapat bertindak sebagai audience

Adapun dalam berkomunikasi secara verbal, dibutuhkan pengungkapan kata-kata yang disusun dalam suatu pola yang berarti, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan, seperti:

• Berbicara dan Menulis

Suatu pesan yang sangat penting dan kompleks, sebaiknya disampaikan dengan menggunakan tulisan, seperti surat, memo dan laporan

• Mendengarkan dan Membaca

Untuk mencapai komunikasi yang efektif, maka diperlukan komunikasi dua arah, dimana orang-orang yang terlibat di dalamnya memerlukan ketrampilan mendengar (listening) dan membaca (reading).

2. Komunikasi Nonverbal

Komunikasi nonverbal adalah proses komunikasi di mana pesan disampaikan tidak menggunakan kata-kata. Contoh komunikasi nonverbal ialah menggunakan gerak isyarat, bahasa tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata, penggunaan objek seperti pakaian, potongan rambut, dan sebagainya, simbol-simbol, serta cara berbicara seperti intonasi, penekanan, kualitas suara, gaya emosi, dan gaya berbicara.

Para ahli di bidang komunikasi nonverbal biasanya menggunakan definisi "tidak menggunakan kata" dengan ketat, dan tidak menyamakan komunikasi non-verbal dengan komunikasi nonlisan. Contohnya, bahasa isyarat dan tulisan tidak dianggap sebagai komunikasi nonverbal karena menggunakan kata, sedangkan intonasi dan gaya berbicara tergolong sebagai komunikasi nonverbal. Komunikasi nonverbal juga berbeda dengan komunikasi bawah sadar, yang dapat berupa komunikasi verbal ataupun nonverbal.

Komunikasi nonverbal merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis. Walaupun pada umumnya komunikasi nonverbal memiliki sifat kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari, seperti memahami dalam penggunaan bahasa isyarat, ekspresi wajah, gerakan tubuh, sandi, simbol-simbol, warna dan intonasi suara. Dalam penyampaiannya, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal memilki arti yang berbeda-beda, seperti dalam komunikasi nonverbal. pesan yang disampaikan biasanya dilakukan secara spontan tanpa memiliki rencana dan dilakukan secara tidak sadar dan bersifat alami.

Adapun Komunikasi Nonverbal memilki beberapa tujuan , yaitu:

• Menyediakan dan memberikan informasi

• Mangatur alur suatu percakapan

• Mengekspresikan emosi

• Memberi sifat dan melengkapi, menentang atau mengembangkan pesan-pesan verbal

• Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain

• Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam memberikan pengajaran pada saat kuliah.

Jenis-Jenis Komunikasi Nonverbal

Komunikasi objek

Seorang polisi yang menggunakan seragam merupakan salah satu bentuk komunikasi objek.

Komunikasi objek yang paling umum adalah penggunaan pakaian. Orang sering dinilai dari jenis pakaian yang digunakannya, walaupun ini dianggap termasuk salah satu bentuk stereotipe. Misalnya orang sering lebih menyukai orang lain yang cara berpakaiannya menarik. Selain itu, dalam wawancara pekerjaan seseorang yang berpakaian rapi cenderung lebih mudah mendapat pekerjaan daripada yang tidak. Contoh lain dari penggunaan komunikasi objek adalah seragam.

Sentuhan

Haptik adalah bidang yang mempelajari sentuhan sebagai komunikasi nonverbal. Sentuhan dapat termasuk: bersalaman, menggenggam tangan, berciuman, sentuhan di punggung, mengelus-elus, pukulan, dan lain-lain. Masing-masing bentuk komunikasi ini menyampaikan pesan tentang tujuan atau perasaan dari sang penyentuh. Sentuhan juga dapat menyebabkan suatu perasaan pada sang penerima sentuhan, baik positif ataupun negatif.

Kronemik

Kronemik adalah bidang yang mempelajari penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal. Penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal meliputi durasi yang dianggap cocok bagi suatu aktivitas, banyaknya aktivitas yang dianggap patut dilakukan dalam jangka waktu tertentu, serta ketepatan waktu (punctuality).

Gerakan tubuh

Dalam komunikasi nonverbal, kinesik atau gestur adalah gerakan tubuh meliputi kontak mata, ekspresi wajah, isyarat, dan sikap tubuh. Gerakan tubuh biasanya digunakan untuk menggantikan suatu kata atau frasa, misalnya mengangguk untuk mengatakan ya; untuk mengilustrasikan atau menjelaskan sesuatu; menunjukkan perasaan, misalnya memukul meja untuk menunjukkan kemarahan; untuk mengatur atau menngendalikan jalannya percakapan; atau untuk melepaskan ketegangan.

Proksemik

Proxemik atau bahasa ruang, yaitu jarak yang Anda gunakan ketika berkomunikasi dengan orang lain, termasuk juga tempat atau lokasi posisi Anda berada. Pengaturan jarak menentukan seberapa jauh atau seberapa dekat tingkat keakraban Anda dengan orang lain, menunjukkan seberapa besar penghargaan, suka atau tidak suka dan perhatian Anda terhadap orang lain, selain itu juga menunjukkan simbol sosial. Dalam ruang personal, dapat dibedakan menjadi 4 ruang interpersonal:

• Jarak intimJarak dari mulai bersentuhan sampai jarak satu setengah kaki. Biasanya jarak ini untuk bercinta, melindungi, dan menyenangkan.
• Jarak personalJarak yang menunjukkan perasaan masing - masing pihak yang berkomunikasi dan juga menunjukkan keakraban dalam suatu hubungan, jarak ini berkisar antara satu setengah kaki sampai empat kaki.
• Jarak sosialDalam jarak ini pembicara menyadari betul kehadiran orang lain, karena itu dalam jarak ini pembicara berusaha tidak mengganggu dan menekan orang lain, keberadaannya terlihat dari pengaturan jarak antara empat kaki hingga dua belas kaki.
• Jarak publikJarak publik yakni berkisar antara dua belas kaki sampai tak terhingga.

Vokalik

Vokalik atau paralanguage adalah unsur nonverbal dalam suatu ucapan, yaitu cara berbicara. Ilmu yang mempelajari hal ini disebut paralinguistik. Contohnya adalah nada bicara, nada suara, keras atau lemahnya suara, kecepatan berbicara, kualitas suara, intonasi, dan lain-lain. Selain itu, penggunaan suara-suara pengisi seperti "mm", "e", "o", "um", saat berbicara juga tergolong unsur vokalik, dan dalam komunikasi yang baik hal-hal seperti ini harus dihindari.

Lingkungan

Lingkungan juga dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan tertentu. Diantaranya adalah penggunaan ruang, jarak, temperatur, penerangan, dan warna.

Fungsi Komunikasi Nonverbal

Fungsi pertama: Repetisi

Perilaku nonverbal dapat mengulangi perilaku verbal. Misalnya, Anda menganggukkan kepala ketika mengatakan "Ya," atau menggelengkan kepala ketika mengatakan "Tidak," atau menunjukkan arah (dengan telunjuk) ke mana seseorang harus pergi untuk menemukan WC.

Fungsi Kedua: Subtitusi

Perilaku nonverbal dapat menggantikan perilaku verbal, jadi tanpa berbicara Anda bisa berinteraksi dengan orang lain. Misalnya, seorang pengamen mendatangi mobil Anda kemudian tanpa mengucapkan sepatah katapun Anda menggoyangkan tangan Anda dengan telapak tangan mengarah ke depan (sebagai kata pengganti "Tidak").

Isyarat nonverbal yang menggantikan kata atau frasa inilah yang disebut emblem.

Fungsi Ketiga: Kontradiksi

Perilaku nonverbal dapat membantah atau bertentangan dengan perilaku verbal dan bisa memberikan makna lain terhadap pesan verbal . Misalnya, Anda memuji prestasi teman sambil mencibirkan bibir.

Fungsi Keempat: Aksentuasi

Memperteguh, menekankan atau melengkapi perilaku verbal. Misalnya, menggunakan gerakan tangan, nada suara yang melambat ketika berpidato. Isyarat nonverball tersebut disebut affect display.

Fungsi Kelima: Komplemen

Perilaku Nonverbal dapat meregulasi perilaku verbal. Misalnya, saat kuliah akan berakhir, Anda melihat jam tangan dua-tiga kali sehingga dosen segera menutup kuliahnya.

Variasi Budaya Dalam Komunikasi Nonverbal

Budaya asal seseorang amat menentukan bagaimana orang tersebut berkomunikasi secara nonverbal. Perbedaan ini dapat meliputi perbedaan budaya Barat-Timur, budaya konteks tinggi dan konteks rendah, bahasa, dsb. Contohnya, orang dari budaya Oriental cenderung menghindari kontak mata langsung, sedangkan orang Timur Tengah, India dan Amerika Serikat biasanya menganggap kontak mata penting untuk menunjukkan ketepercayaan, dan orang yang menghindari kontak mata dianggap tidak dapat dipercaya.

Etika Berkomunikasi

Sebagai makhluk sosial, tentunya komunikasi tidak lepas dari kehidupan sehari-hari kita. Dan seperti yang telah diulas sebelumnya, komunikasi sebagai bagian dari kehidupan juga memiliki etika di dalamnya. Etika komunikasi merupakan salah satu dari etika khusus, karena membahas bagian tertentu dari kehidupan manusia.

Etika atau persepsi akan benar atau salah tergantung pada suatu tindakan atau perilaku. Etika adalah suatu tipe pembuatan keputusan yang bersifat moral dan menentukan apa yang benar atau salah dipengaruhi oleh peraturan dan hukum yang ada di dalam masyarakat. Amerika Serikat dibangun atas dasar moral dan standar-standar yang memegang peranan penting dalam beberapa institut dan hubungan. Karena standar etika cenderung mengalami pergeseran berdasarkan pada periode sejarah, lingkungan, pembicaraan, dan manusia yang terlibat, maka etika menjadi sulit untuk dipahami. Etika melampaui segala cara kehidupan, ‘’gender’’, ras, kelas sosial, indentitas seksual, dan agama, serta kepercayaan. Donald Wright berpendapat bahwa etika merupakan bagian dalam hampir semua keputusan yang dibuat.

Etika komunikasi adalah gagasan moral yang mempengaruhi komunikasi. Secara umum, etika komunikasi berkaitan dengan moral good present dalam segala bentuk komunikasi manusia. Ini termasuk komunikasi antar orang, komunikasi di media massa, dan komunikasi digital. Komunikasi yang etis mencakup kejujuran dalam komunikasi, menjaga kerahasiaan informasi, dan tidak membahas hal yang bersifat pribadi ataupun urusan orang lain di depan umum atau di depan pihak ketiga.

Karena komunikasi merupakan salah satu hal yang krusial dalam kehidupan manusia, maka penting bagi kita untuk memahami mengenai etika komunikasi. Tanpa adanya etika komunikasi, dapat terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti kesalahpahaman, pertengkaran, perselisihan, dan lain sebagainya. Selain itu, etika komunikasi yang tidak diketahui dan diterapkan akan menyebabkan hubungan kita dengan orang lain jadi buruk. Tentunya itu akan berakibat tidak baik, karena bagaimanapun juga kita adalah makhluk sosial yang selalu membutuhkan dan dibutuhkan orang lain.

Guna menghindari terjadinya hal-hal seperti itu, kita akan membahas lebih lanjut mengenai etika komunikasi apa saja yang penting dan mendasar dalam kehidupan sehari-hari.

Etika dalam komunikasi ada beragam dan tentunya tidak akan cukup jika dibahas semua disini. Pada tulisan ini, kita akan membahas beberapa etika dalam komunikasi yang sering kita lakukan dan temui sehari-hari

a. Memulai Pembicaraan

Dalam keseharian, tentunya kita pernah bertemu dengan keadaan yang membuat kita harus atau ingin memulai pembicaraan dengan orang lain. Namun ada hal-hal yang harus diperhatikan, yaitu:

1. Lihat keadaan calon lawan bicara.

Apakah dia terlihat sedang sibuk atau terburu-buru? Kalau iya, mungkin kita harus mencoba berbicara lain kali. Karena nanti kita justru akan mengganggu orang itu dan membuatnya tidak nyaman.

2. Ramah dan sopan.

Sapa lah lawan bicara anda dengan ramah dan sopan, namun tidak terkesan dibuat-buat. Kita bisa mengajukan pertanyaan basa-basi untuk pembuka seperti apa kabar, mau kemana, dari mana, dan semacamnya.

3. Jangan hanya bicara, dengarkan juga.

Kebanyakan orang mengasumsikan komunikasi selalu berkaitan dengan bicara, padahal tidak hanya itu. Mendengarkan juga salah satu bagian dari komunikasi, dan hal ini sangat penting untuk dilakukan. Ketika kita terlalul sibuk bicara dan tidak memperhatikan apa yang diucapkan lawan bicara, kita seperti tidak menghargainya.

b. Komunikasi Tatap Muka

Komunikasi tatap muka bisa dibilang komunikasi yang hampir setiap hari kita lakukan. Berikut beberapa hal yang harus diperhatikan dalam komunikasi tatap muka atau langsung:

1. Tatap mata lawan bicara.

Hal yang pertama harus dilakukan adalah menatap lawan bicara kita. Jangan sampai kita malah melihat ke arah yang lain dan membuat lawan bicara terganggu atau merasa tidak diperhatikan. Jika kesulitan menatap langsung pada mata lawan bicara, kita bisa melihat ke arah garis tengah antara kedua matanya (yang sejajar dengan hidung).

2. Jaga intonasi dan kecepatan bicara.

Bicaralah dengan suara yang stabil, tidak terlalu pelan atau terlalu tinggi. Keduanya bisa menyebabkan orang salah mengerti dan tidak paham apa yang kita bicarakan. Selain itu, bicaralah dengan kecepatan normal supaya dapat disimak dengan baik.

3. Lontarkan pertanyaan.

Sekali lagi, jangan hanya sibuk bicara dan tidak menyimak apa yang dibicarakan lawan bicara kita. Dengarkanlah baik apa yang dikatakan lawan bicara, dan sahutilah dengan melontarkan pertanyaan atau pernyataan.

c. Komunikasi Lewat Media

Seiring dengan melesatnya perkembangan teknologi, komunikasi melalui media bisa dibilang sebagai komunikasi yang paling sering kita lakukan. Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan:

1. Perhatikan gaya tulisan dan tanda baca.

Karena komunikasi lewat media kebanyakan mengandalkan tulisan, kita harus lebih berhati-hati dengan gaya bahasa yang kita tulis. Apakah sudah tepat, atau seperti orang marah? Selain itu, penggunaan tanda baca juga sangat penting terutama tanda seru. Sebaiknya kita meminimalisir penggunaan tanda seru atau huruf besar semua, karena cenderung membuat orang berpikir kalau kita marah.

2. Atur intonasi (jika menelpon).

Menelpon memang terdengar suara, namun mimik dan ekspresi wajah tidak dapat terlihat. Karena itu kita perlu mengatur intonasi suara kita ketika sedang menelpon.

3. Pikirkan apa yang ingin ditulis.

Komunikasi lewat media memungkinkan kita untuk berpikir sedikit lebih lama mengenai apa yang akan kita komunikasikan. Gunakan kesempatan itu untuk mengkomunikasikan hal-hal dengan lebih baik dan menyortir kalimat yang tidak patut. Tidak perlu terburu-buru, orang juga tahu kalau mengetik itu membutuhkan waktu lebih lama daripada bicara langsung. Tapi jangan juga membiarkan pesan orang tidak dibalas lama, karena itu akan membuat orang bertanya-tanya dan salah paham.

4.Menyambut Tamu

Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyambut tamu:

a. Berpakaian yang rapi dan pantas.

Meskipun berada di rumah sendiri, dalam menyambut tamu kita seharusnya memakai pakaian yang pantas. Tentu tidak akan enak dilihat tamu jika kita hanya berpakaian daster atau baju yang kotor.

b.. Menyuguhkan minuman.

Terkadang tamu akan bilang tidak usah jika ditawari minuman, namun meski begitu kita perlu menyediakannya. Bisa jadi si tamu malu atau basa-basi saja. Tidak perlu memaksakan menyuguhkan yang berlebihan, namun setidaknya minuman yang minimal ada.

c. Sampaikan terima kasih.

Tamu bertandang ke rumah kita dengan menempuh perjalanan dan menyisihkan waktunya untuk bertemu kita. Karena itu, sampaikanlah ungkapan penghargaan kita pada tamu karena telah berkunjung.

Teknik Komunikasi yang Baik

Sebagai hal yang selalu dilakukan dalam kehidupan sehari-hari, komunikasi harus dilakukan dengan baik. Berikut adalah beberapa teknik komunikasi yang baik:

• Bicara dengan jelas.

Komunikasi intinya adalah menyampaikan pesan kepada lawan bicara, dan tugas kita adalah bagaimana agar pesan tersebut sampai sesuai dengan keinginan kita. Yang paling penting adalah bicara apa yang kita maksudkan dengan jelas, supaya tidak ada kesalahpahaman.

• Mendengarkan dengan baik.

Seperti yang telah diulas sebelumnya, mendengarkan adalah hal yang sangat penting dalam komunikasi. Tanpa kita berusaha mendengarkan baik, komunikasi yang terjalin tidak akan efektif. Kita tidak memperhatikan apa yang dibicarakan orang lain dan membuat komunikasi jadi terhambat.

• Perhatikan lawan bicara.

Kita berkomunikasi dengan lawan bicara, maka kita harus perhatikan lawan bicara kita. Dengan begitu, lawan bicara merasa dihargai dan komunikasi berjalan lebih lancar. Kalau sudah begitu, hubungan yang terjalin dengan lawan bicara pun akan terus terjalin dengan baik.

• Konfirmasi jika merasa salah paham.

Dalam berkomunikasi, kita tidak dapat terhindar dari adanya kesalahpahaman. Kesalahpahaman bisa terjadi karena berbagai hal, misalnya gangguan lingkungan atau ketidakfokusan kita dalam menyimak. Karena itu, perlu dikonfirmasikan langsung hal yang disalahpahami guna meluruskan keadaan.

• Perhatikan komunikasi non-verbal.

Seperti yang dibahas sebelumnya, komunikasi bukan hanya soal bicara atau verbal. Ada juga aspek-aspek komunikasi non-verbal dan justru peranannya jauh lebih besar dibanding komunikasi verbal. Contoh dari komunikasi non-verbal adalah gestur tubuh, mimik wajah, penampilan, tanda baca, dan lain sebagainya.

Etiket Komunikasi

Etiket dikenal juga sebagai tata krama, yang mengatur sikap dan tindakan manusia dalam bergaul dengan manusia lain berdasarkan standar sopan santun dan adab. Etiket sebenarnya secara sadar atau tidak sudah banyak kita pelajari dan pahami sedari kecil. Namun untuk lebih jelasnya lagi, berikut adalah contoh dari etiket komunikasi:

• Pengunaan bahasa yang baik dan intonasi yang sesuai.
• Mengucapkan permisi ketika lewat di depan orang lain.
• Mengucapkan tolong ketika minta bantuan.
• Mengucapkan terima kasih ketika mendapat bantuan.
• Mengucapkan maaf ketika melakukan kesalahan.
• Menghormati orang-orang yang lebih tua.
• Mengurangi kebiasaan menyela ucapan orang lain.

Manfaat Mempelajari Etika Komunikasi

Setelah membahas berbagai hal mengenai etika komunikasi, berikut adalah manfaat dari mempelajari etika komunikasi:

• Melancarkan komunikasi dengan orang lain.
• Memahami apa yang dikomunikasikan orang lain.
• Diterima dalam sosial masyarakat karena mengikuti etika yang berlaku.
• Memperkuat hubungan yang terjalin dengan orang lain.
• Pesan yang disampaikan dapat diterima dengan lebih baik.
• Dihargai orang lain karena kita menghargai mereka juga.
• Tidak bertindak sembarangan dan seenaknya dalam berkomunikasi.

Hambatan Komunikasi

Dalam Pengantar Ilmu Komunikasi telah disinggung bahwa komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan/komunikate agar terjadi pengertian bersama. Proses komunikasi tidak akan berjalan apabila tidak didukung oleh berbagai elemen atau komponen komunikasi yaitu pengirim (sender), pesan (message), encoding, saluran (channel), penerima (receiver), decoding, umpan balik (feedback), gangguan/hambatan (noise), dan konteks (context).

Setiap elemen atau komponen dalam proses komunikasi menunjukkan kualitas komunikasi itu sendiri. Masalah akan timbul apabila salah satu dari elemen komunikasi tersebut mengalami hambatan yang menyebabkan komunikasi menjadi tidak efektif.

Hambatan komunikasi ini dapat terjadi pada semua konteks komunikasi, yaitu komunikasi antarpribadi atau komunikasi interpersonal, komunikasi massa, komunikasi organisasi atau komunikasi kelompok. Hambatan komunikasi yang terjadi dalam berbagai konteks komunikasi dapat menyebabkan komunikasi menjadi tidak efektif.

Hambatan komunikasi adalah segala sesuatu yang menghalangi atau mengganggu tercapainya komunikasi yang efektif. Hambatan komunikasi dapat mempersulit dalam mengirim pesan yang jelas, mempersulit pemahaman terhadap pesan yang dikirimkan, serta mempersulit dalam memberikan umpan balik yang sesuai.

Jenis-Jenis Hambatan Komunikasi

Secara garis besar, terdapat 4 (empat) jenis hambatan komunikasi yaitu hambatan personal, hambatan fisik, hambatan kultural atau budaya, serta hambatan lingkungan

• Hambatan personal

Hambatan personal merupakan hambatan yang terjadi pada peserta komunikasi, baik komunikator maupun komunikan/komunikate. Hambatan personal dalam komunikasi meliputi sikap, emosi, stereotyping, prasangka, bias, dan lain-lain.

• Hambatan kultural atau budaya

Komunikasi yang kita lakukan dengan orang yang memiliki kebudayaan dan latar belakang yang berbeda mengandung arti bahwa kita harus memahami perbedaan dalam hal nilai-nilai, kepercayaan, dan sikap yang dipegang oleh orang lain.

Hambatan kultural atau budaya mencakup bahasa, kepercayan dan keyakinan. Hambatan bahasa terjadi ketika orang yang berkomunikasi tidak menggunakan bahasa yang sama, atau tidak memiliki tingkat kemampuan berbahasa yang sama.

Hambatan juga dapat terjadi ketika kita menggunakan tingkat berbahasa yang tidak sesuai atau ketika kita menggunakan jargon atau bahasa “slang” atau “prokem” atau “alay” yang tidak dipahami oleh satu atau lebih orang yang diajak berkomunikasi.

Hal lain yang turut memberikan kontribusi terjadinya hambatan bahasa adalah situasi dimana percakapan terjadi dan bidang pengalaman ataupun kerangka referensi yang dimiliki oleh peserta komunikasi mengenai hal yang menjadi topik pembicaraan.

• Hambatan fisik

Beberapa gangguan fisik dapat mempengaruhi efektivitas komunikasi. Hambatan fisik komunikasi mencakup panggilan telepon, jarak antar individu, dan radio. Hambatan fisik ini pada umumnya dapat diatasi.

• Hambatan lingkungan

Tidak semua hambatan komunikasi disebabkan oleh manusia sebagai peserta komunikasi. Terdapat beberapa faktor lingkungan yang turut mempengaruhi proses komunikasi yang efektif. Pesan yang disampaikan oleh komunikator dapat mengalami rintangan yang dipicu oleh faktor lingkungan yaitu latar belakang fisik atau situasi dimana komunikasi terjadi. Hambatan lingkungan ini mencakup tingkat aktifitas, tingkat kenyamanan, gangguan, serta waktu.

Cara Mengatasi Hambatan Komunikasi

Berbagai hambatan komunikasi yang dapat menyebabkan ketidakefektifan komunikasi dapat kita atasi dengan memperhatikan beberapa hal berikut ini :

1. Pengirim pesan/komunikator/sender

Komunikasi adalah suatu proses yang berlangsung dua arah dan diawali oleh pengirim pesan. Pengirim pesan hendaknya merumuskan informasi sedemikian rupa agar tujuan komunikasi tercapai. Pengirim pesan harus proaktif dalam membuat penerima/komunikan/komunikator/receiver mengerti dan memahami pesan yang disampaikan. Seringkali, apa yang dikatakan tidak selalu sesuai dengan apa yang didengar. Untuk menghindarinya, hal-hal yang harus dilakukan adalah :

• Menyatakan satu ide atau gagasan dalam satu waktu.

• Menyatakan ide atau gagasan dengan singkat.

• Memberikan penjelasan ketika diperlukan.

• Melakukan pengulangan jika diperlukan.

• Menerima dan memberikan umpan balik.

• Melakukan pilihan kata, nada suara dan bahasa tubuh yang tepat.

• Mengembangkan sikap empati terhadap penerima/komunikan/komunikate/receiver dalam mengatasi hambatan kultural atau budaya dalam komunikasi.

2. Pesan

Pesan merupakan informasi sederhana yang ingin disampaikan oleh pengirim pesan kepada penerima. Pesan dapat berupa pesan verbal maupun pesan non verbal. Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya masalah, pengirim harus :

• Menggunakan terminologi yang tepat.
• Berbicara dengan jelas.
• Waktu pengiriman pesan disesuaikan dengan kesiapan penerima pesan untuk mendengarkan atau menerima pesan.
• Menggunakan volume suara yang sesuai.
• Pesan yang disampaikan hendaknya bersifat inklusif dan informatif. Inklusif artinya bahwa pesan berisi segala sesuatu yang diperlukan oleh penerima pesan untuk memahami maksud pengirim. Informasi artinya pesan merupakan sesuatu yang ingin diketahui oleh penerima pesan.

3. Penerima/komunikan/komunikate/receiver

Penerima pesan membutuhkan informasi untuk memenuhi kebutuhan mereka. Untuk itu, penerima pesan harus memegang kendali atas seluruh proses komunikasi yang berlangsung. Agar penerima pesan memegang kendali, adalah penting bagi penerima pesan untuk yakin bahwa pengirim pesan memahami apa yang diinginkan oleh penerima pesan dan mengapa mereka menginginkannya.

Aktif mendengarkan adalah suatu proses yang digunakan oleh penerima pesan untuk memfasilitasi komunikasi dan meningkatkan penampilan. Dalam artian, penerima pesan aktif dalam proses komunikasi. Agar penerima pesan dapat mendengarkan dengan aktif, hal-hal yang perlu dilakukan oleh penerima pesan adalah :

• Fokus perhatian pada pesan yang disampaikan dengan memberikan momen prioritas. Jika memungkinkan melihat atau melakukan kontak mata kepada pengirim pesan.
• Mendengar dan melihat isi pesan tidak langsung atau non verbal sama baiknya ketika mendengarkan kata-kata. Perhatikan petunjuk non verbal yang menyajikan informasi berdasar pada apa yang ingin disampaikan oleh pengirim pesan. Persepsi yang diberikan oleh penerima pesan terhadap pesan dan pengirim pesan dapat berbeda. Pilihan kata, nada suara, posisi tubuh, geture dan gerakan mata merefleksikan perasaan dibalik kata-kata yang diucapkan.
• Menjaga pikiran tetap terbuka dan hindari penilaian.
• Melakukan verfikasi terhadap apa yang didengar atau disampaikan. Jangan berasumsi bahwa persepsi yang diberikan terhadap pesan merupakan bentuk persetujuan dengan tujuan pengirim pesan. Berikan umpan balik yang tepat kepada pengirim pesan.

4. Umpan Balik Pesan

Penerima yang efektif memverifikasi pemahaman mereka terhadap pesan yang dikirim oleh pengirim pesan. Mereka menyadari kata-kata, nada suara, dan bahasa tubuh ketika mereka memberikan umpan balik. Berbagai bentuk umpan balik yang diberikan dapat berupa pengakuan, pengulangan, dan parafrase.

Kemudian, yang dimaksud dengan pengakuan adalah bahwa penerima pesan telah menerima dan memahami pesan yang disampaikan. Untuk pesan yang bersifat informatif yang rumit, pengakuan saja tidaklah cukup untuk memastikan dan memahami pesan yang disampaikan. Sedangkan, yang dimaksud dengan pengulangan adalah mengulang kembali kata-kata yang disampaikan oleh pengirim pesan.

Terakhir, yang dimaksud dengan parafrase adalah mengulang kata-kata yang disampaikan oleh penerima pesan sendiri kepada pengirim pesan. Parafrase memungkinkan penerima pesan untuk melakukan verifikasi terhadap pemahaman pesan dan menunjukkan kepada pengirim pesan bahwa penerima pesan mendengarkan pesan dengan baik.

Manfaat Mempelajari Hambatan-hambatan Komunikasi

Setelah mengetahui dan memahami hambatan-hambatan komunikasi, diharapkan kita dapat merumuskan serta menerapkan cara-cara yang tepat untuk mengatasi berbagai hambatan komunikasi tersebut ke dalam kehidupan kita sehari-hari. Dengan demikian, komunikasi yang efektif pun akan dapat tercapai.

BAB II BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI BISNIS

Pentingnya Komunikasi

Komunikasi tidak hanya proses bertukar informasi antara 2 orang atau lebih, tetapi komunikasi di dunia kerja juga membantu proses kerja, dan akan memberi banyak manfaat untuk tim.

Tidak hanya soft skill atau hard skill, adanya komunikasi yang baik dapat menjadi asset untuk perusahaan maupun dirimu sendiri. Berikut ini adalah alasan mengapa komunikasi merupakan hal yang penting dalam dunia kerja.

1. Meningkatkan team building

Membangun tim secara efektif didasari oleh bagaimana anggota tim berkomunikasi dan bekerja sama. Dengan menerapkan startegi yang efektif untuk meningkatkan komunikasi, kamu dapat membantu tim menjadi lebih efektif. Dan hal ini akan berdampak pada kepuasan karyawan dan perusahaan itu sendiri.

2. Meningkatkan produktivitas

Komunikasi akan mempermudah koordinasi, sehingga para karyawan akan semakin produktif dalam bekerja. Pada akhirnya, produktivitas yang baik akan menguntungkan bagi organisasi.

3. Menghargai perbedaan dan toleransi

Dengan banyaknya ragam bahasa dan budaya, tentu komunikasi dibutuhkan dalam dunia kerja agar karyawan semakin bisa memahami satu sama lainnya. Komunikasi yang efektif akan membuat karyawan semakin menghargai perbedaan yang ada, sehingga suasana kerja pun akan terasa nyaman.

4. Mempermudah dalam penerapan aturan

Komunikasi dalam dunia kerja berperan sebagai penerapan sebuah peraturan dalam perusahaan. Setiap perusahaan pasti memiliki aturan masing- masing dan berfungsi untuk mencapai suatu tujuan bersama.

Peraturan berfungsi untuk memudahkan seseorang dalam bekerja. Dan peran komunikasi akan digunakan oleh atasan untuk menyampaikan peraturan tersebut kepada karyawannya.

5. Memudahkan memahami karakter

Komunikasi dalam dunia kerja juga digunakan untuk memahami karakter seseorang. Dengan begitu, maka kamu akan lebih mudah berkomunikasi secara efektif dan menghindari kesalahpahaman di tempat kerja.

6. Menyelesaikan suatu konflik

Jika suatu perusahaan sedang ada konflik, maka hal yang biasa dilakukan adalah mengadakan rapat untuk menyelesaikan masalah tersebut. Dalam hal ini, komunikasi juga menjadi sarana penting untuk memecahkan suatu masalah yang sedang terjadi.

7. Mempermudah mengambil keputusan

Keputusan dalam suatu perusahaan diputuskan oleh seorang pemimpin. Keputusan diambil setelah dikomunikasikan terlebih dahulu melalui rapat yang dihadiri oleh petinggi perusahaan dan karyawannya.

Komunikasi dalam dunia kerja yang baik akan dibutuhkan sebagai bahan pertimbangan berupa tanggapan dari peserta rapat atas keputusan yang akan diambil.

8. Meningkatkan motivasi

Motivasi merupakan hal yang penting untuk meningkatkan produktivitas dalam bekerja. Motivasi ini berkaitan dengan komunikasi. Dalam dunia kerja, komunikasi merupakan unsur penting untuk meningkatkan motivasi seseorang dalam bekerja.

Komunikasi yang baik dapat mempengaruhi seseorang menjadi lebih giat dalam bekerja. Dan komunikasi yang buruk juga dapat berdampak pada motivasi kerja seseorang, serta menimbulkan konflik dalam perusahaan.

Komunikasi Menurut Ruang Lingkup

Ruang lingkup terjadinya komunikasi merupakan batasan jenis komunikasi ini. Maka dalam komunikasi menurut ruang lingkup dapat dibedakan sebagai berikut:

a. Komunikasi internal

Komunikasi yang berlangsung dalam ruang lingkup atau lingkungan organisasi atau perusahaan yang terjadi diantara anggota organisasi atau perusahaan tersebut saja.

Komunikasi internal ini dapat dibedakan menjadi tiga macam:

1. Komunikasi vertikal yang terjadi dalam bentuk komunikasi dari atasan kepada bawahan, misalnya perintah, teguran, pujian, petunjuk dan sebagainya.

2. Komunikasi horizontal yang terjadi didalam ruang lingkup organisasi atau kantor diantara orang-orang yang mempunyai kedudukan sejajar.

3. Komunikasi diagonal yang terjadi didalam ruang lingkup organisasi atau kantor diantara orang-orang yang mempunyai kedudukan tidak sama pada posisi tidak sejalur vertikal.

b. Komunikasi eksternal

Komunikasi yang berlangsung antara organisasi atau perusahaan dengan pihak masyarakat yang ada diluar organisasi atau perusahan tersebut. Komunikasi dengan pihak luar dapat berbentuk:

1. Eksposisi, pameran, promosi, publikasi dan sebagainya

2. Konperensi pers (press release)

3. Siaran televisi, radio dan sebagainya

4. Bakti sosial, pengabdian pada masyarakat, dan sebagainya.

Komunikasi eksternal dimaksudkan untuk mendapatkan pengertian, kepercayaan, bantuan dan kerjasama dengan masyarakat.

Komunikasi Menurut Kelangsungannya

Di dalam proses komunikasi dapat kita ketahui terjadinya interaksi dua belah pihak tersebut sebagai berikut:

1. Komunikasi Langsung

Komunikasi langsung merupakan proses komunikasi yang dilakukan secara langsung atau tatap muka. Seperti halnya ketika kita berbicara dengan orang lain tanpa adanya perantara atau media komunikasi sebagai penghantar pesan atau informasi. Itulah yang disebut sebagai komunikasi langsung.

Dengan kata lain, komunikasi langsung ini dilakukan langsung bertatap muka tanpa adanya alat bantuan komunikasi yang fungsinya sebagai media komunikasi.

Seperti yang sudah dijelaskan di atas, bahwa komunikasi langsung merupakan proses komunikasi yang dilakukan secara langsung atau bertatap muka antara komunikator dengan komunikan. Jenis jenis komunikasi langsung ini dibedakan menjadi beberapa bagian tergantung dari tinjauannya.

Berikut ini adalah jenis dari komunikasi langsung:

• Komunikasi Langsung Persona dengan Persona

Komunikasi langsung persona dengan persona atau biasa disebut sebagai komunikasi langsung antar persona ini dilakukan antar dua orang yang sedang melakukan proses komunikasi. Seperti si A berbicara dengan si B, maka hal itu disebut sebagai komunikasi langsung antar persona.

• Komunikasi Langsung Persona dengan Kelompok

Komunikasi persona dengan kelompok ini merupakan komunikasi langsung yang dilakukan oleh seseorang kepada banyak orang. Hal ini dapat dilihat contohnya seperti seorang guru yang menerangkan pelajaran kepada beberapa siswanya atau seorang ketua yang sedang memimpin rapat.

• Komunikasi Langsung Kelompok dengan Persona

Komunikasi langsung kelompok dengan persona merupakan komunikasi secara langsung yang dilakukan oleh banyak orang kepada satu orang. Hal ini bisa kita lihat contohnya seperti para pengunjuk rasa yang menyampaikan aspirasinya dengan turun ke jalan dan menyampaikan ke satu orang seperti pejabat contohnya. Di mana para pengunjuk rasa sebagai komunikator, dan pejabatnya sebagai komunikannya.

• Komunikasi Langsung Kelompok dengan Kelompok

Komunikasi langsung kelompok dengan kelompok ini biasa disebut sebagai komunikasi langsung antar kelompok yang mana dilakukan oleh beberapa orang yang menyampaikan pesan atau informasi kepada beberapa orang atau kelompok lain. Hal ini bisa kita temukan pada suatu acara atau peristiwa debat. Di mana kelompok A menyampaikan tanggapannya kepada kelompok B.

Di dalam komunikasi langsung yang dapat dilaukan secara langsung dan bertatap muka, maka dapat ditemukannya beberapa kelebihan dari komunikasi langsung yang di antaranya adalah sebagai berikut:

Kelebihan

• Bisa lebih mudah dipahami
• Dapat langsung menanggapi atau memberikan tanggapan langsung
• Tidak ada hal yang disembunyikan/ drama komunikasi

Kekurangan

Berikut ini adalah beberapa kekurangan dan kelemahan dari komunikasi langsung yang di antaranya adalah sebagai berikut:

• Tidak dapat menjangkau secara luas.
• Membutuhkan waktu yang lama untuk dapat menjangkau lebih luas lagi.

2. Komunikasi Tidak Langsung

Berbeda hal dengan komunikasi langsung. Komunikasi tidak langsung merupakan proses dari suatu komunikasi yang dilakukan secara tidak langsung alias memerlukan bantuan alat komunikasi yang fungsinya sebagai media komunikasi. Komunikasi tidak langsung ini umumnya menggunakan media perantara sebagai penghantar pesan atau informasi agar sampai ke komunikan atau penerima pesan.

Dengan demikian, komunikasi tidak langsung ini tidak berlangsung begitu saja alias dengan tatap muka secara langsung, melainkan perlu adanya alat media komunikasi dalam berkomunikasi. Sehingga, komunikasi tidak langsung ini umumnya digunakan dalam berkomunikasi jarak jauh.

Seperti yang sudah dipaparkan di atas, bahwa komunikasi tidak langsung merupakan proses komunikasi yang dilakukan dengan menggunakan media perantara sebagai media komunikasi untuk dapat berkomunikasi dan menyampaikan pesan atau informasi kepada komunikan. Jenis jenis komunikasi tidak langsung ini dibedakan menjadi beberapa bagian tergantung dari tinjauannya.

• Komunikasi Tidak Langsung Personal dengan Personal

Komunikasi tidak langsung persona dengan persona ini biasa disebut juga sebagai komunikasi tidak langsung antar persona, di mana komunikasi ini terjadi karena adanya bantuan dari alat perantara atau media komunikasi seperti telepon atau internet. Kita bisa melihat kehidupan sehari-hari sebagai contohnya yaitu si A yang sedang telepon dengan si B dengan jarak jauh.

• Komunikasi Tidak Langsung Persona dengan Kelompok

Komunikasi tidak langsung persona dengan kelompok ini merupakan komunikasi yang berlangsung dengan bantuan media komunikasi yang contohnya seperti seorang presiden yang disiarkan di televisi secara langsung yang mana pesan atau informasinya ditujukan ke publik atau masyarakat. Hal ini biasanya terjadi bukan dua arah, melainkan satu arah karena tidak mendapatkan tanggapan secara langsung.

• Komunikasi Tidak Langsung Kelompok dengan Persona

Komunikasi tidak langsung kelompok dengan persona merupakan komunikasi yang terjadi dari banyak orang sebagai komunikatornya dan seseorang sebagai komunikannya dan dengan menggunakan media komunikasi. Hal ini dapat kita lihat sebagai contohnya adalah beberapa penyiar yang sedang berkomunikasi dengan pemirsa seperti di televisi maupun di radio.

• Komunikasi Tidak Langsung Kelompok dengan Kelompok

Komunikasi tidak langsung antar kelompok atau kelompok dengan kelompok ini merupakan komunikasi yang berlangsung dengan alat bantuan media komunikasi untuk menyampaikan pesan dan informasinya kepada komunikan. Hal ini dapat kita lihat contohnya seperti kelompok A yang sedang berkomunikasi dengan kelompok B dengan menggunakan bantuan internet atau media sosial.

Berikut kelebihan dan kekurangan dari komunikasi tidak langsung: Kelebihan

Berikut ini adalah beberapa kelebihan atau keunggulan dari komunikasi yang dilakukan secara tidak langsung atau menggunakan alat bantuan media komunikasi.

• Dapat menjangkau lebih luas
• Lebih mudah untuk berkomunikasi ke banyak orang
• Bisa langsung sampai dalam berkomunikasi dalam skala besar

Kekurangan

Berikut ini adalah kekurangan komunikasi tidak langsung yang bisa kita ketahui adalah : (Baca juga: Pengertian Informasi Menurut Para Ahli)

• Terkadang mengalami gangguan sinyal
• Tidak terjaga dari segi rahasianya pesan atau informasi

Komunikasi Menurut Perilaku

Komunikasi merupakan hasil dari pembelajaran manusia yang terjadi secara otomatis, sehingga dipengaruhi oleh perilaku maupun posisi seseorang. Menurut perilaku komunikasi terdiri dari 3 macam, yaitu:

1. Komunikasi Formal

Komunikasi formal adalah proses komunikasi yang memanfaatkan saluran-saluran formal dalam organisasi. Komunikasi ini terjadi diantara anggota organisasi yang tata caranya diatur dalam struktur organisasinya. Saluran formal disebut pula saluran birokrasi. Komunikasi formal disebut juga sebagai komunikasi resmi. Masing-masing pegawai yang terlibat dalam komunikasi berperan sesuai jabatan dan kewenangannya.

Ciri-ciri Komunikasi Formal dapat dibedakan berdasarkan:

• Arus komunikasi yang terjadi lebih banyak dilakukan dengan komunikasi ke bawah, yang artinya bawahan atau karyawan lebih banyak melakukan komunikasi dari pada dengan atasan (pimpinan).
• Tujuan komunikasi ini berkaitan dengan kepentingan dinas
• Cara menyampaian pesan lebih banyak tertulis maupun dalam rapat resmi.

Jaringan Komunikasi Formal dalam Organisasi

Jaringan komunikasi formal adalah sistem yang dirancang oleh manajemen untuk menentukan “siapa seharusnya berbicara kepada siapa” agar pekerjaan dapat diselesaikan. Jaringan komunikasi formal organisasi skala kecil lebih sederhana dibandingkan dengan jaringan komunikasi formal organisasi skala besar.

Salah satu cara paling mudah untuk menggambarkan jaringan komunikasi formal dalam sebuah organisasi adalah melalui struktur organisasi atau organigram. Organigram atau struktur organisasi merupakan petunjuk atau panduan mengenai siapa yang bertanggung jawab mengenai tugas yang diberikan dan siapa yang bertanggung jawab terhadap kinerja rekan-rekannya.

Menurut Ronald Adler dkk dalam bukunya Communicating at Work : Strategies for Success in Business and the Professions, terdapat 3 (tiga) macam jaringan komunikasi formal dalam organisasi, yaitu :

a. Komunikasi dari atas ke bawah atau downward communication

Menurut Katz dan Kahn (1978), komunikasi dari atas ke bawah atau downward communication terjadi manakala pihak atasan mengirimkan pesan kepada bawahan. Adapun bentuk komunikasi dari atas ke bawah pada umumnya berupa :

• Job instructions (instruksi pekerjaan), merupakan perintah mengenai apa yang harus dilakukan atau bagaimana melakukannya.
• Job rationate (rasio pekerjaan), merupakan penjelasan atau penjabaran bagaimana satu tugas berkaitan dengan tugas lainnya.
• Procedures and practices (prosedur dan praktis), merupakan sekumpulan informasi mengenai peraturan, regulasi, kebijakan, dan keuntungan.
• Feedback (umpan balik), merupakan informasi mengenai seberapa efektif kinerja seseorang
• Indoctrination (indoktrinasi), merupakan informasi yang bertujuan untuk memotivasi para karyawan dengan memberikan kesan tentang misi organisasi dan secara khusus bagaimana mereka terhubung dengan misi organisasi

b. Komunikasi dari bawah ke atas atau upward communication

Komunikasi dari bawah ke atas atau upward communication terjadi manakala pihak bawahan mengirimkan pesan kepada atasan. Ada 4 (empat) tipe pesan yang dikirimkan, yaitu :

• What subordinates are doing – apa yang dilakukan oleh karyawan.
• Unsolved work problems – masalah-masalah pekerjaan yang tidak terselesaikan.
• Suggestions for improvement – harapan-harapan untuk perbaikan.
• How subordinates feel about each other and the job – apa yang karyawan rasakan tentang rekan dan pekerjaan.

c. Komunikasi horizontal atau horizontal communication (komunikasi lateral)

Komunikasi horisontal terdiri dari berbagai pesan antar anggota dalam sebuah organisasi dengan kekuasaan yang sama atau seimbang. Komunikasi horisontal disebut juga dengan komunikasi lateral dan memiliki beberapa tujuan, yaitu :

• Task coordination – koordinasi tugas.
• Problem solving – pemecahan masalah.
• Sharing information – berbagi informasi.
• Conflict resolution – resolusi konflik.
• Building rapport – membangun kebersamaan atau hubungan.

Karena sifatnya yang tidak formal, seringkali desas-desus dapat menyebar melalui komunikasi horisontal. Kemudian, untuk memecahkan masalah yang timbul akibat proses komunikasi horizontal maka diperlukan peran public relations.

Dalam menjalankan tugasnya, public relations bergaul dengan karyawan untuk menggali dan mengumpulkan informasi serta menampung berbagai macam keluhan yang dirasakan oleh karyawan yang berhubungan dengan pekerjaan.

2. Komunikasi Informal

Secara sederhana, komunikasi informal adalah jenis komunikasi antar individu yang pada umumnya terjadi di dalam suatu organisasi. Namun, dalam komunikasi informal ini, pesan yang disampaikan atau proses komunikasinya terjadi secara spontan, langsung, alias tanpa rencana sebelumnya. Atau dengan kata lain, bahwa komunikasi informal ini dilakukan tanpa adanya persetujuan dan kesepakatan yang ada di dalam struktur organisasi.

Berbeda halnya dengan komunikasi non formal. Mungkin banyak yang mengira bahwa komunikasi informal ini sejenis dengan komunikasi non formal. Padahal tidak. Komunikasi non formal sendiri merupakan jenis komunikasi organisasi yang letaknya berada di antara komunikasi formal atau resmi dengan komunikasi informal atau tidak resmi. Pada umumnya, komunikasi non formal digunakan pada suatu hubungan pribadi setiap individu alias tidak melibatkan organisasi atau kelompok.

Komunikasi informal ini dapat ditemui ketika beberapa individu menyampaikan informasi atau pesan berupa isu, gossip, atau bahkan rumor – rumor yang beredar. Sehingga, dapat dikatakan bahwa komunikasi informal ini merupakan suatu proses komunikasi yang masih belum jelas atau tepat kebenarannya, karena belum ada sumber yang terpercaya.

Dengan kata lain, ketika kita hendak menyampaikan pesan dari suatu komunikasi informal, setidaknya menyaring benar dan tetap berhati – hati dalam menyampaikan maupun menerimanya. Komunikan atau komunikator yang baik, adalah komunikan atau komunikator yang mampu menyikapi pesan atau informasi dengan kepala dingin dan pikiran positif.

Ketika kita sebagai komunikan, tapi kita tidak bisa menyerap dan menyikapi pesan dari komunikasi informal, maka kita akan mendapatkan pesan yang sia – sia. Begitu pun juga, ketika kita menjadi komunikator yang tidak bisa menyikapi pesan dari komunikasi informal, maka kita akan dianggap hoax oleh komunikan yang menerima pesan dari kita.

Bahkan bisa dikatakan bahwa pesan atau informasi dalam komunikasi informal ini bisa berubah – ubah. Seperti penambahan pesan, atau bahkan pengurangan pesan. Hal ini semua tergantung dari komunikator yang menyampaikan dan komunikan yang menerima pesan tersebut.

Struktur

Di dalam komunikasi informal, pada umumnya tidak mempedulikan struktur pesan atau informasi yang disampaikan. Bahkan ada yang beranggapan bahwa komunikasi informal ini bergerak secara bebas tanpa adanya hirarki dan aturan yang berlaku. Maka dari itu, komunikasi informal ini digunakan dalam situasi yang tidak resmi atau dalam keadaan yang penting atau urgent.

Faktor

Adapun beberapa faktor yang menyebabkan komunikasi informal ini muncul, yaitu di antaranya:

• Pemuasan kebutuhan manusia.
• Perlawanan terhadap pengaruh yang kaku dan membosankan juga monoton.
• Keinginan untuk mempengaruhi orang lain.
• Sumber informasi sebagai tali pererat hubungan dalam suatu pekerjaan dan organisasi.

Proses

Pada umumnya, komunikasi informal akan menyampaikan suatu pesan atau informasi yang muncul melalui mulut ke mulut. Pesan itu akan beredar dan menjadi ‘kabar burung’. Karena pesan dalam komunikasi informal ini muncul dari suatu kerumunan, di mana seseorang di dalamnya menerima informasi atau pesan, dan pesan tersebut disampaikan dan diteruskan seseorang atau bahkan lebih dari seseorang hingga ke seseorang lainnya. Jadilah ‘kabar burung’ yang mulai beredar ke mana-mana.

Dengan adanya proses komunikasi informal, maka informasi atau pesan yang tersampaikan dan tersebar masih dimasukkan ke dalam kategori samar atau belum pasti dan memiliki kepastian yang tetap. Sebagai penggambaran, simak keterangan di bawah ini yang merupakan proses komunikasi informal.

Keterangan:

• Akan ada beberapa pesan yang di antaranya pesan 1, pesan 1a, dan pesan 1b dari berbagai sumber yang diterima oleh komunikan.
• Komunikan tersebut beralih menjadi komunikator karena berubah fungsi dengan menyebarkan dan menyampaikan informasi atau pesan 1 tersebut. Pesan 1 pun berubah menjadi pesan 1c, karena adanya variasi pesan yang ia terima. (baca juga: Metode Penelitian Komunikasi)
• Komunikan tersebut menyebarkan pesan 1c ke komunikan lain, namun terdapat pesan 1 lainnya, yaitu pesan 1d.
• Hingga terdapat dua golongan, yaitu komunikan pesan 1c dan pesan 1d, dan komunikan murni pesan 1c.

Itulah penggambaran dari proses komunikasi informal yang mungkin bisa dikatakan bahwa pesan yang disampaikan masih simpang siur.

Peranan

Setiap jenis komunikasi dalam suatu organisasi selalu memiliki fungsi dan tujuan tersendiri yang berbeda – beda sesuai fungsinya. Fungsi dari komunikasi informal sendiri adalah menjalin hubungan sosial, kekerabatan, dan persaudaraan dalam suatu kelompok informal.

Walaupun komunikasi informal ini dikategorikan sebagai pesan rumor atau pesan yang masih belum jelas sumbernya, namun komunikasi informal ini dapat berfungsi pada kebutuhan sosial. Karena dengan adanya komunikasi informal ini, maka seseorang dapat mempengaruhi individu lain dan mampu mengatasi kebosanan karena adanya komunikasi yang formal dan terkesan kaku.

Namun, kita harus mengatahui kondisi dan situasi, kapan waktu yang tepat menggunakan komunikasi informal ini. Pada umumnya, komunikasi informal ini difungsikan untuk mencairkan susasan yang awalnya tegang, menjadi rileks dalam suatu komunikasi organisasi. Sehingga ada yang menyebutnya bahwa komunikasi informal ini adalah intermezzo dalam komunikasi atau jembatan pada suatu komunikasi yang kaku dan formal.

Jaringan Komunikasi Informal dalam Organisasi

Setiap organisasi juga memiliki jaringan komunikasi informal. Komunikasi informal adalah pola interaksi yang didasarkan pada pertemanan, kedekatan antar karyawan, dan saling berbagi dalam hal minat karir dan masalah pribadi. Komunikasi informal dalam sebuah organisasi memiliki beberapa fungsi, yaitu conforming, expanding, expediting, contradicting, circumventing, dan supplementing.

• Conforming – Mengkonfirmasi, beberapa komunikasi informal mengkorfirmasi beberapa pesan formal.
• Expanding – Komunikasi informal dapat menjembatani kesenjangan yang terjadi akibat pesan-pesan formal yang tidak jelas.
• Expediting – Melancarkan, komunikasi informal seringkali dapat mengirimkan pesan lebih cepat daripada saluran formal.
• Contradicting – Kontradiksi, terkadang komunikasi informal berlawanan dengan pesan-pesan yang bersifat resmi.
• Circumventing – Pemangkasan, beberapa kontak informal terkadang dapat membantu memotong jalur resmi yang tidak perlu dan menghabiskan banyak waktu.
• Supplementing – Komunikasi informal dapat membuat sebuah pekerjaan dapat dikerjakan secara lebih baik dibandingkan dengan komunikasi formal.

Manfaat Mempelajari Komunikasi Informal

Perlu diketahui bahwa komunkasi informal ini sangatlah dibutuhkan di setiap perusahaan, bahkan komunikasi informal ini tetap harus dijaga untuk menjaga silaturahmi atau hubungan antar individu dalam suatu perusahaan atau organisasi.

Sehingga ada pun beberapa manfaat, jika Anda mempelajari komunikasi informal yaitu di antaranya:

• Mempererat Hubungan Individu

Ketika Anda menggunakan komunikasi informal dalam komunikasi organisasi, maka Anda secara tidak langsung dapat memperat hubungan individu sesama anggota dalam suatu organisasi. Karena komunikasi informal ini sifatnya santai dan ringan.

• Mencairkan Suasana

Seperti yang dikatakan sebelumnya, bahwa komunikasi informal ini bersifat ringan dan santai, maka komunikasi informal ini dapat mencairkan suasana di kala komunikasi formal mulai tegang.

• Jembatan Komunikasi Formal

Anda perlu mempelajari komunikasi informal ini sebagai intermezzo. Sama halnya dengan mencairkan suasana, bahwa komunikasi informal ini dapat dijadikan pembuka sebelum menuju ke obrolan yang sifatnya serius, agar tidak terlalu tegang dalam suatu obrolan.

• Lobbying

Anda mempelajari komunikasi informal ini dapat membawa Anda ke lobbying, dengan kata lain Anda akan bisa melakukan negosiasi dengan bahasa yang ringan dalam komunikasi informal.

Ada kalanya komunikasi informal ini digunakan ketika kita berbicara dengan atasan kita, namun ada kalanya tidak sering menggunakan komunikasi informal ini. Dengan tetap menjaga kehormatan atasan kita di depan public, maka kita harus pandai bersikap dalam berkomunikasi. Jangan sampai kita kebablasan menggunakan komunikasi informal yang tidak tepat waktunya.

Komunikasi Menurut Sifat dan Jumlah Komunikan

Banyak pakar yang mengklasifikasikan komunikasi berdasarkan konteksnya. Istilah-istilah lain juga lazim digunakan untuk merujuk pada konteks ini, yaitu istilah tingkat, bentuk, keadaan, cara, dan jenis. Indikator yang paling umum untuk mengklasifikasikan komunikasi adalah berdasarkan jumlah peserta yang terlibat dalam komunikasi. Maka dikenalah;

1. Komunikasi pribadi/ personal
2. Komunikasi kelompok
3. Komunikasi massa

Komunikasi Pribadi/ Personal

Komunikasi pribadi (personal communication) adalah komunikasi seputar diri seseorang, baik dalam fungsinya sebagai komunikator maupun sebagai komunikan. Tatanan komunikasi ini terdiri dari dua jenis, yaitu komunikasi intrapribadi dan komunikasi antarpribadi.

• Komunikasi Intrapribadi (Intrapersonal communication)

Komunikasi Intrapribadi adalah komunikasi yang berlangsung dalam diri seseorang. Orang tersebut berperan baik sebagai komunikator maupun sebagai komunikan. Dia berdialog dan bertanya jawab dengan dirinya sendiri, memberikan umpan balik bagi dirinya sendiri dalam proses internal yang berkelanjutan. Biasanya Komunikasi intrapribadi berlangsung ketika seseorang melakukan kegitan perenungan, perencanaan dan penilaian kepada diri sendiri.

Aktivitas dari komunikasi intrapribadi yang kita lakukan sehari-hari dalam upaya memahami diri sendiri diantaranya adalah; berdoa, bersyukur, instrospeksi diri, dan berimajinasi secara kreatif

Mampu berdialog dengan diri sendiri, menunjukkan bahwa berarti kita mampu mengenali diri kita. Dengan begitu kita dapat belajar bagaimana kita bisa mengamati dan memberikan makna (intelektual dan emosional) kepada lingkungan kita.

• Komunikasi Antarpribadi (interpersonal communication)

Komunikasi interpersonal adalah komunikasi yang terjadi antara dua orang atau lebih, yang biasanya tidak diatur secara formal. Dalam komunikasi interpersonal, setiap partisipan menggunakan semua elemen dari proses komunikasi. Misalnya, masing-masing pihak akan membicarakan latar belakang dan pengalaman masing-masing dalam percakapan tersebut

Komunikasi sangat penting bagi semua aspek kehidupan manusia. Komunikasi manusia dapat mengekspresikan gagasan, perasaan, harapan dan kesan kepada sesama serta memahami gagasan, perasaan dan kesan orang lain. Komunikasi tidak hanya mendorong perkembangan kemanusiaan yang utuh, tetapi juga menciptakan hubungan sosial yang sangat diperlukan dalam kelompok sosial apapun. Komunikasi memungkinkan terjadinya kerja sama sosial, membuat kesepakatan-kesepakatan penting, dan lain-lain. Individu yang terlibat dalam komunikasi memiliki latar belakang sosial, budaya dan pengalaman psikologis yang berbeda-beda. Perbedaan ini dapat memengaruhi efektivitas sebuah komunikasi. Sangat penting bagi setiap individu untuk memahami simbol-simbol yang digunakan dalam komunikasi, baik simbol verbal maupun nonverbal. Komunikasi interpersonal adalah komunikasi yang melibatkan dua orang atau lebih. Setiap pihak dapat menjadi pemberi dan pengirim pesan sekaligus pada waktu yang bersamaan.

Komunikasi antarpribadi dinilai lebih ampuh dibandingkan dengan komunikasi intrapribadi, sebab kegitan komunikasi antarpribadi memiliki keampuhan dalam mengubah sikap, kepercayaan, opini, dan perilaku komunikan.

Menurut sifatnya komunikasi antarpribadi diklasifikasikan menjadi dua jenis:

1) Komunikasi diadik, yaitu komunikasi yang berlangsung antara dua orang.

2) Komunikasi triadik, yaitu komunikasi yang pelakunya terdiri dari tiga orang, satu orang sebagai komunikator dan dua orang lagi sebagai komunikan.

Dalam komunikasi antar personal, diperlukannya keterampilan khusus dalam upaya meningkatkan efektivitas dari kegitan komunikasi tersebut. Dalam hal ini Kris Cole pada tahun 2005 merinci inti dari keterampilan komunikasi antar personal, meliputi:

• Komunikasi yang jelas. Gagasan cemerlang dan instruksi-instruksi penting dari seseorang menjadi percuma kalau tidak dipahami orang lain. Sementara itu lebih dari 75 persen waktu kita dialokasikan untuk berkomunikasi dengan orang lain. Karena itu keterampilan komunikasi antar personal menjadi sangat penting.
• Asertiv dan empati. Kita bekerja dengan dan atau melalui orang lain. Jadi setiap pernyataannya harus mudah dipahami dan dimengerti orang lain seperti juga dia mampu melihat sesuatu dari pikiran atau pandangan orang lain tersebut.
• Integritas. Ciri-ciri orang yang memiliki keterampilan komunikasi antar personal biasanya bekerja dengan jujur dan menghargai orang lain, yang berpegang pada etika, dan sistem nilai. Orang-orang dengan integritas tinggi melakukan sesuatu sejalan dengan yang mereka katakan. Satunya kata dengan perbuatan, menghindari kecurangan, dan membangun kejujuran. ”Say what they mean and mean what they say”.
• Mendorong dan memotivasi. Kemampuan seseorang dalam mendorong dan memotivasi serta meningkatkan semangat orang lain dalam mencapai hasil terbaik. Sesuatu yang terbaik adalah aset yang tinggi nilainya.
• Respek pada orang lain. Kita harus menghormati orang lain dalam hal perasaan, gagasan, aspirasi, dan kontribusi untuk organisasi dan luar organisasi.
• Mampu sebagai pemain tim dan bekerjasama secara efektif. Seseorang yang mampu bekerja sama dengan orang lain secara kooperatif di dalam organisasi dan luar organisasi.

Komunikasi Antar Pribadi yang terjadi antar individu memiliki beberapa tujuan, antara lain :

1. Menyampaikan Informasi – Tujuan utama berkomunikasi ialah menyampaikan informasi. Lalu di dalam komunikasi antar pribadi ditekankan kembali mengenai penyampaian informasi yang memiliki sifat intim dan mendekati komunikasi yang efektif.
2. Menumbuhkan Simpati – Dalam berbagi informasi, ada kalanya terselip beberapa pesan yang merupakan pengalaman pribadi. Baik dalam bentuknya pengalaman menyenangkan atau menyedihkan. Dari sana timbul rasa simpati yang dirasakan oleh kedua belah pihak.
3. Menumbuhkan Motivasi – Tidak jarang pula dari informasi yang dibagikan menimbulkan motivasi tersendiri. Apabila pesan tersebut berisi kisah – kisah inspiratif yang mampu menggugah kepribadian diri

Komunikasi Kelompok

Dalam buku Human Communiation, A Revisian of Approaching Speech/Comumunication, Michael Burgoon dan Michael Ruffner memberi batasan komunikasi kelompok sebagai interaksi tatap muka dari tiga atau lebih individu yang bertujuan memperoleh maksud yang dikehendaki seperti berbagai informasi, dan pemecahan masalah sehingga semua anggota kelompok dapat menumbuhkan karateristik pribadi anggota lainnya dengan akurat. Sekelompok orang yang menjadi komunikan itu bisa sedikit jumlahnya (kelompok kecil), bisa juga yang jumlahnya banyak (kelompok besar).

• Komunikasi kelompok kecil

Yang dimaksud kelompok kecil dalam konteks ini adalah sekumpulan orang yang mempunyai tujuan yang sama, yang berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan bersama, mengenal satu dengan lainnya, dan memandang mereka bagian dari kelompok tersebut. Komunikasi ini ditujukan kepada kognisi komunikan, berlangsung secara dialogis (sirkular) dan kelompoknya bersifat homogen. Misalnya keluarga, tetangga, kelompok diskusi, dll.

• Komunikasi kelompok besar (komunikasi publik)

Merupakan komunikasi antara seorang pembicara dengan sejumlah besar orang (khalayak), yang tidak bisa dikenali satu per satu. Komunikasi ini ditujukan kepada afeksi komunikan, hanya komunikan yang aktif, sedangkan yang lain cenderung pasif, umpan balik yang komunikator berikan sangat terbatas, hanya sekedar tepuk tangan dan sorakan serempak. Komunikasi publik juga berlangsung secara linier, dan kelompoknya bersifat heterogen. Misalnya Sidang DPR, pidato Hitler di Stadium Neurenberg semasa Perang Dunia II.

Komunikasi publik biasanya berlangsung lebih sulit dan lebih formal dari pada komunikasi interpersonal atau komunikasi kelompok kecil, karena komunikasi public menuntut persiapan penyampaian pesan yang cermat, keberanian, dan keberanian menghadapi sejumlah besar orang.

Komunikasi Massa

Komunikasi Massa ialah komunikasi melalui media massa, seperti surat kabar yang mempunyai sirkulasi yang luas, siaran radio dan televisi yang ditujukan kepada umum, dan film yang dipertunjukkan di gedung-gedung bioskop. Komunikasi massa menyiarkan informasi, gagasan dan sikap kepada komunikan yang beragam dalam jumlah banyak dan menggunakan media.

Karakteristik komunikasi massa :

• Komunikasi massa bersifat umum

Pesan komunikasi yang disampaikan melalui media massa adalah terbuka untuk semua orang.

• Komunikan bersifat heterogen

Komunikan terdiri dari individu-individu yang beraneka ragam dalam jenis kelamin, usia, jenis pekerjaan, tingkat pendidikan, agama, dan lain sebagainya.

• Media massa menimbulkan keserempakan

Maksudnya adalah keserempakan kontak dengan sejumlah besar penduduk dalam jarak yang jauh dari komunikator, dan penduduk tersebut satu sama lainnya berada dalam keadaan terpisah.

• Hubungan komunikator-komunikan bersifat nonpribadi

Hal ini disebabkan karena komunikan yang anonym dicapai oleh orang-orang yang dikenal hanya dalam peranannya yang bersifat umum sebagai komunikator. Sifat nonpribadi timbul karena penyabaran teknologi secara massal.

• Komunikasi massa berlangsung satu arah (linier)

Tidak adanya arus balik dari komunikan kepada komunikator. Dengan kata lain seorang komunikator tidak mengetahui tanggapan atau umpan balik dari komunikan, yang dimaksud dengan “tidak mengetahui” dalam konteks ini adalah tidak mengetahui pada saat proses komunikasi berlangsung.

• Komunikator melembaga

Komunikator pada komunikasi massa tidak berdiri sendiri, namun merupakan suatu lembaga atau organisasi.

Komunikasi Lintas Budaya

Definisi Komunikasi Lintas Budaya

Komunikasi lintas budaya adalah proses dimana dialihkan ide atau gagasan suatu budaya yang satu kepada budaya yang lainnya dan sebaliknya, dan hal ini bisa antar dua kebudayaan yang terkait ataupun lebih, tujuannya untuk saling memengaruhi satu sama lainnya,baik itu untuk sebuah kebaikan kebudayaan maupun untuk menghancurkan suatu kebudayaan, atau bisa jadi tahap awal dari proses akulturasi (penggabungan dua kebudayaan atau lebih yang menghasilkan kebudayaan baru)".

Berkenaan dengan komunikasi lintas budaya yang tepat, dengan mempelajari situasi di mana orang-orang dari latar belakang budaya yang berbeda saling berinteraksi. Selain bahasa, komunikasi lintas budaya berfokus pada atribut sosial, pola pikir, dan budaya dari kelompok-kelompok yang berbeda dari orang-orang. Hal ini juga melibatkan pemahaman budaya yang berbeda, bahasa, dan adat istiadat orang-orang dari negara-negara lain. Komunikasi lintas budaya berperan dalam ilmu-ilmu sosial seperti antropologi, studi budaya, linguistik, psikologi dan ilmu komunikasi. Komunikasi lintas budaya ini juga disebut sebagai dasar untuk bisnis internasional. Ada beberapa penyedia layanan dari lintas-budaya yang dapat membantu pengembangan keterampilan komunikasi lintas budaya itu sendiri. Penelitian ini merupakan bagian utama dari perkembangan ketrampilan dari komunikasi lintas budaya.

Komunikasi bisnis antar budaya sangat membantu dalam membangun kecerdasan budaya melalui pembinaan dan pelatihan dalam komunikasi antar budaya, antar-budaya negosiasi, multikultural resolusi konflik, layanan pelanggan, bisnis, dan komunikasi organisasi. Pemahaman antar budaya tidak hanya untuk ekspatriat yang masuk. Pemahaman antar budaya dimulai dengan orang-orang yang bertanggung jawab untuk proyek dan mencapai orang-orang di dalam menyampaikan layanan, atau konten. Kemampuan untuk berkomunikasi, bernegosiasi dan bekerja secara efektif dengan orang-orang dari budaya lain sangat penting untuk bisnis internasional.

Pengertian Komunikasi Lintas Budaya Menurut Para Ahli

• Hafied Cangara – Komunikasi lintas budaya adalah proses dimana suatu ide diberikan dari sumber kepada suatu penerima atau lebih. Maksud dan tujan dari pemberian tersebut untuk mengubah tingkah laku mereka.
• P. Clint Rogers (2009) – Komunikasi lintas budaya adalah suatu bidang studi yang meneliti beberapa cara yang dilakukan oleh manusia. Cara – cara tersebut datang dari beberapa manusia yang memiliki latar belakang budaya berbeda untuk berkomunikasi dengan manusia yang lainnya (Cross-Cultural Issues in Online Learning dalam IGI Global Disseminator of Knowledge)
• Doris E. Cross (2016) – Komunikasi lintas budaya tidak hanya terbatas pada mempelajari bahasa asing. Namun juga termasuk memahami bagaimana pola-pola budaya dan nilai-nilai inti. Kemudian pemahaman tersebut berdampak pada proses komunikasi – bahkan ketika semua orang berbahasa Inggris (Globalization and Media’s Impact on Cross Cultural Communication: Managing Organizational Change dalam IGI Global Disseminator of Knowledge )
• Tatjana Takševa Chorney (2009) – Komunikasi yang terjadi di antara anggota yang berbeda budaya yang mana setiap nilai, pola berpikir, komunikasi dan perilakunya seringkali berlawanan dengan nilai-nilai, pola berpikir, komunikasi dan perilaku yang lain. (The World Wide Web and Cross-Cultural Teaching in Online Education dalam IGI Global Disseminator of Knowledge )

Teori Komunikasi Lintas Budaya

Berikut adalah beberapa teori komunikasi lintas budaya, yaitu:

A. Face Negotiation Theory

Untuk menyampaikan makna tertentu, manusia menggunakan pesan verbal dan non verbal. Salah satu pesan non verbal yang digunakan adalah pesan fasial atau air muka. Leathers dalam Rakhmat (2001: 289 – 290) menyatakan bahwa wajah dapat menyampaikan minimal 10 makna yaitu:

• Kebahagiaan.
• Rasa terkejut.
• Ketakutan.
• Kemarahan.
• Kesedihan.
• Kemuakan.
• Pengecaman.
• Minat
• Ketakjuban.
• Tekad.

Kemudian, Ia menyimpulkan bahwa wajah mengkomunikasikan penilaian dengan ekspresi. Seperti diantaranya senang dan tidak senang, berminat atau tidak berminat pada orang lain atau lingkungan, intensitas keterlibatan dalam suatu situasi. Dan juga, tingkat pengendalian individu terhadap pernyataannya sendiri serta ada atau kurangnya pengertian. Pesan fasial ini juga diaplikasikan dalam komunikasi lintas budaya.

Dari teropong komunikasi lintas budaya, manusia dengan berbagai latar belakang budaya yang berbeda tentu tidak bisa menghindari kodratnya untuk berhubungan atau berinteraksi dengan manusia yang lainnya. Dalam membangun hubungan antar manusia tidak jarang sering menemui konflik.

Stella Ting-Toomey kemudian merumuskan face negotiation theory untuk menjelaskan pengaruh perbedaan budaya dalam menangani atau mengelola konflik yang terjadi melalui “manajemen” wajah. Menurut teori ini, norma dan budaya yang dianut oleh manusia akan mempengaruhi cara mengelola situasi konflik dan membentuk citra di mata publik.

B. Expectancy Violations Theory

Expectancy Violations Theory mencoba menguraikan perilaku manusia yang tidak terduga saat mereka berinteraksi. Teori ini menitikberatkan pada proses komunikasi yang dipengaruhi oleh norma serta budaya yang dianut dan dijadikan sebagai patokan. Adanya pelanggaran pada norma dan budaya yang dianut dapat menimbulkan persepsi positif atau negatif. Sehingga individu akan bersikap hati-hati terhadap individu yang lain.

Expectancy violations theory juga bergantung pada jarak dan ruang. Manusia cenderung mengatur jarak dan ruang sebagai cara untuk mengungkapkan tingkat kedekatan antara manusia yang satu dengan yang lainnya. Dalam teori ini jelaskan bahwa manusia cenderung untuk melindungi jarak dan ruang mereka saat harapan mereka mengalami pelanggaran.

C. Teori Akomodasi Komunikasi

Teori akomodasi komunikasi menitikberatkan pada strategi individu untuk mengurangi atau menambah jarak komunikatif yang bergantung pada norma dan budaya yang dianut. Teori akomodasi komunikasi menguraikan kecenderungan manusia untuk menyesuaikan perilaku saat mereka berinteraksi.

Kemudian, alasan di balik perilaku ini dijelaskan sebagai bentuk untuk mengontrol perbedaan sosial yang ada. Orang mengakomodasi kegiatan komunikasi mereka untuk mendapatkan persetujuan dan menetapkan citra positif di depan orang lain. Lingkungan di mana mereka berinteraksi juga mempengaruhi perilaku komunikasi.

Ada dua jenis proses akomodasi yang dijelaskan dalam teori ini, yaitu :

• konvergen – adalah proses di mana orang cenderung untuk beradaptasi dengan karakteristik komunikasi orang lain untuk mengurangi perbedaan sosial.

• divergen – adalah proses dimana individu menekankan pada perbedaan sosial dan perbedaan nonverbal yang ada.

D. Conversational constraints theory

Teori yang dikembangkan oleh Min-Sun Kim ini mencoba untuk menjelaskan perbedaan strategi percakapan yang dimiliki oleh masing-masing budaya dan dampak yang ditimbulkan oleh perbedaan tersebut. Teori ini menggunakan pendekatan ilmu komunikasi sosial yang memandang bahwa budaya mempengaruhi komunikasi.

E. Anxiety/Uncertainty Management Theory

Teori yang dikemukakan oleh William Gundykunst mengasumsikan bahwa individu akan merasa menjadi orang asing diantara pertemuan antar budaya yang menimbulkan rasa cemas, ketidakpastian dan ketidaknyaman.

Fokus dari teori ini adalah perbedaan budaya yang terdapat dalam suatu kelompok atau orang asing. Rasa kecemasan dan ketidakpastian menyebabkan komunikasi menjadi tidak efektif. Komunikasi yang efektif dapat terjadi apabila komunikator dapat mengelola kecemasan dan ketidakpastian tersebut dengan tepat.

Karakteristik Komunikasi Lintas Budaya

Komunikasi lintas budaya memiliki beberapa karakteristik, yaitu:

• Bersifat dinamis, yaitu kontinu dan berubah.
• Bersifat interaktif atau saling mempengaruhi.
• Berlangsung dalam konteks fisik dan sosial.
• Sosial.
• Temporal.

Hambatan Komunikasi Lintas Budaya

Chaney dan Martin (2004: 11) dalam bukunya Intercultural Business Communication, menyatakan bahwa yang dimaksud dengan hambatan komunikasi atau communication barrier adalah segala sesuatu yang menjadi penghalang untuk terjadinya komunikasi yang efektif.

Perbedaan budaya sendiri merupakan salah satu faktor penghambat dalam komunikasi antar budaya, karenanya hambatan – hambatan komunikasi tersebut juga sering disebut sebagai hambatan komunikasi antar budaya, sebagai hambatan dalam proses komunikasi yang terjadi karena adanya perbedaan budaya antara komunikator dan komunikan.

Adapun faktor hambatan komunikasi antar budaya yang sering terjadi antara lain: fisik, budaya, persepsi, motivasi, pengalaman, emosi, bahasa (verbal), nonverbal, kompetisi.

• Fisik – Hambatan komunikasi yang berasal dari waktu, lingkungan, kebutuhan diri, dan media.
• Budaya – Hambatan komunikasi yang berasal dari etnis, agama, dan sosial yang bebeda antara budaya yang satu dengan budaya yang lainnya.
• Persepsi – Hambatan komunikasi yang timbul karena perbedaan persepsi yang dimiliki oleh individu mengenai sesuatu. Perbedaan persepsi menyebabkan perbedan dalam mengartikan atau memaknakan sesuatu.
• Motivasi – Hambatan komunikasi yang berkaitan dengan tingkat motivasi penerima pesan. Rendahnya tingkat motivasi penerima pesan mengakibatkan komunikasi menjadi terhambat.
• Pengalaman – Hambatan komunikasi yang disebabkan oleh pengalaman masa lalu yang dimiliki individu. Perbedaan pengalaman yang dimiliki oleh masing-masing individu dapat menyebabkan perbedaan dalam konsep serta persepsi terhadap sesuatu.
• Emosi – Hambatan komunikasi yang berkaitan dengan emosi atau perasaan pribadi dari pendengar. Apabila emosi pendengar sedang buruk maka hambatan komunikasi yang terjadi akan semakin besar dan sulit untuk dilalui.
• Bahasa – Hambatan komunikasi yang terjadi ketika pengirim pesan (sender) dan penerima pesan (receiver) menggunakan bahasa atau kata-kata yang tidak dimengerti oleh penerima pesan sehingga menimbulkan ketidaksamaan makna.
• Nonverbal – Hambatan komunikasi yang berupa isyarat atau gesture. (Prinsip – prinsip Komunikasi)
• Kompetisi – Hambatan komunikasi yang timbul ketika penerima pesan sedang melakukan kegiatan lain di saat menerima pesan.

Komunikasi Visual vs Komunikasi Audiovisual

Komunikasi Visual

Secara harfiyah, komunikasi visual artinya komunikasi melalui penglihatan. Visual dalam bahasa Inggris artinya ketajaman mata, dapat dilihat, kasat mata, atau dapat disaksikan/dilihat dengan mata.

Kata visual sendiri bermakna segala sesuatu yang dapat dilihat dan direspons oleh indra penglihatan, yaitu mata. Visual berasal dari kata latin videre yang artinya "melihat".

Komunikasi visual dikenal juga dengan sebutan bahasa isyarat (language of gesture).

Komunikasi visual (komunikasi melalui penglihatan) adalah sebuah rangkaian proses penyampaian informasi atau pesan kepada pihak lain dengan penggunaan media penggambaran yang hanya terbaca oleh indra penglihatan. Komunikasi visual menkombinasikan seni, lambang, tipografi, gambar, desain grafis, ilustrasi, dan warna dalam penyampaiannya.

Komunikasi visual di kelas menugaskan siswa siswa untuk melukiskan sebuah kalimat atau 2 buah potongan kalimat ke dalam sebuah kertas yang dibagi 4. Di dalam acara serial TV, Win, Lose, or Draw bintang tamu diajak beradu dengan peserta dengan panduan host untuk memecahkan kalimat ke dalam gambar. Bila gambar tadi bisa ditebak, maka semakin baiklah komunikasi visualnya.

Rambu lalu lintas dan ikon ikon di dalam program komputer adalah bentuk komunikasi visual sederhana, seperti juga ikon di dalam keyboard portable sound. Di jalan pun seperti zebra cross dan ikon sepeda motor terjadi hubungan komunikasi secara visual seperti logo-logo perusahaan dan tanda di kebun raya dan kebun binatang .

Pada perayaan pernikahan raja dan pangeran Inggris, seperti juga pada seragam pasukan keraton, banyak elemen simbol yang bisa dianalisis dengan pengetahuan terlebih dahulu sebagai bentuk komunikasi visual: simbol parachute troopers di dada pangeran William, dan simbol mahkota ( crown ) di kereta kuda dan mobil yang mengantarkan . Ada simbol Ngayogyakarto Hadiningrat dan simbol Garuda sebagai kode komunikasi visual untuk level pemerintahan atau anggota keraton. Pada zaman modern kode dan simbol itu distilasi dengan berbagai gaya dan kemampuan masyarakat untuk membangun kebudayaan baru dan kultur yang canggih, sehingga muncul stiker untuk perumahan dan universitas, lencana sebuah sekolah musik, atau sekolah prajurit khusus remaja dan lencana untuk sebuah band dengan banyak fans.

Sebagaimana fungsi komunikasi pada umumnya, komunikasi visual berfungsi sebagai sarana informasi atau untuk menyampaikan pesan.

Secara khusus, fungsi sekaligus tujuan komunikasi visual antara lain:

1. Identifikasi --mengarahkan pada pengenalan identitas
2. Informasi -- memberikan pengetahuan baru
3. Promosi -- termasuk provokasi
4. Persuasi
5. Propaganda, termasuk pencitraan (image building)

Komunikasi Audiovisual

Komunikasi Audio Video atau biasa yang disebut Komunikasi Audio Visual adalah Proses atau hal yang disampaikan berupa informasi kepada orang lain yang berupa gambaran/ visualisasi sekaligus pendengaran/ audio, Jika begitu maka Komunikasi ini mengandalkan Penglihatan juga Pendengaran.

Ciri-ciri Komunikasi Audiovisual:

1. Bersifat linier
2. Menyajikan visual yang dinamis
3. Digunakan dengan cara yang telah ditetapkan sebelumnya oleh perancang/pembuatnya
4. Merupakan representasi fisik dari gagasan real atau gagasan abstrak

BAB III PERENCANAAN PESAN BISNIS

Proses Menulis Pesan Bisnis

Dunia Bisnis adalah dunia yang penuh dengan kompetitif. Bagaimana tidak, minat untuk menjalankan bisnis sangat besar bahkan sangat banyak yang menjalankan bisnis dibidang yang sama. Salah satu hal yang harus diperhatikan pelaku bisnis untuk dapat menciptakan nilai tambah perusahaan adalah pesan bisnis. Pesan bisnis merupakan hal penting bagi suatu pelaku bisnis untuk menyampaikan informasi yang ingin disampaikan pada pelaku bisnis lain dalam upaya penyelenggaraan bisnis dengan tujuan tertentu.

Dalam suatu organisasi, pesan yang disampaikan oleh atasan kepada bawahan terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Akibatnya pesan yang tersampaikan tidak mengenai sasaran atau tidak sesuai dengan harapan.

Hal tersebut juga berlaku dalam dunia bisnis. Pengirim yang berlaku seperti atasan perlu melakuakn persiapan seperti perencanaan pesan bisnis yang ingin disampaikan dengan sebaiknya. Supaya pesan tersampaikan pada pihak lain dan diterima serta dipahami sesuai harapan pengirim. Penyampaian secara langsung merupakan tipe pesan bisis yang paling sering digunakan pelaku bisnis. Namun pesan bisnis juga bisa disampaikan melalui memo, surat, merevisi draft, mengetik email, dan lain sebagainya.

Dalam pembuatan pesan – pesan bisnis tertulis, anda perlu memperhatikan hal apa saja yang ingin disampaikan kepada pihak lain. Hal tersebut merupakan langkah strategis bagi pencapaian tujuan serta salah satu faktor yang menentukan keberhasilan dalam penyampaian pesan – pesan bisnis.

Hubungan dalam dunia bisnis pada dasarnya memang untuk memperoleh keuntungan. Namun terkadang pelaku bisnis juga perlu menjalin relasi secara personal dengan rekan bisnisnya tanpa mempertimbangkan benefit dalam hubungan tersebut.

Dalam hal penyusunan pesan bisnis dibutuhkan suatu kreativitas agar menarik perhatian, mudah dibaca dan mudah dipahami. Agar pesan – pesan bisnis dapat menjadi komunikasi yang efektif, maka diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis dalam komunikasi bisnis.

Pada umumnya proses penyusunan pesan bisnis terdiri dari 3 yaitu :

1. Perencanaan pesan
2. Pengorganisasian pesan
3. Revisi pesan

1. Perencanaan Pesan

Perencanaan merupakan tahap pertama yang perlu diperhatikan dalam penyampaian pesan bisnis. Pada fase perencanaan perlu memperhatikan beberapa hal penting mendasar dari suatu pesan yang ingin dikomunikasikan.

Tahap penyusanan bisnis dimulai dengan tahap perencanaan pesan yang meliputi tahap berikut ini:

A. Penentuan Tujuan

Dalam penyampaian pesan bisnis, setiap individu memiliki tujuan yang berbeda. Pesan bisnis sangat berperan dalam menciptakan citra perusahaan. Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud dan tujuan komunikasi. Harus dapat menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.

1. Mengapa Tujuan Harus Jelas

• Keputusan untuk Menanggapi Pesan

Jika pesan-pesan yang akan disampaikan diduga mempunyai pengaruh yang sangat kecil kepada audiens, sebaiknya penyampaian ditahan dulu. Sebaliknya bila sangat penting dan akan membawa pengaruh yang besar, pesan sebaiknya segera diteruskan atau disampaikan.

• Keputusan untuk Menanggapi Audiens

Komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif audiens. Tanpa mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak akan dapat menanggapi audiens dengan baik. Komunikator dan audiens juga akan gagal mendapatkan apa yang mereka inginkan bila harapan mereka tidak sesuai/sejalan.

• Keputusan untuk Memusatkan Isi Pesan

Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

• Keputusan untuk Menetapkan Media yang akan Digunakan

Media komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.

2. Tujuan Komunikasi Bisnis

Hubungan partisipasi audiens dengan pengendali komunikator

Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu:

• Memberi Informasi

Tujuan pertama adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Media komunikasi mana yang akan dipilih sangat bergantung pada kebijakan perusahaan dengan mempertimbangkan kemampuan internal perusahaan tersebut. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.

• Melakukan Persuasi

Tujuan kedua adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Terutama berkaitan dengan negosiasi. Untuk memperoleh hasil maksimal dalam bernegosiasi, setiap pihak perlu memahami prinsip win-win solution (kedua belah pihak dalam negosiasi tersebut saling memperoleh manfaat tanpa merasa harus ada yang dikorbankan atau gagal).

• Melakukan Kolaborasi

Tujuan ketiga adalah kolaborasi atau kerjasama. Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut, seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja sama bisnis baik dengan perusahaan domestik maupun asing. Teknologi komunikasi sangat penting artinya dalam mempererat kerja sama dalam dunia bisnis.

3. Cara Menguji Tujuan

Empat pertanyaan untuk menguji suatu tujuan:

a. Apakah tujuan tersebut realistik?

Dalam arti bahwa ide-ide atau gagasan yang hendak disampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan yang ada, seperti kemampuan finansial, manajerial, sumber daya, dan teknis operasional.

b. Apakah waktunya tepat?

Sebagai contoh, dalam situasi krisis moneter, ide untuk melakukan ekspansi pabrik kemungkinan besar tidak akan diterima. Penyampaian ide ini tidak tepat waktunya karena pada saat itu penjualan produk sedang menurun sampai 50% dibandingkan dengan tahun sebelumnya.

c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?

Pesan atau ide yang disampiakan oleh orang yang memiliki kedudukan/jabatan tinggi cenderung lebih dapat diterima daripada disampaikan oleh orang yang kedudukannya rendah.

d. Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?

Tujuan penyampaian pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara keseluruhan.

B. Analisis Audiens

Setelah maksud dan tujuan disampaikan dengan baik, tahapan selanjutnya adalah melakukan analisis audiens atau pembaca yaitu tentang apa, siapa, kapan, dan bagaimana sebaiknya pesan – pesan bisnis tersebut disampaikan.

Pemahaman yang baik terhadap audiens akan mempermudah dan memperlancar pesan – pesan bisnis karena audiens memiliki pemahaman yang berbeda atas pesan yang mereka terima.

Berikut adalah hal – hal yang perlu anda perhatikan untuk melakukan analisis terhadap audiens:

1. Cara Mengembangkan Profil Audiens

Penentuan profil audiens dikatakan gampang apabila lawan komunikasi adalah orang yang sudah dikenal. Namun akan mengalami kesulitan bila yang menjadi audiens adalah orang yang belum dikenal. Dalam hal ini komunikator perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.

a. Menentukan ukuran dan komposisi audiens

Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah audiens. Audiens jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana kemudian dipresentasikan atau dibagikan kepada mereka. Untuk audiens jumlah besar, materi dikems dalam makalah atau laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal. Selingan segar seperti humor dapat dilakukan untuk menarik perhatian audiens yang jumlahnya besar.

b. Siapa audiensnya

Bila audiens lebih dari satu orang, komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting.

c. Reaksi audiens

Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis, presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran-saran, karena jika diajak berdiskusi, reaksi mereka disuga kurang positif.

d. Tingkat pemahaman audiens

Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan seberapa jauh audiens harus dididik. Usahakan tidak terlalu menggurui agar audiens tidak merasa jenuh, bosan, dan kurang tertarik.

e. Hubungan komunikator dengan audiens

Jika komunikator belum dikenal audiens maka komunikator harus meyakinkan audiens sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Penampilan komunikator berpengaruh pada penyampaian pesan komunikator tersebut. Nada suara menunjukkan tingkat hubungan komunikator dan audiens.

2. Cara Memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi

Lima tahap dalam memenuhi kebutuhan audiens:

a. Temukan/ cari apa yang diinginkan audiens

b. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

c. Berikan semua informasi yang diperlukan

d. Pastikan informasinya akurat

e. Tekankan ide-ide paling menarik bagi audiens

3. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens

Pemberian motivasi sering mengalami kendala/hambatan, hal ini disebabkan adanya kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang baru. Salah satu cara mengatasinya adalah dengan mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah. Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Selain itu dapat mencoba menggunakan pendekatan emosi audiens.

C. Penentuan Ide Pokok

Setiap pesan bisnis akan bermuara pada pada satu ide pokok. Ide pokok merupakan sesuatu yang menjadi pokok bahasan utama dalam menyampaikan pesan bisnis.

Penentuan ide pokok memerlukan kreativitas dna pengalaman. Pendekatan yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok adalah sebagai berikut:

1. Brainstorming: penentuan ide pokok dengan cara membiarkan pikiran mencari berbagai kemungkinan ide pokok secara bebas sehingga ide yang diperoleh akan lebih bervariasi.
2. Petunjuk atasan: penentuan ide pokok dimana pelaksana cenderung meminta petunjuk pada atasan, pelaksanaan organisasi menganut sistem senioritas.
3. Kebiasaan: penentuan sebuah ide pokok tertentu berasal dari situasi yang berulang sama dalam setiap kejadian dan berkembang dalam sebuah ide pokok.

D. Pemilihan Saluran dan Media

Pemilihan saluran dan media sebaiknya disesuaikan dengan sifat pesan, tingkat kerahasiaan, biaya pengiriman, formalitas, dan harapan penerima. Saluran komunikasi terdiri dari komunikasi lisan dan tertulis dan masing – masing memiliki beberapa jenis media.

• Saluran komunikasi lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak digunakan dalam bisnis komunikasi. Salah satu kebaikannya adalah kemampuannya memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini digunakan apabila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman. Kelebihan lain adalah sifatnya yang ekonomis. Bermanfaat apabila yang disajikan informasi kontroversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka.

Namun tidak semua pesan bisnis dapat disampaikan secara lisan. Pesan yang disampaikan secara lisan adalah pesan yang relatif sederhana, mudah dimengerti dan biasanya diperlukan tanggapan dari pesan tersebut. Namun terdapat kekurangan, yaitu pesan disampaikan secara spontan dan tidak terorganisir terlebih dahulu.

Komunikasi lisan antara lain seperti pembicaraan lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil, seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya. Semakin sedikit jumlah audiens, semakin baik interaksi diantara mereka. Presentasi formal seringkali diadakan di auditorium. Dan kemajuan teknologi sering digunakan untuk memberi daya tarik bagi suatu presentasi.

• Saluran komunikasi tertulis

Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai bentuk seperti surat, memo, proposal, danlaporan. Salah satu kebaikan komunikasi ini adalah penulis memiliki kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Format tulisan diperlukan jika informasi yang disampaikan bersifat kompleks, dibutuhkan catatan permanen untuk referensi di masa yang akan datang. Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaan, emosional, dan biaya pengiriman serta harapan audiens.

Komunikasi lisan	Komunikasi tertulis
· Anda menginginkan umpan balik segera dari audien. · Pesan anda relative sederhana dan mudah di mengerti . · Anda tidak memerlukan catatan permanan · Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis. · Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.	· Anda tidak memerlukan unpan balik segera. · Pesan anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati. · Anda memerlukan catatan permanen. · Anda ingin mencapai audiens yang luas · Anda ingin mengurangi distorsi penyampaian pesan.

Media dalam komunikasi berasal dari kata "mediasi" karena mereka hadir di antara pemirsa dan lingkungan. Istilah ini sering digunakan untuk menyebutkan media massa.

Media komunikasi adalah suatu alat atau sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada khalayak. Media dominan dalam berkomunikasi adalah pancaindera manusia seperti telinga dan mata.Media juga merupakan jendela yang memungkinkan kita untuk dapat melihat lingkungan yang lebih jauh, sebagai penafsir yang membantu memahami pengalaman,Sebagai landasan penyampai informasi, Sebagai komunikasi interaktif yang meliputi opini audiens, Sebagai penanda pemberi intruksi atau petunjuk, Sebagai penyaring atau pembagi pengalaman dan fokus terhadap orang lain, cermin yang merefleksikan diri kita dan penghalang yang menutupi kebenaran. Media komunikasi juga dijelaskan sebagai sebuah sarana yang dipergunakan sebagai memproduksi, reproduksi, mengolah dan mendistribusikan untuk menyampaikan sebuah informasi. Media komunikasi sangat berperan penting bagi kehidupan masyarakat. Secara sederhana, sebuah media komunikasi adalah sebuah perantara dalam menyampaikan sebuah informasi dari komunikator kepada komunikan yang bertujuan agar efisien dalam menyebarkan informasi atau pesan. Komunikasi merupakan bentuk percakapan yang berlangsung atas dasar persamaan persepsi. Komunikasi dalam bahasa inggris communicationberasal dari kata latin communicatio dan berasal dari kata communis yang berarti sama.

Media pada saluran lisan	Media pada saluran
· Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi) · Telepon, voice mail · Radio, televisi, Computer · Pita audio dan video · Teleconference · Video conference	· Surat, memo, laporan, proposal · Elektronik mail / email · Telepon (sms) · Computer · Faks · Telegram · Pos biasa dan khusus

Bentuk Media Komunikasi

• Media Cetak. Segala jenis barang/ media komunikasi yang dapat dilakukan melalui proses pencetakan dan dapat dipergunakan sebagai sarana penyampaian pesan atau informasi. Contoh: surat kabar, buku, brosur, majalan dan buletin.

• Media visual atau media pandang penerimaan pesan yang tersampaikan melalui panca indera dan dapat dilihat . Contoh: gambar dan Foto.
• Media audio penerimaan pesan yang tersampaikan dengan melalu indera pendengaran. Contoh: Radio dan Tape recorder.
• Media Audio visual aid (AVA) media komunikasi yang dapat dilihat dan juga dapat didengar, untuk mendapatkan informasi secara bersamaan. Contoh: televisi.

Jangkauan Penyebaran Media Komunikasi

• Media Komunikasi Eksternal, media komunikasi yang dapat dipergunakan untuk dapat menjalin sebuah hubungan dan menyampaikan sebuah informasi dengan pihak luar. Media komunikasi yang sering digunakan adalah:

1. Media cetak, media komunikasi tercetak dan tertulis agar dapat menjangkau publik ekternal, seperti pemilik saham, konsumen, pelanggan dan mitra kerja.

2. Media elektronik,

Radio adalah sebuah alat eletronik yang dihgunakan sebagai media komunikasi dan informasi. Radio dapat memberikan rangsangan terhadap pendengaran. Dengan radio seseorang bisa mendapatkan sebuah informasi dan berbagai peristiwa yang penting dan baru serta acara hiburan yang menyenangkan.pengertian radio menurut ensiklopedi indonesia adalah penyampaian pesan informasi dengan pemanfaatan gelombang elektromagnetik bebas yang memiliki frekuensi kurang dari 300 GHz (panjang gelombang lebih besar dari 1mm). Secara garis besar, radio mempunyai manfaat sebagai perjelas pesan dan informasi, mengatasi sebuah ruang dan waktu, daya indera dan juga tenaga.manfaat radio lainnya adalah menimbulkan gairah untuk belajar, informasi yang langsung didapatkan oleh komunikan menerima pesan atau decode. Dan memberikan rangsangan terhadap pengalaman yang dapat menimbulkan persepsi yang sama.

Televisi adalah sebuah alat penangkap siaran yang menghasilkan gambar atau visualisasi. Kata televisi berasal dari kata tele yang artinya jauh dan vision yang artinya jauh, dan dapat dijelaskan bahwa televisi adalah tampak atau dapat dilihat dari jarak jauh. Sejarah singkat televisi telah mengubah sifat, cara beroperasi dan hubungan antara komunikator dan komunikan. Ruang lingkup dan sifat industri penyiaran televisi di dominasi oleh organisasi dengan produksi,distribusi, dan pengambilan keputusan yang tersentralisasi. Jaringan ini berhubungan dengan para afiliasi dengan tujuan untuk menghantarkan penonton kepada pengiklan. Afiliasi lokal membawa program jaringan untuk dapat mengosongkan waktu sebagai penukar kegiatan untuk suatu program yang disebut kompensasi dan waktu spot lokal dapat denegosiasikan dengan afiliasi dari berbagai stasiun televisi.

Internet adalah jaringan komputer yang terhubung secara internasional dan tersebar di seluruh dunia. Internet adalah media komunikasi yang berbasis dengan teknologi informasi. Keunggulan media komunikasi internet adalah mudah,cepat,murah, dan dapat dijangkau sampai seluruh dunia. Internet adalah jaringan komputer yang terkoneksi secara global dan dapat berkomunikasi secara bebas dan dapat bertukar sebuah informasi. Pada internet semakin berkembang pada saat ini, seperti hal nya e-mail, seseorang bisa melakukan pertukaran informasi secara singkat dan lebih efisien serta mendapatkan respon yang cepat satu dengan lainnya.

• Media Komunikasi Internal

Media komunikasi internal adalah sarana penyampaian informasi di antara publik internal yang bersifat non-komersial. Baik penerima ataupun pengirim informasi adalah orang dari publik internal. Media yang digunakan secara internal adalah:

Telephone digunakan sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan pesan secara langsung melalui suara antara komunikan dan komunikator serta hasil yang disampaikan dapat dirasakan secara langsung.

Surat merupakan media komunikasi internal dalam bentuk tertulis yang dilakukan oleh sender untuk memberikan informasi kepada receiver. Akan tetapi, respon yang didapati tidak secara langsung membutuhkan waktu serta biaya.

Papan Pengumuman penyampaian informasi secara internal melalui papan pengumuman hanya untuk memberikan sebuah informasi dari receiver kepada publik internal.

House journal (Majalah Bulanan) sebagai media cetak dan tertulis. Penyampaian informasi tidak dilakukan secara langsung. Akan tetapi, seorang reporter atau pencari berita membutuhkan waktu untuk mencari sebuah informasi yang benar dan akurat,serta dapat dipercaya.

Printed material (Media Komunikasi dan Publikasi berupa Bahan Cetakan) sebagai media komunikasi yang dicetak seperti pamflet dan brosur hanya memberikan informasi kepada publik.

Media pertemuan dan Pembicaraan media pertemuan seperti diskusi ataupun rapat menjadi media komunikasi,penyampaian pesan secara internal agar kalangan tersebut bisa menyamakan dalam satu persepsi.

Pertimbangan dalam Pemilihan Media

• Kekayaan sebuah media, yaitu kemampuan media untuk menyampaikan pesan, memfasilitasi umpan balik.

• Formalitas sebuah pesan

• Keterbatasan media

• Tujuan pengirim

• Urgensi dan biaya

• Preferensi/ harapan penerima

BAB IV PENULISAN DAN REVISI PESAN BISNIS

Pengorganisasian Pesan Bisnis

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apayang dikehendaki.

Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator.

A. Hal-Hal yang Menyebabkan Pesan-Pesan tak Terorganisasi dengan Baik

Tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:

1. Bertele-tele

Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang, mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan sehingga pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan yang disampaikan.

2. Memasukkan Bahan-Bahan yang Tidak Relevan

Informasi yang tidak relevan disamping membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit dipahami.

3. Menyajikan Ide-Ide Secara Tidak Logis

Hal ini menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena audiens akan sulit memahami poin-poin penting yang disampaikan.

4. Informasi Penting Kadang Kala Tidak Tercakup di dalam Pembahasan

Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topik pembahasan. Hal tersebut perlu memperoleh perhatian yang seksama bagi para komunikator.

B. Pentingnya Pengorganisasian yang Baik

Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu:

a. Subyek dan tujuan haruslah jelas.

b. Semua informasi harus berhubungan dengan subyek dan tujuan.

c. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.

d. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan kamunikator.

a. Membantu audiens memahami suatu pesan

Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyususn ide-ide secara logis dna runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens dengan mudah akan memahami maksud/tujuan pesan.

b. Membantu audiens menerima suatu pesan

Misalnya seorang konsumen yang mengadu masalah pembelian produk kepada manajer toko mempeoleh jawaban yang tidak menyenangkan. Mungkin saja surat jawaban telah disusun secara logis sehingga dapat dipahami maksudnya tetapi tidak dapat diterima konsumen karena gaya bahasa yang terlalu menusuk sasaran.

c. Menghemat waktu

Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens dapat dihemat. Audiens juga dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.

d. Mempermudah pekerjaan komunikator

Dengan mengetahui apa yang ingin disampikan dan mengetahui cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat dan semakin cepat dan efisien ia menyelesaikan pekerjaan.

C. Pengorganisasian Pesan Bisnis

Mengorganisasikan pesan dengan baik dapat dilakukan dengan tiga langkah berikut :

1. Menetapkan ide/gagasan pokok

Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan tujuan spesifik. Setiap pesan bisnis memiliki satu ide/gagasan pokok. Ide/gagasan pokok merupakan inti ataut ema sentral pesan. Ada tiga teknik dalam menentukan ide/gagasan pokok, yaitu :

· Brainstorming

· Minta petunjuk atasan

· Mengulang kebiasaan

2. Mengelompokkan ide/gagasasn

Ide pokok biasanya didukung oleh beberapa ide pendukung. Dalam menyiapkan pesan yang panjang dan kompleks, pembuatan diagram skematis atau kerangka akan membantu membayangkan hubungan, antara bagian-bagian pesan.

3. Memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasan

Setelah menetapkan ide pokok dan mengelompokkan ide, perlu diputuskan pola atau pendekatan yang dipergunakan dalam menentukan urutan penyajian ide/gagasan. Terdapat dua pola atau pendekatan yang dapat digunakan :

a) Pendekatan deduktif atau langsung (direct approach)

Pendekatan deduktif merupakan pola urutan penyajian ide dimana ide pokok ditempatkan di bagian awal, baru kemudian diikuti ide-ide pendukung atau argumentasi atau bukti-buti. Pendekatan itu dipergunakan apabila penerima pesan diperkirakan akan bereaksi netral atau merasa senang saat menerima pesan tersebut.

b) Pendekatan induktif atau tidak langsung (indirect approach)

Pendekatan induktif, argumentasi atau bukti-bukti pendukung disajikan di awal pesan yang kemudian diikuti oleh ide pokok. Pendekatan Induktif dipergunakan untuk pesan – pesan yang diperkirakan bisa menimbulkan reaksi negative atau untuk berita yang tidak menyenangkan atau penerima diperkirakan menolak gagasan yang disampaikan atau kemudian bersikap skeptis.

Kedua pendekatan tersebut bisa dipergunakan dalam sebuah pesan singkat (informal) maupun pesan panjang (formal).

Berdasarkan reaksi audiens, terdapat empat bentuk organisasi pesan bisnis, yaitu :

1. Direct request (permintaan langsung), adalah pesan yang penyampaiannya langsung pada poin yang dituju, dapat berbentuk surat dan memo. Misalnya, membuat surat penawaran kepada audiens yang tertarik dan memiliki hasrat tinggi terhadap suatu produk. Permintaan langsung sebaiknya menggunakan pendekatan langsung.

2. Pesan rutin, good news atau good will, adalah pesan atau informasi yang disampaikan secara rutin yang merupakan bagian dari bisnis tetap. Penerima pesan rutin pada umumnya bersikap netral. Good news atau good will adalah berita baik yang menimbulkan reaksi positif dari penerima. Misalnya, informasi penurunan harga, undangan, ucapan selamat, dan lain – lain. Pesan – pesan seperti itu sebaiknya disusun dengan pendekatan langsung karena reaksi audiens netral atau positif.

3. Bad news, adalah pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi menimbulkan kekecewaan. Misalnya penolakan lamaran kerja, penolakan kredit, penurunan pangkat dan rasionalisasi pekerjaan. Pesan seperti ituu baiknya menggunakan pendekatan tidak langsung. Inti pesan dibuat dengan bahasa yang halus dan tidak ditempatkan dibagian awal.

4. Pesan persuasive, pesan ini bertujuan untuk membujuk dan penerima tidak tertarik pada pesan tersebut. Ada kemungkinan penerima akan bereaksi negative. Oleh karena itu sebaiknya pesan disusun dengan pendekatan tak langsung.

Memformulasikan Pesan Bisnis

Setelah mengikuti tiga langkah pengorganisasian tersebut di atas, selanjutnya dilakukan penyusunan naskah bisnis. Ketika menyusun naskah untuk pertama kali, hal-hal yang harus diperhatikan adalah gaya dan nada. Walaupun dapat diperhalus dalam tahap revisi, gaya dan nada sebaiknya ditentukan sejak awal untuk menghemat waktu penulisan ulang. Pilihan kata – kata disesuaikan dengan nada yang dikehendaki.

Pemilihan Kata

Pemilihan kata yang tepat adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang disampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat dimengerti, maka harus menggunakan kata-kata dengan baik.

• Pilihlah kata yang sudah familiar/ dikenal

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis, gunakanlah kata-kata yang sudah dikenal, umum dan lazim sehingga mudah dipahami oleh audiens. Jangan menggunakan kata-kata atau istilah yang nampaknya mentereng, bombastis, tetapi justru hanya membuat audiens bingung.

• Pilihlah kata-kata yang singkat

Anda perlu juga memilih kata-kata yang singkat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Kata-kata yang singkat, selain efisisen, juga mudah dipahami oleh audiens. Meskipun pemilihan kata yang disingkat diperlukan, harus tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

• Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Kata-kata yang memiliki berbagai pengertian harus dihindari dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan terjadinya penafsiran yang bermacam-macam. Akibat selanjutnya adalah kemungkinan tidak tercapainya maksud penyampaian pesan-pesan bisnis.

Membuat Kalimat Efektif

Penyusunan kata yang efektif mempermudah pembaca mengerti isi pesan. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk menyusun kalimat, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan dan kelogisan.

Tiga Jenis Kalimat

• Kalimat Sederhana: Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung
• Kalimat Majemuk: Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan klausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
• Kalimat Kompleks: Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagian anak kalimat.

Cara Mengembangkan Paragraf

Secara umum ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan suatu paragraf, yaitu pendekatan induktif dan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan mengemukakan berbagai alasan terlebih dahulu, kemudian baru dibuat kesimpulan. Sedangkan pendekatan deduktif dimulai dari kesimpulan kemudian baru diikuti dengan alasan-alasannya. Lebih lanjut, suatu paragraf dapat dikembangkan dengan memberikan ilustrasi atau contoh, perbandingan (persarnaan dan perbedaan), pernbahasan sebab-akibat, klasifikasi, dan Pernbahasan pernecahan masalah. Pendekatan mana yang akan Anda pilih sangat tergantung pada subjek Anda, maksud audiens, dan maksud suatu pesan.

a. Ilustrasi

Untuk mengembangkan suatu paragraf, Anda dapat menggunakan suatu ilustrasi atau contoh yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan urnum.

b. Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)

Anda dapat mengembangkan suatu paragraf dengan cara membandingkan persarnaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran.

c. Pembahasan Sebab-Akibat

Ketika Anda mengembangkan suatu paragraf, Anda dapat memfokuskan perhatian. pada alasan-alasan terhadap sesuatu hal. Mengapa sesuatu hal. tersebut harus dipilih atau dilakukan? Apa alasan yang mendasari suatu keputusan?

d. Klasifikasi

Paragraf dapat dikembangkan dengan cara. melakukan klasifikasi atau pengelompokan ide-ide urnum ke dalam ide-ide yang lebih khusus.

e. Pembahasan Pemecahan Masalah

Cara lain untuk mengembangkan paragraf adalah dengan menyajikan masalah, kernudian disajikan bagaimana cara pernecahan masalah tersebut.

Satu hal yang perlu diperhatikan dalam kaitannya dengan pengaruh yang Anda berikan kepada audiens adalah dengan memusatkan ide/ gagasan tunggal (kesatuan ide) untuk setiap paragraf dan perlu tetap dijaga agar suatu paragraf penulisannya singkat saja. Oleh karena tidak ada ketentuan secara pasti bera kalimat untuk setiap paragraf, maka Anda dapat mengembangkan sendid berbagai macam variasi, jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, jelas, dan menggunakan kata-kata transisi sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya.

Merevisi Pesan Bisnis

Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/ gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Pemeriksaan lebih detail juga dilakukan atas format penulisan, tanda baca dan tata bahasa. Meliputi beberapa kegiatan:

· Menyunting pesan

· Menulis ulang

· Memproduksi pesan

· Mencetak pesan

Perkiraan pembagian waktu yang dialokasikan pada masing masing tahap proses penyusunan pesan bisnis adalah merencanakan pesan 40%, menyusun draft dasar 20% dan merevisi 40% dari waktu total.

Menyunting Pesan (editing)

Setelah naskah pertama selesai, kebanyakan orang menganggap pekerjaan menyusun pesan telah selesai dan mulai beralih ke pekerjaan lainnya. hal yang sesungguhnya tidaklah demikian. Menyusun pesan bisnis memerlukan proses yang dilakukan dengan hati-hati. Draft pesan yang telah selesai harus ditelaah ulang (review) dan diperbaiki lagi, baik dari sudut isi maupun gaya bahasa yang digunakan, organisasi, serta format penulisannya.

• Mengevaluasi Isi dan Organisasi

Idealnya, naskah pertama dibiarkan selama beberspa saat sebelum memulai proses penyuntingan. Evaluasi dimulai dengan membaca secara cepat dan memusatkan perhatian pada isi, organisasi, dan format pesan. Draft pesan dibandingkan dengan rencana semula. Pertanyaan-pertanyaan berikut bisa dijadikan pedoman dalam melakukan evaluasi terrhadap isi, organisasi, dan format pesan :

1) Apakah sudah mencakup semua butir ?

2) Apakah susunan sudah bertalian secara logis ?

3) Apakah sudah ada keseimbangan antara informasi umum dan spesifik ?

4) Apakah gagasan yang paling penting sudah mendapat porsi cukup dan ditempatkan pada posisi menonjol ?

5) Apakah dukungan sudah cukup dan fakta sudah diperiksa ulang  ?

6) Apakah lebih meyakinkan bila pesan diatur dalam susunan yang berbeda ?

7) Apakah perlu menambahkan sesuatu?

Bagian awal dan akhir memiliki dampak yang paling besar bagi penerima. Pastikan bahwa bagian awal relevan, menarik, dan sesuai dengan kemungkinan reaksi penerima. Bagian akhir dikaji ulang untuk memastikan bahwa gagasan pokok telah diringkas dengan baik dan memberikan kesan positif pada penerima.

• Meninjau Ulang Gaya dan Kemudahan Pembaca

Setelah puas dengan isi, organisasi, dan format pesan, berikutnya dievaluasi gaya dan kemudahan pembacaan. Apakah gayamya sudah menimbulkan nada yang sesuai dengan peristiwa? Untuk memastikan kemudahan pembacaan, periksa kembali kosakata, panjang kalimat dan paragraph, dan struktur kalimat. Perlu dicari kemungkinan-kemungkinan pesan lebih menarik melalui penggunaan kata-kata dan ungkapan yang lebih kuat dan bersemangat.

Pertanyaan berikut bisa dijadikan pedoman untuk meninjau ulang gaya dan kemudahan pembacaan :

1) Apakah informasi penting telah ditekankan secara efektif?

2) Apakah paragraph memiliki kalimat topic yang jelas?

3) Apakah peralihan antara gagasan jelas?

4) Apakah terdapat istilah atau jargo yang tidak familiar?

5) Apakah terdapat penggunaan bahasa yang berelebihan?

6) Bagaimana pengaruh pilihan kata terhadap pembaca?

Menulis Ulang Pesan

Ernest Hemingway pernah menyatakan bahwa “Tidak ada yang disebut menulis – yang ada hanya menulis ulang.” Pada kenyataannya, pelaku bisnis banyak melakukan kesalahan berikut (1) hanya memindahkan kata-kata dan tidak benar-benar memperbaikinya, (2) tidak melakukan penulisan ulang karena dianggap membuang waktu, dan (3) mengirim dokumen pada saat-saat terakhir dibutuhkan.

Telah disampaikan bahwa dokumen bisnis dapat meningkatkan citra perusahaan. Dokumen yang ditulis ulang umumnya lebih mantap dan kuat. Namun, perhatian dan waktu yang digunakan untuk melakukan perbaikan kata dan kalimat hendaknya disesuaikan dengan batasan waktu (dead line).

Ketika menulis ulang, perhatian ditujukan pada setiap kata yang meberikan kontribusi pada kalimat yang efektif dan pengembangan kalimat agar menjadi paragraph yang bertalian secara logis. Banyak dokumen bisnis membengkak karena menggunakan kata-kata dan ungkapan yang tidak perlu. Bagian-bagian yang mengganggu sebaiknya dihilangkan atau dihapus, tentunya setelah terlebih dahulu menyimpan arsip versi sebelumnya.

Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik, dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih ringkas, mantap, dan kuat.

Memproduksi Pesan

Setelah puas dengan isi pesan, organisasi, gaya, kemudahan dibaca, pilihan kata, pengembangan paragraph, dan menulis ulang pesan, proses pembuatan pesan belum selesai. Draft ditulis ulang dengan baik atau diketik secara manual atau elektronis.

Pada masa sekarang ini, sebagaian besar dokumen bisnis diproduksi menggunakan computer. Berbagai aplikasi bisa dipergunakan untuk mebuat desain agar pesan lebih menarik. Misalnya, Ms.Word, desktop publishing, photoshop, dan lain-lain.

Desain pesan yang efektif akan meberi pedoman kepada pembaca dalam menyimak seluruh isi dokumen. Desain yang menarik belum tentu efektif. Oleh karena itu, desain yang menarik dan efektif menjadi sasaran penting dalam meproduksi pesan. Agar desain pesan bisnis efektif, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

• Konsistensi

Pemakaian desain yang konsisten dalam seluruh isi dokumen untuk elemen desain yang muncul berulang-ulang. Misalnya, penggunaan marjin, jenis huruf, besar huruf, spasi, dan garis.

• Seimbang

Supaya desain terlihat menyenangkan, perlu dijaga keseimbangan ruang antar teks, gambar dan rusng kosong.

• Terkendali

Desain diusahakan sederhana. Terlalu banyak elemen desain atau terlalu banyak sentuhan dekoratif akan menyebabkan dokumen terlihat kacau.

• Rincian

Desain yang baik akan memberi kemudahan bagi pembaca untuk mencari rincian pesan. Rincian pesan yang ingin ditampilkan akan memengaruhi desain.

Mencetak Pesan

Setelah menyusun pesan dari awal sampai akhir, langkah terakhir adalah mencetak pesan. Teknologi layar computer saat ini memang sudah WYSWYG (what you see is what you get), namun, mencetak dokumen di atas kertas perlu dilakukan untuk memastikan marjin, penampilan, kebenaran nomor halaman, judul, gambar dan rincian lainnya.

Mencetak dokumen yang belum final (proof sheet) dengan printer dapat dilakukan m,enggunakan pilihan print quality yang lebih rendah (economode) untuk menghemat toner atau tinta. Membaca cetakan percobaan (proof reading) dilakukan untuk memeriksa kebenaran seluruh isi pesan, organisasi, pen\ulisan format, dan desain. Setelah puas, pesan dicetak kembali dengan pilihan best quality dan selanjutnya didistribusikan kepada penerima.

BAB V PENULISAN PESAN POSITIF

Pesan Rutin

Pengertian Pesan Rutin adalah pesan yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari yang berulang, perlu dilakukan atau dijawab secepatnya, Pesan rutin sangat beragam dengan menggunakan pendekatan langsung seperti; surat masuk, surat keluar, memo, yang berisi pesanan barang, keluhan, rekomendasi, permintaan informasi, kredit, penawaran. Pesan rutin umumnya pendek dan sederhana.

Strategi Permintaan Rutin

Pesan rutin akan efektif apabila menerapkan strategi yang jelas. Seperti :

A. (Pembuka)

1. Nyatakan permintaan Anda secara sopan, tidak menuntut dan personal spesifik dan tepat.

2. Jelaskan dan berikan alasan pada permintaan Anda

B. (Isi)

1. Beri alasan bahwa permintaan anda penting.

2. Jelaskan setiap potensi manfaat bila merespon permintaan anda.

3. Perincilah permintaan yg kompleks ke dalam daftar permintaan. 4.Mintalah dilakukan tindakan spesifik

C. (Penutup)

1. Informasikan kontak yanng dapat dihubungi untuk memenuhi permintaan Anda.

2. Ekspresikan rasa terima kasih Anda

3. Nyatakan dengan jelas setiap tenggat waktu permintaan Anda. (Bovee & Thill, 2007)

Keunggulan dan Kelemahan

Keunggulan:

• Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan.
• Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan.
• Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu pehatian seksama.

Kelemahan:

• Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya
• Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”, hal ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnaya.

Bentuk-Bentuk Permintaan Rutin

• Permintaan untuk pihak internal. Biasanya permintaan pihak internal dikomunikasikan secara lisan, namun dapat juga dalam bentuk tertulis. Bentuk permintaan rutin dalam bentuk tertulis yang paling umum dipakai oleh pihak internal adalah memo.

• Permintaan untuk pihak eksternal –Permintaan informasi ke pihak eksternal dapat berupa pesanan, klaim, permohonan kredit dan undangan. Apabila permintaan dilakukan sebagai tanggapan atas suatu iklan, maka perlu dicantumkan informasi mengenai dimana dan kapan iklan dibaca atau dilihat.

Memo

Memo adalah sebuah surat atau catatan yang dibuat secara singkat, padat, dan jelas dengan maksud dan tujuan tertentu kepada penerima tanpa adanya basa-basi. Penulisan memo biasanya tidak lebih dari 10 baris, dan penulisannya bisa diketik ataupun dengan tulisan tangan. Memo ditulis untuk memberi arahan, permintaan, atau pemberitahuan, sehingga tidak memerlukan salam pembuka atau penutup seperti surat.

Berdasarkan penggunaannya, memo ada yang bersifat resmi dan ada yang tidak resmi (pribadi). Memo yang bersifat resmi biasanya digunakan sebagai surat pernyataan hubungan resmi dari pimpinan untuk bawahannya, yang dikeluarkan oleh lembaga, instansi atau organisasi. Memo tidak resmi digunakan sebagai nota atau surat pernyataan tidak resmi antar teman, saudara, atau pihak ketiga yang terlibat dengan organisasi, lembaga, atau instansi.

Struktur Memo

• Kepala Memo – Terdiri dari kop memo (hanya untuk memo resmi), nama pengirim, serta nama penerima.
• Badan Memo – Terdiri dari isi memo, yaitu apa yang ingin disampaikan kepada penerima. Pesan yang disampaikan harus jelas dan tidak berbelit-belit.
• Kaki Memo – Terdiri dari tanggal, tanda tangan, serta nama lengkap pengirim.

Ciri-ciri Memo

1. Memo berupa bentuk komunikasi yang berisi saran, arahan, atau penjelasan mengenai suatu hal.
2. Memiliki bagian seperti surat, namun lebih sederhana.
3. Informasi yang dikirim jelas dan relevan.
4. Biasanya tidak mencantumkan identitas kantor seperti nama kantor, nomor telepon, alamat kantor secara lengkap karena peredarannya yang terbatas.
5. Memo dapat disampaikan secara horizontal (pihak yang memiliki jabatan setara) maupun vertikal (penyampaian dari atasan kepada bawahan atau sebaliknya).

Fungsi Memo

Adapun keutamaan atas memo ini ialah merupakan suatu bentuk komunikasi yang mempunyai tujuan agar dapat menerangkan keinginan, lalu arahan, dan jua penjelasan tentang suatu hal atau tugas yang diberikan agar dapat dengan segera dilaksanakan oleh seseorang dengan segera.

Kemudian adapun, tujuan dalam penyusunan tulisan memo sendiri ialah agar dapat menginformasikan atau bisa juga sebagai petunjuk terhadap seseorang yang sangat berkompeten.

Surat Pesanan

Salah satu penawaran yang memikat dan komersial akan mendatangkan konsumen untuk membeli barang, iklan maupun makanan yang ditawarkan melalui surat pesanan. Surat Pesanan merupakan surat yang ditulis oleh calon konsumen yang diarahkan kepada calon pedangan ataupun pengecer untuk membeli salah satu barang yang diperlukan.

Dalam menulis surat pesanan perlunya tidak terlalu terburu-buru, namun kudu dipelajari dahulu secara cermat tentang isi permintaan yang ada.

Ciri-Ciri Surat Pesanan

Berikut adalah ciri-ciri surat pesanan antara lain sebagai berikut:

1. Terdapat nama dan jumlah barang yang akan dipesan
2. Adanya kejelasaan pembayaran
3. Terdapar jenis dan tipe barang yang dipesan.
4. Terdapat Cara pengiriman atau cara penyerahan yang dikehendaki.
5. Terdapat Waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang diinginkan.
6. Adanya kop/ kepala surat.
7. Menyertakan waktu transaksi.
8. Bahasa yang digunakan resmi (baku).
9. Menjelaskan pihak penjual dan pembeli.
10. Bersifat deskriptif, argumentatif dan persuasif.
11. Terdapat perincian objek (barang/jasa) yang dijual.
12. Isinya berkaitan dengan barang atau layanan jasa perniagaan.

Tujuan Surat Pemesanan Barang

Tujuan dari surat pemesanan barang yaitu tentu saja untuk memesan suatu barang atau jasa yang di inginkan oleh perorangan ataupun instansi, Adanya surat pemesanan barang yaitu agar apa yang dipesan jelas dan sesuai dengan maksud.

Fungsi Surat pesanan

Berikut adalah fungsi surat pesanan antara lain sebagai berikut:

• Sebagai tolak ukur kualitas suatu barang.
• Sebagai pedoman untuk pengiriman suatu barang.
• Sebagai barometer maju tidaknya suatu perusahaan.
• Sebagai pedoman untuk menentukan besar kecilnya suatu pembayaran.

Bagian-Bagian Surat Pesanan Barang

Berikut adalah bagian-bagian surat pemesanan barang yang harus anda lengkapi diantaranya yakni:

1. Kop Surat, merupakan kop surat dari anda sebagai calon pembeli, baik itu perusahaan, instansi pemerintahan, lembaga, maupun suatu organisasi.
2. Nama Kota dan Tanggal, merupakan nama kota dimana surat tersebut diterbitkan dan tanggal dari penerbitan surat tersebut.
3. Nomor Surat, merupakan penomoran surat berurut dari suatu badan usaha ataupun kelompok lainnya.
4. Perihal, merupakan inti singkat dari isi surat yang anda kirimkan. Untuk bagian ini bisa anda isi dengan kalimat Pesanan Barang, dilanjut dengan jenis barang yang ingin anda pesan.
5. Lampiran, merupakan berkas yang dilampirkan pada surat. Jika anda tidak melampirkan berkas apapun, maka tidak perlu mengisi bagian lampiran surat.
6. Tujuan, merupakan pihak yang anda tuju pada surat tersebut. Dalam hal ini, pihak tujuan adalah pihak supplier atau penyedia barang yang ingin anda beli.
7. Salam Pembuka, merupakan ucapan salam sebelum memasuki bagian isi surat. Pada bagian ini anda bisa menulis Dengan hormat, yang memang paling sering digunakan.
8. Isi Surat, merupakan bagian terpenting pada setiap surat. Pada bagian ini anda bisa menyebutkan mengenai barang yang ingin anda beli beserta jumlahnya. Anda pun bisa mencantumkan mengenai tata cara pembayaran yang akan anda lakukan atas pembelian barang barang tersebut.
9. Salam Penutup, merupakan ucapan terimakasih dan harapan agar pesanan anda segera diproses dan segera dikirimkan jika anda berada pada kota yang berbeda dengan pihak supplier.
10. Nama dan Tanda Tangan, merupakan nama dan tanda tangan pimpinan ataupun pejabat/staff yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menanda tangani surat tersebut.

Contoh Surat Pesanan

Berikut ini terdapat contoh surat pesanan:

CV SETIA MAKMUR Jalan Ahmad Yani Nomor 119 Makassar, Sulawesi Selatan

No: 154/Pes/18 17 Oktober 2018 Kepada Yth. Manager PT. AMANAT ABADI Jalan P. Pattimura Nomor 82 Palu, Sulawesi Tengah Hal: Pesanan Rokok Dengan hormat, Surat Saudara pada tanggal 15 Oktober 2018 No. 115/Pen/18 keadaan penawaran tarif rokok dan salah satu contoh rokok yang sudah kami sangat terima dengan baik. Sesudah kami coba, ternyata rokok kretek dan rokok mild merek Surya sagat baik. Tarifnya sangat lebih murah apabila dibanding dengan rokok lainnya. Dengan hal itu, kami hendak membeli barang tersebut. Untuk pesanan pengujian, kami mohon saudara mengirimkan 7 peti rokok. Sebanding dengan perminataan saudara, semua ongkos kirim menjadi tanggungan saudara. Tentang diskon 9% akan kami ambil dan kami akan membayara melalui transfer ke rekening saudara sesudah barang sudah diterima oleh kami. Atas perhatian dan bantuan saudara, kami mengucapkan terima kasih. Hormat kami, TOKO SETIA MAKMUR PakDosen Pemilik

Surat Pengaduan atau Keluhan

Surat pengaduan (complaint) adalah surat tertulis di mana seseorang melaporkan pengalaman atau situasi yang buruk. mengeluh: mengeluh, mengungkapkan ketidakpuasan atau opini negatif. Contoh surat ini seperti keluhan kepada: barang, pengaduan masyarakat, ke polisi, penawaran barang.

Jenis Surat Keluhan

Surat pengaduan memiliki jenis dan alasan yang berbeda dan tergantung pada hal itu, surat pengaduan dapat dikategorikan sesuai.

Bergantung pada tingkat organisasi atau individu, surat ini dapat berupa:

1. Surat keluhan pribadi

Ketika sebuah surat ditulis pada tingkat pribadi oleh seseorang, itu disebut Surat Keluhan Pribadi. Ini ditulis oleh konsumen untuk mendapatkan pengembalian dana, mengganti produk, dll. Ini juga ditulis untuk keluhan terkait layanan atau masalah apa pun yang memengaruhi individu atau masyarakat pada umumnya.

2. Surat keluhan profesional

Ketika sebuah surat ditulis atas nama sebuah organisasi, itu disebut Surat Keluhan Profesional. Surat-surat ini mendapat dukungan dari sebuah organisasi dan sebagian besar terkait dengan barang dan layanan profesional maupun pemerintahan.

---

Contoh surat pengaduan kerusakan barang

[KOP SURAT] PT. Perkasa Perkakas Developer

Jl. Soekarno-Hatta no. 123, Jakarta Selatan

Website : www.xxxxxxxx.com

Email : [email protected]

Jakarta, 09 Agustus 2020

Nomor  : 60/GD/SPK/VIII/2020

Perihal : Pengaduan kerusakan barang yang baru dikirim

Lampiran : 1 (satu) lembar

Kepada YTH.: PT. Membangun Bangun Bagus

Jalan Imam Bonjol no.13

Jakarta Selatan

Dengan hormat,

Sehubungan dengan datangnya surat ini, kami ingin mengajukan klaim mengenai pengiriman barang dengan invoice pembelian TBBJ/VIII/786/2019, dengan perincian barang seperti berikut:

• 20.000 batu bata
• 300 sak semen merk batubara
• Dan, beberapa material besi lainnya

Barang tersebut telah kami terima dengan lengkap dan kami ucapkan terima kasih atas pelayanannya yang terbaik. Namun ketika barang kami periksa kembali, kami mendapatkan banyak kerusakan serta kesalahan pengiriman.

Kami mengerti jika pengiriman kali ini agak terlambat karena beberapa kesalahan teknis. Namun, kerusakan barang bukanlah hal yang bisa kami toleransi. Berikut ini beberapa daftar kerusakan barang yang kami maksud:

• 20. 000 batu bata sudah dalam keadaan retak dan beberapa banyak yang pecah serta rusak.
• 50 sak semen dalam keadaan rusak.
• Material-material besi yang diantar semuanya dalam keadaan berkarat dan tidak layak pakai.

Dengan demikian, kami meminta kebijaksanaannya untuk mengganti barang yang rusak tersebut dengan barang yang baru dan berkondisi baik. Namun, jika perusahan tidak dapat mengirimkan barang yang dimaksud dalam jangka waktu seminggu maka,

Kami meminta uang DP yang sudah kami berikan untuk dikembalikan secara utuh. Serta surat permohonan pengaduan ini akan kami abaikan. Untuk pemecahan masalah ini sudah ada di dalam kesepakatan bersama kita.

Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih dan semoga pengaduan ini dapat diproses.

Hormat kami,

PT. Perkasa Perkakas Developer

Bayu Slamet

Direktur

---

Mengabulkan Klaim dan Permintaan untuk Penyesuaian

Bisnis biasanya merespons klaim dengan baik karena paksaan hukum dan keinginan untuk memelihara hubungan baik dengan konsumen. Bahkan bisnis yang terbaik dan terkemuka kadang kala menerima klaim atau keluhan dari konsumen. Kebanyakan bisnis mengabulkan klaim dan segera membuat penyesuaian, mereka mengganti barang dagangan, mengembalikan uang, memperpanjang diskon, mengirim kupon, dan memperbaiki barang.

Bisnis melakukan penyesuaian yang baik terhadap klaim yang sah karena dua alsan. Pertama, konsumen dilindungi oleh hukum untuk perbaikan kerusakan. Perlindungan kedua, dan tak pelak lagi, kebanyakan organisasi dengan tulus ingin memuaskan konsumen mereka dan mempertahankan bisnis mereka. Hubungan baik dan ingatan konsumen berpengaruh penting terhadap laba.

Dalam merespons klaim konsumen, pertama-tama harus memutuskan apakah akan mengabulkan klaim atau tidak. Kecuali kalau klaim tersebut jelas-jelas curang atau menunjukkan jumlah yang berlebihan. Ada kemungkinan besar untuk mengabulkannya.

Surat penyesuaian memperbaiki kesalahan, mendapatkan kembali kepercayaan konsumen, dan mempromosikan bisnis lebih lanjut.

Anda akan mempunyai tiga tujuan dalam surat penyesuaian :

• Meralat kesalahan, jika ada yang salah.

• Mendapatkan kembali kepercayaan konsumen.

• Mempromosikan bisnis lebih lanjut.

Pembukaan dengan Berita Baik

Kalimat pembuka menyampaikan berita baik secara langsung. Pembukaan dari sebuah surat penyesuaian yang positif sebaiknya segera menyetujui klaim konsumen. Kadang-kadang, konsumen hanya ingin mengeluh dan mengetahui bahwa sesuatu telah dilakukan terkait dengan hal yang dikeluhkan.

Dalam membuat sebuah penyesuaian, hindari kalimat yang bernada marah atau dendam. Sekali Anda memutuskan untuk mengabulkan klaim, lakukan dengan senang hati. Ingat bahwa tujuan utama dalam penyesuaian adalah mempertahankan kesetiaan konsumen. Pernyataan yang terdengar enggan (meskipun kami biasanya menolak untuk memperpanjang garansi, kami akan membuat pengecualian dalam kasus ini) bisa menyebabkan kekecewaan yang lebih besar daripada tidak ada respons sama sekali.

Menjelaskan Alasan

Dalam isi sebuah surat penyesuaian, tujuannya adalah mendapatkan kembali kepercayaan konsumen. Anda bisa melakukannya dengan menjelaskan penyebab masalah (jika Anda tahu) atau dengan menjelaskan tindakan yang Anda ambil untuk menghindari berulangnya masalah.

Bila sebuah penjelasan tidak mengandung ancaman terhadap pengakuan tanggung jawab, berikan rincian. Tetapi jangan membuat penjelasan Anda terdengar seperti sebuah alasan. Konsumen marah ketika organisasi tidak mengambil tanggung jawab atau mencoba melemparkan kesalahan ke tempat lain.

Haruskah Anda Minta Maaf?

Bila anda merasa bahwa sebuah permintaan maaf adalah tepat, lakukan hal itu lebih awal dan singkat. Ingat bahwa fokus utama surat Anda terletak pada :

1. Bagaimana Anda memenuhi permintaan

2. Bagaiman persoalan muncul, dan

3. Bagaimana tindakan Anda untuk mencegah berulangnya masalah

Bahasa surat penyesuaian terutama sekali harus sensitif, karena konsumen sudah kecewa. Berikut ini beberapa bahasa yang jangan digunakan:

• Jangan gunakan kata-kata negatif (kesusahan, penyesalan, kesalahpahaman, kesalahan, kegagalan, ketidaknyamanan, Anda mengklaim).

• Jangan menyalahkan konsumen bahkan jika mereka mungkin salah.

• Jangan menyalahkan orang atau departemen dalam organisasi Anda, hal ini tidak profesional.

• Jangan membuat janji yang tidak realistis, Anda tidak dapat menjamin bahwa situasi itu tidak akan terulang.

Menutup Surat Penyesuaian

Untuk menutup sebuah surat penyesuaian, asumsikan bahwa masalah telah diselesaikan dan bahwa bisnis di masa depan akan berlanjut. Anda dapat menunjukkan penghargaan karena pembaca menulis, berterima kasih atas bisnis di masa lalu, merujuk pada keinginan Anda untuk meleyani konsumen kembali, atau menyinggung sebuah produk baru.

Daftar Periksa untuk Menulis Surat Balasan Langsung

Memenuhi Permintaan

• Gunakan baris subjek. Identifikasi korespondensi sebelumnya dan topik surat ini.

• Buka dengan segera. Pada kalimat pertama sampaikan informasi yang diinginkan pembaca

• Pada isi surat berikan penjelasan dan informasi tambahan. Atur informasi ini secara logis, mungkin dengan menggunakan daftar, judul bagian, atau kolom.

• Akhir dengan pernyataan yang sopan dan bersahabat. Bila diperlukan tindakan lanjutkan, beri tahu pembaca bagaimana caranya dan beri rincian yang berguna.

Menulis Surat Rekomendasi

• Bukalah dengan mengidentifikasi informasi. Sebutkan nama kandidat, identifikasi posisi, dan jelaskan hubungan Anda dengan kandidat. Tegaskan bahwa Anda menulis atas permintaan kandidat dan bahwa surat tersebut rahasia.

• Dalam isi surat tambahan pernyataan pendukung. Jelaskan pekerjaan pelamar saat ini. Kinerja, keterampilan, dan potensi. Dukung kualitas umum dengan bukti spesifik. Verifikasi setiap pernyataan negatif.

• Akhiri dengan penilaian terhadap kandidat secara keseluruhan.

Mengabulkan Klaim dan Membuat Penyesuaian

• Buka dengan persetujuan. Penuhi klaim konsumen dengan segera. Hindari terdengar dendam atau enggan.

• Dalam isi surat dapatkan kembali kepercayaan konsumen. Jelaskan penyebab masalah atau jelaskan usaha yang sedang dilakukan untuk menghindari masalah itu terulang.

• Tutup secara positif. Ekspresikan penghargaan kepada konsumen karena telah menulis, berterima kasih atas bisnis yang telah dilakukan di masa lalu, dan harapan untuk terus berbisnis, sampaikan keinginan Anda untuk terus melayani, dan/atau sebutkan produk baru jika kelihatannya tepat.

Pesan Positif

Pesan positif adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan menyenangkan kepada pihak lain, yang meliputi goodnews dan goodwill Pengorganisasian permintaan pesan rutin dan positif menggunakan pendekatan langsung (deduktif ).

Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif

– Pendekatan langsung (direct approach) sering disebut dengan istilah pendekatan deduktif.

• Ide pokok muncul paling awal atau kesimpulan kemudian diikuti dengan alasan atau bukti-bukti pendukungnya.

Contohnya, dalam menyusun surat undangan, surat pesanan/ order barang atau jasa dan reservasi.

• Surat pesanan paling tidak sudah memenuhi tiga komponen

Penting dalam pendekatan langsung yaitu:

• Ide pokok, penjelasan rinci, dan penutup.

• Hal ini menunjukkan bahwa pembaca pada umumnya hanya tertarik yang anda perlu katakan atau sasaran anda karena dari hal tersebut dapat menimbulkan kesan baik atau positif.

Langkah-Langkah Menyusun Pesan Positif

– Mulai dengan gagasan utama.

• Cobalah membuat pembukaan secara jelas dan ringkas, nada yang tulus, semangat dan berorientasi pada penerima, juga hindari pernyataan yang basi dan jelas seperti, “Saya senang untuk...” atau, “Kami telah menerima...”

– Sediakan perincian dan penjelasan yang perlu.

• Apabila pesan rutin harus menyampaikan informasi yang agak mengecewakan satukan informasi negatif ke dalam kontek positif. Misalnya toko baju sweater sudah tidak menjual lagi produk bermerk Nicegirl akan tetapi diganti menjadi merk Hello dengan kualitas yang tidak kalah dengan merk terdahulu yang menyediakan ukuran dan warna yang lebih bervariasi dengan model yang up to date.

– Akhiri dengan penutupan yang tulus.

• Pesan akan dikatakan sukses bila penerima merasa bahwa audiens anda memperoleh kesan-kesan yang menyenangkan atau menerima pesan-pesan yang disampaikan.

Good News

Kualifiksi bentuk goodnews dalam komunikasi bisnis :

1. Good News tentang pekerjaan

Umumnya surat yang menginformasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan (good news) menggunakan pendekatan langsung. Contoh good news berkaitan dengan masalah pekerjaan, antara lain penerimaan kerja, kenaikan pangkat/ jabatan/ posisi, memperoleh bonus kerja, tunjangan hari raya, kenaikan gaji dan pengakuan/ penghargaan prestasi kerja.

2. Good News Tentang Produk

Good News yang berkaitan dengan produk antara lain, pembicaraan diskon harga produk, sistem beli 3 produk dapat tambahan 1 produk gratis (buy 3 get 1 free), pemberian kupon diskon harga produk, membeli produk dalam jumlah tertentu akan memperoleh hadiah tertentu (seperti kalender tahun baru, produk aksesoris atau produk pelengkap).

Goodwill

Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif (Goodwill)

Goodwill merupakan suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis.

Strategi penulisan goodwill:

• Dapat menggunakan pendekatan langsung
• Apapun bentuk permintaan yang diinginkan, usahakan selalu sopan, ramah dan tidak emosional.
• Usahakan bagian awal pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas dan mampu menarik perhatian pembaca.

Contoh Goodwill

1. Ucapan Selamat (Congratulations). Ucapan selamat dilakukan untuk memberikan ucapan selamat kepada perusahaan atau individu yang berhasil meraih suatu penghargaan tertentu.
2. Ucapan penghargaan (messages of appreciation). Dalam perusahaan adalah penting untuk memperhatikan apa yang telah diberikan karyawan secara individual terhadap perusahaan. Siapa pun yang secara khusus membantu Anda atau organisasi Anda harus menerima ucapan terima kasih secara tertulis.
3. Ucapan belasungkawa (condolence). Ucapan duka cita menunjukkan perhatian terhadap perusahaan atau individu yang menerimanya. Penyusunan ucapan duka cita dimulai dengan pernyataan kalimat yang menunjukkan rasa simpati. Di bagian tengah, sebutkan sifat baik atau kontribusi positif/ hikmah yang dapat diambil. Kemudian ditutup dengan harapan, seperti referensi untuk masa depan yang lebih cerah.

Contoh pernyataan goodwill

• Terima kasih karena mengirimkan suku cadang AC via kiriman semalam. Anda telah membantu kami untuk memuaskan kebutuhan pelanggan yang sangat membutuhkan AC.
• Terima kasih khusus kepada Susan Brown yang pertama kali menerima telepon dari kami dan tidak pernah menolak untuk membantu .Inisiatifnya atas sangat kami hargai.

Menulis Jawaban Positif

Banyak memo dan surat-surat bisnis ditulis untuk memberikan tanggapan atas suatu pesan maupun adanya permintaan tertentu. Untuk memberikan jawaban atas berbagai permintaan informasi yang positif tersebut, dapat digunakan pendekatan langsung yang dimulai dengan pernyataan yang positif dan menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan hormat atau penghargaan pada orang lain.

1. Surat konfirmasi pesan

Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah membuat surat konfirmasi (confirmation letter), yang menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya telah diterima.

2. Menjawab permintaan informasi

Setiap permintaan itu penting, baik dari dalam maupun luar organisasi. Pendapat orang lain terhadap suatu organisasi bisnis, produk, maupun departemen, akan dipengaruhi oleh bagaimana kesigapan anda dalam menangani permintaan tersebut. Akan tetapi, memenuhi setiap permintaan pelanggan bukanlah pekerjaan yang mudah.

a. Menjawab permintaan dengan penjualan potensial.

b. Menjawab permintaan tanpa penjualan.

BAB VI PENULISAN PESAN-PESAN NEGATIF

Pengertian Pesan Negatif

Menyampaikan berita buruk merupakan sebuah fakta kehidupan bisnis bagi hamper semuakomunikator bisnis. Dalam setiap bisnis, sesuatu kadang-kadang berlangsung salah. Barang tidakdikirimkan, sebuah produk gagal menunjukkan kinerja yang diharapkan, pelayanan buruk,tagihan kacau, atau konsumen salah paham. Karena berita buruk mengecewakan, menggangudan terkadang membuat penerima marah, pesan ini harus ditulis hati-hati. Perasaan buruk terkaitdengan berita yang mengecewakan pada umumnya bisa dikurangi jika:

1. Pembaca tahu alasan penolakan.
2. Berita buruk disampaikan dengan peka.

Aneka Ragam Pesan Negatif

1. Pesan negative tentang masalah bisnis kenaikan harga, produk cacat, prdouk kadaluarsa.
2. Berita negative tentang pesanan, seperti tidak dapat memenuhi sebagian atau seluruh pesanan.
3. Berita negative tentang orang, seperti menolak lamaran kerja, menolak memberikan rekomendasi.
4. Bad news tentang penolakan, seperti penolakan kerjasama, klaim, undangan, permohonankredit.
5. Berita negative lainnya seperti pemutusan hubungan kerja, skorsing.

Tujuan Pesan Negatif

Saat memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan, atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan dapat mempengaruhi citra oranisasi bisnis secara negatif (Djoko Purwanto, 2011: 152).

Ada 3 (tiga) hal menurut Djoko Purwanto:

1. Penyampaian Bad News.
2. Penerimaan Pesan tersebut.
3. Menjaga Goodwill sebaik mungkin dengan audiens.

Dalam penyampaian Bad-news terdapat 5 (lima) tujuan utama (Bovee dan Thill 2012:350):

1. Menyampaikan berita buruk.
2. Memastikan penerimaan tentang berita buruk tersebut.
3. Mempertahankan niat baik (goodwill) dengan penerima atau pembaca pesan.
4. Mempertahankan citra baik organisasi.
5. Mengurangi korespondensi tentang hal tersebut (bad news) diwaktu yang akan datang.

Menulis Pesan Negatif

Berkomunikasi dengan pesan negatif merupakan fakta bagi seluruh profesional bisnis, dari penolakan lamaran kerja atau pemberitahuan kepada pelanggan bahwa pengiriman barang terlambat hingga penolakan undangan pidato. Akan tetapi, dengan memelajari beberapa teknik sederhana dan mengikuti proses penulisan tiga langkah, dapat menyusun pesan negatif yang dapat mengurangi stres pada semua orang yang terlibat dan meningkatkan efektivitas upaya komunikasi. Ketika memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan, mengkomunikasikan permasalahan tentang pesanan, atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra organisasi bisnis secara negatif, ada tiga hal yang perlu diperhatikan, yaitu:

• Gunakan bahasa yang sopan dan kata-kata yang tidak bias. Misal: Harga akan disesuaikan, dirubah menjadi harga akan naik.
• Gunakan frase positif dalam pesan-pesan negatif.
• Jelaskan kesalahan penerima dengan kalimat pasif.

Tiga langkah proses menulis untuk hal pesan yang negative:

• Langkah 1: Merencanakan Pesan Anda.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum perencanaan dapat dilakukan menganalisa situasi, mendapatkan apa yang para audiens inginkan, memilih media yang tepat untuk pesan dan para audiens, mengorganisasi informasi secara efektif.

• Langkah 2: Menulis Pesan Anda.

Menulis pesan dimulai dengan mengadaptasi pendekatan anda bagi audiens anda. Lebih sensinstiv pada audiens anda dengan cara mempertahankan suatu sikap anda, bersikap sopan, menekankan yang positif, dan menggunakan bahasa yang bebas bias.

Biasakan mengadopsi untuk melakukan pendekatan langsung pada pesan negativ dan positive. Terbuka dengan pernyataan yang jelas tentang gagasan utama, mencakup semua rincian yang diperlukan dalam tubuh, dan kemudian tutup dengan ramah.

• Langkah 3: Melengkapi Pesan Anda.

Tidak peduli seberapa singkat atau langsung pesan yang disampaikan, dampaknya maksimal dengan memberikan diri anda banyak waktu untuk : Merevisi pesan, menghasilkan pesan, mengoreksi pesan, mendistribusikan pesan.

Mengembangkan Pesan Negatif

Menciptakan pesan-pesan yang efektif secara cepat:

1. Sebelum mengorganisasi poin utama sebuah pesan, penting untuk memilih pendekatan langsung atau tidak langsung.

2. Sebelum benar-benar menyusun pesan Anda, bersikaplah sensitif pada variasi antarbudaya atau antarpenerima internal dan eksternal.

3. Untuk memenuhi spirit penerima tetap fokus, pastikan Anda mempertahankan standar etika yang tinggi.

Menyelesaikan Pesan Negatif

• Revisi pesan anda untuk memastikan semuanya jelas, lengkap dan ringkas.
• Pilihkan desain dan tata letak yg bersih dan profesional.
• Pastikan pesan negatif disampaikan tepat waktu.

Pengorganisasian Pesan Negatif

Apabila perusahaan ingin memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan, mengkomunikasikan permasalahan tentang pesanan atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra perusahaan secara negatif, maka perlu memperhatikan tiga hal, yaitu penyampaian bad news, penerimaan pesan tersebut dan menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens.

Ada dua hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan, berkaitan dengan pesan yang tak menyenangkan ini:

1. Menciptakan Audience – Centerred Tone

Menyangkut nada atau intonasi dalam penyampaian bad news mampu memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis yang didukung dengan tiga tujuan yang khusus, yaitu :

a. Membantu audiens mengerti akan bad news yang merupakan suatu keputusan yang tegas.

b. Membantu audiens mengerti keputusan yang diambil adalah adil.

c. Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan.

2. Memilih Pendekatan Organisasional

Dalam menyampaikan suatu pesan yang sifatnya bad news, dapat dilakukan dengan dua pendekatan, yaitu perencanaan tak langsung (indirect plan) dan perencanaan langsung (direct plan) untuk menyampaikan pesan-pesan negatif. Ketika Anda langsung menyampaikan beberapa berita buruk pada seserorang, Anda menggunakan pendekatan langsung. Ketika Anda mencoba mengurangi dampak berita buruk dengan mempermudah cara mengatakannya melalui percakapan sebelum menyampaikan berita buruk. Anda menggunakan pendekatan tidak langsung. Kemungkinannya adalah Anda telah mengembangkan perasaan secara insting dalam menentukan pendekatan dalam banyak situasi.

a. Pendekatan tidak langsung (indirect plan), merupakan pendekatan yang digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens.

1.Buka dengan sebuah penyangga, yaitu pernyataan netral yg mengesahkan suatu permintaan.

• Kami memahami tujuan anda untuk memproses pesanan dengan cepat dan efisien.

2. Beri alasan-alasandan informasi tambahan.

• Mengarahkan pembaca ke konklusi sebelum anda mengatakannya.
• Berikan alasan yang cukup detail, tetapi tetap harus ringkas.
• Beri penjelasan sisi negatif bagi pemohon bila permintaan dipenuhi.

3. Beri pernyataan yang jelas tentang berita buruk.

• Beritahu keputusan apa yang sudah anda ambil.

4. Tutup dengan catatan positif.

• Membangun niat baik,
• Menawarkan saran untuk suatu tindakan.

b. Pendekatan Langsung

Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisir melalui perencanaan langsung akan diawali dengan suatu pernyataan bad news, selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat.

Sebuah pesan negatif dengan pendekatan langsung yaitu (Bovee dan Thill 2012:354-356):

1. Buka dengan pernyataan yang jelas tentang berita buruk.

• Kami tidak bisa mengabulkan permohonan kredit anda.
• Tolong modifikasi pesanan tetap kami untuk cengkeh dari 30 ton per bulan menjadi 25 ton per bulan.

2. Jelaskan alasan-alasan dan tambahkan informasi.

• Program kredit kami mensyaratkan adanya agunan benda tak bergerak yang tidak dipenuhi dalam aplikasi anda.
• Nyatakan kualitas produk yang dikurangi tetap memuaskan tetapi tidak lagi dibutuhkan dalam jumlah yang sama.

3. Tutup dengan pernyataan positif.

• Semoga anda berhasil mencari kredit melalui perusahaan perbankan lain.
• Kami menghargai pelayanan baik yang terus Anda berikan dan menantikan berbisnis dengan Anda Kembali.
• Semoga Anda sukses mencari pertanggungan melalui perusahaan asuransi lainnya.

Mengeksplorasi Contoh-Contoh Umum Pesan-Pesan Negatif

Mengirimkan Pesan Negatif tentang Masalah Bisnis Rutin

Seiring dengan berkembangnya suatu organisasi atau perusahaan, masalah-masalah bisnis rutin akan semakin sering datang kepada perusahaan Anda. Masalah-masalah tersebut, seperti aplikasi kredit dan permintaan untuk adjustment, tentunya akan lebih sering membutuhkan respon negatif dibanding respon positif.

Menolak Permintaan Rutin

Permintaan rutin dapat datang dari kelompok-kelompok atau individual di luar maupun di dalam organisasi. Ketika Anda tidak mampu mengabulkan permintaan-permintaan tersebut, tantangan komunikasi Anda yang utama adalah memberikan respon negative yang jelas tanpa menimbulkan perasaan negative, atau merusak reputasi Anda atau perusahaan Anda. Sebab pada kenyataannya, tidak semua permintaan baik dari luar maupun dalam perusahaan, dapat Anda penuhi. Dan jangan sekali-sekali mengatakan “ya” atas sebuah permintaan, padahal dalam diri Anda, Anda tidak yakin, bahkan mengetahui bahwa Anda tidak mampu melakukannya, begitu juga bagi perusahaan Anda terhadap semua pihak di luar maupun di dalam perusahaan.

Berikut tahap-tahap yang diperlukan dalam menyampaikan pesan negative:

Pilih Pendekatan Terbaik

• Pendekatan langsung: Jika penerima memahami tentang kemungkinan adanya berita negative, ketika Anda tahu pembaca pesan adlah orang yang lebih menyukai menerima berita yang buruk terlebih dahulu.
• Pendekatan tidak langsung: Ketika berita tersebut kemungkinan akan menimbulkan syok bagi penerimanya, dan jika Anda ingin mempertahankan hubungan yang baik dengan penerima.

Untuk Pendekatan Tidak Langsung, Buka Pesan dengan Sebuah Penyangga Positif

• Buat landasan yang sama dengan penerima.
• Berikan penyampaian hormat kepada penerima pesan.
• Jangan meremehkan keprihatinan pembaca pesan.
• Jangan menyesatkan pembaca sehingga ia berpikir bahwa berita yang akan datang adalah berita positif.

Berikan Alasan dan Informasi Tambahan

• Alasan ini ditambahkan ke dalam pesan, hanya jika diperlukan.
• Hindari penjelasan ketika alasan-alasan tersebut sangat rahasia, sangat rumit, atau tidak relevan dengan pembaca.
• Sesuaikan jumlah detail pesan tambahan, agar sesuai dengan situasi dan penerima yang bersangkutan.

Nyatakan Berita Buruk dengan Jelas

• Nyatakan berita buruk tersebut sepositif mungkin, gunakan kata-kata yang bijak, dan hindari penulisan secara bertele-tele.
• Cari alternative pemecahan masalah yang dapat Anda berikan, dan jangan menyiratkan vahwa ada bantuan lain yang mungkin tersedia, padahal sesungguhnya tidak.
• Tekankan pada apa yang dapat dan sudah Anda kerjakan, bukan pada apa yang tidak dapat dan tidak mau Anda kerjakan.
• Bila respon Anda mungkin berubah di waktu yang akan datang, jelaskan kondisi tersebut kepada pembaca pesan.

Tutup Pesan dengan Catatan Positif

• Ekspresikan harapan terbaik tanpa secara keliru mengubah pesan itu menjadi pesan positif.

• Beri dukungan positif terhadap perusahaan penerima pesan di waktu yang akan datang.
• Pertahankan pandangan positif di waktu yang akan datang.

Menangani Berita Buruk tentang Transaksi-Transaksi

Karena beberapa alasan, bisnis kadang-kadang harus menyampaikan berita buruk yang menyangkut penjualan dan pegiriman produk-produk dan jasa. Berita buruk ini terkadang tidak disambut baik oleh penerimanya, sebab pada hakikatnya, perusahaan tidak pernah mengharapkan adanya kegagalan atau masalah dalam bisnis mereka. Pesan yang akan disampaikan ini mempunyai tiga tujuan:

• Memodifikasi harapan pelanggan yang berkaitan dengan transaksi.
• Menjelaskan cara Anda berencana mengatasi situasi tersebut.
• Memperbaiki apa pun kerusakan yang mungkin telah terjadi dalam hubungan bisnis.

Pesan-Pesan Negative Tentang Transaksi Terdiri dari Dua Jenis Dasar

• Bila Anda belum melakukan hal-hal yang spesifik untuk memenuhi harapan pelanggan, isi pesan lebih sederhana, dengan hanya menginformasikan pelanggan yang bersangkutan, dengan sedikit atau tanpa penekanan permintaan maaf.
• Bila Anda telah mengatur harapan pelanggan dan sekarang ternyata anda tidak dapat memenuhinya, isi pesan akan lebih kompleks. Sebab Anda harus mengatur kembali harapan pelanggan dan menjelaskan cara Anda akan memecahkan masalah tersebut. Anda juga perlu memasukkan permintaan maaf ke dalam pesan yang akan Anda sampaikan.

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan

• Atur kembali perkiraan pelanggan tentang transaksi tersebut.
• Jelaskan apa yang terjadi dan mengapa hal itu bisa terjadi.
• Jelaskan cara Anda akan menangani situasi tersebut.
• Perbaiki kerusakan apa pun yang telah terjadi pada hubungan bisnis, barangkali dengan menawarkan diskon di masa yang akan datang, memberikan dagangan secara gratis, dll.
• Tawarkan ekspresi permintaan maaf yang bersifat bisnis dan professional bila organisasi Anda melakukan kesalahan.

Menolak Klaim dan Permintaan Penyesuaian

Hampir setiap pelanggan yang membuat klaim atau permintaan untuk penyesuaian terlibat secara emosional. Oleh karena itu, metode tidak langsung merupakan pendekatan terbaik untuk melakukan penolakan.

Ketika menolak sebuah klaim ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu:

• Tunjukkan pemahaman kita tentang keluhan.
• Jelaskan penolakan kita.
• Berikan tindakan alternatif.

Dalam menghadapi pelanggan yang meminta klaim atas suatu produk maka kita harus menahan diri untuk tidak mengatakan hal-hal kasar kepada pelanggan tersebut. Apabila kita tidak dapat menahan godaan tersebut maka kita dapat dituntut karena pencemaran nama baik ( defamation). Pencemaran nama baik (defamation) ialah sebuah pernyataan salah yang cenderung merusak cenderung merusak karakter atau reputasi seseorang. Pencemaran nama baik secara tertulis disebut libel. Pencemaran nama baik dengan ucapan disebut slander.Menghindari pencemaran nama baik dapat dilakukan dengan cara tidak menanggapinya secara emosional. Seseorang yang menuntut pencemaran nama baik harus dapat membuktikan:

• Bahwa pernyataan adalah salah.
• Bahwa bahasa yang digunakan melukai reputasi orang yang bersangkutan, dan
• Bahwa pernyataan tersebut telah dipublikasikan.

Langkah-Langkah Untuk Menolak Klaim atau Permintaan Untuk Penyesuaian

Merencanakan

• Menganalisa situasi. Tujuannya menolak klaim garansi dan menawarkan perbaikan, kemungkinan reaksi para penerima akan kecewa dan terkejut.
• Mengumpulkan informasi. Kumpulkan informasi tentang kebijakan dan prosedur pemberian garansi, pelayanan perbaikan, dan informasi penjualan kembali.
• Menyeleksi medium yang tepat. Pilih medium yang paling baik untuk menyampaikan pesan anda, untuk pesan-pesan formal, surat cetakan dengan kertas berlogo perusahaan adalah yang terbaik.
• Mengatur informasi. Ide pokok anda adalah menolak klaim dan menganjurkan solusi alternatif, pilih pendekatan tidak langsung berdasarkan pada penerima dan situasinya.

Menulis

• Beradaptasi dengan penerima anda. Sesuaikan tingkat formalitas berdasarkan pada tingkat kedekatan anda dengan penerima. Pertahankan hubungan positif dengan menggunakan sikap “Anda”, kesopanan,penekanan pada hal-hal positif, dan bahasa yang bebas bias.
• Menyusun pesan. Gunakan gaya percakapan tetapi profesional dan jaga agar pesan tetap singkat, jelas, dan sejauh mungkin membantu.

Menyelesaikan

• Merevisi Pesan. Evaluasi isi dan tinjau ulang keterbacaan pesan untuk memastikan bahwa informasi negatif tidak akan disalahartikan. Pastikan nada anda tetap positif tanpa terkesan dibuat-buat.
• Memproduksi pesan. Tekanan pada tampilan yang bersih dan profesional yang tepat untuk surat di atas kertas berlogo perusahaan.
• Mengoreksi pesan. Tinjau ulang untuk mencari kesalahan-kesalahan dalam tata letak, ejaan, dan mekanis.
• Mendistribusikan pesan. Kirimkan pesan anda dengan menggunakan medium yang dipilih, pastikan juga bahwa pembaca menerima setiap dokumen pendukung yang diperlukan.

Menolak Permintaan Surat Rekomendasi

Menolak permintaan langsung untuk sebuah rekomendasi dari seorang pelamar adalah hal lain, tapi penolakan untuk bekerja sama tampaknya seperti sikap meremehkan pada pribadi pelamar dan sebuah ancaman bagi masa depan pelamar. Maka membuat surat yang berisi komentar positif tentang aktivitas terakhir dari pembaca, menyiratkan penolakan, menyarankan sebuah alternatif, dan menggunakan penutup yang sopan adalah jalan diplomasi yang dapat membantu para pembaca menerima penolakan Anda.

Menolak Lamaran Kerja

Surat penolakan tidak perlu panjang. Ingat mengirimkan surat berformat yang ditulis dengan baik dan mengikuti tiga panduan berikut, lebih baik daripada tidak mengirimkan surat sama sekali. Maka, sampaikan berita buruk ke pelamar kerja, dengan panduan berikut ini:

• Buka dengan pendekatan langsung. Para pelamar kerja tahu bahwa mereka tidak akan memperoleh banyak posisi yang mereka inginkan, jadi berita negatif bukanlah sesuatu yang mengejutkan.
• Nyatakan dengan jelas alasan pelamar tersebut tidak terpilih. Buat penolakan tersebut kurang bersifat pribadi dengan menyatakan bahwa Anda mempekerjakan seseorang yang mempunyai lebih banyak pengalaman atau kualifikasinya sesuai dengan persyaratan untuk posisi kerja.
• Tutup dengan menyarankan alternatif-alternatif. Bila Anda percata bahwa pelamar tersebut adalah orang yang berkualitas, sebutkan pembukaan lowongan lain di perusahaan Anda atau Anda dapat menyarankan organisasi profesional yang dapat membantu pelamar menemukan pekerjaan.

Pencemaran Nama Baik

Pencemaran nama baik adalah sebuah pernyataan yang dapat merusak karakter atau reputasi seseorang (BoveedanTHILL2012:370).PErnyataan salah, tidak dapat dibuktikan. Bahasa yang digunakan melukai perasaan. Pernyataan telah dipublikasikan. Untuk menghindari dituduh melakukan pecemaran nama baik harus bisa membuktikan (BoVEEDANTHILL2012:370)

• Hindari penggunaan bahasa / kata yang kasar.
• Tetap mengacu pada fakta.
• Jangan menulis dalam keadaan marah.
• Minta saran dari sisi hukum tentang pesan yang dipertanyakan.
• Berkomunikasi secara jujur.

Pesan negatif terdiri dari:

• Surat penolakan
• Pengumuman atas perubahan sistem atau kebijakan yang tidak menguntungkan sang pembaca.
• Pernyataan atas ketidakdisiplinan, kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan seseorang pernyataan untuk menarik kembali suatu produk.

Alasan seseorang ataupun organisasi dalam membuat pesan negatif dengan baik adalah:

• Untuk memberitahu pembaca tentang suatu hal yang buruk atau tidak menguntungkan.
• Membuat pembaca mengerti dan menerima suatu berita yang bersifat negatif.
• Untuk mempertahankan imej baik seseorang atau organisasi setelah menyampaikan suatu pesan yang bersifat negatif.
• Untuk menjaga atau meningkatkan image baik sang penulis pesan.
• Untuk menjaga atau meningkatkan image baik perusahaan.
• Untuk mengurangi atau menghilangkan terjadinya pembahasan kembali atas masalah yang disampaikan saat ini dikemudian hari.

Menulis pesan negatif dengan baik dan benar:

• Jangan menulis judul atau maksud (subject line) menggunakan kalimat yang bersifat negative karena akan mengakibatkan sang pembaca malas untuk membaca pesan tersebut.
• Bila memberikan pesan negatif kepada atasan, subject line yang digunakan adalah kalimat berfokus pada penyelesaian masalah yang terjadi saat itu isi pesan sebaiknya diuraikan dari masalah yang terjadi à detail masalah tersebut alternatif penyelesaian masalah tersebut à permintaan kepada atasan untuk memberikan solusi ataupun tindakan terhadap masalah tersebut.
• Pesan negatif yang ditujukan kepada konsumen atau pihak luar perusahaan sebaiknya mampu memberikan atau setidaknya mempertahankan imej baik perusahaan pesan diurutkan dari alasan terjadinya hal negatif hal negatif yang terjadi à berikan jalan keluar atau janji bila memungkinkan à mengakhiri pesan dengan goodwill.